ZAPYTANIE OFERTOWE O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ PONIŻEJ 30 000 EURO NA SERWIS URZĄDZEŃ GRZEWCZYCH
1. Nazwa oraz adres Zamawiającego Zamawiającym jest: 1.1. Adres korespondencyjny Nazwa: 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Adres: ul. 9-go Maja 95, 98-100 Łask 1.2. Siedziba Zamawiającego Nazwa: 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Adres: Gucin 58A, 98 113 Buczek Strona internetowa: www.32blot.wp.mil.pl Email: j.gajzler@ron.mil.pl Numer telefonu: +48 261 554 068 Numer faksu: +48 261 554 709 Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 do 15.30 REGON: 730097572 NIP: 8310004953 2. Tryb udzielenia zamówienia 2.1. Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U.2017.1579.) zwanej dalej ustawą. 2.2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania wykonawców oferujących wykonanie określonej dostawy. 2.3. Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2017.1579) i wynosi poniżej 30 000 EURO. 2.4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. 3. Opis przedmiotu zamówienia 3.1.Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania serwisu pomp ciepła, stacji uzdatniania wody kotłowej, aparatury kontrolno pomiarowej oraz kotłów Viessmann, De Dietrych, Buderus (załącznik nr 5) i zakresem czynności (załącznik nr 4). 3.2.Klasyfikacja przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika zamówień: 50531100-7 oraz 50721000-5 4. Termin wykonania zamówienia Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy do 15.12.2017 r. 5. Warunki udziału w postępowaniu, podstawy wykluczenia O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 5.1. Nie podlegają wykluczeniu: 5.1.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie: 5.1.2. Część I pompy ciepła (JW 1158 Łask) wymagane ważne świadectwo/certyfikat autoryzacji/licencji firmy Viessmann do konserwacji pomp ciepła o mocy powyżej 1 kw. Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 1 pkt. 2 oraz gr. 2 pkt. 2,6 i 10. 5.1.3. Część II stacje uzdatniania wody kotłowej (JW 1158 Łask i JW 1551 Sieradz) wymagane ważne uprawnienia do zajmowania się dozorem i eksploatacją instalacji i sieci ciepłowniczych oraz innych urządzeń energetycznych. Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 2 pkt. 2 oraz 10. 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 2/8
5.1.4. Część III aparatura kontrolno pomiarowa (JW 1158 Łask) wymagane ważne uprawnienia do zajmowania się dozorem i eksploatacją instalacji i sieci energetycznych do 1 kv. Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 1 pkt. 2 oraz 10. 5.1.5. Część IV kotły Viessmann (JW 1158 Łask) wymagane ważne świadectwo/certyfikat autoryzacji/licencji firmy Viessmann do konserwacji kotłów o mocy powyżej 1 kw. Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 1 pkt. 2 oraz gr. 2 pkt. 1,2 i 10. 5.1.6. Część V kotły De Dietrich (JW 1158 Łask) wymagane ważne świadectwo/certyfikat autoryzacji/licencji firmy De Dietrich (kategoria serwisu A lub B). Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 1 pkt. 2 oraz gr. 2 pkt. 1,2 i 10. 5.1.7. Część VI kotły Buderus (JW 1158 Łask) wymagane ważne świadectwo/certyfikat autoryzacji/licencji firmy Buderus do konserwacji kotłów o mocy powyżej 1 kw. Przedstawienie świadectw kwalifikacyjnych E i D gr. 1 pkt. 2 oraz gr. 2 pkt 1,2 i 10. 5.2. Spełniają warunki udziału w postępowaniu 5.2.1. Warunek kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej 5.2.1.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności załączą do oferty wypis z CEIDG RP lub KRS. 5.2.2. Warunek sytuacji ekonomicznej lub finansowej: 5.2.2.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie załącznik nr 2. 5.2.3. Warunek zdolności technicznej lub zawodowej: 5.2.3.1. Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków. Wykonawcy przedstawią oświadczenie załącznik nr 2. Ocena spełniania warunków określonych w punkcie 5 zapytania nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie 6 zapytania na zasadzie spełnia nie spełnia. 6. Wykaz dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu 6.1. Oferta musi zawierać: 6.1.1. wypełniony i podpisany formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru załącznik 1 do zapytania; 6.1.2. wypełniony i podpisany formularz cenowy z wykorzystaniem wzoru załącznik 7 do zapytania; 6.1.3. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postepowaniu załącznik nr 2 do zapytania i załączą do oferty wypis z CEIDG RP lub KRS; 7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje itp. Zamawiający i Wykonawcy przekazują, faksem lub e-mail. 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 3/8
7.1. Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach merytorycznych jest: stanowisko: Technik urządzeń grzewczych (KW 3962) imię i nazwisko: Jarosław GAJZLER tel. 261 554 068 fax. +48 261 554 709 uwagi: od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 10.30 7.2. Osobą ze strony Zamawiającego upoważnioną do potwierdzenia wpłynięcia ofert przekazywanych pocztą lub osobiście jest: stanowisko: Kierownik Kancelarii Jawnej imię i nazwisko: Krystyna LESZCZYŃSKA tel. +48 261 554 433 fax. +48 261 554 709 uwagi: od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 15.30 8. Opis sposobu przygotowywania ofert 8.1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. 8.2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8.3. Oferta oraz wszystkie wymagane dokumenty dotyczące oferty powinny być sporządzone w języku polskim. 8.4. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. 8.5. Oferta powinna być napisana pismem maszynowym, komputerowym lub ręcznym, w sposób zrozumiały, pismem czytelnym. 8.6. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. 8.7. Wskazane jest by pierwsza strona zawierała spis wszystkich dokumentów znajdujących się w kopercie/opakowaniu brak takiego spisu nie skutkuje odrzuceniem oferty. 8.8. Wykonawca winien załączyć do składanej oferty dokumenty i oświadczenia wyszczególnione w punkcie 5 i 6 zapytania ofertowego. 8.9. Wszystkie strony oferty powinny być spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. 8.10. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert za pomocą poczty elektronicznej, w tym wypadku przesłane dokumenty muszą być podpisane i opatrzone pieczątka Wykonawcy oraz potwierdzone za zgodność (skan oryginalnego dokumentu). 8.11. Ofertę należy przesłać na adres mailowy Zamawiającego podany w pkt 1.2 i 15 zapytania ofertowego oraz oznaczona w sposób następujący: Oferta na serwis urządzeń ciepłowniczych. Nie otwierać przed 03.10.2017 r. godz. 12.00. (pieczęć/nazwa firmy) 32 Baza Lotnictwa Taktycznego ul. 9-go Maja 95 98-100 Łask Oferta na serwis urządzeń grzewczych, nr sprawy 35/ZO/2017 Nie otwierać przed 03.10.2017 r. godz. 12.00 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 4/8
8.12. Ofertę przekazywaną pocztą elektroniczną (email): 8.12.1. w tytule maila należy wpisać Oferta na serwis urządzeń grzewczych nr sprawy 35/ZO/2017. Nie otwierać przed 03.10.2017 r. godz. 12.00. 8.12.2. Załączone dokumenty muszą być opatrzone podpisem wykonawcy 8.13. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nienależytego oznakowania koperty/opakowania lub braku którejkolwiek z wymaganych informacji. 8.14. Oferta oraz dokumenty i oświadczenia Wykonawcy muszą być podpisane przez Wykonawcę lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8.15. W przypadku gdy Wykonawca dołącza do oferty jako załącznik kopię wymaganego dokumentu kopia winna być poświadczona za zgodność z oryginałem, na każdej zapisanej stronie przez Wykonawcę lub inną osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. 8.16. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8.17. Termin związania ofertą 30 dni. 9. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 9.1. Oferty należy do dnia 03.10.2017 r. do godz. 11:00 przesłać na adres mailowy Zamawiającego podany w punkcie 1.2 i 15 niniejszego zapytania ofertowego. 9.2. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 9.3. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane na adres Zamawiającego podany w punkcie 1 i dodatkowo opatrzone napisem ZMIANA. Podobnie, w przypadku powiadomienia o wycofaniu oferty opatrzone napisem WYCOFANIE. Koperty oznaczone w podany wyżej sposób będą otwierane w pierwszej kolejności. 9.4. Wykonawca nie może wycofać oferty lub wprowadzić zmian w jej treści po upływie terminu składania ofert. 9.5. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 9.6. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 03.10.2017 r. o godz. 12:00 w 32. Bazie Lotnictwa Taktycznego w Łasku, ul. 9-go Maja 95, budynek nr 43, pokój nr 10. 9.7. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę w postępowaniu. 10. Opis sposobu obliczenia ceny 10.1. Cena oferty uwzględnia wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT. 10.2. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego. 10.3. Cena może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. 10.4. Cena jednostkowa netto towaru to cena ustalona za jednostkę towaru, którego ilość lub liczba jest wyrażona w jednostkach miar w rozumieniu przepisów o miarach (bez kwoty podatku VAT). 10.5. Wartość netto to wartość towaru, którego dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (iloczyn ceny jednostkowej netto i ilości towaru) 10.6. Stawka VAT w procentach (%) to stawka określona w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. 177.1054 ze zm.) dla 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 5/8
poszczególnych towarów. 10.7. Wartość brutto towaru to wartość sprzedaży towaru wraz z kwotą podatku VAT (suma wartości netto towaru i wartości podatku VAT). 10.8. Cena zadania to cena ustalona poprzez zsumowanie wartości brutto poszczególnych towarów w zadaniu. Stanowi ona podstawę oceny i porównania ofert. 10.9. Przy wyliczaniu poszczególnych wartości należy ograniczyć się do dwóch miejsc po przecinku na każdym etapie wyliczenia ceny. 10.10. Kwoty wykazane w ofercie zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 10.11. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia należy przedstawić w Formularzu ofertowym (zał. nr 1 do zapytania) i Formularzu cenowym (zał. nr 7 do zapytania). 11. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert 11.1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów obliczonych w oparciu o ustalone kryterium, wg wzoru przedstawionego poniżej: a. cena oferty (C) 90 % b. przybycie w przypadku awarii (G) 10 % Kryterium Cena będzie rozpatrywane na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podanej przez Wykonawcę na formularzu cenowym. Ilość punktów w tym kryterium zostanie obliczone na podstawie poniższego wzoru: C = (C min : C 0 ) x 100 x 90 =.. pkt. Gdzie: C min cena brutto oferty najtańszej C 0 cena brutto oferty ocenianej Kryterium przybycie w przypadku awarii wynosi min. 6 godzin, maksimum 24 godziny licząc od momentu powiadomienia przez Zamawiającego o awarii. Liczba godzin określona w poszczególnych ofertach zostanie przeliczona wg wzoru: GGb max G 100 %10... pkt. GG max min Gdzie: G max maksymalny, dopuszczalny czas przybycia w przypadku awarii (D max = 24 godziny) G min minimalny, dopuszczalny czas przybycia (G min = 6 godzin) 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 6/8
G b czas przybycia w przypadku awarii oferty ocenianej W przypadku, gdy zaoferowany przez Wykonawcę w jego ofercie czas przybycia w przypadku awarii będzie dłuższy niż 24 godziny, Zamawiający uzna, że treść oferty jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego i odrzuci ofertę. W przypadku gdy zaoferowany przez Wykonawcę w jego ofercie czas przybycia w przypadku awarii będzie krótszy niż 6 godzin, Zamawiający do obliczeń przyjmie 6 godzin. 11.2. Jeżeli wybór oferty najkorzystniejszej będzie niemożliwy z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia ofert dodatkowych. 11.3. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 12. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty przez zamieszczenie informacji na stronie internetowej www.32blot.wp.mil.pl, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano. 13. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, wzór umowy Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 14. Opis części zamówienia, jeżeli Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych z podziałem na elementy: Element I pompy ciepła (JW. 1158 Łask); Element II stacja uzdatniania wody kotłowej (JW 1158 Łask + JW 1551 Sieradz); Element III aparatura kontrolno pomiarowa (JW 11580 Łask); Element IV kotły Viessmann (JW 1158 Łask); Element V kotły De Dietrych (JW 1158 Łask); Element VI kotły Buderuss (JW 1158 Łask) 15. Adres poczty elektronicznej Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się pocztą elektroniczną w sprawie wyjaśnień do SIWZ, wniosków oraz składania ofert. Email: j.gajzler@ron.mil.pl 16. Inne informacje dotyczącego postępowania. 16.1. Postępowanie jest ważne, jeżeli wpłynie co najmniej jedna ważna oferta. 16.2. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert, które zostaną uznane za ważne według wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym. 16.3. Zamawiający w przypadku wystąpienia okoliczności, których nie mógł przewidzieć w chwili ogłaszania zapytania może unieważnić postępowanie bez podania przyczyn. 16.4. Zamawiający zawrze umowę w sprawie zamówienia w wyznaczonym przez siebie terminie po przekazaniu Wykonawcom zawiadomienia o wyborze oferty. 16.5. Jeżeli wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy zamawiający może 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 7/8
wybrać następnego Wykonawcę, którego oferta jest najkorzystniejsza spośród pozostałych. 16.6. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. 16.7. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany oraz określił warunki takiej zmiany. 17. Załączniki do Zapytania Ofertowego Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Oświadczenie wykonawcy Załącznik nr 3 Wzór umowy Załącznik nr 4 Zakres serwisu zleconego Załącznik nr 5 Wykaz urządzeń podlegających serwisowi Załącznik nr 6 Harmonogram prac Załącznik nr 7 Formularz cenowy Z-CA SZEFA INFRASTRUKTURY (-) mgr Andrzej SABELA 32 Baza Lotnictwa Taktycznego Str. 8/8