-Załącznik nr 1 do Decyzji nr 232/10 KWP we Wrocławiu z dn. 18.06.2010 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA w sprawie tworzenia, ewidencjonowania oraz przechowywania dokumentów jawnych w komórkach i jednostkach organizacyjnych Policji województwa dolnośląskiego POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Podstawowe pojęcia użyte w Instrukcji: 1) Kancelaria - wewnętrzna komórka organizacyjna lub stanowisko pracy będące stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego, załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej, 2) Sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa kancelaryjna komórek i jednostek organizacyjnych, 3) Spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych, 4) Dziennik korespondencji (wpływu lub wypływu) - rejestr papierowy lub elektroniczny służący do ewidencjonowania wpływającej i wypływającej korespondencji jawnej zgodny z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. Kn-2, 5) Elektroniczny Dziennik Korespondencji elektroniczny rejestr służący do ewidencjonowania wpływającej i wypływającej korespondencji jawnej jako program komputerowy dopuszczony do użytku przez Komendanta Wojewódzkiego Policji, 6) Dziennik podawczy - rejestr papierowy lub elektroniczny służący do potwierdzenia odbioru korespondencji wpływającej i wypływającej z kancelarii zgodny z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. Ok.-1, 7) Książka doręczeń książka służąca do doręczeń terminowych, miejscowych pism bezpośrednio adresatom zgodna z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. Kn-9, 8) Rejestr zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub elektronicznej, służy do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających,
9) WKT 111 Rejestr papierowy lub elektroniczny służący do rejestrowania teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych zgodny z drukiem akcydensowym oznaczonym sygn. WKT-111, 10) Elektroniczne potwierdzenie odbioru stwierdzenie faktu otrzymania określonych dokumentów, zrealizowane przy pomocy systemu informatycznego opartego o identyfikacje osoby, na podstawie karty mikroprocesorowej z certyfikatem elektronicznym lub o parę danych identyfikacyjnych w postaci loginu i hasła, 11) Znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej, 12) Elektroniczny obieg dokumentów system informatyczny umożliwiający dokładne odwzorowanie dokumentów papierowych na wersję elektroniczną oraz przekazywanie dokumentów elektronicznych między użytkownikami systemu z zachowaniem zdefiniowanych ścieżek przepływu, wraz z niezbędnymi informacjami dodatkowymi. 2. Przykład właściwego oznaczenia dokumentu P-0151-4-243/2010/MK, gdzie: 1) P- symbol literowy komórki organizacyjnej, 2) 0151 symbol liczbowy hasła według Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Policji, 3) 4 kolejna liczba, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw lub rejestrze 4) 243 znak sprawy który może być uzupełniony o liczbę porządkową z dziennika korespondencyjnego i/lub inne oznaczenie charakteryzujące sprawę 5) 2010 rok w którym sprawa została wszczęta 6) MK inicjały osoby merytorycznie odpowiedzialnej za sprawę /element opcjonalny/. 3. Przyjmowanie i obieg korespondencji: 1) Każdą korespondencję jawną wpływającą i wypływającą obowiązkowo rejestruje się w dzienniku korespondencji lub w dzienniku podawczym prowadzonym tylko w kancelarii, 2) Zarejestrowaną korespondencję jawną Kierownik jednostki Policji lub komórki organizacyjnej dekretuje, wskazując również pracownika lub komórkę organizacyjną merytorycznie właściwą dla załatwienia sprawy, 3) Osoba merytorycznie odpowiedzialna za sprawę po uzyskaniu informacji o przydzieleniu sprawy ma obowiązek odebrania jej niezwłocznie,
4) Osoba odbierająca korespondencję wpływającą albo 2 egzemplarz dokumentu przy korespondencji wypływającej, kwituje jej odbiór: w dzienniku korespondencji prowadzonym w formie papierowej czytelnym podpisem i datą odbioru (załącznik nr 1), w Elektronicznym Dzienniku Korespondencji przy użyciu elektronicznego potwierdzenia odbioru, 5) Korespondencja dekretowana przez kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej Policji na naczelnika (kierownika) sekcji przekazywana jest pracownikowi merytorycznie odpowiedzialnemu za sprawę, który kwituje jej odbiór, 6) Osoba odpowiedzialna za sprawę lub wyznaczona przez kierownika jednostki lub komórki organizacyjnej rejestruje ją w spisie spraw lub rejestrze - zgodnie z wykazem ujętym w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt Policji Zarządzenie nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 grudnia 2007 roku (załącznik nr 2 lub 3), 7) Osoba odpowiedzialna po zarejestrowaniu sprawy zobowiązana jest niezwłocznie poinformować pracownika ewidencjonującego dokumenty w dzienniku korespondencji, pod jakim znakiem sprawy została ona zarejestrowana, co stanowi równocześnie rozliczenie liczby porządkowej w dzienniku korespondencji, 8) Sprawę rejestrujemy w spisie spraw lub rejestrze tylko raz. Przy omyłkowej rejestracji w uwagach wpisujemy nowy znak sprawy, 9) Wszystkie dzienniki i rejestry należy ponumerować, przesznurować i zarejestrować w Rejestrze teczek, dokumentów i książek ewidencyjnych jawnych -WKT - 111. Forma elektroniczna dziennika i rejestrów podlega tylko rejestracji w WKT 111. 10) Spis spraw (również w formie elektronicznej) należy zarejestrować każdy pod osobną pozycją w WKT 111, 11) Na pierwszej stronie dziennika, rejestru lub spisu spraw prowadzonych w formie papierowej należy nanieść informację o zarejestrowaniu w WKT 111. 12) W rubrykach treści, określenie sprawy należy uwzględnić: a) zwięzłą treść dokumentu b) nazwiska osób - nieodmienione przez przypadki c) czas, miejsce zdarzenia d) faktury, dowody rejestracyjne itp. wpisujemy wraz z numerami 13) Dokument kierowany do innego adresata, a już zarejestrowany w dzienniku korespondencji przekazywany jest zgodnie z właściwością miejscową bez rejestracji
w spisie spraw lub rejestrze. W rubryce uwagi dziennika korespondencyjnego dokonujemy zapisu: przekazano zgodnie z właściwością podając adresata, nr i rodzaj wykazu, nr książki doręczeń, 14) Termin załatwienia (rubryka nr 6) w dzienniku korespondencyjnym jest datą zarejestrowania sprawy w spisie spraw lub rejestrze, 15) W spisie spraw w rubryce wszczęcie sprawy wpisujemy datę wpływu pierwszego dokumentu w danej sprawie do jednostki lub komórki organizacyjnej, a data ostatecznego załatwienia jest datą wykonania ostatniej czynności w sprawie, 16) Pisma wytworzone w 1 egz., które nie pozostają u wytwórcy rozliczamy w spisie spraw lub rejestrze w rubryce uwagi - zapisem informującym o wysyłce wpisując: adresata, nr wykazu i rodzaj, nr książki doręczeń, 17) Każda korespondencja oznaczona Do rąk własnych rejestrowana jest w dzienniku korespondencji, a następnie przekazywana właściwym adresatom bez otwierania. 18) Adresat korespondencji oznaczonej Do rąk własnych zobowiązany jest poinformować osobę ewidencjonującą o treści dokumentu, 19) Wpisów w dzienniku podawczym i korespondencji, prowadzonych w formie papierowej, dokonuje się atramentem lub tuszem koloru czarnego lub niebieskiego, a ich zmian kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej zmiany. Wycieranie i zamazywanie wpisów jest niedozwolone, 20) Dla formy elektronicznej dziennika wymagane jest, aby system elektroniczny dziennika rejestrował następujące informacje o wprowadzonych/modyfikowanych danych: data wprowadzenia/modyfikacji osoba dokonująca wprowadzenia/modyfikacji treść zapisu poprzedniego 21) Pismo wysłane lub otrzymane w formie elektronicznej przy użyciu faxu, wewnętrznej poczty elektronicznej/ppe/ lub poczty internetowej należy wydrukować i wprowadzić do tradycyjnego obiegu kancelaryjnego. Postępowanie to nie obowiązuje gdy jednostka lub komórka organizacyjna wprowadzi elektroniczny obieg dokumentów /dopuszczony do użytku przez Komendanta Wojewódzkiego Policji/, 22) Po przesłaniu pisma drogą elektroniczną zaleca się wydrukowanie protokołu wysłania przesyłki i dołączenia go do pisma, 23) Dopuszcza się możliwość prowadzenia przez sekretariaty dziennika korespondencji wpływu i dziennika korespondencji wypływu w zależności od decyzji kierownika
jednostki lub komórki organizacyjnej Policji. W przypadku Elektronicznego Dziennika Korespondencji prowadzony jest jeden dziennik. 24) Sprawy zakończone przechowywane są w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji nie dłużej niż przez 2 lata, a jednostki posiadające Archiwum lub Składnicę Akt mogą przekazywać zakończoną dokumentację na bieżąco. 25) Po zakończeniu sprawy i przekazaniu jej do archiwum w spisie spraw lub rejestrze w rubryce uwagi (sposób załatwienia) osoba odpowiedzialna za ewidencję wpisuje numer spisu akt przekazanych do archiwum lub numer protokołu brakowania BC. Powyższe czynności wykonywane są automatycznie w przypadku prowadzenia elektronicznego dziennika korespondencji, 26) Sprawy, które nie zostały zakończone w ciągu danego roku pozostawia się bez ponownego rejestrowania do momentu merytorycznego zakończenia. 27) Zakończone dzienniki podawcze, dzienniki korespondencji, spisy spraw i rejestry należy przekazać do Archiwum lub Składnicy Akt, a następnie w rejestrze teczek dokumentów, dzienników i książek ewidencyjnych WKT 111 w odpowiedniej pozycji wpisać numer spisu akt przekazanych do archiwum. Powyższe czynności wykonywane są automatycznie w przypadku prowadzenia elektronicznego dziennika korespondencji, 28) W przypadku przekazywania informatycznych nośników danych do Archiwum lub Składnicy Akt w porozumieniu z komórką ds. informatycznych należy zabezpieczyć je przed zniszczeniem, opisać ich zawartość, podać nazwę i wersję zastosowanego do ich stworzenia oprogramowania, a także umieścić na nośniku danych program pozwalający na odczyt tych danych. W przypadku płyt DVD lub CD przekazuje się dane w dwóch egzemplarzach, 29) W przypadku przekazywania do archiwum nośników elektronicznych nie drukuje się ich zawartości, 30) Obowiązkiem bezpośredniego przełożonego jest rozliczenie przeniesionego lub zwolnionego funkcjonariusza lub pracownika z posiadanych dokumentów jawnych i sporządzenie protokołu zdawczo odbiorczego dokumentów znajdujących się na jego stanie, 31) Nadzór nad prawidłowym przebiegiem czynności kancelaryjnych sprawuje kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej Policji.
WKT-0160-1/2010 Lp. Nadawca Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta Pismo Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Znak Określenie sprawy Termin załatwienia Pismo przydzielono podpis odbiorcy 1 2 3 4 5 6 7 8 Uwagi o załatwieniu 1 2 3 4
WKT-0160-2/2010 Lp. 2010 Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej SPIS SPRAW rok referent (symbol kom. org) (oznacz. teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) Od kogo wpłynęło Sprawa (krótka treść) Znak pisma Z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia Uwagi (sposób załatwienia) 1 - - - - - 2
WKT - Lp. 2010 Załącznik nr 2 c.d. do Instrukcji Kancelaryjnej SPIS SPRAW rok referent (symbol kom. org) (oznacz. teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) Od kogo wpłynęło Sprawa (krótka treść) Znak pisma Z dnia wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienia Uwagi (sposób załatwienia) 1 - - - - - - - - - - - - - 5
Zał. nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Lp. Nazwa teczki, dziennika, książki itp. Klauzula tajności rozpoczęcia zakończenia Liczba arkuszy 1 2 3 4 5 6 7 Uwagi 1 2 3