Legionowo, dnia 11.04.2016 r. Akceptuję PREZYDENT MIASTA /-/Roman Smogorzewski SEM.1711. 2.2016 Szanowny Pan Roman Smogorzewski Prezydent Miasta Legionowo Przedkładam Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonych przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Legionowo w 2015 r. SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI REFERATU DO SPRAW KONTROLI W 2015 ROKU I. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Legionowo, stanowiący załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Legionowo 1, usytuował Referat do Spraw Kontroli w strukturze Urzędu Miasta Legionowo. Działalność kontrolna Referatu do Spraw Kontroli opiera się na Regulaminie Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Legionowo, który stanowi załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Legionowo 2. Do zadań Referatu do Spraw Kontroli należy: przeprowadzanie kontroli planowych i doraźnych. Zadania Referatu realizowane są poprzez: 1) opracowywanie okresowych planów kontroli w układzie przedmiotowopodmiotowym (przedmiot: zakres i tematyka kontroli, podmiot: komórka organizacyjna urzędu, jednostka organizacyjna Gminy, podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego), 1 Zarządzenie Nr 36/2007 Prezydenta Miasta Legionowo z dnia 1 lutego 2007 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Legionowo (tekst jednolity ogłoszony Zarządzeniem Nr 41/2016 Prezydenta Miasta Legionowo z dnia 29.02.2016 r.). 2 Zarządzenie Nr 35 Prezydenta Miasta Legionowo z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Legionowo, w jednostkach organizacyjnych Gminy Legionowo, w podmiotach prowadzących działalność pożytku publicznego (z późn. zm.). 1
2) przeprowadzanie kontroli planowych, zgodnie z zatwierdzonym przez Prezydenta okresowym planem kontroli, 3) przeprowadzanie na polecenie Prezydenta kontroli doraźnych, 4) sporządzanie protokołów z kontroli, 5) formułowanie wniosków pokontrolnych, 6) sprawdzanie wykonania wniosków pokontrolnych, 7) opracowywanie sprawozdań ze swojej działalności. Pracownicy Referatu do Spraw Kontroli wykonują powierzone zadania kierując się osobistą i zawodową rzetelnością. Podstawowym zadaniem kontroli jest ujawnienie nieprawidłowości w: działalności jednostek organizacyjnych Gminy Legionowo, pracy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Legionowo, otrzymywaniu i rozliczaniu dotacji przez podmioty pozyskujące środki finansowe od Gminy Legionowo. II. REALIZACJA ZADAŃ KONTROLNYCH W 2015 ROKU. Postępowanie kontrolne obejmuje działania związane z: postępowaniem poprzedzającym kontrolę, postępowaniem kontrolnym, postępowaniem pokontrolnym. Referat do Spraw Kontroli wykonuje swoje zadania kontrolne na podstawie rocznego planu kontroli dla Urzędu Miasta Legionowo, który zatwierdza Prezydent Miasta Legionowo. Niezależnie od przyjętego planu kontroli Referat do Spraw Kontroli przeprowadza również kontrole doraźne. Podstawą planowania rocznego są informacje i propozycje pochodzące od kierownictwa Urzędu Miasta Legionowo, czyli: Prezydenta, I Zastępcy Prezydenta, II Zastępcy Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika. W planowaniu rocznym kontroli w zakresie współpracy z jednostkami organizacyjnymi Gminy i z jednostkami pozyskującymi środki finansowe od Gminy, uwzględniane są również propozycje naczelników wydziałów, kierowników referatów, osób 2
zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach. Przy planowaniu rocznym kontroli priorytetowo traktowane są wnioski Prezydenta Miasta Legionowo. III. KONTROLE PROBLEMOWE W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY LEGIONOWO. W temacie: Prawidłowość naliczania i wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w jednostkach organizacyjnych Gminy Legionowo, Referat do Spraw Kontroli, realizując Roczny Plan Kontroli dla Urzędu Miasta Legionowo na 2015 r., przeprowadził kontrole w: 1. Przedszkolu Miejskim Nr 10, ul. Władysława Broniewskiego 6, 05-120 Legionowo, 2. Przedszkolu Miejskim Nr 12 im. Króla Maciusia, ul. Królowej Jadwigi 7, 05-120 Legionowo, 3. Przedszkolu Miejskim Nr 11, ul. Zegrzyńska 9, 05-119 Legionowo, 4. Szkole Podstawowej nr 7 im. VII Obwodu "Obroża" AK, ul. Królowej Jadwigi 7, 05-120 Legionowo. Programem kontroli w w/w jednostkach organizacyjnych objęte były następujące zagadnienia: I. Sprawy organizacyjne. II. Uregulowania normujące kwestie tworzenia i gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. III. Kontrola prawidłowości naliczania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. IV. Kontrola prawidłowości wykorzystania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Na podstawie analizy dokumentacji kontrolnej sporządzono protokoły z kontroli. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości, wystosowano wystąpienia pokontrolne, zawierające zalecenia z określonym terminem powiadomienia Prezydenta Miasta Legionowo o stanie ich realizacji. 3
Przepisy prawne, których interpretacja budziła wątpliwości konsultowane były z Zespołem Radców Prawnych Urzędu Miasta Legionowo. W trakcie przeprowadzania kontroli pracownicy Referatu do Spraw Kontroli przyjmowali od kontrolowanych wyjaśnienia, oświadczenia. Ponadto pracownicy tego Referatu prowadzili instruktaż w zakresie kontrolowanego zagadnienia. O stwierdzonych nieprawidłowościach informowano Kierownictwo Urzędu, a także Naczelników Wydziałów, bądź Kierowników Referatów w zakresie nieprawidłowości w pracy podmiotów nadzorowanych. SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI SEKRETARZA MIASTA W 2015 ROKU II. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ. Działalność kontrolna Sekretarza Miasta opiera się na Regulaminie Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Legionowo, który stanowi załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Legionowo, Rocznym Programie Współpracy Gminy Miejskiej Legionowo z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,oraz na planie kontroli zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Legionowo. REALIZACJA ZADAŃ KONTROLNYCH W 2014 ROKU. Postępowanie kontrolne obejmuje działania związane z: postępowaniem poprzedzającym kontrolę, postępowaniem kontrolnym, postępowaniem pokontrolnym. KONTROLE PROBLEMOWE W ORGANIZACJACH POZARZĄDOWYCH Zadanie z zakresu pomocy społecznej: 1) Zorganizowanie całodobowej opieki dla 11 kobiet w starszym wieku z terenu Gminy Legionowo, 4
2) Zapewnienie pomocy osobom zw trudnej sytuacji życiowe, w tym chorym,, ubogim, bezdomnym z terenu Gminy Legionowo. Sekretarz Miasta Legionowo i Główny Specjalista ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, realizując plan kontroli przeprowadziły kontrolę w: 1. Zgromadzeniu Zakonnym Sióstr Wspomożycielek Dusz Czyśćcowych, Domu Pomocy Społecznej im. Wandy Olędzkiej w Legionowie, ul. Stefana Okrzei 5 (zadanie nr 1) 2. Ośrodku Hospicjum Domowe. Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zgromadzenia Księży Marianów, ul. Tykocińska 27/35 Warszawa (zadanie nr 2). Programem kontroli w w/w placówkach objęte były następujące zagadnienia: 1. Kontrola i ocena realizacji zadania publicznego za 2014 r. w zakresie: 1) stanu realizacji zadania, 2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, 3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w zakresie kosztów, 4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. W trakcie prowadzonej kontroli przyjęto od kontrolowanych wyjaśnienia. Na podstawie analizy dokumentacji kontrolnej i złożonych wyjaśnień sporządzono protokoły z kontroli i przekazano do kontrowanych. Nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji wspieranych przez Gminę zadań. SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI WYDZIAŁU ZDROWIA PUBLICZNEGO I SPRAW SPOŁECZNYCH W 2015 ROKU III. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ. Działalność kontrolna Wydziału Zdrowia Publicznego i Spraw Społecznych opiera się na Regulaminie Kontroli Wewnętrznej urzędu Miasta Legionowo, który stanowi załącznik do Zarządzenia Prezydenta Miasta Legionowo, Rocznym, Programie Współpracy Gminy Miejskiej Legionowo z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego oraz na planie kontroli zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Legionowo. 5
REALIZACJA ZADAŃ KONTROLNYCH W 2015 ROKU. Postępowanie kontrolne obejmuje działania związane z: postępowaniem poprzedzającym kontrolę, postępowaniem kontrolnym, postępowaniem pokontrolnym. KONTROLE PROBLEMOWE W ORGANIZACJACH POZARZĄDOWYCH Zadanie z zakresu: 1. Przeciwdziałania Uzależnieniom i patologiom społecznym, 1) Działania wychowawcze, wraz z wyżywieniem prowadzone przez placówki opiekuńczowychowawcze, realizujące programy pracy środowiskowej, na rzecz dzieci i młodzieży z terenu Gminy Legionowo z rodzin potrzebujących wsparcia w rozwiązywaniu problemów opiekuńczo-wychowawczych. 2. Działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym, będących mieszkańcami miasta Legionowo 1) Aktywizacja seniorów poprzez prowadzenie działań edukacyjnych skierowanych szczególnie na rzecz uczestników uniwersytetów Trzeciego Wieku. Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych realizując plan kontroli przeprowadził kontrolę w: Stowarzyszeniu Pomocy Potrzebującym Nadzieja, ul. marsz. J. Piłsudskiego 3 Legionowo (zadanie nr 2). Programem kontroli w w/w Stowarzyszeniu objęte były następujące zagadnienia: 1. Kontrola i ocena realizacji zadania publicznego za I półrocze 2015 r. r. w zakresie: 1) stanu realizacji zadania za wybrany miesiąc, 2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, 3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania w zakresie kosztów, 4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono nieprawidłowości przy realizacji zadania 6
w szczególności w obszarze prowadzenia dokumentacji potwierdzającej zakres prowadzonego zadania. Stwierdzone nieprawidłowości zostały opisane w protokole pokontrolnym, na podstawie którego wystosowano do podmiotu wystąpienie pokontrolne, do których zaleceń podmiot został zobowiązany się zastosować i poinformować Prezydenta Miasta Legionowo o ich wdrożeniu, co też kontrolowany podmiot uczynił. Nie przeprowadzono kontroli w Caritas Diecezji Warszawsko - Praskiej, ul. Kawęczyńska 49 w Warszawie. Z wyjaśnień Wydziału Zdrowia Publicznego i Spraw Społecznych wynika, że kontroli w Caritas DWP Wydział nie przeprowadził w związku z brakiem możliwości kadrowych i organizacyjnych w Wydziale. SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ WYDZIAŁU EDUKACJI W 2015 roku IV. PODSTAWY DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ Działalność kontrolna Wydziału Edukacji opiera się na Regulaminie Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta Legionowo, który stanowi załącznik do zarządzenia Prezydenta Miasta Legionowo, Planie Kontroli zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Legionowo. REALIZACJA ZADAŃ KONTROLNYCH W 2015 ROKU. Postępowanie kontrolne obejmuje działania związane z: -postępowaniem poprzedzającym kontrolę, -postępowaniem kontrolnym, -postępowaniem pokontrolnym. KONTROLE PROBLEMOWE W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH GMINY Zadania z zakresu: 1. Poprawność i kompletność danych przekazywanych przez szkoły i przedszkola do Systemu Informacji Oświatowej 7
2. Wykorzystanie przyznanych etatów i godzin na organizację kształcenia specjalnego dla uczniów zagrożonych niedostosowaniem społecznym. 3. Prawidłowość przekazywanych danych w zakresie liczby dzieci w niepublicznych placówkach wychowania przedszko0lnego 4. Warunki organizacyjne w Żłobku Miejskim w Legionowie 5. Spełnienie ustawowych standardów opieki nad dzieckiem do lat 3 x Kontrole doraźne 1. Nabór na stanowiska administracyjne w roku 2014/2015 2. Zarządzanie pracą przedszkola w obszarze Dyrektor jest kierownikiem zakładu pracy dla zatrudnionych w szkole lub placówce nauczycieli i pracowników niebędących nauczycielami oraz funkcjonowanie programu żywieniowego Vita Menu Wydział Edukacji realizując plan kontroli przeprowadził kontrolę w: 1) Zespole Szkolno-Przedszkolnym 2) Zespole Szkół Ogólnokształcących Nr 2 3) Przedszkolu Miejskim Integracyjnym nr 5 (zadanie nr 1) 4) Zespole Szkół nr 1 5) Zespole Szkolno -Przedszkolnym nr 2 6) Zespole Szkół nr 3 7)Zespole Szkolno - Przedszkolnym, 8) Zespole Szkół 9) Zespole Szkół Ogólnokształcących nr 2 (zadanie nr 2) 10) Niepublicznym Przedszkolu Mini Einstein 11) Niepublicznym Przedszkolu Sióstr Urszulanek 12) Artystycznym Punkcie Przedszkolnym Muzyczka 13) Punkcie Przedszkolnym Drugi Dom 14) Niepublicznym Przedszkolu Akademia Zucha 15) Punkcie Przedszkolnym Konwaliowy Domek 16) Terapeutycznym Punkcie Przedszkolnym Akademia Rozwoju (zadanie nr 3) 17) Żłobku Miejskim w Legionowie (zadanie nr 4) 8
18) Żłobku Uliczka Kwiatowa 19) Klubie Dziecięcym Konwaliowy Domek 20) Klubie dziecięcym Akademia Malucha Promyczek (zadanie nr 5) Kontrole doraźne w: 1) Szkole Podstawowej nr 7 (zadanie nr 1) 2) Przedszkolu Miejskim z Oddziałami Integracyjnymi nr 7 (zadanie nr 2) W wyniku przeprowadzonej kontroli sporządzono protokoły z kontroli. W przypadku zaleceń pokontrolnych, zalecenia zostały przesłane do dyrektorów kontrolowanych placówek. W wielu kontrolowanych placówkach nie było zaleceń pokontrolnych. O wynikach kontroli informowany jest zastępca Prezydenta Miasta Legionowo nadzorujący placówki oświatowe. Inform,acje o wykonaniu zaleceń pokontrolnych dyrektorzy kontrolowanych placówek przekazują Prezydentowi Maista legionowo. Nie przeprowadzono kontroli placówek Żłobek Bąbelkowo i Klub Dziecięcy Chatka dla Małolatka ujętych w planie kontroli na 2015r. Ze względu na fakt wykreślenia ich w trakcie 20125r. z rejestru żłobków i klubów dziecięcych na terenie Gminy Legionowo. Koordynator kontroli zarządczej Sekretarz Miasta /-/ Danuta Szczepanik 9