KSIĄŻKA PROCEDUR POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI PRAWNEGO ZABEZPIECZENIA UMOWY O PRZYZNANIE POMOCY

KSIĄŻKA PROCEDUR POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTAMI PRAWNEGO ZABEZPIECZENIA UMOWY O PRZYZNANIE POMOCY PROGRAM ROZWOJU OBSZARÓW WIEJSKICH NA LATA 2007-2013 KP-007/v.3/z WERSJA ZATWIERDZONA 3

KP-007/v.3/z Strona 2 z 13

Spis treści: 1. PROCEDURY... 5 1.1. Postępowanie z dokumentami prawnego o przyznanie pomocy:... 5 1.1.1. Przebieg procesu przyjmowanie prawnego... 6 1.1.2. Przebieg procesu udostępnianie prawnego... 8 1.1.3. Reguły związane z przebiegiem procedury... 9 2. LEGENDA zastosowane symbole... 10 3. ZAKRES CZYNNOŚCI I ODPOWIEDZIALNOŚCI NA STANOWISKACH ZWIĄZANYCH Z WYKONYWANIEM POSZCZEGÓLNYCH ZADAŃ... 11 4. ZAŁĄCZNIKI... 13 4.1. Wykaz pism () związanych z obsługą procedury postępowania z dokumentami prawnego o przyznanie pomocy... 13 KP-007/v.3/z Strona 3 z 13

KP-007/v.3/z Strona 4 z 13

1. PROCEDURY 1.1. Postępowanie z dokumentami prawnego o przyznanie pomocy: Odnowa i rozwój wsi 313, 322, 323 Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej 321 Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju 4.1/413: dla projektów kwalifikujących się do udzielenia pomocy w ramach działania Odnowa i rozwój wsi, dla projektów, które nie kwalifikują się do wsparcia w ramach działań Osi 3, ale przyczyniają się do osiągnięcia celów tej osi tzw. małych projektów. Wdrażanie projektów współpracy 4.21 Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja 4.31 KP-007/v.3/z Strona 5 z 13

1.1.1. Przebieg procesu przyjmowanie prawnego Złożono dokumenty Przyjęcie Oryginały Sporządzenie kopii i potwierdzenie za zgodność z oryginałem Oryginały Kopie Sporządzenie protokołu przekazania Oryginały Kopie Przekazanie zgodnie z protokołem Oryginały Przekazano protokół Kopie Przyjęcie zgodnie z protokołem Oryginały Kopie Podpisanie protokołu Oryginały Kopie KP-007/v.3/z Strona 6 z 13

Dokumenty prawnego zabezp.umowy zostały przyjęte Przekazanie protokołu Rejestracja Kopie Przekazano protokół Złożenie segregatora w wyznaczonym miejscu Oryginały Złożenie protokołu do teczki wniosku Dokumenty złożono w wyznaczonym miejscu Kopie Protokół złożono w teczce wniosku KP-007/v.3/z Strona 7 z 13

1.1.2. Przebieg procesu udostępnianie prawnego Wpłynęła informacja z Dep.Windykacji ARiMR o konieczności przekaz. Udzielono zezwolenia na wydanie Nie udzielono zezwolenia na wydanie Wypełnienie katy ewidencyjnej przechowywania Sporządzenie i parafowanie pisma z inf. o przyczynie odmowy wydania Podpisanie katy ewidencyjnej przechowywania Podpisanie pisma z informacją o przyczynie odmowy wydania Przygotowano dokumenty do przekazania do Dep.Windykacji ARiMR kancelaryjny Rejestracja i wysłanie pisma z inf. o przyczynie odmowy wydania Dostarczenie do Dep.Windykacji ARiMR Oryginały Pismo wysłano Dokumenty dostarczono do Dep.Windykacji ARiMR KP-007/v.3/z Strona 8 z 13

1.1.3. Reguły związane z przebiegiem procedury Sposób i zasady przechowywania weksli in blanco wraz z deklaracjami wekslowymi. Weksle in blanco wraz z deklaracjami wekslowymi powinny być przechowywane w szafach pancernych zlokalizowanych w pomieszczeniach komórek dedykowanych do obsługi PROW lub innych komórkach organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego/wojewódzkiej samorządowej jednostki organizacyjnej albo w skrytkach bankowych. Ponadto zaleca się przechowywanie i zabezpieczanie weksli in blanco w następujący sposób: Dokument uważa się za zabezpieczony, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki: jest zapewniona jego dostępność wyłącznie dla osób uprawnionych, jest chroniony przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem, są zastosowane metody i środki ochrony dokumentu, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana. Zabezpieczenie wymaga w szczególności: systematycznego dokonywania analizy zagrożeń, opracowania i stosowania procedur zabezpieczania i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, stosowania środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń, bieżącego kontrolowania funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i technologiczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowego dokonywania oceny skuteczności tych sposobów. KP-007/v.3/z Strona 9 z 13

2. LEGENDA zastosowane symbole Typ obiektu Dokument Typ symbolu Nośnik informacji Grafika - przykład Komentarz Dokument np. Wniosek, Karta weryfikacji. Zdarzenie Zdarzenie - Funkcja Funkcja - Łącznik procesu Funkcja - Operator 'I' Reguła - Operator 'ALBO' Reguła - Operator 'LUB' Reguła - Stanowisko Stanowisko Ogólnie Dyrektor, Kierownik, Naczelnik; pracownik komórki zatwierdzający organizacyjnej Osoba zewnętrzna Osoba Wnioskodawcat Instytucja zewnętrzna: MRiRW; Urząd Marszałkowski, Wnioskodawca, itp. KP-007/v.3/z Strona 10 z 13

3. ZAKRES CZYNNOŚCI I ODPOWIEDZIALNOŚCI NA STANOWISKACH ZWIĄZANYCH Z WYKONYWANIEM POSZCZEGÓLNYCH ZADAŃ Stanowisko Proces Zakres czynności Stosowane wzory weryfikujący Przyjmowanie prawnego Przyjęcie prawnego Sporządzenie kopii i potwierdzenie ich za zgodność z oryginałem Oryginały prawnego Oryginały prawnego Kopie prawnego Sporządzenie protokołu przekazania prawnego Oryginały prawnego Kopie prawnego Przekazanie prawnego zgodnie z protokołem Oryginały prawnego Kopie prawnego Złożenie protokołu przekazania prawnego do teczki wniosku Kopie prawnego Uzupełnienie istniejącej teczki aktowej sprawy o dokumentację powstałą w ramach przedmiotowej procedury KP-007/v.3/z Strona 11 z 13

Udostępnianie prawnego Wypełnienie karty ewidencyjnej przechowywania prawnego Dostarczenie prawnego do Departamentu Windykacji ARiMR Oryginały prawnego Sporządzenie i parafowanie pisma z informacją o przyczynie odmowy wydania do podpisania Przyjmowanie prawnego Przyjęcie prawnego zgodnie z protokołem Oryginały prawnego Kopie prawnego Podpisanie protokołu przekazania prawnego Oryginały prawnego Kopie prawnego Przekazanie protokołu przekazania prawnego Kopie prawnego Rejestracja prawnego Złożenie segregatora w wyznaczonym miejscu Oryginały prawnego Udostępnianie prawnego Podpisanie karty ewidencyjnej przechowywania prawnego Podpisanie pisma z informacją o przyczynie odmowy wydania kancelaryjny Udostępnianie prawnego Rejestracja i wysłanie pisma z informacją o przyczynie odmowy wydania KP-007/v.3/z Strona 12 z 13

4. ZAŁĄCZNIKI 4.1. Wykaz pism () związanych z obsługą procedury postępowania z dokumentami prawnego o przyznanie pomocy Lp. PISMA: Symbol dokumentu Nazwa 1. 2. 3. 4. 5. Oryginały prawnego Kopie prawnego Protokół przekazania prawnego Karta ewidencyjna przechowywania prawnego Pismo do Departamentu Windykacji ARiMR z informacją o przyczynie odmowy wydania KP-007/v.3/z Strona 13 z 13