GVO CONFERENCE Instrukcja obsługi pokoju konferencyjnego Opis i zestaw zadań, który poprowadzi cię do pełnej umiejętności korzystania z pokoju konferencyjnego GVO
GVO CONFERENCE ZADANIE 2 Instrukcja obsługi pokoju konferencyjnego Wgranie i poprowadzenie prezentacji z Power Point Podczas prowadzenia webinaru prezentacja jest jednym z elementów wizualnych, które możesz zastosować. Warto robić bardzo proste prezentacje, z małą ilością elementów na slajdzie. Wówczas pomagasz widzowi w odbiorze tego, o czym mówisz. Sama czynność wgrywania prezentacji trwa kilka minut. Testowanie i próby zabierają już więcej czasu. Nawet kilka godzin. ZADANIE 2 Podczas prowadzenia webinaru potrzebujesz materiałów wizualnych, które ubarwią przekaz i będą wspierały zrozumienie widzów. Możesz tak je konstruować, by przyciągać uwagę widza i pomagać mu skoncentrować się na twoim przekazie. Bardzo często uczestnik usiłuje robić jeszcze inne rzeczy podczas oglądania webinaru. Po zalogowaniu się do pokoju jako moderator zobaczysz środkowej części okna widok jak na obrazie powyżej. Wybierz zakładkę Prezentacja i naciśnij przycisk Dodaj prezentację PowerPoint. Otworzy się kolejne okienko, gdzie będziesz dokonywać kolejnych ustawień. Zgodnie z widokiem na ekranie, w jego środkowej części zobaczysz kilka przycisków: Potrzebujesz budować relację ze swoimi słuchaczami i jednocześnie prowadzić webinar w sposób interesujący, który zachęca do zadawania pytań. Wykonaj to ustawienie zgodnie z instrukcją obok. O technikach prezentacji jeszcze porozmawiamy. Zadanie 2 1
Przycisk Przeglądaj pozwala ci wybrać plik z prezentacją z twojego komputera Kiedy wskażesz ten plik uaktywni się przycisk obok Wgraj. Jednocześnie w górnej części okna na liście dostępnych prezentacji pojawi się twoja. A dokładnie jedna z twoich, jeśli wgrasz ich więcej. Całe okienko wygląda tak: W obszarze oznaczonym strzałką pojawi się wybrana prezentacja. Po naciśnięciu przycisku Wgraj, kiedy odczekasz odpowiednią chwilę po prawej stronie na wysokości nazwy prezentacji pojawią się przyciski do jej uruchomienia i skasowania (np. skasujesz, jeśli zachcesz wgrać poprawioną prezentację o tej samej nazwie). Zadanie 2 2
Podczas wgrywania przycisk Wgraj chwilowo zamienia się w Anuluj, gdyby się okazało, że wgrywa się omyłkowo inny plik niż chcesz. Zawsze możesz usunąć niepotrzebną prezentację niebieskim x po prawej stronie ekranu w linijce z nazwą usuwanej prezentacji. Każdy prowadzący mówca, który podczas prezentacji chce sam przełączać slajdy musi mieć wgraną prezentację ze swojego komputera. Wówczas będzie miał możliwość uruchomienia prezentacji. Kiedy klikniesz niebieską strzałkę po lewej stronie niebieskiego x, to w środkowej części ekranu zobaczysz swoją prezentację gotową do uruchomienia. Dokonaj jeszcze ustawień, których będziesz potrzebować w trakcie prowadzenia webinaru. Przygotuj sobie wydruk widoku slajdów, byś podczas odpowiadania na pytanie mógł z łatwością wrócić do slajdu, który pokaże o czym mówisz. WAŻNE: Podczas wykonywania zadania rób notatki. Zapisuj pytanie, które przychodzą do ciebie. Być może do końca zadania na wiele z nich odpowiesz sobie samodzielnie. Jeśli jednak pozostaną pytania bez odpowiedzi, to zadaj je proszę na spotkaniu na żywo lub przekaż e-mailem. Wtedy odpowiedź na nie dostaniesz w kolejnym nagraniu. Zadanie 2 3
W dolnej części okna masz pasek z przyciskami do nawigacji po prezentacji i dostęp do narzędzia rysowanie. O rysowaniu powiemy sobie odrębnie ale możesz pobawić się nim bez dodatkowych instrukcji. Tak wygląda w zbliżeniu lewa strona tego paska. Szare tło pod przyciskami oznacza, że są oba włączone. Lewy odpowiada za widoczność miniatur slajdów ustawionych pionowo wzdłuż lewej krawędzi okna a prawy za pojawianie się szarego panelu z przyciskami do rysowania. Kiedy klikniesz te przyciski i zniknie ciemne tło, trójkącik w prawo oznacza rozwiń slajdy na lewym przycisku, a ikonka play na prawym mówi o możliwości uruchomienia narzędzia do rysowania. Zadanie 2 4
W okienku z numerami wybierasz jeden slajd ze swojej prezentacji. W tym miejscu również widzisz, który slajd omawiasz podczas prezentacji. Środkowa część paska sterowania odtwarzaniem prezentacji pozwala Ci ustawić opcję czasową do automatycznego odtwarzania. Możesz jej używać w przypadku, kiedy jeszcze spotkanie się nie rozpoczęło. Na slajdach takiej automatycznie odtwarzanej prezentacji możesz wstawiać informacje organizacyjne, powitalne itp. Dostosuj długość ekspozycji jednego slajdu w taki sposób, by można było swobodnie zapoznać się z jego treścią. Prawa strona paska zawiera przyciski znane ci z popularnych odtwarzaczy. Od lewej: Odtwórz ponownie Pierwszy Poprzedni Odtwarzaj automatycznie Zadanie 2 5
Następny Ostatni Stop Przyciskiem Stop zamykasz prezentację. Ponowne jej uruchomienie wymaga otwarcia okienka przyciskiem Dodaj prezentację PowerPoint. Ponownie musisz kliknąć niebieską strzałkę po prawej stronie za nazwą pliku z prezentacją. CO JEST WAŻNE, BY OPISANE WYŻEJ DZIAŁANIA MOGŁY PRZEBIEGAĆ W TAKI SPOSÓB? 1. Prezentacja musi być w formacie *.ppt lub *.pptx (w starszej lub nowszej wersji Programu Power Point) albo w pdf. 2. Plik nie może być chroniony hasłem 3. Nie możesz stosować animacji, niestandardowego liternictwa 4. Filmy wstawia się w pokoju w innym miejscu. Nie wstawia się do prezentacji tak się robi, gdy korzystasz z rzutnika czy telewizora. 5. Nie umieszczaj obiektów i tekstów bardzo blisko prawej strony slajdu podczas konwertowania prezentacji do pokoju deformują się takie elementy 6. Jeśli tworzysz schemat lub złożoną z części grafikę, to koniecznie zgrupuj poszczególne elementy w jeden obiekt. Jest wówczas szansa, że wszystko będzie na zaplanowanym miejscu. Bardziej złożone schematy lepiej jest wstawić w postaci gotowego obrazu. 7. Maksymalny rozmiar pliku jest 100 MB. Nie obawiaj się - to bardzo dużo. Nawet na godzinną prezentację z ponad 50-ma slajdami nie wykorzystasz połowy tego limitu. 8. Dla dobrej prezentacji warto zmieścić treść na 25-40 slajdach na godzinę spotkania.tutaj masz limit 100 slajdów do jednej prezentacji. Kiedy jesteś zadowolony z rezultatu, to oznacza, że wykonałeś Zadanie 2. Gratuluję! Będzie znakomicie, jeśli na swój webinar zaprosiłeś gości i masz od nich informację zwrotną jak się podobało. To bardzo cenne doświadczenie. Co jest ważne, by opisane wyżej działania mogły przebiegać w taki sposób? 6