Pan Czesław Giziński Starosta Powiatu Łosickiego ul. Narutowicza Łosice

Warszawa, 10 marca 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-IV.431.2.2015 Pan Czesław Giziński Starosta Powiatu Łosickiego ul. Narutowicza 6 08-200 Łosice WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2, art. 7b ust. 1 pkt 2 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 1, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 2, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego została przeprowadzona od dnia 18 grudnia 2015 r. do dnia 29 stycznia 2016 r. kontrola w Starostwie Powiatowym w Łosicach przez Aleksandrę Kościesza kierownika Oddziału Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia nr 57/2015 z dnia 25.11.2015 r. oraz Grażynę Piałucha starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia nr 58/2015 z dnia 25.11.2015 r. /akta kontroli karta 3 4/ Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 4 1 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 2 Dz. U. z 2011 r. nr 185 poz. 1092 3 Dz.U. z 2015 poz. 525, 4 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 1

Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 5, tj. dokumenty zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 29 stycznia 2016 r. Starosta Powiatu Łosickiego Pan Czesław Giziński do udzielania wyjaśnień zespołowi kontrolującemu, upoważnił ustnie Pana Waleriana Chlebińskiego Geodetę Powiatowego Kierownika Referatu Geodezji, Katastru i Nieruchomości w Starostwie Powiatowym w Łosicach dalej zwanego Geodetę Powiatowym. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Ustalenia formalno organizacyjne. 1.1. Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. Kierownikiem jednostki kontrolowanej Starostwa Powiatowego w Łosicach, z siedzibą w Łosicach przy ul. Narutowicza 6, 08 200 Łosice, w całym okresie objętym kontrolą był Pan Czesław Giziński, wybrany Uchwałą Nr II/8/10 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 22 grudnia 2010 r. w sprawie wyboru Starosty Powiatu Łosickiego, oraz Uchwałą Nr II/3/14 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 8 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Powiatu Łosickiego./akta kontroli karta nr 15 18/ 1.2 Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Łosicach regulują: Statut Powiatu Łosickiego przyjęty Uchwałą Nr XXIII/113/2001 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 5 października 2001 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Łosickiego. W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Łosicach uchwalony Uchwałą Nr XLII/218/09 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 30 lipca 2009 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Łosicach. Zarządzeniem Nr 24/2012 Starosty Łosickiego z dnia 26.10.2012 r. w sprawie ustalenia Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Łosicach ustalono Politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Łosicach oraz ustalono Instrukcję zarządzania 5 Dz. U. z 2014 r. poz. 897 2

systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Łosicach. Zarządzeniem Nr 5/2015 Starosty Powiatu Łosickiego z dnia 10 lutego 2015 r. w sprawie zapewnienia bezpieczeństwa ochrony danych osobowych określono zasady bezpieczeństwa ochrony danych osobowych w Starostwie Powiatowym w Łosicach. Jak wynika z 5 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego w skład starostwa wchodzi między innymi: Referat Geodezji, Katastru i Nieruchomości w ramach, którego działa: Geodeta Powiatowy, będący kierownikiem Referatu, Zespół Uzgadniania Dokumentacji, Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej, którego kierownik jest zastępcą kierownika Referatu i zastępcą Geodety Powiatowego. Zgodnie z 20 Regulaminu Organizacyjnego do zakresu działania referatu należy między innymi: prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, prowadzenie geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu, uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, zakładanie osnów szczegółowych, zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej, prowadzenie powiatowych baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, prowadzenie rejestru dokumentacji geodezyjnej nie wymagającej zgłoszenia prac geodezyjnych, obciążanie stron za wykorzystanie materiałów ewidencji gruntów. /akta kontroli karta nr 10 14/ 1.3. Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą. Na podstawie udostępnionych dokumentów w trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący ustalił, że Zarządzeniem Nr 15/2008 Starosty Łosickiego z dnia 24 kwietnia 2008 r. w sprawie powołania na stanowisko Geodety Powiatowego będącego Kierownikiem Referatu Geodezji, Katastru i Nieruchomości z dniem 1 maja 2008 r. powołano Pana Waleriana Chlebińskiego. Pan Walerian Chlebiński Geodeta Powiatowy posiadający wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe Nr 1491 zakres 1, 2 spełnia wymogi określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, 3

jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 6. Pan Walerian Chlebiński posiada upoważnienia Starosty Łosickiego: z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.18.2014 do udzielania licencji dotyczących możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łosicach, z dnia 31.01.2012 r. nr OA.077.21.2012 do załatwiania spraw określonych w ustawie Prawo geodezyjne i kartograficzne z zakresu działania administracji geodezyjnej i kartograficznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych, postanowień, wyrysów, wypisów zaświadczeń w indywidualnych sprawach w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym, z dnia 10.11.2009 r. nr OA.0114/59/2009 do przetwarzania danych osobowych Nr 10/2009. Z treści zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 2.01.2013 r. nr OA.2120.1.2013 wynika, że bezpośrednim przełożonym Pana Waleriana Chlebińskiego Geodety Powiatowego jest Starosta Powiatu Łosickiego. Do zakresu obowiązków Geodety Powiatowego należy między innymi: prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, prowadzenie geodezyjnej sieci uzbrojenia terenu, uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, zakładanie osnów szczegółowych, zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej, prowadzenie powiatowych baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie, prowadzenie rejestru dokumentacji geodezyjnej nie wymagającej zgłoszenia prac geodezyjnych, obciążanie stron za wykorzystanie materiałów ewidencji gruntów. /akta kontroli karta nr 23 30/ Geodeta Powiatowy przedstawił pisemną informację dotyczącą pracowników realizujących zadania objęte kontrolą z której wynika że: Pani Elżbieta Pietruczuk posiada wykształcenie wyższe geodezyjne, uprawnienia zawodowe Nr 13261 z zakresu nr 1, do której zakresu wykonywanych czynności należy weryfikacja zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do pzgik, przyjmowanie dokumentacji do zasobu i ewidencjonowanie materiałów zasobu, przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie dokumentów 6 Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz. 2498 4

przez organ, naliczanie opłaty, wystawianie Dokumentów Obliczenia Opłaty, uwierzytelnianie dokumentacji i wydawanie dokumentacji uwierzytelnionej, przygotowywanie decyzji o odmowie przyjęcia dokumentacji do pzgik. Pani Ewa Matusz posiada wykształcenie wyższe geodezyjne, do której zakresu wykonywanych czynności należy przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych, nadawanie identyfikatorów zgłoszeniom prac geodezyjnych, prowadzenie rejestru zgłoszeń, uzgadnianie z wykonawcą listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy, przygotowywanie kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac, naliczanie opłaty, wystawianie Dokumentów Obliczenia Opłaty, wydawanie Licencji dla wykonawców prac geodezyjnych, przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu prac. Pan Karol Kordaczuk posiada wykształcenie wyższe geodezyjne, do którego zakresu wykonywanych czynności należy przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych, nadawanie identyfikatorów zgłoszeniom prac geodezyjnych, prowadzenie rejestru zgłoszeń, uzgadnianie z wykonawcą listę materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy, przygotowywanie kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac, naliczanie opłaty, wystawianie Dokumentów Obliczenia Opłaty, wydawanie Licencji dla wykonawców prac geodezyjnych, przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu prac, weryfikacja roboczej bazy danych. Pan Jarosław Księżopolski posiada wykształcenie wyższe geodezyjne, do którego wykonywanych czynności należy weryfikacja roboczej bazy danych, aktualizacja bazy danych po przyjęciu operatu. Z udostępnionych w trakcie czynności kontrolnych zakresu czynności Pani Elżbiety Pietruczuk Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Starostwa Powiatowego w Łosicach z dnia 3.01.2011 r. nr OA.2003.1.2011 wynika, że do zadań wykonywanych przez pracownika należy między innymi: - obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych (informacja o materiałach, ustalanie wytycznych technicznych, wystawianie faktur za wykorzystanie materiałów) oraz egzekwowanie przekazywania do ośrodka dokumentacji powstałych w wyniku tych prac, - prowadzenie kontroli dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej przekazywanej do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego pod względem kompletności, jakości, zgodności z warunkami technicznymi i obowiązującymi instrukcjami, - ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów geodezyjnych i kartograficznych tworzących powiatowy zasób geodezyjno kartograficzny oraz prowadzenie bieżącej aktualizacji zasobu, - nadawanie przekazywanym do zasobu opracowaniom cech dokumentów, - nadzór nad zakładaniem i aktualizacją mapy zasadniczej. 5

Pani Elżbieta Pietruczuk posiada upoważnienia Starosty Powiatu Łosickiego: z dnia 15.07.2015 r. nr OA.077.45.2015 do dokonywania weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych i do podpisywania protokołów weryfikacji, oraz upoważnienia Starosty Łosickiego z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.21.2014 do udzielania licencji dotyczących możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łosicach, z dnia 10.11.2009 r. nr OA.0114/58 do przetwarzania danych osobowych Nr 9/2009. Z udostępnionych w trakcie czynności kontrolnych zakresu czynności Pani Ewy Matusz Referenta w Referacie Geodezji, Katastru i Nieruchomości z dnia 17.01.2011 r. nr OA.2003.3.2011 wynika, że do zadań wykonywanych przez pracownika należy między innymi: - ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów geodezyjnych tworzących powiatowy zasób geodezyjno kartograficzny oraz prowadzenie bieżącej aktualizacji powiatowego zasobu w tym komputerowych baz danych (mapy uzgodnień), - obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych ( informowanie o materiałach, ustalanie wytycznych technicznych, wystawianie faktur za wykorzystanie materiałów) oraz egzekwowanie przekazywania do powiatowego zasobu dokumentów powstałych w wyniku tych prac, - udzielanie informacji o materiałach geodezyjno kartograficznych znajdujących się w powiatowym zasobie i będących w trakcie opracowania, sprzedaż uwierzytelniona kopii tych materiałów, - nadawanie przekazywanym do zasobu materiałom cech dokumentu. Pani Ewa Matusz posiada upoważnienia Starosty Łosickiego: z dnia 15.02.2013 r. nr OA.077.15.2013 do potwierdzania zgodności z oryginałem kopii dokumentów wydawanych z zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, oraz wystawiania i podpisywania rachunków za prace powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej związane z przygotowaniem i sprzedażą materiałów z zasobu, z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.22.2014 do udzielania licencji dotyczących możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łosicach, z dnia 10.11.2009 r. nr OA.0114/57/2009 do przetwarzania danych osobowych Nr 8/2009. 6

Z udostępnionych w trakcie czynności kontrolnych zakresu czynności Pana Karola Kordaczuka Referenta w Referacie Geodezji, Katastru i Nieruchomości z dnia 1.10.2012 r. nr OA.2003.1.2012 wynika, że do zadań wykonywanych na przez pracownika należy między innymi: - udostępnianie materiałów zasobu PODGiK i naliczanie opłat z tego tytułu, - obsługa jednostek wykonawstwa geodezyjnego w zakresie przygotowania materiałów, - prowadzenie mapy zasadniczej w formie numerycznej (BDOT500) i bazy osnów. Pan Karol Kordaczuk posiada upoważnienia Starosty Powiatu Łosickiego: z dnia 15.07.2015 r. nr OA.077.46.2015 do dokonywania weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych i do podpisywania protokołów weryfikacji, oraz upoważnienia Starosty Łosickiego: z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.27.2014 do potwierdzania zgodności z oryginałem kopii dokumentów wydawanych z zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, oraz wystawiania i podpisywania rachunków za prace powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej związane z przygotowaniem i sprzedażą materiałów z zasobu, z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.20.2014 do udzielania licencji dotyczących możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łosicach, z dnia 26.03.2012 r. nr OA.077.31.2012 do przetwarzania danych osobowych. Z udostępnionych w trakcie czynności kontrolnych zakresu czynności Pana Jarosława Księżopolskiego Geodety w Referacie Geodezji, Katastru i Nieruchomości z dnia 02.11.2012 r. nr OA.2003.14.2012 wynika, że do zadań wykonywanych przez pracownika należy między innymi: - prowadzenie baz numerycznej Infrastruktury Informacji Przestrzennej (BDOT500, EGiB cz. graf), - prowadzenie bazy ewidencji urządzeń technicznych GESUT, - zasilanie Zintegrowanego Systemu Informacji o Nieruchomościach (łącze IPE). Pan Jarosław Księżopolski posiada upoważnienia Starosty Powiatu Łosickiego: z dnia 15.07.2015 r. nr OA.077.44.2015 do dokonywania weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych i do podpisywania protokołów weryfikacji, oraz upoważnienia Starosty Łosickiego: 7

z dnia 17.07.2014 r. nr OA.077.19.2014 do udzielania licencji dotyczących możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Łosicach, z dnia 10.11.2009 r. nr OA.0114/62/2009r. do przetwarzania danych osobowych Nr 13/2009. /akta kontroli karta nr 38 63, 66-68/ 1.4. Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z pisemnych wyjaśnień Geodety Powiatowego wynika, że w jednostce organizacyjnej realizującej zadania związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego stosowane są wymienione poniżej systemy informatyczne: a) oprogramowania - OSRODEK 8 FB, EWMAPA v11 FB, BANK OSNÓW3, EWOPIS6. Program OSRODEK 8 FB pozwala na prowadzenie rejestru zgłoszeń geodezyjnych, udostępniania materiałów i informacji z pzgik, naliczania opłat, sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty, ewidencjonowania zasobu, program EWMAPA v.11 FB pozwala na prowadzenie poszczególnych baz danych powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, realizuje funkcje exportu i importu w formacie SWDE, GML, b) oraz cztery zestawy komputerowe, ploter ze skanerem FORMAT A0, drukarka ze skanerem format A3. Ponadto Geodeta Powiatowy w pisemnych wyjaśnieniach wskazał, że zasób gromadzony jest w pomieszczeniu zabezpieczonym systemem antywłamaniowym (drzwi i okna), dla osób korzystających z zasobu przygotowano stanowisko komputerowe w pokoju,w którym znajduje się stanowisko do obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i aktualizacji baz zasobu; pozostali pracownicy PODGiK mają samodzielne pokoje. /akta kontroli karta nr 66 73/ 2. Ustalenia szczegółowe. 2.1. Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych. 2.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. Z pisemnych wyjaśnień Geodety Powiatowego wynika, że a) zgłoszenia prac geodezyjnych przyjmowane są w formie papierowej bezpośrednio w PODGIK, sekretariacie starostwa lub poprzez pocztę elektroniczną b) Identyfikator zgłoszeń prac geodezyjnych nadawany jest w systemie OŚRODEK. 8

W trakcie czynności kontrolnych skontrolowano 35 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych i dokonano następujących ustaleń: 1) zgłoszenia prac geodezyjnych były sporządzone na wzorze określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 7, 2) data wpływu zgłoszenia była stemplowana na zgłoszeniu i była rejestrowana w rejestrze zgłoszeń, 3) zgłoszenia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w ww. Załączniku nr 1 tj.: w 1 zgłoszeniu w pozycji Imię i nazwisko/nazwa wykonawcy prac geodezyjnych znajdowała się pieczątka zgłaszającego, w 1 zgłoszeniu brak adresu zamieszkania/siedziby wykonawcy prac geodezyjnych, w 3 przypadkach brak identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, w zgłoszeniu uzupełniającym nr GKN.6640.513.2015 brak było określenia czy jest to zgłoszenie pierwotne czy uzupełniające, w 20 zgłoszeniach nieprawidłowo wpisano adresata zgłoszenia tj. zamiast nazwy organu wpisano Starostwo Powiatowe w Łosicach PODGiK, Starostwo Powiatowe w Łosicach, PODGiK w Łosicach, w 1 zgłoszeniu pracy geodezyjnej brak informacji o celu lub zakładanym wyniku zgłaszanych prac geodezyjnych, w 4 zgłoszeniach zamieszczona informację dotyczącą celu zgłoszonej pracy tj. mapa z proj. podziału, aktul. mapy zasadniczej, inwent. budynku, geod. inwent. przyłącza, była niezgodna z nomenklatura określoną ww rozporządzeniu. w 20 zgłoszeniach mieszczona informację dotyczącą dotycząca rodzaju zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych tj. pomiar syt-wys, pomiar syt była niezgodna z nomenklaturą określoną ww. rozporządzeniu. w 1 zgłoszeniu brak informacji o podmiocie, na którego zamówienie realizowane będą zgłaszane prace geodezyjne, c) zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane były w formie papierowej w segregatorach w kolejności od 1 n. Z pisemnej informacji Geodety Powiatowego wynika, że - poświadczenie uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy odnotowuje się na zgłoszeniu (wykonawca potwierdza podpisem), 7 Dz. U. 2014 poz. 924 9

- dane do zgłoszenia wydawane są w formacie programu EWMAPA, txt, pdf. /akta kontroli karta nr 66 68, 78-104/ 2.1.2. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. W trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący pismem z dnia 4.01.2016 r. zwrócił się do Geodety Powiatowego o udzielenie wyjaśnień dotyczących: - wdrożenia systemu teleinformatycznego, o którym mowa w 7 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia państwowego zasobu (jeżeli wdrożono - proszę podać datę wdrożenia systemu PZGiK, jeżeli nie - proszę podać formę prowadzenia rejestru materiałów zasobu i zakres rejestrowanych w nim danych). - etapu dostosowania pzgik do wymogów o którym mowa w 31 rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia pzgik (dostosowanie istniejących danych zasobu do baz danych gesut, bdodt, egib, przetworzenie opracowań stanowiących pzgik do postaci dokumentu elektronicznego tj. proszę podać % ilość zeskanowanych operatów). Na powyższe zapytanie w pisemnych wyjaśnieniach Geodeta Powiatowy wskazał, że - pozyskane dane są ewidencjonowane i przechowywane w systemie Ośrodek, - w chwili obecnej trwają prace mające umożliwić udostępnienie materiałów zasobu za pomocą systemu teleinformatycznego, - bazy danych GESUT, BDOT, EGIB dostosowywane są do systemu PZGIK, posiadamy 95 % zeskanowanych operatów. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych prowadzony jest w jednostce kontrolowanej w programie OŚRODEK - systemie ewidencji i zarządzania dokumentami w organie. W związku z aktualizacją programu OŚRODEK na początku stycznia br. w rejestrze zgłoszeń dostosowano cel i rodzaj pracy geodezyjnej do wymogów przepisów prawa tj. Załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 8 W oparciu o losowo wybrane 35 pozycji z rejestru zgłoszeń udostępnionych na płycie CD w formacie pdf, przez jednostkę kontrolowaną, dokonano kontroli prowadzonego ww. rejestru pod względem kompletność i poprawność zapisów w odniesieniu do wymogu 8 ww. rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgodnie z którym na treść rejestru zgłoszeń składają się: 8 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 10

1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych lub kartograficznych, o którym mowa w art. 12 ustawy, zwanego dalej "zgłoszeniem prac"; 2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac; 3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi prowadzącemu zasób; 4) imię, nazwisko i numer PESEL albo nazwa i numer identyfikacyjny REGON podmiotu, który zgłosił prace; 5) dane kontaktowe podmiotu, który zgłosił prace, w tym jego adres; 6) rodzaj oraz cel zgłoszonych prac; 7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac, oraz położenie tego obiektu; 8) identyfikatory materiałów zasobu udostępnionych podmiotowi, który zgłosił prace; 9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu; 10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty; 11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty; 12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego zawierającego rezultaty zgłoszonych prac; 13) data zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy; 14) data odnotowania pozytywnego wyniku kontroli, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 1 ustawy. W wyniku przeprowadzonej kontroli dokonano następujących ustaleń: 1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych został zarejestrowany, 2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac geodezyjnych została zarejestrowana, 3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi została zarejestrowana, 4) imię, nazwisko, nr PESEL albo nazwa i nr REGON podmiotu nie zawsze rejestrowano - w 11 skontrolowanych pozycjach rejestru nie wpisano nr REGON, 5) dane kontaktowe podmiotu, adres zostało zarejestrowane prawidłowo, 6) w 1 skontrolowanej pozycji rejestru brak zarejestrowanego rodzaju zgłoszonej pracy, 7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac oraz położenie tego obiektu był zarejestrowany prawidłowo, 8) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano identyfikatorów materiałów zasobu udostępnianych podmiotowi, który zgłosił pracę, 9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu była zarejestrowana. Z uwagi na odnotowywanie w pozycjach rejestru kilku wysokości opłat w zakresie zarejestrowanego zgłoszenia pracy geodezyjnej, nie można jednoznacznie ustalić czego poszczególne opłaty dotyczą. 11

10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty była zarejestrowana, 11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty była rejestrowana, 12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego zawierającego rezultaty zgłoszonych prac w większości skontrolowanych przypadków nie była rejestrowana, 13) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano daty zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli, 14) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano daty pozytywnego wyniku kontroli. /akta kontroli karta nr 66 68, płyta CD/ 2.1.3. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych. Z pisemnych wyjaśnień udzielonych w trakcie trwania czynności kontrolnych zespół kontrolujący ustalił, że: w okresie od 12.07.2014 r. do 31.12.2014 r. ogólna liczba zgłoszeń wyniosła 390 w tym 352 prac geodezyjnych zakończonych i przyjętych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w okresie od 1.01.2015 r. do 30.09.2015 r. ogólna liczba zgłoszeń wyniosła 891 w tym 726 prace geodezyjne zakończone i przyjęte do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, Na podstawie udostępnionych wydruków z programu OŚRODEK ustalono, że stosowano nazwy asortymentów prac geodezyjnych wymienione poniżej: modernizacja ewidencji gruntów, aktualizacja ewidencji gruntów - obl., ewidencja budynków, ewidencja gruntów, klasyfikacja gleboznawcza gruntów, połączenia działek, numeryczna mapa zasadnicza założenie osnowy poziomej, niwelacja osnowy podział działki inne opracowanie do celów prawnych rozgraniczenie wznowienie punktów granicznych aktualizacja mapy zasadniczej 12

inwent. kabli energetycznych, inwentaryzacja uzbrojenia tech. terenu-gazociąg, inwentaryzacja budynku i budowli, inwentaryzacja drogi, inwent. kabli telefonicznych, inwentaryzacja wodociągu, inwentaryzacja kanaliz. deszczowej, które to nazwy asortymentów były niezgodne z nomenklaturą diagramu PZG_ModelZasobuGiK. Udział procentowy poszczególnych asortymentów prac geodezyjnych przedstawiono poniżej: modernizacja ewidencji gruntów i budynków (EGiB) - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej modernizacja ewidencji gruntów 0.1 % aktualizacja ewidencji gruntów i budynków (EGiB) - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: aktualizacja ewidencji gruntów - obl., ewidencja budynków, ewidencja gruntów, klasyfikacja gleboznawcza gruntów, połączenia działek 4.1 %, aktualizacja bazy danych szczegółowych osnów geodezyjnych (BDSOG) - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: założenie osnowy poziomej, niwelacja osnowy 0.1 % mapa z projektem podziału nieruchomości - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej podział działki 9.0 % inna mapa do celów prawnych - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: inne opracowanie do celów prawnych 0.5 %, rozgraniczenie nieruchomości - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: rozgraniczenie 0.1 %, wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych - cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: wznowienie punktów granicznych 2.9 %, mapa do celów projektowych cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: aktualizacja mapy zasadniczej 38.6 %, geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych cel wg zestawienia z jednostki kontrolowanej: inwent. kabli energetycznych, inwentaryzacja uzbrojenia tech. terenugazociąg, inwentaryzacja budynku i budowli, inwentaryzacja drogi, inwent. kabli telefonicznych, inwentaryzacja wodociągu, inwentaryzacja kanaliz. deszczowej 43.6 % wytyczenie obiektów budowlanych 1.0 %. /akta kontroli karta nr 74 77/ 1.1.4. Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych. W trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący pismem z dnia 4.01.2016 r. zwrócił się do Geodety Powiatowego o wyjaśnienia dotyczące dokumentów poświadczających uzgodnienie 13

z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac - wraz z ich charakterystyką techniczną, w tym formatu plików wydawanych z pzgik, lub wyjaśnień w przypadku braku tego dokumentu. W pisemnej odpowiedzi na powyższe zapytanie Geodeta Powiatowy wskazał, że poświadczenie uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy odnotowuje się na zgłoszeniu (wykonawca potwierdza podpisem). W skontrolowanych 35 zgłoszeniach prac geodezyjnych, tylko w 3 zgłoszeniach znajduje się adnotacja uzgodniono i odebrano, data i podpis wykonawcy prac geodezyjnych. Powyższe uzgodnienia dokonano w nieprzekraczalnym terminie 10 dni. W trakcie czynności kontrolnych skontrolowano losowo wybrane 34 DOO i odpowiadające im Licencje, w wyniku, czego dokonano następujących ustaleń: a) DOO były sporządzone zgodne z Załącznikiem Nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłat 9, b) w 5 DOO, jako organ wpisano Starostwo Powiatowe w Łosicach Referat Geodezji, Katastru i Nieruchomości. Na DOO odnotowywano fakt wniesienia opłaty, jak również fakt ten odnotowywano w Rejestrze Zgłoszeń. Daty odbioru uzgodnionych materiałów przez wykonawcę nie były dokumentowane. Identyfikatory skontrolowanych licencji generowane w programie OŚRODEK były zgodne z 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c ww. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłat np. GGN.6640.67.2015_1410_K05. Licencje generowane w programie Ośrodek sporządzane były w dniu wystawienia DOO. Kontroli poddano 34 losowo wybrane Licencje z czego: 15 Licencji sporządzonych było niezgodnych z Załącznikiem nr 7 do ww. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłat tj. treść przedmiotowej licencji określała zakres uprawnień licencjobiorcy innego niż wykonawca prac geodezyjnych. 19 Licencji sporządzonych po 15 lipcu 2015r było zgodnie z Załącznikiem nr 7 do ww. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłat. 9 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 14

Ocenie poddano 19 Licencji sporządzonych zgodnie z Załącznikiem nr 7 do ww. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłat i dokonano następujących ustaleń: Licencje zawierały prawidłową nazwę organu tj. Starosta Powiatu Łosickiego, dane identyfikujące Licencjobiorcę, nazwę materiału z zasobu, identyfikator materiału z zasobu, datę wykonania kopii, we wszystkich skontrolowanych Licencjach brak było określenia obszaru / obiektu, do którego odnosi się Licencja, w 8 skontrolowanych Licencjach, jako miejsce złożenia prac wpisano Starostwo Powiatowe w Łosicach, w 11 skontrolowanych Licencjach brak było informacji o miejscu złożenia zgłoszenia pracy geodezyjnej. Licencje przechowywane są łącznie ze zgłoszeniem pracy geodezyjnej w segregatorach, DOO przechowywane są w odrębnym segregatorze w kolejności od 1 n. Na podstawie udostępnionych kopii dokumentów dokonano kontroli klauzul stosowanych na kopiach materiałów zasobu. Zespół kontrolujący ustalił, iż stosowane klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 10. /akta kontroli karta nr 66 68, 78-104/ 1.2. Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych i kartograficznych. 2.2.1. Zawiadomienie organu o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych. W trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący pismem z dnia 4.01.2016 r. zwrócił się do Geodety Powiatowego o wyjaśnienia dotyczące: a) formy wpływu Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, b) sposobu i trybu dokumentowania daty wpływu zawiadomień (na zawiadomieniu / w Rejestrze Zgłoszeń - 8 pkt 12ww. rozporządzenia w sprawie zasobu), c) sposobu i miejsca przechowywania zawiadomień, d) formy przekazywanych przez wykonawców dokumentów (papierowa/elektroniczna), e) formatu plików wygenerowanych z roboczej bazy danych - eksportów danych przekazywanych do PZGiK (GML - czy inny). W przypadku negatywnej weryfikacji proszę o 10 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 15

a) dokumenty poświadczające ustosunkowanie się wykonawcy do wyników negatywnej weryfikacji, b) dokumenty poświadczające ustosunkowanie się organu do wystąpienia wykonawcy, c) decyzje orzekające o odmowie przyjęcia dokumentacji do pzgik. W pisemnych wyjaśnieniach na powyższe zapytania Geodeta Powiatowy wskazał, że: ad. a -zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonej pracy składane są bezpośrednio w PODGiK lub sekretariacie starostwa ad. b -na zawiadomieniu w dniu wpływy przystawiana jest pieczęć wpływu, na której wpisana jest data i podpis osoby przyjmującej zawiadomienie, data ta wpisywana jest do statutu danego zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń (od dnia 1.01.2016r) ad. c -zawiadomienia przechowywane są w teczce zawierającej operat techniczny ad. d -operat techniczny przekazywany jest w formie papierowej ad. e -pliki wygenerowane z roboczej bazy danych przekazywane są w formacie Ewmapy- (pozwalają na automatyczne zasilenie baz danych). W trakcie czynności kontrolnych skontrolowano 35 losowo wybrane zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych, w wyniku czego dokonano następujących ustaleń: a) zawiadomienia wpływają do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny w formie papierowej, b) sposób rejestracji wpływu zawiadomień: data wpływu zawiadomienia nie była rejestrowana w rejestrze zgłoszeń ale była odnotowywana na zawiadomieniu. W 1 przypadku brak odnotowanej na zawiadomieniu daty wpływu do organu. c) kontrola zawiadomień pod względem poprawności sporządzenia i zgodności przepisami prawa wykazała, iż: zawiadomienia sporządzone były na formularzu określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 11 zawiadomienia nie zawierały wszystkich informacji wymaganych w ww. Załączniku nr 3 tj.: w 7 skontrolowanych zawiadomieniach wpisano nieprawidłową nazwę organu prowadzącego państwowy zasób tj. Starostwo Powiatowe w Łosicach, Starostwo 11 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 16

Powiatowe w Łosicach PODGiK, PODGiK w Łosicach, jako miejsce złożenia zgłoszenia prac wpisano PODGiK w Łosicach, Starostwo Powiatowe w Łosicach, w 4 zawiadomieniach nie określono wykazu zbiorów nowych, zmodyfikowanych lub zweryfikowanych danych należących do zakresu baz danych, d) zawiadomienia przechowywane są w operacie technicznym, e) dokumenty przekazywane były do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w formie papierowej. /akta kontroli karta nr 66 68, 105-136/ 2.2.2. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych upoważnień Starosty Powiatu Łosickiego wynika, że: Pani Elżbieta Pietruczuk, Pan Karol Kordaczuk, Pan Jarosław Księżpolski posiadają upoważnienia Starosty Powiatu Łosickiego do dokonywania weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych i do podpisywania protokołów weryfikacji. W trakcie czynności kontrolnych skontrolowano 35 losowo wybranych protokołów weryfikacji i dokonano następujących ustaleń: 13 protokołów weryfikacji sporządzanych w formie papierowej na dokumencie przygotowanym przez wykonawcę prac geodezyjnych, na co wskazuje pieczątka wykonawcy prac geodezyjnych. Kontrola protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż: wszystkie protokoły weryfikacji były sporządzone zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 12, we wszystkich protokołach prawidłowo określono nazwę organu prowadzącego państwowy zasób Starosta Powiatu Łosickiego, w 5 protokołach brak informacji przez kogo została wykonana weryfikacja przekazanej przez wykonawcę prac geodezyjnych bazy roboczej, 12 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 17

w 1 protokole brak danych dotyczących wykonawcy prac w poz. 6 Informacje dodatkowe protokołów weryfikacji zamieszczano informacje o wynikach weryfikacji przekazanej przez wykonawcę prac geodezyjnych bazy roboczej 5 protokołów zawierało informacje o dołączonych plikach wsadowych. Trzy kontrolowane protokoły weryfikacji zawierały negatywny wynik weryfikacji pod względem kompletności przekazywanych rezultatów wykonanych prac geodezyjnych oraz pod względem zgodności z przepisami prawa. W powyższych protokołach znajdowały się niżej wyszczególnione uwagi: 1. Brak pliku txt punktów granicznych, 2. Brak wykazu zmian danych dotyczących zmian użytku B, 3. Dane dotyczące udziałów niezgodne z egib, jako naruszony przepis wskazano 77.3.3 rozp. MSWiA z dn. 9.XI.2011 w spr. standardów, 4. Brak pomiaru kontrolnego pkt granicznego działki dzielonej, jako naruszony przepis wskazano 90.3 w/w roz, 5. Inwent. dotyczy nowej części budynku. Sporządzić kartę budynku zamiast wykazu zmian. Poprawić na mapie. Ponadto w 2 z powyższych 3 protokołów weryfikacji nie odnotowano daty usunięcia usterek oraz w powyższych protokołach odnotowano datę ponownej weryfikacji. Kontrola realizacji czynności weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych lub prac kartograficznych wykazała, że czynności weryfikacji realizowane były w terminie od 3 dni do 9 dni od daty wpływu zawiadomienia o zakończeniu prac geodezyjnych i kartograficznych, średni termin weryfikacji wyniósł 4 dni, w jednym przypadku nie można było określić czasu realizacji czynności weryfikacji ze względu na brak odnotowanej daty wpływu zawiadomienia do organu. Ponadto w trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący pismem z dnia 4.01.2016 r. zwrócił się do Geodety Powiatowego o wyjaśnienia dotyczące: a) sposobu dokumentowania wyników weryfikacji (w formie papierowej/elektronicznie), b) ilości sporządzanych egzemplarzy protokołów (w przypadku weryfikacji pozytywnej / w przypadku weryfikacji negatywnej), c) sposobu zawiadomienia wykonawcy o negatywnym wyniku weryfikacji oraz zwrotu zbiorów danych lub innych materiałów wykonawcy w celu usunięcia nieprawidłowości, d) sposobu dokumentowania daty zwrotu zbiorów danych i innych materiałów wykonawcy w celu usunięcia nieprawidłowości (brak dokumentowania / w Protokole Weryfikacji / w Rejestrze Zgłoszeń - 8 pkt 13 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu), 18

e) sposobu dokumentowania daty pozytywnego wyniku weryfikacji (w Protokole Weryfikacji / w Rejestrze Zgłoszeń - 8 pkt 14 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu), f) sposobu dokumentowania daty wpływu materiałów po usunięciu nieprawidłowości, g) sposobu dokumentowania weryfikacji potwierdzającej usunięcie nieprawidłowości (w pkt 6. Informacje dodatkowe Protokołu Weryfikacji / w innej formie), h) sposobu przechowywania: protokołów weryfikacji, wystąpień wykonawców, stanowisk organu dotyczących wystąpień, decyzji o odmowie przyjęcia dokumentacji do pzgik. W pisemnych wyjaśnieniach na powyższe zapytania Geodeta Powiatowy wskazał, że: - ad. a i b - protokół weryfikacji zbioru danych oraz innych materiałów przekazywanych do pzgik sporządzany jest w formie papierowej w dwóch egzemplarzach (wynik pozytywny i negatywny) - ad. c i d, pkt. 6 abc -w przypadku negatywnego wyniku weryfikacji wykonawca osobiście odbiera protokół wraz z dokumentami, (pojedyncze przypadki zawiadomienia telefonicznego), odbiór potwierdza w protokole weryfikacji, uzupełnia nieprawidłowości i zwraca operat do ponownej weryfikacji, lub wpisuje swoje stanowisko w protokole. - ad. e -data pozytywnego wyniku weryfikacja wpisywana jest w protokole weryfikacji (od dnia 1.01.2016 również w rejestrze zgłoszeń) - ad. f -data wpływu po usunięciu nieprawidłowości wpisywana jest na zawiadomieniu o wykonaniu zgłoszonych prac, jako kolejna pieczęć wpływu po poprawkach, - ad. g -informacja o pozytywnym wyniku weryfikacji potwierdzającej usuniecie nieprawidłowości umieszczana jest w protokole weryfikacji na drugiej stronie protokołu pod pkt 7. wpisem wynik pozytywny. - ad. h -Protokoły weryfikacji przechowywane są w teczce razem z operatem technicznym; decyzja o odmowie przyjęcia przy zgłoszeniu. /akta kontroli karta nr 66 68, 105-136/ 2.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub kartograficznych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z analizy 35 losowo wybranych operatów technicznych włączonych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika, że a) Identyfikatory ewidencyjne materiałów zasobu były nadawane zgodnie z wymogami 15 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 13 np. P.1410.2014.21 19

b) klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 3 ww. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego c) wszystkie skontrolowane operaty zostały zaewidencjonowane w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym w dniu pozytywnej weryfikacji. Na okładkach operatów technicznych zamieszczano adnotację o aktualizacji / zasileniu mapy numerycznej bez daty aktualizacji prowadzonych baz i informacji o osobie wykonującej aktualizację tych baz. /akta kontroli karta nr 105 136/ 1.3. Opatrzenie klauzulami dokumentów wymienionych we wnioskach o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Ponadto w trakcie czynności kontrolnych, zespół kontrolujący pismem z dnia 4.01.2016 r. zwrócił się do Geodety Powiatowego o wyjaśnienia dotyczące: a) sposobu wpływu wniosków o uwierzytelnienie dokumentów (łącznie z zawiadomieniem o wykonaniu pracy / osobno - w innym terminie, np. po pozytywnej weryfikacji), b) sposobu rejestracji wniosków o uwierzytelnienie w systemie, c) sposobu i daty uwierzytelnienia dokumentów dla zamawiającego (czy data wystawienia DOO pokrywa się z datą uwierzytelnienia / czy DOO sporządzany jest w dniu odbioru dokumentów przez wykonawcę / czy DOO sporządzany jest w dniu wpływu wniosku o uwierzytelnienie), d) sposobu pobierania opłaty za uwierzytelnienie dokumentów, e) trybu pozyskania informacji o wniesionej opłacie oraz sposobu dokumentowania potwierdzenia dokonania opłaty, f) dokumentowania odbioru dokumentów uwierzytelnionych przez Wnioskującego, g) sposobu przechowywania: wniosków o uwierzytelnienie dokumentów, DOO, itp. W pisemnych wyjaśnieniach na powyższe zapytania Geodeta Powiatowy wskazał, że: ad. a - wnioski o uwierzytelnienie dokumentów składane są po pozytywnym wyniku weryfikacji ad. b -wnioski o uwierzytelnienie dokumentów rejestrowane są w systemie Ośrodek, jako kolejny etap zgłoszenia pracy geodezyjnej ad. c - data DOO pokrywa się z datą uwierzytelnienia/ DOO sporządzany jest w dniu złożenia wniosku o uwierzytelnienie ad. d - w kasie Starostwa lub przelewem 13 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 20

ad. e- potwierdzenie opłaty odnotowywane jest w systemie OŚRODEK w rejestrze wniosków (wykonawca okazuje kwit z kasy lub wydruk z przelewu). W trakcie czynności kontrolnych kontrolą objęto 35 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola wykazała, że: wszystkie objęte kontrola wnioski sporządzone były zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 3 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 14 1 wniosek objęty kontrolą zawierał niewłaściwą nazwę organu tj. PODGiK w Łosicach. Wszystkie skontrolowane DOO wystawione były w dniu wpływu do organu wniosku o uwierzytelnienie. Fakt wniesienia opłaty w kasie Starostwa odnotowywany był na DOO i w programie OŚRODEK w rejestrze zgłoszeń, jako II etap zgłoszenia pracy geodezyjnej. Klauzule stawiane na uwierzytelnionych dokumentach byłe zgodne ze wzorem określonym w Załączniku nr 5 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 15. /akta kontroli karta nr 66 68, 105 136, 137-161/ Z analizy przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych dokumentów, sporządzono tabele stanowiące załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 oraz arkusze ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 8, 9 podpisane w dniu 27.01.2016 r. przez Starostę. Na podstawie ww. dokumentów zespół kontrolujący dokonał ustaleń: 1. W zakresie ustaleń formalno organizacyjnych: z treści zapisów zawartych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Łosicach wynika, że w ramach Referatu Geodezji, Katastru i Nieruchomości działa Ośrodek Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej, w zakresie działania referatu zawartych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Łosicach brak wyodrębnionych zadań dotyczących działania Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno Kartograficznej, 14 Dz. U. 2014 poz. 914 15 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 21

Uchwałą Nr II/3/14 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 8 grudnia 2014 r. jak również Uchwałą Nr II/8/10 Rady Powiatu Łosickiego z dnia 22 grudnia 2010 r. dokonano wyboru Starosty Powiatu Łosickiego, natomiast pracownicy realizujący zadania poddane kontroli posiadają upoważnienia Starosty Łosickiego lub Starosty Powiatu Łosickiego, brak upoważnień organu administracji geodezyjnej i kartograficznej, jakim jest w zakresie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Starosta Powiatu Łosickiego, do wydawania i podpisywania Dokumentu Obliczenia Opłaty, do podpisywania dokumentów wpisywanych do ewidencji powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. 2. W zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych ustalono, że: zgłoszenia prac geodezyjnych lub kartograficznych nie zawierały wszystkich informacji wymaganych we wzorach określonych w Załączniku Nr 1 do rozporządzenia z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 16, lub zawierania nieprawidłowych informacji, w Rejestrze Zgłoszeń nie rejestrowano wszystkich informacji wymaganych w 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 17, tj. nie wpisywanie nr REGON, celu zgłoszonej pracy, identyfikatorów udostępnionych materiałów, daty otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego, daty pozytywnego wyniku kontroli, uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac nie zawsze były udokumentowane. 3. W zakresie zawiadamiania organu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub kartograficznych ustalono, że: a) treść zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych, wpływających do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny, nie zawierała wszystkich informacji wynikających z załącznika nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników 16 Dz. U. z 2014, poz. 924 17 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 22

do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 18, tj. brak prawidłowej nazwy organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, brak zamieszczanej informacji o wykonaniu w całości lub w części pracy geodezyjnej. 4. W zakresie weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ustalono: a) braki informacji o osobach dokonujących weryfikacji, przekazywanej przez wykonawcę pracy geodezyjnej, roboczej bazy danych, b) brak danych dotyczących wykonawcy pracy geodezyjnej, c) sporządzanie protokołów weryfikacji na dokumencie przygotowanym przez wykonawcę prac geodezyjnych pieczątka wykonawcy, d) czynności weryfikacji realizowane były w terminie od 3 dni do 9 dni od daty wpływu zawiadomienia o zakończeniu prac geodezyjnych i kartograficznych, średni termin weryfikacji wyniósł 4 dni, 5. W zakresie przyjmowania zbiorów danych i innych materiałów do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz opatrywania klauzulami dokumentów dla zamawiającego ustalono, że: a) skontrolowane operaty zostały zaewidencjonowane w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym w dniu pozytywnej weryfikacji, b) klauzule zamieszczane na operatach technicznych zgodne z Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 19 c) nadawanie identyfikatorów ewidencyjnych materiałom stanowiących pzgik zgodnie z wymogami 15 ww. rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, d) na 1 ze skontrolowanych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub kartograficznych, wnioskodawca wpisał nieprawidłową nazwę organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny, e) klauzule stawiane na uwierzytelnionych dokumentach byłe zgodne ze wzorem określonym w Załączniku nr 5 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 20. 18 Dz. U. z 2014, poz. 924 19 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 23