Białystok, 14.04.2017 r. Zapytanie ofertowe nr 05/04/2017 ZAMAWIAJĄCY Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju 15-665 Białystok, ul. Lniana 41 NIP: 5422939311 (Koordynator Klastra Obróbki Metali) II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zapytania ofertowego przeprowadzanego zgodnie z zasadą konkurencyjności usługa (kod CPV: 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania; 79997000-9 Usługi organizowania podróży służbowych; 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów; 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji) POIR 02.03.03-20-0002/16 Inteligentna Super fabryka - Wzrost międzynarodowej konkurencyjności Klastra Obróbki Metali w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Poddziałanie 2.3.3 Umiędzynarodowienie Krajowych Klastrów Kluczowych, która obejmuje: 2.1. Usługę niezbędną do aktywizacji przedsiębiorcy będącego członkiem klastra na arenie międzynarodowej Spotkania B2B - Pokazy produktowe poprzez zakup wyspecjalizowanych usług na rzecz przedsiębiorstwa ALEX sp z o.o. Kleosin k. Białegostoku zwiększających szanse skutecznego operowania na rynkach zagranicznych oraz wprowadzenie produktów przedsiębiorcy na wybrane rynki zagraniczne i zwiększenie sprzedaży. Usługi planowane do realizacji obejmują działania związane w szczególności z zakupem usług dotyczących: 2.1.1. wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności kluczowych partnerów handlowych odpowiadających profilowi produkcji przedsiębiorstwa (tj. elektronika sterująca, reduktory, wtryskiwacze, filtry, zawory gazowe, przewody termoplastyczne oraz kompletne systemy zasilania LPG/CNG) na wybranych rynkach zagranicznych: Grecja, Bułgaria, Serbia, Hiszpania, Izrael, Peru, Dominikana, Kazachstan, Czechy, Meksyk, Mołdawia; organizacji spotkań z wybranymi partnerami, wynajęcia Sali konferencyjnej przystosowanej do pokazów produktów i prezentacji multimedialnych w wymiarze 6 godzin na jedno spotkanie, sala dla 30 os.; obsługa cateringowa uczestników spotkania prezentacyjnego - zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch; sala położona max. do 8 km centrum miasta, 2.1.2. Organizację podróży 2 os. przedstawicieli firmy uczestniczących w prezentacji i spotkaniach, pokrycie kosztów podróży - transport lotniczy do kraju prezentacji - lot bezpośredni dla krajów: Peru, Dominikana, Kazachstan, Meksyk max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz., ubezpieczenie uczestników NNW i KL na czas podróży), kosztu zakwaterowania w hotelu w standardzie min 3* lub równoważnym, hotel położony max. do 8 km od centrum miasta, 2.2. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia: 2.2.1. Miejsce, termin i zakres realizacji usług: od 7 maja 2017 r. do 18.05.2018 r, przy czym: 2.2.1.1. Grecja + Bułgaria: termin pobytu 7-13 maja 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Ateny, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w Atenach, transport na trasie Ateny Saloniki poprzez wynajem samochodu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w Salonikach, przelot 1 os. Saloniki Warszawa, przelot 1 os. Saloniki Sofia, zakwaterowanie w pokoju jednoosobowym; przelot 1 os. Sofia - Warszawa Obsługa cateringowa uczestników 3 spotkań w Atenach, Salonikach, Veliko Tarnovo zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.2. Serbia: termin 8-11 czerwca 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Belgrad Warszawa (max. 1 przesiadka), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, transport na trasie Belgrad Pirot - Belgrad poprzez wynajem samochodu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Pirot, Obsługa cateringowa
uczestników spotkania w Pirot zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.3. Hiszpania: termin 11-15 września 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Madryt Warszawa, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Madryt, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Madrycie zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.4. Izrael: termin 25-28 września 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Tel Awiw Warszawa, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Tel Awiw, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Tel Awiw zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.5. Peru: termin 1-7 października 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Lima Warszawa (max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz.), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Lima, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Lima zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.6. Dominikana: 3-9 grudnia 2017 r. przelot 2 os. Warszawa Santo Domingo Warszawa (max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz.), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Santo Domingo, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Santo Domingo zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.7. Kazachstan: termin 12-16 marca 2018 r. przelot 2 os. Warszawa Astana Warszawa (max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz.), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, obsługa cateringowa uczestników spotkania w Astanie zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch 2.2.1.8. Czechy: termin 28 luty 3 marca 2018 r. przelot 2 os. Warszawa Praga Warszawa, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Praga, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Pradze zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.1.9. Meksyk: termin 15-21 kwietnia 2018 r. przelot 2 os. Warszawa Meksyk Warszawa (max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz.), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Meksyk, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Meksyku zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch 2.2.1.10. Mołdawia: termin 14-18 maja 2018 r. przelot 2 os. Warszawa Kiszyniów Warszawa (max. 1 przesiadka z czasem oczekiwania min. 3 godz. max 7 godz.), zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych w okresie wyjazdu zgodnie z planem wyjazdu, wynajęcie sali zgodnie z warunkami w ust. 2.1.1. w miejscowości Kiszyniów, Obsługa cateringowa uczestników spotkania w Kiszynów zapewnienie poczęstunku dla 30 os. składającego się z przerwy kawowej (kawa, herbata, ciastka) oraz lunch. 2.2.2. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania zaproszeń dla potencjalnych partnerów handlowych i przedstawienia do akceptacji Zamawiającego min. na 30 dni przed terminem realizacji usługi. (z wyłączeniem działania określonego w ust. 2.2.1.1, termin niezbędny do realizacji zadania) 2.2.3. Wykonawca zobowiązany jest do wyszukania i zaproszenia na spotkanie po min 15 potencjalnych kontrahentów w każdym z krajów wymienionych w pkt. 2.2.1.1 2.2.1.10. Za skuteczne zaproszenie uważa się obecność partnera na spotkaniu i prezentacji potwierdzone podpisem na liście obecności 2.2.4. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania scenariusza, agendy wydarzenia ze szczegółowym opisem realizowanych działań wymienionych w ppkt. 2.1.1. do 2.1.2. do przekazania Zamawiającemu nie później niż na 20 dni przed datą rozpoczęcia wydarzenia. (z wyłączeniem działania określonego w ust. 2.2.1.1, termin niezbędny do realizacji zadania)
2.2.5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania w formie elektronicznej, nie później niż na 20 dni przed terminem rozpoczęcia planowanego wydarzenia, listy potencjalnych partnerów zagranicznych z opisem ich działalności. Warunkiem dalszej realizacji zadania jest akceptacja przedstawionej listy potencjalnych partnerów przez Zamawiającego w ciągu 3 dni od daty przedstawienia listy. W sytuacji braku akceptacji przedstawionej listy Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w ciągu 3 dni listy innych potencjalnych partnerów do akceptacji Zamawiającego. (z wyłączeniem działania określonego w ust. 2.2.1.1, termin niezbędny do realizacji zadania). 2.2.6. Jeżeli wykonawca usługi dokona wyboru miejsca zakwaterowania lub wynajmu sali konferencyjnej na realizację spotkania w miejscu mogącym narazić delegowanych przedstawicieli firmy na zagrożenie życia, zdrowia, miejscu odbiegającym od norm bezpieczeństwa w danym mieście może stanowić to podstawę do nie wypłacenia wynagrodzenia za wykonaną usługę. Powyższy fakt powinien być zgłoszony wykonawcy nie później niż dzień od wystąpienia okoliczności. 2.2.7. Wykonawca dla uzyskania punktacji w kryteriach oceny oferty za doświadczenie powinien spełnić wymóg łącznie: realizacji min. 1 usługi wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności partnerów handlowych na rynkach zagranicznych. Udokumentowane doświadczenia odbywa się na podstawie referencji lub protokołu wykonania usługi w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. Oferent winien je dostarczyć wraz ze składaną w ramach zapytania ofertą). 2.2.8. Efektem realizacji zadania jest raport z realizacji usługi zawierający sprawozdanie z realizacji prezentacji produktowych oraz listy obecności uczestników spotkań B2B z dokumentacją fotograficzną. III. TERMIN REALIZACJI USŁUGI Terminy realizacji są zgodne z opisem charakterystyki danej usługi i terminu wykonania opisanych w pkt. II przedmiotu zamówienia. Oferta powinna być ważna 20 dni. IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta złożona w jęz. polskim na podstawie formularza Zał. nr 1 do zapytania wskazująca cenę netto i brutto wykonania usługi w PLN oraz innymi załącznikami powinna być przesłana za pośrednictwem: a. poczty elektronicznej na adres: jp@metalklaster.pl b. dostarczona osobiście na adres: 15-665 ul. Lniana 41 do dnia 24.04.2017 do godz. 15:00. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. V. OCENA OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena - 60 % (sposób obliczenia : Cena najniższa przedstawiona / Cena badana * 60 pkt). Oferta powinna zawierać cenę wykonania usług określonych w zapytaniu 2. Doświadczenie wykonawcy 40% - za spełnienie wymogu przyznane zostanie 40 pkt. (Spełnienie wymogu realizacji min. 1 usługi wyszukiwania i selekcji, sprawdzenia wiarygodności partnerów handlowych na rynkach zagranicznych. Udokumentowane doświadczenia odbywa się na podstawie referencji lub protokołu wykonania usługi w okresie ostatnich 3 lat od dnia złożenia oferty. Oferent winien je dostarczyć wraz ze składaną w ramach zapytania ofertą). VI. WYKONAWCA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zapytanie ofertowe jest skierowane do podmiotów czynnie prowadzących działalność gospodarczą tj. osób fizycznych, jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, bądź osób prawnych prowadzących działalność gospodarczą (weryfikowane poprzez wgląd do CEIDG/KRS). VII. WARUNKI SKŁADANIA OFERT W POSTĘPOWANIU: 1. Brak możliwości składania ofert częściowych. 3. Czas związania ofertą - do końca terminu jej ważności określonego w zapytaniu ofertowym. 4. Wykonawca złoży oświadczenia o braku powiązań osobowych i kapitałowych w stosunku do Zamawiającego. 5. Wnioskodawca złoży oświadczenie o zdolności do wykonania zadania. 6. Termin ważności oferty nie krótszy niż 20 dni od dnia zamknięcia naboru ofert. 7. Oferty należy składać w języku polskim. 8. Oferta winna być podpisana przez osoby upoważnione do podpisania oferty.
9. Oferty należy składać w PLN z podaną ceną całkowitą zamówienia netto i brutto. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego postępowania bez podania przyczyn. VIII. ZAKRES WYKLUCZENIA WYKONAWCÓW Z POSTĘPOWANIA: Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo tj. przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, 3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający w celu potwierdzenia spełnienia zapytania złoży oświadczenia stanowiące załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. IX. DODATKOWE INFORMACJE 1. Wykonawca zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian do umowy z przyczyn niezależnych od zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie przygotowywania zapytania ofertowego. 2. Wykonawca określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 21 dni od otrzymania faktury VAT. b) Płatność po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi lub części usługi c) Płatność po całkowitym wykonaniu zamówienia lub płatności częściowe, po organizacji prezentacji w danym kraju lub krajach (zgodnie z pkt. 2.2.1.1 2.2.1.10). d) W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość otrzymania przez wykonawcę zaliczki na poczet wykonania usługi 3. Zapytanie ofertowe zamieszczono w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej www.metalklaster.pl/wspolpraca oraz w bazie zapytań ofertowych www.parp.gov.pl/zamowienia-1420. Dodatkowych informacji udziela Janusz Poulakowski, tel. +48 510233 607, e-mail: jp@metalklaster.pl Janusz Poulakowski Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju Dyrektor Biura Klastra Obróbki Metal
..... (pieczęć firmowa)... (miejscowość, data) Załącznik nr. 1 - FORMULARZ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR - 05/04/2017 W odpowiedzi na zapytanie ofertowe firmy Centrum Promocji Innowacji i Rozwoju składamy ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia: I. Oferta cenowa L.p. Opis Jednostka Ilość Wartość netto PLN Wartość Brutto PLN Usługa niezbędną do aktywizacji przedsiębiorcy będącego członkiem klastra na arenie międzynarodowej Spotkania B2B - Pokazy produktowe i prezentacje realizowana w terminie 8.05.2017 18.05.2018 1. Koszty zakwaterowania Kpl. 1 2. Koszty transportu Kpl. 1 3. Koszty wyszukania partnerów, wynajmu sal na pokazy i prezentacje oraz cateringu Kpl. 1 Suma łączna wykonania zamówienia pkt 1-3 PLN Słownie netto:. zł.. / 100 Słownie brutto:. zł.. / 100 pieczęć i podpis osoby upoważnionej
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 05/04/2017 Nazwa i adres Wykonawcy: OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczam/my, że firma, którą reprezentuję/my spełnia warunki, dotyczące: 1. Posiadania uprawnień do wykonania określonej działalności. 2. Posiadania statusu podmiotu czynnie prowadzącego działalność gospodarczą tj: (weryfikowane poprzez wgląd do CEIDG/KRS), posiadania wpisu do CEIDG/KRS 3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie przedmiotu zamówienia. 5. Złożenia oferty z terminem ważności nie krótszy niż 20 dni. 6. Zapoznania się z treścią zapytania i warunkami zamówienia i zobowiązania w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na określonych warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Ponadto, składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczam/my, że w stosunku do firmy, którą reprezentuję/my brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania, tj. nie zachodzi konflikt interesów poprzez występowanie powiązań osobowych i kapitałowych z zamawiającym. Przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, dn... 2017 r. (Podpis osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz pieczątka/pieczątki)