Instytucja Pośrednicząca dla Priorytetu IV PO KL Narodowe Centrum Badań i Rozwoju 1
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. 2
Za kwalifikowalne można uznać wszystkie wydatki, jeżeli: są niezbędne dla realizacji projektu bezpośredni związek z celami projektu, są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu (wniosek), są konkurencyjne i efektywne tj. nie zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych, spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat), są udokumentowane, zostały faktycznie poniesione, są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego. 3
Przykładowe wydatki kwalifikowalne: wynagrodzenia personelu (osób realizujących projekt): wynagrodzenie brutto, składki na ubezpieczenia społeczne, składka na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. 13 ) jest kwalifikowalne proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w ramach projektu i o ile zostało poniesione przed złożeniem końcowego wniosku o płatność. 4
Przykładowe wydatki kwalifikowalne: amortyzacja: kwalifikowalne są odpisy amortyzacyjne aktywów niezbędnych do realizacji projektu, zakup aktywu nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej, kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu, wartość odpisów amortyzacyjnych obliczana została zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. 5
Przykładowe wydatki kwalifikowalne: opłaty finansowe i inne: koszty prowadzenia wyodrębnionego rachunku bankowego, koszty przelewów bankowych, koszty ustanowienia zabezpieczenia umowy, koszty porad prawnych, podatek VAT, jeśli beneficjent nie może go odzyskać w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług 6
Katalog wydatków niekwalifikowalnych podatek VAT, jeśli może zostać odzyskany przez beneficjenta w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury, zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów (z wyj. wydatków w ramach crossfinancingu), odsetki od zadłużenia, koszty audytu - nie jest wymagany przez Instytucję Pośredniczącą 7
Katalog wydatków niekwalifikowalnych wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie, wydatki związane z umową leasingu np. marża finansującego, odsetki, opłaty ubezpieczeniowe, koszty prowizji w ramach operacji wymiany walut, wydatek na zakup środka trwałego, który był współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, koszty kar i grzywien, składka na PFRON, nagrody jubileuszowe. 8
Zatrudnianie personelu Definicja personelu: Wszystkie osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie: stosunku pracy; stosunku cywilnoprawnego; osoby samozatrudnione; osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. Osoba samozatrudniona - osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczązaangażowana jako personel w projekcie, którego jest beneficjentem 9
Zatrudnianie personelu Wydatki związane z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w więcej niż jeden projekt o ile obciążenie wynikające z pracy w kilku projektach nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji wszystkich zadań powierzonych tej osobie. Na pracowniku ciąży obowiązek: - prowadzenia ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów, w które jest zaangażowany; - udostępniania beneficjentowi ww. ewidencji godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu beneficjenta. Ewidencja godzin i zadań: powinna mieć charakter dziennika zajęć danej osoby zaangażowanej jako personel w kilku zadaniach w jednym projekcie lub w kilku projektach wskazanie jakie zadania w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach dana osoba wykonywała każdego dnia nie jest obligatoryjne szczegółowe wskazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy 10
Zatrudnianie personelu - stosunek pracy Wszystkie zadania, w których realizację zaangażowany jest dany pracownik beneficjenta powinny zostać uregulowane w ramach umowy o pracę (zakaz zatrudniania pracowników projektu na podstawie umów cywilnoprawnych). Wydatki związane z wynagrodzeniem personelu muszą odpowiadać stawkom, które beneficjent stosuje w przypadku angażowania personelu do zadań realizowanych przez ten podmiot poza projektem. Nie są kwalikowalne wynagrodzenia określane na podstawie stawek wynikających z regulaminów wynagradzania utworzonych wyłącznie do angażowania personelu do projektów unijnych. 11
Zatrudnianie personelu - stosunek cywilnoprawny zgodność z prawem krajowym (ustalenie, czy charakter pracy zlecanej pozwala na uznanie jej za umowę zlecenia bądź umowę o dzieło). brak możliwości zawierania umów cywilnoprawnych z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie. Umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę: umowa o pracę zawarta poza projektem/projektami + umowa cywilnoprawna w ramach projektu = dozwolone wyłącznie w uzasadnionych przypadkach i po spełnieniu przesłanek określonych w Wytycznych. Warunki zaangażowania: zgodne z przepisami krajowymi tj. praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy. zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony. zaangażowanie w ramach stosunku pracy pozwala na efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych w realizację zadań w ramach umowy cywilnoprawnej. 12
umowa o pracę zawarta w ramach projektu/projektów + umowa cywilnoprawna w ramach projektu = niedopuszczalne zaangażowanie do nowych zadań = zmiana obowiązków w ramach stosunku pracy Angażowanie jednej osoby w ramach projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej: obciążenie wynikające z wykonywania wszystkich umów nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań w ramach projektu (np. zadania te nie nakładają się na siebie); osoba ta prowadzi ewidencję godzin zaangażowanych we wszystkie zadania w ramach projektu, która może podlegać kontroli (beneficjent powinien zapewnić sobie prawo wglądu w tą ewidencję); rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru wskazującego szczegółowy zakres wykonywanych czynności oraz liczbę godzin dotyczących realizacji danej umowy przy czym warunek ten nie dotyczy umowy o dzieło. 13
Zasada: personel projektu uczestnik projektu Wyjątek (łączne spełnienie poniższych warunków): specyfika projektu zakłada, że personel projektu powinien być objęty wsparciem personel ten nie ma wpływu na rekrutację i dobór pozostałych uczestników projektu sytuacja została opisana we wniosku o dofinansowanie projektu. 14
Zasada efektywnego zarządzania finansami Wprowadzono obowiązek dokonywania przez beneficjenta rozeznania rynku w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 000 zł netto, chyba że zakup jest dokonywany w myśl zasady konkurencyjności lub ustawy Prawo zamówień publicznych. 15
rozeznanie rynku oznacza porównanie cen danego towaru / usługi u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców/usługodawców dla danego towaru / usługi w przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności beneficjent dokonuje opisu towaru lub usługi z najwyższą starannością uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę Beneficjent może stosować inne obowiązujące u niego zasady rozeznania rynku, jeżeli zapewniają one dokonywanie zakupów, w szczególności tych o wartości powyżej 20 tys. zł netto, w sposób racjonalny i efektywny. 16
Udokumentowanie przebiegu procesu rozeznania rynku wymaga formy pisemnej i może polegać m.in. na zarchiwizowaniu: wydruku stron z opisem towarów i ceną; wydruku maili z informacją na temat ceny za określony towar lub usługę; notatki roboczej z rozeznania dokonanego na podstawie wywiadu osobistego lub technicznego potwierdzonej podpisem każdego z wymienionych w jej treści wykonawców. 17
Reguła proporcjonalności Wprowadzona reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Oznacza ona, że kwota rozliczona w ramach zawartej umowy o dofinansowanie projektu powinna być proporcjonalna do stopnia osiągnięcia założeń, określonych we wniosku. 18
Zastosowanie reguły proporcjonalności: następuje w związku z niespełnieniem kryterium lub nieosiągnięciem celu projektu pod warunkiem, że wynika to z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta; nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność. 19
W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub w przypadku nieosiągnięcia celu projektu wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub wskaźnik nie zostały zrealizowane. Zmniejszenie dofinansowania dotyczy kosztów zarządzania projektem, kosztów pośrednich i wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte. Procent nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu. 20
W przypadku projektów partnerskich: Beneficjent jako strona umowy o dofinansowanie odpowiada finansowo przed IP za nieosiągnięcie celu projektu. Beneficjent powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej, aby w przypadku gdy niewykonanie celu projektu jest z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy gdy wszyscy pracują na wspólny rezultat). 21
Zarządzanie projektem Wysokość kosztów zarządzania projektem podlega ocenie na etapie wyboru projektu, która obejmuje w szczególności: zasadność i racjonalność poniesienia kosztów zarządzania w wysokości wskazanej we wniosku o dofinansowanie w zależności od stopnia złożoności projektu i okresu jego realizacji; zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w tym liczby i charakteru zadań przez ten personel wykonywanych; adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu poniesienia wydatków na działania informacyjno-promocyjne w zależności od specyfiki projektu. 22
Limit kosztów zarządzania projektem Wartość projektu 30% wartości projektu do 500 tys. włącznie 25% wartości projektu powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 20% wartości projektu powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 15% wartości projektu powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 10% wartości projektu powyżej 5 mln zł 23
W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie o 10 pkt procentowych w ramach projektu, przy czym przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu podmiot będący stroną umowy uwzględnia zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. 24
wydatki na promocję powinny być ujęte w zarządzaniu projektem, nie stanowią odrębnego zadania (wyjątkiem są projekty informacyjnopromocyjne); wydatki związane z działaniami informacyjno - promocyjnymi powinny być adekwatne do realizowanych działań; ewaluacja nie stanowi kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich. 25
Koszty pośrednie doprecyzowano katalog kosztów pośrednich (katalog zamknięty). wprowadzono stałe ryczałty procentowe i jednocześnie zrezygnowano z konieczności sporządzania metodologii. dwuetapowy sposób wyliczania ryczałtu: I) ustalenie całkowitej wartości projektu; II) ustalenie właściwego % kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem. w sytuacji zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu o wartość ww. zadań zleconych. 26
Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem Beneficjenta: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa wyżej; 27
opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. 28
Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem- bez konieczności dokumentowania wydatków; na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków. Koszty pośrednie nie mogą być rozliczane jednocześnie w oparciu o dwa ww. sposoby. 29
Ryczałt procentowy kosztów pośrednich Wartość projektu 9% kosztów bezpośrednich do 500 tys. włącznie 8% kosztów bezpośrednich powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 7% kosztów bezpośrednich powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 5% kosztów bezpośrednich powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 4% kosztów bezpośrednich powyżej 5 mln zł 30
Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu. W przypadku zlecania realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych. 31
Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków: limit wartościowy kosztów pośrednich, traktowane przy rozliczaniu jako wydatki bezpośrednie tj.: obowiązuje pełne udokumentowanie wydatków, wykazywane we wnioskach o płatność zestawienie poniesionych wydatków, podlegają kontroli na miejscu. 32
Zakupy w ramach cross-financingu cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań; powinny być to wydatki związane z zakresem merytorycznym projektu oraz powinny być powiązane wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu; zakupy dokonywane w ramach cross-financingu nie mogą stanowić odrębnego zadania niepowiązanego z zadaniami merytorycznymi projektu; analiza potencjału projektodawcy wykazanego w pkt. 3.5 wniosku o dofinansowanie projektu (np. w pełni wyposażone sale dydaktyczne a zakupy komputerów, laptopów, projektorów, ekranów, krzeseł oraz biurek w cross-financingu). 33
Zakupy w ramach cross-financingu brak zasadności zakupu bardzo dużej ilości sprzętu IT i sprzętu biurowego; racjonalność kosztów planowanych zakupów np. koszt zakupu laptopa 8 000 zł 10 000 zł; ujmowanie w wydatkach w ramach cross-financingu zakupów wartości niematerialnych i prawych np. oprogramowania, które nie stanowią crossfinancingu; ujmowanie pozycji dotyczących dostosowania i adaptacji budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy (remont stanowi wydatek niekwalifikowalny); zakupy banerów i roll-banerów oraz tablic informacyjnych, których wartość jednostkowa przekracza 350 zł stanowią wydatki w ramach crossfinancingu; w ramach cross-financingu powinien być uwzględniany sprzęt zakupiony w celu przekazania uczestnikom projektu. 34
Konstruowanie budżetów projektów istotne kwestie: koszty zarządzania projektem weryfikacja racjonalności i efektywności, budżet szczegółowy zapisy lub, itp, etc; precyzyjność określania wydatków, zaznaczanie faktu zlecania zadań merytorycznych, oznaczanie wydatków, które tego wymagają jako cross-financing, weryfikacja formy zatrudnienia - etat wraz z wymiarem, umowa cywilno-prawna wraz z godzinami, zasadność zakupu bardzo dużej ilości sprzętu IT i sprzętu biurowego; koszty planowanych zakupów sprzętu (w szczególności w zadaniu zarządzanie projektem) weryfikacja racjonalności i niezbędności, koszty wyposażenia stanowiska pracy kwalifikowalne wyłącznie w przypadku zaangażowania pracownika na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu. 35
Początek okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL 12 grudnia 2006 r. Koniec okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL - 31 grudnia 2015 r. Okres kwalifikowalności wydatków dla danego projektu jest określony w umowie o dofinansowanie zawieranej z beneficjentem, która określa zarówno początkową, jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków w ramach projektu. 36
Źródła zasad kwalifikowalności Prawo wspólnotowe Prawo krajowe Dokumenty programowe Prawo wspólnotowe Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 ustanawiające zasady wdrażania ww. rozporządzenia. 37
Prawo krajowe Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.); Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240); Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 t.j. z poźn. zm.). 38
Dokumenty programowe Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 22 listopada 2010 r. w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej K(2007) 4547 z dnia 28 września 2007 r., zmienioną decyzją z dnia 21 sierpnia 2009 r. nr K (2009) 6607; Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 18 września 2007 r.(z późn. zm., ostatnia z dnia 1 czerwca 2010 r.); System realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu 18 września 2007 r. (z późn. zm.), w tym: Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL z dnia 1 stycznia 2011 r., Zasady finansowania PO KL z dnia 21 grudnia 2010 r. 39
Beata Hawrylik Narodowe Centrum Badań i Rozwoju e-mail: beata.hawrylik@ncbir.gov.pl www.ncbir.gov.pl 40