Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 111/11 Wójta Gminy Laskowa z dnia 07 czerwca 2011 r. INSTRUKCJA dotycząca gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych w Urzędzie Gminy w Laskowej 1 Przez użyte w instrukcji określenie rozumie się: 1. Wartości pieniężne krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę. 2. Jednostka obliczeniowa j.o. jednostkę używaną do określenia limitu przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120 krotność przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce uspołecznionej za ubiegły kwartał określonego w komunikacie kontrolnym GUS wg obwieszczenia Prezesa GUS. 3. Transport wartości przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem jednostki organizacyjnej. 2 1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. W pomieszczeniu kasy jest zainstalowane urządzenie alarmowe. W pomieszczeniu kasowym znajduje się okienko poprzez które kasjer przyjmuje wpłaty i dokonuje wypłat. 2. Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dniach pracy Urzędu Gminy oraz w godzinach ustalonych zarządzeniem wewnętrznym. 3 1. Kasjerem może być osoba o minimum średnim wykształceniu, posiadająca nienaganną opinię, nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko prawu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Przyjęcie - przekazanie kasy może nastąpić jedynie protokolarnie w obecności Skarbnika Gminy lub Kierownika Referatu Finansowo - Budżetowego i Podatków i osoby przyjmującej i zdającej. 3. Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie. 4. Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści: W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie. 5. Kasjer powinien posiadać wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi. 4 1. W Urzędzie Gminy kasa Urzędu jest również kasą jednostek organizacyjnych Gminy, a mianowicie: Gminnego Zespołu Obsługi Szkół i Przedszkoli w Laskowej, Zespołu Szkół w Laskowej, Zespołu Szkół w Ujanowicach, Szkoły Podstawowej w Jaworznej, Szkoły Podstawowej w Kamionce Małej, Szkoły Podstawowej w Krosnej, Szkoły Podstawowej
2 w Sechnej, Szkoły Podstawowej w Żmiącej, Samorządowego Przedszkola w Laskowej, Samorządowego Przedszkola w Ujanowicach, Środowiskowego Domu Samopomocy w Ujanowicach, Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Turystyki w Laskowej. 5 1. Transport wartości pieniężnych powinien odbywać się przy udziale osób towarzyszących gdy wartości pieniężne nie przekraczają 0,3 jednostki obliczeniowej. 2. W przypadku gdy kwota wartości pieniężnych przekracza 1,0 jednostki obliczeniowej jej transport podlega ochronie przez uzbrojony konwój. 3. Ze względu na odległość między Urzędem Gminy a bankiem, gotówkę można transportować pieszo przy użyciu zabezpieczenia technicznego. 4. Kasjer zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji o terminach i wysokościach kwot przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. 1. W kasie Urzędu Gminy mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe, a to: 1) gotówka podjęta z rachunków bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków, 6 2) gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy, 3) gotówka i papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu otrzymane od osób prawnych i fizycznych, 4) inne wartości pieniężne za pisemną zgodą Wójta Gminy. 2. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków przeznacza się na cel określony przy jej podjęciu. 3. Gotówka pochodząca z bieżących wpływów odprowadzana jest do banku w dniu jej przyjęcia. Jeżeli wpłaty dokonywane są po godzinie 14-tej to kasjer odprowadza tę gotówkę w dniu następnym. 4. Gotówka podjęta w danym dniu z rachunku sum depozytowych podlega zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, do której depozyt należy, i nie może być wykorzystana na pokrycie innych wydatków jednostki. 7 1. Ujawniona w kasie gotówka, której kasjer nie potrafił udokumentować odpowiednimi dowodami przychodowymi, stanowi nadwyżkę kasową. Na nadwyżkę tę wystawia się pokwitowanie z kwitariusza przychodowego i wprowadza na przychód do raportu kasowego. Suma ujawnionej nadwyżki podlega odprowadzeniu na dochody budżetowe. Wypłaty dokonane z kasy, a nie udokumentowane potwierdzeniem odbioru należności na właściwych dokumentach rozchodowych stanowią niedobór kasowy, za który materialnie odpowiada osoba pełniąca funkcję kasjera. 1. Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi: 8 1) wpłaty gotówki do kasy: własnymi przychodowymi dowodami kasowymi, 2) wpłaty do Banku własnymi rozchodowymi dowodami kasowymi.
3 2. Podstawą do przedstawienia operacji gotówkowych w kasie jest raport kasowy sporządzany w dwóch egzemplarzach druku raportu, z czego jeden egzemplarz oryginał wraz z dowodami dokumentującymi obroty, składany jest w dziale księgowości budżetowej Referatu FBP, natomiast kopia pozostaje w bloku raportu. 3. Dowodami dokumentującymi operacje kasowe są: 1) czek gotówkowy przychód gotówki na określone cele poprzez podjęcie z banku. Podjęte środki pieniężne nie mogą być przeznaczone na inny cel, a tylko wyłącznie na cel określony przy podjęciu gotówki, 2) dowód wpłaty gotówki do kasy powinien zawierać nazwisko i imię, względnie nazwę jednostki wpłacającej, tytuł wpłaty, kwotę w rozbiciu na należności bieżące oraz inne należności, kwotę liczbowo oraz słownie, datę wpłaty oraz podpis kasjera. 4. Do przyjmowania gotówki do kasy stosuje się kwitariusze przychodowe K 103 stanowiące druk ścisłego zarachowania, z czego jedna kopia stanowi udokumentowanie należności. Oryginał przychodowego dowodu kasowego wręcza się wpłacającemu, druga kopia stanowi podstawę rozliczenia kwitariusza przychodowego. 5. Zabronione jest przyjmowanie pieniędzy przez kasjera poza kasą. 6. Formularze przychodowe dowodów kasowych połączone w bloczki powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane, zachowując ciągłość numeracji w całym okresie danego roku sprawozdawczego. Liczba formularzy w każdym bloku powinna być poświadczona przez Wójta Gminy i Skarbnika lub osoby przez nich upoważnione. Na okładce każdego bloczka należy zamieścić: 1) numer kart bloczku formularzy (od nr... do nr..) 2) okres, w którym korzystano z bloku formularzy (od dnia... do dnia...) 7. W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. 9 1. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, to znaczy na podstawie: 1) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzić stempel banku na dowodzie wpłaty, 2) rachunków, faktur, 3) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, diet dla radnych, sołtysów, premii, nagród, 4) własnych źródłowych dokumentów kasowych (np. zaliczki, delegacje, oświadczenia o używaniu pojazdów do celów służbowych, decyzje administracyjne, zakup materiałów lub usług udokumentowanych w szczególnych przypadkach za pomocą oświadczenia), 5) w szczególnych przypadkach: dowody zastępcze (dowód wpłaty/pokwitowanie Kasa przyjmie) - dokumentujące operacje gospodarcze takie jak: opłaty sądowe i notarialne, akty notarialne, 6) dowodów wypłaty KW dowód wypłaty (dotyczy np. nie podjętych płac). 2. Własne dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona. Termin ten nie może być dłuższy niż 7 dni za wyjątkiem zaliczek stałych.
4 3. Jeżeli określone operacje gospodarcze udokumentowane są dwoma lub większą ilością źródłowych dowodów to skarbnik zobowiązany jest ustalić, który z dowodów stanowi podstawę dokonania wypłaty. Źródłowe dowody nie stanowiące podstawy wypłaty powinny zawierać klauzulę nie stanowi podstawy dokonania wypłaty. 4. W dowodach kasowych nie można dokonywać dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat gotówki wyrażonych cyfrowo lub słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych dowodów wpłat gotówki i wystawianie prawidłowych dowodów do udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. 10 1. Przed wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłat. Dowody kasowe nie podpisane przez upoważnione osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Dowody wypłat gotówkowych, muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, podpisane przez Skarbnika Gminy/Głównego księgowego lub osoby upoważnionej oraz zatwierdzone do wypłaty przez Kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w dowodzie kasowym. 3. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały podając słownie kwotę i datę otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Obowiązek wpisywania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty w złotych (np. listy wypłat). Jeżeli rozchodowy dowód kasowy wystawiony jest na więcej niż jedną osobę, to każdy odbiorca kwituje kwotę otrzymanej przez siebie gotówki. 4. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu. 5. Przy wypłacie gotówki osobie nie mogącej się podpisać, na jej prośbę kasjera, może podpisać inna osoba (z wyjątkiem pracownika kasjera zlecającego wypłatę), stwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym. Na rozchodowym dokumencie kasowym zamieszcza się numer, datę i określenie wystawcy dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby otrzymującej gotówkę oraz imię i nazwisko osoby podpisującej jako świadek. Kwotę wypłaca się osobie nie mogącej się podpisać. 6. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej. Upoważnienie powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie własnoręczności podpisu osoby wystawiającej upoważnienie. Potwierdzenie to winno być dokonane przez notariusza lub Wójta Gminy, Sekretarza Gminy, dyrektora/ kierownika zakładu, w którym pracownik wystawiający upoważnienie jest zatrudniony, zakład leczniczy służby zdrowia w razie przebywania pracownika na leczeniu. 11 1. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. 2. Operacje dokonane w danym dniu muszą być w tym dniu wpisane do raportu kasowego, sporządzonego przez kasjera. Wypłaty z list wypłat należy ewidencjonować kwotą obejmującą wypłatę w danym dniu.
5 12 1. Raporty kasowe podlegają ewidencji z zachowaniem dziennej chronologii. Muszą być także rejestrowane w ciągu dnia, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty. Wymóg ten zostaje spełniony w ten sposób, że kasjer prowadzi raport obrotów kasowych, wpisując najpóźniej w końcu dnia roboczego wszystkie dokonane w danym dniu operacje kasowe. Raporty kasowe mogą być sporządzane za jeden dzień lub jeden tydzień, jednak nie mogą wykraczać poza okres sprawozdawczy, czyli miesiąc kalendarzowy. Wypełnienie raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku, wpisy dokonywane są chronologicznie z zachowaniem liczby porządkowej operacji. Raport kasowy zamyka się poprzez sumowanie wpłat i wypłat oraz obliczenie stanu końcowego gotówki. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następny, kasjer podpisuje raport i przekazuje wraz z dowodami kasowymi pracownikowi księgowości budżetowej w Referacie FBP. Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawnej wraz z umieszczeniem podpisu osoby dokonującej tej poprawki oraz wpisania daty dokonania korekty. W przypadku popełnienia błędu w dowodzie kasowym należy go anulować i wystawić nowy prawidłowy dowód kasowy. 13 1. Raporty kasowe kasjer prowadzi oddzielnie dla jednostek wymienionych w 4 niniejszej instrukcji. 2. Dla Urzędu Gminy raporty kasowe sporządza się odrębnie dla każdego rachunku bankowego z podziałem na: 1) raport przychodowy dochody, 2) raport wydatków, 3) raport sum depozytowych, 4) raport dla Funduszu Świadczeń Socjalnych. 14 1. Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się w drodze spisu z natury. 2. Skład zespołu spisowego określa Wójt Gminy. 3. Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej: 1) w ostatnim dniu roboczym roku, 2) przy zmianie kasjera, 3) w sytuacjach losowych, 4) w dowolnym czasie według zarządzenia Wójta. 15 1. Czeki gotówkowe, kwitariusze K-103 ewidencjonowane są przez kasjera jako druki ścisłego zarachowania w oddzielnie na ten cel założonej ewidencji. Ewidencja ta prowadzona jest zgodnie z postanowieniami instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.