Z A T W I E R D Z A M Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 108 Rektora UŚ z dnia 19 października 2016 r. REKTOR prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk Dnia 19 października 2016 r. INSTRUKCJA W SPRAWIE SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI ZASTRZEŻONE ORAZ ZAKRESU I WARUNKÓW STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA FIZYCZNEGO W CELU ICH OCHRONY W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH Opracował: PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. OCHRONY INFORMACJII NIEJAWNYCH mgr inż. Witold Cybulski
Spis treści Wstęp... 3 Rozdział I... 3 Podstawa prawna.... 3 Rozdział II... 3 Definicja stref ochronnych.... 3 Rozdział III... 4 Sposób oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania, kopiowania i niszczenia materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą Zastrzeżone... 4 Założenia ogólne, definicje.... 4 Klasyfikowanie informacji niejawnych.... 5 Bezpieczeństwo osobowe.... 6 Przetwarzanie materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej.... 6 Obieg dokumentów... 7 Przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone w systemach teleinformatycznych.... 7 Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów zastrzeżonych.... 8 Kopiowanie materiałów zastrzeżonych.... 9 Niszczenie materiałów niejawnych.... 9 Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów.... 10 Zasady dotyczące używania urządzeń do rejestracji, kopiowania lub transmisji obrazu i dźwięku.... 11 Rozdział IV... 12 Postępowanie w przypadkach naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Zastrzeżone.... 12 Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych.... 12 Postępowanie wyjaśniające.... 12 Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych.... 13 Postanowienia końcowe, uwagi.... 14 2
Wstęp Zgodnie z art. 43. ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. z 2016 r., poz.1167 - t.j.) zwanej dalej: UOIN w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (zwany dalej: Uniwersytetem ) opracowano Instrukcję dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony w Uniwersytecie Śląski w Katowicach. W Instrukcji określono zasady przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli tajności Zastrzeżone. Rozdział I Podstawa prawna. 1 1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2016.1167 - t.j.), zwanej dalej: UOIN. 2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 roku w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych (Dz.U.2012.683). 3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz.U.2011.288.1692), zwane dalej: Rozporządzeniem1. 4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U.2011.271.1603), zwane dalej: Rozporządzeniem2. Rozdział II Definicja stref ochronnych. 2 1. Strefa ochronna II, w której przebywanie nie wiąże się z bezpośrednim dostępem do informacji niejawnych, przy czym: 1) w strefie ochronnej II mogą pracować osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli odpowiadającej co najmniej klauzuli najwyżej sklasyfikowanej informacji przetwarzanej w tej strefie; 2) wstęp osób (interesantów), niebędących pracownikami jednostki (komórki) organizacyjnej objętej strefą może nastąpić po uzyskaniu zgody rektora lub pełnomocnika rektora ds. ochrony informacji niejawnych (zwany dalej: pełnomocnikiem ochrony ), a także uprawnionej przez niego osoby i pod nadzorem upoważnionego pracownika, pod warunkiem zabezpieczenia informacji niejawnych w sposób uniemożliwiający ich przypadkowe ujawnienie. 2. Strefa ochronna III, służąca do kontroli osób, w której przebywanie nie wiąże się z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Poufne lub Zastrzeżone przy czym: 3
1) w strefie tej mogą pracować osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli Poufne oraz osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone ; 2) wstęp osób (interesantów) niebędących pracownikami jednostki (komórki) organizacyjnej objętej strefą może nastąpić pod nadzorem pracownika, pod warunkiem zabezpieczenia informacji niejawnych w sposób uniemożliwiający ich przypadkowe ujawnienie. 3. Wejście do strefy ochronnej II następuje wyłącznie ze strefy ochronnej III. Rozdział III Sposób oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania, kopiowania i niszczenia materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą Zastrzeżone Założenia ogólne, definicje. 3 1. Zakłada się istnienie dwóch rodzajów materiałów zawierających informacje niejawne o klauzuli Zastrzeżone zwanych dalej materiałami zastrzeżonymi tj.: 1) oficjalne są to materiały zastrzeżone, a w szczególności dokumenty autoryzowane przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do wykonania tej czynności pozostają w aktach lub/i przesyłane są pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, zawierają formalne stanowiska tych jednostek i mają skutek prawny występują m.in. w formie dokumentów elektronicznych i dokumentów nieelektronicznych; 2) robocze są to materiały zastrzeżone, a w szczególności dokumenty, zawierające informacje pozostające w fazie opracowywania, nie posiadają podpisu osoby uprawnionej lub upoważnionej do ich akceptacji i służą wymianie, pomiędzy merytorycznymi pracownikami występują m.in. w formie elektronicznej i nieelektronicznej. 2. Ochronie podlegają zarówno materiały oficjalne i robocze. 3. System obiegu materiałów zastrzeżonych ma zapewnić informację gdzie, poza Uniwersytet, wysłano materiał zastrzeżony oficjalny, w związku z tym żaden materiał zastrzeżony oficjalny nie może być przekazany poza Uniwersytet bez udziału kancelarii niejawnej. 4. Kancelaria niejawna przekazuje lub udostępnia materiały zastrzeżone uprawnionym wykonawcom z Uniwersytetu przy czym: 1) przekazywanie materiału odbywa się poza pomieszczenia zajmowane przez kancelarię niejawną i za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym; 2) udostępnianie odbywa się w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu kancelarii niejawnej. 4
5. Osoba przekazująca lub udostępniająca materiał zastrzeżony może zażądać pokwitowania odbioru przez inną osobę w zarejestrowanym urządzeniu ewidencyjnym np. Dzienniku ewidencyjnym, na oryginale lub innym egzemplarzu tego materiału. 6. Odpowiedzialność za otrzymany materiał lub informację niejawną ponosi wykonawca, który go/ją otrzymał. Wykonawca może, jeśli to wynika z jego kompetencji służbowych, udostępnić robocze materiały zastrzeżone lub informacje niejawne o klauzuli zastrzeżone osobom, z innej komórki/jednostki organizacyjnej spełniającym ustawowe wymagania dostępu do informacji niejawnych w tym przypadku wykonawca zobowiązany jest do upewnienia się, że odbiorca spełnia ustawowe wymagania. Pieczęcie służbowe wykorzystywane do ewidencji materiałów w kancelarii niejawnej przechowuje pracownik kancelarii niejawnej. 7. Instrukcja obowiązuje od dnia zatwierdzenia do czasu wycofania jej z użytku. Klasyfikowanie informacji niejawnych. 4 1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę Zastrzeżone, jeżeli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej. 2. Informacje niejawne przekazane przez organizacje międzynarodowe lub inne państwa na podstawie umów międzynarodowych oznacza się polskim odpowiednikiem posiadanej klauzuli tajności. W przypadku materiałów zawierających informacje niejawne, wysyłanych za granicę w wykonaniu umów międzynarodowych, stosuje się zasady oznaczania klauzulami tajności ustalone w tych umowach. 3. Nadawanie i zmiana klauzul tajności: 1) klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. Informacje niejawne podlegają ochronie w sposób określony w UOIN do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli tajności. Osoba, o której mowa może określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności; 2) osoba opracowująca (wykonawca techniczny) dokument stosuje się do wytycznych wykonawcy i może zaproponować nadanie odpowiedniej klauzuli tajności, wykonawca natomiast ma obowiązek sprawowania nadzoru nad utrwalaniem informacji niejawnych; 3) zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, która nadała klauzulę albo jej przełożonego w przypadku ustania lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony; 4) po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiału i poinformowaniu o nich odbiorców. Odbiorcy materiału, którzy przekazali go kolejnym odbiorcom, są odpowiedzialni za poinformowanie ich o zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności; 5) odbiorca materiału, w przypadku stwierdzenia zawyżenia lub zaniżenia klauzuli tajności, może zwrócić się do osoby, która ją nadała, albo przełożonego tej osoby z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. W przypadku odmowy dokonania 5
zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku odbiorca materiału może zwrócić się do ABW o rozstrzygnięcie sporu. Spór, o którym mowa ABW rozstrzyga w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku o rozstrzygnięcie sporu; 6) oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także tryb i sposób zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli należy dokonywać w sposób określony w Rozporządzeniu1, w szczególności poszczególne części materiału mogą być oznaczone różnymi klauzulami tajności na warunkach określonych w 3 ust. 2 i ust. 3 Rozporządzenia1. Bezpieczeństwo osobowe. 5 1. Dopuszczenie do pracy na stanowiskach albo zlecenie prac, związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone może nastąpić po: 1) pisemnym upoważnieniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, jeżeli nie posiada ona poświadczenia bezpieczeństwa; 2) odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych. 2. Osoby spełniające łącznie warunki określone w ust. 1 nazywa się osobami upoważnionymi. 3. Informacje niejawne mogą być przekazywane lub udostępniane wyłącznie osobie uprawnionej to jest: osobie upoważnionej i wskazanej dekretacją przez osoby funkcyjne na dokumencie i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo innej pracy zleconej. 4. Odmawia się udostępnienia lub wydania materiału osobie nieuprawnionej. Przetwarzanie materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej. 6 1. Na podstawie Art.43, ust. 2 UOIN oraz decyzji rektora kancelaria niejawna przetwarza również informacje niejawne o klauzuli Zastrzeżone. 2. Do przechowywania materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej wykorzystuje się co najmniej szafy stalowe klasy A. 3. Pracownik kancelarii niejawnej przekazuje materiały zastrzeżone, które nie są dokumentami planowania operacyjnego lub gotowości obronnej: 1) wykonawcom, których pomieszczenia służbowe zlokalizowane są w strefie ochronnej III na okres nie dłuższy niż 30 dni; 2) wykonawcom, których pomieszczenia służbowe zlokalizowane są poza strefą ochronną III, z bezwzględnym nakazem zdania pobranych materiałów do kancelarii tego samego dnia. 4. Pracownik kancelarii niejawnej przekazuje dokumenty planowania operacyjnego i gotowości za zgodą rektora w przypadku ćwiczeń, treningów oraz w celu ich aktualizacji przez wykonawców. 6
5. Kancelaria niejawna gromadzi materiały zastrzeżone w teczkach akt zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (zwanego dalej: JRWA) zatwierdzonym przez rektora i uzgodnionym z kierownikiem właściwego archiwum przy czym: 1) materiały zastrzeżone rejestruje się w urządzeniach ewidencyjnych i gromadzi w osobnych teczkach akt; 2) zezwala się na podszywanie do ww. teczki materiałów jawnych jeżeli dotyczą one tej samej sprawy; 3) zezwala się na podszywanie materiałów zastrzeżonych do teczek akt oznaczonych wyższymi klauzulami tajności jeżeli dotyczą tej samej sprawy. Obieg dokumentów. 7 1. Korespondencja o klauzuli Zastrzeżone, z chwilą otrzymania, wymaga dekretacji dokonanej w sposób trwały na piśmie przez osobę funkcyjną. (wpisanie dekretacji polega na wymienieniu właściwej osoby funkcyjnej, do której należy skierować dokument, określeniu jej zadania w formie krótkiej dyspozycji potwierdzonej własnoręcznym podpisem i umieszczeniu daty). 2. Materiały, które są bezpośrednio adresowane do rektora pracownik kancelarii niejawnej dostarcza i odbiera osobiście, dopuszcza się również taki tryb przekazywania materiałów do prorektora zastępującego rektora. 3. Materiały zadekretowane przez rektora pracownik kancelarii niejawnej przekazuje lub udostępnia wskazanym w dekretacji osobom za podpisem w dzienniku ewidencyjnym. 4. Sposób załatwienia sprawy wynikającej z treści pisma lub zamieszczonej na nim dekretacji wykonawca odnotowuje na pierwszej lub ostatniej stronie pisma, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i podaniem daty. 5. Główny wykonawca określa tok postępowania z dokumentem, zwracając go do kancelarii niejawnej bezpośrednio po załatwieniu sprawy, jednak w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty jego wpływu lub daty ostatniego pobrania. Przed skierowaniem dokumentu do akt określa numer teczki przedmiotowej zgodnie z JRWA i potwierdza to własnoręcznym czytelnym podpisem i podaniem daty. 6. Każdy dokument niejawny pobrany z kancelarii niejawnej lub od innego wykonawcy powinien być ujęty w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym i przekazywany dalej za podpisem lub zwrócony do kancelarii niejawnej. 7. Materiał zastrzeżony można wynieść poza strefę ochronną III (podróż służbowa, ćwiczenia itp.) na podstawie pisemnej zgody rektora. 8. Przekazanie materiałów zastrzeżonych oficjalnych poza Uniwersytet odbywa się wyłącznie przez kancelarię niejawną i za zgodą rektora lub upoważnionej przez niego osoby. Przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone w systemach teleinformatycznych. 8 1. Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone w systemach teleinformatycznych jest możliwe po udzieleniu akredytacji przez rektora dla systemu 7
teleinformatycznego przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Zastrzeżone przez zatwierdzenie dokumentacji bezpieczeństwa systemu teleinformatycznego albo po udzieleniu akredytacji przez ABW dla systemu teleinformatycznego przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli Poufne lub wyższej przez wydanie świadectwa akredytacji lub w systemach, które już taką akredytację posiadają tj. w Bezpiecznym Stanowisku Komputerowym (dalej: BSK ). 2. Szczegółowe zasady bezpieczeństwa użytkowania ww. systemu ujęte są w dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, tj. Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa (SWB) i Procedury Bezpiecznej Eksploatacji (PBE). 3. Wytworzone dokumenty wykonawca rejestruje w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii niejawnej, w terminie liczonym od daty ich wytworzenia: 1) 30 dni, jeżeli jego pomieszczenie służbowe znajduje się co najmniej w strefie ochronnej III; 2) tego samego dnia w przeciwnym przypadku. 4. Przekazywanie sprzętu komputerowego o klauzuli Zastrzeżone do kasacji lub innemu użytkownikowi z Uniwersytetu może nastąpić po wymontowaniu dysków twardych. 5. Niszczenia mechanicznego nośników magnetycznych i elektronicznych przeznaczonych do przetwarzania informacji Zastrzeżonych i Poufnych, dokonuje komisja powołana przez rektora. 6. Sposób przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne ma być zgodny z postanowieniami Rozporządzenia2. Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów zastrzeżonych. 9 1. Wytwarzanie materiałów zawierających informacje o klauzuli tajności Zastrzeżone ponad tryb opisany w 8. ust. 1-3 może nastąpić również techniką: 1) maszynopisania; 2) kreślenia; 3) odręczną; 4) inną w tym przypadku doraźną procedurę ustali pełnomocnik ochrony. 2. Przed przystąpieniem do utrwalania informacji niejawnych konieczne jest przygotowanie fizycznego nośnika i jego oznaczenie. Od tego momentu podlega on ochronie przewidzianej dla materiału zawierającego informacje niejawne danej klauzuli. 3. Liczbę wytworzonych materiałów niejawnych należy ograniczyć do niezbędnego minimum potrzebnego do realizacji zadań służbowych i w miarę możliwości wykorzystywać inne środki służące do załatwienia sprawy. 4. Modyfikowanie materiału oficjalnego dopuszczalne jest jeżeli wynika to: 1) z innych przepisów lub ustaleń osoby uprawnionej do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału; 2) z uprawnień wynikających z zakresu obowiązków osoby dokonującej modyfikacji. 8
5. Modyfikacja nie może zacierać śladów pierwotnych i musi być autoryzowana podpisem i datą osoby jej dokonującej ponadto na ostatniej stronie dokumentu nanosi się wykaz zmian i podstawę ich dokonania. Kopiowanie materiałów zastrzeżonych. 10 1. Kopiowanie dokumentów o klauzuli Zastrzeżone może odbywać się na urządzeniach wielofunkcyjnych po spełnieniu następujących wymagań: 1) urządzenie zostało dopuszczone przez rektora do powielania dokumentów; 2) wykonanie kopii, wypisu, odpisu lub reprodukcji wymaga pisemnej zgody rektora lub upoważnionej przez niego osoby, zamieszczonej na tym dokumencie o ile wytworzony materiał będzie stanowił dokument oficjalny lub jego część. 2. Dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne (odpis, kopia lub reprodukcja) rejestruje się każdorazowo pod odrębną pozycją w dzienniku ewidencyjnym i oznacza zgodnie z Rozporzadzeniem1. Niszczenie materiałów niejawnych. 11 1. Dokumenty niejawne niebędące materiałami archiwalnymi i nieposiadające wartości praktycznej dla jednostki, które nie zostały wszyte do teczek akt oraz nieaktualne dokumenty niejawne wytwarzane na potrzeby jednostki lub otrzymane, którymi są: 1) wydawnictwa; 2) czasopisma wojskowe, związane ze sprawami obronnymi; 3) materiały szkoleniowe i informacyjne; 4) dokumentacja techniczna i standaryzacyjna; 5) gotowe materiały filmowe; tj. dokumenty zarejestrowane w książce ewidencji wydawnictw; oraz dodatkowo: 6) dokumenty planowania, operacyjnego i gotowości obronnej; 7) teczki akt którym upłynął okres przechowywania określony w JRWA (kategoria niearchiwalna B-x) lub którym ustała przydatność dla jednostki organizacyjnej (kategoria niearchiwalna Bc); podlegają niszczeniu. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, zakwalifikowane do zniszczenia, niszczy, co najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki organizacyjnej lub komisja dokonująca kontroli okresowej stanu ochrony informacji niejawnych, komisyjne zniszczenie dokumentów dokumentuje się w protokole zniszczenia. 3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 7 podlegają ekspertyzie kwalifikacji i brakowaniu tj.: 9
1) wyznaczona komisja przeprowadza ekspertyzę kwalifikacji sporządza spis akt dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia i protokół oceny tej dokumentacji; 2) występuje do Szefa właściwego archiwum o pozwolenie na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej; 3) po otrzymaniu pozwolenia teczki akt podlegają brakowaniu. 4. Niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli Zastrzeżone, niewymienionych w ust. 1, odbywa się w obecności co najmniej wykonawcy który potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem. 5. Dokument uważa się ostatecznie zniszczony, jeżeli został pocięty w urządzeniu niszczarce klasy IV lub wyżej według normy DIN 32757. 6. Fakt zniszczenia dokumentuje się w rubryce Adnotacje urządzenia ewidencyjnego adnotacją o treści: Zniszczono dnia, potwierdzoną wpisaniem daty i czytelnymi podpisami osób niszczących dokumenty. Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów. 12 1. Materiały o klauzuli Zastrzeżone muszą być przechowywane: 1) w pomieszczeniach znajdujących się co najmniej w strefie ochronnej III; 2) w szafach drewnianych, metalowych lub sejfach, oddzielnie od dokumentów jawnych i posiadających inne klauzule tajności. 2. W przypadku wspólnego użytkowania szafy metalowej lub sejfu, dokumenty należy przechowywać: 1) w odrębnych, zamykanych i plombowanych skrytkach lub; 2) w plombowanych teczkach pracy lub; 3) w inny sposób pod warunkiem udzielenia pisemnej zgody pełnomocnika ochrony w sposób uniemożliwiający wzajemny wgląd i dysponowanie nimi bez zgody posiadacza dokumentu. 3. Podczas czasowej nieobecności w pomieszczeniu służbowym materiały muszą być przechowywane jak w ust 2. 4. Po zakończeniu pracy, drzwi do pomieszczeń i drzwi do szaf (sejfów) muszą być zamykane i oplombowane, a klucze użytku bieżącego zdawane na przechowanie w miejsce określone w Planie Ochrony Uniwersytetu. 5. Klucze zapasowe od drzwi pomieszczeń i szaf metalowych lub sejfów oraz kody do zamków szyfrowych sejfów kancelarii niejawnej muszą być przechowywane w miejscu określonym w Planie Ochrony Uniwersytetu i zmieniane, co najmniej raz na 12 miesięcy lub bezzwłocznie w przypadku ich ujawnienia lub podejrzenia, że zostały ujawnione. 6. Sprzątanie, remonty itp. pomieszczeń, w których znajdują się informacje niejawne może odbywać się wyłącznie pod nadzorem użytkowników pomieszczenia przy zabezpieczeniu materiałów zawierających informacje niejawne w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. 10
7. Szkolenie podczas którego przekazywane będą informacje niejawne o klauzuli tajności Zastrzeżone może odbywać się wyłącznie w strefie ochronnej co najmniej III. 8. Za zapewnienie podwładnym (pracownikom) właściwych warunków do przechowywania materiałów niejawnych odpowiada przełożony w przypadku braku takiej możliwości za zgodą rektora materiały niejawne będą przechowywane w depozycie w kancelarii niejawnej. Zasady dotyczące używania urządzeń do rejestracji, kopiowania lub transmisji obrazu i dźwięku. 13 1. Zabrania się wnoszenia służbowych i prywatnych urządzeń służących do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, w tym dyktafonów, telefonów komórkowych i telefonów bezprzewodowych, z wyjątkiem urządzeń będących na wyposażeniu pomieszczeń służbowych, do: 1) strefy ochronnej III; 2) sal szkoleniowych, odpraw, konferencyjnych, jeżeli przedmiot zajęć będzie się łączył z podawaniem informacji niejawnych. 2. Zezwala się na korzystanie za zgodą ze służbowych telefonów komórkowych w strefie ochronnej III, przy czym: 1) zgodę wydaje rektor lub pełnomocnik ochrony; 2) zgoda powinna zawierać: dane osoby, której przydziela się telefon (imię i nazwisko), rodzaj (typ) aparatu (nazwę firmy) i jego numer fabryczny oraz nazwę operatora sieci telefonicznej i numer telefonu. 3. Zgodę na jednorazowe (okresowe) wniesienie i korzystanie na terenie strefy ochronnej III z innych niż wymienione w ust. 2 urządzeń służbowych służących do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, niezbędnych do realizacji zadań, wydaje w postaci pisemnego zezwolenia rektor. 4. Osoby przybyłe na odprawę, zajęcia, szkolenie itd. odbywające się w strefie ochronnej III deponują urządzenia służące do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, na które nie mają pozwolenia na ich użytkowanie w strefie ochronnej III w punkcie depozytowym umieszczonym przed wejściem do stref. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą rektora, prorektora zastępującego rektora lub pełnomocnika ochrony osoby przybyłe do Uniwersytetu (goście, interesanci) deponują urządzenia służące do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, na które nie mają pozwolenia na ich użytkowanie w strefie ochronnej II i III w punkcie depozytowym umieszczonym przed wejściem do strefy ochronnej III, (jeżeli będą do niej wchodziły), przy czym używanie ww. urządzeń w strefie ochronnej III może odbywać się wyłącznie pod kontrolą osób przyjmujących interesantów. 11
Rozdział IV Postępowanie w przypadkach naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Zastrzeżone. Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych. 14 Kwestie odpowiedzialności w tym zakresie reguluje: 1) ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.), a w szczególności: Art. 266. 2. Funkcjonariusz publiczny, który ujawnia osobie nieuprawnionej informację niejawną o klauzuli Zastrzeżone lub Poufne lub informację, którą uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych, a której ujawnienie może narazić na szkodę prawnie chroniony interes, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3; 2) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), a w szczególności art. 100 2 i art. 108 1 tj. kolejno: a) pracownik jest obowiązany m.in. do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz - do przestrzegania tajemnicy określonej w odrębnych przepisach, b) odpowiedzialność porządkowa pracowników - Katalog kar Pracodawca może stosować: karę upomnienia, karę nagany. Postępowanie wyjaśniające. 15 1. Postępowanie wyjaśniające stanowi procedurę działania pełnomocnika ochrony i innych osób funkcyjnych w przypadku stwierdzenia faktu naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych lub, co może być konsekwencją tego naruszenia ujawnienia informacji niejawnych. Postępowanie pełnomocnika ochrony w takim przypadku zgodne będzie z Art. 17. UOIN tj.: 1) w przypadku stwierdzenia naruszenia w jednostce organizacyjnej przepisów o ochronie informacji niejawnych pełnomocnik ochrony zawiadamia o tym kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje niezwłocznie działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego negatywnych skutków; 2) w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych o klauzuli Poufne lub wyższej pełnomocnik ochrony zawiadamia niezwłocznie również odpowiednio ABW. 2. Pełnomocnik ochrony jest osobą inicjującą i prowadzącą postępowanie wyjaśniające, którego celem jest: 12
1) wyjaśnienia okoliczności i przyczyn zaistniałego naruszenia lub ujawnienia; 2) ustalenie osób winnych. 3. Naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych może zostać ustalone przez pełnomocnika ochrony, np. w wyniku prowadzonej kontroli lub informacja taka może być przekazana przez inne osoby. 4. Pełnomocnik ochrony powiadamia o naruszeniu (incydencie) rektora, który następnie poleca: 1) ustalenie stanu faktycznego naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych przez określenie prawdopodobieństwa ujawnienia informacji, rodzaju i klauzuli tajności ewentualnie ujawnionych informacji; 2) zabezpieczenie miejsca zdarzenia oraz podjęcie odpowiednich przedsięwzięć w celu niedopuszczenia do powstania mogących wyniknąć dalszych szkód. 5. Zadania, o których mowa w ust. 4 wykonuje wyznaczona przez rektora komisja pod przewodnictwem pełnomocnika ochrony, która po zakończeniu prac sporządza stosowny protokół. 6. W stosunku do osób, które w sposób rażący naruszyły przepisy o ochronie informacji niejawnych, czyli zostały w stosunku do tej osoby ujawnione informacje wskazujące, że nie daje ona rękojmi zachowania tajemnicy, pełnomocnik ochrony wszczyna kontrolne postępowanie sprawdzające w trybie Art. 33 UOIN. 7. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów lub ujawnienia informacji o klauzuli Poufne rektor wraz z pełnomocnikiem ochrony postępują jak w ust. 1, pkt. 2 i ust. 4. Następnie sprawę przejmuje ABW. 8. W przypadku skierowania sprawy do prokuratury i ewentualnie sądu, kopię prawomocnego orzeczenia (postanowienia) kończące postępowanie tych organów prokurator lub sąd przesyłają: 1) jednostce organizacyjnej, w której dokument utracono; 2) wykonawcy dokumentu; 3) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego. 9. W przypadku zaginięcia dokumentu niejawnego, prawomocne orzeczenie prokuratora, sądu, bądź decyzja rektora w przypadku dokumentu o klauzuli Zastrzeżone kończące postępowanie tych organów, jest podstawą do podjęcia decyzji o spisaniu dokumentów z ewidencji w jednostce, w której został on utracony. Decyzję wydaje rektor, spisania dokumentu z ewidencji jednostki, w której został utracony dokonuje pracownik kancelarii niejawnej. Na podstawie postanowienia (orzeczenia) prokuratora (sądu) rektor dokonuje przeklasyfikowania pozostałych egzemplarzy tego dokumentu, jeżeli tak postanowiono lub orzeczono. Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych. 16 1. Nadzór nad ochroną informacji niejawnych w Uniwersytecie realizuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi wymienionymi w 1 niniejszej instrukcji. 2. Ustala się, iż pełnomocnik ochrony przeprowadzi kontrolę doraźną co najmniej raz na rok kalendarzowy dokumentując ten fakt w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym. Pracownik kancelarii niejawnej wyda w razie takiej potrzeby w celu 13
przeprowadzenia kontroli kserokopię Rejestru Wydanych Dokumentów (RWD) wykonawcy. 3. Każdy stwierdzony fakt naruszenia bezpieczeństwa informacji oznaczonych klauzulą Zastrzeżone, podlegającym na zaniechaniu właściwego działania lub działaniu niezgodnym z przepisami o ochronie informacji niejawnych, mogącym spowodować ujawnienie tych informacji, a także ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Zastrzeżone poprzez ich utratę, zagubienie, kradzież, dokumentu lub innego przedmiotu albo udostępnienie go osobie nieupoważnionej podlega postępowaniu wyjaśniającemu przeprowadzonemu przez pełnomocnika ochrony. Pracownicy Uniwersytetu zobowiązani są do natychmiastowego zgłaszania wszelkich incydentów bądź zagrożeń dla informacji niejawnych swoim przełożonym bądź pełnomocnikowi ochrony. Zaniechanie takiego działania jest złamaniem przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych. Postanowienia końcowe, uwagi. 17 Wszelkie przypadki wątpliwe bądź nieuregulowane w instrukcji dotyczące ochrony informacji niejawnych należy zgłaszać pełnomocnikowi ochrony. Jest on osobą uprawnioną do zajmowania wiążącego stanowiska w zakresie ochrony informacji niejawnych w imieniu rektora i wydawania doraźnych instrukcji i wytycznych. 14
Zostałem zapoznany z powyższą instrukcją: 15
16