Załącznik do Zarządzenia Prezydenta Nr 979/Fn/04 z dnia 8 listopada 2004r. Instrukcja dotycząca gospodarki kasowej i obrotu gotówkowego w Urzędzie Miasta w Kędzierzynie Koźlu l Wyjaśnienie podstawowych określeń Przez użyte w instrukcji określenia rozumie się: - wartości pieniężne" - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę. - obrót gotówkowy pozakasowy obrót krajowymi i zagranicznymi znakami pieniężnymi poza ewidencją kasową Urzędu Miasta 2 Pomieszczenie kasy 1.Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Pomieszczenie do przechowywania gotówki powinno być wydzielone. Drzwi wejściowe winny być zaopatrzone w dwa zamki. W pomieszczeniu kasowym powinno znajdować się zamykane okienko, poprzez które kasjer pobiera wpłaty i dokonuje wypłat. Pomieszczenie winno być zabezpieczone w taki sposób, aby uniemożliwiało wejście osób postronnych do wnętrza kasy. 3 Kasjer 1. Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, mająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwo gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2.Przejęcie - przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie, w obecności komisji wyznaczonej (ustnie) przez głównego księgowego. (Kasjer w dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej składa deklarację odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych, transportu gotówki i znajomości przepisów w tym względzie obowiązujących). Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów. 4 Ochrona wartości pieniężnych 1. Wartości pieniężne powinny być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę tj. w sejfie lub szafie pancernej. 2. W pomieszczeniu kasowym winno być zainstalowane urządzenie alarmowe. 1
5 Transport wartości pieniężnych l. Transport gotówki odbywa się w asyście funkcjonariuszy Straży Miejskiej. Gotówka i inne wartości pieniężne przenoszone i przewożone są w specjalnej walizce. Przy czym kasjer niesie walizkę natomiast funkcjonariusz Straży Miejskiej uzbrojony w miotacz gazu jest przygotowany do jego natychmiastowego użycia. 6 Gospodarka kasowa l. W Kasie Urzędu może znajdować się: a) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki (pogotowie kasowe). b) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, c) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki, d) gotówka pochodząca ze sprzedaży znaków skarbowych. e) gotówka przechowywana w formie depozytu, otrzymana od osób prawnych i fizycznych. 2.1. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalana przez kierownika jednostki w zależności od warunków zabezpieczenia gotówki i możliwości jej odprowadzenia na rachunek bankowy. 2.2. Niezbędny zapas gotówki w kasie jednostki w miarę wykorzystywania może być uzupełniany do ustalonej wysokości (weryfikowanej w razie potrzeby przez kierownika jednostki) ze środków podjętych z rachunku bankowego. 3. Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, jednostka odprowadza w dniu powstania nadwyżki lub w dniu następnym - na rachunki bankowe jednostki. Maksymalnie gotówkę można przechowywać w kasie do 8 dni. 4. Urząd Miasta w Kędzierzynie Koźlu przyjmujący w kasie gotówkowe wpłaty na rzecz innych jednostek odprowadza te wpływy, w ustalonych terminach na rachunki bankowe adresatów wpłat (odbiorców należności). 5. Gotówka przechowywana w kasie w formie depozytu, podlegająca zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która depozyt złożyła nie może być wykorzystywana na pokrycie wydatków jednostki, jak również do uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki, a zatem nie jest wliczana do ustalonej dla danej jednostki wielkości tego zapasu. 7 Dowody kasowe 1.Wszelkie operacje gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi: wpłaty gotówkowe - własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, wypłaty gotówkowe - rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki. 2.Zastępcze dowody wypłat nie mogą być wystawione przez kasjera, lecz wyłącznie przez głównego księgowego lub zastępcę głównego księgowego. Zastępczym dowodem kasowym może być asygnata kasowa - kasa wypłaci - nota lub inny zatwierdzony dokument. 3.Przychodowe dowody kasowe wystawia się komputerowo w trzech egzemplarzach. Oryginał egzemplarza przychodowego dowodu kasowego przeznaczony jest dla jako pokwitowanie dla wpłacającego, drugi egzemplarz dla księgowości natomiast trzeci egzemplarz pozostaje w celach archiwalnych. 4.Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie dowodów przychodowych generowanych komputerowo lub kwitariuszy K - 103 dla wpłat z wszelkich tytułów 2
przychodowych, podpisanych przez kasjera. Na dowodzie wpłat należy podać słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i jej tytuł. Dowód wpłaty wystawia się w trzech egzemplarzach, oryginał otrzymuje wpłacający, jedną kopię dołącza się do raportu kasowego, druga pozostaje w archiwum ( w przypadku kwitariusza K 103 zostaje w kwitariuszu ) 5.Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawionych przez kasjera. 6. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. W przypadku, gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych - w celu ich skorygowania należy dokonywać wypłaty na podstawie wystawionych na ich miejsce zastępczych dowodów wypłat gotówki. 7. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy. 9. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie: a) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzić stempel banku na dowodzie wpłaty, b) rachunków (faktur), c) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, diet radnych, dodatków mieszkaniowych, prowizji inkasentów, ryczałtów samochodowych, stałych świadczeń pieniężnych, premii, nagród oraz innych zbiorczych zestawień wypłat. d) własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów lub usług), e) dowodów wypłaty - list (dotyczy np. nie podjętych płac), f) poleceń wyjazdów służbowych, g) inne dowody zatwierdzone przez upoważnione osoby. Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, w tym także zaliczek na koszty podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona 10.Źródłowe dowody kasowe i zastępcze dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno -rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki i główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści Zatwierdzono na sumę..." 11.Zastępcze dowody wypłat gotówki mogą być podpisane tylko przez jedną osobę zlecającą wypłatę, jeżeli wynika to ze źródłowych dowodów kasowych uprzednio już podpisanych przez kierownika jednostki i głównego księgowego lub osoby przez nich upoważnione (np. wypłaty wynagrodzeń nie podjętych w terminie). 12.Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem, podając słownie kwotę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat). Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę 3
otrzymanej przez siebie gotówki. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać do okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer i rodzaj dokumentu. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera, może podpisać inna osoba (z wyjątkiem pracownika - kasjera zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dowodzie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dowodu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie mogącej się podpisać. 13. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to powinno być dokonane przez notariusza, właściwy urząd terenowy organu administracji samorządowej, zakład pracy zatrudniający osobę, która wystawiła upoważnienie lub ordynatora oddziału zakładu leczniczego służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. 14. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi raporty kasowe generowane w systemie komputerowym lub znormalizowane Raport kasowy RK". Wypłaty z list płac mogą być ewidencjonowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującej sumę poszczególnych wypłat dokonanych w danym dniu lub też w kwocie równej sumie ogółem wypłat przekazanych do wypłacenia płatnikom. Kasjer może być traktowany jako płatnik list płac. Gotówka znajdująca się w kasie do wypłaty z listy płac, list dodatków mieszkaniowych oraz innych dowodów zatwierdzonych do wypłaty w okresie nie przekraczającym 8 dni traktowana jest jako depozyt. W razie nie dokonania pełnego rozchodu gotówki z kasy, w terminie 8 dni kasjer jest obowiązany odprowadzić nie podjęte środki na właściwy rachunek bankowy na podstawie bankowego dowodu wpłaty, który wpisuje do raportu kasowego. Dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. 15. W przypadku, gdy liczba wpłat i wypłat gotówki w poszczególnych dniach jest niewielka, raporty kasowe mogą obejmować okresy kilkudniowe. Zapisy w raporcie kasowym sporządzonym za okresy kilkudniowe powinny być dokonane chronologicznie z podziałem na poszczególne dni dokonania wpłaty lub wypłaty. Nie sporządza się raportów kasowych gdy saldo jest zerowe. Po ujęciu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następny kasjer podpisuje raport i przekazuje jeden egzemplarz wraz z dowodami kasowymi osobie dekretującej. 16. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazywaniu w ciągu 30 dni od daty stwierdzenia do dochodów budżetowych. 17. Kasjer może przechowywać w kasie w formie depozytu otrzymane od działających w jednostce kas zapomogowo - pożyczkowych, a także innych pracowników jednostki zamknięte kasety lub koperty 4
depozytowe zawierające gotówkę, pieczątki, druki ścisłego zarachowania. Ewidencję przyjętych i wydanych depozytów prowadzi kasjer. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane: a) numer kolejny depozytu, b) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki jej kwotę, c) określenie jednostki, której własność stanowi depozyt, d) datę i godzinę przyjęcia depozytu, e) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki. 18.Kasjer przechowuje w kasie gwarancje bankowe lub papiery wartościowe. Wpisuje je w oddzielną ewidencję. 19.Kasjer prowadzi sprzedaż znaków opłaty skarbowej. Dochody ze sprzedaży skarbowej rejestrowane są w raporcie kasowym. Kasjer prowadzi ewidencję, w której wpisywane są dzienne obroty w zakresie zakupu i sprzedaży znaków skarbowych. 8 Anulowanie dokumentów kasowych 1.Anulowanie dokumentów przyjęcia gotówki do kasy ( KP ) i innych dokumentów kasowych dopuszczalne jest na zasadzie korygowania błędów o których mowa w 7, pkt 6 oraz w momencie w którym dokument KP został już zaakceptowany w systemie komputerowym a gotówka od wpłacającego nie została do kasy przyjęta. 2.Zwrot gotówki przez wpłacającego i anulowanie dokumentu po odejściu osoby wpłacającej od kasy możliwe jest jedynie w dniu dokonania wpłaty po potwierdzeniu na oryginale dokumentu KP przez merytorycznie odpowiedzialnego pracownika, z jakiego tytułu wpłatę należy anulować. 3.W każdym przypadku anulowania dokumentów kasowych kasjer musi posiadać komplet tych dokumentów tzn. oryginał i wszystkie kopie. Dokumenty anulowane są kontrolowane przez Skarbnika, Głównego Księgowego lub Zastępcy Głównego Księgowego, a na dowód przeprowadzonej kontroli składają oni podpis na odpowiednim raporcie kasowym obok pozycji anulowanej. 4.Wszelkich innych wypłat dokonywać można jedynie w sposób przewidziany w 7, pkt 9 9 Zasady obrotu gotówkowego pozakasowego 1. Obrót gotówkowy pozakasowy dotyczy opłat pobieranych poza Urzędem Miasta a w szczególności opłat za parkowanie na drogach publicznych w strefach płatnego parkowania w tym opłat zryczałtowanych. 2. Gotówkę z parkometrów pobierają upoważnieni pracownicy minimum raz na dwa tygodnie. 3. Całość gotówki przelicza się komisyjnie i segreguje według nominałów oraz umieszcza w specjalnych workach na bilon udostępnionych przez bank. Worki te przed wpłatą do banku należy zaplombować. Wpłat do banku należy dokonać w tym samym dniu, w formie wpłat zamkniętych, w sposób określony przez bank. 4. Gotówkę uzyskaną z tytułu opłat za abonamenty upoważniony pracownik wpłaca do banku przynajmniej w terminach wpłat gotówki z parkometrów. Pomiędzy okresami wpłat gotówkę z tytułu opłat zryczałtowanych można przechowywać w kasie Urzędu Miasta w formie depozytu na zasadach określonych w 7, pkt 1 5. Gotówkę transportuje upoważniony pracownik na zasadach określonych w 5, pkt 1 6. Wpłaty gotówki przyjmowane z tytułu opłat zryczałtowanych za parkowanie należy dokumentować dowodami wpłat i prowadzić ich dzienną ewidencję. 5
6