Pan Jerzy Rzymowski Starosta Żuromiński Plac Józefa Piłsudskiego Żuromin

Warszawa, 17 sierpnia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-IV.431.5.2015 Pan Jerzy Rzymowski Starosta Żuromiński Plac Józefa Piłsudskiego 4 09 300 Żuromin WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Żurominie, nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 24 lutego 2016 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. O kontroli w administracji rządowej 1, przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne. Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2, art. 7b ust. 1 pkt 2, oraz art.9 ust.2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 2, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 3, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie administracji rządowej w województwie 4, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, Pani Dorota Pniewska starszy inspektor wojewódzki Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz Pani Barbara Moszczyńska - specjalista Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziły w dniach od 3 listopada 2015 r. do 20 listopada 2015 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Żurominie. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 5 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092 2 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz.1092 4 Dz. U. z 2015 r. poz. 525

Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 6, tj. dokumenty zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 30 listopada 2015 r. Starosta Żuromiński Pan Jerzy Rzymowski upoważnił do udzielania wyjaśnień zespołowi kontrolującemu Panią Jowitę Sitarską - Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Żurominie. Ilekroć w niniejszym protokole użyto określenia: prawo geodezyjne i kartograficzne oznacza to ustawę z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz.U. z 2015, poz. 520); ośrodek (PODGiK) oznacza to Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej; zasób - oznacza to powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny, o którym mowa w art. 40 ust.2 ustawy Prawa geodezyjnego i kartograficznego; Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Ustalenia formalno organizacyjne. 1.1 Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Żurominie, zgodnie z Uchwałą Nr II/3/14 Rady Powiatu Żuromińskiego z dnia 2 grudnia 2014 r., jest Starosta Żuromiński Pan Jerzy Rzymowski, siedzibą Starostwa Powiatowego w Żurominie jest miasto Żuromin, Plac Józefa Piłsudskiego 4. W poprzedniej kadencji funkcję Starosty Żuromińskiego, zgodnie z Uchwałą Nr II/3/10 Rady Powiatu Żuromińskiego z dnia 7 grudnia 2010 r., pełnił Pan Janusz Welenc. /akta kontroli karta nr 17-18/ 1.2 Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Żurominie regulują: Statut Powiatu Żuromińskiego uchwalony Uchwałą Nr XXIV/216/2014 Rady Powiatu w Żurominie z dnia 31 stycznia 2013 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Żuromińskiego, 5 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 6 Dz. U. z 2014 r. poz. 897 2

Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Żurominie wprowadzony uchwałą Rady Powiatu w Żurominie nr XI/69/2003 z dnia 20 października 2003 r. ze zmianami w latach 2004, 2005, 2007, 2008, 2009, 2011, 2012; ostatnia zmiana - Uchwała nr XXVII/262/13 Rady Powiatu w Żurominie z dnia 25 czerwca 2013 r. Jak wynika z załącznika Nr 1 pkt. 4 Regulaminu Organizacyjnego - Struktura Wydziałów Starostwa Powiatowego w Żurominie, w skład wydziału wchodzą niżej wymienione stanowiska pracy: dyrektor wydziału, Dział Ewidencji Gruntów i Budynków, kierownik działu, stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków Dział Gospodarki Nieruchomościami, stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami Skarbu Państwa, stanowisko ds. gospodarki mieniem powiatu, Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, stanowisko ds. prowadzenia PZGiK stanowisko ds. prowadzenia baz systemu informacji przestrzennej stanowisko ds. planowania i odbioru prac geodezyjnych stanowisko ds. prowadzenia i aktualizacji mapy numerycznej Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Przewodniczący zespołu Stanowisko ds. obsługi zespołu i interesantów Zgodnie z 15 Regulaminu Organizacyjnego do właściwości Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami należy prowadzenie spraw związanych z powiatowym zasobem geodezyjnym i kartograficznym. /akta kontroli karta nr 1-16/ 1.3. Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą. W okresie objętym kontrolą, na podstawie porozumienia stron z dnia 27 lutego 2015 r., Starosta Żuromiński przeniósł Panią Annę Kołodziejską, dotychczasowego Kierownika PODGiK, na stanowisko Dyrektora Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami. Z dniem 27 lutego 2015 r. Starosta Żuromiński powierzył Pani Annie Kołodziejskiej pełnienie funkcji Geodety Powiatowego. Do dnia powołania Pani Anny Kołodziejskiej, funkcję Dyrektora Wydziału i Geodety Powiatowego, pełnił Pan Jan Sitarski. 3

Pani Anna Kołodziejska posiadając wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe Nr 21025 - zakres 1, 2 spełnia wymogi określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 7. Pani Anna Kołodziejska posiada upoważnienie Starosty Żuromińskiego z dnia 27.02.2015 r. między innymi do: 1. Wydawania decyzji administracyjnych oraz postanowień i zaświadczeń w indywidualnych sprawach, z zakresu administracji publicznej wynikających z funkcjonowania Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Dokumentu Obliczenia Opłaty za udostępnianie danych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, 2. Załatwiania spraw z zakresu administracji publicznej wynikających z ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, w tym do podpisywania licencji określającej zakres licencjobiorcy, innego niż wykonawca prac geodezyjnych i kartograficznych podlegających obowiązkowi zgłaszania, do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu oraz licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, 3. Poświadczania zgodności z oryginałem dokumentów znajdujących się w zbiorach Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Żurominie, 4. Załatwiania indywidualnych spraw z zakresu: wydawania wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów i budynków, wydawania wykazów zmian danych ewidencyjnych, wydawania zawiadomień o wprowadzeniu zmian w ewidencji gruntów i budynków, kontroli i przyjmowania operatów do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, wydawania map do celów opiniodawczych, wydawania dokumentów z zasobu geodezyjnego i kartograficznego, opracowywania projektów modernizacji gruntów i budynków oraz warunków technicznych prac przyjmowanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz zamawianych przez Powiat Żuromiński, ochrony znaków geodezyjnych grawimetrycznych i magnetycznych. 7 Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz. 2498 4

Ponadto Pani Anna Kołodziejska posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Funkcję Kierownika PODGiK po objęciu stanowiska Dyrektora przez Panią Annę Kołodziejską pełni Pani Jowita Sitarska. Pani Jowita Sitarska posiada wykształcenie wyższe geodezyjne i została upoważniona przez Starostę Żuromińskiego do: 1. Wydawania zaświadczeń oraz Dokumentu Obliczenia Opłaty za udostępnianie danych z państwowego zasobu geodezyjnego o kartograficznego. 2. Podpisywania licencji określającej zakres licencjobiorcy, innego niż wykonawcza prac geodezyjnych i kartograficznych podlegających obowiązkowi zgłaszania do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu oraz licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia. 3. Poświadczania zgodności z oryginałem dokumentów znajdujących się w zbiorach Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami Starostwa Powiatowego w Żurominie. 4. Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu: wydawania wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów i budynków, wydawania wykazów zmian danych ewidencyjnych, wydawania zawiadomień o wprowadzeniu zmian w ewidencji gruntów i budynków, udzielania informacji dotyczących danych zawartych w ewidencji gruntów i budynków na żądanie osób fizycznych, prawnych i organów administracji państwowej, kontroli i przyjmowania operatów do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, wydawania map do celów opiniodawczych, wydawania dokumentów z zasobu geodezyjnego o kartograficznego, opracowywania projektów modernizacji gruntów i budynków oraz warunków technicznych prac przyjmowanych do powiatowego zasobu geodezyjnego o kartograficznego oraz zamawianych przez powiat Żuromiński, ochrony znaków geodezyjnych grawimetrycznych i magnetycznych. Zadania z zakresu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego realizowane są przez Dyrektora Wydziału i Kierownika PODGiK oraz niżej wymienione osoby: 1. Panią Mirosława Rajkiewicz specjalistę, realizującą zadania związane z przyjmowaniem i ewidencjonowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych 5

2. Panią Ewa Żółtowska podinspektora, realizującą zadania związane z przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych 3. Panią Halina Jabłońska specjalistę, realizującą zadania związane z programowaniem prac geodezyjno kartograficznych urządzeniowo - rolnych 4. Panią Agnieszka Jasińska podinspektora, realizującą zadania związane z przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych 5. Panią Aneta Składanowska podinspektora realizującą zadania związane z przyjmowanie i ewidencjonowanie prac geodezyjnych i kartograficznych. /akta kontroli karta nr 19-43/ 1.4. Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W jednostce organizacyjnej realizującej zadania związane z prowadzeniem państwowego zasobu wykorzystywane są na podstawie licencji udzielonych przez GEOBID spółkę z o.o. z siedzibą w Katowicach, wymienione poniżej systemy informatyczne: - program OSRODEK 8FB do: a) obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych, b) prowadzenia rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych, c) naliczania opłat i sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty, d) ewidencjonowanie dokumentacji przekazanej do powiatowego zasobu, - program Ewmapa, v. 11 FB i Ewopis wersja 11 FB do prowadzenia bazy ewidencji gruntów i budynków, - program Bank osnów v.3 do prowadzenia bazy osnów geodezyjnych. /akta kontroli karta nr 44-47/. 2. Ustalenia szczegółowe. 2.1. Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Z pisemnych wyjaśnień Pani Jowity Sitarskiej wynika, że zgłoszenia prac geodezyjnych wpływają bezpośrednio do PODGiK, na obowiązującym druku zgłoszenia prac geodezyjnych zgodnym z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 8. Zgłoszenie jest rejestrowane w programie Ośrodek 8 FB. Datę wpływu 8 Dz.U. z 2014, poz. 924 6

zgłoszenia dokumentuje się na zgłoszeniu poprzez umieszczenie daty w górnym prawym rogu i podpisu osoby przyjmującej zgłoszenie. Przyjmowaniem zgłoszeń zajmują się wszyscy pracownicy PODGiK. Przygotowanie materiałów do zgłoszenia następuje po ustnym uzgodnieniu materiałów z wykonawcą pracy w dniu przyjęcia zgłoszenia. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia pocztą tradycyjną materiały uzgadniane są telefonicznie bądź mailem. Dodatkowe materiały uzgodnione z wykonawcą dopisywane są bezpośrednio na druku zgłoszenia pracy geodezyjnej. Następnie naliczana jest opłata za udostępnione materiały i wystawiany Dokument Obliczenia Opłaty oraz Licencja upoważniająca wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu. Obydwa dokumenty są wystawiane jednocześnie. Wydanie wykonawcy materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego i licencji do zgłoszonej pracy geodezyjnej następuje po uiszczeniu opłaty. Zespół kontrolujący ustalił, że licencje generowane w programie Ośrodek, były niezgodne z wzorem licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych/kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/ kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia, określonym w Załączniku nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 9 wszystkie licencje sporządzone były zgodnie z Załącznikiem nr 6 do ww. rozporządzenia tj. treść przedmiotowej licencji określała zakres uprawnień licencjobiorcy innego niż wykonawca prac geodezyjnych. Na podstawie udostępnionych kopii dokumentów pozyskanych z zasobu i wykorzystanych przez wykonawcę, wchodzących w skład operatów technicznych, dokonano kontroli klauzul stosowanych na udostępnianych materiałach zasobu. Zespół kontrolujący ustalił, iż klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 5 do rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 10. Zgłoszenia prac geodezyjnych przekazywane były w formie papierowej bezpośrednio w Wydziale Geodezji i Kartografii. Identyfikatory zgłoszeń prac geodezyjnych nadawane były zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 11, np. 6642.1..2015, kat. B5. DOO i licencje przechowywane są łącznie ze zgłoszeniem pracy geodezyjnej. 9 Dz.U.2014 poz. 917 10 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 7

PODGiK w Żurominie nie obsługuje zgłoszeń w systemie teleinformatycznym, zgodnie z art. 9 ust.1 pkt.1 i 2 Ustawy z dnia 4 czerwca 2010 r. o Infrastrukturze Informacji Przestrzennej. Zadanie to nie zostało ujęte w planie wydatków na rok 2016. 2.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. Skontrolowano 20 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych i dokonano następujących ustaleń: 1) zgłoszenia były sporządzone zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 12, 2) data wpływu zgłoszenia była stemplowana na zgłoszeniu i rejestrowana w rejestrze zgłoszeń, 3) zgłoszenia zawierały informacje wymagane w ww. Załączniku. Zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane były w formie papierowej w segregatorach wraz z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia pracy geodezyjnej tj. Dokumentem Obliczenia Opłaty, licencją. /akta kontroli karta nr 17-18, 74-75, załącznik nr 3/ 2.1.2. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych prowadzony jest w jednostce kontrolowanej w programie OŚRODEK - system ewidencji i zarządzania dokumentami w organie. W oparciu o losowo wybrane 20 pozycji z rejestru zgłoszeń udostępnionych przez jednostkę kontrolowaną dokonano kontroli prowadzonego ww. rejestru pod względem kompletności i poprawności zapisów w odniesieniu do wymogu 8 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 13. W wyniku przeprowadzonej kontroli dokonano następujących ustaleń: 1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych został zarejestrowany, 2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac geodezyjnych, została zarejestrowana, 3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi została zarejestrowana, 4) imię, nazwisko, nr PESEL albo nazwa i nr REGON podmiotu były rejestrowane prawidłowo 5) dane kontaktowe podmiotu, adres zostały zarejestrowane prawidłowo, 11 Dz. U. Nr 14, poz. 67 12 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 13 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 8

6) rodzaj zgłoszonych prac geodezyjnych był zarejestrowany niezgodnie z nomenklaturą diagramu PZG_ModelZasobuGiK określoną w Załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia; we wszystkich skontrolowanych pozycjach z tego rejestru nie zarejestrowano celu zgłoszonej pracy geodezyjnej, 7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac oraz położenie tego obiektu, był rejestrowany prawidłowo, 8) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie zarejestrowano identyfikatorów materiałów zasobu udostępnianych podmiotowi, który zgłosił pracę, 9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu była zarejestrowana, 10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty była zarejestrowana, 11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty była rejestrowana, 12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego zawierającego rezultaty zgłoszonych prac była rejestrowana, 13) data zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli była rejestrowana, 14) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru odnotowano daty pozytywnego wyniku kontroli. /akta kontroli karta nr 51-70, 74-75, załącznik nr 2/ 2.1.3. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych. W trakcie trwania czynności kontrolnych zespól kontrolujący ustalił, że ogólna liczba zgłoszeń prac geodezyjnych w okresie kontrolowanym wynosiła 2017, w tym 1666 prac geodezyjnych zakończonych i przyjętych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, Zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń rodzaje prac geodezyjnych były niezgodne z nomenklaturą diagramu PZG_ModelZasobuGiK, określoną w załączniku nr 1 do rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 14, tj. zostały zarejestrowane np: modernizacja ewidencji gruntów, inwentaryzacja budynku, aktualizacja EGiB, wykonywanie dokumentacji do wprowadzenia zmian w EGiB, pomiar zalesień, klasyfikacja gleboznawcza użytków, 14 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 9

klasyfikacja gruntów, aktualizacja mapy zasadniczej, założenie mapy numerycznej i zasadniczej, podział działek, połączenie działek, scalenie gruntów, mapa prawna, rozgraniczenia i ustalenia granic, wznowienie granic działki, wskazanie znaków granicznych, wznowienie znaków granicznych, inwentaryzacja: chodnika, powykonawcza drogi, sieci es, powykonawcza budynku, powykonawcza co, powykonawcza kanalizacji deszczowej, en, powykonawcza sieci gazowej, przyłącza gazowego, kanalizacji sanitarnej, lamp oświetleniowych, słupów en, linii napowietrznej en, płyty gnojowej, obiektów budowlanych, powykonawcza, linii napowietrznej es, sieci wodociągowej, przyłączy ks, przyłącza en, sieci teletechnicznej, powykonawcza siłowni wiatrowej, wytyczenie obiektów budowlanych. Udział procentowy celów prac geodezyjnych przedstawiono poniżej: aktualizacja EgiB 3% ogólnej liczby zarejestrowanych zgłoszeń aktualizacja BDDOT500 29% mapa z projektem podziału nieruchomości 14 % mapa z projektem scalenia i podziału nieruchomości 0 % projekt scalenia gruntów 0% inna mapa do celów prawnych 3% wznowienie znaków granicznych 2 % mapa do celów projektowych 18 % geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza obiektów budowlanych 31 % tyczenie obiektów budowlanych 1 %. /akta kontroli karta nr 74-75.78-80, 115-117, załącznik nr 1/ 2.1.4. Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych. Kontrola 20 losowo wybranych zgłoszeń prac wykazała: a) Uzgodnienie z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac było dokonywane ustnie lub poprzez e-mail, co było 10

odnotowywane przez pracownika PODGiK na druku zgłoszenia bez wskazania daty wykonania ewentualnej korekty ww. listy. b) Opłaty za udostępnienie wykonawcy prac geodezyjnych materiały zasobu dokonywane były w dniu odbioru materiałów przez wykonawcę. Kontrola 20 losowo wybranych wykazała, iż, sporządzane w systemie komputerowym Ośrodek Dokumenty Obliczenia Opłaty, były zgodne z Załącznikiem Nr 9 do rozporządzenia w sprawie udostępniania materiałów. Formularze Dokumentów Obliczenia Opłaty były wypełnione prawidłowo. c) Wykonawcy prac przedkładali do wglądu dokumenty potwierdzające dokonanie opłaty, data i nr dokumentu potwierdzającego opłatę były rejestrowane w rejestrze zgłoszeń. d) Wykonawcy prac odbierali materiały, w siedzibie organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, w dogodnym dla siebie terminie. Daty odbioru uzgodnionych materiałów przez wykonawcę były dokumentowane na zgłoszeniu data i podpis wykonawcy. e) Z pisemnego wyjaśnienia Pani Jowity Sitarskiej wynika, iż licencja upoważniająca wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu oraz Dokument Obliczenia Opłaty są wystawiane jednocześnie. Wydanie wykonawcy materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz licencji do zgłoszonej pracy geodezyjnej następuje po uiszczeniu opłaty. Wzory i klauzule stosowane przy wydawaniu były generowane z programu Ośrodek. Licencje generowane w programie Ośrodek były niezgodne z Załącznikiem nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 15 wszystkie licencje sporządzone były zgodnie z Załącznikiem nr 6 do ww. rozporządzenia tj. treść przedmiotowej licencji określała zakres uprawnień licencjobiorcy innego niż wykonawca prac geodezyjnych. f) Oryginały zgłoszeń prac geodezyjnych, wydane do nich licencje na wykorzystywanie materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz dokumenty opłaty za pobrane materiały do zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń (6640.1...2015). Licencja każdorazowo ma nadawany numer GiGN.6640.1 2015_1437_K05 zgodnie z numerem zgłoszenia. g) Dokumenty Obliczenia Opłaty i Licencje przechowywane były w postaci papierowej w segregatorach wraz z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia pracy geodezyjnej. /akta kontroli karta nr 74-75, 116,118, załącznik nr 4 i 5/ 15 Dz.U.2014 poz. 917 11

2.2. Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych i kartograficznych. 2.2.1. Zawiadomienie organu o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybrane zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i dokonał następujących ustaleń: a) zawiadomienia wpływają do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny w formie papierowej, b) sposób rejestracji wpływu zawiadomień: data wpływu zawiadomienia była rejestrowana w rejestrze zgłoszeń, data wpływu była stemplowana na zawiadomieniu, ponadto na zawiadomieniu stemplowano daty ponownego wpływu dokumentacji po usunięciu nieprawidłowości, c)kontrola zawiadomień pod względem poprawności sporządzenia i zgodności z wzorem wykazała, iż: zawiadomienia sporządzone były na formularzu określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 16, 18 zawiadomień zawierało wszystkie informacje wymagane w Załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie formularzy; 1 zawiadomienie nie zawierało nazwy organu prowadzącego państwowy zasób, 1 zawiadomienie nie zawierało oznaczenia wykonania prac w całości/w części, d) dokumenty przekazywane były do powiatowego zasobu w formie papierowej, e) pliki do zasilenia baz danych przekazywane były przez wykonawców prac w formacie uzgodnionym z organem prowadzącym państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny. /akta kontroli karta nr 45-48, 74-75, załącznik nr 6/ 2.2.2. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Osobom realizującym weryfikację zbiorów danych i innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wydano upoważnienia Starosty do czynności weryfikacji. Wpisano również obowiązek weryfikacji w Zakresach obowiązków. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybranych protokołów weryfikacji i dokonano następujących ustaleń: 16 Dz.U. z 2014, poz. 924 12

a) protokoły weryfikacji sporządzane były w formie papierowej - w przypadku weryfikacji pozytywnej w jednym egzemplarzu i w dwóch egzemplarzach w przypadku weryfikacji negatywnej. Kontrola protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż: protokoły weryfikacji były sporządzone zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 17. b) Weryfikację dokumentacji realizowano w terminie 1-5 dni, średni czas przeprowadzenia weryfikacji to 3 dni. Aktualizacji treści baz danych prowadzonych numerycznie, stanowiących wektorową mapę zasadniczą, dokonywano łącznie z weryfikacją przez osobę dokonującą weryfikacji dokumentacji. Czynności weryfikacji powtórnej realizowano w terminie jednego dnia. c) Data wykonania weryfikacji zakończonej wynikiem pozytywnym była zgodna z datą odnotowaną w rejestrze zgłoszeń. d) O negatywnym wyniku weryfikacji informowano wykonawcę - w siedzibie organu lub telefoniczne oraz dokonywano zwrotu zbiorów danych lub innych materiałów wykonawcy, w celu usunięcia nieprawidłowości, wraz z negatywnym protokołem weryfikacji. e) Daty zwrotu dokumentacji do poprawy były rejestrowane w rejestrze zgłoszeń. f) We wszystkich skontrolowanych protokołach ponownej weryfikacji, w rubryce informacje dodatkowe, zamieszczano adnotacje o usunięciu usterek stwierdzonych w poprzednim (negatywnym) protokóle. g) W okresie objętym kontrolą nie wpłynęły od wykonawców prac wystąpienia zawierające sprzeciw wobec nieprawidłowości stwierdzonych w protokole weryfikacji, do czego uprawnia wykonawcę art. 12b. ust. 7 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, h) W okresie kontrolowanym nie były wydawane decyzje administracyjne o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu zbiorów danych oraz innych materiałów (art.12b. ust. 8 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne), w związku z pkt 3.2.2.i. i) Protokoły weryfikacji pozytywne i negatywne w formie papierowej przechowywane są w segregatorach wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zgłoszenia danej pracy geodezyjnej. /akta kontroli karta nr 76, załącznik nr 7 i 8/ 17 Dz. U. 2014 r. poz. 924 13

2.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub kartograficznych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z analizy 20 losowo wybranych operatów technicznych, włączonych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika, że a) identyfikatory ewidencyjne materiałów zasobu były nadawane zgodnie z wymogami 15 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 18, np. P.1437.2014.1075 b) klauzule, którymi były opatrywane materiały zasobu w postaci nieelektronicznej wpisane do ewidencji materiałów zasobu, były zgodne z Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu. c) kontrola 20 dokumentacji wykazała, iż przyjęcie materiałów zasobu dokonywano w ciągu jednego dnia roboczego od daty pozytywnej weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych. 3. Opatrzenie klauzulami dokumentów dla zamawiającego. Kontrolą objęto 20 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola wykazała, że: wszystkie objęte kontrolą wnioski o których mowa powyżej sporządzone były zgodnie z wzorem określonym w Załączniku do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 19, wszystkie objęte kontrolą wnioski zawierały informacje wymagane w ww. załączniku, 11 wniosków nie zawierało daty wpływu do organu. Kontrola terminowości wystawienia 20 Dokumentów Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie dokumentów wykazała, iż Dokumenty Obliczenia Opłaty wystawiano w dniu faktycznego odbioru uwierzytelnionej dokumentacji. Nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty nie były rejestrowane w rejestrze zgłoszeń. 18 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 19 Dz. U. z 2014 r. poz. 914 14

Uwierzytelnienie dokumentów było dokonywane w terminie 1 dnia od daty przyjęcia dokumentacji do zasobu. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów są przechowywane w segregatorach pod zgłoszeniem pracy geodezyjnej. /akta kontroli karta nr 77, 81-114 załącznik nr 8 i 9/ Z analizy przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych dokumentów, sporządzonych tabel stanowiących załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 oraz sporządzonych arkuszy ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 8, 9 podpisanych w dniu 20.11.2015 r. przez Starostę Powiatu Żuromińskiego, zespół kontrolujący stwierdził nieprawidłowości: 1. w zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych: brak w Rejestrze Zgłoszeń wszystkich informacji wymaganych w 8 z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 20, tj. celu zgłoszonej pracy, identyfikatorów udostępnionych materiałów, dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty za udostępnienie materiałów i uwierzytelnienie dokumentów, brak udokumentowania dokonania uzgodnień z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, licencje sporządzane były niezgodnie z załącznikiem Nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 21, wystawianie Dokumentu Dokonania Opłaty w dniu odbioru uwierzytelnionej dokumentacji nie w dniu uwierzytelnienia dokumentów, 2. w zakresie zawiadamiania organu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych, rejestrowanie i obsługa zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych nie zawierających wszystkich informacji wymaganych we wzorach określonych w Załącznikach Nr 1, Nr 2 i Nr 3 do rozporządzenia z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 22 lub zawierających informacje nieprawidłowe, 20 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 21 Dz.U.2014 poz. 917 22 Dz. U. z 2014, poz. 924 15

1 zawiadomienie nie zawierało nazwy organu prowadzącego państwowy zasób - informacja wymagana w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 23, 1 zawiadomienie nie zawierało oznaczenia wykonania prac w całości/w części informacja jw. 3. przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów do zasobu a) brak daty wpływu wniosku o uwierzytelnienie do organu, b) brak odnotowania potwierdzenia dokonania opłaty. Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie: poprawność wypełniania zgłoszenia pracy geodezyjnej lub kartograficznej zarejestrowanych w jednostce kontrolowanej oceniono pozytywnie, poprawność, terminowość i kompletności wydanych licencji - oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, poprawność sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono pozytywnie, prawidłowość prowadzenia Rejestru zgłoszeń praz geodezyjnych i kartograficznych - oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, poprawność sporządzenia zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych /kartograficznych zgłoszonych w jednostce kontrolowanej - oceniono pozytywnie z uchybieniami, poprawność sporządzenia protokołów weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu oceniono pozytywnie, terminowość przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do powiatowego zasobu oceniono pozytywnie, poprawność sporządzenia wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego - oceniono pozytywnie z uchybieniami, terminowość uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, 23 Dz. U. z 2014, poz. 924 16

zgodność i prawidłowość stosowanych klauzul oceniono pozytywnie. Nawiązując do powyższych ustaleń stwierdzono, iż zadania realizowane z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości realizacji zadań z zakresu administracji rządowej dotyczącej prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 24 zostały ocenione pozytywnie, pozytywnie z uchybieniami, pozytywnie z nieprawidłowościami. Przedstawiona powyżej ocena jest wynikiem ustaleń dokonanych podczas kontroli. Stwierdzone w wyniku ustaleń uchybienia i nieprawidłowości wynikają m. in. z nieodpowiedniego stosowania przepisów ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Mając na uwadze powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień i nieprawidłowości, poprzez: Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych, tj. Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikami Nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 25, jak również Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 26. Stosowanie prawidłowego wzoru Licencji dla wykonawcy prac geodezyjnych o której mowa w 1 stanowiący załącznik nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 27. 24 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 25 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 26 Dz. U. z 2014 r. poz. 914 27 Dz. U.2014 r., poz. 917 17

Prawidłowego prowadzenia Rejestru Zgłoszeń o którym mowa w 8 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 28, poprzez wpisywanie wszystkich wymaganych przepisami informacji w tym rejestrze. Przestrzeganie przepisów wynikających z art. 40d ust.3 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 29. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 30 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Aneta Konieczna Dyrektor Wydziału Geodezji 28 Dz. U. z 2013 r., poz. 1183 29 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 30 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092 18