Regulamin Rady Kół Naukowych Politechniki Warszawskiej Uchwalony przez Parlament Studentów Politechniki Warszawskiej w dniu 17 listopada 2011 r. 1 Postanowienia ogólne W treści niniejszego regulaminu stosuje się określenia i skróty opisane w regulaminie Samorządu. Niniejszy regulamin dotyczy Kół Naukowych zarejestrowanych w Rejestrze Kół Naukowych i Organizacji Studenckich Politechniki Warszawskiej. 2 Wstęp RKN Politechniki Warszawskiej jest organem pełniącym funkcję pomocniczą i doradczą KD SSPW. 3 Cele i kompetencje Rady 1. Rada przez swoje działania realizuje następujące cele: a) Reprezentowanie Kół Naukowych przed Władzami Politechniki Warszawskiej, organami SSPW oraz na forum ogólnopolskim i międzynarodowym wobec instytucji, które są zainteresowane współpracą z RKN i Kołami Naukowymi. b) Współtworzenie platformy współpracy i wymiany doświadczeń pomiędzy Kołami Naukowymi w Politechnice Warszawskiej, polskimi i zagranicznymi uczelniami, oraz organizacjami o charakterze podobnym do RKN. c) Wspieranie rozwoju Kół Naukowych. d) Pozyskiwanie funduszy na działalność Kół Naukowych. e) Zrzeszanie oraz integrowanie członków Kół Naukowych. 2. Kompetencje Rady: a) Realizowanie celów wymienionych w par. 3. pkt. 1. b) Podejmowanie uchwał i formułowanie opinii na posiedzeniach Rady w sprawach dotyczących Kół Naukowych. c) Wybór spośród swojego grona członków Zarządu. d) Odwołanie członków Zarządu. e) Tworzenie rankingu projektów Puli na Projekty Naukowe. 1
4 Zarząd RKN 1. Zarząd Rady tworzą: a) Przewodniczący. b) Dwóch Wiceprzewodniczących. 2. Kadencja Zarządu RKN jest jednoroczna i kończy się w momencie wyboru nowego Zarządu RKN. 3. Wybór członków Zarządu RKN: a) Bierne prawo wyborcze posiada każdy Delegat do RKN. b) Członkowie Zarządu są wybierani w wyborach tajnych podczas posiedzenia wyborczego. c) Zasady wyboru Przewodniczącego RKN są takie same jak zasady obsadzania stanowisk jednomandatowych, natomiast Wiceprzewodniczących takie same jak stanowisk wielomandatowych, opisane w Regulaminie Obrad Parlamentu. d) Kandydat na członka Zarządu ma możliwość zaprezentowania swojego programu przed delegatami do RKN przed głosowaniem. e) Kandydat na członka Zarządu ma możliwość kandydowania na stanowisko Przewodniczącego albo Wiceprzewodniczącego Rady. 4. Zasady odwoływania członków Zarządu RKN: a) Pisemny wniosek o odwołanie członka Zarządu wraz z uzasadnieniem może być zgłoszony po podpisaniu przez co najmniej 1/3 Delegatów do RKN. Wniosek zostaje złożony do Przewodniczącego KD. Przewodniczący KD przyjmuje wniosek i poddaje go pod głosowanie na posiedzeniu RKN w ciągu 14 dni od daty złożenia wniosku. b) Przewodniczący KD ma prawo samodzielnego zwołania posiedzenia RKN w celu przeprowadzenia głosowania nad złożonym przez siebie wnioskiem o odwołanie członka Zarządu RKN. Posiedzenie takie zwoływane jest w ciągu 14 dni od podania do wiadomości RKN uzasadnienia jego zwołania. c) Odwołanie członka Zarządu RKN jest prawomocne, jeśli wniosek został przyjęty bezwzględną większością głosów. d) Po odwołaniu Przewodniczącego RKN jego obowiązki przejmuje wyznaczony przez Przewodniczącego KD Wiceprzewodniczący. Wybór ten dokonywany jest podczas tego samego posiedzenia podczas, którego nastąpiło odwołanie Przewodniczącego RKN. e) Po odwołaniu Wiceprzewodniczącego RKN jego obowiązki przejmuje drugi Wiceprzewodniczący. f) Przewodniczący KD w przeciągu 14 dni od daty odwołania członka Zarządu RKN ma obowiązek zwołać posiedzenie wyborcze, na którym odbędą się nowe wybory na członka Zarządu RKN. 5. Przewodniczący ma prawo: a) Tworzyć opinie w sprawach nagłych bez uzgodnienia z Wiceprzewodniczącymi. b) Zwoływać posiedzenia RKN. c) Powoływać zespoły zadaniowe w celu realizacji określonych projektów. W skład zespołu mogą wejść również osoby nienależące do Kół Naukowych. 2
6. Przewodniczący ma obowiązek: a) Zwoływać posiedzenie RKN co najmniej raz na 3 miesiące (z wyłączeniem wakacji letnich). b) Godnie reprezentować Koła Naukowe na forum Politechniki Warszawskiej, ogólnopolskim oraz międzynarodowym. c) Co najmniej raz w tygodniu, w ustalonym terminie, być dostępnym dla członków Kół Naukowych. d) Służyć pomocą Członkom Kół Naukowych. e) Nadzorować prawidłową organizację projektów koordynowanych przez RKN. f) Przedstawić finansowe i merytoryczne sprawozdanie z rocznej działalności Zarządu RKN na posiedzeniu wyborczym. g) Aktywnie uczestniczyć w pracach KD. h) Podać do wiadomości RKN Terminarz Puli na Projekty Naukowe w terminie 14 dni od daty pierwszego posiedzenia RKN danej kadencji. 7. Prawa Zarządu: a) Prawa Przewodniczącego reguluje 5 pkt 5. niniejszego Regulaminu. b) Zarząd ma prawo podejmować decyzje w nagłych sytuacjach bez konsultacji z Radą. c) Członkowie Zarządu są osobami uprawnionymi do głosowania na takich samych zasadach jak delegaci Kół Naukowych. 8. Obowiązki Zarządu: a) Obowiązki Przewodniczącego reguluje 5 pkt 6. niniejszego Regulaminu. b) Reprezentowanie interesów RKN na posiedzeniach KD c) Określenie zakresu kompetencji w Zarządzie oraz harmonogramu prac w terminie 14 dni od wyborów i ogłoszenie ich do wiadomości RKN. d) Terminowe wykonywanie zadań zgodnie z zakresem kompetencji i harmonogramem. e) Wspieranie merytoryczne Członków RKN wiedzą z zakresu swoich kompetencji. 5 Delegaci do RKN 1. Delegatem uprawnionym do głosowania jest członek Koła Naukowego posiadający aktualną delegaturę potwierdzoną pisemnie przez członka Zarządu Koła Naukowego, która została dostarczona do Przewodniczącego RKN. 2. Delegat może głosować w imieniu jednego Koła. 3. Koło Naukowe może posiadać jednego delegata. 4. W przypadku, gdy członkiem Zarządu RKN zostaje osoba z aktualną delegaturą, jego delegatura wygasa, a Koło Naukowe może wydelegować innego członka Koła Naukowego. 5. Podstawową formą delegatury jest delegatura stała. Delegatura stała jest ważna do momentu wystawienia kolejnej delegatury stałej z danego Koła Naukowego, przy czym nie dłużej niż rok. 6. Członek zarządu Koła Naukowego lub delegat posiadający delegaturę stałą może wyznaczyć delegata tymczasowego, który jest uprawniony do głosowania w imieniu danego Koła Naukowego wyłącznie do czasu zakończenia pierwszego posiedzenia odbywającego się po dacie wystawienia delegatury 3
tymczasowej. Odbywa się to poprzez prawidłowe wypełnienie wzoru delegatury, z zaznaczeniem, że chodzi o delegaturę tymczasową. W tym czasie delegatura stała nie jest ważna. 7. Każda delegatura musi zostać poprawnie wypełniona i złożona najpóźniej przed rozpoczęciem posiedzenia. 8. Wzór delegatury określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6 Prawa i Obowiązki Koła wobec RKN 1. Każde Koło Naukowe ma prawo do: a) Uczestniczenia w posiedzeniach RKN. b) Wyznaczenia Delegata uprawnionego do głosowania na posiedzenia RKN. c) Opiniowania zagadnień, którymi zajmuje się RKN. d) Uczestniczenia w projektach i pracach zespołów projektowych RKN. e) Wystawiania projektów do zaopiniowania na posiedzeniach RKN oceniających projekty. f) Korzystania z form wspólnej promocji, które oferuje RKN. g) Korzystania z pomocy merytorycznej i organizacyjnej ze strony Zarządu RKN. h) Zgłaszania nowych projektów RKN. i) Zgłaszania zapytań w sprawach dotyczących Kół Naukowych. 2. Koło Naukowe ma obowiązek: a) Dostarczenia do Przewodniczącego RKN danych kontaktowych do wszystkich członków zarządu Koła Naukowego wraz z określeniem pełnionych przez nich funkcji w terminie 14 dni od daty wyboru nowego zarządu. b) Sprawozdania z rocznej działalności finansowej i merytorycznej w formie pisemnej, złożonej w Biurze Rektora Politechniki Warszawskiej do 30 stycznia roku następującego. c) Dopilnowania, aby przynajmniej jeden Członek Zarządu Koła Naukowego posiadał konto w aktualnym elektronicznym systemie wniosków i rozliczeń. d) Przekazywania członkom Koła Naukowego za pośrednictwem Delegatów informacji na temat funkcjonowania RKN oraz aktualnego systemu wniosków i rozliczeń. e) stosować wszystkie postanowienia wynikające z zarządzeń Rektora dotyczących działalności Kół Naukowych. 3. W wypadku niedopełnienia obowiązków zawartych w par. 7 pkt. 2. Zarząd ma prawo: a) Wnioskować do przewodniczącego KD o obniżenie dofinansowań dla Koła Naukowego. b) Pozbawić Koło prawa głosu na okres 2, 6 lub 12 miesięcy po przedstawieniu na posiedzeniu RKN uzasadnienia merytorycznego wniosku i poddaniu go pod głosowanie. Wniosek musi zostać przyjęty bezwzględną większością głosów. c) Udzielić imiennej, pisemnej lub ustnej nagany podczas posiedzenia RKN Członkom Koła Naukowego po uprzedniej konsultacji z Przewodniczącym KD. d) Wnioskować o udzielenie imiennej, ustnej lub pisemnej nagany Członkom Koła Naukowego po konsultacji z Przewodniczącym KD, do Władz Wydziału, na którym zarejestrowane jest Koło Naukowe. e) Wnioskować o udzielenie imiennej, ustnej lub pisemnej nagany Członkom Koła po konsultacji z Przewodniczącym KD do Jego Magnificencji Rektora Politechniki Warszawskiej. 4
f) Wnioskować po konsultacji z Przewodniczącym KD do Jego Magnificencji Rektora Politechniki Warszawskiej o skreślenie Koła z rejestru Kół Naukowych i Organizacji Studenckich Politechniki Warszawskiej. g) Czasowo pozbawić Koło Naukowe i jego członków możliwości uczestniczenia w projektach RKN. 7 Sposób funkcjonowania RKN 1. RKN podejmuje decyzje w formie uchwał i opinii, które są przyjmowane większością głosów na posiedzeniu RKN. Do podjęcia decyzji niezbędne jest kworum. 2. Prawo do zgłoszenia projektu uchwały mają: Przewodniczący KD, Zarząd RKN lub co najmniej 3 Delegatów do RKN uprawnionych do głosowania. 3. Głosowania nieosobowe mogą być utajnione na drodze wniosku formalnego złożonego przez co najmniej jednego członka RKN. 4. Głosowania w sprawach osobowych są tajne. 5. Rada realizuje swoje cele i kompetencje podczas posiedzeń. Wyróżnia się następujące rodzaje posiedzeń: wyborcze, zwyczajne, nadzwyczajne oraz oceniające. a) Posiedzenie wyborcze - jego przedmiotem jest wybór członków Zarządu RKN. Zwoływane jest z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przez Przewodniczącego KD i nie później niż 21 dni od daty pierwszego posiedzenia Parlamentu nowej kadencji. Przewodniczący KD ma obowiązek poinformowania członków RKN o trybie kandydowania. b) Posiedzenie zwyczajne - jest zwoływane przez Przewodniczącego RKN, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. c) Posiedzenie nadzwyczajne - jest zwoływane przez Przewodniczącego RKN, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, bądź na wniosek Przewodniczącego KD, Członka Zarządu RKN lub na wniosek 1/4 Delegatów uprawnionych do głosowania, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. d) Posiedzenie oceniające - jest zwoływane przez Przewodniczącego RKN, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Posiedzenie oceniające ma na celu zaopiniowanie projektów Kół Naukowych dopuszczonych do Puli na Projekty Naukowe. 5
8 Zasady zmian Regulaminu i przepisy przejściowe 1. Niniejszy Regulamin wraz ze zmianami wchodzi w życie z dniem uchwalenia na obradach Parlamentu po jego wcześniejszym przyjęciu przez KD większością głosów i pozytywnym zaopiniowaniu przez RKN. 2. Propozycje zmian w niniejszym Regulaminie powinny być przekazane do wiadomości Delegatom na co najmniej 7 dni przed terminem posiedzenia, na którym będą rozpatrywane. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ogólne SSPW, Uczelni, Ustawy o Szkolnictwie Wyższym oraz inne właściwe przepisy prawa. 4. Kwestie sporne rozstrzyga Przewodniczący KD w porozumieniu z Przewodniczącym RKN. Załącznik nr 1: Wzór delegatury Załącznik nr 2: Logo Rady Kół Naukowych Załącznik nr 3: Aktualny systemu wniosków i rozliczeń Sekretarz Parlamentu Studentów Politechniki Warszawskiej Przewodniczący Parlamentu Studentów Politechniki Warszawskiej????????? Jakub Zaremba 6
Załącznik nr 1 do Regulaminu Rady Kół Naukowych Politechniki Warszawskiej. Warszawa, dn.... (dzień, miesiąc, rok) Delegatura do Rady Kół Naukowych delegatura: stała/tymczasowa 1 Osoba upoważniona do reprezentowania Koła na posiedzeniach Rady Kół Naukowych: (wypełnić drukowanymi literami) Imię i nazwisko Delegata:... Nr indeksu:... Nr telefonu:... Adres email:... Pełna nazwa Koła:... Funkcja pełniona w Kole:...... (imię i nazwisko członka Zarządu Koła/Delegata)... (funkcja w Kole)... (podpis) 1 Niepotrzebne skreślić 7
Załącznik nr 2 do Regulaminu Rady Kół Naukowych Politechniki Warszawskiej. Logo Rady Kół Naukowych Załącznik nr 3 do Regulaminu Rady Kół Naukowych Politechniki Warszawskiej. Aktualny system wniosków i rozliczeń 1. Obowiązującym systemem wniosków i rozliczeń jest system e-wniosek ( elektroniczny wniosek ) dostępny pod adresem ew.sspw.pl. Każdy wniosek o dofinansowanie działalności studenckiej ze środków Samorządu Studentów Politechniki Warszawskiej musi być złożony w systemie e-wniosek. 2. System wniosków i rozliczeń umożliwia: a) Członkom Koła Naukowego: Składanie wniosków i rozliczeń oraz kontrolowanie ich przebiegu, a także wgląd w prowadzone przez siebie wnioski. b) Dysponentowi Koła Naukowego: Zatwierdzanie wniosków i rozliczeń zanim zostaną one przekazane do akceptacji Przewodniczącym Komisji Programowych. Wgląd we wszystkie wnioski Koła Naukowego (w tym wnioski składane przez inne jednostki, ale wnioskujące o środki danego Koła) a także we wszystkie wnioski archiwalne dotyczące danej jednostki. c) Zarządowi Koła Naukowego: Wgląd w dane osobowe członków jednostki oraz stan sprzętowy. d) Zarządowi Rady Kół Naukowych: Wgląd do wniosków czekających na zaopiniowanie, składanie wniosków w imieniu Rady Kół Naukowych. e) Przewodniczącemu Rady Kół Naukowych: Dostęp do danych osobowych członków Kół Naukowych oraz wgląd do wszystkich wniosków i sprawozdań składanych przez Koła Naukowe. 8