Uchwała Nr '/.I. / II / 2009 Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 23.02.2009 r. w sprawie nadania Statutu Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej Zgodnie z 1 ust. 6 Uchwały Nr /II/2009 Zarządu Głównego SNRP z dnia 23 lutego 2009 roku w sprawie powołania Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej, uchwala się co następuje: 1- Ośrodkowi Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej nadaje się statut stanowiący załącznik do uchwały. Uchwała wchodzi w życie z chwila podjęcia. 2. Uchwała została podjęta gdyż głosowało: ZA PRZECIW Głosów WSTRZYMUJĄCYCH SIĘ było głosów łącznie głosów łącznie łącznie. Imię i Nazwisko Członka Zarządu Podpis 1. Anna Dańko-Roesler 2. Aleksandra Chmiel 3. Jacek Przetocki 4. Barbara Bąbka
5. Jarosław Czarnecki 6. Grzegorz Błaszczyk 7. Zofia Daleszyńska 8. Jolanta Demczyszyn 9. Małgorzata Kaczmarek 10. Zbigniew Szaniawski 11. Maciej Woźniak
ZAŁĄCZNIK DO UCHWAŁY NR.../II/2009: STATUT Ośrodka Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczpospolitej Polskiej Rozdział I Postanowienia ogólne 1-1. Ośrodek Dokumentacji i Studiów Zarządu Głównego Stowarzyszenia Notariuszy Rzeczypospolitej Polskiej został powołany Uchwałą Nr /II/2009 Zarządu Głównego SNRP z dnia 23 lutego 2009 roku, zwaną w dalszej treści Statutu Uchwalą powołaniową", i może używać nazwy skróconej ODiS a jego siedzibą jest m.st. Warszawa. 2. ODiS finansowany jest ze środków Stowarzyszenia, a obsługę kancelaryjną prowadzi Biuro Zarządu Głównego SNRP. 2. 1. Do zadań ODiS należy: 1) organizowanie udziału Stowarzyszenia Notariusz RP w postępowaniach karnych i cywilnych, w których notariusze występują jako oskarżeni lub odpowiedzialni za szkody, zgodnie z przepisami proceduralnymi tych postępowań a także typowanie i ustanawianie pełnomocników do udziału w imieniu Stowarzyszenia Notariuszy RP w takich postępowaniach, 2) ewidencjonowanie, gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczenie, udostępnianie informacji i dokumentów z toczących się postępowań karnych i cywilnych, w których notariusze występują jako oskarżeni lub odpowiedzialni za szkody, a w których Stowarzyszenie uczestnicząc zgodnie z przepisami proceduralnymi tych postępowań ustanowiło pełnomocników, z poszanowaniem ochrony danych osobowych osób, których dotyczą zgromadzone informacje i dokumenty, zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn.zm.) - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale II, 3) udostępnianie zgromadzonych informacji i dokumentów do zapoznania się, do badań, analiz i studiów - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale III. 2. Zadania swe ODiS realizuje poprzez prowadzenie archiwum - zgodnie z zasadami określonymi niżej w Rozdziale II i III. 3. Zasady kierowania, reprezentacji, sposób powoływania i odwoływania Dyrektora ODiS oraz kompetencje, powinności i odpowiedzialność Dyrektora ODiS określone są w Uchwale powołaniowej. Rozdział II Prowadzenie archiwum
4. 1. ODiS prowadzi archiwum gromadzące informacje i dokumenty, zwane w preambule i w 5 powołanej wyżej Uchwały powołaniowej materiałami". 2. Materiały gromadzi się w teczkach, zgodnie z zasadami określonymi niżej w 5. 5. 1. Dla każdej sprawy zakłada się oddzielną teczkę oznaczoną właściwą sygnaturą; sygnatura sprawy toczącej się w postępowaniu karnym składa się z sekwencji literowocyfrowej K/numer kolejny/rok" a sygnatura sprawy toczącej się w postępowaniu cywilnym składa się z sekwencji literowo-cyfrowej C/numer kolejny/rok". 2. Każda teczka, na zewnątrz opatrzona jest odpowiednią sygnaturą a w swym wnętrzu zawiera kartę tytułową i 3 działy. 3. Karta tytułowa zawiera następujące informacje: a) sygnaturę ODiS, b) datę założenia teczki, c) imię i nazwisko notariusza i jego siedzibę z podaniem przynależności do izby, d) zarzut aktu oskarżenia lub żądanie pozwu, e) sąd przed którym toczy się postępowanie z zaznaczeniem instancji, 0 sygnaturę, pod którą toczy się postępowanie sądowe, g) numer Uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie uczestnictwa w danym postępowaniu, h) numer Uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie udzielenia pełnomocnictwa do udziału w danym postępowaniu, i) nazwiska ustanowionych pełnomocników, j) data zakończenia postępowania, k) istota sentencji wyroku, 1) data zamknięcia teczki. Wzór karty tytułowej stanowi załącznik Nr 1. 4. W teczce gromadzi się w kolejności chronologicznej wszelkie dokumenty, ich kopie lub odpisy numerując kolejne karty w danym dziale w górnym prawym rogu. 5. W dziale I gromadzi się karty informacji syntetycznej" składane przez pełnomocnika po każdym jego bezpośrednim udziale w postępowaniu, czy to przez obecność na rozprawie, przy innych czynnościach procesowych, czy też przy badaniu akt. Wzór karty informacji syntetycznej" stanowi załącznik Nr 2. 6. W dziale II gromadzi się wszelkie informacje opisowe złożone przez pełnomocnika a będące rozwinięciem odpowiednich pól karty informacji syntetycznej". 7. W dziale III gromadzi się wszelkie dokumenty, ich kopie i odpisy zgromadzone w danej sprawie, poczynając od kopii uchwały Zarządu Głównego SNRP w sprawie uczestnictwa w
danym postępowaniu; o zakwalifikowaniu danego materiału do gromadzenia w dziale III decyduje Dyrektor ODiS. 6. 1. W skład archiwum wchodzi: a) zbiór teczek, o których mowa wyżej w 5, b) katalog założonych teczek, c) skorowidz alfabetyczny nazwisk osób objętych sprawami, dla których założono powyższe teczki, d) ewidencja udostępniania materiałów. 2. Katalog, o którym mowa wyżej w ust. 1 lit. a) zawiera informacje następujące: a) data założenia teczki, b) sygnatura ODiS, c) nazwisko oskarżonego lub pozwanego, d) data zamknięcia teczki. Wzór Katalogu" stanowi załącznik Nr 3. 3. Skorowidz, o którym mowa wyżej w ust. 1 lit. b) zawiera informacje następujące: a) nazwisko oskarżonego lub pozwanego, b) sygnatura ODiS, c) data zamknięcia teczki. 4. Ewidencja udostępniania materiałów, o której mowa wyżej w ust. 1 lit. d) składa się z trzech części, i zawiera informacje następujące: W części I: a) numer i datę uchwały Zarządu Głównego SNRP wyrażającej zgodę na udostępnienie, b) liczbę porządkową udostępnienia, c) datę udostępnienia, godzinę rozpoczęcia i godzinę zakończenia przeglądania materiałów, d) nazwisko osoby przeglądającej i ewentualnie nazwę osoby prawnej lub instytucji, której udostępniono materiały, a dla której wymieniona osoba przeglądu dokonuje, e) czy osoba przeglądająca otrzymała zażądane kopie, w tym kopie uwierzytelnione przez Dyrektora ODiS zgodnie z 6 lit. e) powołanej wyżej w 1 ust.l Uchwały Zarządu Głównego SNRP, jeśli tak - to których dokumentów, ze wskazaniem ich oznaczenia według powyższego 5 ust. 4, f) ewentualne uwagi dotyczące przebiegu udostępnienia, g) datę i podpis Dyrektora ODiS. W części II: a) liczbę porządkową udostępnienia (według części I), b) numer kolejny sesji przeglądowej, która nie może trwać dłużej niż jeden dzień, c) jeśli w ramach udostępnienia dana osoba przegląda materiały w sposób ciągły dłużej niż jednego dnia - to należy podać numer kolejny sesji przeglądowej, d) oświadczenie osoby przeglądającej: otrzymane materiały zwracam kompletne i bez uszczerbku " i podpis tej osoby, e) data i podpis Dyrektora ODiS, który tym samym stwierdza, że przeglądane materiały
zostały zwrócone bez uszczerbku. W części III - gromadzi się kopie uchwał Zarządu Głównego SNRP wyrażających zgodę na udostępnianie materiałów, o których mowa w 6 Uchwały powołaniowej oraz gromadzi się pisemne deklaracje złożone w trybie 6 lit. d) tiret drugi Uchwały powołaniowej. Wzór Ewidencji udostępniania materiałów" stanowi załącznik Nr 4. 5. Archiwum przechowuje się w metalowej szafie w siedzibie SNRP, a jeśli Dyrektor ODiS jest notariuszem, ma warunki i zgodzi się archiwum przechowywać w swej kancelarii - to Zarząd Główny SNRP może wyrazić swą zgodę w podjętej w tej sprawie uchwale. Rozdział III Udostępnianie materiałów 7. 1. Dyrektor ODiS może udostępniać zgromadzone materiały jedynie zgodnie z zasadami wyrażonymi w 6 Uchwały powołaniowej. 2. W szczególności zaś udostępnianie może mieć miejsce tylko i wyłącznie: a) na podstawie wyraźnej w tym względzie uchwały Zarządu Głównego SNRP, której odpis należy złożyć do akt, b) osobom lub instytucjom wyraźnie wskazanym w uchwale, c) na cele wyraźnie wskazane w uchwale. 3. W przypadku gdy Dyrektor ODiS uzna, że osoba, której materiały zostały udostępnione działa sprzecznie z uchwałą Zarządu Głównego SNRP lub wykracza poza granice wyznaczone daną uchwałą może udostępnianie udaremnić, przeglądanie materiałów przerwać i niezwłocznie powiadomić o tym Zarząd Główny SNRP podając jednocześnie przesłanki swej decyzji. Zarząd Główny uchwałą w danej sprawie rozstrzygnie w sposób ostateczny. Rozdział IV Przepisy końcowe 8. 1. Zmian Statutu dokonuje Zarząd Główny SNRP w trybie uchwały podjętej na wniosek Dyrektora ODiS lub z własnej inicjatywy. 2. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w powołanej wyżej w 1 ust. 1 Uchwale powołaniowej, w niniejszym Statucie oraz w innych uchwałach Zarządu Głównego SNRP podjętych w sprawach dotyczących ODiS - decyduje Zarząd Główny w podejmując w tym celu uchwały. 3. W przypadku konieczności interpretacji przepisów zawartych w powołanej wyżej w 1 ust. 1 Uchwale powołaniowej, w niniejszym Statucie oraz w innych uchwałach Zarządu Głównego SNRP podjętych w sprawach dotyczących ODiS - decyduje Zarząd Główny podejmując w tym celu uchwały.