BRM.MF.0063-9-42/10 Protokół Nr 42/10 z posiedzenia Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego odbytego w dniu 21 września 2010 r. (godz. 15 15 16 50 ) Posiedzenie komisji odbyło się w gmachu Urzędu Miejskiego w Sosnowcu, przy Al.Zwycięstwa 20, w sali nr 307. W posiedzeniu uczestniczyło 13 radnych oraz 9 zaproszonych gości. Listy obecności stanowią załączniki nr 1 i nr 2 do protokołu. Protokół sporządzony został w kolejności omawianych zagadnień. Ad.1. Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad. Przewodniczący Z. Witkowski otworzył posiedzenie i na podstawie listy obecności stwierdził jego prawomocność. Powitał członków komisji oraz zaproszonych gości. Ad.2. Zatwierdzenie porządku dziennego posiedzenia. Przewodniczący Z. Witkowski przedstawił projekt porządku dziennego i wobec braku propozycji zmian, poddał go pod głosowanie. W wyniku głosowania, w którym udział wzięło 8 radnych, w tym: za - 8, przeciw - 0, wstrzymało się - 0, porządek dzienny został przyjęty i przedstawiał się następująco: 1. Otwarcie posiedzenia i stwierdzenie prawomocności obrad. 2. Zatwierdzenie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu Nr 41/10 z posiedzenia Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego w dniu 25 sierpnia 2010 r. 4. Funkcjonowanie Biura Rady Miejskiej. 5. Procedura przydziału mieszkań w zasobach komunalnych. 6. Ocena wykonania budżetu miasta za I półrocze 2010 r. w zakresie kompetencji komisji. 7. Sprawy bieżące. 7.1.Zaopiniowanie projektu uchwały w sprawie trybu powoływania członków do Sosnowieckiej Rady Działalności Pożytku Publicznego oraz organizacji i trybu jej działania. 1
7.2.Zaopiniowanie projektu uchwały w sprawie trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadań publicznych w ramach inicjatyw lokalnych. Ad.3. Przyjęcie protokołu Nr 41/10 z posiedzenia Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego w dniu 25 sierpnia 2010 r. Ponieważ nie zgłoszono uwag do protokołu, przewodniczący poddał go pod głosowanie. W wyniku głosowania, w którym udział wzięło 8 radnych, w tym: za: - 8, przeciw: - 0, wstrzymało się: - 0, protokół nr 41/10 z posiedzenia w dniu 25 sierpnia 2010 r. został zatwierdzony. Ad.7.1 Zaopiniowanie projektu uchwały w sprawie trybu powoływania członków do Sosnowieckiej Rady Działalności Pożytku Publicznego oraz organizacji i trybu jej działania. Radny Z. Muszyński zaproponował zmianę w pkt. I 6, aby zamiast Biura Rady Miejskiej, obsługą administracyjno-biurową zajmował się Wydział Polityki Społecznej. Druga propozycja dotyczyła wykreślenia 4 ust. 4 mówiącego, że w przypadku równej ilości głosów rozstrzyga głos prowadzącego. Naczelnik Wydziału Polityki Społecznej M. Ochęduszko Ludwik odniosła się pozytywnie do pierwszej proponowanej poprawki. Zaznaczyła, że wykreślenie punktu o rozstrzygającym głosie prowadzącego, może spowodować pat w sytuacji równej liczby głosów. Radny Z. Muszyński stwierdził, że jeśli wynik głosowania będzie nierozstrzygnięty, oznacza to wątpliwości w odniesieniu do proponowanej opinii. Podtrzymał więc swój wniosek o wykreślenie tego zapisu. Przewodniczący Z. Witkowski poddał pod głosowanie w/w wniosek. W wyniku głosowania, w którym udział brało 11 radnych, w tym: za: 2, przeciw: 6, wstrzymało się: 3, wniosek został odrzucony. Następnie poddał pod głosowanie w/w projekt uchwały, którego treść stanowi załącznik nr 3 do protokołu. W wyniku głosowania, w którym udział brało 10 radnych, w tym: za: 9, przeciw: 1, wstrzymało się: 0, 2
projekt uchwały został pozytywnie zaopiniowany. Treść opinii stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Ad.7.2. Zaopiniowanie projektu uchwały w sprawie trybu i szczegółowych kryteriów oceny wniosków o realizację zadań publicznych w ramach inicjatyw lokalnych. Przewodniczący Z. Witkowski poddał pod głosowanie w/w projekt uchwały, którego treść stanowi załącznik nr 5 do protokołu. W wyniku głosowania, w którym udział brało 11 radnych, w tym: za: 11, przeciw: 0, wstrzymało się: 0, projekt uchwały został pozytywnie zaopiniowany. Treść opinii stanowi załącznik nr 6 do protokołu. Ad.4. Funkcjonowanie Biura Rady Miejskiej. Kierownik Biura Rady Miejskiej E. Nawrot omówiła zadania BRM, określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego. Zakres poszczególnych zadań realizowanych przez BRM, opisany w materiale pisemnym, który otrzymali wszyscy członkowie komisji, zawiera załącznik nr 7 do protokołu. Podziękowała za pozytywną ocenę funkcjonowania biura, wyrażoną w ankietach przeprowadzonych wśród radnych i Kolegium Kierownictwa. Radny Z. Muszyński zapytał, czy do obowiązków BRM powinno należeć sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu jednostek pomocniczych RM. Kierownik Biura Rady Miejskiej E. Nawrot odpowiedziała, że powstała jednostka pomocnicza została automatycznie przypisana do BRM. Dodała, że jednostka pomocnicza ma przyznane fundusze tylko na działalność statutową. Radny Z. Muszyński stwierdził, że prowadzenie rozliczeń jednostkowych może nie być spójne ze zintegrowanym systemem ewidencji księgowej. Przewodniczący Z. Witkowski podziękował kierownik BRM za przekazane informacje i pogratulował osiągniętych wyników. Ad.5. Procedura przydziału mieszkań w zasobach komunalnych. Kierownik Referatu ds. Mieszkaniowych WGK pan W.Wilczyński wymienił akty prawne, na których opiera się procedura opisana w materiale przygotowanym na komisję. Materiał zawierający opis etapów ubiegania się o mieszkanie komunalne stanowi załącznik nr 8 do protokołu. 3
Radny J. Bosak zapytał, czy odwołania będą rozpatrywane na posiedzeniach Społecznej Komisji Mieszkaniowej, czy tak jak w poprzednich latach. Zastępca prezydenta R. Łukawski wyjaśnił, że zgodnie z procedurą odwołania są tylko i wyłącznie do prezydenta miasta, w związku z tym decyzja może być negatywna bądź pozytywna. Stwierdził, że w momencie rozpatrywania odwołania powinien być obecny przedstawiciel Społecznej Komisji Mieszkaniowej. Dodał, że decyzja w kwestii odwołań zostanie podjęta w najbliższym czasie. Radny T. Jamrozy zapytał o przyczyny przydziału mieszkania komunalnego policjantowi, posiadającemu dochód 6 tys. zł netto miesięcznie. Zastępca prezydenta R. Łukawski wyjaśnił, że np. obecny Komendant Miejski Policji w Sosnowcu przeniesiony został tutaj z Rzeszowa i przydzielono mu mieszkanie na czas pełnienia przez niego tej funkcji. Przypomniał, że wiele lat temu miasto oddawało do dyspozycji służ mundurowych pewną pulę mieszkań, ale ponieważ ministerstwo pozwoliło, żeby osoby te mogły ubiegać się także o wykup mieszkań na zasadach wzajemnego porozumienia z gminami. Radny T. Jamrozy wyraził zdziwienie wobec decyzji przyznania mieszkania komunalnego osobie z takim dochodem miesięcznym. Zapytał, kto był decydentem w tej sprawie. Zastępca prezydenta R. Łukawski odpowiedział, że w tym przypadku mieszkanie to mogło pochodzić z puli przydzielonej Policji. Radny T. Jamrozy zapytał, ile jest takich mieszkań. Zastępca prezydenta R. Łukawski nie był w stanie udzielić precyzyjnej odpowiedzi, ale poinformował, że takich mieszkań jest coraz mniej. Dyrektor MZZL G. Starkowski wyjaśnił, że nie możliwości otrzymania mieszkania przez osobę o tak wysokich dochodach na tzw. zasadach ogólnych, ale jest to możliwe w ramach puli, którą w dalszym ciągu dysponuje Komendant Policji, czyli dawne MSW. Dodał, że sytuacja otrzymania mieszkania przez kolejnego policjanta może mieć miejsce tylko w przypadku, kiedy inny policjant opuszcza mieszkanie i komendant wskazuje je kolejnemu. Poinformował, że obecnie opuszczone mieszkania coraz częściej Komenda Policji oddaje do dyspozycji Prezydenta, ale są to lokale zdekapitalizowane. Radny T. Jamrozy wyraził dezaprobatę dla takiego przywileju dla policjantów i poprosił o przeanalizowanie możliwości odebrania tych lokali Komendzie Policji i przekazania ich osobom, które naprawdę ich potrzebują. Radny A. Chęciński zapytał o celowość wydawania negatywnych decyzji, które w procesie odwołania ostatecznie zostają zmienione na pozytywne. Zastępca prezydenta R. Łukawski odpowiedział, że przyczyną jest ilość mieszkań. Dodał, że w naszym mieście przyjęto zasadę, iż wszystkie odwołania są ponownie opiniowane przez Kolegium Kierownictwa z punktu widzenia ponownej analizy i 4
decyduje się, komu przyznać mieszkanie w pierwszej kolejności, a pozostałe wnioski przechodzą do puli na następny rok. Przewodniczący Z. Witkowski podkreślił, że w półrocznym okresie następuje wiele zmian i np. osoba nie spełniająca wcześniej kryteriów, po tym okresie często kwalifikuje się do otrzymania mieszkania komunalnego. Radny A. Chęciński zapytał, czy komisja odrzuca również wnioski spełniające kryteria przyznawania mieszkań. Otrzymał odpowiedź twierdzącą. Zastępca prezydenta R. Łukawski powiedział, że komisja bierze pod uwagę datę złożenia wniosku, a wnioski złożone wcześniej są traktowane priorytetowo w stosunku do złożonych w późniejszym czasie. Radny A. Chęciński zapytał, czy system, w którym wszyscy spełniający kryteria są w kolejce do przydziału mieszkania, a decyduje data wniosku, nie byłby lepszym rozwiązaniem. Przewodniczący Z. Witkowski zaznaczył, że na podstawie informacji o sytuacji danej osoby, decyduje się, czy powinna dostać mieszkanie wcześniej, czy później. Zastępca prezydenta R. Łukawski stwierdził, że każda forma przydziału ma swoje plusy i minusy. Dodał, że nie ma złotego środka, a wypracowana metoda mimo wszystko zdaje egzamin. Radny P. Wydra zapytał, ile takich wniosków czeka na realizację, ile zostało zrealizowanych i jak to wygląda w stosunku do ubiegłego roku. Przewodniczący Z. Witkowski odpowiedział, że było 203 wniosków pozytywnie zaopiniowanych, na 325 wniosków spełniających kryteria. W. Wilczyński Kierownik Referatu ds. Mieszkaniowych WGK poinformował, że w 2009 r. wniosków spełniających kryteria było 443, zaopiniowanych pozytywnie przez SKM 310, uprawnionych w ramach listy podstawowej 205, odwołań 159, w ramach listy dodatkowej uprawnionych 63, w roku 2008 odpowiednio: 428, 228, 50, 259, 48. Radny K. Winiarski zauważył, że nie byłoby takiego problemu, gdyby były pieniądze na remont 246 pustostanów. Wobec braku dalszych pytań przewodniczący podziękował Kierownikowi W.Wilczyńskiemu i Dyrektorowi G.Starkowskiemu za przedstawione informacje. Radny A. Chęciński korzystając z obecności dyrektora MZZL, przypomniał, że podczas ostatniej sesji RM prosił o informację, czy osoba, która nie prowadzi już działalności gospodarczej, może starać się o wykup lokalu. Radny J. Bosak zapytał natomiast, czy można wykupić lokal użytkowy w budynku, w którym nie ma wspólnoty mieszkaniowej oraz czy są wydzielone budynki, w których nie sprzedaje się lokali. 5
Zastępca prezydenta R. Łukawski odpowiedział, że każda tego typu sprawa rozpatrywana jest indywidualnie, w zależności od dochodów, jakie przynosi taki lokal. Radny A. Chęciński stwierdził, że w mieście powinny być stosowane proste zasady wykupu lokali, a teraz okazuje się, że stosuje się pewną uznaniowość. Dodał, że wcześniej informowano radnych, że lokale sprzedaje się tylko w budynkach, w których są już wspólnoty mieszkaniowe. Radny A. Chęciński zgłosił również dyrektorowi MZZL interpelację mieszkańców z ul.staropogońskiej 72, dotyczącą zapadlisk przy budynku oraz rozliczania kosztów C.O. Ad.6.Ocena wykonania budżetu miasta za I półrocze 2010 r. w zakresie kompetencji komisji. Skarbnik Miasta J. Kaczor omówił dochody i wydatki (47.067.000 zł, wykonane w 44%) ujęte w dziale 750 administracja publiczna. Projekt uchwały RM w sprawie przyjęcia: Informacji o przebiegu wykonania budżetu miasta Sosnowca za I półrocze 2010 roku oraz informacji o przebiegu wykonania planu finansowego samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej i samorządowych instytucji kultury za I półrocze 2010 roku stanowi załącznik nr 9 do protokołu. Radny K. Winiarski zapytał, czy został wyłoniony wykonawca pawilonu nr 1 przy ul.3 Maja. Zastępca prezydenta R. Łukawski odpowiedział, że przetarg jest ogłoszony, a termin składania ofert upływa w najbliższych dniach. Dodał, że przetarg jest ograniczony, w związku z czym jest dwustopniowy. Radny P. Wydra skierował pytanie do skarbnika o dopłatę do działalności Kuriera Miejskiego. Skarbnik Miasta J. Kaczor wyjaśnił, że w budżecie rokrocznie ujmuje się określoną kwotę dopłaty do Kuriera Miejskiego i w tym roku jest to 150 tys. zł, a połowa tej kwoty została przelana w I półroczu. Dodał, że nie jest to kwota dodatkowa. Przewodniczący Z. Witkowski wobec braku dalszych pytań, poddał pod głosowanie opinię do ww. projektu uchwały. W wyniku głosowania, w którym udział brało 12 radnych, w tym: za: 5, przeciw: 0, wstrzymało się: 7, projekt uchwały został pozytywnie zaopiniowany. Opinia stanowi załącznik nr 10 do protokołu. 6
Ad.7. Sprawy bieżące. Naczelnik WAG R. Łydek poinformował, że służby prezydenckie rozpoczęły prace związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów samorządowych. Radny K. Winiarski zapytał, czy prezydent Górski ustosunkował się do wniosku Komisji Kultury, Sportu i Rekreacji w sprawie porozumienia regulującego kwestię wydawania Kuriera Miejskiego w okresie przedwyborczym. Zastępca Prezydenta Miasta R. Łukawski odpowiedział, że ze względu na tygodniową nieobecność prezydenta, rozmowy w tej kwestii będą dopiero prowadzone. Wobec braku innych propozycji do spraw bieżących przewodniczący zamknął posiedzenie o godzinie 16.50. Protokół sporządziła Katarzyna Przybek Sosnowiec, 2010-10-12 Przewodniczący Komisji Zygmunt Witkowski 7
8
Sosnowiec, dnia 15 września 2010 r. BRM.EN.0114-2-. /10 Załącznik nr 7 Pan Zygmunt Witkowski Przewodniczący Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego w/m dotyczy: posiedzenia Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego w dniu 21 września 2010 roku Zadania Biura Rady Miejskiej zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego : 1. Przygotowywanie projektów aktów stanowionych przez organy miasta., np. Statut Miasta Sosnowca, Regulamin Rady Miejskiej w Sosnowcu, Regulamin wypłat diet i zwrotu kosztów podróży służbowych radnym, statuty jednostek pomocniczych Rady Miejskiej, powoływanie i ustalanie składów osobowych komisji Rady Miejskiej, wybory przewodniczącego i wiceprzewodniczących Rady, przewodniczących komisji oraz ich zastępców ; 2. Realizacja zadań wynikających z uchwał Rady Miejskiej w Sosnowcu oraz decyzji i zarządzeń Prezydenta Miasta, np. w wykonaniu Zarządzenia nr 176 Prezydenta Miasta z 16 marca 2009 w/s Regulaminu Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Sosnowcu pracownicy BRM sporządzają miesięczną ewidencję czasu pracy oraz harmonogram czasu pracy. 3. Przygotowywanie materiałów, sprawozdań, informacji i analiz dla potrzeb Rady i Prezydenta, np.: sporządzanie pomiarów w zakresie terminowości przekazywania przez wydziały Urzędu Miejskiego projektów uchwał oraz materiałów do tematów ujętych w planach pracy komisji stałych Rady Miejskiej; 4. Realizacja zadań zleconych, np.: przygotowanie wyborów ławników do Sądu Rejonowego w Sosnowcu oraz Sądu Okręgowego w Katowicach; 5. Opracowanie Informacji o zamówieniach publicznych planowanych w 2010 dotyczących Rady Miejskiej ( dostawy, zakupy, usługi związane z posiedzeniami komisji oraz sesji Rady Miejskiej: ogłoszenia w prasie o sesji, prenumerata Wspólnoty, wynajem autokarów na posiedzenia wyjazdowe komisji) oraz zadań statutowych jednostek pomocniczych Rady Miejskiej; 6. Rozpatrywanie skarg i wniosków według właściwości. 7. Realizacja zadań związanych z obsługą miejskich stron internetowych, w tym Biuletynu Informacji Publicznej: wprowadzanie uchwał Rady Miejskiej, rozstrzygnięć nadzorczych Wojewody Śląskiego, Regionalnej Izby Obrachunkowej, wyroków Sądu Administracyjnego oraz NSA dotyczących uchwał Rady, protokołów z sesji, a od 17 sierpnia 2010 roku BRM zamieszcza protokoły posiedzeń wszystkich komisji Rady Miejskiej. 9
Do zadań Biura należy obsługa organizacyjna Rady Miejskiej oraz gromadzenie dokumentacji związanej z jej działalnością, a w szczególności: 1.Opracowywanie materiałów z obrad Rady i poszczególnych komisji (uchwały, protokoły, wnioski, postanowienia) i przekazywanie ich zainteresowanym. W kadencji 2006-2010: wydrukowano ( stan na 31 sierpnia 2010 r.) 868 uchwał, sporządzono: 63 protokoły sesyjne, w tym 12 z sesji nadzwyczajnych, oraz protokoły z posiedzeń komisji: 67 Komisji Budżetowej, wniosków: 20, opinii: 313, 49 Komisji Rewizyjnej, wniosków: 97, opinii: 18, 61 Komisji Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego, wniosków: 22, opinii: 45, 87 Komisji Gospodarki Komunalnej i Komunikacji, wniosków: 118, opinii: 125, 86 Komisji Zdrowia, Rodziny i Opieki Społecznej, wniosków: 23, opinii: 183, 78 Komisji Oświaty, wniosków: 83, opinii: 85, 65 Komisji Rozwoju Miasta i Ochrony Środowiska, wniosków: 4, opinii: 191, 56 Komisji Kultury, Sportu i Rekreacji, wniosków: 85, opinii: 91, 41 Komisji Spraw Obywatelskich, Administracji oraz Inwentaryzacji Mienia Komunalnego, wniosków: 17, opinii: 20, 26 Komisji Statutowej, wniosków: 13, opinii: 28 14 Komisji ds. rozwiązania problemu adopcji oraz opieki zastępczej dla dzieci pozbawionych opieki rodzicielskiej w mieście, wniosków: 7, opinii: 4. ( w sumie 489 wniosków komisji, 1103 opinii komisji). Każda sesja Rady Miejskiej oraz posiedzenie komisji poprzedzone są wysłaniem zawiadomień dla radnych oraz zaproszonych gości. Średnio na sesję wysyłanych jest ok. 130 zaproszeń, a na posiedzenie komisji ok. 30-40 zaproszeń (ok.400 zaproszeń miesięcznie). W bieżącej kadencji wysłano więc ok. 8.000 zaproszeń na sesje RM, ponad 20.000 zaproszeń na posiedzenia komisji. Każdy protokół, zawiadomienie, opinia, wniosek lub inne pismo przed wysłaniem rejestrowane jest w Elektronicznym Systemie Obiegu Dokumentów i Załatwiania Spraw Office Object DocMan, a kopie przekazanych dokumentów gromadzone są w BRM. Ponadto uchwały, interpelacje, wnioski i opinie wpisywane zostają także do stosownych rejestrów. Projekt uchwały jest powielany dla komisji opiniujących, a także kserowany 43 razy w formie książeczki dla radnych, członków Kolegium Kierownictwa oraz zainteresowanych gości. Po sesji uchwały są przygotowywane do podpisu, w co najmniej 4-5 egzemplarzach. Zgodnie z Ustawą z dnia 20 lipca 2000 r. ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. Nr 68 z 2007 r. poz. 449) oraz Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2008 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dokumentów urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych. (Dz.U. 2008, nr 75, poz.451 z póź. zm.) do Dziennika Urzędowego Województwa Śląskiego przygotowuje się odrębny komplet uchwał (1 egz. uchwały wraz z jej kserokopią), które są przygotowane w Edytorze Aktów Prawnych XML i podpisywane dodatkowo podpisem elektronicznym. Po każdej sesji BRM przedkłada podjęte uchwały Wojewodzie Śląskiemu oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej (w ustawowym terminie: 7 dni od dnia 10
podjęcia ), a kopie uchwał Prezydentowi Miasta, wydziałom przygotowującym projekty uchwał oraz zainteresowanym wydziałom i jednostkom organizacyjnym UM. 2.Prowadzenie rejestrów (założonych na okres kadencji): 1. uchwał Rady ( na dzień 31 sierpnia 2010 zarejestrowano 868 uchwał z bieżącej kadencji ), 2. interpelacji i wniosków radnych zgłaszanych na sesji oraz w okresie międzysesyjnym (na dzień 31 sierpnia 2010 r. zarejestrowano 1056 interpelacji i wniosków), Po złożeniu przez radnego interpelacji jest ona przekazywana Prezydentowi Miasta, a jej kopie gromadzone są w BRM przy rejestrze interpelacji oraz w dokumentacji kolejnej sesji RM. Treść interpelacji wpisywana zostaje do rejestru interpelacji i miesięcznego wykazu interpelacji, w których odnotowywane zostaje również wpłynięcie odpowiedzi na interpelację. 3. wniosków i opinii komisji (na dzień 31 sierpnia br zarejestrowano 1592 opinii i wniosków komisji), 4. rejestr szkoleń radnych, 5. rejestr podróży służbowych radnych, 6. ewidencji wydatków strukturalnych Rady Miejskiej oraz jednostek pomocniczych, 7. ewidencji radnych wraz z dokumentacją osobową, 8. ewidencji oświadczeń majątkowych radnych ( Oświadczenia przechowywane są przez okres 6 lat). 3.Opracowywanie informacji, wykazów, sprawozdań i innych dokumentów w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady i przewodniczących komisji. M.in. po każdej sesji sporządzany jest wykaz interpelacji i wniosków zgłaszanych przez radnych na sesji oraz w okresie międzysesyjnym, który jest sukcesywnie uzupełniany o wpływające interpelacje, i dwa razy w tygodniu przekazywany Sekretarzowi Miasta, umożliwiając prowadzenie kontroli terminowości przekazywanych radnym odpowiedzi na interpelacje i wnioski. Okresowo sporządzana jest frekwencja radnych na sesjach oraz posiedzeniach komisji Rady, wykaz dyżurów radnych, wykaz działających klubów radnych RM ( Informacja umieszczana jest na stronie internetowej miasta). 4.Obsługa skarg wpływających do Rady (wpisanie skargi do rejestru, poinformowanie pisemne skarżącego o terminie rozpatrzenia skargi, przekazanie w formie pisemnej kopii skargi do Prezydenta Miasta z prośbą o udzielenie wyjaśnień, po rozpatrzeniu skargi przez Komisję Rewizyjną sporządzenie wniosku o podjęcie stosownej uchwały wraz z projektem uzasadnienia, sporządzenie projektu uchwały, po podjęciu uchwały przez RM przesłanie jej skarżącemu oraz stronie, na którą skarga została złożona. W obecnej kadencji wpłynęło 81 skarg). 5.Gromadzenie dokumentacji dotyczącej jednostek pomocniczych zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112 z 1999 r. poz. 1319 z późn. zm.). 11
6.Planowanie i nadzór nad wykonaniem budżetu Rady i jednostek pomocniczych: 1. obsługa merytoryczna wydatków Rady i jednostek pomocniczych: terminowe wprowadzanie danych do systemu Eurobudżet, zgodnie z Zarządzeniem Nr 786 Prezydenta Miasta Sosnowca z dnia 13 sierpnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia w Urzędzie Miasta Sosnowca Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. 2. sporządzanie miesięcznej listy do wypłaty diet radnym ( naliczenie miesięcznej diety zryczałtowanej każdemu radnemu), 3. rozliczanie podróży służbowych radnych: krajowych i zagranicznych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 lipca 2000 r. w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz. U. Nr 66 z 2000 r. poz. 800 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236 z 2002 r. poz. 1991z późn. zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalenia oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27 z 2002 roku poz.271). 4. sporządzanie miesięcznego i kwartalnego zaangażowania wydatków Rady i jednostek pomocniczych zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta, 5. sporządzania sprawozdań (półrocznych i rocznych) z wykonania budżetu Rady i jednostek pomocniczych zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta, 6. sporządzanie sprawozdania z wydatków strukturalnych Rady i jednostek pomocniczych zgodnie z zarządzeniem Prezydenta Miasta oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. nr 209 z 2007 r. poz.1511). 7. archiwizowanie dokumentów związanych z działalnością Rady i jej organów; godnie z obowiązującą procedurą: Przyjmowanie, przechowywanie i udostępnianie akt przekazywanych do archiwum zakładowego w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu, 8. uczestnictwo w pracach związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi i samorządowymi oraz przeprowadzaniem referendum lokalnego i ogólnokrajowego, 9. współdziałanie z wydziałami Urzędu w zakresie przygotowywania właściwych materiałów na posiedzenia Rady oraz terminowości ich składania. Zgodnie z Polską Normą PN EN- ISO Systemy Zarządzania jakością wymagania w BRM opracowano, obowiązujące we wszystkich wydziałach urzędu, procedury o nazwach: PRZYGOTOWANIE I DOKUMENTOWANIE SESJI RADY MIEJSKIEJ I POSIEDZEŃ KOMISJI RADY MIEJSKIEJ oraz UDZIELANIE ODPOWIEDZI NA WNIOSKI I INTERPELACJE RADNYCH I KOMISJI RM. W dniu 3 sierpnia br. w BRM został przeprowadzony przez audytorów Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji audit. W jego efekcie nie stwierdzono nieprawidłowości stosowania w/w procedur. W bieżącej kadencji był to 3 audit zewnętrzny. Poprzednie, 12
przeprowadzone w 2006 i 2007 roku również potwierdziły zgodność stosowania procedur z obowiązującą normą. W wykonaniu Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) BRM jest zobligowane do zgłaszania Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych do rejestracji zbiorów danych osobowych, które są przetwarzane w wydziale. W związku z powyższym zostały zgłoszone do rejestracji zbiory o nazwach : 1. Oświadczenia majątkowe radnych Rady Miejskiej w Sosnowcu, 2. Radni Rady Miejskiej w Sosnowcu, 3. Członkowie organów jednostek pomocniczych Rady Miejskiej w Sosnowcu, 4. Kandydaci na ławników. Na podstawie Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84 z dnia 30 grudnia 2009 r.) oraz Zarządzenia nr 175 Prezydenta Miasta z dnia 12 marca 2010 roku w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu oraz wprowadzenia systemów kontroli zarządczej w gminnym i powiatowych jednostkach organizacyjnych został wdrożony system kontroli zarządczej. Zarządzeniem wewnętrznym kierownika BRM określone zostały procedury postępowania na poszczególnych stanowiskach oraz zakres upoważnień i odpowiedzialności przy podziale obowiązków wśród pracowników BRM. W związku z wykonywaniem swoich obowiązków, w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz udostępniania informacji publicznej, pracownicy BRM zobowiązani są do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2001 r. Nr 112, poz. 1198 z późn. zmianami), Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych I Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100 z 2004r., poz. 1024) oraz obowiązującej w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu instrukcji zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych. 13
14 Załącznik nr 8
15
16
17