DELEGACJE KRAJOWE I ZAGRANICZNE Adw. Marcin Górski
ŹRÓDŁA PRAWA ORAZ MIEJSCE ROZPOCZĘCIA I ZAKOŃCZENIA PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
Źródła prawa. Zgodnie z art. 77 5 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. 3
Źródła prawa. Zgodnie z art. 77 5 2 Kodeksu pracy, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowych pracowników zatrudnionych w państwowej albo samorządowej jednostki sfery budżetowej zostały określone w: Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1990, ze zm.) oraz Rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1991, ze zm.). 4
Źródła prawa. Zgodnie z art. 77 5 3 5 Kodeksu Pracy, w przypadku innych pracowników niż zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej należności z tytułu podróży służbowej powinny wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy albo umowy o pracę. Przepisy tych aktów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży na obszarze kraju i poza obszarem kraju w wysokości niższej niż dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W przypadku jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, umowa o pracę nie zawierają odpowiednich postanowień w omawianym zakresie do pracowników zatrudnionych w innej niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej stosuje się przepisy rozporządzeń wydanych na podstawie art. 77 2 Kodeksu pracy. 5
Źródła prawa. Kodeks pracy nie zakazuje ustalania należności z tytułu podróży służbowych dla pracowników sfery budżetowej w kwotach wyższych od przewidzianych w przepisach Rozporządzenia, w układzie zbiorowym pracy (z wyłączaniem pracowników wymienionych w art. 239 3 KP, jeżeli właściwy organ potwierdzi istnienie środków na te wydatki. (Tak, E. Maniewska, Komentarz do art. 77[5] Kodeksu pracy, LEX 2011 r.) 6
Cechy charakterystyczne podróży służbowej. 1) wyjazd pracownika poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy, 2) wyjazd na polecenie pracodawcy, 3) wyjazd w celu wykonywania zadania służbowego. 7
Definicja podróży służbowej w judykaturze. Jak podniesiono w uchwale składu siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 19 listopada 2008 r. wydanej w sprawie o sygn. akt II PZP 11/2008:,,podróż służbowa stanowi nietrwałą zmianę miejsca pracy, następującą na polecenie pracodawcy [ ] pojęcie stałe miejsce pracy odpowiada pojęciu miejsce wykonywania pracy z art. 29 1 pkt 2 kodeksu pracy [ ] miejsce pracy łączy się z rodzajem pracy [ ] miejscem pracy pracownika mobilnego jest obszar, po którym będzie się on poruszał ze względu na rodzaj umówionej pracy. To bowiem stanowi realizację jego zobowiązania i jednocześnie wyklucza możliwość przyjęcia, że pracownik, wykonując taką pracę, odbywa podróże służbowe. 8
Definicja podróży służbowej w judykaturze. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt: I PKN 350/2000). ( ) Stałe wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach umówionego (uzgodnionego) rodzaju pracy nie jest podróżą służbową. Miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym ( ). 9
Podróż służbowa a szkolenie. Art. 103 1. 1. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. 2. Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują: 1) urlop szkoleniowy, 2) zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. 3. Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Art. 103 2. 1. Urlop szkoleniowy, o którym mowa w art. 103 1 2 pkt 1, przysługuje w wymiarze: 1) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, 2) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego, 3) 6 dni - dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, 4) 21 dni w ostatnim roku studiów - na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego. 2. Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. 36
Podróż służbowa a szkolenie. Art. 103 3. Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Art. 103 4 1. Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. 2. Umowa, o której mowa w 1, nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy niniejszego rozdziału. 3. Nie ma obowiązku zawarcia umowy, o której mowa w 1, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. 11
Podróż służbowa a szkolenie. Art. 103 5. Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe: 1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji, 2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 103 4, nie dłuższym niż 3 lata, 3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94 3, 4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94 3, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach - jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Art. 103 6. Pracownikowi zdobywającemu lub uzupełniającemu wiedzę i umiejętności na zasadach innych, niż określone w art. 103 1-103 5, mogą być przyznane: 1) zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia, 2) urlop bezpłatny - w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem. 12
Projektowane zmiany. Projekt Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2012 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. 1) Uregulowanie podróży służbowych na terenie kraju i zagranicą w jednym Rozporządzeniu, 2) Podwyższenie stawek diet a także urealnienie limitów noclegowych, 3) Modyfikacja, w tym uproszczenie, ujednolicenie i uściślenie przepisów. 13
Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej na obszarze kraju. Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. 14
Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej poza obszarem kraju. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji: 1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; 2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju; 3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego. 15
Czas i miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży służbowej poza obszarem kraju. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 marca 2000 r. (sygn. akt I SA/Lu 1747/98),,( ) Czas podróży służbowej liczy się w sposób ciągły od chwili przekroczenia granicy w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy w drodze powrotnej doi kraju, bez uwzględniania pory dziennej lub nocnej, godziny zmiany daty itp., a dobę stanowi czas każdych 24 godzin niezależnie od godziny, w której ten okres czasu się zaczyna ( ). Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 listopada 2000 r. (I PKN 108/00),,( ) czas podróży służbowej poza granicami kraju rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej i dlatego ryczałt przysługujący pracownikowi z tytułu takiej podróży nie obejmuje czasu dojazdu do granicy oraz czasu oczekiwania na odprawę celną ( ). 16
Świadczenia przysługujące z tytułu podróży służbowych. 1) diety; 1) zwrot kosztów przejazdów; 2) zwrot kosztów noclegów; 3) zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej; 4) zwrot innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 17
DIETY
Diety z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcie podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, b) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: a) do 8 godzin przysługuje połowa diety, b) ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. 19
Diety z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju projektowane zmiany. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 30 zł za dobę podróży. Kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnie wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie 25 % diety, 2) obiad 50 % diety, 3) kolacja 25 % diety. 20
Diety z tytułu podróży służbowych poza obszarem kraju. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diet za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dietę oblicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę podróży: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje ½ diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie 15% diety, 2) obiad 30% diety, 3) kolację 30% diety, 4) inne wydatki 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości diety. 21
Diety z tytułu podróży służbowych poza obszarem kraju projektowane zmiany. Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Dietę oblicza się w następujący sposób: 1) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości, 2) za niepełną dobę podróży: a) do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, b) ponad 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, c) ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio na: 1) śniadanie 15% diety, 2) obiad 30% diety, 3) kolację 30% diety, Pracownikowi, który otrzymuje za granicą należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości 22 diety.
Sposób ustalania diet i innych wydatków w podróży zagranicznej z przemieszczaniem się na terenie kraju projektowane zmiany. W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 (podróż krajowa) stosuje się odpowiednio. 23
POZOSTAŁE KWESTIE DOTYCZĄCE PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH ŁĄCZNIE Z ZAGADNIENIAMI PODATKOWYMI
Zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza obszarem kraju. Cena biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Zwrot kosztów przejazdu samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie będącym własnością pracodawcy obliczony jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art.34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r., Nr 204, poz. 2088, ze zm.). 25
Zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza obszarem kraju - projektowane zmiany. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Zwrotu kosztów przejazdu dokonuje się w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. W przypadku nieprzedstawienia przez pracownika biletów lub rachunków albo udokumentowania nimi tylko części kosztów przejazdu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na trasie nieudokumentowanej biletami lub rachunkami, w wysokości (nieprzekraczającej) ceny biletu środka transportu określonego przez pracodawcę, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu. 26
Zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza obszarem kraju - projektowane zmiany. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. 27
Zwrot kosztów noclegów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju. Zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety przysługuje pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłoży rachunku oraz w przypadku gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 28
Zwrot kosztów noclegów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju projektowane zmiany. Zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, jednak nie większe za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (w uzasadnionych przypadkach może być wyższa). Ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety przysługuje pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłoży rachunku oraz w przypadku gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. 29
Zwrot kosztów noclegów z tytułu podróży służbowych poza obszarem kraju. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przyjazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Zwrot kosztów noclegów nie przysługuje jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg. 30
Zwrot kosztów noclegów orzecznictwo. Wyrok SN z dnia 19 marca 2008 r. (sygn. akt: I PK 230/07). (...) umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia pracownikowi bezpłatnego noclegu (...). 31
Zwrot kosztów poruszania się komunikacją miejscową w przypadku podróży służbowych na obszarze kraju. Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Niniejszej regulacji nie stosuje się, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. 32
Zwrot kosztów poruszania się komunikacją miejscową z tytułu podróży służbowych poza obszarem kraju. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego (tzw. dieta dojazdowa) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Ryczałt nie przysługuje jeżeli: a) pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym), b) strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd, c) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty. 33
Zwrot kosztów przejazdów z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza obszarem kraju - projektowane zmiany. Pracownikowi, który w czasie podróży służbowej poniósł dodatkowe niezbędne wydatki związane z tą podróżą, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Dodatkowe wydatki obejmują w szczególności opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży pojazdem oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej. 34
Dokumentowanie wydatków z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju oraz poza obszarem kraju. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 35
Dokumentowanie poniesionych wydatków. Nie wymagają udokumentowania: 1) Diety, 2) Ryczałty za przejazd, 3) Ryczałty za nocleg. Wymagają udokumentowania: 1) Koszty przejazdów, 2) Koszty noclegów (jeżeli nie są rozliczane ryczałtowo), 3) Koszty przejazdów (jeżeli nie są rozliczane ryczałtowo). 36
Zaliczki z tytułu podróży krajowej. Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. 37
Zaliczki z tytułu podróży zagranicznej. Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika, zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. 38
Zaliczki z tytułu podróży zagranicznej projektowane zmiany. Za zgodą pracownika, zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych Narodowego Banku Polskiego, o których mowa w przepisach w sprawie walut określanych jako wymienialne, z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia określonego przez Narodowy Bank Polski. 39
Diety oraz zwrot wydatków z tytułu podróży krajowych i zagranicznych jako dochód wolny od podatku. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 UPDOF, wolne od podatku są: diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby nie będącej pracownikiem do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. 40
Szkolenia. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 UPDOF, wolna od podatku jest: wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. 41
Podróż służbowa składki ZUS. Zgodnie z 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 marca 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Z 1998 r., nr 161, poz. 1106), podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. 42
Szkolenie - składki ZUS. Zgodnie z 2 ust. 1 pkt 29 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 marca 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Z 1998 r., nr 161, poz. 1106), podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. 43
SAMOCHÓD
Amortyzacja samochodu osobowego. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 4 UPDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 4 UoPDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 16a 16m, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 EURO, przeliczonej na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. 45
Ubezpieczenie samochodu osobowego. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 49 UoPDOP oraz art. 23 pkt 47 UoPDOF, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 EURO, przeliczona na złote według kursu średniego EURO ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. 46
Straty i remonty. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 50 UoPDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym. 47
Amortyzacja samochodu osobowego interpretacje. Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 7 grudnia 2010 r. (sygn. IPPB5/423-630/10-7/AS). ( ) kosztem uzyskania przychodu dla Spółki w przypadku zbycia samochodów będzie wartość początkowa samochodu pomniejszona o dokonane odpisy amortyzacyjne (stanowiące koszt uzyskania przychodu i niestanowiące kosztu uzyskania przychodu ( ). 48
Amortyzacja samochodu osobowego interpretacje. Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 26 maja 2009 r. (sygn. ILPB3/423-181/09-3/MC). ( ) sposób dokonywania przez Spółkę odpisów amortyzacyjnych od przedmiotowych samochodów osobowych w taki sposób, że odpisy amortyzacyjne będą w całości zaliczane w koszty uzyskania przychodów aż do chwili, gdy łączne odpisy amortyzacyjne zaliczane w koszty uzyskania przychodów zrównają się z kwotą w złotych 20.000 euro, przeliczoną według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania, po czym następnie dokonywane odpisy amortyzacyjne nie będą uznawane za koszty uzyskania przychodów jest nieprawidłowy. Spółka zobowiązana jest zatem do ustalenia jaka część każdego odpisu amortyzacyjnego dotyczy wartości samochodu nieprzekraczającej równowartości 20.000 euro i tylko tę część zaliczyć do kosztów podatkowych. Pozostała część odpisu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie stanowi kosztów uzyskania przychodów. ( ). 49
Amortyzacja samochodu osobowego orzecznictwo. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 lipca 2010 r. (sygn. II FSK 551/10). ( ) spółka jest zobowiązana do ustalenia jaka część każdego odpisu amortyzacyjnego dotyczy wartości samochodu nieprzekraczającej równowartości 20 000 euro i tylko tę część zaliczyć do kosztów podatkowych. Pozostałej części odpisu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt. 4 u.p.d.o.p., nie można uznać za koszty uzyskania przychodów. Środki trwałe służą osiąganiu przychodów przez wiele lat, w związku z czym ustawodawca zdecydował, że związane z nimi wydatki powinny być również rozliczane w dłuższym okresie czasu. Stąd wydatki na ich nabycie, wytworzenie lub ulepszenie - stosownie do art. 16 ust 1 pkt 1 u.p.d.o.p - nie stanowią kosztu uzyskania przychodów ale koszt taki stanowi ich zużycie mierzone amortyzacją ( ). 50
Używanie dla celów działalności gospodarczej samochodów niestanowiących składników majątku podatnika UoPDOP. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 UPDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. 51
Wykorzystywanie prywatnych samochodów pracowników dla celów służbowych. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 UPDOP (art. 23 ust. 1 pkt 36 UPDOF) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez pracodawcę na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokość przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. 52
Elementy ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z art. 16 ust. 5 UPDOP oraz art. 23 ust. 7 UPDOF, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: 1) nazwisko i imię osoby używającej pojazdu oraz adres jej zamieszkani, 2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, 3) kolejny numer wpisu, 4) datę i cel wyjazdu, 5) opis trasy wyjazdu (skąd dokąd), 6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, 7) stawkę za jeden kilometr przebiegu, 8) wartość (tj. iloczyn liczby faktycznie przejechanych km i stawki za 1 km przebiegu), 9) podpis podatnika i jego dane. 53
Samochody służbowe wykorzystywane na cele prywatne podstawa prawna. Zgodnie z art. 11 ust. 2a UoPDOF wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się: 1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia- według cen stosowanych wobec innych odbiorców, 2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione według cen zakupu, 3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku, 4) w pozostałych przypadkach na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnieniu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępniania. 54
Samochody służbowe wykorzystywane na cele prywatne. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 20 sierpnia 2009 (r.,nrippb2/415-361/09-4/mk): ( ) w celu ustalenia wartości świadczenia - Spółka jako pracodawca, która w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nie świadczy usług najmu samochodów, powinna uwzględnić ceny rynkowe stosowane przez firmy zajmujące się wynajmem samochodów tej samej marki. ( ). ( ) Ustalając zatem przychód z udostępniania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika należy wziąć pod uwagę m.in. markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie i porównać z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co Spółka, firmy zajmujące się wynajmem takich samochodów, które po analizie powyższych kryteriów odpowiadają samochodowi wykorzystywanemu przez pracownika ( ). 55
Dziękujemy za udział w szkoleniu: Kancelaria Adwokacka Adwokat Marcin Górski ul. Słomińskiego 5 lok. 122 00-195 Warszawa tel. 22 241 11 95 e-mail: kancelaria@gorski.waw.pl 56