Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych

Akta osobowe - wartościowanie, porządkowanie, ewidencja, zmiany w prawie dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com XIV Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Kalisz, dn. 1-3 czerwca 2017 r. Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych 1

dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy: o dokumentacja dotycząca podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy (...) o karta ewidencji czasu pracy; o imienna karta (lista) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą; o karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu (...) akta osobowe pracowników: o dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (...) o dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (...) o dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (...) Kodeks pracy: o art. 2 Pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. o art. 3 Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Ustawa archiwalna o art. 51a Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej dokumentacją, jest działalnością regulowaną (...) o art. 51u W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego: 1) od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy dla dokumentacji osobowej; 2) od dnia wytworzenia dla dokumentacji płacowej. 2

Regulacje prawne Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika 3

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej przepisy kancelaryjne i archiwalne: o instrukcja kancelaryjna o jednolity rzeczowy wykaz akt o instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum (składnicy akt) np. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania 4

Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych Ustawa z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych Zarządzenie Nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych Prowadzenie na bieżąco akt osobowych 5

po 1 czerwca 1996 r. W aktach osobowych składane są wszystkie dokumenty związane z pracownikiem, tj. o sporządzone przez pracownika (np. wnioski), o dostarczone przez pracownika (bez względu na to, kto taki dokument sporządził), o sporządzone przez pracodawcę w celu udokumentowania zapoznania się pracownika z określonym oświadczeniem lub informacją (np. przekazanie informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia, odebranie świadectwa pracy, otrzymanie wypowiedzenia umowy o pracę). Akta osobowe pracodawca powinien założyć w terminie powiązanym funkcjonalnie z uzyskaniem przez daną osobę statusu pracownika. po 1 czerwca 1996 r. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe podzielone na trzy części: A, B, C Dokumenty w każdej części powinny być: o ułożone w porządku chronologicznym (metoda układu zależy od pracodawcy; chronologia nie dotyczy dat powstania dokumentów, ale dat ich przekazania pracodawcy) o ponumerowane (problem usuwania dokumentu, np. kary, numeracja 12a ). Numeracja akt prowadzona jest osobno dla każdej części akt osobowych. Każda część akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów (swego rodzaju spis treści). 6

po 1 czerwca 1996 r. Przyjmując od pracownika nowy dokument w celu umieszczenia go w aktach osobowych, pracodawca powinien wykonać następujące czynności: o zrobić jego kopię, o potwierdzić za zgodność z oryginałem (opcjonalnie), o ustalić, do której części akt dokument będzie dołożony (A, B lub C), o oznaczyć kolejnym (najwyższym) numerem w danej części akt, o wpiąć go w porządku chronologicznym do właściwej części akt, o wpisać jego tytuł do spisu treści części akt, w której został umieszczony. Dokumenty umieszczone w aktach osobowych należy traktować jako definitywne w tym sensie, że niedopuszczalne jest dokonywanie w nich zmian, sprostowań czy uwag. Nie należy też przetrzymywać w aktach kilku egzemplarzy danego dokumentu, np. jego kolejnych wersji czy projektów. Teczka akt spraw Dokumentacja nietworząca akt sprawy Teczka zbiorcza akta osobowe Urząd w NN Dział Kadr i Szkoleń DOP.1122 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 2015 DOP.1500 2015 DKS.120 kat.be50 Akta osobowe Weronika Musiał 1999-2012 7

Czas przechowywania akt osobowych akta osobowe podlegają przekazaniu do archiwum po odejściu pracownika; kwalifikacja archiwalna akt osobowych: ow jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne - kat. BE50; ow jednostkach organizacyjnych niewytwarzających materiałów archiwalnych kat. B50. 8

Wartościowanie akt osobowych Zarządzenie nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 listopada 2014 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad wartościowania, gromadzenia i porządkowania akt osobowych 9

Zarządzenie NDAP z 2014 r. zasady ogólne Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie 10

Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie 11

Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie 12

Zarządzenie NDAP z 2014 r. wartościowanie Porządkowanie akt osobowych 13

Zarządzenie NDAP z 2014 r. porządkowanie Porządkowanie akt osobowych jednego pracownika akta każdego pracownika przepakowuje się do koperty lub do teczki; usuwa się części metalowe; zachowuje się układ na części zastany w ramach danej teczki osobowej; w obrębie danej części akt osobowych można nadać układ rzeczowy lub chronologiczny. 14

Opis teczki osobowej jednego pracownika nazwa jednostki organizacyjnej obowiązująca w momencie odejścia pracownika nazwa komórki organizacyjnej obowiązująca w momencie odejścia pracownika znak teczki kategoria archiwalna AKTA OSOBOWE nazwisko, imię, (ewent. data urodzenia, imię ojca), wykształcenie, zawód, ostatnie (lub najwyższe stanowisko), daty zatrudnienia daty skrajne dokumentacji Przykładowy opis teczki (1) 15

Przykładowy opis teczki (2) Ewidencja akt osobowych 16

Zarządzenie NDAP z 2014 r. ewidencjonowanie Zarządzenie NDAP z 2014 r. ewidencjonowanie 17

Zarządzenie NDAP z 2014 r. ewidencjonowanie Ewidencja akt osobowych w komórce przed przekazaniem do archiwum przy wykorzystaniu formularza spisu zdawczoodbiorczego akt osobowych; akta osobowe w spisie należy ujmować w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników; zachowanie ewentualnie układu na pracowników umysłowych i fizycznych; przy przekazywaniu akt osobowych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników; 18

Ewidencja akt osobowych Ewidencja akt osobowych w związku z pracami porządkowymi w archiwum podział akt osobowych według jednostek organizacyjnych; jeżeli jednostka organizacyjna już nie działa to należy sporządzić jeden spis akt osobowych pracowników, którzy odeszli w trakcie działania tej jednostki organizacyjnej; jeżeli jednostka organizacyjna nadal działa to zalecane jest sporządzenie spisów akt osobowych osobno na każdy rok odejścia pracowników. 19

Ewidencja akt osobowych Ewidencja akt osobowych w związku z pracami porządkowymi w archiwum przy dużej liczbie spisów zdawczo-odbiorczych akt osobowych zalecane jest sporządzenie indeksu do akt osobowych i jego coroczne uaktualnianie. 20

Układ akt osobowych w magazynach archiwum zakładowego przy małej ilości akt dopuszcza się układ alfabetyczny; przy dużej ilości akt układ w kolejności według sygnatur archiwalnych. Projektowane zmiany w prawie pracy 21

Projekt ustawy Źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12291757 Wejście w życie 22

Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej dokumentacja pracownicza dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a KP) Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, o ile układ zbiorowy pracy nie stanowi inaczej lub pracownik nie złoży wniosku w formie pisemnej o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 3 KP) Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. (art. 94 6 KP) Pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. (art. 94 6 KP) 23

Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. (art. 94 7 KP) Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. (art. 94 7 KP) Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, po uprzednim zawiadomieniu pracownika lub byłego pracownika, papierowa postać dokumentacji jest przekazywana pracownikowi lub byłemu pracownikowi. (art. 94 7 KP) W przypadku nie odebrania przez pracownika lub byłego pracownika dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, pracodawca może zniszczyć papierową postać dokumentacji. (art. 94 7 KP) 24

Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej W przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową, po uprzednim zawiadomieniu pracownika lub byłego pracownika, elektroniczna postać dokumentacji jest przekazywana pracownikowi lub byłemu pracownikowi. (art. 94 7 KP) W przypadku nie odebrania przez pracownika lub byłego pracownika dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, pracodawca może zniszczyć elektroniczną postać dokumentacji. (art. 94 7 KP) W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo do odbioru dokumentacji pracowniczej mają spadkobiercy albo osoba upoważniona przez pracownika. (art. 94 7 KP) Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. (art. 94 8 KP) Pracodawca wydaje, na pisemny wniosek pracownika lub byłego pracownika, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. (art. 94 9 KP) 25

Rozwiązanie stosunku pracy Przechowywanie dokumentacji pracowniczej obowiązki pracodawcy (art. 94 KP): o prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza); o przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ostatni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania; 26

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej obowiązki pracodawcy (art. 94 3 KP): o Jeżeli pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, w którym przechowywana przez pracodawcę dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód, pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu ich prawomocnego zakończenia, nie krócej niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Przechowywanie dokumentacji pracowniczej obowiązki pracodawcy (art. 94 5 KP): o Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przechowywania, po uprzednim zawiadomieniu byłego pracownika o możliwości jej odbioru. 27

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Przechowywanie dokumentacji płacowej 28

Oczekiwania ZUS Przepisy przejściowe 29

Przepisy przejściowe Przepisy przejściowe 30

Nowe rozporządzenie Stanowisko MKiDN Źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12291757 37

Stanowisko MKiDN Źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12291757 Dziękuję za uwagę dr Ewa Perłakowska eperlakowska@gmail.com 38