PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Starym Polu w dniu 7 lutego 2013 r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Katarzyna Dańczyszyn inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 16/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r. przewodnicząca zespołu 2. Alicja Szwaj starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 17/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r. 3. Ewa Sobczyk starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 18/2013 z dnia 15 stycznia 2013 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji rządowego programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania w 2012 roku. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.), Ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego ( Dz. U. Nr 27, poz. 138), 1
Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 12 stycznia 2013 r., znak: PS.II.431.2.3.2013.KD (zał. nr 1) Podstawa przeprowadzenia kontroli: Upoważnienia nr 16/2013, nr 17/2013, nr 18/2013 z dnia 15 października 2013 r., (zał. nr 2, nr 3 i 4). Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: Programie należy przez to rozumieć: Rządowy program wieloletni Pomoc państwa w zakresie dożywiania, Ośrodku należy przez to rozumieć: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Starym Polu, Kierowniku należy przez to rozumieć: Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Starym Polu. Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Ośrodka, 2) poprawność realizacji Programu w tym: populacja objęta dożywianiem, baza żywieniowa, prowadzenie dokumentacji, zasadność przyznawania świadczeń w ramach Programu, prawidłowość wydawanych decyzji, 3) wydatki na realizację Programu w tym: wykorzystanie dotacji celowej z budżetu państwa, 4) współpraca z podmiotami uczestniczącymi w realizacji Programu. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Barbara Żołędziewska - kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Starym Polu. 2
II. Ustalenia kontrolne Ad.1 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Starym Polu jest jednostką organizacyjną Gminy Stare Pole, funkcjonuje na mocy Uchwały Nr X/52/90 Gminnej Rady Narodowej w Starym Polu z dnia 7 kwietnia 1990 r. w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Starym Polu. (zał. nr 5). Statut Ośrodka został nadany w oparciu o Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Naczelnika Gminy z dnia 25 maja 1990 r. (zał. Nr 6). W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Na dzień kontroli aktualnie obowiązujący statut został wprowadzony Uchwałą Nr XIII/119/12 Rady Gminy Stare Pole z dnia 27 czerwca 2012 roku. (zał. Nr 7). Strukturę organizacyjną Ośrodka, szczegółowy zakres zadań, działalności oraz obowiązki i zakres działania pracowników określa Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Starym Polu na dzień kontroli aktualny wprowadzony Zarządzeniem Nr 2/2012 z dnia 27 czerwca 2012 r. (zał. nr 8). W oparciu o art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej Wójt Gminy Stare Pole upoważnił kierownika Ośrodka do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. (zał. nr 9). W trakcie kontroli ustalono, że Ośrodek w 2012 roku zatrudniał 5 pracowników, w tym: 1) kierownik - Barbara Żołędziewska powołana na stanowisko Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej przez Naczelnika Gminy Stare Pole dnia 25 maja 1990 r. ( zał. nr 10) Posiada wykształcenie wyższe magisterskie (ukończyła w 2001 r. Bałtycką Wyższą Szkołę Humanistyczną w Koszalinie, Wydział: administracja, kierunek: administracja w zakresie administracji publicznej), oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej ukończoną w 2001 r. na Uniwersytecie Gdańskim Wydział Nauk Społecznych w Gdańsku, zatem spełnia kwalifikację określone w art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ( tj. z 2009 r. Dz. U. Nr 175, poz. 1362 ze zm.) (zał. nr 11), 2) starszy specjalista pracy socjalnej, posiada wykształcenie wyższe (Pomorska Akademia Pedagogiczna w Słupsku, Wydział: edukacyjno-filozoficzny, kierunek: 3
pedagogika, specjalność: pedagogika kierowania i zarządzania oświatą - rok ukończenia 2004) uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej ukończoną w 2009 r. na Uniwersytecie Gdańskim Wydział Nauk Społecznych w Gdańsku (zał. Nr 12), 3) specjalista pracy socjalnej, posiada wykształcenie policealne (Medyczne Studium Zawodowe im. Mikołaja Kopernika w Toruniu w zawodzie pracownik socjalny o specjalności pracownik socjalny - rok ukończenia 1993) uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej oraz specjalizację I stopnia w zawodzie pracownik socjalny rok ukończenia 2007 r. (zał. Nr 13), 4) starszy pracownik socjalny, posiada wykształcenie wyższe (Pomorska Akademia Pedagogiczna w Słupsku, Wydział: edukacyjno-filozoficzny, kierunek: pedagogika, specjalność: pedagogika opiekuńczo-wychowawcza i praca socjalna - rok ukończenia 2005) uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 14), 5) księgowy, posiada wykształcenie policealne Pracownicy ośrodka mają możliwość korzystania z porad radcy prawnego zatrudnionego w Urzędzie Gminy. Ośrodek mieści się na I piętrze w budynku Urzędu Gminy w Starym Polu przy ul. Marynarki Wojennej, gdzie zajmuje 5 pomieszczeń. Warunki lokalowe są wystarczające na potrzeby ośrodka. Z informacji uzyskanej od Kierownika wynika, iż w niedługim czasie otrzymają dodatkowe pomieszczenia po zlikwidowanym posterunku Policji. Z racji tego, iż siedziba ośrodka zajmuje I piętro pomieszczenia nie są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, jednak gdy zachodzi taka potrzeba na parterze budynku znajduje się specjalny dzwonek, za pomocą którego klient może wezwać pracownika. 4
Ośrodek czynny jest: od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do 15.30 Wypłata świadczeń pieniężnych realizowana jest w Banku Spółdzielczym w Starym Polu oraz przelewem na indywidualne konta klientów. Korespondencja wychodząca z Ośrodka podpisywana jest przez kierownika upoważnionego przez Wójta Gminy Starym Polu. W czasie przeprowadzania czynności kontrolnych ustalono, iż na 1 zatrudnionego pracownika socjalnego przypada 1 568 mieszkańców, tym samym spełniony jest wymóg określony w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej zgodnie, z którym Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2000 mieszkańców. Pracownicy socjalni na dojazdy do oddalonych środowisk korzystają z prywatnych samochodów otrzymując ryczałt samochodowy. Ponadto, do dyspozycji jest samochód ośrodka zdrowia. Ludność gminy Stare Pole w 2011 roku wynosiła 4 705 mieszkańców. Stopa bezrobocia (stosunek liczby osób bezrobotnych do liczby ludności aktywnej ekonomicznie) w powiecie malborskim jest znaczna i wg stanu na koniec roku 2011 kształtowała się na poziomie 24,6 %. Głównymi problemami społecznymi w ramach, których udzielana jest pomoc to: bezrobocie, ubóstwo, niepełnosprawność, długotrwała choroba. Ad.2 W okresie objętym kontrolą Ośrodek realizował zadania w oparciu o zapisy ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, którego celem jest: wsparcie gmin w wypełnianiu zadań własnych o charakterze obowiązkowym w zakresie dożywiania dzieci oraz zapewnienie posiłku osobom jego pozbawionym ze szczególnym uwzględnieniem osób z terenów dotkniętych wysokim bezrobociem i ze środowisk wiejskich, długofalowe działanie w zakresie poprawy zdrowia dzieci i młodzieży poprzez ograniczanie zjawiska niedożywienia, upowszechnienie zdrowego stylu życia, 5
poprawa poziomu życia osób i rodzin o niskich dochodach, rozwój bazy żywieniowej ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb dzieci i młodzieży. Zgodnie z art. 3 ww. ustawy w ramach Programu realizowane są działania dotyczące w szczególności zapewnienia pomocy, w formie gorącego posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych dzieciom do lat 7, uczniom do ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej oraz osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej w szczególności osobom samotnym, w podeszłym wieku, chorym lub niepełnosprawnym. Natomiast zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji Programu doprecyzowały sposób realizacji pomocy w formie świadczenia pieniężnego określając, że pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup żywności, w tym dla dzieci i młodzieży w placówkach, a także pomocy w formie świadczenia rzeczowego, jest przyznawana w przypadku braku możliwości zapewnienia gorącego posiłku lub gdy przyznanie pomocy w formie posiłku byłoby nie uzasadnione z uwagi na sytuację osobistą lub rodzinną. Należy zwrócić szczególną uwagę, że podstawowym celem Programu jest m.in. upowszechnienie zdrowego stylu żywienia oraz prowadzenie działań zmierzających do zwiększenia liczby wydawanych gorących posiłków w formie obiadu. Zgodnie z art. 5 ustawy o ustanowieniu Programu, beneficjentami pomocy w zakresie dożywiania mogą być osoby, których dochód nie przekracza 150% kryterium dochodowego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 1 ustawy o pomocy społecznej. W trakcie kontroli stwierdzono, że Rada Gminy Stare Pole nie wykorzystała ustawowej możliwości wynikającej z zapisów art. 5 ust. 2 ustawy o ustanowieniu Programu i nie podjęła uchwały w oparciu, o którą można byłoby podwyższyć kryterium dochodowe określone w art. 8 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Podwyższenie kryterium dochodowego przy przyznawaniu tej formy pomocy sprzyjałoby zwiększaniu kręgu odbiorców pomocy. Ma to szczególne znaczenie w grupie dzieci, wśród których można byłoby skuteczniej realizować wszystkie cele Programu, wykraczające poza standardową pomoc społeczną. W ramach Programu w 2011 roku ogółem skorzystały 267 osoby w tym: 52 dzieci do 7 roku życia, 140 uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych, 6
75 pozostałe osoby otrzymujące pomoc na podstawie art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Stwierdzono, że Ośrodek realizując Program stosował dwie formy pomocy; tj. pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup posiłku lub żywności oraz pomoc w formie posiłku. Na podstawie skontrolowanych dokumentów ustalono, że główną formą pomocy w ramach Programu był zasiłek celowy przyznany 123 osobom, w tym; 16 dzieciom do 7 roku życia, 32 uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej i 75 pozostałym osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Pomoc w formie dożywiania realizowana była w placówkach na terenie gminy tj: 1) Zespole Szkół Publicznych w Starym Polu, 2) Przedszkolu Publicznym w Starym Polu. Programem objęto również dzieci uczęszczające do szkół poza terenem gminy Stare Pole: - w Specjalnym Ośrodku szkolno-wychowawczym w Uśnicach, - w Specjalnym Ośrodku szkolno-wychowawczym im. Marii grzegorzewskiej 82 w Malborku. (zał. nr 15,16). Z podmiotami z poza obszaru gminy realizującymi dożywianie Ośrodek zawierał umowy. Należności za wydane posiłki płacone były przelewem, w terminie określonym w umowie, na podstawie przedkładanych przez szkoły rachunków/faktur wraz z załączonymi imiennymi wykazami dzieci i ilością wydawanych posiłków, potwierdzonymi przez dyrektorów szkół. Pomoc w formie dożywiania przyznawana była najczęściej na wniosek rodziców składany bezpośrednio do Ośrodka, dyrektorów placówek oświatowych oraz pracowników socjalnych. Pomoc przyznawana była na rok budżetowy zgodnie z planem finansowym. Kontrola wykazała, iż w okresie objętym kontrolą, dzieciom z terenu Stare Pole zapewniono dożywianie w postaci gorących posiłków zgodnie z zasadami prawidłowego 7
żywienia, a tym samym z celem Programu. Posiłki wydawane było dzieciom na szkolnej stołówce w dni trwania nauki w szkole. W trakcie kontroli ustalono, iż Ośrodek rozważał możliwość dożywiania dzieci i uczniów w okresie wakacji i ferii, co powinno mieć miejsce m.in. w świetle zapisu art.2 pkt. 2 ustawy z dnia z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, jednak z racji tego, iż w okresie dni wolnych od nauki nie pracowały szkoły, a tym samym stołówki nie było to technicznie możliwe. Skontrolowano następujące losowo wybrane akta osób i rodzin, którym w kontrolowanym okresie decyzjami administracyjnymi przyznano pomoc w formie dożywiania w przedszkolu, szkole oraz przyznano świadczenia w formie zasiłku celowego na zakup żywności w ramach Programu: (zał. nr 21) 1. GOPS.290500.000116.09.2012 2. GOPS.290500.000138.09.2012 3. GOPS.290500.000175.09.2012 4. GOPS.290500.000137.09.2012 5. GOPS.290500.000341.11.2012 6. GOPS.290500.000163.09.2012 7. GOPS.290500.000110.09.2012 8. GOPS.290500.000299.10.2012 9. GOPS.290500.000170.09.2012 10. GOPS.290500.000117.09.2012 11. GOPS.290500.000336.11.2012 12. GOPS.290500.000442.11.2012 13. GOPS.290500.000388.11.2012 14. GOPS.290500.000396.11.2012 15. GOPS.290500.000351.11.2012 16. GOPS.290500.000400.11.2012 17. GOPS.290500.000180.11.2012 8
Na podstawie analizy akt osobowych podopiecznych ustalono, że po złożeniu przez zainteresowanych stosownych wniosków, pracownicy Ośrodka przeprowadzali wywiady środowiskowe, na podstawie których wydawano decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku, zasiłku celowego i pomocy rzeczowej. W dokumentacji znajdowały się dokumenty potwierdzające sytuację bytową i zdrowotną. Ponadto stwierdzono, ze osoby otrzymujące pomoc spełniały wymagane przepisami kryterium dochodowe co potwierdzały zgromadzone w aktach dokumenty (zaświadczenia o dochodach, oświadczenia majątkowe, odcinki potwierdzające wysokość renty lub emerytury, zaświadczenia z PUP itp.). Kwalifikacja świadczeń była właściwa. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były w miejscu zamieszkania klienta. Treść wywiadów pełna, zawierała opis sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej rodziny oraz ustalony plan pomocy przez pracownika socjalnego i wnioskującego, potwierdzony własnoręcznym podpisem klienta. W wywiadach znajduje się również zatwierdzony przez kierownika Ośrodka plan pomocy w oparciu, o który podjęte zostały decyzje dotyczące przyznania świadczeń w ramach Programu. W wyniku kontroli stwierdzono, że wydawane decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku lub zasiłku celowego zawierały aktualną podstawę prawną, pouczenie o możliwości wniesienia odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej klienta. Uzasadnienie decyzji było pełne pod względem formalno prawnym. Art. 109 1 Kpa stanowi, ze decyzję doręcza się stronom na piśmie. Ustalono, iż decyzje administracyjne w sprawie przyznania pomocy w ramach Programu w większości przypadków odbierane były przez świadczeniobiorców osobiście w aktach wskazana była data i podpis potwierdzającego jej odbiór. Ad.3 W roku 2011 koszt Programu ogółem w gminie wyniósł 82 219 zł W ramach dotacji celowej Ośrodek otrzymał kwotę w wysokości 48 531 zł zgodnie z Porozumieniem zawartym w dniu 25 stycznia 2011 r. pomiędzy Wojewodą Pomorskim a Wójtem Gminy Stare Pole w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania otrzymana dotacja została wykorzystana 100%. W ramach środków własnych gmina przeznaczyła na ten cel kwotę 33 688 zł, co stanowiło 40% udziału własnego. 9
Czynności związane z opłacaniem posiłków regulowano zgodnie z zawartymi umowami. Szkoła i przedszkole zobowiązane były przygotowywać i wydawać gorące posiłki wg sporządzonych list dzieci zakwalifikowanych do przyznania posiłków na określony termin. Placówki wystawiały miesięcznie fakturę bądź rachunek obejmujący wartość posiłków oraz liczbę dzieci, oraz ilość dni żywieniowych za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie, którego Ośrodek dokonywał przelewu. Ad. 4 Realizując założenia i cele Programu, Ośrodek współpracował z Zespołem Szkół Publicznych w Starym Polu i Przedszkolem Publicznym w Starym Polu, obie placówki dysponują bazą niezbędną do prowadzenia dożywiania dzieci. Uznać należy, iż Ośrodek dokłada wszelkich starań, aby zgodnie z Programem ograniczyć zjawisko niedożywiania dzieci i młodzieży udzielając świadczeń pieniężnych na zakup żywności co w efekcie pozwoliło zabezpieczyć podstawowe potrzeby tej grupy odbiorców na terenie gminy. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: Przeprowadzona kontrola nie stwierdziła nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznawania świadczeń. Reasumując, dokumentacja w Ośrodku prowadzona jest w sposób prawidłowy nie budzący zastrzeżeń i zgodny z obowiązującymi przepisami. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji pod pozycją nr 8/2013. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownikowi kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przed podpisaniem protokołu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole - w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje również prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, 10
z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do odmowy. Stare Pole, dnia....2013 r. Kontrolujący: Kierownik jednostki kontrolowanej: Barbara Żołędziewska Katarzyna Dańczyszyn Kontrolujący: Alicja Szwaj Kontrolujący: Ewa Sobczyk Sporządzono: Gdańsk, dnia 15 lutego 2013 r. 11