Strona 1 Załącznik nr 1 do siwz ZP 48/2013/CES Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia 1) Nazwa zamówienia. 2) Źródło finansowania. 3) Ogólny zakres (liczba osób, godzin, program). 4) Termin realizacji przedmiotu zamówienia. 5) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia. 6) Program. 7) Zapewnienie trenerów/doradców. 8) Nadzór nad doradztwem. 9) Dokumentacja z doradztwa. 10) Sposób rozliczenia, płatności. 11) Ochrona danych osobowych. 12) Prawa autorskie. 13) Kody CPV. 14) Zakres, który zapewnia Zamawiający. 15) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych 1) Nazwa zamówienia, Zindywidualizowane i długofalowe usługi doradcze dla NGO oraz indywidualnych osób fizycznych. 2) Źródło finansowania, - Projekt pn.: NGO sprawne jak mało kto. Projekt wsparcia sektora organizacji pozarządowych w woj. podkarpackim realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013. - Informacje o projekcie: Numer i nazwa Priorytetu: Priorytet V Dobre rządzenie. Numer i nazwa Działania:. Działanie 5.4 Rozwój potencjału trzeciego sektora Numer i nazwa Poddziałania: Poddziałanie 5.4.2 Rozwój dialogu obywatelskiego, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Instytucja, w której został złożony wniosek:. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Nr konkursu: DWF_5.4.2_7_2011 Okres realizacji projektu: od 01.10.2012 do 30.06.2015. Obszar realizacji projektu: Województwo Podkarpackie. Nazwa Beneficjenta: Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. - Umowa o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL.05.04.02-00-E06/11 - zawarta w dniu 25.10.2012 r. pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, a Rzeszowską Agencją Rozwoju Regionalnego S.A. w Rzeszowie. 3) Ogólny zakres (liczba osób, godzin, program)
Strona 2 Wykonanie usługi w zakresie: Doradztwo indywidualne i grupowe dla 3 Centrów Informacji i Wspomagania oraz w NGOBUSie w zakresie prawa, księgowości i marketingu, w wymiarze 6 godzin na 1 CIW. Liczba godzin: 6 godzin na 1 Centrum Informacji i Wspomagania. Łączna liczba godzin doradztwa: 3 Centra Informacji i Wspomagania x 6 godzin doradztwa przez 22 miesiące = 396 godzin doradztwa, średnio po 132 godziny z każdego tematu: a) z zakresu prawa (wpis i zmiany w KRS, jak założyć NGO, statut, bieżąca pomoc prawna itp.) b) z zakresu księgowości ( rozliczanie ZUS i podatków, kadry, płace, rozliczanie dotacji, wnioski o płatność itp.) c) z zakresu marketingu (opracowanie ulotek, plakatów, stron www itp.) Wszystkie CIW są zlokalizowane na terenie Województwa Podkarpackiego. Lokalizacja 3 CIW na terenie województwa podkarpackiego: Przemyśl, Jasło, Lesko. Miejsce świadczenia doradztwa w siedzibie CIW oraz w NGOBUSIE. Doradcy mają znajdować się w siedzibie CIW według wcześniej podanego harmonogramu. Dojazd i koszty dojazdu doradców do siedziby CIW zapewnia Wykonawca. Doradztwo indywidualne z zakresu prawa przewidziane jest dla osób fizycznych maksymalnie 50 osób. Doradztwo grupowe z zakresu prawa, księgowości i marketingu przewidziane jest dla minimum 130 NGO tj. organizacje pozarządowe. NGO i zainteresowane osoby fizyczne będą mogły skorzystać z konsultacji osobiście. Doradca marketingowy opracuje dla każdej zainteresowanej NGO szczegółową propozycję wydatkowania środków w ramach puli rozwojowej. Każda NGO otrzyma od RARR S.A, wsparcie finansowe na zakup zdiagnozowanych przez doradców usług (np. www, plakaty, ulotki, wizytówki, loga). Uwagi ogólne: Godzina doradztwa to 60 minut. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: Organizację, obsługę techniczną, zapewnienie trenerów, nadzór nad osobami prowadzącymi doradztwo, doradztwo merytoryczne z zakresu prawa, księgowości i marketingu. Łączna liczba godzin doradztwa: 3 Centra Informacji i Wspomagania x 6 godzin na miesiąc, doradztwa przez 22 miesiące = 396 godzin doradztwa, średnio po 132 godziny z każdego tematu: a) z zakresu prawa (wpis i zmiany w KRS, jak założyć NGO, statut, bieżąca pomoc prawna itp.) b) z zakresu księgowości ( rozliczanie ZUS i podatków, kadry, płace, rozliczanie dotacji, wnioski o płatność itp.) c) z zakresu marketingu (opracowanie ulotek, plakatów, stron www itp.). Doradztwo indywidualne i grupowe w CIW Przemyśl Wykonanie usługi w zakresie: Doradztwo indywidualne i grupowe dla 1 Centrum Informacji i Wspomagania w Przemyślu oraz dla NGOBUSA w zakresie prawa, księgowości i marketingu, w wymiarze 6 godzin na 1 CIW. Liczba godzin: 6 godzin na miesiąc w 1 Centrum Informacji i Wspomagania. Doradztwo indywidualne i grupowe w CIW Jasło Wykonanie usługi w zakresie: Doradztwo indywidualne i grupowe dla 1 Centrum Informacji i Wspomagania w Jaśle oraz dla NGOBUSA w zakresie prawa, księgowości i marketingu, w wymiarze 6 godzin na 1 CIW.
Strona 3 Liczba godzin: 6 godzin na miesiąc w 1 Centrum Informacji i Wspomagania. Doradztwo indywidualne i grupowe w CIW Lesko Wykonanie usługi w zakresie: Doradztwo indywidualne i grupowe dla 1 Centrum Informacji i Wspomagania w Lesku oraz dla NGOBUSA w zakresie prawa, księgowości i marketingu, w wymiarze 6 godzin na 1 CIW. Liczba godzin: 6 godzin na miesiąc w 1 Centrum Informacji i Wspomagania. 4) Termin realizacji przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia musi być wykonany w całości do 30 kwietnia 2015 r. W miesiącu liczba godzin średnio po 8 godzin z każdego tematu. W miesiącu liczba godzin doradztwa będzie wynikać z zapotrzebowania i według tematów zgłaszanych przez organizacje. 6 godzin w miesiącu na jeden CIW, 2 godziny w CIW, 4 godziny w NGOBUSIE. Dokładne daty doradztwa zostaną podane na 7 dni przed terminem każdego doradztwa. 5) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia Doradztwo indywidualne i grupowe będzie się odbywać w siedzibach 3 CIW oraz w NGOBUSIE wskazanych przez Zamawiającego, miejsca doradztwa zostaną ustalone przez Zamawiającego wg potrzeb zainteresowanych osób. Zamawiający będzie informował Wykonawcę poda szczegółowy harmonogram oraz adresy doradztwa w poszczególnych CIW, planowany termin podania adresów i harmonogramu na tydzień przed rozpoczęciem doradztwa. Lokalizacja 3 CIW na terenie województwa podkarpackiego: Przemyśl, Jasło, Lesko. Doradcy mają znajdować się w siedzibie CIW według wcześniej podanego harmonogramu. Bus będzie znajdował się w jednym z 3 CIW według podanego harmonogramu i w miejscu wskazanym przez organizację. 6) Program Doradztwo indywidualne i grupowe dla CIW ma obejmować tematykę dotyczącą prawa, księgowości oraz marketingu. Liczba godzin na wszystkie w/w tematy - 6 godzin dla jednego CIW, 3 CIW przez 22 miesiące. Na każdy temat po średnio 132 h Liczba dni i godzin doradztwa: 6 godzin dla jednego CIW w 3 CIW (łącznie 396 godzin) 1 godzina doradztwa to 60 minut zegarowych. 7) Zapewnienie doradców Wykonawca musi zapewnić odpowiednią kadrę. Przedmiot zamówienia musi być wykonany przez odpowiednio wykwalifikowane osoby. Minimalne wymogi dotyczące osób, które będą opracowywać programy, materiały szkoleniowe i wykonywać doradztwo.
Strona 4 Doradztwo musi być wykonywane przez co najmniej 9 doświadczonych specjalistów, po 3 ekspertów w każdym CIW, doradców o następujących kwalifikacjach: a) wykształcenie wyższe w stopniu magisterskim, kierunek (jeden z wymienionych): prawo/ ekonomia/ finanse/ bankowość/ rachunkowość/ marketing i zarządzanie b) doświadczenie zawodowe: osoba przeprowadziła co najmniej 100 godzin doradztwa w zakresie zgodnym z tematyką doradztwa, c) znajomość specyfiki działalności NGO. d) udokumentowane doświadczenie w pracy i/lub współpracy organizacji pozarządowej. Każdy z doradców może prowadzić tylko jeden zakres tematyczny doradztwa. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykaz osób przewidzianych do realizacji doradztwa oraz ich CV (wzór CV stanowi załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu) wraz z niezbędnymi dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje i doświadczenie: dyplom ukończenia studiów, referencje, świadectwa pracy, protokół odbioru wykonania usług, umowa + fv+ potwierdzenie przelewu przed zawarciem umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji kwalifikacji poprzez m.in. przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, ocenę kwalifikacji, rozmowę z kandydatem na doradcę. Zamawiający informuje, że CV doradców będzie przekazane do Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej celem akceptacji. W przypadku braku akceptacji Wykonawca wskazuje inną osobę o wymaganych kwalifikacjach. Przedmiot zamówienia może być wykonany tylko przez osoby wykazane przez Wykonawcę w wykazie osób. Zmiana doradców może nastąpić na 30 dni przed planowanym doradztwem. 8) Nadzór nad doradztwem Nadzór prowadzony przez Wykonawcę. a) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia ciągłego nadzoru i kontroli nad realizacją usługi. b) Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach w realizacji usługi, w tym o wypadkach rezygnacji z uczestnictwa w trakcie realizacji usługi, pod rygorem odmowy zapłaty za doradztwo. c) Wykonawca zobowiązany jest do wydruku i stosowania wzorów kart doradczych oraz kart czasu pracy doradców, oznaczeń miejsca prowadzenia doradztwa przekazanych przez Zamawiającego. Zamawiający przedstawi wzory do 2 dni od daty zawarcia umowy. d) Wykonawca zobowiązany jest do składania tygodniowych raportów z wykonanych czynności w ramach niniejszego zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest do przesyłania zamawiającemu drogą elektroniczną na adres wskazany w umowie tygodniowych raportów z wykonanych czynności. Raport musi dotrzeć do zamawiającego w każdy poniedziałek w godzinach 9-12 i obejmować spis, opis czynności, datę ich wykonywania, imię i nazwisko osób fizycznych / doradców które wykonywały czynności, problemy z wykonywaniem przedmiotu zamówienia w tygodniu poprzedzającym przesłanie raportu. e) Wszelkie pisma kierowane do Zamawiającego muszą mieć oznaczenie ze wskazaniem numeru umowy i datą jej zawarcia tj. Dotyczy umowy nr RARR/CES/.../2013 zawartej dnia... Nadzór prowadzony przez Zamawiającego a) Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia Zamawiającemu przeprowadzenia kontroli merytorycznej, w tym przeprowadzenia wszelkich ankiet ewaluacyjnych i oceniających oraz umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji doradztwa w każdej chwili związania umową. b) UWAGA!!!! Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli doradztwa, w tym treści doradztwa przed rozpoczęciem doradztwa i podczas doradztwa oraz dokonania niezapowiedzianej kontroli przebiegu i sposobu prowadzenia doradztwa. Zamawiający zastrzega sobie prawo by podczas doradztwa byli obecni, przysłuchiwali się, kontrolowali treść doradztwa pracownicy
Strona 5 Zamawiającego i/lub Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości merytorycznych w treści doradztwa Zamawiający zastrzega sobie prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Wykonawcy. 9) Dokumentacja z doradztwa Wykonawca jest zobowiązany do wydruku i do prowadzenia dokumentacji doradczej, oddzielnie dla każdej osoby fizycznej i każdej NGO oraz jej oznakowania zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, w tym: a) kart doradczych za każdy dzień doradztwa osoby fizycznej i w 1 (słownie jednej) NGO, podpisanych przez uczestników doradztwa i doradcę. b) kart czasu pracy doradcy, które będą zawierać wymiar godzin, tematykę doradztwa oraz podpisy osób prowadzących dany rodzaj doradztwa oraz dodatkowe informacje, w tym wizyty kontrolne. Karta powinna być uzupełniana na bieżąco po każdym dniu doradztwa. Każdy doradca prowadzi oddzielnie swoją kartę czasu pracy. Wzory ww. dokumentów będą przekazane Wykonawcy w terminie do 2 dni od daty zawarcia umowy. W przypadku braku obecności na doradztwie Wykonawca zobowiązany jest natychmiast informować o tym Zamawiającego. Zabrania się korektorowania ww. dokumentów, dopuszczalne są jedynie przekreślenia ewentualnych pomyłek pisarskich. Dokumentacja przekazywana Zamawiającemu potwierdzająca wykonanie usługi: a) Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu w terminie do 3 dni po zakończeniu całości doradztwa indywidualnego dokumentacji obejmującej: - oryginały kart doradczych oraz ich kopii uczestnikom projektu jako potwierdzenie wykonania usługi doradczej, - oryginały kart czasu pracy doradcy. b) Potwierdzeniem dostarczenia dokumentów jest protokół ich odbioru zawierający numer umowy, nazwę, datę doradztwa, datę przekazania dokumentów, nazwę/opis dokumentu, wskazanie osób przekazujących i odbierających, podpisy osób. 10) Sposób rozliczenia, płatności a) Wynagrodzenie za zrealizowaną usługę będzie płatne za liczbę godzin zrealizowanego doradztwa. Czas dojazdu doradcy do organizacji nie będzie wliczany do czasu pracy doradcy. b) Podstawą wystawienia faktury jest przekazanie dokumentów i protokołu potwierdzającego wykonanie doradztwa (protokołu odbioru usługi), podpisanego przez pracownika Centrum Ekonomii Społecznej RARR S.A. c) Wynagrodzenie płatne przelewem, w terminie do 30 dni od otrzymania faktury przez Zamawiającego. d) Fakturowanie i płatność za wykonane usługi raz w miesiącu po zakończeniu każdego miesiąca. 11) Ochrona danych osobowych. a) Zamawiający upoważni Wykonawcę do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu pn.: NGO sprawne jak mało kto. Projekt wsparcia sektora organizacji pozarządowych w województwie podkarpackim b) Dane osobowe mogą być przetwarzane przez Wykonawcę jedynie w celu udzielenia doradztwa, ewaluacji, monitoringu i sprawozdawczości w ramach projektu pn.: NGO sprawne jak mało kto. Projekt wsparcia sektora organizacji pozarządowych w województwie podkarpackim.
Strona 6 c) Przy przetwarzaniu danych osobowych Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). d) Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków służących zachowaniu przez pracowników mających dostęp do powierzonych danych osobowych, danych osobowych w poufności. e) Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu. 12) Prawa autorskie. Wykonawca jest zobowiązany do przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach realizacji doradztwa na rzecz Zamawiającego, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Zamawiającego na korzystanie z ww. utworów. 13) Kody CPV. 79100000-5 Usługi prawnicze 79140000-7 Doradztwo prawne i usługi informacyjne 79111000-5 Usługi w zakresie doradztwa prawnego 72221000-0 Usługi doradcze w zakresie analizy biznesowej 72224000-1 Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem 79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne 79410000-1 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania 79411000-8 Ogólne usługi doradcze w zakresie zarządzania 79411100-9 Usługi doradcze w zakresie rozwoju działalności gospodarczej 79412000-5 Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami 79414000-9 Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi 85312320-8 Usługi doradztwa 14) Zakres, który zapewnia Zamawiający W terminie do 2 dni od daty zawarcia umowy Zamawiający przekaże wykonawcy: a) wzory kart doradczych b) wzór karty czasu pracy doradcy, c) wzory oznakowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi logotypami PO KL i UE oraz logotyp projektu pn.: NGO sprawne jak mało kto. Projekt wsparcia sektora organizacji pozarządowych w województwie podkarpackim d) wzór oznaczenia miejsca prowadzenia doradztwa. 15) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Strona 7 Załącznik nr 1 do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wzór CV doradcy. 1. Nazwisko: 2. Imię: 3. Data urodzenia: 4. Wykształcenie: Curriculum vitae Nazwa uczelni; ośrodka szkoleniowego oraz data ukończenia Uzyskany stopień lub dyplom 5. Języki obce: (od 1 do 5 (1 = bardzo dobrze; 5 = słabo)) Język Czytanie Mowa Pismo 6. Członkostwo w organizacjach zawodowych: 7. Inne umiejętności: 8. Doświadczenie zawodowe : Data Miejscowość Firma Stanowisko Opis obowiązków: Data Miejscowość Firma Stanowisko Opis obowiązków: Data Miejscowość Firma Stanowisko Opis obowiązków: 9. Inne informacje: ------------------------------ (czytelny podpis)