ZARZĄDZENIE Nr 021.1. 5. 2014 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.01.2014 w sprawie wprowadzenia do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu rejestru ryzyk, matrycy ryzyka, harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej w roku 2014 Na podstawie art. 68 ust 2 pkt 7 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( t.j. Dz. z2013 poz. 885 ze zm. ) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej na rok 2014 : - rejestr ryzyk występujących w roku 2014 stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia - matrycę ryzyka- załącznik Nr 2 do zarządzenia - harmonogram wdrożenia kontroli zarządczej załącznik Nr 3 do zarządzenia 2 Wykonanie zarządzenia powierza się przewodniczącemu grupy do spraw ryzyka 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 REJESTR RYZYK 2014r. Nr ryzyka w rankingu właściciel ryzyka zadanie. cel kategoria ryzyka opis ryzyka ocena ryzyka Funkcjonujące mechanizmy kontrolne wymagane działania- reakcja na termin wykonania. 1 finansow e główny księgowy 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami finansowe, budżetowe Niewłaściwe planowanie lub niechęć władz miasta, ew. niewielki budżet miasta jest powodem uchwalenia niskiego budżetu, możliwa zmiana posiadanych budżetowych w ciągu roku, zatory płatnicze, niezauważenie niewłaściwych operacji bankowych, brak kontroli rozbieżności finansowych, słaba sprawozdawczość, zaniedbanie w zakresie właściwego dysponowania środkami finansowymi co skutkuje wydatkowanie bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, co skutkuje naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, negatywnymi wynikami kontroli zewnętrznych, brakiem na zabezpieczenie pomocy dla mieszkańców, brakiem na zatrudnienie dodatkowej kadry niezbędnej do obsługi Ośrodka, brak na dostosowania do standardów ŚDS i świetlic s p 5 5 Zarządzenie Nr 021.1.84.2013 z dnia 30.07.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli j i archiwizacji dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.97.2013 z dnia 26.08.2013. Zarządzenie Nr OPS 021.1. 21.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ. regulamin zamówień publicznych zarz Nr 17/10 z dn 08.02.2010 Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Plan finansowy ustalany corocznie Zarządzenie Nr OPS nr 021.1.85.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.92.2013. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1 65. sprawozdawczość miesięczna w zakresie wydatkowania tworzenie finansowego planu Program do obsługi księgowej RADIX Bieżące sprawdzanie zaangażowanych sprawozdawczość półroczna i roczna, wnioskowanie o zmianę planu finansowego zawieranie umów, rozeznawanie rynku pracy także w zakresie zamówień poniżej 14 tys., euro miesięczna, kwartalna, półroczna, roczna sprawozdawcz ość budżetowa Zmiana planu finansowego, wystąpienie o zmianę w uchwale budżetowej niezwłocznie po uzyskaniu informacji iż może nastąpić brak na realizację zadań statutowych 2
2012 ze zmianami Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 01.02.2013 Nr 021.1.15.2013 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.64.2013, 021.1.91.2013, 021.1.104.2013 z dnia 27.08.2013, 021.1.118.2013 z dnia 18.11.2013 ustawa o finansach publicznych z dnia 29.08.2009 r. ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do ustaw Upoważnienia wydane przez Dyrektora OPS : 1. Powierzenie Pani Katarzynie Goch obowiązków w zakresie rachunkowości finansowej z godnie z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia 09.02.2010 2. Powierzenie P. Katarzynie Goch powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, wykonywania wstępnej kontroli z dnia 09.02.2012 3. Powierzenie obowiązków głównego księgowego P. Katarzynie Goch i odpowiedzialności w zakresie określonym w art 54 ustawy o finansach publicznych z dnia 31.12.2009 4. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch sporządzanie sprawozdań budżetowych 5. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji 6. Upoważnienie z dnia 26.11.2007 w zakresie upoważnienia P. Katarzyny Goch do wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej 7. Upoważnienie z dnia 04.09.2006 dla Pani Katarzyny Goch dotyczące prowadzenia 3
i ponoszenia odpowiedzialności w zakresie określonym ustawa o rachunkowości 2. niedostos owanie wewnętrz nych uregulow ań do obowiązu jących przepisó w prawa organizacyjnej, świadczeń, kierownicy świetlic, ŚDS, administrator koordynujący, starszy specjalista pracy socjalnej 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami dotyczące procesu zarządzania jednostką w tym regulacji wewnętrzny ch Wewnętrzne akty normatywne mogą nie spełniać wymagań prawa zawierają sprzeczne informacje z prawem lub akt wewnętrzny nie został wprowadzony pomimo obowiązku wynikającego z ustawy czego skutkiem może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności, negatywne wyniki kontroli zewnętrznych Organizacja wewnętrzna nie będzie zgodna z przepisami dotyczącymi wyodrębnienia ze struktur świetlic i ŚDS 5 4 1. Zarządzenie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 30.08.2012 r. Nr OR 0121.7.2012 w sprawie sposobu formatowania, tworzenia aktów normatywnych ustawa z dnia 08.03.190 o samorządzie gminnym ustawy : - o świadczeniach rodzinnych - o dodatkach mieszkaniowych - o pomocy społecznej - o wychowaniu w trzeźwości - o narkomanii - o pomocy osobom uprawnionym do alimentów - wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej - o finansach publicznych - rachunkowości - o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie - o pracownikach samorządowych - Kodeks pracy oraz akty wykonawcze do powyższych ustaw Zatrudnianie radcy prawnego, opiniowanie aktów normatywnych Zakup elektronicznego systemu obsłu8gi prawnej LEX oraz dostęp do niego pracowników merytorycznych realizacja rocznego planu szkoleń jednoosobowa odpowiedzialność za opiniowanie aktów normatywnych i przechowywanie, rejestrację Przygotowanie przepisów - regulaminu organizacyjnego nie obejmujący ŚDS Każdorazowo akt wykonawczyprojekt uchwały, zarządzenia sa opiniowane przez radcę prawnego przed ich zatwierdzenie m czego dowodem jest podpis radcy na zarządzeniu Licencja na obsługę LEX umożliwiający korzystanie z komentarzy ( wersja wzbogacona) na okres roku do 31.10.2014 4 Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych Niedostosowania przepisów doi przepisów prawa przyczyni się do negatywnych wyników kontroli zewnętrznej, zarzutu braku realizacji założeń kontroli zarządczej, brak Opracowanie procedury tworzenia aktów w celu dostosowania do przepisów prawa monitoring aktualności i do 28.02.2014 co 6 miesięcy 4
3. Klienci sekjci świadczeń, administrator koordynujący, kierownicy świetlic, ŚDS, starszy specjalista pracy socjalnej zewnętrzne środowiskie m lokalnym właściwych mechanizmów kontroli Klienci, zwłaszcza w pomocy społecznej są specyficzni, oczekują daleko idącej pomocy bez jakiejkolwiek współpracy z pracownikiem socjalnym, wyrażają często swoje niezadowolenie na wysokość świadczenia, formę świadczenia, wykazują brak współpracy przy realizacji indywidualnego programu aktywizującego, brak współpracy z rodziną, częste absencje na zajęciach uczestników ŚDS oraz dzieci w świetlicach co może przynieść konsekwencje finansowe i obniżenie dotacji celowej Klienci mogą nie zgłosić zmian w ich sytuacji bytowej chcąc wyłudzić świadczenia Przy składaniu wniosków mogą podawać nieprawdziwe dane. Klienci uczestniczący w projektach zrezygnują w trakcie trwania projektu z uczestnictwa czego konsekwencją mogą być zakłócenia i brak możliwości realizacji celu Klienci pomimo zobowiązania (usługi opiekuńcze) odpłatność za DPS) nie wywiązują się z odpłatności 4 5 -procedura postępowania z klientem agresywnym zarz Nr 30/2011 z dnia 10.06.2011 - Kodeks postępowania administracyjnego Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków Upoważnienie z dnia 29.03.2011 dla Jolanty Gawron do przyjmowania skarg i wniosków. Powołanie grupy ds redagowania strony www. zarządzenie Nr 110 z 2013 z dnia 2.10.2013 ze zmianą zarządzeniem Nr 112 ustawa z dnia 12.03.2004 o pomocy społecznej - ustawa z dnia 09.06.2011 o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej -ustawa z dnia 08.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów - ustawa z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych - ustawa z dnia 21.06.2001 o dodatkach mieszkaniowych - ustawa z dnia 29.07.2005 o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie - ustawa - prawo energetyczne oraz akty wykonawcze do ustaw -Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdawczość miesięczna z świetlic i ŚDS frekwencji adekwatności procedur kontroli zarządczej Działalność informacyjna: - udostępnianie szerokiej informacji na temat warunków przyznawania świadczeń na stronach BIP i na stronie www. - przekazywanie pełnej informacji podczas przyjmowania wniosku, załatwiania sprawy - sprawozdawczość z frekwencji dzieci w świetlicy oraz uczestników zajęć - cyklicznie, co miesiąc - promocja świetlic i ŚDS w środowisku lokalnym, uatrakcyjnianie zajęć Pomimo wysokiej istotności ryzyka nie jest możliwa zmiana mentalności klientów i ich roszczeń każdorazowo pracownicy informują o wymaganiach prawa, uprawnieniach, kryteriach dochodowych, Informacje sa także udostępniane na BIP i tablicy ogłoszeń, co nie przynosi spodziewanyc h efektów tolerowanie 5
Skutkiem specyfiki klienta może być niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, zmniejszenie się frekwencji dzieci i uczestników w ŚDS, co ma konsekwencje finansowe. Na wskutek licznych skarg klientów może wystąpić negatywnych opinii, uszczerbek na reputacji Ośrodka. Działania klientów mogą przyczynić się do wypłaty nienależnych świadczeń co będzie owocowało koniecznością dochodzenia należności (zaangażowanie pracowników, zakłócenia w pracy bieżącej), brakiem realizacji projektu, stratami finansowymi, licznymi odwołaniami co spowoduje zakłócenia w bieżącej działalności Ośrodka. 4 kadrowe organizacyjnej 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i zarządzanie m zasobami ludzkimi - personel Pracownik może popełnić błąd w wykonywaniu czynności służbowych z uwagi na nagromadzenie się spraw bieżących, pośpiech, lekceważący stosunek do pracy, może wykonywać swoje zadania opieszale, pracownik powierzchownie wykonuje obowiązki brak należytej uwagi, Z uwagi na częste lub długotrwale absencje 5 4 - Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013. Zarządzenie wprowadzające procedurę przeprowadzania ocen okresowychzarządzenie Nr 2/2009 Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 19.06.2013 Nr 021.1.55.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze urzędnicze w - aktualne formularze opisu stanowisk pracy określające zastępstwa i wymagania kwalifikacyjne, nie rzadziej ni z 1 raz w roku Aktualizacja formularzy opisu stanowisk pracy odbywa się w terminie do 30 dni od dnia zmiany wymagań kwalifikacyjny ch lub zmian organizacyjny ch. Nie rzadziej niż 1 raz w roku 6
2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług mogą wystąpić niedobory kadrowe, tzn zatrudnianie zbyt małej kadry w stosunku do zadań powierzonych do realizacji w ramach określonej komórki j, Niedobory kadrowe mogą wystąpić także na wskutek nie ogłaszania naborów na wolne stanowiska pracy, ew. braku kandydatów spełniających wymagania kwalifikacyjne na stanowisko, nierozstrzygnięte nabory Zatrudnieni pracownicy mogą popadać w rutynę, praca przestaje dawać satysfakcję, wypalenie zawodowe, częste zwolnienia lekarskie, częsta zmiana personalna na stanowiskach kierowniczych Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. ustalone minimalne wymagania kwalifikacyjne zarządzenie Nr 021.1.18.2013 z dnia 08.02.2013 wprowadzający regulamin wynagradzania - rozporządzenie RM w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych ze zm. określające minimalne wymagania kwalifikacyjne - ustawa z dnia 21.11.2008 o pracownikach samorządowych ze zm Zarządzenie Nr 021.1.86.2013 z dni 30.07.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS - Zarządzenie w sprawie wprowadzenia Kodeksu Etycznego - zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 30.01.2013 Nr 021.1.14.2013,. Zarządzenie Nr 021.1. 21.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 18.02.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania ZFŚŚ.. Polityka przeciwdziałania mobbingowi wprowadzona zarządzeniem Nr 15 z 2012 r. ze zm. - zatrudnianie w ramach grup interwencyjnych - zawierania umów o zorganizowanie stażu -powierzanie innym pracownikom obowiązki kluczowych stanowisk w przypadku długotrwałych wakatów, - ustalanie z pracownikami przerw w pracy z powodu urlopów wypoczynkowych -kontrola prawidłowego wykorzystywania zwolnień lekarskich - zatrudnianie na zastępstwo formularze opisu sa analizowane pod kątem ich aktualności pomimo braku zmian organizacyjny ch lub w przepisach prawa Monitorowanie stron PUP Sandomierz i wnioskowanie każdorazowo w terminie przewidziany m przez PUP o skierowanie stażystów do odbywania stażu w Ośrodku Ustalanie w terminie do 31.01.kazdego roku dłuższych nieobecności w pracy spowodowany ch urlopami wypoczynkow ymi Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi w trakcie roku kalendarzowe go niezwłoczne, tj w terminie do 3 dni od dnia wystąpienia zdarzenia powiadomieni e Dyrektora o brakach kadrowych lub 7
5 częsta zmiana przepisó w, brak przepisó w,, odmienna interpreta cja przepisó w kierownicy organizacyjnej, finansów, administrator koordynujący, świadczeń, ŚDS, st. specjalista pracy socjalnej 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami zewnętrzne e środowiskie m prawnym zarządzanie m zasobami ludzkimipersonel Przepisy w zakresie realizacji zadań często ulegają zmianie, istnieje szereg różnych odmiennych interpretacji tego samego przepisu, brak jednoznacznych przepisów. Zmiana przepisów może przyczynić się do zakłóceń w prawidłowym funkcjonowaniu Ośrodka, Niewłaściwie prowadzone postępowanie administracyjne, wydatkowanie bez pokrycia, błędne sporządzanie sprawozdań budżetowych, niewłaściwe kwoty do ustalenia stanu zobowiązań i należności skutkować mogą niewłaściwą realizację zadań statutowych lub brak realizacji tych zadań, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych, karami grzywny, karami pozbawienia wolności, roszczeniami pracowniczymi, poważnym uszczerbku na reputacji, licznymi skargami, uchylaniem decyzji lub 4 5 Zarządzenie Nr 021.1.86.2013 z dni 30.07.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników OPS. Roczne plany szkoleń ustalane corocznie -ustawy, rozporządzenia przeciwdziałanie -obsługa prawnaradca prawny zatrudniony na podstawie umowy o pracę -obsługa elektroniczna LEX, - wskazanie w zakresie czynności ów obowiązków informowania podległy personel o zmianie przepisów prawa - sporządzenie i realizacja planu rocznego szkoleń - codzienny monitoring przepisów, - w przypadku zmiany przepisówkierowanie na szkolenia zewnętrzne możliwości ich wystąpienia ( kierownicy sekjci, organizacyjnej ) - opiniowanie indywidualnyc h spraw przez radcę prawnego - szkolenia z zakresu zmian przepisów prawa do 14 dni od dnia ogłoszenia zmiany lub przekazanie aktu prawnego pracownikom celem zapoznania się z aktem prawnym. - szkolenia po szkoleniach zewnętrznych -zapytania o interpretację przepisu do Ministerstwa 8
6. Brak popytu na usługi, brak zainteresow ania ofertą, konkurencj a świetlicy, ŚDS, st. specjalista pracy socjalnej, świadczeń Profilaktyka dzieci i młodzieży Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług zewnętrzne infrastruktu rą stwierdzaniem ich nieważności Oferta ŚDS, usług opiekuńczych, świetlic, PIK może być mało atrakcyjna, co spowoduje brak zainteresowania uczestnictwem. Istnieje możliwość powstania konkurencyjnych placówek Brak popytu na usługi spowoduje konieczność zwolnień grupowych i wypłaty odpraw dla odchodzących pracowników co przyczyni się do strat finansowych dość dużych albowiem pracownicy długoletnimi pracownikami Ośrodka, to zaś spowoduje wydatkowanie poza plan i naruszenie dyscypliny Brak popytu na usługi może przyczynić się do zamknięcia poszczególnych komórek lub obniżenia kwoty dotacji z uwagi na spadek frekwencji 4 4 Zarządzenie Dyrektora wprowadzający roczny plan pracy ( corocznie) Zarządzenie Nr 1 z 02.01.2014r. w sprawie odpłatności za usługi opiekuńcze specjalistyczne dla osób z zaburzeniami Uchwała Nr XXVI/284/2013 z dnia 27.02.2013 w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze Gminny program profilaktyki uzależnień wprowadzany corocznie przez Radę Miasta Ustawa z dnia 12.04.2003 o pomocy społecznej wraz z aktami wykonawczymi Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012 Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012 ze zmianą uchwała NrXXVI/283/2013 z dnia 27.02.2013 Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006 z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009 Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych ze zmianą - plan działalności środowiskowego domu środowiskowego zatwierdzony przez wojewodę - promocja placówek w środowisku lokalnym poprzez udział w kampaniach ogólnopolskich, w tym jednoosobowa odpowiedzialność za prowadzenie kampanii i programów - możliwość rekrutacji do ŚDS spoza obszaru gminy zawarta w Statucie, zawarte porozumienia w sprawie kierowania do ŚDS z gminą Samborzec, Dwikozy, Obrazów - ustalanie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze raz w roku sprawozdawczość miesięczna z frekwencji ŚDS, świetlic poszerzanie oferty PIK o specjalistów Monitoring plan działalności do 15.01.2014 organizowanie nie rzadziej niż 1 raz w miesiącu imprez promujących placówki oraz udział komórek z ofertą podczas imprez i kampanii organizowany ch przez inne instytucja współpracując e Ustalenie kwoty odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczn e usługi opiekuńcze do dnia 10.01.2014 Sprawozdania z frekwencji dzieci w świetlicach, uczestników ŚDS w odstępach miesięcznych) Sprawozdawcz 9
7. Zmiany technologic zne 8. Polityka lokalna świadczeń, koordynator ds. komputeryz acji pomocy społecznej kierownicy Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami zewnętrzne polityką władz państwa zewnętrzne środowiskie m lokalnym zmiany technologiczne dotyczą głównie sposobu przetwarzania danych osobowych, prowadzenia RJPS, współpracy elektronicznej pomiędzy OPS a PUP. Zmiany technologiczne dotyczą sposobu pozyskiwania i zapisywania danych podczas wywiadu, pracownicy socjalni zostali zaopatrzeni w terminale. Istnieje braku zgodności przepisów z zapisem określonym w terminalach Ośrodka winien koordynować realizację Strategii, jednakże cele i zadania ze strategii są przypisane do realizacji innym podmiotom niż Ośrodek. Kierownik nie ma wpływu na działalność innych jednostek. instytucje nie będą wyrażały woli współpracy, bark odpowiedzi na zapytania i interpelacje. Brak akceptacji działań Ośrodka przez Radę Miasta co będzie uniemożliwiało realizację programów osłonowych zarządzeniem Nr 021.1.98.2013 z dnia 26.08.2013. Roczne plany pracy ustalane corocznie 3 4 Instrukcje obsługi terminali Zatrudnianie koordynatora ds. komputeryzacji Przeszkolenie pracowników przed korzystaniem z terminali, Sepi Umowa zawarta z Sygnity na powierzenia danych osobowych Włączenie się do programu pilotażowego Platformy Empatia 3 4 Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata 20014-2020 uchwalone uchwała RM z dnia 06.11.2013 frekwencji uczestników zajęć ŚDS oraz zainteresowania usługami w PIK W przypadku trudności z obsługa terminali, Sepi ponowne szkolenie pracowników Reakcja koordynatora ds. komputeryzacji w przypadku zakłóceń pracy lub uszkodzenia terminali Czynny udział w Zespole ds realizacji Strategii na zasadach i w terminie określonym, przez koordynującego zespołem ustalenie personalnej odpowiedzialności za realizację poszczególnych zadań postawionych w ciągu roku do realizacji przez Ośrodek, w drodze zarządzenia ość z frekwencji PIK co 6 miesięcy Niezwłocznie po stwierdzeniu trudności W przypadku braku spotkania w styczniu 2014, pismo przypominając e o obowiązku wydania zarządzenia Burmistrza Informowanie o każdym zdarzeniu mającym, wpływ na realizacji zadań strategicznych w ciągu 7 dni od dnia ukazania się zarządzenia Burmistrza w sprawie 10
9. Niewłaściw y przepływ informacji kierownicy i osoby nadzorujące pracą poszczególn ych komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny objęte systemem pomocy społecznej trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych zarządzanie m Może zaistnieć niewłaściwy obieg informacji, pracownicy nie wiedzą kto jest upoważniony do podpisywania decyzji, nie są na bieżąco przekazywane informacje dot zmian przepisów, Pracownicy nie przekazują właściwej dokumentacji do innych, pracownicy finansowej i komórek mogą na bieżąco nie przekazywać informacji na temat stanu windykacji, Pracownik określonej moze nie konsultować wydatków z sekcją finansową przyjmując wartości z systemu komputerowego dla celów sprawozdawczych co może doprowadzić do rozbieżności (w systemie może zostać nie wprowadzona zmiana decyzji lub zmiana terminu wypłaty) Pracownik nadzorujący pracę usług opiekuńczych nie będzie informował o treści kontraktu z klientem. 4 4 Zarządzenie Nr 021.1.84.2013 z dnia 30.07.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli j i archiwizacji dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.97.2013 z dnia 26.08.2013. Zarządzenie Nr 0152/82/ 2011 z dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej - Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia 29.12.2011 w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty Tarnawskiej z dnia 14.09.2009 w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej -Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia 08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2 ustawy z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w ustalany corocznie plan roczny pracy obejmujący cykliczne spotkania cykliczne aktualizowanie wykazu sprawozdań przekazywanie drogą mail i ich planowanie spotkań z ami w ramach kontroli zarządczej oraz planu szkoleń przekazywanie informacji drogą mail w terminie tygodnia od dnia wydania aktu normatywnego lub zmian organizacyjnych, zarządzenia są przekazywane w formie elektronicznej om sekjci i komórek celem zapoznania podległego personelu harmonogram u Strategii sekcja świadczeń, ŚDS, sekcja usług opiekuńczych spotkania co tydzień pozostałe sekcje w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak niz 1 raz na kwartał wykaz sprawozdań aktualizowany nie rzadziej niz 1 raz na rok wprowadzenie spotkań cotygodniowyc h Dyrektora z Kierownikami 11
sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego 10. Utrata danych osobowych, utrata informacji, naruszenie poufności informacji Administrat or Bezpieczeńs twa Informacji, Administrat or systemów informatycz nych, właściciele danych organizacją i zarządzanie m oraz dotyczące systemów informatycz nych - Pracownicy mogą nie respektować założeń procedur oraz innych przepisów prawa, brak procedur kontroli j, brak właściwej dbałości w procesie zarządzania informacją może spowodować utratę informacji w tym utratę danych osobowych lub naruszenie ich poufności. Strony umowy o powierzenie przetwarzania danych lub udostępnianie danych nie wywiązują się z właściwej ochrony danych Procedura komunikacji j i zewnętrznej wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1.119.2013 z 18.11.2013 5 3 Zarządzenie Nr 021.1.88.2013 z dnia 30.07.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz procedury przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych PEFS 2007 Zarządzenie Nr OPS 021.1.60.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 28.06.2013 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1. 61.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 08.07.2013 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu. Szkolenia z zakresu zabezpieczeń danych w każdej komórce j Przegląd systemów informatycznych Aktualizacja metryki sprzętu 1 raz w roku 1 raz w roku Przy każdorazowy m instalowaniu programów - niestabilność systemów informatycznych umożliwiający dostęp do danych osobom nieupoważnionym Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Przeglądy ABI Tworzenie zapasowych sprawdzanie kopii oraz ich 1 raz w roku Codzienna i 12
11 Niewłaściw a organizacja pracy organizacyj nej, kierownicy sekjci i komórek 1. Dążenie do przezwyciężenia przez osoby i rodziny trudnych sytuacji życiowych przy wykorzystaniu własnych możliwości, zasobów i 2. Profilaktyka dzieci i młodzieży 3. Rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawny ch intelektualnie lub z zaburzeniami Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych zarządzanie m Uregulowania nie zostały podane do wiadomości pracownikom, są niejednoznaczne, regulaminy organizacyjne nieaktualne lub niedostosowane do zadań komórek, długie absencje i nie zatrudnianie osób na zastępstwo. Regulamin organizacyjny nie określa zadań stojących przez komórkami oraz struktury organizacyjnej, brak precyzyjnego określenia obsady poszczególnych komórek. Uregulowania są oderwane do faktycznych zadań powierzonych do realizacji Kierownicy nie podejmują czynności zmierzających do identyfikacji przyczyn słabej wydajności Istnieje możliwość nieprecyzyjnego określania zakresu obowiązków Polityka Bezpieczeństwa Informacji wprowadzona zarządzeniem Nr 021.1.121.2013 ustawa z dnia 27.08.1997 o ochronie danych osobowych Rozporządzenie w sprawie Ram Interoperacyjności 4 3 Zarządzenie Nr 021.1.66.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.94.2013. Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Sandomierzu. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.98.2013 z dnia 26.08.2013. Zarządzenie NR 021.1.102.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia 27.08.2013 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu możliwości odtworzenia Powołanie ASI, ABI, wskazanie zakresów czynności właścicielom danych Potwierdzanie zgodności prawnej zarządzeń i regulaminów przez radcę prawnego Okresowa aktualizacja procedur kontroli zarządczej ( w tym regulaminów organizacyjnych) archiwalna roczna z każdego aktywie użytkowanego systemu Testowe odtworzenie kopii bezpieczeństw a co 6 miesięcy Przy każdy zarządzeniu Co 6 miesięcy 13
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 Matryca ryzyka, jakie może się pojawić w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu w roku 2014 skute k katastrofalny poważny średni 17. Ryzyko naruszenia zasad lub trybu zamówień publicznych 10 _ Utrata informacji, danych osobowych, naruszenie poufności informacji 11- Niewłaściwa organizacja pracy 12- Niestabilność systemów informatycznych 13 Brak rejestracji danych osobowych 14 Sprawozdawczość, niewłaściwe mechanizmy kontroli 2- NIedostosowanie uregulowań do przepisów prawa 4- Ryzyko kadrowe 6 Brak popytu na usługi, konkurencja 9 _ Niewłaściwy przepływ informacji 7- zmiany technologiczne 8 Polityka lokalna 1 finansowe 3- Klienci 5. Częsta zmiana przepisów mały 16. Przerwy w dostawie energii, internetu 15 Kradzież, Oszustwo nieznaczny 18. Mobbing nieznaczne mało prawdopodobne średnie prawdopodobne pewne prawdopodobieństwo LEGENDA: niewielkie- AKCEPTOWALNE wysokie średnie 14
Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 021.1.5.2014 z dnia 08.01.2014 HARMONOGRAM ZADAŃ ORGANIZACJI I WDROŻENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ROKU 2014 R. w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu Nr standardu Nazwa zadania Sposób realizacji zadania 1. Przestrzeganie wartości etycznych 2. Kompetencje zawodowe 3. Struktura organizacyjna 4. Delegowanie uprawnień Przeprowadzenie okresowych szkoleń z zakresu etyki zawodowej pracowników samorządowych, nie rzadziej niż 1 raz w roku 1. Nadzór nad aktualnością regulacji dotyczących naboru na wolne miejsca pracy, oceny pracowników samorządowych, 1. Ocena dostosowania struktury organizacyjnej do aktualnych celów i zadań. 2. Aktualizacja formularzy opisu stanowisk pracy 3. Określenie systemu zastępstw. Aktualizacja rejestru wydanych upoważnień w zakresie kontroli zarządczej 5. Misja ocena aktualności misji 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Opracowanie planu pracy w rocznej perspektywie, systemu monitoringu (raportowania). Osoba odpowiedzialna za realizację zadania kierownicy organizacyjnej Kierownicy komórek organizacyjnych główny księgowy grupa ds ryzyka Kierownicy komórek organizacyjnych Termin realizacji zadania styczeń grudzień każdego roku styczeń grudzień każdego roku niezwłocznie w przypadku wystąpienia potrzeby, do dnia 31.03.2013 aktualizacja formularzy stanowisk pracy nie rzadziej niż 1 raz / kwartał lub na bieżąco każdorazowo podczas spotkania grupy ds ryzyka ocenia się aktualność misji Ośrodka do 15 stycznia każdego roku 7. Identyfikacja ryzyka 1. Aktualizacja polityki i procedur zarządzania ryzykiem wewnętrznym. 2. Opracowanie rejestru ryzyka Grupa ds ryzyka nie rzadziej niz 1 raz w roku, do 13 stycznia każdego roku sprawozdawczość z zarządzania ryzykiem do dnia 20 stycznia każdego roku za rok poprzedni oraz do 10 ;lipca za półrocze 15
go. 3. Stworzenie mapy ryzyka go. 8. Analiza ryzyka jw. jw. j.w 9. Reakcja na jw. jw. j.w Weryfikacja stanu bieżącego 10. uregulowań prawnych. 11. Nadzór Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 12. Ciągłość działalności 13. Ochrona zasobów 14. 15. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 16. Bieżąca informacja Komunikacja wewnętrzna Weryfikacja stanu bieżącego. Weryfikacja stanu bieżącego uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Weryfikacja stanu bieżącego oraz uregulowań prawnych. Weryfikacja stanu bieżącego uregulowań prawnych. Weryfikacja stanu bieżącego uregulowań prawnych. Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki jw. główny księgowy, organizacyjnej Grupa ds ryzyka Kierownicy komórek organizacyjnych ABI, ASI, kierownicy Główny Księgowy ASI kierownicy komórek kierownicy komórek weryfikacja uregulowań następuje nie rzadziej niż co 6 miesięcy podczas spotkań grupy ds ryzyka j.w w przypadku wystąpienia czynnika mogącego spowodować braku ciągłości działalności zgłaszają grupie ds ryzyka, zgodnie z procedurą kierownicy zgłaszają o wystąpieniu czynnika mogącego spowodować braku ochrony zasobów zgłaszają niezwłocznie do przewodniczącego Grupy ds ryzyka. Każda komórka organizacyjna podlega okresowemu przeglądowi w zakresie ochrony danych osobowych nie rzadziej niż 1 raz w roku. Ochrona składników materialnych odbywa się na zasadach określonych w procedurze kasowej oraz inwentaryzacyjnej Bieżący monitoring. W przypadku wystąpienia okoliczności ( zmiany prawa) niezwłocznie wprowadza się aktualizację przepisów ASI nie rzadziej niż 1 raz w roku przeprowadza przeglądy. zgodnie z planem rocznym szkolenia, spotkania cotygodniowe w usług opiekuńczych, świadczeń, SDS, świetlice socjoterapeutyczne. Zgodnie z zarządzeniem Dyrektora OPS Nr 021.1.119.2013 z dnia 18.11.2013r. w sprawie wprowadzenia procedury komunikacji j i zewnętrznej 16
18. Komunikacja zewnętrzna 19. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie przekazywania ważnych informacji z klientami zewnętrznymi. Opracowanie ogólnych zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania. Powołanie Grupy do spraw wspierania Dyrektora w sprawowaniu kontroli zarządczej. Określenie źródeł zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 20. Samoocena Opracowanie kwestionariusza samooceny. Określenie terminów jej przeprowadzania. 21. Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Opracowanie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce i systemu monitorowania oraz nadzór nad jej aktualnością kierownicy komórek Grupa ds ryzyka kierownicy komórek, wszyscy pracownicy nie rzadziej niż co 6 miesięcy powołanie grupy ds ryzyka- grudzień danego roku, określenie źródeł kontroli zarządczej styczeń każdego roku weryfikacja aktualności polityki zarządzania ryzykiem - nie rzadziej niż co 6 miesięcy do 31.01 każdego roku Główny księgowy aktualizacja procedur kontroli zarządczej nie rzadziej niż co 6 miesięcy, podsumowanie samooceny systemu kontroli zarządczej do dnia 31.01.2014 * opracowany na podstawie standardów kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 30.12.2009 r. Nr 15, poz. 84). 17