Zapytanie ofertowe nr 1/3../RPOWM z dnia 3.07.017, 3.07.017 Dotyczy: Usługi rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz dostawy biletów lotniczych na potrzeby wyjazdów zagranicznych. Kod CPV: 63500000-4: Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej Usługi rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych oraz dostawy biletów planowane są w związku z realizacją projektu Rozwój aktywności Ecovis Milczarek i Wspólnicy Kancelaria Prawna sp. k na rynkach zagranicznych, rekomendowanego do dofinansowania w ramach Działania 3. Internacjonalizacja MŚP, Typ projektów: Internacjonalizacja przedsiębiorstw poprzez wzrost eksportu towarów i usług, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 014-00. 1. NAZWA I DANE ZAMAWIAJĄCEGO Ecovis Milczarek i Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa. (dalej: Zamawiający, Zleceniodawca, Spółka ) ul. Belwederska 9a/5, 00-761, NIP: 5531457; REGON: 017494546. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa podróży dokonywanych w ramach projektu pt. Rozwój aktywności Ecovis Milczarek i Wspólnicy Kancelaria Prawna sp. k na rynkach zagranicznych, obejmująca: a. Rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych na trasach zagranicznych z uwzględnieniem biletów od tzw. tanich przewoźników oraz związane z tym usługi, b. Rezerwację i sprzedaż miejsc hotelowych za granicą wraz z prowadzeniem wszystkich związanych z tym formalności. Zamówienie obejmuje realizację ww. usług i dostaw w związku z następującymi planowanymi w ramach projektu misjami gospodarczymi. Lp. Nazwa wydarzenia Termin Trasa przelotu Liczba osób 1.. 3. 4. 5. Nordic Business Formum 017 Nordic Business Formum 018 Regional Partners Meeting - Luksemburg German Partners Meeting 017 German Partners Meeting 018 1-4 październik 017 Październik 018 (trzy noclegi) 3-6 maja 018 8-30 września 017 Wrzesień 018 (trzy noclegi) -Helsinki- -Helsinki- - Luksemburg- -Niemcy (Frankfurt lub Monachium) - -Niemcy (Frankfurt lub 1 1
6. 7. 8. International Partners Meeting Lizbona 017 International Partners Meeting Nowy Jork 018 Regional Partners Meeting Asia 018 5-9 października 017 4-8 października 018 15-0 maja 018 Monachium) - -Lizbona- -Nowy Jork- -Hanoi- 1 Przedmiot zamówienia realizowany będzie na podstawie zleceń Zamawiającego, w okresie od dnia podpisania umowy do 01 grudnia 018 lub do wyczerpania kwoty łącznej ceny brutto wskazanej w ofercie Wykonawcy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej. Zamawiający podkreśla, że podana w zapytaniu ofertowym ilość poszczególnych usług ma charakter wyłącznie szacunkowy. Zamawiający nie ma obowiązku wykorzystania oszacowanej ilości poszczególnych usług oraz kwoty wskazanej w ofercie. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania tych ilości do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego tzn. zmniejszenia lub zwiększenia ich ilości w ramach ww. kwoty. Zamawiający deklaruje wykorzystanie min. 75 % kwoty zamówienia. Zamówienia biletów lotniczych będą obejmowały sprzedaż biletów tam i z powrotem. Zamawiający zastrzega możliwość zakupu biletu w jedną stronę. Zamówienie dotyczy biletów w klasie ekonomicznej, lub w przypadku braku takiej możliwości w innej klasie oferowanej przez przewoźnika po uzyskaniu zgody Zamawiającego. W przypadku rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych Zamawiający wymaga, aby każdy zaproponowany hotel posiadał standard co najmniej trzygwiazdkowy (w rozumieniu ustawy z dnia 9 sierpnia 1997 roku o usługach turystycznych. t.j. Dz. U. z 016 r., poz. 187 z późn. zm.) lub odpowiednika w danym kraju. Wycena w ramach przedmiotowego zapytania dotyczy rezerwacji i sprzedaży miejsc w pokojach jednoosobowych. 3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki podmiotowe w zakresie możliwości realizacji zamówienia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, posiadania wiedzy i doświadczenia. Wykonawca powinien przedstawić opis posiadanego doświadczenia wraz z załączonymi referencjami lub innymi dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie zamówień o zbliżonej wartości w okresie ostatnich 3 lat. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Oferenta, a Zleceniodawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o braku ww. powiązań sporządzone w oparciu o wzór stanowiący Załącznik nr 1 do przedmiotowego zapytania. 4. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od 15 lipca 017 r. do 01 grudnia 018 r. 5. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6. ZAWARTOŚĆ OFERTY Oferta powinna zawierać co najmniej następujące elementy: pełne dane identyfikujące Oferenta (nazwa, adres, nr NIP, nr KRS/EDG), datę przygotowania oferty, zakres i szczegółowy opis oferowanych w ramach oferty usług, cenę całkowitą netto i brutto, warunki i termin płatności, datę/okres realizacji przedmiotu oferty, dane osoby do kontaktu (imię nazwisko, numer telefonu, adres e-mail), podpis osoby upoważnionej do wystawienia oferty, oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, sporządzone wg. wzoru przedstawionego w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. 7. ZAMÓWIENIA UZUPEŁNIAJĄCE I DODATKOWE Zleceniodawca zastrzega możliwość udzielenia wybranemu w wyniku przeprowadzonej procedury wyboru wykonawcy zamówienia uzupełniającego w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonego w umowie zawartej z wykonawcą. Przedmiot zamówienia uzupełniającego będzie zgodny z przedmiotem zamówienia podstawowego. 8. WARUNKI ZMIANY UMOWY Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany zakresu umowy zawartej z podmiotem wybranym w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia z następujących powodów: uzasadnionych zmian w zakresie sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Oferenta, okoliczności siły wyższej,
zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy, otrzymania decyzji jednostki finansującej projekt zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których zamawiający zostanie zobowiązany. 9. KRYTERIA OCENY OFERT l.p. Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Maksymalna liczba punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 1. Cena brutto 80% 80 pkt Liczba punktów = Cn/Cb x 80 gdzie: - Cn najniższa cena spośród wszystkich ofert nie odrzuconych - Cb cena oferty badanej - 80 wskaźnik stały. Termin płatności 10% 10 pkt Ocena ofert dla tego kryterium odbędzie się według poniższych zasad: Oferta o najdłuższym terminie płatności otrzyma największą ilość punktów, pozostałe oferty proporcjonalnie mniej. Ilość punktów Zamawiający obliczy wedle działania: Pi (T) = (Ti/T max) * Max T Pi (T) liczba punktów, jakie otrzyma oferta badana i za kryterium Termin płatności ; Ti termin płatności oferty badanej i ; T max najdłuższy termin płatności spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; - Max T- maksymalna liczba punków, jakie może otrzymać oferta za kryterium Termin płatności. 3. Rozwiązania przyjazne środowisku 10% 10 pkt. Dostawy i usługi w ramach będą wybierane w oparciu o wybór ofert najbardziej korzystnych pod względem gospodarczym i zarazem najbardziej korzystnych gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko (np. poprzez
ograniczenie stosowania materiałów drukowanych etc.). Ocena ofert dla tego kryterium odbędzie się według poniższych zasad: a) w przypadku udowodnienia przez Wykonawcę, że oferowana usługa/ dostawa uwzględnia rozwiązania przyjazne środowisku, Zamawiający przyznaje Wykonawcy 10 pkt. b) w przypadku braku udowodnienia przez Wykonawcę, że oferowana usługa/dostawa uwzględnia rozwiązania przyjazne środowisku, Zamawiający przyznaje Wykonawcy 0 pkt. Oceny ofert będzie dokonywała komisja. Zamawiający może żądać udzielania przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz dokonać poprawek oczywistych pomyłek w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawców. W trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty Komisja kierować się będzie następującymi kryteriami: Nr kryt. Opis kryteriów oceny Znaczenie 1 Cena brutto 80% Termin płatności 10% 4 Rozwiązania przyjazne środowisku 10% Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tych kryteriów może uzyskać maksimum 100 pkt. Za najkorzystniejszą uznana zostanie ta oferta, która uzyska największą liczbę punktów. 10. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Ofertę należy złożyć do dnia 1.07.017 w wersji papierowej poprzez przesłanie dokumentów lub ich złożenie w siedzibie firmy: Ecovis Milczarek i Wspólnicy Kancelaria Prawna Spółka Komandytowa ul. Belwederska 9a/5, 00-761, Dopuszczalne jest złożenie oferty elektronicznej w wersji elektronicznej poprzez przesłanie jej na adres mailowy: nikodem.multan@ecovis.pl Oferta musi wpłynąć do siedziby Spółki lub na wskazany adres mailowy w terminie określonym w zapytaniu ofertowym. Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. 11. DODATKOWE INFORMACJE Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania postępowania w dowolnym terminie bez podania przyczyny lub uprzedniego poinformowania Oferentów.
Szczegółowych informacji na temat przedmiotu i warunków zamówienia udziela: Pan Nikodem Multan: nikodem.multan@ecovis.pl, tel. 609 137 896. Niniejsze zapytanie ofertowe zostało umieszczone na stronie https://www.ecovis.com/pl/pl/ w zakładce Aktualności z Polski oraz w siedzibie Spółki na tablicy ogłoszeń przy ul. Belwederskiej 9a/5, 00-761.