Jak prawidłowo zorganizować, przeprowadzić i udokumentować zebranie sprawozdawczo-wyborcze wyborcze oddziału u Zrzeszenia w 2013 r.
Jak należy y zwołać zebranie walne oddziału? 1. Decyzje o terminie podejmuje Zarząd oddziału; 2. Co najmniej na 2 tygodnie przed zebraniem należy o nim poinformować członków oddziału.
Zarząd d oddziału u na walne zebranie wyborcze jest zobowiązany zany do przygotowania następuj pujących dokumentów: Sprawozdanie merytoryczne z działalności oddziału w kadencji 2010-2013; Sprawozdanie finansowe z kadencji 2010-2013; Listę członków oddziału; Dokumentację zapłaconych składek członkowskich.
Zarząd oddziału sprawozdania przygotować powinien na tyle wcześniej, by zapoznać się z nimi mogła Komisja Rewizyjna oddziału, która na zebraniu walnym przedstawia własne sprawozdanie, w którym ocenia działalność Zarządu oraz wnioskuje o udzielnie mu (bądź nie) absolutorium.
Zarząd powinien zadbać również o to, by ze sprawozdaniami zapoznali się członkowie oddziału. Dobrą praktyką jest przesłanie sprawozdań członkom wraz z zaproszeniami na zebranie. Ewentualnie przygotować należy kopie sprawozdania do wglądu w czasie zebrania walnego. Choć Zarząd ma obowiązek przedstawić sprawozdanie w czasie samego zebrania, jednak należy pamiętać, że trudno by członkowie byli w stanie w pełni świadomie przyswoić jego treść i powinno to być raczej omówienie znanego wszystkim członkom dokumentu, niż prezentacja nieznanego dotąd tekstu.
W czasie zebrania pamiętać należy o kilku podstawowych zasadach: Prawo udziału w głosowaniach mają tylko członkowie oddziału, mający opłacone składki za rok 2012. Prawo uczestnictwa oraz udziału w dyskusjach mają wszyscy członkowie oddziału ZKP! Pełnoprawne członkostwo w Zrzeszeniu następuje praktycznie dopiero w momencie wręczenia danej osobie legitymacji (formalnie w momencie decyzji Zarządu Głównego)!
Prowadzący zebranie powinien zawsze pilnować by w punktach, w których przewidywana jest dyskusja, umożliwić zabranie głosu wszystkim chętnym członkom oddziału. Niedopuszczalne jest wpływanie (tak otwarte, jak i kuluarowe) osób nie będących członkami oddziału na wybory personalne w trakcie zebrania. Wyznacza się zawsze dwa terminy zebrania. Gdy nie ma kworum (co najmniej 50% członk onków w oddziału) zebranie może zacząć się dopiero w II terminie.
W zaproszeniu powinien być podany planowany porządek obrad, lub najważniejsze punkty merytoryczne zebrania. Zebranie walne otwierać powinien prezes oddziału i po przywitaniu zebrani powinni przegłosować porządek obrad. Głosowanie to powinna poprzedzać prośba o uwagi do tej propozycji. W przypadku kontrowersji punkty sporne należy przegłosować. dr
Zebrania walnego nie powinien prowadzić Prezes Oddziału, ani, jak jest to możliwe, żadna z osób chcąca startować do nowych władz. Po przyjęciu porządku następuje wybór przewodniczącego i sekretarza (protokolanta) zebrania. Można tutaj też przyjąć odwrotną kolejność. Przed częścią merytoryczną zebrania wybrać należy trzy komisje: mandatową, skrutacyjną oraz uchwał i wniosków. Komisje powinny być co najmniej trzyosobowe, jedynie w przypadku naprawdę małej frekwencji liczbę tą można zmniejszyć do dwóch osób. Każda komisja powinna stworzyć protokół ze swoich prac, który przekazuje po zebraniu nowo wybranym władzom do akt. dr
Komisje po wyborze konstytuują się, wybierając swoich przewodniczących i sekretarzy. Komisja mandatowa, na podstawie listy obecności i informacji dostarczonych przez Zarząd ustala kto, z obecnych na spotkaniu może brać udział w głosowaniu. Prawo to mają jedynie członkowie oddziału, mający opłacone składki za 2012 rok! Członkowie Komisji przypilnować również powinni, by wszyscy obecni podpisali listę obecności.
Komisja skrutacyjna liczy głosy w trakcie kolejnych głosowań i wyniki podaje do protokołu. Z wyborów personalnych (do władz oddziału) powinna sporządzić osobne protokoły. Na potrzeby tych wyborów przygotować także powinna karty do głosowania oraz urnę. Członkowie komisji skrutacyjnej nie mogą kandydować w jakichkolwiek wyborach w trakcie zebrania! Wybory personalne zawsze są tajne!
Komisja uchwał i wniosków spisuje padające w trakcie zebrania wnioski, które pod koniec powinny być przedstawione i przegłosowane oraz przygotowuje uchwały, które po przyjęciu podpisane zostają przez przewodniczącego zebrania. Są to uchwały: uchwała udzieleniu absolutorium ustępującemu zarządowi; uchwała wyboru nowego prezesa; uchwała wyboru nowego zarządu; uchwała wyboru komisji rewizyjnej; uchwała wyboru delegatów na zjazd delegatów ZKP. Pamiętać należy, że kopie uchwał o wyborze nowych władz, przekazuje się, razem z listą obecności, do odpowiednich organów administracyjnych nadzorujących funkcjonowanie oddziału (starosta lub KRS) oraz Zarządu Głównego ZKP.
Po przeprowadzeniu części organizacyjnej zebrania należy przystąpić do przedstawienia sprawozdań, które wieńczyć powinna dyskusja, kończąca się głosowaniem nad absolutorium dla ustępującego Zarządu. Następnie zebrani przystąpić powinni do wyboru nowych władz. Zgodnie ze statutem ZKP Prezes oddziału może być wybierany osobno lub łącznie z innymi członkami Zarządu. Każda zgłoszona do kandydowania osoba musi wyrazić na to zgodę. Dopuszczalny jest wybór osoby nieobecnej na zebraniu (członka oddziału nie zalegającego ze składkami) po przedstawieniu jej pisemnej zgody na ubieganie się o tą funkcję.
Po wybraniu Prezesa oraz członków Zarządu, można ogłosić krótką przerwę w celu ukonstytuowania się tego organu i podziału obowiązków w jego obrębie. Po wyborze Zarządu dokonuje się wyboru Komisji Rewizyjnej oraz delegatów na zjazd walny.
Pamiętać należy o novum: wybieramy delegatów w liczbie zależnej od liczby członków oddziału obecnych na zebraniu walnym! W proporcji 1 delegat na każdą rozpoczętą ósemkę obecnych członków. Przyjąć należy, że do tego rachunku należy wliczyć wszystkich członków oddziału obecnych na zebraniu walnym, którzy złożyli swoje podpisy na liście obecności i brali udział w zebraniu, nawet gdy musieli je opuścić przed wyborem delegatów.
Po wyborach następuje część końcowa zebrania. Należy tutaj pamiętać o przedstawieniu wniosków zebranych przez Komisję uchwał i wniosków i ich przyjęciu lub odrzuceniu. Wnioski takie oraz wszystkie inne postanowienia zebrania walnego należy ująć w formę uchwały, lub kolejnych uchwał (o numeracji 1/2013 itd.). Uchwała powinna zawierać datę oraz opis czego dotyczy. Pod każdą uchwałą podpisać się powinien prowadzący zebranie oraz sekretarz zebrania, zaś jej przyjęcie odnotowane powinno być w protokole.
Oddziały pamiętać powinny o fakcie, że informację o wyborze nowych władz przekazać powinny organowi nadzorującemu (staroście) oraz (te z osobowością prawną) Krajowemu Rejestrowi Sądowemu. Do KRS składa się formularz podstawowy KRS Z20 oraz formularze szczegółowe KRS- ZK wraz z kopiami odpowiednich uchwał w załączniku. Do tego wniosku załącza się również listę obecności dlatego warto na zebraniu zbierać podpisy na dwóch egzemplarzach.
Zebrania walne w oddziałach należy przeprowadzić pomiędzy 1 kwietnia a 7 października 2013 r. Po odbytym zebraniu do Zarządu Głównego przesłać należy informację o zmianach we władzach, wybranych delegatach, listę członków oddziału, kopię sprawozdań wraz z kopią listy obecności na zebraniu. Informacje te trafić powinny do Zarządu Głównego do 15 października b.r.
Sekretarz zebrania opracowuje protokół zebrania walnego, który dokumentuje jego przebieg. Jeżeli jest taka techniczna możliwość, to warto protokół przyjąć już na końcu bieżącego zebrania. Zazwyczaj jednak jest on przyjmowany na początku kolejnego zebrania walnego. Pod protokołem podpisuje się jego autor oraz przewodniczący zebrania.
Prowadzący zebranie walne powinni zawsze mieć pod ręką statut ZKP i wytyczne dotyczące wyborów przesłane przez Biuro ZG ZKP. Warto skorzystać także ze wskazówek zawartych na portalu www.ngo.pl
Dziękuje za uwagę