1 z 7 2010-07-23 23:19 Własny gabinet krok po kroku PIĄTEK, 09 KWIETNIA 2010 Podjęcie decyzji o założeniu własnej firmy wymaga wiele odwagi, jednak jest niewątpliwie dopiero pierwszym z trudnych postanowień, z jakimi przyjdzie nam się uporać. Dopełnienie wszystkich formalności, jakie wiążą się z rozpoczęciem działalności gospodarczej jest dla osób, które robią to pierwszy raz, nie lada wyzwaniem. Postanowiliśmy ułatwić wam to trudne zadanie i stworzyć przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi was przez gąszcze przepisów i instytucji, które przyszły przedsiębiorca musi odwiedzić na swojej drodze ku bardziej satysfakcjonującej pracy. Zobacz także Rygorystyczne przepisy mogą zagrażać technologiom Nowe przepisy BHP Niepotrzebny inspektor w gabinecie Od czego zależy sukces twojej firmy Profilaktyka zakażeń w gabinecie Link sponsorowany Zakładasz Działalność? Wypełnimy i złożymy za Ciebie niezbędne dokumenty. Bezpłatnie! www.taxcare.pl Wielu ludzi, na co dzień zajmujących się wspieraniem młodych przedsiębiorców otwierających własną firmę jest zdania, że jeśli osobę planującą takie przedsięwzięcie przerażają formalności z nim związane, nie powinna w ogóle podejmować takich działań. Wycieczka po urzędach, obowiązkowa dla każdego przyszłego właściciela gabinetu jest dopiero wstępem do trudności, jakie napotkamy później podczas samodzielnego prowadzenia działalności. Planując otwieranie własnego gabinetu należy uzbroić się w cierpliwość i nastawić na pokonywanie trudności, które powinny za każdym razem być dla nas wyzwaniem, a nie przeszkodą nie do pokonania. Jeśli podchodzimy do tego z właśnie takim nastawieniem mamy dużą szansę na osiągnięcie sukcesu. A więc: do dzieła! Jeśli nasz pomysł na gabinet zaczął się powoli materializować, mamy biznesplan, lokal, sprzęt, pracowników i finanse, powinniśmy odwiedzić: 1) Urząd miasta Planując otworzenie gabinetu, pierwsze swoje kroki należy skierować do Urzędu Miasta lub Gminy. Tam dokonujemy wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Musimy również określić dokładnie rodzaj wykonywanej przez nas działalności w oparciu o PKD. Polska Klasyfikacja Działalności (PKD) to najprościej mówiąc, zbiór kodów przypisanych do
2 z 7 2010-07-23 23:19 różnych rodzajów prowadzonej działalności. W naszym kręgu zainteresowania, najprawdopodobniej znajdą się następujące kody: 96.02.Z - Fryzjerstwo i pozostałe zabiegi kosmetyczne 96.04.Z - Działalność usługowa związana z poprawą kondycji fizycznej 96.09.Z - Pozostała działalność usługowa, gdzie indziej niesklasyfikowana Każda z wymienionych podklas posiada szczegółowe kryteria rodzajów działalności, które wchodzą w jej skład. Warto zapoznać się z tymi opisami. Nas jako przyszłych właścicieli gabinetów kosmetycznych najbardziej interesowała będzie podklasa 96.02.Z. Musimy pamiętać, że im szerzej określimy wykonywany przez nas zakres działalności, tym większe mamy możliwości. Możemy użyć 3 kodów do określenia przedmiotu działania naszej firmy. Kolejne wpisy będą już dodatkowo płatne, więc warto tą sprawę dobrze przemyśleć. Jeśli potrzebujemy więcej informacji warto zajrzeć na stronę: www.pkd-24.pl Na tym etapie musimy już znać nazwę naszej nowo powstającej firmy i planowany czas rozpoczęcia jej funkcjonowania. Należy pamiętać o zabraniu ze sobą dowodu osobistego. Koszt: 100 zł, każda zmiana: 50 zł 2) Urząd Statystyczny Przed upływem 14 dni od daty złożenia wniosku w Urzędzie Miasta lub Gminy otrzymamy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Zaświadczenie takie zostanie również doręczone do Urzędu Skarbowego, ZUSu i Urzędu Statystycznego. Wraz ze świeżo wydanym zaświadczeniem, jego kserokopią i dowodem osobistym powinniśmy się jak najszybciej (mamy na to również 14 dni) udać do właściwego wojewódzkiego urzędu statystycznego. Tam zostanie nam nadany numer REGON (formularz RG-1). REGON to Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej. Tak samo określany jest dziewięciocyfrowy numer statystyczny podmiotu gospodarczego w tym właśnie rejestrze. Numer ten zostanie nam nadany bezpłatnie w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku. Koszt: 0 zł 3) Urząd Skarbowy - NIP Jeśli już mamy REGON, najwyższa pora na wyrobienie NIP-u numeru identyfikacji podatkowej. W wypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej posługujemy się swoim NIP-em, wtedy warto najpierw zrealizować krok 4 i 5 nie będziemy wtedy musieli później uzupełniać danych. Posługując się swoim NIP-em, wystarczy złożyć formularz NIP1. W przypadku nowego NIP-u
3 z 7 2010-07-23 23:19 formularz NIP4. Formularzem NIP1 posługujemy się również w wypadku każdej zmiany danych naszej firmy. Na tym etapie, jak również na wszystkich pozostałych powinniśmy mieć przy sobie komplet dokumentów, które już udało nam się uzyskać, a także dokument świadczący o tytule prawnym do lokalu, w którym prowadzona jest działalność. Jeśli korzystamy ze swojego starego NIP-u przyda się również dokument świadczący o jego nadaniu. Musimy również podjąć decyzję na temat tego, czy sami zajmiemy się prowadzeniem naszych finansów, czy skorzystamy z usług biura rachunkowego. Jest to miesięczny koszt rzędu ok. 100 zł, oczywiście w przypadku bardziej zaawansowanych usług koszty są wyższe. Nie jest to duża suma, w stosunku do ryzyka popełnienia przez nas błędów wynikających z braku doświadczenia. Dla początkującego przedsiębiorcy, który dopiero uczy się prowadzić własną firmę jest to duże odciążenie. Załatwiając wszystkie sprawy urzędowe powinniśmy zaopatrzyć się w zapas kserokopii wszystkich dokumentów, ponieważ w wielu miejscach jest wymagane ich pozostawienie. Oprócz wyrobienia NIP-u wizyta w Urzędzie Skarbowym wiąże się również z inna ważną sprawą - wybraniem odpowiedniej dla nas formy opodatkowania. Jest to dość obszerny temat, wymagający osobnego opracowania, ale w tym miejscu warto zaznaczyć, że mamy do wyboru 3 formy opodatkowania: karta podatkowa ryczałt ewidencjonowany księga przychodów i rozchodów 4) Urząd Skarbowy - VAT Urząd Skarbowy wymaga od nas jeszcze jednej ważnej decyzji. Musimy w nim zadeklarować na odpowiednim druku, czy chcemy być płatnikami podatku VAT czy też nie. Bycie płatnikiem VAT jest dobrym rozwiązaniem, dla firm, których kontrahenci wymagają wystawiana faktur VAT, umożliwia również odpisywanie od podatku zakupu różnych sprzętów potrzebnych w prowadzeniu działalności. Wymaga on jednak spełniania wielu skomplikowanych formalności, które dla małych firm są sporym obciążeniem. Firmy, których roczny obrót wynosi więcej niż 100 000 zł są zobowiązane do płacenia podatku VAT. Firmy, których obroty są mniejsze mogą same zdecydować. Tej formalności musimy dopełnić na dzień przed wykonaniem 1 usługi lub sprzedaniem 1 towaru. To ważne w przypadku gabinetów, które chcą również prowadzić sprzedaż produktów do użytku domowego, przedłużających efekty zabiegów. Koszt: 170 zł
4 z 7 2010-07-23 23:19 5) Pieczątka Kolejnym krokiem na naszej drodze do otworzenia własnego gabinetu będzie wyrobienie pieczątki firmowej. Na naszej pieczątce powinny się znaleźć następujące informacje: pełna nazwa firmy siedziba firmy numer telefonu numer NIP Oczywiście podawane przez nas dane firmy muszą być zgodne z tymi, które podaliśmy podczas wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Warto mieć przy sobie dokumenty, które to potwierdzą. Od 31 marca 2009 roku nie ma już obowiązku umieszczania na pieczątce numeru REGON. Na dobrą sprawę nie ma w ogóle prawnego obowiązku posiadania pieczątki firmowej, ale jest ona niezbędna przy tworzeniu konta bankowego i wypełniania różnych dokumentów np. dla ZUS już na etapie zakładania firmy. Aby ułatwić kontakt z nami osobom, które będą miały do czynienia z naszą pieczątką, warto umieścić na niej również takie informacje, jak adres strony internetowej, czy adres e-mail. Dla wyróżnienia można również dodać logo firmy. Koszt: 25-60 zł 6) Konto w banku Obowiązkiem każdej nowo powstałej firmy jest założenie firmowego rachunku bankowego. Będą nam do tego potrzebne: dowód osobisty, zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i REGON. Najprawdopodobniej przyda się też pieczątka firmowa. Co do wyboru odpowiedniego konta, to niewątpliwie bardzo szeroki temat, wymagający oddzielnego opracowania, ale trzeba pamiętać o tym, żeby przed podjęciem decyzji przeanalizować wszystkie dostępne na rynku oferty i zwrócić uwagę na ceny usług, z których będziemy najczęściej korzystać. Warte poświęcenia chwili uwagi są warunki prowadzenia przez bank poniższych usług: oprocentowanie depozytów koszty ewentualnych kredytów wysokość opłaty za prowadzenie rachunku wysokość prowizji za dokonywanie przelewów koszt prowadzenia rachunku w wersji internetowej dostępność bankomatów O założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy i uzupełnić formularz NIP-1 (jako druk aktualizacyjny), o właśnie nowo nadany nam numer konta.
5 z 7 2010-07-23 23:19 Koszt: założenie konta jest zazwyczaj bezpłatne, ale musimy uiścić pierwszą miesięczną opłatę za prowadzenie konta i inne usługi z tym związane, na które się zdecydujemy tu wszystko zależy od tego, jak trafny będzie dokonany przez nas wybór banku 7) ZUS W ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności czeka nas wizyta w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli będziemy zajmować się wyłącznie naszym gabinetem, co chyba w większości wypadków jest nieuniknione, to musimy złożyć formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej) oraz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego). Jeśli pracujemy dodatkowo w innym miejscu i nasze miesięczne zarobki przekraczają 849 zł brutto miesięcznie, to zamiast formularza ZUA składamy ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego). Ciężko jest samemu prowadzić gabinet, więc najprawdopodobniej zatrudnimy kogoś do pomocy. Wtedy dla każdego pracownika musimy złożyć formularz ZZA w ciągu 7 dni od przyjęcia do pracy. Musimy pamiętać, aby mieć przy sobie zdjęcia swoje i ewentualnych pracowników. Będą one potrzebne do wyrobienia legitymacji ubezpieczeniowej. Więcej informacji na stronie: www.zus.gov.pl 8) Państwowa Inspekcja Sanitarna Kolejną sprawą, jaką powinniśmy załatwić zaraz po rozpoczęciu działalności jest powiadomienie na piśmie Państwowego Inspektora Sanitarnego w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej o miejscu, rodzaju i zakresie naszego działania. Mamy na to 14 dni od momentu rozpoczęcia działalności. W celu zgłoszenia lokalu do odbioru sanitarnego, w sekretariacie Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej, należy złożyć podanie zawierające: dokładne dane wnioskodawcy (imię, nazwisko, adres zamieszkania lub nazwa firmy i jej siedziba, nr telefonu kontaktowego) adres oraz dokładne przeznaczenie (zakres usług) przedmiotowego lokalu planowaną liczbę zatrudnionych osób Otwarcie salonu kosmetycznego wiąże się z koniecznością uzyskania zgody Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego na prowadzenie działalności w danym miejscu. Sanepid powinien wydać taką zgodę i dokonać odbioru w terminie 14 dni od momentu złożenia wniosku. Jednocześnie załączamy lub okazujemy w trakcie odbioru sanitarnego następujące dokumenty: projekt technologiczny lokalu uzgodniony pod względem wymagań sanitarno-higienicznych
6 z 7 2010-07-23 23:19 prawidłowy wynik bakteriologicznego badania wody w przypadku podłączenia do miejskiej sieci wodociągowej lub prawidłowy wynik bakteriologicznego i fizykochemicznego badania wody w przypadku korzystania z własnego ujęcia (studnia) pomiar skuteczności wentylacji mechanicznej w pomieszczeniach WC protokół kominiarski stwierdzający drożność przewodów kominowych wentylacji grawitacyjnej protokół natężenia oświetlenia w przypadku zatrudniania pracowników umowa na wywóz odpadów książeczka zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych personelu książeczka kontroli sanitarnej NIP, REGON, wpis do ewidencji działalności gospodarczej Bardziej szczegółowe informacje możemy uzyskać w Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej, właściwej dla naszego miejsca zamieszkania. 9) Państwowa Inspekcja Pracy Sanepid nie jest jedyną instytucją, jaką musimy powiadomić o zatrudnieniu pracowników. W ciągu 30 dni od daty zatrudnienia pracownika mamy również obowiązek zgłosić ten fakt do Państwowej Inspekcji Pracy. Otwierając własny gabinet, musimy się liczyć z tym, ze od tej pory jesteśmy odpowiedzialni nie tylko za przeprowadzane przez nas zabiegi, ale także za wszystkie sprawy formalne firmy i pracowników, dlatego warto zapoznać się z poniższymi przepisami: Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. nr 173, poz. 1807). Art. 10 i art. 103-110 wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2005 r. Art. 16 oraz art. 23-45 wchodzą w życie z dniem 1 stycznia 2007 r. Ustawa Prawo Działalności Gospodarczej z 19.11.1999 r. (Dz. U. nr 101, poz. 1178 z późniejszymi zmianami) Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z 20.08.1997 r. (Dz. U. nr 99.101.1178 z późniejszymi zmianami) Ustawa o Systemie Ubezpieczeń Społecznych z 13.10.1998 r. (Dz. U. nr 137, poz. 887 z późniejszymi zmianami) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa Dodatkowo powinniśmy zapoznać się z: przepisami BHP i ochrony przeciwpożarowej wymaganiami dotyczącymi sprawdzania instalacji elektrycznej w gabinecie możliwościami ubezpieczenia lokalu możliwościami ubezpieczenia pracowników i nas samych od odpowiedzialności cywilnej przepisami dotyczącymi medycyny pracy i wymaganych badań jeśli w budynku jest komin historią jego konserwacji Warto stworzyć sobie kalendarz uwzględniający wszystkie powyższe obowiązki, wraz z maksymalnymi terminami ich realizacji. Jak widać praktycznie każdy ze stawianych przez nas kroków wymaga zachowania odpowiedniej kolejności i jest zależny od poprzednich.
7 z 7 2010-07-23 23:19 Kluczem do wszystkich działań, jakich się podejmujemy jest ciężka praca, determinacja i niemal niezniszczalna wiara w sukces. Musimy być w 100% przekonani o słuszności naszego pomysłu, żeby umieć przekonać do niego innych. Cenne informacje o umiejętnym prowadzeniu gabinetu w najważniejszym pierwszym etapie, odpowiednim rozplanowaniu, tworzeniu oferty zabiegowej, dostosowaniu kampanii promocyjnych, zatrudnianiu pracowników itd. możesz dowiedzieć się również podczas szkolenia "Własny gabinet kosmetyczny - krok po kroku" organizowanym przez Instytut Master Beauty (www.masterbeauty.pl). Wszystkim świeżo upieczonym właścicielom gabinetów życzymy powodzenia i dużo wytrwałości! Anna Wydra Serwis Kosmetologiczny «poprzednia następna»