Wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 Szczecin, luty 2012 r.
owiedz się więcej
? SPIS TREŚCI Kompendium................................................................. 4 Wstęp............................................................... 5 1. Zasady udzielania dofinansowania w formie zaliczek......................... 6 1.1 Cel zaliczek..................................................... 6 1.2 Beneficjenci............................................................... 6 1.3 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy............................... 6 1.4 Wysokość zaliczek........................................................... 7 1.5 Wypłata zaliczek.......................................................7 1.6 Rozliczenie zaliczki.................................................. 10 1.7 Nieprawidłowe wykorzystanie zaliczki..................................... 12 2. Ścieżka wnioskowania o zaliczkę.................................... 14 2.1 Schemat wnioskowania o zaliczkę......................................... 14 2.2 Zaliczki a montaż finansowy...................................... 15 3. Dodatkowe informacje........................................... 19
4 KOMPENDIUM 1. Wypłata zaliczki następuje w jednej lub kilku transzach. Wysokość jednej transzy nie może być większa niż 35% wysokości dofinansowania. W przypadku gdy wartość dofinansowania jest niższa niż 200 000 PLN pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki może stanowić do 70 % całego dofinansowania. 2. Zaliczka przeznaczona jest tylko i wyłącznie na wydatki związane z realizacją projektu. Z zaliczek może zostać sfinansowania wyłącznie część kosztów kwalifikowanych projektu, która zgodnie z przedstawionym we wniosku o dofinansowanie montażem ma być sfinansowana w ramach dotacji. Wydatkowanie zaliczki na inny cel skutkuje zwrotem środków wraz z odsetkami. 3. Zaliczka wpłacana jest na rachunek Beneficjanta dot. zaliczki. Beneficjent musi mieć osobne konto na zaliczkę, chyba że umowa zwalnia go z tego obowiązku. Beneficjent, aby dokonać płatności za fakturę lub inny równoważny dokument księgowy, dokonuje przelewu z rachunku dot. zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta kwoty, która zgodnie z montażem finansowym odpowiada wysokości przyznanego dofinansowania przypadającego na dany wydatek kwalifikowalny. Płatność za fakturę lub inny dokument o równoważnej wartości musi być dokonana w dniu wpływu na rachunek Beneficjenta przelewu z rachunku Beneficjenta dot. zaliczki. Jednocześnie konieczne jest uruchomienie środków własnych Beneficjenta w wysokości odpowiadającej wkładowi własnemu przypadającemu na dany wydatek. Dokonywanie płatności z rachunku zaliczkowego w inny sposób, w tym zapłata za niekwalifikowaną część faktury lub w wysokości przekraczającej ramy montażu finansowego nie jest właściwe i grozi obowiązkowym zwrotem środków wraz z odsetkami lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. 4. Aby móc otrzymać kolejną transzę zaliczki Beneficjent musi rozliczyć nie mniej niż 70% łącznej kwoty przekazanej zaliczki. Przykład Beneficjent, który otrzymał zaliczkę w kwocie 100 000,00 PLN przy dofinansowaniu 60% wartości projektu, zobligowany jest do przedstawienia w terminie 3 miesięcy wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę na kwotę co najmniej 116 666,67 PLN (co najmniej 70% zaliczki + 40% wkładu własnego). 5. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę należy przedłożyć w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania. Jako termin złożenia wniosku rozumie się datę złożenia wniosku w Wydziale Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego lub datę stempla pocztowego, w przypadku przesłania wniosku pocztą. Niezłożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w wyznaczonym terminie i w minimalnej wysokości oznacza konieczność zwrotu środków nierozliczonej części oraz zapłaty odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków na rachunek Beneficjenta. Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego może odmówić wypłaty kolejnej transzy zaliczki Beneficjentom, którzy nie rozliczą zaliczki zgodnie z procedurami obowiązującymi przy wydatkowaniu środków. www.rpo.wzp.pl Wartość niewykorzystanej i zwróconej części zaliczki automatycznie pomniejsza kwotę dofinansowania określoną w umowie o dofinansowanie, o którą Beneficjent może ubiegać się w formie zaliczki.
5 WSTĘP Niniejszy dokument stanowi zbiór informacji dla beneficjentów wnioskujących o wypłatę części dotacji na realizację projektu w formie zaliczki. Wytyczne zostały opracowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ w szczególności na podstawie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 (RPO WZ), Uszczegółowienia RPO WZ (dostępne na stronie internetowej www.rpo.wzp.pl) oraz na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Podstawowymi aktami prawnymi, w których uregulowane są zagadnienia dotyczące: dotacji, zawierania umów/wydawania decyzji o dofinansowaniu, przekazywania środków i ich rozliczania, są: rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. 07. nr 175, poz.1232 z późn. zm.), ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U.2009 r. Nr 84, poz. 712), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 09 Nr 157, poz. 1240), ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2005 Nr 8, poz. 60), rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich.
6 1ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE ZALICZEK 1.1 CEL ZALICZEK Dostępne dla Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 zaliczki są środkami publicznym i przy ich rozliczaniu stosuje się odpowiednio zasady rozliczania określone dla dotacji z budżetu państwa. Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. w odniesieniu do Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 środki wypłacone w ramach zaliczki mogą być przeznaczone na: płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich; dotacje celowe dla beneficjentów. Beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 2013 mogą uzyskać przyznane dofinansowanie w następujących formach płatności: refundacja części wydatków kwalifikowalnych, poniesionych wcześniej przez beneficjenta, przekazanie części przyznanego dofinansowania wformie zaliczki w jednej lub kilku transzach, przy czym pozostała kwota dofinansowania stanowi refundację części wydatków kwalifikowanych poniesionych wcześniej przez beneficjenta, przekazanie dotacji na utworzenie lub wniesienie wkładu do funduszy kapitału podwyższonego ryzyka, funduszy gwarancyjnych i funduszy pożyczkowych, funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich oraz funduszy powierniczych, o których mowa w art. 44 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (ze zm.). 1.3 ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. Zabezpieczenie ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, w przypadku gdy: lub 1) wartość zaliczki wynikająca z umowy o dofinansowanie nie przekracza 10 000 000 zł 2) beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym, o których mowa w art. 93 i art. 106 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, lub jest jednostką badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993 oraz z 2009 r. Nr 168, poz. 1323). Jeżeli w przypadkach, o których mowa powyżej, nie jest możliwe ustanowienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową albo beneficjent zechce wybrać inną formę zabezpieczenia, możliwy jest wybór zabezpieczenia w formach jakie przedstawiono poniżej. Ponadto w przypadku gdy wartość zaliczki przekracza 10 000 000 zł, zabezpieczenie ustanawiane jest w wysokości co najmniej równowartości najwyższej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie, w jednej lub kilku z następujących form wybranych przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie: 1) pieniężnej; www.rpo.wzp.pl 1.2 BENEFICJENCI Podmioty które mogą otrzymać zaliczkę: Beneficjenci, wymienieni w Uszczegółowieniu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013, zgodnie z rozporządzeniem Rady nr 1083/2006 oraz z ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712) r. 2) poręczenia bankowego lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; 3) gwarancji bankowej; 4) gwarancji ubezpieczeniowej; 5) poręczenia, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej
7 Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505); 6) weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej; 7) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; 8) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; 9) przewłaszczenia rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie; 10) hipoteki; w przypadku gdy instytucja udzielająca dofinansowania uzna to za konieczne, hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; 11) poręczenia według prawa cywilnego. W przypadku rozliczenia przez beneficjenta całości zaliczki w ramach projektu, w którym zabezpieczenie ustanowione było w formie innej niż weksel in blanco, może ono ulec zmianie na wniosek beneficjenta i przyjąć formę weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Rozpatrując wniosek beneficjenta, właściwa instytucja bierze pod uwagę potrzebę należytego zabezpieczenia wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie oraz dotychczasowy przebieg realizacji projektu. 1) Jeśli Beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę zaliczki zobowiązany jest do rozliczenia się ze 100% przekazanych środków lub zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu w terminie 3 miesięcy wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne opłacone ze środków zaliczki w proporcji odpowiadającej montażowi finansowemu 2) Jeśli Beneficjent wnioskuje o kolejną transzę zaliczki to jest ona pomniejszana o: nierozliczoną kwotę poprzedniej transzy, chyba że nierozliczona kwota jest zwracana przez beneficjenta na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ, odsetki narosłe od wcześniej przekazanych transz, chyba że odsetki są zwracane na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą. W przypadku Beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego odsetki od zaliczek narosłe na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 10, art. 5 ust. 1 pkt 9 lub art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539, z późn. zm.). W sytuacji, gdy wartość dofinansowania nie przekracza 200 tys. PLN, Beneficjent ma możliwość wystąpienia z wnioskiem o płatność zaliczkową w ramach jednej transzy do 70% wysokości dofinansowania. Wnioskowana przez Beneficjenta wysokość zaliczki jest każdorazowo weryfikowana przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ. IZ RPO WZ może odmówić udzielenia zaliczki lub zmniejszyć jej wysokość jeśli uzna, że kwota wnioskowana jest zbyt duża w stosunku do wydatków zaplanowanych w harmonogramie rzeczowo finansowym. 1.4 WYSOKOŚĆ ZALICZEK Kwota całkowitej zaliczki przekazanej Beneficjentowi może stanowić maksymalnie 70% wysokości dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku Beneficjentów, będących organizacjami pozarządowymi, realizujących projekty kluczowe kwota całkowitej zaliczki przekazanej Beneficjentowi może stanowić maksymalnie 97% wysokości dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie. Pozostała kwota dofinansowania stanowi refundację części kosztów kwalifikowanych faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez beneficjenta. Wysokość jednorazowej transzy nie może być większa niż 35% wysokości dofinansowania. Wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzależniona od rozliczenia części dotychczas otrzymanych transz, nie niższej jednak niż 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. 1.5 WYPŁATA ZALICZEK Wypłata zaliczki jest uzależniona od ustanowienia i wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie oraz innych czynników wskazanych w umowie jak np. dostępność środków na rachunku Instytucji Zarządzającej oraz Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego), a także spełnienia warunków, o których mowa w wytycznych. Ustanowienie zabezpieczenia nie dotyczy projektów, w których Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych, fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia następujących numerów rachunków bankowych związanych z realizacją projektu: rachunek bankowy Beneficjenta należy przez to
8 rozumieć rachunek bankowy, z którego ponoszone są wszystkie wydatki w ramach Projektu; rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki należy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek bankowy, na który Instytucja Zarządzająca RPO WZ oraz Płatnik przekazują Beneficjentowi środki finansowe EFRR i współfinansowania przy systemie zaliczkowania Projektu. Wyodrębnienie dwóch rachunków bankowych związanych z realizacją i rozliczeniem projektu jest niezbędne z uwagi na charakter poszczególnych środków finansowych i ich ujęcie w zależności od źródeł pochodzenia w Ustawie o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku. Zaliczka jest przekazywana Beneficjentowi w następujący sposób: Płatnik [BGK] Dyspozycja wypłaty zaliczki w części dot. dofinansowania z EFRR transza zaliczki dotycząca środków dofinansowania z EFRR wypłacana jest na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczek po przekazaniu do Płatnika (czyli Bank Gospodarstwa Krajowego) dyspozycji płatniczej przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ; transza zaliczki dotycząca środków współfinansowanych z budżetu państwa wypłacana jest przez Instytucję Zarządzającą RPO na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczek w terminach i wysokości wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu. Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. dofinansowania EFRR oraz odsetek Zaliczka przeznaczona jest tylko i wyłącznie na wydatki związane z realizacją projektu. Z zaliczek może zostać sfinansowana wyłącznie część kosztów kwalifikowanych projektu, która zgodnie z przedstawionym we wniosku o dofinansowanie montażem ma być sfinansowana w ramach dotacji. Wydatkowanie zaliczki na inny cel skutkuje zwrotem środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Przekazanie transzy zaliczki dot. dofinansowania EFRR Poniżej przedstawiono schemat przepływów finansowych w ramach realizacji projektu, w którym w montażu finansowym jako jedno ze źródeł finansowania ujęto zaliczki. PRZEPŁYWY FINANSOWE www.rpo.wzp.pl OBJAŚNIENIA
9 SCHEMAT PRZEPŁYWÓW FINANSOWYCH uwzględniający w montażu finansowym zaliczki jako jedno ze źródeł finansowania projektu. Instytucja Zarządzajaca RPO Przekazanie transzy zaliczki dot. współfinansowania Wniosek o płatność (w tym rozliczający zaliczkę) Refundacja środków Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. współfinansowania zgodnie z terminami w umowie oraz odsetek Wniosek o płatność zaliczkową Rachunek bankowy BENEFICJENTA dot. zaliczek Rachunek bankowy BENEFICJENTA BENEFICJENT Przelew dot. płatności należności w wysokości nie wyższej niż przyznana procentowa wysokość dofinansowania z EFRR oraz budżetu państwa, uwzględniająca dostępne na rachunku środki. Faktura KONTRAHENCI/WYKONAWCY
10 Wypłata zaliczki następuje na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie po złożeniu w formie papierowej poprawnego wniosku o płatność sporządzonego w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on-line formularza (zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność). Do wniosku o płatność zaliczkową Beneficjent nie załącza dokumentów księgowych poświadczających planowane wydatki. Wypłata może nastąpić w jednej lub kilku transzach oraz w terminach zgodnych z zapisami umowy. Wypłata zaliczki uzależniona jest od: dostępności środków na rachunku IZ RPO WZ; dostępności środków na rachunku Płatnika; szczegółowych zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie. Pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki może zostać przekazana Beneficjentowi na podstawie poprawnego wniosku o płatność w terminie do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność, jednak nie wcześniej niż po wniesieniu przez Beneficjenta prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia. Beneficjent wnioskujący o zaliczkę w okresie od 1 października do 31 grudnia może otrzymać dofinansowanie w formie zaliczki w części środków z EFRR, natomiast część dotyczącą współfinansowania otrzyma po 15 stycznia następnego roku z uwzględnieniem terminu do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WZ może odmówić wypłaty części zaliczki odpowiadającej współfinansowaniu. Ta część zostanie przekazana Beneficjentowi w formie refundacji. Kolejne transze zaliczki będą przekazywane w terminie 2 miesięcy od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność oraz rozliczenia poprzednich transz w co najmniej 70% wartości. Każda kolejna transza zaliczki zostanie pomniejszona o kwoty niewykorzystane z poprzedniej transzy. liczonych od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki powinien nastąpić w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, a także nie później niż w dniu złożenia wniosku o płatność końcową. Zwrot w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków. Zwrotowi podlegają również odsetki od środków z zaliczki zgromadzone na rachunkach bankowych Beneficjenta. W przypadku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, w zależności od źródła jej pochodzenia, na wskazane rachunki Instytucji Zarządzającej RPO WZ, do wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy dołączyć kopie przelewów bankowych. Przypominamy także, że w tytule zwrotu należy zamieścić poniższe dane: 1. Numer projektu, 2. Data i kwota otrzymanej płatności, której dotyczy zwrot lub numer zlecenia, 3. Informacja czy kwota zwrotu stanowi należność głów- -ną czy odsetki (jeżeli odsetki należy wskazać rodzaj: karne, bankowe, ew. przychód z projektu, kara umowna), 4. Tytuł zwrotu, a w przypadku zwrotu na podstawie decyzji należy podać numeru decyzji, 5. Klasyfikacja budżetowa zwracanych środków ( kb: 34-75861-2007 dla poddziałań 1.3.1 oraz 1.3.2 lub kb: 34-75861-6207 dla pozostałych poddziałań). Przykład RPZP.01.01.01-32-001/10; otrz: 04.05.2011-1000000,00; zwrot: ng-500000,00 ods-10500,00 (karne) i 1002,41 (bankowe) kb: 34-75861-6207 www.rpo.wzp.pl 1.6 ROZLICZENIE ZALICZKI Beneficjent zobowiązany jest do wydatkowania i rozliczenia zaliczki w terminie 3 miesięcy od dnia jej otrzymania. Rozliczenie zaliczki polega na złożeniu w terminie wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne opłacone ze środków zaliczki w proporcji odpowiadającej montażowi finansowemu określonemu w umowie lub zwrotu niewykorzystanej części zaliczki. Każda kolejna wnioskowana transza zaliczki zostanie pomniejszona o kwoty niewykorzystane z poprzedniej transzy. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, Z obowiązku zwrotu odsetek narosłych na rachunkach bankowych zwolnieni są Beneficjenci będący jednostkami samorządu terytorialnego. Narosłe odsetki stanowią wówczas dochód tych jednostek. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę musi być wypełniony zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność oraz spełniać wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe. Do wniosku o płatność należy dołączyć potwierdzenia dokonania przelewów z rachunku dot. zaliczki na rachunek środków własnych wraz z dokładnym opisem oraz wyciąg bankowy potwierdzający dokonywane operacje od momentu otrzymania zaliczki do jej rozliczenia. W przypadku
11 Beneficjentów rozliczających koszty pośrednie ryczałtowo nie przedstawia się dokumentów na wydatki rozliczane ryczałtem. Przy rozliczaniu wydatków poniesionych z zaliczek musi zostać zachowana odpowiednia proporcja ich współfinansowania zgodnie z dokumentami programowymi i wysokością przyznanego dofinansowania. Wszystkie przedstawione do rozliczenia faktury oraz dokumenty o równoważnej wartości dowodowej muszą być opisane zgodnie ze wzorem opisu zamieszonym w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Oznacza to, że beneficjent, uruchamiając środki przekazanej zaliczki, zobowiązany jest jednocześnie do uruchomienia środków własnych w wysokości wskazanej w montażu finansowym we wniosku o dofinansowanie. Przy opisie dokumentów uwzględnia się kwoty dotacji, jaka przysługuje Beneficjentowi w związku ze zrealizowanym wydatkiem nie uwzględniając, czy został on sfinansowany z zaliczki, czy też ze środków własnych, które podlegają refundacji w ramach złożonego wniosku o płatność. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki musi być dokonany na właściwe rachunki bankowe, przy zachowaniu właściwego podziału na źródła jej finansowania (tj. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego i budżet państwa (jeśli dotyczy)). Dokonanie zwrotu w sposób niewłaściwy będzie traktowane jako brak rozliczenia zaliczki, co może skutkować wykluczeniem z możliwości ubiegania się o dofinansowanie w formie zaliczki. Instytucja Zarządzająca RPO WZ, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi pisemną informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieżności między kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta we wniosku o płatność a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, wynikającą w szczególności z uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne, Instytucja Zarządzająca RPO WZ załącza do informacji pisemne uzasadnienie. W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji wniosku o płatność zostaną stwierdzone błędy, Instytucja Zarządzająca RPO WZ przesyła pismo do Beneficjenta, wraz z prośbą o przesłanie poprawionego dokumentu, bądź wzywa Beneficjenta do złożenia dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień albo nieusunięcie przez niego braków lub błędów, powoduje wstrzymanie przekazania środków dofinansowania. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę może stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory Beneficjentowi środki w formie zaliczki nie wyczerpują kwoty 70% przyznanego dofinansowania. W przypadku Beneficjentów, będących organizacjami pozarządowymi, realizujących projekty kluczowe wniosek o płatność rozliczający zaliczkę może stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory Beneficjentowi środki w formie zaliczki nie wyczerpują kwoty 97% przyznanego dofinansowania. W przypadku wykorzystania całkowitej, możliwej wysokości zaliczki pozostała część dofinansowania będzie stanowić refundację wydatków kwalifikowalnych faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez Beneficjenta w ramach Projektu na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie. Beneficjenci, którym w danym roku zostanie przekazana zaliczka, zobowiązani są do wykorzystania środków zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Stąd też środki w przypadku niepełnego wydatkowania środków z budżetu państwa przeznaczonych na współfinansowanie przekazanych zaliczek w danym roku budżetowym, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanej kwoty w terminie do 30 listopada na rachunek IZ RPO WZ. Informacja na temat niewykorzystanych środków musi zostać przekazana do Instytucji Zarządzającej RPO WZ do 15 października bieżącego roku. Obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania. Ponowne przekazanie współfinansowania ujętego w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych i zwróconego zgodnie z art. 181 ust. 5 ustawy o finansach publicznych następuje bez konieczności składania przez Beneficjenta wniosku o płatność. Instytucja Zarządzająca w okresie od 1 października do 31 grudnia może przekazać Beneficjentowi dofinansowanie w formie zaliczki tylko w części środków z EFRR, natomiast część dotyczącą współfinansowania z budżetu państwa otrzyma po 15 stycznia następnego roku z uwzględnieniem terminu do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność. W przypadku projektów, w ramach których Beneficjent dokonał płatności z wykorzystaniem środków z EFRR (pochodzących z zaliczki) przed otrzymaniem części dotyczącej współfinansowania z budżetu państwa oraz w przypadku projektów, którym minął termin zakończenia realizacji projektu część dotycząca współfinansowania z budżetu państwa zostanie przekazana w formie refundacji. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WZ może odmówić wypłaty części zaliczki odpowiadającej współfinansowaniu. Ta część zostanie przekazana beneficjentowi w formie refundacji. W okresie, w którym Beneficjent dysponuje częścią zaliczki odpowiadającą wkładowi EFRR, realizując płatności z tytułu realizacji projektu, wartości dotyczące współfinansowana z budżetu państwa musi pokryć ze środków własnych do momentu uzyskania wpłaty tych środków zgodnie z Ustawą o finansach publicznych
12 z dnia 27 sierpnia 2009 roku. Po otrzymaniu na rachunek bankowy dot. współfinansowania środków zaliczki odpowiadających wkładowi z budżetu państwa, Beneficjent może dokonać przelewu na rachunek środków własnych z tytułu wyżej opisanych płatności. Przelew taki musi być odpowiednio zatytułowany i opisany oraz dołączony do kolejnego wniosku o płatność. Prawidłowość realizacji projektu i wydatkowania przekazanych środków będzie weryfikowana przez Instytucję Zarządzającą RPO podczas kontroli. Kontrole będą prowadzone w siedzibie Beneficjenta oraz fakultatywnie w miejscu rzeczowej realizacji Projektu. Każdy projekt będzie skontrolowany (zgodnie z zapisami umowy) przynajmniej raz po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność. Kontrole mogą być także przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu (przez okres 5 lat lub 3 lat w zależności od zapisów umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie). Beneficjent zobowiązany jest do udostępnienia dokumentów związanych z realizacją projektu oraz pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt, a także złożenia wyjaśnień dotyczących wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu. Przez rozliczenie zaliczki rozumie się złożenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę do Instytucji Zarządzającej RPO WZ oraz ewentualny zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Przykład Na konto dot. zaliczki Beneficjenta w dniu 1 marca 2010 r. wpłynęła transza zaliczki w wysokości 100 000 zł (85% z EFRR, 15% współfinansowanie). Beneficjent do dnia 1 lipca 2010 r. nie poniósł żadnych wydatków oraz nie złożył wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę do czego zobowiązywała go umowa o dofinansowanie. Ponadto Beneficjent otrzymał pismo zobowiązujące go do oddania kwoty niewykorzystanej zaliczki wraz z narosłymi odsetkami na koncie oraz odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia otrzymania zaliczki na konto. Beneficjent postanowił oddać zaliczkę wraz z należnymi odsetkami 1 lipca 2010 r. www.rpo.wzp.pl 1.7 NIEPRAWIDŁOWE WYKORZYSTANIE ZALICZKI W przypadku, gdy środki przeznaczone na finansowanie programów i projektów są: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy wydatkowaniu środków, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek, w terminie 14 dni od dnia doręczenia pisma, które wydaje Instytucja Zarządzająca w przypadku stwierdzenia wymienionych okoliczności. W piśmie Instytucja Zarządzająca określa kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki. Zwrot odsetek od środków nieprawidłowo wydatkowanych może zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnych płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi, która jest uwzględniona w zleceniu płatności kierowanym do Płatnika. W przypadku bezskutecznego upływu terminu zwrotu środków wydawana jest decyzja administracyjna. Do egzekucji tych należności mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Jeżeli beneficjent nie rozliczy zaliczki w terminie 3 miesięcy od daty jej wypłacenia, środki te traktowane będą jako dotacja wydatkowana niezgodnie z procedurami! Konto bankowe było oprocentowane w wysokości 3% w skali roku z kapitalizacją comiesięczną i z tego względu co miesiąc od kwoty pozostającej na rachunku narastały odsetki. 3% / 12 miesięcy = 0.25% miesięcznie (podany wzór zastosowano na potrzeby przykładu, należy pamiętać, że każdy bank stosuje własne zasady naliczania odsetek). Marzec 100 000 zł + 0.25% x 100 000 zł = 100 250 zł Kwiecień 100 250 zł + 0.25% x 100 250 zł = 100 500.63 zł Maj 100 500.63 zł + 0.25% x 100 500,63 zł = 100 751,88 zł Czerwiec 100 751,88 zł + 0.25% x 100 751.88 zł = 101 002,76 zł Przez okres 4 miesięcy na rachunku narosłe odsetki od kwoty 100 000 zł wyniosły 1002,76 zł (EFRR - 852,35 zł, BP 150,41 zł).
13 Beneficjent tę kwotę musi zwrócić, chyba że zapisy umowy mówią inaczej. Beneficjent uzasadnia wysokość odsetek narosłych na koncie na podstawie wyciągu z konta lub umowy zawartej z bankiem, w której wskazana jest wysokość i sposób naliczania odsetek. Beneficjent w związku z faktem, że nie rozliczył zaliczki zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zobowiązany jest zapłacić odsetki jak dla zaległości podatkowych zgodnie ze stawkami podanymi w Obwieszczeniu Ministra Finansów w sprawie stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych oraz obniżonej stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych. Dla obliczania odsetek od zaległości podatkowych obowiązuje następujący wzór: Kz x L x O 365 = On = Opz gdzie: Kz - kwota zaległości, L - liczba dni zwłoki, O - stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym, 365 - liczba dni w roku, On - kwota naliczonych odsetek, Opz - kwota naliczonych odsetek po zaokrągleniu (do pełnego złotego). Podany wynik odsetek podatkowych należy zaokrąglić - 50 gr i więcej do pełnej złotówki. Kwota zaległości : 100 000 zł Liczba dni zwłoki 01.03.2010 01.07.2010 tj. 123 dni Stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym 10% Kwota odsetek 3369,86 zł po zaokrągleniu 3370 zł EFRR: 2864,5 zł BP: 505,5 zł Podsumowując: Beneficjent zobowiązany jest oddać kwotę 104 372,76 zł (100 000 zł + 1002,76 zł + 3370 zł) przy czym kwotę należy podzielić zgodnie z pochodzeniem źródłowym środków tj. na rachunek bankowy Płatnika (tj. Bank Gospodarstwa Krajowego, dot. środków EFRR) należy przekazać 88 716,85 zł (85 000 zł + 852,35 zł + 2864,50 zł), na rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej RPO WZ (Urząd Marszałkowski WZ, dot. środków współfinansowania) należy przekazać 15 655,91 zł (15 000 zł + 150,41 zł + 505,50 zł). W Internecie dostępnych jest wiele narzędzi mogących być pomocnymi przy obliczaniu kwoty należnych odsetek. Poniżej znajdują się przykładowe linki: http://www.money.pl/podatki/kalkulatory/odsetkowy/ http://www.podatki.egospodarka.pl/kalkulator/odsetek- -od-zaleglosci-podatkowych http://www.infor.pl/kalkulatory/odsetki_od_zaleglosci. html http://www.kalkulatory.gofin.pl/index.php?action=kalkulatory&opcja=kal1.php Instytucja Zarządzająca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy w wyliczeniach spowodowane korzystaniem z powyższych stron internetowych.
14 2ŚCIEŻKA WNIOSKOWANIA O ZALICZKĘ 2.1 SCHEMAT WNIOSKOWANIA O ZALICZKĘ Zaliczka przekazywana jest na oddzielny rachunek Beneficjenta zgodnie ze schematem przepływów finansowych Zwrot zaliczki w całości (100 %) może skutkować wykluczeniem z możliwości ubiegania się o zaliczkę Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu oraz złożenie zabezpieczenia (jeśli dotyczy) Złożenie wniosku o płatność zaliczkową Zatwierdzenie wniosku o płatność przez IZ Wypłata środków finansowych na poczet zaliczek uzależniona jest od terminu złożenia wniosku o płatność zaliczkową: Środki dotyczące współfinansowania z budżetu państwa wypłacone w ramach zaliczek podlegają zwrotowi z końcem roku budżetowego zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę może stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory środki nie wyczerpują kwoty 70% przyznanego dofinansowania Wypłata zaliczki Wydatkowanie środków zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Rozliczenie zaliczki (wniosek o płatność) Wniosek o kolejną transzę zaliczki Kolejne transze zaliczki będą przekazywane w terminie 2 miesięcy od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność Kolejna transza zaliczki pomniejszana jest o: nierozliczoną kwotę poprzedniej transzy, odsetki narosłe od wcześniej przekazanych transz Wypłata kolejnej zaliczki jest uzależniona od rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz www.rpo.wzp.pl Zatwierdzenie wniosku o płatność przez IZ
15 2.2 ZALICZKI A MONTAŻ FINANSOWY Beneficjenci, którzy korzystają z zaliczek, zobligowani są do jednoczesnego uruchamiania środków własnych przy realizacji projektu zgodnie z montażem finansowym przedstawionym we wniosku o dofinansowanie projektu i zapisami umowy. Przy rozliczaniu wydatków poniesionych z zaliczek musi zostać zachowana odpowiednia proporcja ich współfinansowania. Właściwe wyliczenie wysokości zaliczki niezbędnej do realizacji danego etapu projektu gwarantuje następnie jej rozliczenie na poziomie umożliwiającym wnioskowanie o kolejną transzę (wypłata kolejnej zaliczki jest uzależniona od rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz a w przypadku Beneficjentów, będących organizacjami pozarządowymi, realizujących projekty kluczowe od rozliczenia 97% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz). Poniżej przedstawiono przykład wyliczenia zapotrzebowania na zaliczkę. Przykład Firma uzyskała dotację na realizację projektu w ramach poddziałania 1.1.2. Inwestycje w małe i średnie przedsiębiorstwa, którego przedmiotem jest zakup dwóch maszyn o łącznej wartości 300.000,00 zł netto (366.000,00 zł brutto). Beneficjent ma status podatnika VAT i w związku z tym podatek ten w ramach projektu stanowi koszt niekwalifikowany. Wysokość dofinansowania wynosi 60% kosztów kwalifikowanych projektu. Montaż finansowy we wniosku przedstawiono następująco: Wartość projektu ogółem: w tym: podatek VAT 366 000,00 zł 66 000,00 zł (koszt niekwalifikowalny) Koszty kwalifikowalne projektu wynoszą zatem: Wartość netto zakupionych maszyn: 300 000,00 zł w tym: Wysokość dotacji (60%): Wkład własny: 180 000,00 zł 120 000,00 zł + podatek VAT 66 000,00 zł (koszt niekwalifikowany) = 186 000,00 zł Pierwsza maszyna (zadanie I) o wartości 200 000,00 zł netto (VAT 44 000,00 zł) zakupiona zostanie w lutym br., a druga (zadanie II) o wartości 100 000,00 zł netto (VAT 22 000,00 zł) w czerwcu br. Przedsiębiorca postanowił zawnioskować o zaliczkę w dwóch transzach. Beneficjent w momencie podpisania umowy o dofinansowanie składa wniosek o zaliczkę w wysokości 35% wartości dofinansowania. Wnioskowana wartość zaliczki = Wartość dotacji x 35% Wnioskowana wartość zaliczki = 180 000,00 x 35% = 63 000,00 zł Podsumowując: Wartość zadania I wynosi 200 000,00 zł netto (244 000,00 zł brutto), dofinansowanie stanowi 60%, a więc maksymalna kwota dofinansowania wskazana we wniosku o płatność wyniesie 120 000,00 zł. Beneficjent składa wniosek o płatność części przyznanych środków w formie zaliczki w maksymalnej możliwej wysokości 35%, co stanowi 63 000,00 zł Wykorzystując środki przekazane w formie zaliczki Beneficjent zobligowany jest do jednoczesnego uruchamiania środków własnych w wysokości zgodnej z montażem finansowym przedstawionym we wniosku o dofinansowanie. Należy zwrócić uwagę, aby wnioskowana kwota zaliczki nie przekraczała wartości dotacji na planowane do realizacji zadanie. Beneficjent musi pamiętać, że otrzymana kwota zaliczki musi zostać rozliczona w ciągu 3 miesięcy po jej otrzymaniu, dlatego też nie może obejmować wydatków, które ponoszone będą w dłuższych odstępach czasowych. Montaż finansowy dla zadania I jest następujący: Wartość zadania I netto: 200 000,00 zł Zaliczka: 63 000,00 zł Środki własne: 57 000,00 zł Wkład własny (40%): 80 000,00 zł Środki własne: 44 000,00 zł podatek VAT (koszt niekwalifikowany) CAŁKOWITA WARTOŚĆ I ZADANIA: 244 000,00 zł kwota zostanie zrefundowana po złożeniu wniosku o płatność
16 Środki w ramach zaliczki wypłacone zostaną zgodnie z montażem finansowym przewidzianym dla danego działania/poddziałania. W przypadku poddziałania 1.1.2. Inwestycje w małe i średnie przedsiębiorstwa udział poszczególnych środków w dofinansowaniu wynosi odpowiednio: 85% środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR); 15% środki współfinansowane z budżetu państwa. W analizowanym przykładzie zaliczka wypłacona zostanie Beneficjentowi z następujących źródeł: W sytuacji, gdy Beneficjent przedłoży do wniosku o płatność jedynie faktury zapłacone w całości ze środków zaliczki, za kwotę rozliczenia zaliczki należy uznać tylko wydatki kwalifikowalne, które powinny być sfinansowane z zaliczki zgodnie z montażem finansowym z umowy. Kwotę, jaka powinna stanowić wkład własny, beneficjent powinien przelać na konto dotyczące zaliczki wraz z utraconymi odsetkami jakie narosłyby na koncie zaliczkowym. Przykład www.rpo.wzp.pl 53 550,00 PLN czyli część dotycząca dofinansowania EFRR z konta Płatnika, czyli Banku Gospodarstwa Krajowego na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki. 9 450,00 PLN czyli część dotycząca współfinansowania z budżetu państwa z konta Instytucji Zarządzającej na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki. Środki dotyczące współfinansowania z budżetu państwa, czyli w kwocie: 9 450,00 PLN Beneficjent musi wykorzystać zgodnie z ustawą o finansach publicznych. W przypadku niepełnego wydatkowania tych środków Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanej kwoty w terminie do 30 listopada na rachunek IZ RPO WZ. Informacja na temat niewykorzystanych środków musi zostać przekazana do Instytucji Zarządzającej RPO WZ do 15 października bieżącego roku. Obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania, a ponowne przekazanie współfinansowania następuje bez konieczności składania przez Beneficjenta wniosku o płatność. Po uzyskaniu faktury lub równoważnego dokumentu księgowego za sprzęt zakupiony w ramach projektu Beneficjent dokonuje przelewu środków z konta dot. zaliczki na konto środków własnych w wysokości zgodnej z montażem finansowym wynikającym z umowy o dofinansowanie oraz niezbędnym do realizacji płatności na rzecz kontrahenta/dostawcy. Przelew środków z konta dot. zaliczki na konto środków własnych winien być dokonany w dniu dokonania płatności należności. Beneficjent, któremu przyznano dofinansowanie o wartości 50% wydatków kwalifikowanych otrzymał pierwszą transzę zaliczki w wysokości 100 000 zł, następnie opłacił fakturę w wysokości 100 000 zł (100 % kwalifikowalne) ze środków zaliczki. Beneficjent w takiej sytuacji musi dokonać przelewu z rachunku środków własnych na rachunek dot. zaliczki w wysokości 50 000 zł plus wartość potencjalnie utraconych odsetek, które mogły narosnąć na rachunku dot. zaliczki. W przypadku, gdy beneficjent nie skorygował tego błędu do dnia złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę, kwotę 50 000 zł uważa się za kwotę nierozliczonej zaliczki. W powyższym wypadku beneficjent powinien przedstawić kserokopię umowy z bankiem, w której przedstawiona jest wysokość oprocentowania rachunku bankowego dotyczącego zaliczek wraz z wyjaśnieniem o sposobie wyliczenia kwot potencjalnie utraconych odsetek, które mogły narosnąć na rachunku bankowym. Ponadto, w sytuacji, gdy Beneficjent przeleje środki z zaliczki na rachunek, z którego zamierza dokonać zapłaty dla wystawcy dokumentu, i nie dokona tej zapłaty niezwłocznie, wówczas zobowiązany będzie również do zapłaty odsetek narosłych na rachunku, na który przelano środki zaliczki od dnia jej przelania do dnia faktycznej zapłaty wystawcy dokumentu. Poniższy schemat przedstawia przepływy finansowe oraz przepływy dokumentów pomiędzy instytucjami zaangażowanymi w wypłatę dofinansowania i beneficjentem oraz kontrahentami.
17 Dyspozycja wypłaty zaliczki w części dot. dofinansowania z EFRR Płatnik [BGK] Instytucja Zarządzajaca RPO Wniosek o płatność rozliczenie zaliczki w wysokości 63 000 PLN do refundacji 57 000 PLN wnioskowanie o kolejną transzę zaliczki 63 000 PLN Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. dofinansowania EFRR oraz odsetek Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. współfinansowania zgodnie z terminami w umowie oraz odsetek Wniosek o płatność zaliczkową w kwocie 63 000 PLN Wypłata dofinansowania EFRR 53 550 PPLN Wypłata współfinansowania 9 450 PLN Refundacja środków 57 000 PLN Rachunek bankowy BENEFICJENTA dot. zaliczek KONTRAHENCI/WYKONAWCY BENEFICJENT Płatność należności w wysokości dofinansowania EFRR 53 550 PLN Płatność należności w wysokości odpowiadającej współfinansowaniu 9 450 PLN Rachunek bankowy BENEFICJENTA PRZEPŁYWY FINANSOWE OBJAŚNIENIA Płatność należności: EFRR 53 550 PLN budżet państwa 9 450 PLN wkład własny beneficjenta oraz kwoty, które zostaną zrefundowane w ramach wniosku o płatność 80 000 PLN + 57 000 PLN + 44 000 PLN (VAT)
18 Kolejnym krokiem w realizacji projektu jest złożenie wniosku o płatność, który jednocześnie jest wnioskiem o kolejną transzę zaliczki. Wartość kolejnej transzy zaliczki wylicza się wg tego samego wzoru, co w przypadku zadania I: Wnioskowana wartość zaliczki = Wartość dotacji x 35% Wnioskowana wartość zaliczki = 180 000,00 zł x 35% = 63 000,00 zł Zakup maszyny i rozliczenie tego wydatku we wniosku o płatność stanowić będzie jednocześnie zakończenie projektu. W związku z powyższym wnioskowana zaliczka nie może być wyższa niż wielkość przyznanego dofinansowania i musi być zgodna z zapisami umowy, pozostawić 5% wartości dofinansowania na poczet płatności końcowej wypłacanej przez Instytucję Zarządzająca lub Płatnika w formie refundacji. W przedstawionym przykładzie wartość planowanej do zakupu w ramach projektu maszyny wynosi 100 000 PLN. Zgodnie z przyznanym dofinansowaniem Beneficjent otrzyma 60 000 PLN w formie dotacji, wkład własny 40 000 PLN. Beneficjent wnioskując o zaliczkę, nie powinien składać wniosku o maksymalną transzę. Z uwagi na fakt, że maksymalna wartość zaliczki przekracza wartość należnych do wypłaty środków, Beneficjent powinien wyliczyć wartość zaliczki na poziomie nieprzekraczającym maksymalnego poziomu dofinansowania i uwzględniając 5% na płatność końcową w formie refundacji. Wnioskowaną w analizowanym przykładzie wartość zaliczki można ustalić na podstawie poniższych wyliczeń: Wnioskowana wartość zaliczki = Pozostała do wypłaty część dofinansowania 5% wartości dofinansowania na płatność końcową w formie refundacji czyli Wnioskowana wartość zaliczki = 60 000 PLN 5% x 180 000 PLN = 51 000 PLN Montaż finansowy dla zadania II jest następujący: Środki własne: 22 000,00 zł Podatek VAT (koszt niekwalifikowany) CAŁKOWITA WARTOŚĆ ZADANIA: 122 000,00 zł Podsumowując realizację zadania II o wartości 100 000,00 zł netto (122 000,00 zł brutto), dofinansowanie stanowi 60%, a więc maksymalna kwota wskazana we wniosku o płatność wyniesie 60 000,00 zł. Z uwagi, że we wniosku o zaliczkę należy uwzględnić rezerwę na płatność końcową w wysokości 5% dofinansowania, Beneficjent składa wniosek o płatność części przyznanych środków w formie zaliczki w kwocie niższej od maksymalnej transzy zaliczki, co stanowi 51 000,00 zł. Po zatwierdzeniu poprawnego wniosku o płatność rozliczającego I transzę i jednocześnie wnioskującego o II transzę zaliczki, Beneficjent otrzyma środki finansowe w terminie 2 miesięcy. Do tego wniosku o płatność należy załączyć faktury i równoważne dokumenty finansowe potwierdzające wydatkowanie środków przekazanych w ramach I transzy zaliczki oraz uruchomionych (zgodnie z montażem finansowym) środków własnych. Po otrzymaniu i wydatkowaniu środków z zaliczki, w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania, należy złożyć ponownie wniosek o płatność. W przedstawionym przykładzie drugi wniosek o płatność będzie jednocześnie wnioskiem o płatność końcową, czyli rozliczającą cały projekt. Beneficjent, który zamierza realizować projekt przy wykorzystaniu środków z zaliczek, przygotowując harmonogram musi uwzględnić fakt, że wydatkowanie tych środków podlega ustawie o finansach publicznych. Zgodnie z zapisami ustawy przekazane środki pochodzące ze współfinansowania niezrealizowane w danym roku budżetowym należy rozliczyć do 15 grudnia danego roku, a niewykorzystane środki muszą zostać zwrócone na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzająca w umowie o dofinansowanie. W tym przypadku obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania. Jednocześnie w związku z procedurą oceny wniosków o płatność należy uwzględnić terminy składania i wypłaty środków zaliczkowych wskazane w punkcie 2.1. www.rpo.wzp.pl Wartość zadania II netto: 100 000,00 zł Zaliczka: 51 000,00 zł Środki własne: 9 000,00 zł Wkład własny (40%): 40 000,00 zł kwota zostanie zrefundowana po złożeniu wniosku o płatność
DODATKOWE INFORMACJE W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących zaliczek lub odnośnie innych kwestii związanych z realizacją projektu w ramach poddziałania, prosimy kontaktować się z Wydziałem Wdrażania RPO. 319 wwrpo@wzp.pl www.rpo.wzp.pl wzp tel. 91 44 11 100 fax 91 488 99 94? ul. Wyszyńskiego 30 70-203 Szczecin
egzemplarz bezpłatny Wydawca: Wydział Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym ul. Wyszyńskiego 30, 70-203 Szczecin tel. 91 44 11 171, fax 91 488 10 15 e-mail: wzrpo@wzp.pl Wydział Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego ul. Wyszyńskiego 30, 70-203 Szczecin tel. 91 44 11 100, fax 91 488 99 94 e-mail: wwrpo@wzp.pl www.rpo.wzp.pl Projekt i skład: Red Head W.Nowek-Komołowska www.pracowniaredhead.pl