REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY WOLA UHRUSKA I. Postanowienia ogólne 1 Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wola Uhruska zwany dalej Regulaminem określa: 1) zadania Urzędu Gminy Wola Uhruska, 2) Organizację Urzędu Gminy Wola Uhruska, 3) Zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Wola Uhruska, 4) Zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie Gminy Wola Uhruska, 5) Zakres upoważnień udzielonych pracownikom do załatwienia sprawy, 6) Zakres i tryb kontroli wewnętrznej przeprowadzanej w Urzędzie Gminy. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie, należy przez to rozumieć Gminę Wola Uhruska, 2) Radzie, należy przez to rozumieć Radę Gminy Wola Uhruska, 3) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Wola Uhruska, Zastępcę Wójta Gminy Wola Uhruska, Sekretarza Gminy Wola Uhruska oraz Skarbnika Gminy Wola Uhruska, 4) Urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Gminy Wola Uhruska. 3 Urząd realizuje zadania własne gminy określone ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) i innymi ustawami szczególnymi, Statutem Gminy i uchwałami Rady oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej przekazane gminie z mocy przepisów ogólnie obowiązujących względnie w drodze porozumienia z organami administracji rządowej. 4 Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. 5 1. Kierownikiem Urzędu jest Wójt. 2. Wójt wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. 6 Siedzibą Urzędu jest Wola Uhruska, ul. Parkowa 5.
II. Zadania Urzędu 7 Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji. W szczególności do zadań Urzędu należy: 1) przygotowywanie projektów uchwał, sprawozdań, analiz i materiałów pod obrady Rady oraz dla potrzeb Wójta, 2) realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał Rady oraz innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa, 3) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji i posiedzeń komisji Rady, 4) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków obywateli, 5) realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie Gminy, należących do kompetencji Wójta, 6) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia udzielonego przez Wójta, 7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, 8) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. III. Wewnętrzna struktura organizacyjna Urzędu 8 W skład Urzędu wchodzą: 1. Wójt Gminy. 2. Zastępca Wójta Gminy. 3. Sekretarz. 4. Skarbnik. 5. Radca Prawny. 6. Urząd Stanu Cywilnego - USC składający się z: a) Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, b) Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, c) Stanowiska Pracy do spraw Obrony Cywilnej i ochrony przeciwpożarowej; 7. Referat Finansowo-Księgowo-Podatkowy - RFKP składający się z następujących stanowisk: a) Skarbnik - Kierownik Referatu, b) Stanowiska pracy do spraw finansowo-budżetowych 3, c) Stanowisko pracy do spraw wymiaru podatków 2, d) Kasjer;
8. Referat Rozwoju Gospodarczego - RRG składający się z następujących stanowisk: a) Kierownik Referatu, b) Stanowisko pracy do spraw gospodarki komunalnej, c) Stanowisko pracy do spraw ochrony środowiska i turystyki, d) Stanowisko pracy do spraw rolnictwa, e) Stanowisko pracy do spraw geodezji i planowania przestrzennego, f) Stanowisko pracy do spraw działalności gospodarczej, 9. Samodzielne Stanowisko do spraw ogólnoorganizacyjnych; 10. Samodzielne Stanowisko do spraw obsługi Rady Gminy; 11. Zespół ds. projektów gospodarczych i społecznych w skład, którego wchodzą: a) Sekretarz Gminy, b) Skarbnik c) Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego, d) Pracownik ds. obsługi Rady Gminy, e) Pracownik ds. ochrony środowiska i turystyki, f) Pracownik ds. gospodarki komunalnej. 12. Gminne Centrum Reagowania. 13. Pion ochrony informacji niejawnych oraz kancelaria tajna. a) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, b) Kierownik kancelarii tajnej. 14. Do obsługi Urzędu tworzy się stanowiska pracy: a) sprzątaczka 2, b) pracownik gospodarczy 1, c) palacz C.O. (zatrudnienie sezonowe) 3. IV. Zasady funkcjonowania Urzędu 9 Urząd działa w oparciu o następujące zasady: 1) zasada praworządności, 2) zasada podziału zadań między kierownictwo Urzędu, referaty i poszczególne stanowiska pracy, 3) zasada służebności wobec lokalnej społeczności, 4) zasada racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 5) zasada wzajemnego współdziałania. 10 Pracownicy Urzędu przy wykonywaniu zadań Urzędu działają na podstawie przepisów prawa i obowiązani są do jego przestrzegania.
11 1. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań. 2. Wójt, Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. 12 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu są obowiązani służyć Gminie (lokalnej społeczności). 13 1. Gospodarowanie mieniem publicznym winno odbywać się w sposób racjonalny i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. 14 Pracownicy Urzędu zatrudnieni na poszczególnych stanowiskach pracy zobowiązani są do wzajemnego współdziałania w realizacji zadań Urzędu, a w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. V. Czas pracy oraz zasady przyjmowania obywateli w Urzędzie 15 1. Czas pracy Urzędu wynosi 40 godzin tygodniowo: poniedziałek, środa, czwartek w godz. 7.30-15.30 wtorek w godz. 7.30-16.00 piątek w godz. 7.30.-15.00 2. Obywatel ma prawo uzyskać w interesującej go sprawie szczegółową informację jakie należy złożyć dokumenty oraz jaka jest możliwość załatwienia interesującej go sprawy i jakie obowiązują w tym zakresie przepisy, oczekiwać kulturalnego, życzliwego potraktowania oraz obiektywnego i operatywnego rozpatrzenia jego sprawy. 3. Pracownik winien służyć społeczności lokalnej, przestrzegać porządku i wykonywać sumiennie powierzone mu zadania, być zdyscyplinowanym i w pełni odpowiadać za wydany dokument bądź udzieloną informację. dbać o wykonywanie zadań publicznych gminy z uwzględnieniem interesu gminy oraz indywidualnych spraw Obywateli. 4. W Urzędzie obowiązują następujące zasady:
a) podpisywanie listy obecności przed rozpoczęciem pracy, b) odnotowanie każdego wyjścia służbowego w rejestrze wyjść służbowych, a wyjścia prywatnego w rejestrze wyjść prywatnych, c) odnotowywanie i odpracowywanie wyjść prywatnych, d) wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych zgodnie z planem oraz bieżące ich ewidencjonowanie, e) za naruszenie porządku dyscypliny pracy stosuje się kary zgodnie z obowiązującymi przepisami. VI. Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika i Radcy Prawnego 16 Do zakresu działań i kompetencji Wójta należy w szczególności: 1) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i kierowanie Urzędem, 2) reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz, 3) uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tych porozumień, 4) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 5) upoważnienie innych pracowników Urzędu do wydawania w swoim imieniu decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej, 6) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, 7) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, za wyjątkiem zatrudniania i zwalniania tych kierowników, 8) załatwianie wniosków posłów i senatorów, udzielanie odpowiedzi na pytania i interpelacje radnych, 9) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu, 10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy, 11) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeżone na rzecz innych podmiotów, 12) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji Wójta przez przepisy prawa oraz uchwały Rady Gminy. 17 Do zadań Zastępcy Wójta należy: 1) załatwianie wszystkich spraw należących do kompetencji Wójta podczas jego nieobecności, 2) sprawowanie bieżącego nadzoru na wszystkimi jednostkami organizacyjnymi gminy oraz funkcjonowaniem Urzędu Stanu Cywilnego, 3) współpraca z sołectwami, stowarzyszeniami i organizacjami pozarządowymi,
4) nadzorowanie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów i referendów, 5) wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta. 18 Do zadań Sekretarza należy: 1) organizowanie sprawnej pracy urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 2) nadzorowanie spraw osobowych pracowników Urzędu, 3) opracowywanie projektów zmian Statutu Gminy i Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, 4) nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał wnoszonych pod obrady Rady, 5) sprawowanie bieżącego nadzoru nad stanowiskiem do spraw obsługi Rady Gminy. 6) zapewnienie zgodności przygotowywanych przez pracowników decyzji i działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, 7) nadzorowanie przestrzegania terminowości załatwiania spraw obywateli przez pracowników Urzędu, 8) nadzór nad przekazywaniem do publikacji prawa miejscowego, oraz zapewnienie przekazywania informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy, 19 Do zadań Skarbnika należy: 1) opracowywanie projektu budżetu Gminy, 2) nadzorowanie i kontrola wykonywania budżetu Gminy, kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, 3) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Gminy oraz zgłaszanie swoich propozycji Wójtowi i Radzie, 4) wykonywanie - określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, 5) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad Referatem Finansowo-Księgowo-Podatkowym. 20 Do zadań Radcy Prawnego należy: 1) opiniowanie uchwał i zarządzeń Wójta gminy, 2) kontrola zgodności z prawem decyzji wydawanych w Urzędzie, 3) reprezentowanie Urzędu gminy w postępowaniach sądowych. VII.Zadnia komórek organizacyjnych Urzędu oraz stanowisk wchodzących w skład Urzędu 21 Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i spraw rodzinno-opiekuńczych, a w szczególności dotyczących: 1) rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2) sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, 3) sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń, 4) przechowywania i konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych, 5) przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, 6) stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa, 7) wskazywania kandydata na opiekuna prawnego, 8) ewidencji ludności i wydawania dokumentów stwierdzających tożsamość, 9) zgromadzeń i zbiórek publicznych, 10) sporządzania spisów wyborców, 11) współpracy z Kościołem i innymi związkami wyznaniowymi, 12) prowadzenia spraw wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony, Obrony Cywilnej i ochrony przeciwpożarowej. 22 Do Referatu Finansowo-Księgowo-Podatkowego RFKP należy: 1) przygotowywanie projektu budżetu Gminy, 2) wykonywanie budżetu, prowadzenie analiz dochodów i wydatków Gminy, 3) prowadzenie i kontrola gospodarki finansowej jednostek budżetowych, jednostek pomocniczych (sołectw) i innych jednostek organizacyjnych gminy, 4) prowadzenie ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej zapewniającej rejestrację operacji gospodarczych Gminy, 5) prowadzenie ewidencji rzeczowych składników majątkowych Gminy, 6) obsługa finansowo-księgowa wydatków budżetu Gminy, 7) sporządzanie sprawozdawczości z realizacji dochodów i wydatków budżetowych zatrudnienia i wynagrodzeń, 8) nadzorowanie obsługi finansowej placówek oświatowych oraz prowadzenie obsługi finansowej pozostałych jednostek organizacyjnych gminy, 9) opracowywanie i wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów szczególnych, 10) prowadzenie dokumentacji związanej z naliczaniem i poborem podatków i opłat lokalnych (w tym umarzaniem, odraczaniem terminu płatności podatków i opłat lokalnych), 11) prowadzenie kontroli w zakresie wpływów podatków i opłat lokalnych, 12) wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów podatkowych, 13) prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych, 14) prowadzenie spraw związanych z egzekucją zaległości podatkowych, 15) obsługa kasowa Gminy. 23 Do Referatu Rozwoju Gospodarczego - RRG należy:
1) przygotowywanie spraw dotyczących warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, 2) prowadzenie i koordynowanie spraw związanych z opracowywaniem i realizacją planu zagospodarowania przestrzennego Gminy, nadzór nad realizacją ustaleń miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, 3) obsługa spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi, w tym projektowanie przebiegu dróg, budowa, modernizacja i ochrona dróg, 4) przygotowanie inwestycji do realizacji, prowadzenie spraw związanych z organizacją przetargów, zapewnieniem nadzoru i obsługi geodezyjnej w trakcie realizacji inwestycji oraz zabezpieczeniem eksploatacji wykonanego obiektu, 5) obsługa przetargów na wykonawstwo robót na drogach gminnych oraz przetargów na inne inwestycje w gminie, 6) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem porządku i czystości w Gminie, w tym nadzór nad funkcjonowaniem gminnego wysypiska, 7) prowadzenie spraw związanych z koordynacją rozkładów jazdy przewoźników wykonujących zarobkowy przewóz osób pojazdami samochodowymi w regularnym transporcie zbiorowym dla linii komunikacyjnych przebiegających na obszarze Gminy, 8) załatwianie spraw związanych z komunalizacją gruntów, 9) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem i zarządzaniem mieniem gminnym, 10) obsługa przetargów na sprzedaż nieruchomości gminnych, 11) prowadzenie spraw związanych z geodezyjnym podziałem nieruchomości, 12) prowadzenie spraw związanych z gruntami należącymi do Agencji Nieruchomości Rolnych Skarbu Państwa, 13) prowadzenie spraw związanych z kontrolą wykorzystania gruntów zgodnie z ich przeznaczeniem oraz przygotowywanie materiałów do wyłączenia ich z produkcji rolnej, 14) prowadzenie spraw rekultywacji gruntów, które utraciły przydatność do produkcji rolnej, 15) prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska i gospodarką wodną w Gminie, 16) prowadzenie spraw z zakresu prawa wodnego, 17) zagospodarowanie wspólnot gruntowych, 18) prowadzenie spraw ochrony roślin uprawnych, 19) prowadzenie spraw objętych ustawą z zakresu prawa łowieckiego, 20) wspieranie produkcji roślinnej i zwierzęcej na terenie gminy, 21) współpraca z instytucjami rządowymi, samorządowymi oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie aktywizacji i wielofunkcyjnego rozwoju gminy, 22) organizacja szkoleń na temat integracji z Unią Europejską oraz korzystania ze środków pozarządowych, 23) prowadzenie spraw zleconych Gminie, związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów rolnych, 24) prowadzenie spraw związanych z cmentarzami wojennymi i miejscami pamięci narodowej, 25) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
26) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i nadzór w zakresie przestrzegania warunków sprzedaży, 27) prowadzenie innych spraw wynikających z przepisów szczególnych. 24 Do Samodzielnego Stanowiska do spraw ogólnoorganizacyjnych należy: 1) prowadzenie kancelarii Urzędu, 2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz Urzędu, 3) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 4) prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego, 5) obsługa interesantów przy przyjmowaniu skarg i wniosków przez Wójta, 6) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i materiały biurowe, 7) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, 8) prowadzenie spraw osobowych (akt osobowych) pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 9) prowadzenie spraw bhp i socjalnych pracowników Urzędu. 25 Do Samodzielnego Stanowiska pracy ds. obsługi Rady Gminy należy: 1) obsługa organizacyjno-techniczna Rady Gminy i Komisji Rady, tj. protokołowanie sesji Rady i posiedzeń Komisji, 2) prowadzenie ewidencji uchwał Rady i przedkładanie ich organom nadzoru, 3) rejestracja interpelacji i wniosków radnych, sołtysów, mieszkańców oraz udzielanie informacji na temat ich załatwienia, 4) prowadzenie zbioru przepisów gminnych i udostępnianie ich do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, redakcja biuletynu informacyjnego Wokół Woli Uhruskiej oraz współpraca ze środkami masowego przekazu, 5) prowadzenie i wykonywanie innych zadań wynikających doraźnie z przepisów szczególnych (wybory do rady gminy, referendum, wybory do Sejmu, Senatu oraz wybory Prezydenta). 26 Do Zespołu ds. projektów gospodarczych i społecznych należy: 1) przygotowanie wniosków na dofinansowanie zadań własnych gminy, 2) uczestnictwo w szkoleniach z zakresu przygotowania i wdrażania programów finansowanych z Funduszy Strukturalnych Unii Europejskiej, 3) opracowywanie dokumentów programowych niezbędnych do realizacji projektów, 4) współpraca z instytucjami wdrażającymi programy pomocowe, 5) przygotowywanie odpowiedzi i realizacja interpelacji i zapytań Radnych, Sołtysów i mieszkańców gminy.
27 W skład Gminnego Centrum Reagowania wchodzą powołani przez Wójta Gminy pracownicy urzędu oraz kierownicy wybranych jednostek organizacyjnych działających na terenie gminy. Do zadań Gminnego Centrum Reagowania należy zapobieganie klęskom żywiołowym oraz usuwanie ich skutków, a w szczególności: 1) monitorowanie zagrożeń mogących wystąpić na terenie gminy, 2) ostrzeganie i alarmowanie ludności o możliwości wystąpienia zagrożenia, 3) organizowanie ochrony zwierząt gospodarskich i płodów rolnych oraz dóbr kultury i mienia podczas wystąpienia zagrożenia, 4) koordynowanie działań ratowniczych, 5) analizowanie i prognozowanie rozwoju powstałych zdarzeń, 6) realizacja zadań wynikających z innych przepisów prawa. 28 Do zadań Pionu ochrony informacji niejawnych oraz kancelarii tajnej należy: 1) zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, 2) zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz systemów i sieci teleinformatycznych a także ochrony fizycznej urzędu, 3) wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa pracownikom dopuszczonym do pracy na stanowiskach związanych z dostępem do informacji niejawnych, 4) szkolenie pracowników z zakresu ochrony informacji niejawnych, 5) opracowanie planu ochrony urzędu oraz nadzorowanie jego realizacji, 6) prowadzenie wykazu stanowisk oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych, 7) współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa w zakresie ochrony informacji niejawnych, 8) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, 9) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, 10) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz egzekwowanie zwrotu tych dokumentów do kancelarii. 29 Do zadań pracowników obsługi należy: 1) utrzymanie czystości i porządku w Urzędzie i jego otoczeniu, 2) bieżąca konserwacja i naprawy w Urzędzie.
VIII.Zasady podpisywania pism i decyzji 30 1. Wójt podpisuje: 1) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz, 2) decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, do których wydania nie upoważnił pracowników Urzędu, 3) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, 4) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł sobie, 5) zarządzenia i inne akty normatywne, do wydania których jest upoważniony z mocy przepisów, 2. W czasie nieobecności Wójta akty normatywne i wszystkie inne pisma podpisuje Z-ca Wójta lub Sekretarz. 31 1. Zastępca Wójta upoważniony jest do podpisywania pism wchodzących w zakres jego działania oraz może na podstawie upoważnienia Wójta wydawać decyzje w indywidualnych sprawach. 2. Sekretarz upoważniony jest do podpisywania pism wchodzących w zakres jego działania oraz na podstawie upoważnienia Wójta podpisywać decyzje w indywidualnych sprawach. 3. Skarbnik upoważniony jest do podpisywania wszystkich pism z zakresu swojego działania oraz może podpisywać decyzje na podstawie upoważnienia Wójta. 4. Inspektor ds. wymiaru podatków, inspektor ds. geodezji i planowania przestrzennego oraz inspektor ds. gospodarki komunalnej mogą podpisywać zaświadczenia dotyczące spraw określonych w imiennym upoważnieniu Wójta. IX. Zasady obiegu dokumentów 32 1. Korespondencja przychodząca jest rejestrowana w dzienniku korespondencji. 2. Do wglądu Wójta w celu zapoznania się i wydania stosownych dyspozycji wykonawczych przekazuje się całą korespondencję. 3. Korespondencję adresowaną do Rady Gminy i jej organów przekazuje się w stanie nienaruszonym do pracownika zajmującego się obsługą Rady Gminy. 4. Korespondencję adresowaną imiennie przekazuje się bezpośrednio adresatowi w stanie nienaruszonym. 33 1. Zwróconą przez Wójta i zadekretowaną korespondencję przekazuje się do dalszego załatwienia określonym w zapisie pracownikom.
2. Nadzór nad obiegiem dokumentów oraz terminowością załatwiania spraw administracyjnych sprawuje Sekretarz. 34 1. Korespondencję wychodzącą z Urzędu wysyła się przez wyznaczonego pracownika. 2. Korespondencję wychodzącą rejestruje się w dzienniku korespondencji. X. Organizacja kontroli wewnętrznej Urzędu. 35 Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są: 1) Komisja Rewizyjna oraz Komisje Doraźne Rady Gminy we wszystkich sprawach zleconych przez Radę, 2) Wójt, Sekretarz, Skarbnik w sprawach funkcjonowania Urzędu, 3) Wójt lub Zastępca Wójta w sprawach związanych z działalnością gminnych jednostek organizacyjnych, 4) Kierownicy referatów w stosunku do swoich podwładnych, 36 Kontrola wewnętrzna obejmuje czynności polegające na: 1) ustaleniu stanu faktycznego, 2) badaniu zgodności podejmowanych rozstrzygnięć z aktami normatywnymi, 3) ustaleniu przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych, 4) wskazaniu sposobu i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień w zaleceniach pokontrolnych, 5) wskazaniu przykładów sumiennej i dobrej pracy. XI. System oraz formy kontroli wewnętrznej. 37 Kontrola wewnętrzna może mieć charakter: a) kontroli kompleksowej obejmującej całokształt działalności kontrolowanego referatu, stanowiska pracy, jednostki organizacyjnej. b) kontroli problemowej uwzględniającej wybrane zagadnienia lub grupę pokrewnych zagadnień w referacie lub stanowisku, c) kontroli doraźnej zleconej przez Wójta w różnych sprawach jednostkowych, a w szczególności dla zbadania skarg obywateli, sygnałów prasowych, itp. d) kontroli sprawdzającej podejmowanej dla zbadania zarządzeń i zaleceń pokontrolnych. 38 Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona w następujący sposób:
a) kontrola formalna badanie prawidłowości dokumentów, urządzeń, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi zarówno sposób sporządzania, akceptowania, kontroli dokumentów, jak i opracowania sprawozdawczości, b) kontrola rachunkowa badanie prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdawczości, c) kontrola merytoryczna badania rzetelności, gospodarności oraz zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i obowiązującymi przepisami. XII.Tryb przeprowadzania kontroli. 39 1. Kontrole przeprowadza się w oparciu o harmonogramy kontroli bądź na zlecenie w sposób wyrywkowy. 2. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o terminie kontroli. 3. Wójt zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. 4. Kontrole przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie. XIII.Obowiązki kontrolującego. 40 Do obowiązków kontrolującego należy: 1) Rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego, 2) W razie stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień ustalenie ich przyczyn i skutków, 3) Ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone uchybienia. 41 1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wskazując w nim prawidłowości, jak i nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony wnioskami. 2. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego. 3. Protokół kontroli przekazuje się za pokwitowaniem. 42 Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub osobę, której kontrolujący i kontrolowany podlega. 43 Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.
44 Dokumentacja kontroli winna być rejestrowana w sekretariacie Urzędu Gminy. XIV.Postanowienie końcowe 45 Zmiany Regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego uchwalenia. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Schemat Organizacyjny 2. Załącznik nr 2 Kodeks Etyki pracowników samorządowych gminy Wola Uhruska
Załącznik nr 1
Kodeks Etyki pracowników samorządowych gminy Wola Uhruska Załącznik nr 2 XV.PREAMBUŁA Celem Kodeksu jest sprecyzowanie wartości i standardów zachowania pracowników samorządowych, związanych z pełnieniem przez nich obowiązków, zebranie ich w postaci katalogu oraz poinformowanie obywateli o standardach zachowania, jakich mają prawo oczekiwać od pracowników samorządowych. XVI.ZASADY OGÓLNE Artykuł 1 1. Kodeks wyznacza zasady (standardy) postępowania pracowników samorządowych w związku z wykonywaniem przez nich zadań publicznych, tj. pełnieniem służby publicznej. 2. Zasady określone w niniejszym kodeksie winny być stosowane przez wszystkich pracowników posiadających status pracownika samorządowego, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. Nr 142, poz. 1593). 3. Pracownicy samorządowi traktują pracę jako służbę publiczną, na zajmowanych stanowiskach służą państwu i społecznościom lokalnym, przestrzegają porządku prawnego i wykonują powierzone zadania. 4. Normy niniejszego Kodeksu naruszają pracownicy samorządowi, którzy wskutek postępowania, zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim, ryzykują utratę zaufania niezbędnego do wykonywania zadań publicznych. XVII.ZASADY POSTĘPOWANIA Artykuł 2 Pracownicy samorządowi pełniący służbę publiczną zobowiązani są dbać o wykonywanie zadań publicznych oraz o środki publiczne z uwzględnieniem interesu państwa, interesu wspólnoty samorządowej oraz indywidualnego interesu obywateli. W szczególności pracownicy samorządowi powinni przestrzegać i działać zgodnie z zasadami: praworządności, bezstronności i bezinteresowności, obiektywizmu, uczciwości i rzetelności, odpowiedzialności, jawności, dbałości o dobre imię urzędu i pracowników samorządowych, godnego zachowania w miejscu pracy i poza nim,
uprzejmości i życzliwości w kontaktach z obywatelami, zwierzchnikami, radnymi, podwładnymi i współpracownikami. XVIII.WYKONYWANIE ZADAŃ Artykuł 3 1. Służba publiczna opiera się na zaufaniu publicznym i wymaga od pracowników samorządowych poszanowania Konstytucji i prawa oraz stawiania interesu publicznego ponad interes osobisty. Obywatele oczekują od pracowników samorządowych wysokich standardów etycznych zachowań. 2. Pracownicy samorządowi pełnią urząd w ramach prawa i działają zgodnie z prawem; podejmowane przez nich rozstrzygnięcia i decyzje posiadają podstawę prawną, ich treść jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, zawierają uzasadnienie oraz informację o możliwości złożenia odwołania. Artykuł 4 1. Pracownicy samorządowi działają bezstronnie i bezinteresownie. 2. 2. Pracownicy samorządowi nie uczestniczą w podejmowaniu decyzji, naradach, opiniowaniu lub głosowaniu w sprawach, w których mają bezpośredni lub pośredni interes osobisty. 3. Pracownicy samorządowi nie wykorzystują i nie pozwalają na wykorzystanie powierzonych im zasobów, kadr i mienia publicznego w celach prywatnych. 4. Pracownicy samorządowi nie podejmują prac, ani zajęć kolidujących z pełnionymi obowiązkami służbowymi. 5. Pracownicy samorządowi nie podejmują arbitralnych decyzji, które mogą mieć negatywny wpływ na sytuację obywateli oraz powstrzymują się od wszelkich form faworyzowania. 6. Pracownicy samorządowi nie angażują się w działania o charakterze politycznym, nie ulegają wpływom i naciskom politycznym, które mogą prowadzić do działań stronniczych lub sprzecznych z interesem publicznym. 7. Pracownicy samorządowi pełniąc obowiązki kierują się interesem wspólnoty samorządowej i nie czerpią korzyści materialnych ani osobistych (w trakcie zatrudnienia ani po jego ustaniu) z tytułu sprawowanego urzędu, nie działają też w prywatnym interesie osób lub grup osób. Artykuł 5 1. Pracownicy samorządowi nie dopuszczają do powstania konfliktu interesów między interesem publicznym a prywatnym. W sytuacji powstania konfliktu interesów dbają, aby został on rozstrzygnięty na korzyść interesu publicznego. 2. Pracownicy samorządowi korzystają z uprawnień wyłącznie dla osiągnięcia celów, dla których uprawnienia te zostały im powierzone mocą odnośnych przepisów.
3. Pracownicy samorządowi nie angażują się w działania, które zagrażają prawidłowemu wypełnianiu obowiązków służbowych lub wpływają negatywnie na obiektywizm podejmowanych decyzji. Artykuł 6 1. Pracownicy samorządowi wykonują obowiązki rzetelnie, sumiennie, z szacunkiem dla innych i poczuciem godności własnej. 2. W prowadzonych sprawach równo traktują wszystkich uczestników, nie ulegają żadnym naciskom, nie przyjmują żadnych zobowiązań wynikających z pokrewieństwa lub znajomości, nie przyjmują żadnych korzyści materialnych ani osobistych. Artykuł 7 1. Pracownicy samorządowi ponoszą odpowiedzialność za decyzje i działania, nie unikając trudnych rozstrzygnięć. Zarządzając powierzonym majątkiem i środkami publicznymi, winni wykazywać należytą staranność i gospodarność. 2. Pracownicy samorządowi ujawniają próby marnotrawstwa, defraudacji środków publicznych, nadużywania władzy lub korupcji odpowiednim instytucjom lub organom. 3. Pracownicy samorządowi zgłaszają wątpliwości dotyczące celowości lub legalności decyzji podejmowanych w urzędzie bezpośredniemu przełożonemu lub w przypadku braku reakcji odpowiednim organom. Artykuł 8 1. Pracownicy samorządowi udostępniają obywatelom żądanych przez nich informacji i umożliwiają dostęp do publicznych dokumentów zgodnie z zasadami określonymi w ustawach. Odmowa udostępnienia informacji publicznej wymaga formy pisemnej i uzasadnienia. 2. Pracownicy samorządowi nie ujawniają informacji poufnych ani nie wykorzystują ich dla korzyści finansowych lub osobistych, zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu zatrudnienia. Artykuł 9 1. Pracownicy samorządowi są zatrudniani, awansowani i wynagradzani w oparciu o przesłanki merytoryczne; kwalifikacje i umiejętności zawodowe. 2. Pracownicy samorządowi rozwijają swoje kompetencje i wiedzę zawodową, potrzebne do wykonywania obowiązków, a urząd stwarza im po temu możliwości. 3. Pracownicy samorządowi są lojalni wobec urzędu i zwierzchników oraz gotowi do wykonywania służbowych poleceń. 4. Pracownicy samorządowi udzielają obiektywnych, zgodnych z najlepszą wolą i wiedzą porad i opinii zwierzchnikom, włącznie z oceną legalności i celowości ich działań.
Artykuł 10 1. W kontaktach z obywatelami pracownicy samorządowi zachowują się uprzejmie, są pomocni i udzielają odpowiedzi na skierowane do nich pytania wyczerpująco i dokładnie. 2. Pracownicy samorządowi dbają o dobre stosunki międzyludzkie, przestrzegają zasad poprawnego zachowania, właściwych człowiekowi o wysokiej kulturze osobistej, w miejscu pracy i poza nim. XIX.ODPOWIEDZIALNOŚĆ DYSCYPLINARNA I PORZĄDKOWA Artykuł 11 Pracownicy samorządowi za nieprzestrzeganie niniejszego kodeksu ponoszą odpowiedzialność porządkową lub dyscyplinarną. XX.POSTANOWIENIA KOŃCOWE Artykuł 12 1. Pracownicy samorządowi zobowiązani są przestrzegać przepisów Kodeksu i kierować się jego zasadami. 2. Kierownicy urzędów jednostek samorządu terytorialnego upowszechniają zasady zawarte w Kodeksie wśród podległych im pracowników, wspólnoty samorządowej oraz mediów, celem propagowania zawartych w nim wartości i zasad.