ARCHIWA SPOŁECZNE W POLSCE. WYNIKI BADANIA ANKIETOWEGO PRZEPROWADZONEGO W 2014 ROKU PRZEZ OŚRODEK KARTA W listopadzie 2012 Ośrodek KARTA dzięki dofinansowaniu z programu Narodowego Instytutu Audiowizualnego rozpoczął projekt Archiwa społeczne w Polsce, mający na celu zdefiniowanie archiwów społecznych i określenie stanu istniejących rozproszonych archiwów powstających oddolnie. Jako definicję archiwum społecznego Ośrodek przyjął: archiwum prowadzone przez organizację pozarządową lub powstające przy jednostce samorządu terytorialnego w efekcie celowej aktywności obywatelskiej, które gromadzi, przechowuje, opracowuje (w celu udostępniania) materiały dokumentowe, ikonograficzne lub audiowizualne (Zob. Katarzyna Ziętal, Wstęp w: Archiwistyka społeczna, Warszawa 2012). Opierając się na tej definicji, pokazano na portalu www.archiwa.org ruch archiwistyki społecznej w całym jej różnorodnym i szerokim spektrum. Udało się zidentyfikować 430 jednostek, z czego 190 stanowią stowarzyszenia, 70 fundacje, 112 to Cyfrowe Archiwa Tradycji Lokalnej, założone przy bibliotekach gminnych (w ramach Programu Rozwoju Bibliotek, prowadzonego przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego w latach 2010 2014), a 30 grupy nieformalne, nieposiadające osobowości prawnej. Kilkanaście reprezentują archiwa prowadzone społecznie przez pracowników instytucji państwowych (5), samorządowych (6), czy miejskich (6). Każde z archiwum zostało zaprezentowane na osobnej stronie portalu, gdzie podano dane kontaktowe, a także opisy zbiorów, typ gromadzonych materiałów archiwalnych oraz sposób ich udostępniania. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Ośrodek KARTA w 2014 roku podczas realizacji projektu Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce, w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przeprowadził badanie ankietowe skierowane do 430 archiwów społecznych. Ankieta z jednej strony miała na celu zbadać sytuację archiwów społecznych w Polsce, z drugiej dookreślić cele i działania projektu. Archiwa otrzymały do wypełnienia ankietę złożoną z 16 pytań (otwartych i zamkniętych). Odpowiedziało 155 organizacji i instytucji, które działają zarówno w dużych miastach wojewódzkich, jak i małych miejscowościach gminnych czy powiatowych. Badanie pozwoliło odpowiedzieć na pytania: ak funkcjonują archiwa społeczne w Polsce; jakie priorytety wyznaczają we własnej działalności archiwalnej; jakie problemy stoją na drodze do realizacji misji dokumentowania i ratowania historii, a także jakie bariery muszą pokonać, by ich sytuacja uległa zmianie. Potrzeby archiwum społecznego W pytaniu pierwszym ankietowani poproszeni zostali o wskazanie trzech lub czterech najważniejszych potrzeb w zakresie prowadzenia archiwum społecznego. Najwięcej osób wskazało finansowanie (81) oraz profesjonalną wiedzę i umiejętności (71). W dalszej kolejności również zaznaczano potrzeby materialne wyposażenie brak lokalu (59) oraz brak sprzętu komputerowego (59). Jako wyposażenie rozumieć należy nie tylko podstawowe umeblowanie, ale również sprzęt wykorzystywany w dokumentowaniu i digitalizowaniu, w postaci np. dyktafonów do nagrywania relacji oral history, skanerów, słuchawek czy pudeł bezkwasowych do archiwizowania materiałów archiwalnych. W dalszej kolejności wymienianio narzędzia (np. bazy archiwalne) czy wskazywano potrzebę powiększenia zespołu pracowników. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
1. Najistotniejsze potrzeby w zakresie prowadzenia archiwum społecznego FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Finansowanie archiwum Jako dotychczasowe źródła finansowania archiwum aż 135 na 155 ankietowanych wskazało środki własne. Niektóre archiwa zaznaczały jednak, że wystarczają one im zwykle na działalność statutową, nie zaspokajają natomiast potrzeb związanych np. z kupnem profesjonalnego sprzętu do archiwizacji. Zdecydowanie mniejszą liczbę wskazać miały inne formy finansowania darowizny prywatne (49 ankietowanych) czy granty i dotacje (39 ankietowanych). Jako przyczynę problemów finansowych podawano między innymi brak profesjonalnych możliwości pisania wniosków o dofinansowanie, równoznaczny z brakiem odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Do korzystania ze środków przyznawanych w ramach społecznej akcji 1% podatku dla organizacji pozarządowej przyznało się zaledwie 6 archiwów społecznych. Większość 73 procent AS-ów potwierdziła, że dotychczasowe środki finansowania nie są wystarczające, ponieważ pozwalają opłacić jedynie bieżące wydatki archiwum społecznego. Zdarzały się głosy, że trudno jest im pozyskać środki publiczne, ministerialne. Archiwa rzadko również sięgają po środki unijne, co uzasadniają: Źródła finansowania środki unijne są poza naszym zasięgiem, podobnie z innymi programami, gdzie wymagany jest właśnie wysoki wkład własny. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
2. Dotychczasowe źródła finansowania archiwum. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
3. Czy dotychczasowe źródła finansowania działalności archiwum są wystarczające? FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Wsparcie merytoryczne w działalności archiwum W jednym z kolejnych pytań poprosiliśmy archiwa społeczne o wybór najbardziej interesujących tematów z dziedziny archiwistyki społecznej, które mogłyby posłużyć w dalszym rozwoju AS-ów. Spośród dziewiętnastu zaproponowanych problemów, wybrane zostały w pierwszej kolejności te tematy, które wskazują na profesjonalizację prowadzenia archiwum społecznego i pogłębienie przez archiwistów posiadanej już wiedzy z zakresu opracowywania materiałów archiwalnych jak: opisywanie/opracowanie (miejsce nr 1), porządkowanie i opis (miejsce nr 3). Z drugiej strony akcent kładziono również na problematykę, która jest ściśle związana z kompetencjami cyfrowego archiwisty jak: udostępnianie cyfrowych zbiorów w Internecie (miejsce nr 2) czy digitalizacja posiadanego zasobu (miejsce nr 5). W dalszej kolejności pracownicy archiwów społecznych wskazywali na chęć posiadania wiedzy z zakresu pisania wniosków konkursowych oraz pozyskiwania grantów i dotacji (miejsce nr 6). W niewielkim stopniu (miejsce nr 7) interesuje archiwistów tematyka programów i baz komputerowych, a także tworzenie wystaw i publikacji (miejsca 8). Praca z wolontariuszami oraz udostępnianie zbiorów na miejscu to dwa tematy, które uzyskały najmniejszą liczbę głosów (miejsca nr 18, 19). Archiwa społeczne jako formę wsparcia merytorycznego wybierają przede wszystkim szkolenia stacjonarne, a na miejsce szkoleń preferują miasta powiatowe lub wojewódzkie. Cenny okazuje się być dla nich również bezpośredni kontakt z ekspertem, niekoniecznie związany z wizytą eksperta w siedzibie danego archiwum. Mniejszą popularnością wśród archiwów społecznych cieszą się edukacyjne filmy czy szkolenia on-line, co być może wynika ze zbyt niskiej znajomości internetowych form i narzędzi edukacji. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
4. Tematy archiwistyki społecznej, szczególnie interesujące dla organizacji. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
5. Preferowana forma wsparcia merytorycznego. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Prezentacja zbiorów w Internecie Aż 82 procent ankietowanych archiwów społecznych odpowiedziało pozytywnie na pytanie: Czy posiadają państwo stronę internetową służącą prezentacji zbiorów?. Większość respondentów nie jest jednak zadowolona z użyteczności stron. Posiadanie strony internetowej nie oznacza możliwości udostępniania na niej materiałów archiwalnych, zwykle służy ona ukazywaniu informacji bieżących, wynikających z działalności danej organizacji. Jak zaznaczali w ankietach niektórzy, nie każda ze stron internetowych posiada konieczne do tego funkcjonalności: Na naszej stronie jest tylko skromna część archiwaliów, jedynie w niskich rozdzielczościach. To, co interesuje nas najbardziej, to stopniowe zamieszczanie kolejnych zdjęć, dokumentów, etc. Gdybyśmy dysponowali środkami finansowymi, to z pewnością moglibyśmy przeznaczyć więcej czasu na rozbudowę strony. Zdarza się, że archiwa mają strony dedykowane poszczególnym projektom, w których np. nagrywano świadków historii. Strony te nie służą więc prezentacji całego zgromadzonego zasobu.. 6. Czy posiadają Państwo stronę internetową służącą prezentacji zbiorów? FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Portal branżowy www.archiwa.org Za jedną z istotnych kwestii w projekcie uznaliśmy pytanie o oczekiwania wobec portalu branżowego archiwistyki społecznej Ośrodka KARTA (www.archiwa.org), który został uruchomiony w 2012 roku. Największa liczba ankietowanych (144 organizacje) najbardziej zainteresowana jest bazą informacji o archiwach społecznych. Interesuje je działalność innych AS-ów, korzystanie z ich doświadczeń, możliwość czerpania inspiracji. Zaprezentowanie archiwum społecznego na ogólnopolskim portalu obliguje również do stawiania przed archiwum wciąż nowych celów, do jego dalszego rozwoju. Na drugim miejscu pracownicy archiwów za przydatne uznają możliwość wyszukiwania zbiorów (142 ankietowanych). Stworzenie narzędzi i bazy służącej tym celom ułatwiłoby prowadzenie prac badawczych i kwerend zarówno pasjonatom historii, jak i historykom, archiwistom czy studentom. Jako trzecią odpowiedź i oczekiwanie wobec portalu www.archiwa.org wskazano aktualności dla archiwistów społecznych (142 ankietowanych): informacje o szkoleniach, grantach, wspólnych przedsięwzięciach. Archiwa społeczne są więc najbardziej zainteresowane wymianą informacji na własny temat, możliwością autopromocji, a także nowymi wiadomościami w dziedzinie archiwistyki społecznej. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
7. Oczekiwania wobec portalu branżowego archiwistyki społecznej Ośrodka KARTA. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Katalogowanie zbiorów Kolejną grupą pytań były pytania stricte związane z narzędziami, które przyczyniają się do katalogowania, opracowywania, udostępniania i wyszukiwania materiałów archiwalnych. Z ankiet wynika, że archiwa społeczne rzadko profesjonalnie katalogują swoje zbiory. Za katalog archiwalnego zasobu służy najczęściej strona internetowa (67 ankietowanych). Niektóre archiwa (67) posiadają spis zbiorów, sporządzony w pliku tekstowym lub arkuszu kalkulacyjnym (49). 38 archiwów społecznych nie posiada żadnych katalogów, a 28 posiada jedynie katalogi kartkowe. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
9. Najczęściej stosowane formy katalogowania zbiorów archiwalnych stosowane przez archiwa społeczne. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Baza komputerowa do katalogowania zbiorów Jak wygląda zapotrzebowanie organizacji na posiadanie darmowej komputerowej bazy do katalogowania zbiorów archiwum społecznego (pytanie 10)? Baza pozwoliłaby zewidencjonować i uporządkować zbiory. Mogłaby służyć standaryzacji opisu zasobu, co niewątpliwie ułatwiłoby sposób wyszukiwania archiwaliów. 78 procent ankietowanych AS-ów (115/148 respondentów, w tym 71 Cyfrowych Archiwów Tradycji Lokalnej) zaznaczyło, że chciałoby taką bazę posiadać, ale jednocześnie część archiwów przyznawała, że zupełnie się na tym nie zna, że swoją decyzję uzależnia od opisów i przyjętych standardów. Znalazły się jednak i takie archiwa, które wymieniały przykładowe elementy bazy W bazie powinno być: rodzaj dokumentu; data wytworzenia; indeks nazw geograficznych (miejscowych); indeks osobowy; główny temat, którego dotyczy dokument; zakres dat, których dotyczy dokument; krótki opis techniczny dokumentu; pochodzenie dokumentu. 10. Zapotrzebowanie organizacji na posiadanie darmowej komputerowej bazy do katalogowania zbiorów archiwum społecznego. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Współpraca AS-ów z innymi podmiotami Kolejna seria pytań dotyczyła podejmowania (lub chęci podejmowania) przez archiwum współpracy z innymi archiwami społecznymi, z organizacjami pozarządowymi, samorządem lokalnym czy przedstawicielami administracji państwowej. Archiwa, mające siedzibę w miejscowościach gminnych, najczęściej współpracowały z samorządem lokalnym (76 ankietowanych) oraz NGO'sami (68 ankietowanych). Najrzadziej zawiązywano współpracę z administracją państwową (26 ankietowanych), co w większości przypadków argumentowano brakiem zainteresowania po stronie władz, między innymi ze względu na lokalność organizacji. Dzięki współpracy z Urzędem Miasta niektórym archiwom udało się uzyskać lokal na prowadzenie własnej działalności lub zakupić materiały do archiwizacji. Niestety, zdarzały się również głosy rozczarowania ze współpracy z samorządem miejskim: Z naszego doświadczenia wynika, że samorząd lokalny prezentuje postawę roszczeniową w stosunku do naszych zbiorów. Traktując je jako własność, nie respektując praw autorskich. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
11. Współpraca przy prowadzeniu archiwum społecznego z poszczególnymi podmiotami. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Sieć archiwów społecznych Zdecydowana większość organizacji deklaruje chęć włączenia się do sieci archiwów społecznych (83 procent). W ramach takiej sieci najbardziej atrakcyjne byłoby dla archiwów realizowanie wspólnych projektów, tworzenie wspólnych publikacji czy wystaw (117 ankietowanych). Za wspólny cel również stawiają sobie ubieganie się o granty (110 ankietowanych), co uzasadniają: Wspólne działania zawsze są bardziej efektywne. Oczekujemy wsparcia merytorycznego, wzajemnej wymiany doświadczeń i stworzenia swoistego lobby na rzecz promowania potrzeby zachowania świadectw / dokumentów ważnych dla lokalnych społeczności. Niektóre archiwa wymieniają idące za tym korzyści oraz oczekiwania: Chcemy zostać włączeni w sieć archiwów. Oczekujemy: promocji regionu i wizerunku; zwiększenia roli świadomości lokalnej; zwiększenia zasięgu oddziaływania; podniesienia znaczenia naszych zbiorów i pracy; udział w przedsięwzięciach naukowych i popularno-naukowych; ochrony prawnej dorobku i zbiorów; możliwości pozyskiwania dotacji; możliwości wsparcia merytorycznego. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
12. Deklarowana chęć włączenia się do sieci archiwów społecznych, tworzonej przez Fundację Ośrodka KARTA. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
13. Chęć udziału organizacji we wspólnych wydarzeniach i projektach, współubieganie się o środki finansowe. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Niepaństwowy zasób archiwalny profesjonalizacja Po serii pytań o stan i doświadczenia archiwów społecznych, postawione zostało pytanie o gotowość organizacji do zaistnienia w nowo tworzonym rejestrze niepaństwowego zasobu archiwalnego. Wpisanie do tego rejestru oznaczałoby możliwość ubiegania się o środki publiczne na działalność, ale pociągałoby za sobą również konieczność stosowania odpowiednich standardów opracowania, przechowywania, digitalizacji zbiorów. Mimo że zdecydowana większość, widząc w takim zapisie szansę na zmianę sytuacji archiwów społecznych, opowiedziała się za gotowością (89 procent 98/100 organizacji, w tym 50 Cyfrowych Archiwów Tradycji Lokalnej), jednak pojawiły się uwagi: Tak, pod warunkiem dostarczenia gotowych narzędzi technicznych i rozwiązań, przeprowadzenia szkoleń oraz wsparcia techniczno merytorycznego. Niektórzy nie wiedzą, co w praktyce oznaczałaby profesjonalizacja ich archiwum, ponieważ jak mówią zbyt wiele jest niewiadomych. Większość archiwów jako ograniczenie podaje fakt, że praca w archiwum społecznym jest często pracą nieodpłatną, zwykle po godzinach i nie pobierają za nią żadnego wynagrodzenia: Pewnym ograniczeniem jest w naszym przypadku fakt, że wszyscy nasi członkowie pracują społecznie, w czasie wolnym od pracy. Jedno ze stowarzyszeń jako rozwiązanie proponuje stworzenie Centralnego Archiwum Organizacji Pozarządowych: Wystarczyłaby możliwość przekazania posiadanej dokumentacji do Centralnego Archiwum Organizacji Pozarządowych, gdyby takie powstało. Tam profesjonaliści porządkowaliby otrzymywane zbiory. Wymaganie od osób prowadzących działalność społeczną dodatkowo profesjonalnego prowadzenia archiwum z prawdziwego znaczenia jest naszym zdaniem nie do zrealizowania. Tylko centralne lub wojewódzkie profesjonalne, etatowe, finansowane z budżetu państwa archiwa społecznych organizacji pozarządowych mogą rozwiązać ten ważny problem. Znaleźli się jednak i tacy, którzy proces profesjonalizacji ich archiwum uznali za in progress : Proces profesjonalizacji obsługi zbiorów w naszej organizacji jest już rozpoczęty. Współpracujemy z Uniwersytetem Adama Mickiewicza w Poznaniu z Wydziałem Archiwistyki. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
14. Profesjonalizacja działań archiwum i chęć przystąpienia do rejestru niepaństwowego zasobu archiwalnego. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Wnioski końcowe przyszłość AS-ów i zmiana ich sytuacji? Z ankiet wyłania się obraz archiwów społecznych, które są świadome swoich potrzeb, chcą się profesjonalizować, choć jednocześnie obawiają się tego, co to może oznaczać w przypadku ich społecznej działalności. Potrzebują przede wszystkim wsparcia merytorycznego i stałego finansowania. Ustabilizowanie sytuacji finansowej instytutu pozwoli na profesjonalizację działania archiwum. Bez tego warunku trudno nawet uruchamiać wyobraźnię. Zdaniem niektórych archiwów potrzebne jest również mocniejsze akcentowanie ich roli społecznej, zmiana świadomości obywatelskiej. Jedna z fundacji podkreśla wagę lobbowania na rzecz zainteresowania młodszego pokolenia problematyką rozproszonych i niedocenianych zbiorów rodzinnych. Na pewno nie zmieni się jedno archiwa wciąż będą powstawać, gromadzić zbiory i ocalać historię. Wchodząc w kolejne 5-lecie istnienia, Stowarzyszenie Auschwitz Memento w Oświęcimiu zapewnia: Nasze archiwa rosną w miarę rozwoju naszych projektów. Do wielu byłych więźniów KL Auschwitz Birkenau lub mieszkańców ziemi oświęcimskiej z czasów II wojny światowej dotarliśmy jako pierwsi. Uzupełnieniem naszej kolekcji są relacje związane z Podhalem z czasów 1939 56. W każdym projekcie staramy się uzupełnić nasze archiwum i tak będzie również za 5 lat. Jeśli nastąpi zmiana prawa archiwalnego i systemowa regularna współpraca między archiwami państwowymi i społecznymi, pociągnie to za sobą również zmianę ich roli, pozycji i postrzegania w społeczeństwie. A jak podkreśla jedno ze stowarzyszeń: Zmiana ta byłaby wprost rewolucyjna, ale może byśmy byli w stanie ją przeprowadzić. Jeśli archiwa społeczne chcą być beneficjentami zmian, o które Ośrodek KARTA zabiega w projekcie Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce, muszą sformalizować swoje istnienie w postaci zarejestrowanej organizacji pozarządowej. Tylko jako organizacje pozarządowe dzięki spodziewanemu uregulowaniu ich sytuacji prawnej będą mogły ubiegać się o dotacje i granty ministerialne. Tekst: Małgorzata Kudosz: m.kudosz@karta.org.pl Opracowanie ankiet: Anna Maciąg: a.maciag@karta.org.pl FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG
Warszawa 2014 Artykuł powstał w ramach projektu Ośrodka KARTA Stabilizacja archiwistyki społecznej w Polsce www.archiwa.org Ośrodek KARTA ul. Narbutta 29 02-536 Warszawa Tel. (48-22) 848-07-12, faks (48-22) 646-65-11 Email: ok@karta.org.pl, www.karta.org.pl Tekst publikacji (z wyłączeniem materiałów wizualnych) dostępny jest na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa Na tych samych warunkach 3.0 Tekst prawny licencji z przystępnym podsumowaniem: https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/pl/ Projekt realizowany w ramach programu Obywatele dla Demokracji, finansowanego z Funduszy EOG. FUNDACJA OŚRODKA KARTA. PROGRAM ARCHIWISTYKA SPOŁECZNA WWW.ARCHIWA.ORG