ZARZĄDZENIE NR 12/2014 DYREKTORA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W PSZCZYNIE z dnia 6 czerwca 2014 r. w sprawie: określenia zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie Na podstawie art 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t. J. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) oraz 14 ust. 1 pkt. 9 Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie przyjętego Uchwałą zarządu Powiatu Pszczyńskiego Nr 314/78/12 z dnia 24 kwietnia 2012 r. zarządzam, co następuje: 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie, zwane dalej zasadami kontroli zarządczej w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia. 2. Zobowiązuję kierowników, koordynatorów komórek organizacyjnych oraz pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie do: 1. zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszego zarządzenia, 2. zapewnienie realizacji niniejszego zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 3. 4. Traci moc Zarządzenie nr 5/10 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie wprowadzenia "Regulaminu kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie Strona 1
ZASADY FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W PSZCZYNIE ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne Załącznik do Zarządzenia Nr 12 z dnia 06 czerwca 2014r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie 1. Kontrolę zarządczą w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie stanowi ogól działań podejmowanych przez kierownictwo jednostki i jej pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Dyrektor Urzędu zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej poprzez ustanawianie odpowiednich procedur, instrukcji i regulaminów, zawierających niezbędne wytyczne dla prawidłowego działania i funkcjonowania PUP. 3. Kontrola zarządcza obejmuje ustalenie stanu planowanego, ustalenie planu rzeczywistego, konfrontacje tych stanów w badanym okresie, wyjaśnienie przyczyn odchyleń między nimi oraz podejmowanie czynności mających na celu doprowadzenia do zgodności stanu rzeczywistego z planowanym. 4. Ilekroć w treści Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie jest mowa o: PUP należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Pszczynie, Staroście należy przez to rozumieć Starostę Pszczyńskiego, Referat należy przez to rozumieć Referat w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie, Zespole ds. koordynacji kontroli należy przez to rozumieć Zespół ds. koordynacji kontroli zarządczej powołany przez Starostę. 5. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: a. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b. skuteczności i efektywności działania, c. wiarygodności sprawozdań, d. ochrony zasobów, e. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f. efektywności i skuteczności przepływu informacji, g. zarządzanie ryzykiem. 5.1. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie przedstawia załącznik nr 1a do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie. 6. W ramach kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie wyróżnia się w szczególności: a. samokontrolę dokonywana przez wszystkich pracowników PUP, 1 Strona 2
b. kontrolę wewnętrzną, prowadzona przez: dyrektora PUP oraz kierowników i koordynatorów referatów zgodnie z podziałem zadań i kompetencji (kontrola wstępna, bieżąca, formalna, rachunkowa, merytoryczna itp.), c. nadzór sprawowany przez: dyrektora PUP, zastępcę oraz kierowników i koordynatorów referatów, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań, d. kontrolę finansową prowadzoną przez głównego księgowego, e. kontrolę zewnętrzną sprawowana przez: inspektora kontroli Starostwa Powiatowego w Pszczynie, organy kontroli zewnętrznej, f. audyt w zakresie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie realizowany przez audytora Starostwa Powiatowego. 7. Dyrektor PUP w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku, przedstawia Staroście za pośrednictwem Zespołu ds. kontroli oświadczenie o stanie kontroli zarządczej sporządzone w oparciu o udokumentowaną analizę ryzyka, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1b do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie. ROZDZIAŁ II Organizacja kontroli zarządczej Kontrola zarządcza w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie jako system wbudowany jest w strukturę jednostki zarówno z uwzględnieniem przepisów prawa, specyficznych warunków prawnych, finansowych, organizacyjnych i kadrowych, jaki i z uwzględnieniem standardów Kontroli zarządczej dla sektora finansów, w podziale napięć obszarów: 1. Organizacja kontroli zarządczej w I obszarze środowisko wewnętrzne: a. przestrzeganie wartości etycznych osoby zarządzające oraz pracownicy Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie zobowiązani są przy wykonywaniu powierzonych im zadań do przestrzegania wartości etycznych, zgodnie z Kodeksem postępowania etycznego oraz z Procedur przeciwdziałania mobbingowi w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie określonymi Zarządzeniami Dyrektora; b. kompetencje zawodowe realizując przepisy ustawy o pracownikach samorządowych dotyczące zatrudniania pracowników oraz w celu wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy, wprowadzono zarządzeniem Dyrektora Regulamin systemu zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie, ponadto pracownicy pogłębiają wiedzę i umiejętności niezbędne dla skutecznego i efektywnego wykonywania zadań na danym stanowisku, m. in. poprzez samodokształcania, szkolenia. Dyrektor w ramach posiadanych środków również zapewnia możliwość rozwoju kompetencji zawodowych pracowników; c. odpowiednia struktura organizacyjna uregulowana: 2 Strona 3
1) Uchwałą Zarządu Powiatu w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie, który określa w szczególności organizację i zasady funkcjonowania PUP oraz zakres działania referatów. 2) Regulaminami wewnętrznymi wprowadzanymi zarządzeniami; d. delegowanie uprawnień - zakresy obowiązków, uprawnień i kompetencji pracowników są określone pisemnie, podlegają zmianom stosownie do stanu faktycznego. Zapoznanie się z zakresem czynności jest potwierdzane podpisem pracownika. Zakres zadań, kompetencji oraz obowiązki dyrektora i jego zastępcy określono w Regulaminie organizacyjnym. Zakres delegowanych uprawnień dla pracowników wynika z pełnomocnictw i upoważnień Dyrektora. 2. Organizacja kontroli zarządczej w II obszarze misja PUP oraz wyznaczanie celów i zarządzanie ryzykiem: 1) Misją PUP jest Profesjonalna realizacja zadań samorządu powiatowego w zakresie łagodzenia skutków bezrobocia poprzez świadczenie na rzecz bezrobotnych i pracodawców usług rynku pracy na jak najwyższym poziomie. 2) Głównymi celami funkcjonowania Urzędu są: promocja, inicjowanie i skuteczna realizacja usług i instrumentów rynku pracy, sprawne i terminowe realizowanie zadań z zakresu zabezpieczenia społecznego na wypadek bezrobocia, budowanie pozytywnego wizerunku PUP w relacjach z klientami i partnerami rynku pracy, doskonalenie organizacji urzędu przy wykorzystaniu nowoczesnych technik i metod pracy. 3) Podstawowe cele i zadania służące ich realizacji ustalane są w rocznych planach działalności Powiatowego Urzędu Pracy w oparciu o przepisy prawa jak również Regulamin organizacyjny i budżet jednostki. Dla tak określonych celów i zadań jest dokonywana coroczna identyfikacja i analiza ryzyka w celu odpowiedniego nim zarządzania. Proces zarządzania ryzykiem jest realizowany w oparciu o narzędzie wspomagające arkusz roboczy programu MS Exel pn. Rejestr. Zarządzanie ryzykiem. xls załącznik nr 1c. 3. Organizacja kontroli zarządczej w III obszarze mechanizmy kontroli: 1) W Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie obowiązuje zasada dokumentowania systemu kontroli zarządczej. 2) Zarządzenia, pełnomocnictwa i upoważnienia Dyrektora a także procedury, wytyczne i regulaminy wewnętrzne oraz zakresy obowiązków określa się w formie pisemnej. 3 Strona 4
3) W ramach standaryzacji działań, zarządzenia Dyrektora redagowane są w programie Legislator. 4) W PUP prowadzony jest nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 5) Nadzór, jako istotny mechanizm kontroli zarządczej, który zakłada istnienie właściwego kierownictwa i kontroli hierarchicznej na wszystkich etapach działalności, prowadzony jest w PUP przez: a. Dyrektora, zastępcę dyrektora, oraz głównego księgowego zgodnie z podziałem kompetencji i zadań wskazanym w Regulaminie Organizacyjnym, b. Kierowników i koordynatorów referatów w zakresie określonym w Regulaminie Organizacyjnym. 6) Nadzór jest realizowany w szczególności poprzez: a. monitorowanie działań podejmowanych przez pracowników; b. weryfikację dokumentów przedkładanych przez pracowników; c. udzielanie pracownikom instruktażu i wyjaśnień; d. przeprowadzanie kontroli przez inspektora ds. kontroli zarządczej; e. przeprowadzanie kontroli bieżącej dokumentów lub stopnia realizacji zadań przez pracowników, zgodnie z kompetencjami; f. organizowanie roboczych spotkań w celu rozwiązywania bieżących problemów; g. wydawanie, w razie stwierdzenia uchybień lub nieprawidłowości w działaniu pracowników wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie i minimalizację ewentualnych negatywnych skutków. 7) W ramach standardu ciągłość działalności w PUP wdrożono mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości pracy całego Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem wszystkich systemów informatycznych, m.in.: w celu ochrony prawidłowej pracy urządzeń elektrycznych (głównie serwerów, komputerów, urządzeń aktywnych sieci, in.) na wypadek awarii zasilania elektrycznego, zabezpieczono zasilanie poprzez urządzenia podtrzymujące napięcie; 8) Podstawowe mechanizmy ochrony zasobów PUP obejmują: a. nadzorowanie dostępu do budynku PUP i jego pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, archiwum zakładowego (monitoring przemysłowy); b. zainstalowanie w pomieszczeniach na parterze budynku krat w oknach, biurka zamykane na klucze; c. ograniczenie dostępu do określonych zasobów poprzez system upoważnień (np. serwerownia); d. codzienne sporządzanie kopii bezpieczeństwa systemów informatycznych TALGOS i SYRIUSZ; e. przechowywanie archiwalnych dokumentów papierowych na regałach metalowych w pomieszczeniach archiwów, oraz szafach metalowych, które są zamykane; 4 Strona 5
9) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczącej operacji finansowych i gospodarczych w PUP określone są m.in. a. Zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie w sprawie wprowadzenia Zasad /polityki/ rachunkowości w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie i obejmują głównie: dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych w sposób rzetelny, pełny i terminowy; instrukcja obiegu kontroli i archiwizowania dowodów księgowych; weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji; b. Zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez Dyrektora i zastępcę i osoby przez niego upoważnione; c. Zarządzeniem Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie w sprawie ramowych procedur udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14 000 euro. 4. Organizacja kontroli zarządczej w IV obszarze Informacja i komunikacja: 1) zapewnienie pracownikom PUP stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te winne być rzetelne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie (np. narady, spotkania grup roboczych, pisma okólne, korespondencja wewnętrzna oraz dostęp do platformy internetowej, publikacje specjalistyczne); 2) pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez: a. przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie skarg i wniosków Klientów Urzędu; b. organizowanie spotkań Dyrektora z pracownikami; c. korespondencję z podmiotami zewnętrznymi. 3) W Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi: a. strona internetowa, b. Biuletyn Informacji Publicznej, c. wewnętrzna poczta elektroniczna TALGOS d. korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna, odbywająca się zgodnie z trybem i zasadami podpisywania pism i obiegu dokumentów określonymi w Instrukcji kancelaryjnej oraz w Regulaminie Organizacyjnym. e. system dekretowania przychodzącej poczty; kontakt telefoniczny z pracownikami f. spotkania w ramach zespołów tematycznych. 5 Strona 6
5. Organizacja kontroli zarządczej w V obszarze Monitorowanie i ocena: 1) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, które ma na celu bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Dyrektor, zastępca, Główna księgowa kierownicy oraz koordynatorzy Referatów zobowiązani są do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zakresem zadań i kompetencji określonych w Regulaminie Organizacyjnym PUP a w razie ujawnienia słabości lub problemów do zastosowania środków mających na celu rozwiązanie problemu i usprawnienie systemu kontroli zarządczej. 2) Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez: a. samoocenę, b. nadzór, c. kontrole wewnętrzne i zewnętrzne. 3) Zidentyfikowane ryzyko i ustalone metody jego ograniczenia do akceptowalnego poziomu są na bieżąco monitorowane przez Dyrektora oraz kierowników Referatów, którzy oceniają zakres i poziom ryzyka oraz skuteczność i adekwatność wyznaczonych przez Dyrektora mechanizmów kontrolnych w trakcie bieżących działań. 4) Kierownicy Referatów są zobowiązani do przedstawienia Zespołowi ds. kontroli zarządczej wyników monitoringu zagrożeń w okresach półrocznych w terminie do 15 dnia miesiąca po danym półroczu. 5) Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Pszczynie przedkłada Staroście do dnia 15 stycznia każdego roku oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w PUP, sporządzonego w oparciu o udokumentowana analizę ryzyka. 6 Strona 7
Załącznik nr 1a Do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie Cele kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie Lp. 1. 2. 3. Cel kontroli zarządczej (zapewnienie Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi Skuteczność i efektywność działania Wiarygodność sprawozdań Podstawa prawna pkt 1 ustawy pkt 2 ustawy pkt 3 ustawy Czynności, które należy podjąć dla osiągnięcia celu Analiza poszczególnych funkcji, celów i podstaw funkcjonowania w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie, na podstawie weryfikacji aktów prawnych powszechnie obowiązujących, aktów prawa miejscowego. Ocena wewnętrznych aktów normatywnych (zarządzenia, instrukcje, wytyczne procedury) opracowanych w PUP. Stwierdzanie formalno prawnej prawidłowości wprowadzanych zarządzeń, zawieranych umów, udzielanych upoważnień i pełnomocnictw. Ocena poziomu realizacji wykonywanych zadań (celów) w stosunku do kosztów ich osiągnięcia. Zastosowanie mierników osiągania celów. Poszukiwanie alternatywnych tańszych rozwiązań. Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki. Osoby realizujące 1. Kierownicy i koordynatorzy Referatów na bieżąco, 2. Audytor Starostwa Powiatowego w ramach zadań zapewniających i doradczych, 3. Radca prawny kontrola formalnoprawna zarządzeń, zawieranych umów, udzielanych upoważnień i pełnomocnictw. 1.Główny Księgowy na bieżąco, 2.Kierownicy i koordynatorzy Referatów na bieżąco, 3.Audytor Starostwa w ramach zadań zapewniających i doradczych, 4. Dyrektor Urzędu akceptacja proponowanych rozwiązań. 1.Referat finansowo-księgowy na bieżąco, 2.Kierownicy i koordynatorzy Referatów na bieżąco, 3.Inspektor Starostwa ds. kontroli kontrola następcza, 4.Audytor Starostwa w ramach zadań zapewniających i doradczych. 1 Strona 8
4. Ochrona zasobów 5. 6. 7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania Efektywność i skuteczność przepływu informacji Zarządzanie ryzykiem pkt 4 ustawy pkt 5 ustawy pkt 6 ustawy pkt 7 ustawy Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Analiza adekwatności procedur bezpieczeństwa wytwarzanych, przechowywanych i udzielanych informacji. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności zasad poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich wagi i przeznaczenia. Stosowanie przyjętego Kodeksu postępowania etycznego a także Procedur przeciwdziałaniu mobbingowi w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie. Ocena aktualnie funkcjonującego systemu wytwarzania, przetwarzania i wykorzystywania informacji dla osiągnięcia wyznaczonych celów (realizacji zadań). Weryfikacja jakości przepływu informacji w systemie zarządzania jednostką. Zdefiniowanie obszarów i czynników ryzyka w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie wraz z określeniem mierników i mechanizmów kontroli oraz wskazaniem właścicieli ryzyk zaaprobowane przez Dyrektora PUP w formie kart ryzyk. Monitoring ryzyka w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie. 1.Główny Księgowy na bieżąco, 2.Informatyk na bieżąco, 3.Kierownicy i koordynatorzy Referatów na bieżąco, 4.Audytor Starostwa w ramach zadań zapewniających i doradczych. Wszyscy pracownicy na bieżąco. 1.Kierownicy i koordynatorzy Referatów na bieżąco; 2. Audytor Starostwa w ramach zadań zapewniających i doradczych. 1.Kierownicy i koordynatorzy komórek analiza ryzyka, monitoring; 2.Dyrektor PUP - akceptacja kart ryzyk; 3.właściciele ryzyk realizacja przypisanych mechanizmów kontroli, monitoring; 4.Audytor Starostwa w ramach zadań zapewniających i doradczych. 2 Strona 9
. (Nazwa i adres jednostki) Załącznik nr 1b Do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie INFORMACJA O SPOSOBIE ZORGANIZOWANIA I FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA ROK. Lp. ZAGADNIENIE TAK NIE UWAGI 1 1 2 3 4 5 1. Czy zorganizowano i zapewniono adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej (uwzględnieniem specyfiki i charakteru jednostki)? 2. Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej zapewniono: 1) Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) Skuteczność i efektywność działania 3) Wiarygodność sprawozdań 4) Ochronę zasobów 5) Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania 6) Efektywność i skuteczność przepływu informacji 3. 7) Zarządzanie ryzykiem Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej uwzględniono Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów, zawarte w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84)?. (data, podpis i pieczęć kierownika jednostki) 1 W przypadku zaznaczenia odpowiedzi NIE w kolumnie nr 4, proszę podać przyczyny oraz planowany termin uwzględnienia danego zagadnienia w systemie kontroli zarządczej. Strona 10
Załącznik nr 1c Do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Pszczynie Procedura identyfikacji, analizy oraz określenia reakcji na ryzyko z zastosowaniem arkusza roboczego programu MS Excel pn. rejestr. zarządzanie ryzykiem.xls Etap analizy ryzyka 1.Określenie celów i zadań komórki w rocznej perspektywie. Pierwszym etapem prac jest ustalenie celów i zadań poszczególnych komórek organizacyjnych PUP w oparciu o Regulamin Organizacyjny Urzędu oraz budżet jednostki. 2. Identyfikacja zdarzeń/czynników ryzyka mogących zagrozić lub utrudnić realizację celu. Drugi krok ustalanie poziomu apetytu na ryzyko (tj. wielkości ryzyka, jakie jednostka jest gotowa podjąć w celu realizacji celu zanim uzna, że konieczna jest interwencja.) Przykładowe kategorie zdarzeń/czynników ryzyka: otrzymywanie niepełnych, nieadekwatnych, nieterminowych danych niezbędnych do realizacji zadań; braki kadrowe; zmieniające się przepisy prawa; niewystarczające środki budżetowe; wadliwe działanie infrastruktury sieciowej; przewlekłe procedury przetargowe. 3. Ocena zidentyfikowanych czynników ryzyka inherentnego (bez mechanizmów kontroli) i rezydualnego (po zastosowaniu mechanizmów Sposób wypełnienia arkusza 1. Wiersz 2 Należy określić i wpisać cel/cele jakie komórka ma do osiągnięcia w ciągu roku. W drugiej części wiersza. Ponadto w wierszu tym należy wpisać oznaczenie komórki organizacyjnej PUP. 2. Kolumna 2 Należy wskazać zadania jakie komórka realizuje dla osiągnięcia celów. 3. Kolumna 3 Dla powyższych zadań należy określić w miarę możliwości mierniki stopnia ich realizacji. 1. Kolumna 4 Nie należy wypełniać dotyczy budżetu zadaniowego. 2.Kolumna 5 Należy określić zdarzenia/czynniki ryzyka, mogące mieć negatywny wpływ na realizację zadań i celów. 3. Kolumna 6 W następnej kolejności należy określić, czy zidentyfikowane zdarzenie/czynnik ryzyka ma charakter ryzyka zewnętrznego (nie mamy wpływu) czy wewnętrznego (mamy wpływ). 4. Kolumna 7 należy ustalić kategorię zdarzenia/czynnika ryzyka wg podziału: ryzyko finansowe/organizacyjne/legislacyjne/technologiczne/ fizyczne/ inne. 5. Kolumna 14 Dla zidentyfikowanych zdarzeń należy ustalić poziom akceptowalnego apetytu na ryzyko, obrazującego poziom ryzyka jaki komórki organizacyjne są gotowe podjąć przy realizacji zadań. Poziom apetytu na ryzyko powinien zostać określony dla każdego zdefiniowanego zdarzenia w skali od 1 do 25 punktów (1. Tak określone przez kierowników komórek organizacyjnych poziomy apetytu na ryzyko w dalszym etapie prac podlegać będą weryfikacji przez Dyrektora. 1. Kolumna 8 Należy wskazać oszacowane w skali 1 5 prawdopodobieństwo wystąpienia zidentyfikowanego zdarzenia. Strona 11
kontroli) wraz z określeniem skuteczności mechanizmów kontrolnych. W celu ustalenia stopnia wpływu zdarzeń na realizacje celów i zadań, należy dokonać oceny zdarzeń pod kątem prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnych skutków ich negatywnych następstw. Skala oceny prawdopodobieństwa zawiera się w przedziale liczb naturalnych od 1 do 5, gdzie: 1 oznacza przedział prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia/ryzyka od 0% do 20%; 2 oznacza przedział prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia/ryzyka od 21% do 40%; 3 oznacza przedział prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia/ryzyka od 41% do 60%; 4 oznacza przedział prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia/ryzyka od 61% do 80%; 5 oznacza przedział prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia/ryzyka od 81% do 100% Skala oceny skutków następstw wystąpienia zdarzeń/ryzyk zawiera się w przedziale liczb naturalnych od 1 do 5, gdzie: 1 oznacza minimalny negatywny skutek; 2 oznacza niewielki negatywny skutek; 3 oznacza średni negatywny skutek; 4 oznacza poważny negatywny skutek; 5 oznacza bardzo poważny negatywny skutek. 4. Analiza wyników oceny ryzyka na poziomie zadań oraz określenie czynności zmierzających do minimalizacji ryzyka. Należy dokonać porównania ustalonego na etapie planowania poziomu apetytu na ryzyko z szacunkową wartością ryzyka rezydualnego (tj. po zastosowaniu określonych mechanizmów kontroli). Program, w zależności od wyniku przewiduje następujące kategorie reakcji na ryzyko: akceptacja niepodejmowanie działań 2. Kolumna 9 należy wskazać szacowany w skali 1 5 skutek przewidywanych niekorzystnych zdarzeń. 3. Kolumna 10 przedstawiony zostanie w sposób automatyczny wynik obliczenia prawdopodobieństwa oraz skutku zdarzenia/czynnika ryzyka dla ryzyka inherentnego (8x9). 4. Kolumna 11 należy przedstawić istniejące już mechanizmy kontrolne wdrożone w komórce, służące minimalizacji ryzyka niezrealizowania zadania. 5. Kolumna 12 należy dokonać oceny skuteczności wskazanych wcześniej mechanizmów kontrolnych, w skali 1 25 punktów, gdzie: 1 Oznacza bardzo słabą skuteczność mechanizmów kontrolnych, 25 oznacza bardzo dużą skuteczność mechanizmów kontrolnych. 6. Kolumna 13 przedstawiona zostanie w sposób automatyczny wartość ryzyka rezydualnego dla danego zdarzenia (różnica oceny szacowanego ryzyka inherentnego oraz skuteczności mechanizmów kontrolnych). 1. Kolumna 15 W wyniku automatycznego porównania wskazanych wielkości, w ramach poszczególnych zidentyfikowanych zdarzeń/czynników ryzyka wskazana zostanie informacja o sposobie dalszego postępowania. Możliwe są dwa warianty: Ryzyko akceptowalne gdy oszacowany poziom ryzyka rezydualnego zdarzenia jest niższy aniżeli wskazany poziom apetytu na ryzyko dla danego zdarzenia; Reakcja na ryzyko gdy oszacowany poziom ryzyka rezydualnego zdarzenia. 2. Kolumna 16 W przypadku gdy poziom ryzyka rezydualnego zidentyfikowanego zdarzenia/ryzyka jest wyższy aniżeli poziom apetytu na ryzyko, należy dokonać wyboru jednej z sugerowanej automatycznie możliwości reakcji na Strona 12
dodatkowych mających ograniczyć prawdopodobieństwo lub skutek wystąpienia danych zdarzeń; dzielenie się podjęcie działań mających na celu ograniczenie prawdopodobieństwa I efektów ryzyka poprzez przekazanie całego lub części ryzyka innemu podmiotowi, np. zakup polis ubezpieczeniowych; ograniczenie podjęcie działań w kierunku ograniczenia prawdopodobieństwa lub skutku wystąpienia danego zdarzenia, poprzez podjęcie działań zmierzających do minimalizacji ryzyka; unikanie odejście od działań, które wiążą się z ryzykiem. 5. Określenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie działań. 6. Określenie terminu wdrożenia oraz charakteru działań zmierzających do minimalizacji ryzyka. ryzyko (tj. akceptacja dzielenie się ograniczenie unikanie). 3. Kolumna 17 należy przedstawić krótki opis działań, które mają służyć minimalizacji zdefiniowanych ryzyk. 1. Kolumna 18 Kierownik komórki wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację wskazanych działań. 1. Kolumna 20 Dla wskazanych działań należy określić termin ich wdrożenia. W przypadku czynności realizowanych w sposób ciągły należy wpisać informację na bieżąco. 2. Kolumna 21 każdorazowo zawarta będzie informacja generowana automatycznie nt. terminu pozostałego do wdrożenia wskazanych mechanizmów kontroli. W przypadku gdy reakcja na zidentyfikowane ryzyko będzie realizowana na bieżąco lub w przypadku gdy wartość ryzyka rezydualnego będzie niższa aniżeli wartość akceptowalnego poziomu apetytu na ryzyko nie zostanie określony termin pozostały do wdrożenia reakcji na ryzyko (komunikat: brak daty ). Strona 13