ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO NA LATA

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego UNIA EUROPEJSKA Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO NA LATA Wytyczne dla Beneficjentów ubiegających się o przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki Szczecin, wrzesień

2 Kompendium: 1. Wypłata zaliczki następuje w jednej lub kilku transzach. Wysokość jednej transzy nie moŝe być większa niŝ 35% wysokości dofinansowania. W przypadku gdy wartość dofinansowania jest niŝsza niŝ PLN pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki moŝe stanowić do 70 % całego dofinansowania. 2. Zaliczka przeznaczona jest tylko i wyłącznie na wydatki związane z realizacją projektu. Z zaliczek moŝe zostać sfinansowania wyłącznie część kosztów kwalifikowanych projektu, która zgodnie z przedstawionym we wniosku o dofinansowanie montaŝem ma być sfinansowana w ramach dotacji. Wydatkowanie zaliczki na inny cel skutkuje zwrotem środków wraz z odsetkami. 3. Zaliczka wpłacana jest na rachunek Beneficjanta dot. zaliczki. Beneficjent musi mieć osobne konto na zaliczkę chyba, Ŝe umowa zwalnia go z tego obowiązku. Beneficjent, aby dokonać płatności za fakturę lub inny równowaŝny dokument księgowy, dokonuje przelewu z rachunku dot. zaliczki na rachunek bankowy Beneficjenta kwoty, która zgodnie z montaŝem finansowym odpowiada wysokości przyznanego dofinansowania przypadającego na dany wydatek kwalifikowalny. Płatność za fakturę lub inny dokument o równowaŝnej wartości musi być dokonana w dniu wpływu na rachunek Beneficjenta przelewu z rachunku Beneficjenta dot. zaliczki. Jednocześnie konieczne jest uruchomienie środków własnych Beneficjenta w wysokości odpowiadającej wkładowi własnemu przypadającemu na dany wydatek. Dokonywanie płatności z rachunku zaliczkowego w inny sposób, w tym zapłata za niekwalifikowaną część faktury lub w wysokości przekraczającej ramy montaŝu finansowego nie jest właściwe i grozi obowiązkowym zwrotem środków wraz z odsetkami lub rozwiązaniem umowy o dofinansowanie. 4. Aby móc otrzymać kolejną transzę zaliczki Beneficjent musi rozliczyć nie mniej niŝ 70% łącznej kwoty przekazanej zaliczki. Przykładowo: Beneficjent, który otrzymał zaliczkę w kwocie ,00 PLN przy dofinansowaniu 60% wartości projektu, zobligowany jest do przedstawienia w terminie 3 miesięcy wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę na kwotę co najmniej ,67 PLN (co najmniej 70% zaliczki + 40% wkładu własnego). 5. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę naleŝy przedłoŝyć w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania. Jako termin złoŝenia wniosku rozumie się datę złoŝenia wniosku w Wydziale WdraŜania Regionalnego Programu Operacyjnego lub datę stempla pocztowego, w przypadku przesłania wniosku pocztą. NiezłoŜenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w wyznaczonym terminie i w minimalnej wysokości oznacza konieczność zwrotu środków nierozliczonej części oraz zapłaty odsetek w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków na rachunek Beneficjenta. Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego moŝe odmówić wypłaty kolejnej transzy zaliczki Beneficjentom, 2

3 którzy nie rozliczą zaliczki zgodnie z procedurami obowiązującymi przy wydatkowaniu środków. Wartość niewykorzystanej i zwróconej części zaliczki automatycznie pomniejsza kwotę dofinansowania określoną w umowie o dofinansowanie o jaką Beneficjent moŝe ubiegać się w formie zaliczki. 3

4 WSTĘP Niniejszy dokument stanowi zbiór informacji dla beneficjentów wnioskujących o wypłatę części dotacji na realizację projektu w formie zaliczki. Wytyczne zostały opracowane przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ w szczególności na podstawie Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata (RPO WZ), Uszczegółowienia RPO WZ (dostępne na stronie internetowej oraz na podstawie obowiązujących aktów prawnych. Podstawowymi aktami prawnymi, w których uregulowane są zagadnienia dotyczące: dotacji, zawierania umów/wydawania decyzji o dofinansowaniu, przekazywania środków i ich rozliczania, są: rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 września 2007 r. w sprawie wydatków związanych z realizacją programów operacyjnych (Dz. U. 07. nr 175, poz z późn. zm.), ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U r. Nr 84, poz. 712), ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. 09 Nr 157, poz. 1240), ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U Nr 8, poz. 60), rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich. 4

5 1. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA W FORMIE ZALICZEK 1.1 CEL ZALICZEK Dostępne dla Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata zaliczki są środkami publicznym i przy ich rozliczaniu stosuje się odpowiednio zasady rozliczania określone dla dotacji z budŝetu państwa. Zgodnie z Ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. w odniesieniu do Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata środki wypłacone w ramach zaliczki mogą być przeznaczone na: płatności w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich; dotacje celowe dla beneficjentów. Beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata mogą uzyskać przyznane dofinansowanie w następujących formach płatności: refundacji części wydatków kwalifikowalnych, poniesionych wcześniej przez beneficjenta, przekazanie części przyznanego dofinansowania w formie zaliczki w jednej lub kilku transzach, przy czym pozostała kwota dofinansowania stanowi refundację części wydatków kwalifikowanych poniesionych wcześniej przez beneficjenta, przekazanie dotacji na utworzenie lub wniesienie wkładu do funduszy kapitału podwyŝszonego ryzyka, funduszy gwarancyjnych i funduszy poŝyczkowych, funduszy na rzecz rozwoju obszarów miejskich oraz funduszy powierniczych, o których mowa w art. 44 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (ze zm.). 1.2 BENEFICJENCI Podmioty które mogą otrzymać zaliczkę: Beneficjenci, wymienieni w Uszczegółowieniu Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata , zgodnie z rozporządzeniem Rady nr 1083/2006 oraz z ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712). 1.3 ZABEZPIECZENIE NALEśYTEGO WYKONANIA UMOWY Zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia naleŝytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. 5

6 Zabezpieczenie, ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, w przypadku gdy: 1) wartość zaliczki wynikająca z umowy o dofinansowanie nie przekracza zł lub 2) beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym, o których mowa w art. 93 i art. 106 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, lub jest jednostką badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993 oraz z 2009 r. Nr 168, poz. 1323). JeŜeli w przypadkach, o których mowa powyŝej, nie jest moŝliwe ustanowienie zabezpieczenia w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową albo beneficjent zechce wybrać inną formę zabezpieczenia, moŝliwy jest wybór zabezpieczenie w formach jakie przedstawiono poniŝej. Ponadto w przypadku gdy wartość zaliczki przekracza zł, zabezpieczenie ustanawiane jest w wysokości co najmniej równowartości najwyŝszej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie, w jednej lub kilku z następujących form wybranych przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie: 1) pienięŝnej; 2) poręczenia bankowego lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym Ŝe zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pienięŝnym; 3) gwarancji bankowej; 4) gwarancji ubezpieczeniowej; 5) poręczenia, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505); 6) weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowokredytowej; 7) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; 8) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem moŝe stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; 9) przewłaszczenia rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie; 10) hipoteki; w przypadku gdy instytucja udzielająca dofinansowania uzna to za konieczne, hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; 11) poręczenia według prawa cywilnego. 6

7 W przypadku rozliczenia przez beneficjenta całości zaliczki w ramach projektu, w którym zabezpieczenie ustanowione było w formie innej niŝ weksel in blanco, moŝe ono ulec zmianie na wniosek beneficjenta i przyjąć formę weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Rozpatrując wniosek beneficjenta, właściwa instytucja bierze pod uwagę potrzebę naleŝytego zabezpieczenia wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie oraz dotychczasowy przebieg realizacji projektu. 1.4 WYSOKOŚĆ ZALICZEK Kwota całkowitej zaliczki przekazanej Beneficjentowi moŝe stanowić maksymalnie 70% wysokości dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie. W przypadku Beneficjentów, będących organizacjami pozarządowymi, realizujących projekty kluczowe kwota całkowitej zaliczki przekazanej Beneficjentowi moŝe stanowić maksymalnie 97% wysokości dofinansowania zgodnie z umową o dofinansowanie. Pozostała kwota dofinansowania stanowi refundację części kosztów kwalifikowanych faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez beneficjenta. Wysokość jednorazowej transzy nie moŝe być większa niŝ 35% wysokości dofinansowania. Wypłata kolejnej transzy dofinansowania jest uzaleŝniona od rozliczenia części dotychczas otrzymanych transz, nie niŝszej jednak niŝ 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. 1) Jeśli Beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę zaliczki zobowiązany jest do rozliczenia się ze 100 % przekazanych środków lub zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Rozliczenie zaliczki polega na złoŝeniu w terminie 3 miesięcy wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne opłacone ze środków zaliczki w proporcji odpowiadającej montaŝowi finansowemu 2) Jeśli Beneficjent wnioskuje o kolejną transzę zaliczki to jest ona pomniejszana o: nierozliczoną kwotę poprzedniej transzy, chyba Ŝe nierozliczona kwota jest zwracana przez beneficjenta na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ, odsetki narosłe od wcześniej przekazanych transz, chyba Ŝe odsetki są zwracane na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą. W przypadku Beneficjentów będących jednostkami samorządu terytorialnego odsetki od zaliczek narosłe na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 10, art. 5 ust. 1 pkt 9 lub art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539, z późn. zm.). W sytuacji, gdy wartość dofinansowania nie przekracza 200 tys. PLN, Beneficjent ma moŝliwość wystąpienia z wnioskiem o płatność zaliczkową w ramach jednej transzy do 70% wysokości dofinansowania. Wnioskowana przez Beneficjenta wysokość zaliczki jest kaŝdorazowo weryfikowana przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ. IZ RPO WZ moŝe odmówić udzielenia zaliczki lub zmniejszyć jej wysokość jeśli uzna, Ŝe kwota wnioskowana jest zbyt duŝa w stosunku do wydatków zaplanowanych w harmonogramie rzeczowo finansowym. 7

8 1.5 WYPŁATA ZALICZEK Wypłata zaliczki jest uzaleŝniona od ustanowienia i wniesienia zabezpieczenia naleŝytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie oraz innych czynników wskazanych w umowie jak np. dostępność środków na rachunku Instytucji Zarządzającej oraz Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego), a takŝe spełnienia warunków, o których mowa w wytycznych. Ustanowienie zabezpieczenia nie dotyczy projektów, w których Beneficjentem jest jednostka sektora finansów publicznych, fundacja, której jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego. Zgodnie z umową o dofinansowanie beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia następujących numerów rachunków bankowych związanych z realizacją projektu: rachunek bankowy Beneficjenta naleŝy przez to rozumieć rachunek bankowy, z którego ponoszone są wszystkie wydatki w ramach Projektu; rachunek bankowym Beneficjenta dot. zaliczki naleŝy przez to rozumieć wyodrębniony rachunek bankowy, na który Instytucja Zarządzająca RPO WZ oraz Płatnik przekazują Beneficjentowi środki finansowe EFRR i współfinansowania przy systemie zaliczkowania Projektu; Wyodrębnienie dwóch rachunków bankowych związanych z realizacją i rozliczeniem projektu jest niezbędne z uwagi na charakter poszczególnych środków finansowych i ich ujęcie w zaleŝności od źródeł pochodzenia w Ustawie o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku. Zaliczka jest przekazywana Beneficjentowi w następujący sposób: transza zaliczki dotycząca środków dofinansowania z EFRR wypłacana jest na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczek po przekazaniu do Płatnika (czyli Bank Gospodarstwa Krajowego) dyspozycji płatniczej przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ; transza zaliczki dotycząca środków współfinansowanych z budŝetu państwa wypłacana jest przez Instytucję Zarządzającą RPO na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczek w terminach i wysokości wskazanej w umowie o dofinansowanie projektu. Zaliczka przeznaczona jest tylko i wyłącznie na wydatki związane z realizacją projektu. Z zaliczek moŝe zostać sfinansowania wyłącznie część kosztów kwalifikowanych projektu, która zgodnie z przedstawionym we wniosku o dofinansowanie montaŝem ma być sfinansowana w ramach dotacji. Wydatkowanie zaliczki na inny cel skutkuje zwrotem środków wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. PoniŜej przedstawiono schemat przepływów finansowych w ramach realizacji projektu, w którym w montaŝu finansowym jako jedno ze źródeł finansowania ujęto zaliczki. 8

9 Schemat przepływów finansowych uwzględniający w montaŝu finansowym zaliczki jako jedno ze źródeł finansowania projektu. Płatnik (BGK) dyspozycja wypłaty zaliczki w części dot. dofinansowania z EFRR Instytucja Zarządzająca RPO Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. dofinansowania EFRR oraz odsetek Przekazanie transzy zaliczki dot. dofinansowania EFRR Przekazanie transzy zaliczki dot. współfinansowania Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. współfinansowania zgodnie z terminami w umowie oraz odsetek Wniosek o płatność (w tym rozliczający zaliczkę) Wniosek o płatność zaliczkową Refundacja środków Rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczek BENEFICJENT Przelew dot. płatności naleŝności w wysokości nie wyŝszej niŝ przyznana procentowa wysokość dofinansowania z EFRR oraz budŝetu państwa, uwzględniająca dostępne na rachunku środki Rachunek bankowy Beneficjenta Faktura Przepływy finansowe Objaśnienia Kontrahenci / Wykonawcy 9

10 Wypłata zaliczki następuje na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie po złoŝeniu w formie papierowej poprawnego wniosku o płatność sporządzonego w Serwisie Beneficjenta poprzez wypełnienie on-line formularza (zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność). Do wniosku o płatność zaliczkową Beneficjent nie załącza dokumentów księgowych poświadczających planowane wydatki. Wypłata moŝe nastąpić w jednej lub kilku transzach oraz w terminach zgodnych z zapisami umowy. Wypłata zaliczki uzaleŝniona jest od: dostępności środków na rachunku IZ RPO WZ; dostępności środków na rachunku Płatnika; szczegółowych zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie. Pierwsza transza dofinansowania w formie zaliczki moŝe zostać przekazana Beneficjentowi na podstawie poprawnego wniosku o płatność w terminie do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność, jednak nie wcześniej niŝ po wniesieniu przez Beneficjenta prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia. Beneficjent wnioskujący o zaliczkę w okresie od 1 października do 31 grudnia moŝe otrzymać dofinansowanie w formie zaliczki w części środków z EFRR, natomiast część dotyczącą współfinansowania otrzyma po 15 stycznia następnego roku z uwzględnieniem terminu do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WZ moŝe odmówić wypłaty części zaliczki odpowiadającej współfinansowaniu. Ta część zostanie przekazana Beneficjentowi w formie refundacji. Kolejne transze zaliczki będą przekazywane w terminie 2 miesięcy od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność oraz rozliczenia poprzednich transz w co najmniej 70% wartości. KaŜda kolejna transza zaliczki zostanie pomniejszona o kwoty niewykorzystane z poprzedniej transzy. 1.6 ROZLICZENIE ZALICZKI Beneficjent zobowiązany jest do wydatkowania i rozliczenia zaliczki w terminie 3 miesięcy od dnia jej otrzymania. Rozliczenie zaliczki polega na złoŝeniu w terminie wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne opłacone ze środków zaliczki w proporcji odpowiadającej montaŝowi finansowemu określonemu w umowie lub zwrotu niewykorzystanej części zaliczki. KaŜda kolejna wnioskowana transza zaliczki zostanie pomniejszona o kwoty niewykorzystane z poprzedniej transzy. Wydatkowanie lub rozliczenie zaliczki w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków do dnia złoŝenia wniosku o płatność. Zwrot niewykorzystanej części zaliczki powinien nastąpić w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, a takŝe nie później niŝ w dniu złoŝenia wniosku o płatność końcową. Zwrot w terminie późniejszym skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych, liczonych od dnia przekazania środków. Zwrotowi podlegają równieŝ odsetki od środków z zaliczki zgromadzone na rachunkach bankowych Beneficjenta. 10

11 W przypadku zwrotu niewykorzystanej części zaliczki, w zaleŝności od źródła jej pochodzenia, na rachunek Instytucji Zarządzającej RPO WZ lub/i Płatnika, do wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę naleŝy dołączyć kopie przelewów bankowych. Przelew taki musi być opisany ze wskazaniem: 1. numer projektu; 2. data i kwota otrzymanej z BGK płatności; 3. informacja czy zwracane środki dotyczą naleŝności głównej czy odsetek. Jeśli odsetek, to naleŝy określić ich rodzaj: karne(jak dla zaległości podatkowych) lub bankowe; 4. klasyfikacje budŝetową ( kb: dla poddziałań oraz lub kb: pozostałe poddziałania) 5. ewentualny numer decyzji, o której mowa w art. 207 uofp jeŝeli dotyczy Przykładowy tytuł zwrotu: RPZP /10;otrz: ,00; zwrot: ng ,00 ods-12002,00(karne) i 1050,05(bankowe) kb: Z obowiązku zwrotu odsetek narosłych na rachunkach bankowych zwolnieni są Beneficjenci będący jednostkami samorządu terytorialnego. Narosłe odsetki stanowią wówczas dochód tych jednostek. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę musi być wypełniony zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność oraz spełniać wymogi formalne, merytoryczne i rachunkowe. Do wniosku o płatność naleŝy dołączyć potwierdzenia dokonania przelewów z rachunku dot. zaliczki na rachunek środków własnych wraz z dokładnym opisem oraz wyciąg bankowy potwierdzający dokonywane operacje od momentu otrzymania zaliczki do jej rozliczenia. W przypadku Beneficjentów rozliczających koszty pośrednie ryczałtowo nie przedstawia się dokumentów na wydatki rozliczane ryczałtem. Przy rozliczaniu wydatków poniesionych z zaliczek musi zostać zachowana odpowiednia proporcja ich współfinansowania zgodnie z dokumentami programowymi i wysokością przyznanego dofinansowania. Wszystkie przedstawione do rozliczenia faktury oraz dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej muszą być opisane zgodnie ze wzorem opisu zamieszonym w Instrukcji wypełniania wniosku o płatność. Oznacza to, Ŝe beneficjent uruchamiając środki przekazanej zaliczki zobowiązany jest jednocześnie do uruchomienia środków własnych w wysokości wskazanej w montaŝu finansowym we wniosku o dofinansowanie. Przy opisie dokumentów uwzględnia się kwoty dotacji, jaka przysługuje Beneficjentowi w związku ze zrealizowanym wydatkiem nie uwzględniając, czy został on sfinansowany z zaliczki, czy teŝ ze środków własnych, które podlegają refundacji w ramach złoŝonego wniosku o płatność. 11

12 Zwrot niewykorzystanej części zaliczki musi być dokonany na właściwe rachunki bankowe, przy zachowaniu właściwego podziału na źródła jej finansowanie (tj. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego i budŝet państwa (jeśli dotyczy)). Dokonanie zwrotu w sposób niewłaściwy będzie traktowane jako brak rozliczenia zaliczki, co moŝe skutkować wykluczeniem z moŝliwości ubiegania się o dofinansowanie w formie zaliczki. Instytucja Zarządzająca RPO WZ, po dokonaniu weryfikacji przekazanego przez Beneficjenta wniosku o płatność, poświadczeniu wysokości i prawidłowości poniesionych wydatków kwalifikowalnych w nim ujętych, zatwierdza wysokość dofinansowania i przekazuje Beneficjentowi pisemną informację w tym zakresie. W przypadku wystąpienia rozbieŝności między kwotą wnioskowaną przez Beneficjenta we wniosku o płatność, a wysokością dofinansowania zatwierdzonego do wypłaty, wynikającą w szczególności z uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowalne, Instytucja Zarządzająca RPO WZ załącza do informacji pisemne uzasadnienie. W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji wniosku o płatność zostaną stwierdzone błędy, Instytucja Zarządzająca RPO WZ przesyła pismo do Beneficjenta, wraz z prośbą o przesłanie poprawionego dokumentu, bądź wzywa Beneficjenta do złoŝenia dodatkowych wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ. NiezłoŜenie przez Beneficjenta Ŝądanych wyjaśnień albo nieusunięcie przez niego braków lub błędów, powoduje wstrzymanie przekazania środków dofinansowania. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę moŝe stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory Beneficjentowi środki w formie zaliczki nie wyczerpują kwoty 70% przyznanego dofinansowania. W przypadku Beneficjentów, będących organizacjami pozarządowymi, realizujących projekty kluczowe wniosek o płatność rozliczający zaliczkę moŝe stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory Beneficjentowi środki w formie zaliczki nie wyczerpują kwoty 97% przyznanego dofinansowania. W przypadku wykorzystania całkowitej, moŝliwej wysokości zaliczki pozostała część dofinansowania będzie stanowić refundację wydatków kwalifikowalnych faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej przez Beneficjenta w ramach Projektu na zasadach określonych w umowie o dofinansowanie. Beneficjenci, którym w danym roku zostanie przekazana zaliczka, zobowiązani są do wykorzystania środków zgodnie z ustawą o finansach publicznych. Stąd teŝ środki w przypadku niepełnego wydatkowania środków z budŝetu państwa przeznaczonych na współfinansowanie przekazanych zaliczek w danym roku budŝetowym, Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanej kwoty w terminie do 30 listopada na rachunek IZ RPO WZ. Informacja na temat niewykorzystanych środków musi zostać przekazana do Instytucji Zarządzającej RPO WZ do 15 października bieŝącego roku. Obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania. Ponowne przekazanie współfinansowania ujętego w rozporządzeniu Rady Ministrów wydanym na podstawie art. 181 ust. 2 ustawy o finansach publicznych i zwróconego zgodnie z art. 181 ust. 5 ustawy o finansach publicznych następuje bez konieczności składania przez Beneficjenta wniosku o płatność. Instytucja Zarządzająca w okresie od 1 października do 31 grudnia moŝe przekazać Beneficjentowi dofinansowanie w formie zaliczki tylko w części środków z EFRR, 12

13 natomiast część dotyczącą współfinansowania z budŝetu państwa otrzyma po 15 stycznia następnego roku z uwzględnieniem terminu do 35 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność. W przypadku projektów, w ramach których Beneficjent dokonał płatności z wykorzystaniem środków z EFRR (pochodzących z zaliczki) przed otrzymaniem części dotyczącej współfinansowania z budŝetu państwa oraz w przypadku projektów, którym minął termin zakończenia realizacji projektu część dotycząca współfinansowania z budŝetu państwa zostanie przekazana w formie refundacji. W uzasadnionych przypadkach Instytucja Zarządzająca RPO WZ moŝe odmówić wypłaty części zaliczki odpowiadającej współfinansowaniu. Ta część zostanie przekazana beneficjentowi w formie refundacji. W okresie, w którym Beneficjent dysponuje częścią zaliczki odpowiadającą wkładowi EFRR, realizując płatności z tytułu realizacji projektu wartości dotyczące współfinansowana z budŝetu państwa musi pokryć ze środków własnych do momentu uzyskania wpłaty tych środków zgodnie z Ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku. Po otrzymaniu na rachunek bankowy dot. współfinansowania środków zaliczki odpowiadających wkładowi z budŝetu państwa, Beneficjent moŝe dokonać przelewu na rachunek środków własnych z tytułu wyŝej opisanych płatności. Przelew taki musi być odpowiednio zatytułowany i opisany oraz dołączony do kolejnego wniosku o płatność. Prawidłowość realizacji projektu i wydatkowania przekazanych środków będzie weryfikowana przez Instytucję Zarządzającą RPO podczas kontroli. Kontrole będą prowadzone w siedzibie Beneficjenta oraz fakultatywnie w miejscu rzeczowej realizacji Projektu. KaŜdy projekt będzie skontrolowany (zgodnie z zapisami umowy) przynajmniej raz po zatwierdzeniu końcowego wniosku o płatność. Kontrole mogą być takŝe przeprowadzane w dowolnym terminie w trakcie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu (przez okres 5 lat lub 3 lat w zaleŝności od zapisów umowy/porozumienia/decyzji o dofinansowanie). Beneficjent zobowiązany jest do udostępnienia dokumentów związanych z realizacją projektu oraz pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt, a takŝe złoŝenia wyjaśnień dotyczących wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją Projektu. 1.7 NIEPRAWIDŁOWE WYKORZYSTANIE ZALICZKI W przypadku, gdy środki przeznaczone na finansowanie programów i projektów są: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur obowiązujących przy wydatkowaniu środków, pobrane nienaleŝnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają zwrotowi przez beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków na rachunek, w terminie 14 dni od dnia doręczenia pisma, które wydaje Instytucja Zarządzająca w przypadku stwierdzenia wymienionych okoliczności. W piśmie Instytucja Zarządzająca określa kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki. Zwrot odsetek od środków nieprawidłowo wydatkowanych, moŝe zostać dokonany przez pomniejszenie kolejnych płatności na rzecz beneficjenta o kwotę podlegającą zwrotowi, która jest uwzględniona w zleceniu płatności kierowanym do Płatnika. W przypadku bezskutecznego upływu terminu 13

14 zwrotu środków wydawana jest decyzja administracyjna. Do egzekucji tych naleŝności mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. JeŜeli beneficjent nie rozliczy zaliczki w terminie 3 miesięcy od daty jej wypłacenia, środki te traktowane będą jako dotacja wydatkowana niezgodnie z procedurami! Przez rozliczenie zaliczki rozumie się złoŝenie wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę do Instytucji Zarządzającej RPO WZ oraz ewentualny zwrot niewykorzystanej części zaliczki. Przykład Na konto dot. zaliczki Beneficjenta w dniu 1 marca 2010r. wpłynęła transza zaliczki w wysokości zł (85% z EFRR, 15% współfinansowanie). Beneficjent do dnia 1 lipca 2010 r. nie poniósł Ŝadnych wydatków oraz nie złoŝył wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę do czego zobowiązywała go umowa o dofinansowanie. Ponadto Beneficjent otrzymał pismo zobowiązujące go do oddania kwoty niewykorzystanej zaliczki wraz z narosłymi odsetkami na koncie oraz odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia otrzymania zaliczki na konto. Beneficjent postanowił oddać zaliczkę wraz z naleŝnymi odsetkami 1 lipca 2010 r. Konto bankowe było oprocentowane w wysokości 3% w skali roku z kapitalizacją co miesięczną i z tego względu co miesiąc od kwoty pozostającej na rachunku narastały odsetki. 3% / 12 miesięcy = 0.25% miesięcznie (podany wzór zastosowano na potrzeby przykładu, naleŝy pamiętać, Ŝe kaŝdy bank stosuje własne zasady naliczania odsetek). Marzec zł %* zł = zł Kwiecień zł %* zł = zł Maj zł %* ,63 zł = ,88 zł Czerwiec ,88 zł %* zł = ,76 zł Przez okres 4 miesięcy na rachunku narosłe odsetki od kwoty zł wyniosły 1002,76 zł (EFRR - 852,35 zł, BP 150,41 zł). Beneficjent tę kwotę musi zwrócić chyba, Ŝe zapisy umowy mówią inaczej. Beneficjent uzasadnia wysokość odsetek narosłych na koncie na podstawie wyciągu z konta lub umowy zawartej z bankiem w której wskazana jest wysokość i sposób naliczania odsetek. 14

15 Beneficjent w związku z faktem, Ŝe nie rozliczył zaliczki zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie zobowiązany jest zapłacić odsetki jak dla zaległości podatkowych zgodnie ze stawkami podanymi w Obwieszczeniu Ministra Finansów w sprawie stawki odsetek za zwlokę od zaległości podatkowych oraz obniŝonej stawki odsetek za zwlokę od zaległości podatkowych. Dla obliczania odsetek od zaległości podatkowych obowiązuje następujący wzór: gdzie: Kz - kwota zaległości, L - liczba dni zwłoki, O - stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym, liczba dni w roku, On - kwota naliczonych odsetek, Opz - kwota naliczonych odsetek po zaokrągleniu (do pełnego złotego). Podany wynik odsetek podatkowych naleŝy zaokrąglić - 50 gr i więcej do pełnej złotówki. Kwota zaległości zł Liczba dni zwłoki tj. 123 dni Stawka odsetek za zwłokę w stosunku rocznym 10% Kwota odsetek 3369,86 zł po zaokrągleniu 3370 zł EFRR 2864,5 zł BP 505,5 zł Podsumowując: Kz * L* O = On = Opz 365 Beneficjent zobowiązany jest oddać kwotę ,76 zł ( zł ,76 zł zł) przy czym kwotę naleŝy podzielić zgodnie z pochodzeniem źródłowym środków tj. na rachunek bankowy Płatnika (tj. Bank Gospodarstwa Krajowego, dot. środków EFRR) naleŝy przekazać ,85 zł ( zł + 852,35 zł ,5 zł), na rachunek bankowy Instytucji Zarządzającej RPO WZ (Urząd Marszałkowski WZ, dot. środków współfinansowania) naleŝy przekazać ,91 zł ( zł + 150,41 zł + 505,5 zł). W Internecie dostępnych jest wiele narzędzi mogących być pomocnymi przy obliczaniu kwoty naleŝnych odsetek. PoniŜej znajdują się przykładowe linki: Instytucja Zarządzająca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne błędy w wyliczeniach spowodowane korzystaniem z powyŝszych stron internetowych. 15

16 2. ŚCIEśKA WNIOSKOWANIA O ZALICZKĘ 2.1 SCHEMAT WNIOSKOWANIA O ZALICZKĘ Zaliczka przekazywana jest na oddzielny rachunek Beneficjenta zgodnie ze schematem przepływów finansowych Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu oraz złoŝenie zabezpieczenia (jeśli dotyczy) ZłoŜenie wniosku o płatność zaliczkową Zatwierdzenie wniosku o płatność przez IZ Wypłata środków finansowych na poczet zaliczek uzaleŝniona jest od terminu złoŝenia wniosku o płatność zaliczkową: Środki dotyczące współfinansowania z budŝetu państwa wypłacone w ramach zaliczek podlegają zwrotowi z końcem roku budŝetowego zgodnie z zapisami ustawy o finansach publicznych. Zwrot zaliczki w całości (100 %) moŝe skutkować wykluczeniem z moŝliwości ubiegania się o zaliczkę Wypłata zaliczki Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania. Wniosek o płatność rozliczający zaliczkę moŝe stanowić jednocześnie wniosek o wypłatę kolejnej transzy, o ile przekazane do tej pory środki nie wyczerpują kwoty 70% przyznanego dofinansowania. Wydatkowanie środków zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Rozliczenie zaliczki (wniosek o płatność) Wniosek o kolejną transzę zaliczki Zatwierdzenie wniosku o płatność przez IZ Kolejne transze zaliczki będą przekazywane w terminie 2 miesięcy od dnia zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą RPO WZ wniosku o płatność. Kolejna transza zaliczki pomniejszana jest o: nierozliczoną kwotę poprzedniej transzy, odsetki narosłe od wcześniej przekazanych transz, Wypłata kolejnej zaliczki jest uzaleŝniona od rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. 16

17 2.2 ZALICZKI A MONTAś FINANSOWY Beneficjenci, którzy korzystają z zaliczek, zobligowani są do jednoczesnego uruchamiania środków własnych przy realizacji projektu zgodnie z montaŝem finansowym przedstawionym we wniosku o dofinansowanie projektu i zapisami umowy. Przy rozliczaniu wydatków poniesionych z zaliczek musi zostać zachowana odpowiednia proporcja ich współfinansowania. Właściwe wyliczenie wysokości zaliczki niezbędnej do realizacji danego etapu projektu gwarantuje następnie jej rozliczenie na poziomie umoŝliwiającym wnioskowanie o kolejną transzę (wypłata kolejnej zaliczki jest uzaleŝniona od rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz). PoniŜej przedstawiono przykład wyliczenia zapotrzebowania na zaliczkę. Przykład 1. Firma uzyskał dotację na realizację projektu w ramach poddziałania Inwestycje w małe i średnie przedsiębiorstwa, którego przedmiotem jest zakup dwóch maszyn o łącznej wartości ,00 zł netto ( ,00 zł brutto). Beneficjent ma status podatnika VAT i w związku z tym podatek ten w ramach projektu stanowi koszt niekwalifikowany. Wysokość dofinansowania wynosi 60% kosztów kwalifikowanych projektu. MontaŜ finansowy we wniosku przedstawiono następująco: Wartość projektu ogółem: w tym: podatek VAT ,00 zł ,00 zł (koszt niekawlifikowalny) Koszty kwalifikowalne projektu wynoszą zatem: Wartość netto zakupionych maszyn: ,00 zł w tym: Wysokość dotacji (60%): ,00 zł Wkład własny: ,00 zł + podatek VAT ,00 zł (koszt niekwalifikowany) = ,00 zł Pierwsza maszyna (zadanie I) o wartości ,00 zł netto (VAT ,00 zł) zakupiona zostanie w lutym br., a druga (zadanie II) o wartości ,00 zł netto (VAT ,00 zł) czerwcu br. Przedsiębiorca postanowił zawnioskować o zaliczkę w dwóch transzach. Beneficjent w momencie podpisania umowy o dofinansowanie składa wniosek o zaliczkę w wysokości 35% wartości dofinansowania. Wnioskowana wartość zaliczki = Wartość dotacji x 35% Wnioskowana wartość zaliczki = ,00 x 35% = ,00 zł Podsumowując: 17

18 Wartość zadania I wynosi ,00 zł netto ( ,00 zł brutto), dofinansowanie stanowi 60%, a więc maksymalna kwota dofinansowania wskazana we wniosku o płatność wyniesie ,00 zł. Beneficjent składa wniosek o płatność części przyznanych środków w formie zaliczki w maksymalnej moŝliwej wysokości 35%, co stanowi ,00 zł. Wykorzystując środki przekazane w formie zaliczki Beneficjent zobligowany jest do jednoczesnego uruchamiania środków własnych w wysokości zgodnej z montaŝem finansowym przedstawionym we wniosku o dofinansowanie. NaleŜy zwrócić uwagę, aby wnioskowana kwota zaliczki nie przekraczała wartości dotacji na planowane do realizacji zadanie. Beneficjent musi pamiętać, Ŝe otrzymana kwota zaliczki musi zostać rozliczona w ciągu 3 miesięcy po jej otrzymaniu, dlatego teŝ nie moŝe obejmować wydatków, które ponoszone będą w dłuŝszych odstępach czasowych. MontaŜ finansowy dla zadania I jest następujący: Wartość zadania I netto: Zaliczka: Środki własne: Wkład własny (40%): ,00 zł ,00 zł ,00 zł ,00 zł kwota zostanie zrefundowana po złoŝeniu wniosku o płatność Środki własne: ,00 zł Podatek VAT (koszt niekwalifikowany) CAŁKOWITA WARTOŚĆ I ZADANIA: ,00 ZŁ Środki w ramach zaliczki wypłacone zostaną zgodnie z montaŝem finansowym przewidzianym dla danego działania/poddziałania. W przypadku poddziałania Inwestycje w małe i średnie przedsiębiorstwa udział poszczególnych środków w dofinansowaniu wynosi odpowiednio: 85% środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego (EFRR); 15% środki współfinansowane z budŝetu państwa. W analizowanym przykładzie zaliczka wypłacona zostanie Beneficjentowi z następujących źródeł: ,00 PLN, czyli część dotycząca dofinansowania EFRR z konta Płatnika, czyli Banku Gospodarstwa Krajowego na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki; 9 450,00 PLN, czyli część dotycząca współfinansowania z budŝetu państwa z konta Instytucji Zarządzającej na rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki; Środki dotyczące współfinansowania z budŝetu państwa, czyli w kwocie 9 450,00 PLN Beneficjent musi wykorzystać zgodnie z ustawą o finansach publicznych. W przypadku niepełnego wydatkowania tych środków Beneficjent zobowiązany jest do zwrotu niewykorzystanej kwoty w terminie do 30 listopada na rachunek IZ RPO WZ. Informacja na temat niewykorzystanych środków musi zostać przekazana do Instytucji Zarządzającej RPO WZ do 15 października bieŝącego roku. Obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania, a ponowne przekazanie współfinansowania następuje bez konieczności składania przez Beneficjenta wniosku o płatność. 18

19 Po uzyskaniu faktury lub równowaŝnego dokumentu księgowego za sprzęt zakupiony w ramach projektu Beneficjent dokonuje przelewu środków z konta dot. zaliczki na konto środków własnych w wysokości zgodnej z montaŝem finansowym wynikającym z umowy o dofinansowanie oraz niezbędnym do realizacji płatności na rzecz kontrahenta/dostawcy. Przelew środków z konta dot. zaliczki na konto środków własnych winien być dokonany w dniu dokonania płatności naleŝności. W sytuacji, gdy Beneficjent przedłoŝy do wniosku o płatność jedynie faktury zapłacone w całości ze środków zaliczki, za kwotę rozliczenia zaliczki naleŝy uznać tylko wydatki kwalifikowalne, które powinny być sfinansowane z zaliczki zgodnie z montaŝem finansowym z umowy. Kwotę jaka powinna stanowić wkład własny beneficjent powinien przelać na konto dotyczące zaliczki wraz z utraconymi odsetkami jakie narosłyby na koncie zaliczkowym. Przykład: Beneficjent, któremu przyznano dofinansowanie o wartości 50% wydatków kwalifikowanych otrzymał pierwszą transzę zaliczki w wysokości zł, następnie opłacił fakturę w wysokości zł (100 % kwalifikowalne) ze środków zaliczki. Beneficjent w takiej sytuacji musi dokonać przelewu z rachunku środków własnych na rachunek dot. zaliczki w wysokości zł plus wartość potencjalnie utraconych odsetek które mogły narosnąć na rachunku dot. zaliczki. W przypadku, gdy beneficjent nie skorygował tego błędu do dnia złoŝenia wniosku rozliczającego zaliczkę kwotę zł uwaŝa się za kwotę nierozliczonej zaliczki. W powyŝszym wypadku beneficjent powinien przedstawić kserokopię umowy z bankiem w której przedstawiona jest wysokość oprocentowania rachunku bankowego dotyczącego zaliczek wraz z wyjaśnieniem o sposobie wyliczenia kwot potencjalnie utraconych odsetek, które mogły narosnąć na rachunku bankowym. Ponadto, w sytuacji, gdy Beneficjent przeleje środki z zaliczki na rachunek, z którego zamierza dokonać zapłaty dla wystawcy dokumentu, i nie dokona tej zapłaty niezwłocznie, wówczas zobowiązany będzie równieŝ do zapłaty odsetek narosłych na rachunku, na który przelano środki zaliczki od dnia jej przelania do dnia faktycznej zapłaty wystawcy dokumentu. PoniŜszy schemat przedstawia przepływy finansowe oraz przepływy dokumentów pomiędzy instytucjami zaangaŝowanymi w wypłatę dofinansowania i beneficjentem oraz kontrahentami. 19

20 Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. dofinansowania EFRR oraz odsetek Wypłata dofinansowania EFRR PPLN Płatnik (BGK) Zwrot niewykorzystanej zaliczki dot. współfinansowania zgodnie z terminami w umowie oraz odsetek Wypłata współfinansowania PLN dyspozycja wypłaty zaliczki w części dot. dofinansowania z EFRR Instytucja Zarządzająca RPO Wniosek o płatność - rozliczenie zaliczki w wysokości PLN; - do refundacji PLN - wnioskowanie o kolejną transze zaliczki PLN Wniosek o płatność zaliczkową w kwocie PLN Refundacja środków PLN Beneficjent Rachunek bankowy Beneficjenta dot. zaliczki Rachunek bankowy Beneficjenta Płatność naleŝności w wysokości dofinansowania EFRR PLN Płatność naleŝności w wysokości odpowiadającej współfinansowaniu 9 450,00 PLN Kontrahenci / Wykonawcy Płatność naleŝności: - EFRR ,00PLN; - budŝet państwa 9 450,00 PLN; - wkład własny beneficjenta oraz kwoty, które zostaną zrefundowane w ramach wniosku o płatność PLN ,00 PLN PLN (VAT) Przepływy finansowe Objaśnienia 20

21 Kolejnym krokiem w realizacji projektu jest złoŝenie wniosku o płatność, który jednocześnie jest wnioskiem o kolejną transzę zaliczki. Wartość kolejnej transzy zaliczki wylicza się wg tego samego wzoru, co w przypadku zadania I: Wnioskowana wartość zaliczki = Wartość dotacji x 35% Wnioskowana wartość zaliczki = ,00 x 35% = ,00 zł Zakup maszyny i rozliczenie tego wydatku we wniosku o płatność stanowić będzie jednocześnie zakończenie projektu. W związku z powyŝszym wnioskowana zaliczka nie moŝe być wyŝsza niŝ wielkość przyznanego dofinansowania i musi być zgodna z zapisami umowy pozostawić 5% wartości dofinansowania na poczet płatności końcowej wypłacanej przez Instytucję Zarządzająca lub Płatnika w formie refundacji. W przedstawionym przykładzie wartość planowanej do zakupu w ramach projektu maszyny wynosi PLN. Zgodnie przyznanym dofinansowaniem Beneficjent otrzyma PLN w formie dotacji, wkład własny PLN. Beneficjent wnioskując o zaliczkę, nie powinien składać wniosku o maksymalna transzę. Z uwagi na fakt, Ŝe maksymalna wartość zaliczki przekracza wartość naleŝnych do wypłaty środków, Beneficjent powinien wyliczyć wartość zaliczki na poziomie nieprzekraczającym maksymalnego poziomu dofinansowania i uwzględniając 5% na płatność końcową w formie refundacji. Wnioskowana w analizowanym przykładzie wartość zaliczki moŝna ustalić na podstawie poniŝszych wyliczeń: Wnioskowana wartość zaliczki = Pozostała do wypłaty część dofinansowania 5% wartości dofinansowania na płatność końcową w formie refundacji Wnioskowana wartość zaliczki = PLN 5% x PLN = PLN MontaŜ finansowy dla zadania II jest następujący: Wartość zadania II netto: Zaliczka: Środki własne: Wkład własny (40%): ,00 zł ,00 zł 9 000,00 zł ,00 zł kwota zostanie zrefundowana po złoŝeniu wniosku o płatność Środki własne: ,00 zł Podatek VAT (koszt niekwalifikowany) CAŁKOWITA WARTOŚĆ ZADANIA: ,00 ZŁ 21

22 Podsumowując realizację zadania II o wartości ,00 zł netto ( ,00 zł brutto), dofinansowanie stanowi 60%, a więc maksymalna kwota wskazana we wniosku o płatność wyniesie ,00 zł. Z uwagi, Ŝe we wniosku o zaliczkę naleŝy uwzględnić rezerwę na płatność końcową w wysokości 5% dofinansowania, Beneficjent składa wniosek o płatność części przyznanych środków w formie zaliczki w kwocie niŝszej od maksymalnej transzy zaliczki, co stanowi ,00 zł. Po zatwierdzeniu poprawnego wniosku o płatność rozliczającego I transzę i jednocześnie wnioskującego o II transze zaliczki, Beneficjent otrzyma środki finansowe w terminie 2 miesięcy. Do tego wniosku o płatność naleŝy załączyć faktury i równowaŝne dokumenty finansowe potwierdzające wydatkowanie środków przekazanych w ramach I transzy zaliczki oraz uruchomionych (zgodnie z montaŝem finansowym) środków własnych. Po otrzymaniu i wydatkowaniu środków z zaliczki, w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania, naleŝy złoŝyć ponownie wniosek o płatność. W przedstawionym przykładzie drugi wniosek o płatność będzie jednocześnie wnioskiem o płatność końcową, czyli rozliczającą cały projekt. Beneficjent, który zamierza realizować projekt przy wykorzystaniu środków z zaliczek, przygotowując harmonogram musi uwzględnić fakt, Ŝe wydatkowanie tych środków podlega ustawie o finansach publicznych. Zgodnie z zapisami ustawy przekazane środki pochodzące ze współfinansowania niezrealizowane w danym roku budŝetowym naleŝy rozliczyć do 15 grudnia danego roku, a niewykorzystane środki muszą zostać zwrócone na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzająca w umowie o dofinansowanie. W tym przypadku obowiązek zwrotu niewykorzystanych środków nie oznacza pomniejszenia kwoty dofinansowania. Jednocześnie w związku z procedurą oceny wniosków o płatność naleŝy uwzględnić terminy składania i wypłaty środków zaliczkowych wskazane w punkcie DODATKOWE INFORMACJE W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości dotyczących zaliczek lub odnośnie innych kwestii związanych z realizacją projektu w ramach poddziałania, prosimy kontaktować się z Wydziałem WdraŜania RPO. 22