Jesteś Członkiem Stowarzyszenia ESN Polska? Warto to wiedzieć! Spotkanie Delegatów w Lublinie przyniosło wiele zmian w strukturze Stowarzyszenia. Przed Wami kilka stron wyjaśniających co uległo zmianie, z jakiej struktury przechodzimy na jaką i co nas czeka w przyszłym roku. STAN AKTUALNY 2011/2012
Władza uchwałodawcza w Stowarzyszeniu Walne Zebranie Delegatów Najważniejsze decyzję w Stowarzyszeniu, tj. dokonywanie zmian w strukturze Stowarzyszenia, powoływanie lub odwoływanie członków Zarządu oraz przyjmowanie budżetu Stowarzyszenia pełni ciało kolegialne złożone z delegatów sekcji ESN z całej Polski. Delegaci podejmują decyzję podczas Walnych Zebrań Delegatów, które odbywają się kilka razy do roku (Spotkanie Delegatów, National Platform). Ostatnie Spotkanie Delegatów było w marcu w Lublinie, a kolejne będzie podczas NP w maju w Gdańsku. Władza wykonawcza w Stowarzyszeniu Zarząd Stowarzyszenia ESN Polska Tak wygląda obecny skład Zarządu Stowarzyszenia ESN Polska: Przewodniczący, Członek Zarządu ds. Kontaktów Międzynarodowych (NR National Represenative), Członek Zarządu ds. Finansów, Członek Zarządu ds. Promocji (PR Public Relations), Członek Zarządu ds. Zasobów Ludzkich (HR Human Resources), Członek Zarządu ds. Organizacji. Funkcję tę pełnią odpowiednio: Artur Koziński, Julia Trawińska, Krzysztof Adam-Motyka, Iga Nowak, wakat na stanowisku HR, Anna Murawska. Ponadto Zarząd Stowarzyszenia ma dwóch doradców, którzy koordynują powierzone im zadania, jak również konsultują je stale z członkami zarządu. Funkcje Doradcy Zarządu ds. Projektów Ogólnopolskich pełni Michał Piórkowski, a Przewodniczącą Komitetu HR jest Anna Seweryn. Koordynatorzy ogólnopolscy (KO) Koordynatorzy Ogólnopolscy wykonują określone zadania, opisane w uchwałach Zarządu Stowarzyszenia ESN Polska. Powoływani są przez Zarząd Stowarzyszenia, który swoją decyzję opiera na podstawie nadesłanych zgłoszeń od członków Stowarzyszenia ESN Polska. Każdy koordynator współpracuje i podlega pod określonego członka Zarządu Stowarzyszenia ESN Polska (wykres). Obecnie w Stowarzyszeniu działa: KO ESN Discover Europe, KO ds. Konferencji, KO SocialErasmus, KO ESNcard, KO ds. Kontaktu z PROM (Polska Rada Organizacji KO ESN Like!, Młodzieżowych), KO Grupy Prawnej, KO ds. Stron internetowych, KO Grupy Proofreadingowej, Webmaster. Odpowiednio funkcję KO pełnią: Karol Ślusarski (w skład OC projektu wchodzą również: Krzysztof Gawęda (zastępca), Joanna Wakuluk (PR), Aleksandra Wrzosek (finansista)), Mateusz Rokita (w skład OC projektu wchodzą: Marlena Stasiak (zastępca), Adam Smoliński (PR), Robert Wiśniewski (Finansista)), Magdalena Dudek, Aleksandra Wrzosek, Agnieszka Lasota, Anna Kasperek, Justyna Gójska, Anna Burtan, Joanna Staniszewska, Andrzej Retel, Robert Wiśniewski. KO ds. Szkoleń,
Grupy Stowarzyszenia ESN Polska W Stowarzyszeniu ESN Polska funkcjonują obecnie grupy, skupiające osoby zainteresowane określoną tematyką. Grupy opiniodawczo-kontrolne składają się z większej ilości członków ESN (np. grupa PR ze wszystkich PR ów lokalnych oraz członków Komitetu PR). Uczestnicy grup dyskutują, dzielą się doświadczeniami lub pomysłami. Natomiast grupy wykonawcze (komitety) składają się z mniejszej ilości osób (około 5-10), w skład których wchodzą członkowie ESN. Oni również dyskutują i omawiają konkretne i sprecyzowane propozycje zmian. Jednak członkowie grupy (komitetu) dostają określone zadania do wykonania od przewodniczących tych grup lub zadania, które zostaną wspólnie uzgodnione. Każda grupa podlega pod określonego członka Zarządu lub Koordynatora Ogólnopolskiego. Obecnie funkcjonują: Grupa PR (opiniodawczo-doradcza), Komitet PR (wykonawcza), Grupa HR (opiniodawczo-doradcza), Komitet HR (wykonawcza), Grupa Przewodniczących sekcji ESN (opiniodawczo-doradcza), Grupy projektowe (wykonawcze): DE, ESN Olympics, SocialErasmus, National Event, etc. Władza kontrolna w Stowarzyszeniu Komisja Rewizyjna Kontrolę nad działaniami Zarządu pełni Komisja Rewizyjna. Jest to organ Stowarzyszenia sprawdzający m.in. czy poszczególni członkowie Zarządu wypełniają swoje obowiązki, czy nie naruszają prawa wewnętrznego Stowarzyszenia. Ponadto członkowie Komisji Rewizyjnej mają wgląd we wszystkie dokumenty Stowarzyszenia tj. uchwały Zarządu czy umowy podpisywane przez Zarząd z osobami trzecimi. Komisja Rewizyjna opiniuje również sprawozdanie finansowe kończącego kadencję Zarządu, jak również przedstawia swoją opinię na temat pracy poszczególnych członków Zarządu podczas przyzwania im absolutoriów przez delegatów. W skład KR wchodzi: Przewodniczący oraz dwóch członków KR. Obecny skład komisji wygląda następująco: 3x Piotrek Sosnowski, Szczotka, Grudniewski
NOWA STRUKTURA STOWARZYSZENIA ESN POLSKA Przewodniczący Finanse PM NR Vice DE OLYMPICS CARD SE FR HR PR OC OC OC OC Komitet Komitet Komitet Komitet Zarząd Przewodniczący grupy roboczej Grupy robocze
Władza uchwałodawcza w Stowarzyszeniu Walne Zebranie Delegatów Oczywiście zgodnie z nową strukturą, nadal największą władzę mają delegaci sekcji spotykający się i podejmujący wiążące decyzje dla Zarządu i Stowarzyszenia na Walnych Zebraniach Delegatów. Władza wykonawcza w Stowarzyszeniu Zarząd Stowarzyszenia Podczas National Platform w Gdańsku (17-20.05.2012) już nie będziemy wybierać Członków Zarządu ds. Promocji, ds. Zasobów Ludzkich czy Organizacji. Sześcioosobowa struktura zmieni się na pięcioosobową strukturę Zarządu. Pojawią się nowe funkcje: Vice Przewodniczący (łączący w sobie dotychczasowe funkcje zarezerwowane dla PR a i HR a) oraz Project Manager (który przejmie obowiązki dotychczasowego Doradcy Zarządu ds. Projektów Ogólnopolskich. Szczegółowe obowiązki członków Zarządu znajdują się w regulaminie, poniżej, natomiast przedstawiamy ich zarys. Przewodniczący o zarządzanie całą organizacją o kontrolowanie i wspieranie działania pozostałych członków Zarządu o tworzenie agendy i prowadzenie zebrań Zarządu o kontaktowanie się z FRSE i głównymi partnerami Stowarzyszenia Członek Zarządu ds. Finansów o kontrolowanie sposobu rozdysponowania środków finansowych o rozliczanie zjazdów i głównych projektów Stowarzyszenia o kontaktowanie się z biurem rachunkowym. o tworzenie budżetu organizacji Członek Zarządu ds. Projektów Międzynarodowych (PM- Project Menager) analiza i planowanie działań projektowych Stowarzyszenia nadzorowanie prac Koordynatorów Projektów Ogólnopolskich kontaktowanie się z partnerami Stowarzyszenia nadzór nad prowadzeniem prawidłowej dokumentacji Projektów Ogólnopolskich przez Koordynatorów Ogólnopolskich raportowanie Zarządowi i WZD o stanie zaawansowania Projektów Ogólnopolskich analiza skutków wprowadzanych zmian w ramach Projektów Ogólnopolskich wspólnie z Koordynatorami Projektów Ogólnopolskich pozyskiwanie funduszy na rozwój projektów, opiniowanie lub przygotowywanie wniosków o granty we współpracy z Członkiem Zarządu ds. Finansów zarządzanie Komitetem ds. Fundraisingu o DE, Olympics, ESNcard, SE o odpowiedzialni za realizację projektu, kontakt z Finansistą i wspólne pozyskiwanie funduszy o FR o Zadania Komitetu to m.in.: o tworzenie ofert, przygotowywanie prezentacji o kontrolowanie wypełnienia umów o odpowiedzialni za codzienny kontakt z partnerami o sprawdzanie i ocena umów
Członek Zarządu ds. Kontaktów Międzynarodowych (NR) o reprezentowanie Polski na poziomie ESN International o pośredniczenie w wymianie informacji między ESN International a ESN Polska o dbanie o pozycję Polski za granicą o zarządzanie komitetem ds. ESN International. o Zadania Komitetu to m.in.: przekazywanie informacji z ESN International do Stowarzyszenia ESN Polska opracowywanie informacji tłumaczenia aktywna działalność na arenie międzynarodowej Vice Przewodniczący o planowanie działania Stowarzyszenia w zakresie rozwoju sekcji oraz przyjmowanie i wdrażanie nowych sekcji, rozwój członków w strukturach Stowarzyszenia o odpowiedzialność za dbanie o wizerunek Stowarzyszenia o Nadzór nad przestrzeganiem spójności systemu identyfikacji wizualnej stosowanego przez Stowarzyszenie o nadzór organizacji WZD o zarządzanie Komitetem ds. HR o zarządzanie Komitetem ds. PR o ścisła współpraca i wsparcie Przewodniczącego Stowarzyszenia. HR PR Zadania Komitetu dotyczą niżej wymienionych sfer działań: Zadania Komitetu związane są z następującymi sprawami: Zjazdy statutowe o Promocja internetowa o Organizacja o Webmaster o Merytoryka o Facebook Rozwój członków Teksty o Motywacja o Notki prasowe o Rekrutacja o ESN Like! o Szkolenia o Proofreading Rozwój sekcji Kontakty zewnętrzne o Nowe sekcje o PROM o Sekcje wymagające wsparcia o Media o Tworzenie poradników i badanie potrzeb o Konferencje Grafika o VIM o Grafika
Reasumując zgodnie ze zmianą statutu przyjętą podczas SD w Lublinie, skład Zarządu Stowarzyszenia ESN Polska od maja 2012 roku będzie wyglądać następująco: Przewodniczący, Członek Zarządu ds. Kontaktów Międzynarodowych, Członek Zarządu ds. Finansów, Vice- Przewodniczący, Członek Zarządu ds. Projektów Ogólnopolskich Projekt Manager. Komitety Zgodnie ze zmianami nie będzie już Koordynatorów Ogólnopolskich, jak to było dotychczas. Teraz zadania przejęte będą przez komitety Stowarzyszenia, na czele których będzie stał Przewodniczący Komitetu. Praca Komitetu i OC podlega pod konkretnego członka Zarządu (patrz wykres). Zgodnie z nową strukturą zadania będą wykonywać: Komitet PR, Komitet HR, Komitet International, Komitet FR (Fundraising). Tak jak dotychczas będą funkcjonowały grupy Projektowe tzw. OC: OC Discover Europe, OC SocialErasmus, OC ESNcard, OC ESN Olympics. Władza kontrolna w Stowarzyszeniu Komisja Rewizyjna Nie wprowadzono żadnych zmian. Nadal władzę kontrolno - rewizyjną mają: Przewodniczący oraz członkowie Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia ESN Polska. Podczas NP w Gdańsku wybierzemy nowy skład osobowy do tego organu Stowarzyszenia.
PODSUMOWANIE Jak będzie wyglądała dalej praca organów Stowarzyszenia i zjazdy ogólnopolskie? Współpraca w Zarządzie oraz w Komitetach będzie odbywać się tak jak dotychczas: poprzez kontakty mailowe, rozmowy na skype. Jednak wraz ze zmianą struktury proponowana jest zmiana kalendarza spotkań. Propozycja obecnego Zarządu na przyszłe lata (najwcześniej od 2013 roku), co do spotkań bezpośrednich wygląda następująco, co semestr: Zjazd Komitetów. o Pierwsze spotkanie (wrzesień/ październik) - spotkanie Zarządu z Komitetami. Zjazd szkoleniowy. o Drugie spotkanie (październik/ listopad) spotkanie, w którym uczestniczyć będą np. po 4 osoby z każdej sekcji, które uczestniczyłyby w czterech, zupełnie różnych szkoleniach (4. ścieżki szkoleniowe). Zjazd National Platform wymiana doświadczeń. o Trzecie spotkanie (listopad/ grudzień) - spotkanie nastawione na zacieśnianie współpracy międzysekcyjnej i pracę nad projektami ogólnopolskimi - zwoływane jako Walne Zebranie Delegatów, na którym podejmowane byłyby najważniejsze decyzje dla Stowarzyszenia, przedstawiane byłyby sprawozdania z pracy Komitetów oraz ogólnej pracy Zarządu. Jeżeli zaistniałaby potrzeba dodatkowych zjazdów, spotkania konkretnych komitetów, etc. to spotkania organizowane byłyby w miarę potrzeb. Po co wprowadzono zmiany? Autorom, którzy przygotowali przyjęte zmiany do statutu, zależy przede wszystkim na umożliwieniu dostępu do podejmowania działań, wykonywania zadań na poziomie ogólnopolskim jak największej ilości członków Stowarzyszenia. Przy efektywnym funkcjonowaniu nowej struktury (zakładając np. działanie po 10 osób w komitetach, po 5 osób w OC), w prace na poziomie Stowarzyszenia ESN Polska mogłoby być zaangażowanych ponad 60 osób! Z pewnością będzie to korzystne dla ESN, bo do Zarządu będą mogły kandydować osoby mające większe doświadczenie w działaniu na poziomie ogólnopolskim, jak również zadania będą lepiej, szybciej wykonywanie, bowiem odpowiedzialność będzie przypisana konkretnym osobom. Praca w pięcioosobowym Zarządzie będzie efektywniejsza, a decyzje podejmowane sprawniej i szybciej. Zgodnie z nową strukturą Zarząd Stowarzyszenia będzie mógł zając się zarządzaniem organizacją, poprzez delegowanie zadań, które będą realizowane przez poszczególne Komitety. Wszystko to wpłynie na szybszy rozwój Stowarzyszenia. Nowa struktura przyniesie również korzyści dla osób zaangażowanych w prace na poziomie ogólnopolskim, ponieważ każdy będzie mógł wybrać dziedzinę działalności w ESN np. HR, która go interesuje i zapisać się do odpowiednich grup funkcjonujących w strukturach Stowarzyszenia ESN Polska. Dzięki temu ścieżka rozwoju członków ESN staje się bardziej klarowna i każdy ma szansę od samego początku nakierować i wyspecjalizować swoje działania na konkretną dziedzinę. Mam nadzieję, że dzięki temu praca będzie o wiele efektywniejsza i sprawniejsza. Wraz z pozostałymi członkami obecnego Zarządu Stowarzyszenia gorąco trzymam kciuki za naszych następców, którzy zostaną wybrani już w maju (!) Życzę, żeby wprowadzone zmiany w Stowarzyszeniu przyniosły same pozytywne efekty i przyczyniły się do jego rozwoju! Iga Nowak Członek Zarządu Stowarzyszenia ESN Polska ds. Promocji (chyba ostatni w historii ;))