Działanie na rzecz odpowiedzialnego zaopatrzenia w naszym łańcuchu dostaw Kodeks Postępowania dla dostawców LafargeHolcim
2 Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim Spis treści 03 Wprowadzenie do zakupów w LafargeHolcim zgodnych z zasadą zrównoważonego rozwoju 04 Nasze Zobowiązanie wobec Dostawców Postępowanie w Biznesie Zarządzanie Kategorią oraz Zarządzanie Relacjami z Dostawcą 05 Nasze Oczekiwania względem Dostawców BHP Bezpieczeństwo Warunki Pracy Wolność Zrzeszania się i Zakaz Działań Odwetowych Praca Przymusowa Praca Dzieci Zakaz dyskryminacji Zgodność z Przepisami w Zakresie Środowiska Zarządzanie Oddziaływaniami na Środowisko Przekupstwo i Korupcja Prawo o Konkurencji 07 Warunki Nawiązywania Współpracy
Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 3 1. Wprowadzenie do Zakupów w LafargeHolcim zgodnych z zasadą zrównoważonego rozwoju LafargeHolcim dokłada starań, by tworzyć wartość dla wszystkich swoich interesariuszy. Zasady zrównoważonego rozwoju, tj. tworzenie wartości, działania budowanie jakości, zrównoważone działania przyjazne dla środowiska oraz społeczna odpowiedzialność biznesu, stanowią integralną część naszej strategii biznesowej. Nasze podejście do zrównoważonego rozwoju obejmuje sposób współpracy z Dostawcami¹. Zakupy w LafargeHolcim zgodne z zasadą zrównoważonego rozwoju bazują na standardach wskazanych w Global Compact ONZ. Włączamy zrównoważony rozwój do naszej strategii zakupowej, naszych codziennych operacji oraz relacji z Dostawcami. Wszystkie spółki grupy LafargeHolcim mają obowiązek identyfikacji ryzyk dotyczących BHP, społecznej odpowiedzialności biznesu i środowiska w łańcuchu dostaw oraz zapobiegania tym ryzykom i zarządzania nimi. ¹Określenie Dostawcy odnosi się do dostawców towarów i usług. Więcej szczegółowych przepisów odnoszących się do tych samych kwestii mogą posiadać Wykonawcy lub mogą być one określone w umowach z dostawcami towarów. Żaden z zapisów niniejszego Kodeksu nie ma na celu zastąpienia żadnych bardziej szczegółowych przepisów.
4 Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 2. Nasze Zobowiązania wobec Dostawców LafargeHolcim dąży do zawiązywania długofalowych relacji z Dostawcami działającymi zgodnie z zasadami zrównoważonego rozwoju. Naszym celem jest współpraca z Dostawcami pozwalająca uzyskać dobry stosunek wartości do ceny przy zakupach dla Grupy i naszych klientów oraz zapewnienie odpowiedzialnego zarządzania łańcuchem dostaw. Postępowanie w Biznesie Wykonując swoje obowiązki zakupowe, wszyscy pracownicy LafargeHolcim mają obowiązek informowania dostawców o zobowiązaniu firmy do przestrzegania wysokich standardów prawnych, etycznych i moralnych. Nasze wewnętrzne zasady wyznaczają normy postępowania podczas czynności zakupowych w zakresie korzyści majątkowych, konfliktów interesów, korupcji, przepisów o konkurencji oraz informacji poufnych. Pracowników LafargeHolcim zachęca się do ciągłego uwzględniania i omawiania kwestii dotyczących etycznego postępowania. Zarządzanie Kategorią oraz Zarządzanie Relacjami z Dostawcami LafargeHolcim posiada ustalone metody zarządzania kategorią i relacjami z Dostawcami. Zasady te zapewniają uczciwość, konkurencyjność i przejrzystość procesów negocjacji zgodnie z naszymi politykami i wartościami.
Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 3. Nasze Oczekiwania względem Dostawców LafargeHolcim przestrzega wysokich standardów społecznych, środowiskowych i BHP i tego samego oczekuje od swoich Dostawców. Dostawcy mają obowiązek stosowania się do miejscowych i krajowych przepisów i regulacji. Ponadto, oczekujemy od Dostawców przestrzegania poniższych standardów². 5 BHP i Bezpieczeństwo BHP Dostawcy mają obowiązek zapewnienia swoim pracownikom i wykonawcom bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy. Są zobowiązani do przestrzegania miejscowych i krajowych przepisów i regulacji BHP oraz do posiadania niezbędnych zezwoleń, licencji i pozwoleń udzielanych przez organy miejscowe i krajowe. Dostawcy muszą posiadać udokumentowane polityki i/lub procedury BHP, wraz z odpowiednią infrastrukturą i urządzeniami w zakresie bezpieczeństwa. Dostawcy, w stosunku o których poziom ryzyka BHP określono jako umiarkowany lub wysoki mają obowiązek podjęcia działań i zapewnienia dowodu ciągłego doskonalenia na rzecz posiadania uznanego systemu zarządzania BHP. Przebywając na terenie LafargeHolcim, Dostawcy są zobowiązani do przestrzegania w pełni obowiązujących polityk i wytycznych LafargeHolcim. Bezpieczeństwo Dostawcy mają obowiązek zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa, służących do ochrony pracowników i wykonawców wykonujących pracę na terenie ich zakładów oraz składników majątku, w szczególności w obszarach konfliktów. Przede wszystkim oczekuje się, że Dostawcy będą posiadać politykę zarządzania kryzysowego, umożliwiającą szybkie i sprawne reagowanie w sytuacjach kryzysowych. Warunki Pracy Dostawcy są zobowiązani do zapewnienia uczciwych i przyzwoitych warunków pracy. Pracownikom należy wypłacać wyższe co najmniej z następujących wynagrodzeń: wynagrodzenie przyjęte lokalnie w danej branży lub wynagrodzenie minimalne określone w miejscowych przepisach, a także świadczenia z ubezpieczeń społecznych zgodnie z krajowymi normami prawnymi. W przypadku braku wynagrodzenia minimalnego w kraju wykonywania działalności, uczciwe i godziwe warunki oznaczają, że dostawcy są zobowiązani do wynagradzania pracowników z uwzględnieniem ogólnego poziomu wynagrodzeń w danym kraju, kosztów życia, świadczeń w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz względnego standardu życia. Wolność Zrzeszania się i Zakaz Działań Odwetowych Dostawcy nie mają prawa ingerować w wolność zrzeszania się pracowników. Przedstawiciele pracowników nie mogą być dyskryminowani ani zwalniani w odwecie za korzystanie z praw pracowników, składanie zażaleń, uczestnictwo w działalności związkowej lub zgłaszanie podejrzeń naruszenia praw. ¹Standardy oparte o zasady zawarte w dokumencie ONZ Global Compact
6 Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim Praca Przymusowa Dostawcy nie będą korzystać z pracy wykonywanej niedobrowolnie pod groźbą kary, w tym przymusowych nadgodzin, handlu ludźmi, pracy za długi, przymusowej pracy więźniów, niewolnictwa ani niewoli. Zabrania się Dostawcom wstrzymywania dokumentów tożsamości pracowników przyjezdnych. Praca Dzieci Dostawcom nie wolno zatrudniać dzieci w wieku, w którym są nadal objęte obowiązkiem szkolnym. Nie wolno zatrudniać dzieci poniżej 15 roku życia lub innej prawnej granicy wiekowej. Zakaz dyskryminacji Decyzje dotyczące zatrudnienia muszą bazować na merytorycznych i obiektywnych kryteriach. Dostawcy nie będą stosować rozróżnień ze względu m.in. na wiek, niepełnosprawność, płeć, orientację seksualną, polityczną lub różnicę opinii, pochodzenie etniczne lub społeczne lub wyznanie. Decyzje dotyczące zatrudnienia to m.in.: przyjęcie do pracy, awans, zwolnienie i przeniesieniem szkolenie i rozwój umiejętności, bezpieczeństwo i zdrowie, dowolna polityka związana z warunkami pracy, jak np. godziny pracy i wynagrodzenie. Zgodność z Przepisami w zakresie Środowiska Dostawcy są zobowiązani do przestrzegania wymogów przepisów środowiskowych na wszystkich szczeblach organizacji (lokalnym, krajowym, międzynarodowym). W każdym aspekcie działalności mają obowiązek posiadania wymaganych pozwoleń i licencji środowiskowych oraz do trudnych kwestii związanych ze środowiskiem. Zarządzanie Oddziaływaniami na Środowisko Dostawcy są zobowiązani do systematycznego zarządzania swoimi oddziaływaniami na środowisko m.in. w odniesieniu do: energii, wody, odpadów, substancji chemicznych, zanieczyszczenia powietrza bioróżnorodności do wyznaczania krótko i długoterminowych celów na rzecz zmniejszenia tych oddziaływań. Dostawcy, u których stwierdzono wysoki poziom oddziaływania na środowisko, muszą podjąć działania i i wykazać się ciągłym doskonaleniem na rzecz posiadania uznanego Systemu Zarządzania Środowiskowego. Przekupstwo i Korupcja Dostawcy mają obowiązek przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów i regulacji antykorupcyjnych i dlatego też nie mogą tolerować jakichkolwiek form przekupstwa, korupcji, wymuszeń lub defraudacji. W szczególności, Dostawcy zobowiązują się do niewręczania łapówek i niestosowania innych form zachęty ( w tym korzyści majątkowych, płatności na rzecz przyspieszenia toku sprawy, upominków i form reprezentacji o zbyt wysokiej wartości, dotacji lub datków) w ramach czynności biznesowych w odniesieniu do klientów i urzędników. Od Dostawców oczekuje się przejrzystości w transakcjach biznesowych, które powinny być rzetelnie udokumentowane w ich księgach rachunkowych i zapisach. Dostawcom zabrania się zatrudniania podmiotów/osób zewnętrznych do wykonania czynności, której nie wolno im wykonać, jak np. do wręczenia łapówki. Przepisy o Konkurencji W realizacji umowy z LafargeHolcim, Dostawcy mają obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących konkurencji i dlatego też nie
Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 7 mogą tolerować jakichkolwiek naruszeń w tym zakresie. Przede wszystkim, Dostawcy nie mogą wprowadzać do umów z LafargeHolcim jakichkolwiek warunków, stanowiących naruszenie przepisów o konkurencji. Od Dostawców oczekuje się również podejmowania wszelkich niezbędnych środków ostrożności, które mogą zapobiec ujawnieniu na rzecz podmiotów zewnętrznych i przez te podmioty jakichkolwiek handlowych informacji wrażliwych o ich relacji dostawczej z LafargeHolcim.
8 Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 4. Warunki Nawiązywania Współpracy Kodeks Postępowania obowiązuje wszystkich Dostawców LafargeHolcim i jest on przekazywany zarówno potencjalnym jak i obecnym Dostawcom. W ramach procesu kwalifikacyjnego, nowi Dostawcy będą poddawani ocenie pod kątem przestrzegania standardów wskazanych w niniejszym dokumencie. Obecnym Dostawcom nadaje się odpowiedni poziom priorytetu w zakresie oceny w oparciu o potencjalne ryzyko dotyczące zrównoważonego rozwoju w związku z dostarczanymi towarami i usługami oraz w oparciu o ich relacje z LafargeHolcim. W przypadku dostawców priorytetowych, LafargeHolcim przeprowadza regularne oceny ryzyka w formie samoocen, ustaleń faktycznych lub audytów, zgodnie ze wskazaniami lokalnych działów zakupów. LafargeHolcim informuje Dostawców w jaki sposób spełnią oczekiwania firmy oraz w jak będą oceniani. W sytuacji niespełnienia przez Dostawcę naszych wymogów ustalane są plany działań naprawczych w określonych ramach czasowych (w zależności od powagi problemu); których postępy będą monitorowane przez LafargeHolcim. LafargeHolcim może pomagać Dostawcom rozwijać ich możliwości i poprawiać wyniki. LafargeHolcim może zakończyć współpracę z Dostawcami, którzy wielokrotnie i świadomie naruszają niniejszy Kodeks Postępowania i odmawiają wdrożenia planów naprawczych. Podczas postępowania przetargowego, LafargeHolcim zastrzega sobie prawo do wykluczenia Dostawców niestosujących się do przepisów prawa miejscowego, krajowego lub międzynarodowego.
Kodeks Postępowania dla Dostawców LafargeHolcim 9 Lafarge Cement S.A. ul. Warszawska 110 28-366 Małogoszcz www.lafarge.pl 2016 LafargeHolcim Ltd Wersja z dnia 27 stycznia 2016 r.