PODRÓŻE SŁUŻBOWE zasady rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych w 2015 roku Cel szkolenia: Celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom szkolenia praktycznych rozwiązań w zakresie rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników i osób niebędących pracownikami w aspekcie prawa pracy. Każdy z uczestników zapoznana się z aktualnym stanem prawnym i praktyką w zakresie ewidencji i rozliczania podróży służbowych. Szkolenie przeznaczone jest dla osób początkujących jak i również doświadczonych praktyków chcących poszerzyć swoją więdzę. RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA I. Pojęcie podróży służbowej w świetle przepisów Kodeksu Pracy a. jak zdefiniowana jest podróż służbowa? b. jakie zapisy wprowadzić do umowy o pracę aby podróż pracownika była podróżą służbową? c. jakie wprowadzić zapisy do układu zbiorowego itp. aby pracodawca mógł swobodnie regulować wysokość przysługującej diety? d. czy pracodawcy mogą sami ustalać warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej? e. czy istnieje obowiązek pisemnego zlecenia wyjazdu pracownika w podróż służbową? f. czy polecenie wyjazdu służbowego musi być potwierdzone przez jednostkę, w której pracownik realizował zadania służbowe? 1
II. Rozliczanie podróży służbowych 1. Wspólne przepisy dotyczące krajowych i zagranicznych podróży służbowych a. jakie należności przysługują pracownikowi z tyt. podróży służbowej? b. czy pracownikowi należy się zwrot za wyżywienie? c. czy samowolna zmiana środka transportu w podróży jest podstawą do zwrotu poniesionych kosztów? d. jakie należy spełnić warunki aby pracownik mógł odbyć podróż prywatnym samochodem? e. jakie powstaną konsekwencje w przypadku zwrotu pracownikowi kosztów benzyny zamiast tzw. kilometrówki? f. czy pracodawca ma prawo obniżyć wysokość tzw. kilometrówki? g. czy pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów w przypadku utraty np. biletu na przejazd PKP? h. czy pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi wydatki za przejazd płatną autostradą lub za płatny parking? i. czy pracodawca ma prawo odmówić zwrotu poniesionych wydatków jeżeli pracownik rozliczył się po terminie? 2. Podróż krajowa Dieta: a. jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi, który powrócił z podróży w tej samej dobie? b. jaka wysokość diety przysługuje pracownikowi, który przebywał w podróży kilka dni? c. jakie sytuacje powodują, że dieta pracownikowi nie przysługuje? d. o ile należy pomniejszyć wysokość diety, w przypadku gdy w hotelu zapewniono pracownikowi śniadanie? e. czy obiad z kontrahentem ma wpływ na wysokość przysługującej diety? f. czy zwrot pracownikowi kosztów wyżywienia wygeneruje u niego przychód? g. czy rozpoczęcie podróży służbowej w dniu wolnym daje pracownikowi prawo do diety? Koszt noclegu: a. w jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu a kiedy ryczałt? 2
b. czy kierowcy należy wypłacić ryczałt za nocleg w przypadku kiedy pracodawca wyposażył samochód w miejsce do spania? c. czy powstanie u pracownika przychód w przypadku zwrotu kosztu noclegu powyżej określonego limitu? d. w jakich sytuacjach pracodawca może odmówić wypłaty ryczałtu? Koszty dojazdów: a. w jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu a kiedy ryczałt? b. w jakich sytuacjach pracodawca może odmówić wypłaty ryczałtu? 3. Podróż zagraniczna a. jak liczyć czas podróży zagranicznej w zależności od środka transportu? b. jak liczyć czas łącznej podróży służbowej połączonej z odbyciem podróży krajowej? c. jak udokumentować moment przekroczenia granicy poszczególnych państw? Dieta: a. na jaki cel przeznaczona jest dieta? b. czy istnieje możliwość wypłaty diety niższej niż z rozporządzenia? c. czy zapewnione śniadanie w cenie noclegu ma wpływ na wysokość diety? d. jakie sytuacje zwalniają z obowiązku wypłaty diety? Koszty przejazdów i dojazdów: a. jaka wysokość ryczałtu przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono dojazd do hotelu z lotniska? b. czy pracownikowi można zwrócić faktyczne koszty poniesione w związku z dojazdem środkami komunikacji miejscowej? c. w jakich sytuacjach ryczałt nie przysługuje? Koszty noclegu: a. jaka wysokość zwrotu przysługuje pracownikowi za nocleg? b. czy zwrot wyższych kosztów niż ustalony limit wygeneruje u pracownika przychód? 3
III. Zaliczki pieniężne a. czy pracodawca ma obowiązek wypłacić zaliczkę w przypadku podróży krajowej lub zagranicznej? b. czy w przypadku zaliczki na podróż zagraniczną wypłacamy ją w walucie obcej czy polskiej? c. po jakim kursie należy rozliczyć zwrot kosztów poniesionych w podróży zagranicznej? IV. Rozliczanie czasu pracy w podróży służbowej a. jak rozliczyć czas pracy w podróży służbowej? b. czy dojazd i powrót z podróży przypadającej poza godzinami pracy należy wliczyć do czasu pracy? c. ile godzin odpoczynku należy zapewnić pracownikowi po zakończonej podróży służbowej? d. kiedy powstaną nadgodziny w podróży służbowej i jak je zrekompensować? V. Wyjazdy służbowe osób nie będących pracownikami (umowy cywilnoprawne) a. jakie zapisy należy wprowadzić do umów aby US nie kwestionowały zwrotu poniesionych wydatków? b. czy zwrot należności z tytułu podróży służbowej osobie niebędącej pracownikiem wygeneruje u niech przychód? c. w jakich wysokościach dokonuje się zwrotu należności w związku z odbywaniem podróży służbowych? VI. Podróże służbowe - różne ujęcia a. koszty wyżywienia przekraczające limit diet b. używanie wynajętego samochodu za granicą c. wydatki za przejazd taksówką d. powroty do miejsca zamieszkania a prawo do ryczałtu, e. ubezpieczenie pracownika na czas odbywania podróży służbowej 4
f. należności z tytułu zagranicznej podróży służbowej w celu uczestniczenia w szkoleniu, g. zwrot kosztów naprawy samochodu nie będącego własnością pracodawcy, h. zwrot pracownikowi prowizji za wypłaty z bankomatu w trakcie zagranicznej podróży służbowej. 5