Kodeks postępowania w biznesie KAEFER KAE010GI00 Code of Conduct 2013-01-01 PL Rev: 3
Przedmowa Prezesa Jeden zespół jeden kodeks Nasza codzienna praca pracowników realizujących projekty na budowie, zarządzających projektami oraz zarządów firm należących do Grupy KAEFER wpływa na nasz publiczny wizerunek i reputację. Ma to kluczowe znaczenie dla naszego sukcesu nie tylko w odniesieniu do całej Grupy, ale również w ujęciu indywidualnym. Zrównoważone podejście biznesowe, wysokie standardy BHP, satysfakcja klientów i rozwój firmy to wszystko ma bezpośredni wpływ na nasze działania i sposoby w jakie je realizujemy. Nie jesteśmy jedynie monterami izolacji, specjalistami ds. wyposażenia wnętrz, monterami rusztowań, inżynierami czy pracownikami biurowymi wszyscy jesteśmy ambasadorami KAEFER na całym świecie! Każdy z naszych pracowników na całym świecie wpływa i kształtuje KAEFER w skali lokalnej jak i globalnej. Efektem jest firma oparta na wykwalifikowanej kadrze i globalnym systemie wzajemnych powiązań, która realizuje swoją wizję Wyeliminować straty energii poprzez codzienne wypełnianie misji polegającej na oferowaniu klientom najbardziej profesjonalnych, kompletnych rozwiązań izolacyjnych. Musimy oczywiście pamiętać o prawnej i moralnej odpowiedzialności za nasze działania. Zawieranie umów, budowanie relacji z klientami i przestrzeganie zasad BHP to tylko kilka aspektów codziennej działalności, w której niewłaściwe zachowanie może stawiać w niekorzystnym świetle zarówno firmę jak i pracownika. Zróżnicowanie kulturowe naszej Grupy oznacza, że obowiązują nas różne systemy prawne i normy moralne. Jednocześnie musimy wspólnie starać się wykraczać poza granice poszczególnych krajów, w których KAEFER jest obecny, kierując się zasadą: wspólny duch lokalna różnorodność. Z tych właśnie względów zdecydowaliśmy się wprowadzić Kodeks postępowania w biznesie KAEFER. Jest to podstawowy zbiór zasad dla Grupy i wszystkich jej pracowników. Stanowi on wzór dla pracowników KAEFER z całego świata w zakresie profesjonalnego, zrównoważonego i etycznego postępowania w biznesie. Życzę wszystkim dużo satysfakcji z pracy, w firmie w której dla każdego ważnym jest przestrzeganie prawa i etyczne zachowanie. Peter Hoedemaker Prezes Zarządu Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 2
I. Wprowadzenie i zakres WYTYCZNE WIARYGODNOŚĆ ETYCZNE POSTĘPOWANIE KAEFER cechują dobrze wyszkoleni i zmotywowani pracownicy, a także wiedza techniczna, jakość, bezpieczeństwo, innowacja i zorientowanie na klienta. Taki wizerunek firmy jest efektem przestrzegania prawa i etycznego zachowania przez wszystkich naszych pracowników. KAEFER jest zaangażowany w wiele transakcji biznesowych, które wymagają postępowania zgodnego z licznymi przepisami prawa. W efekcie na KAEFER nałożone są różnorakie zobowiązania, które należy wypełnić w określonym czasie. Ponadto firma musi wdrażać niezbędne elementy kontroli, ponieważ nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do znacznych strat finansowych, utraty reputacji i osłabienia pozycji względem konkurencji. Reputacja KAEFER wynika z zachowania i uczciwości naszych pracowników. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER ma na celu pomoc w ochronie wszystkich zatrudnionych przed problemami z prawem i odpowiedzialnością cywilną, we wdrażaniu niezbędnych elementów kontroli w sposób maksymalnie efektywny oraz w optymalizowaniu czynników motywacyjnych pozwalających doskonalić firmowe procesy i procedury. Kodeks ten ma charakter ogólny i nie odnosi się do wszystkich sytuacji rodzących wątpliwości w zakresie postępowania w biznesie. Niemniej stanowi on zbiór wytycznych dla pracowników z całego świata. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER jest wiążącą normą wewnętrzną, obowiązującą dla wszystkich transakcji biznesowych i działań opartych na stosownych przepisach prawa. Odnosi się on do wszystkich osób i podmiotów w Grupie KAEFER, bez względu na ich pozycję lub lokalizację. Każdy kierownik i pracownik odpowiada za przestrzeganie niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER. Jeśli lokalne prawo obowiązujące w danym regionie, kraju lub obszarze działania firmy traktuje zasady opisane w niniejszym kodeksie bardziej rygorystycznie, należy przestrzegać tych bardziej restrykcyjnych zapisów. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 3
II. Obowiązki każdego pracownika KAEFER UCZCIWOŚĆ WSPÓŁDZIAŁANIE W ZAUFANIU WSPÓŁPRACA Każdy pracownik KAEFER ma wkład w tworzenie środowiska pracy, które cechuje sprawiedliwość i zgodna współpraca. Tolerancja i zaufanie w codziennej działalności to podstawowe wartości, w jakie wierzy nasza firma. Ponadto od każdego pracownika wymagane jest odpowiedzialne zachowanie i uczciwość. Należy szanować osobowość i godność każdego człowieka. Wzajemny szacunek wynika z wewnętrznych przekonań i chęci udziału w życiu grupy. Dlatego też należy wspólnie omawiać problemy w miejscu pracy i poszukiwać ich rozwiązań. Tylko w ten sposób można budować atmosferę otwartości, tolerancji i sprawiedliwości. Wszyscy pracownicy KAEFER powinni mieć wkład w budowanie pozytywnej atmosfery poprzez swoje zachowanie w stosunkach międzyludzkich. Współpraca daje możliwość poznania i nabrania szacunku do innych kultur i postaw, co jest cenne i wzbogacające. Zachowanie pracowników świadczy o firmie i kształtuje jej reputację na zewnątrz, a także wpływa na wewnętrzną kulturę. Dlatego też w kontaktach z klientami, dostawcami i innymi osobami spoza firmy, z którymi ma ona relacje biznesowe, pracownicy muszą zachowywać się w sposób uczciwy i pełen szacunku. Każdy pracownik powinien wiedzieć, jakie przepisy prawa odnoszą się do jego zakresu obowiązków, musi ich przestrzegać i informować o nich inne osoby. Ponadto należy przestrzegać postanowień zawartych w umowie o pracę oraz stosownych regulaminach firmowych. W trosce o reputację firmy, niniejszego Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER należy przestrzegać nie tylko w godzinach pracy. Należy postępować zgodnie z zawartymi w nim zasadami również poza miejscem pracy wtedy, gdy ma to wpływ na interesy firmy lub pracownik jest postrzegany jako osoba reprezentująca firmę. Wszyscy pracownicy są zobowiązani pomagać współpracownikom w przestrzeganiu regulaminów, a także współpracować z firmą w odniesieniu do stosowania tych postanowień. Dobra reputacja i sukces KAEFER będą możliwe tylko wtedy, gdy wszyscy wspólnie będziemy przestrzegać opisanych zasad. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 4
III. Obowiązki kierownictwa KAEFER ETYKA DAWANIE PRZYKŁADU HONOR Stosując wytyczne etycznego zarządzania i związane z nim zasady zachowania kierownictwa, jego członkowie powinni wspierać tolerancję i sprawiedliwe zachowanie w miejscu pracy. W ten sposób zachowanie kierownictwa wpłynie na poszanowanie osobowości i godności wszystkich pracowników. Otwarte podejście do zarządzania pracownikami pozwala zbudować atmosferę pracy umożliwiającą wymianę pomysłów. Kierownictwo powinno zapobiegać niedopuszczalnym zachowaniom w ramach wypełniania swoich obowiązków. W sytuacjach konfliktowych członkowie kierownictwa muszą pełnić rolę mediatorów. Każdy kierownik pracujący w KAEFER powinien: > Dawać przykład, przestrzegając Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER i stosownych przepisów prawa > Propagować przestrzeganie tych zasad poprzez poważne traktowanie ich naruszania > Zachęcać swoich podwładnych do zgłaszania wątpliwości, które należy efektywnie rozwiązywać > Pilnować, aby w dążeniu do osiągania celów biznesowych nie zapominać o przestrzeganiu Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 5
IV. Zachowanie w odniesieniu do osób trzecich KRYTERIA PODARUNKI 1. Współpraca z dostawcami, klientami i innymi partnerami biznesowymi Dostawców należy wybierać wyłącznie według kryteriów ceny, jakości, bezpieczeństwa i solidności. Wpływu na te decyzje nie mogą mieć ani osobiste relacje ani uzyskanie materialnych lub niematerialnych korzyści. Nie wolno brać udziału w prywatnych transakcjach biznesowych i finansowych, które są sprzeczne z interesem KAEFER lub mogą wpływać na decyzje i działania podejmowane przez pracowników w imieniu firmy. Należy w szczególności przestrzegać następujących postanowień dotyczących upominków, zaproszeń do restauracji, organizowanych eventów itp.: 1.1 Pracownikom KAEFER nie wolno przyjmować jakichkolwiek prezentów, podarunków, świadczeń lub przysług (bez względu na ich charakter) w związku z zajmowanym stanowiskiem od jakichkolwiek osób lub podmiotów, które mogą wpływać na obiektywizm tych pracowników lub istniejące relacje handlowe, zawodowe lub administracyjne. Ponadto pracownicy KAEFER nie mogą w sposób bezpośredni lub pośredni oferować prezentów, świadczeń bądź innych przysług klientom, dostawcom ani innym osobom lub podmiotom, z którymi firma nawiązała lub może nawiązać jakiekolwiek relacje, jeśli ma to na celu wywarcie niedozwolonego wpływu na te relacje. PRZEJRZYSTOŚĆ Niniejszy Kodeks postępowania w biznesie KAEFER dopuszcza wymianę prezentów, podarunków i przysług pod warunkiem, że: > Są one dozwolone przez lokalne prawo i zasady etyczne obowiązujące w danej kulturze; > Nie naruszają zasad etyki i przejrzystości przyjętych przez KAEFER; > Nie mają negatywnego wpływu na reputację firmy; > Są one otrzymywane lub oferowane zgodnie z ogólnie przyjętymi normami handlowymi lub społecznymi bądź dotyczą przedmiotów lub przysług, których wartość jest symboliczna lub nieistotna z ekonomicznego punktu widzenia. Wszelkie prezenty lub przysługi oferowane lub otrzymywane przez pracowników firmy KAEFER, które nie spełniają wymogów określonych w niniejszym Kodeksie postępowania w biznesie KAEFER, a przez to są niedozwolone, powinny być odrzucone lub zwrócone, chyba że poważnie uraziłoby to osobę lub podmiot je oferujący w takiej sytuacji pracownik powinien poinformować o tym swojego przełożonego. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 6
IV. Zachowanie w odniesieniu do osób trzecich ZAPROSZENIA ZGODA KORZYŚCI OSOBISTE 1.2 Jako goście partnerów biznesowych, pracownicy mogą przyjmować wyłącznie zaproszenia na imprezy lub spotkania w restauracji, o ile zaproszenie zostało wysłane dobrowolnie, ma określony cel biznesowy i jest przyjęte jako zwyczajowa część współpracy (np. uroczysty lunch podczas seminarium lub spotkania, przyjęcie na koniec imprezy lub kolacja podsumowująca kilkudniowe wydarzenie). Pracownicy muszą poinformować swoich przełożonych o terminie i powodach udziału w spotkaniu w restauracji lub imprezie rozrywkowej opłaconej przez partnera biznesowego i uzyskać ich zgodę. 1.3 Czynny lub bierny udział w wydarzeniach sportowych, pokazach i innych imprezach w charakterze gościa u tego samego partnera biznesowego jest z zasady dozwolony tylko dwa razy do roku. 1.4 Pracownicy KAEFER, którzy otrzymają od dostawców lub klientów towary lub usługi do prywatnego wykorzystania, powinni zapłacić za nie obowiązującą cenę rynkową i udokumentować tę płatność. 1.5 Nie wolno żądać ani przyjmować od dostawców lub klientów pożyczek lub innych usług finansowych w jakiejkolwiek formie, przeznaczonych do celów osobistych. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 7
IV. Zachowanie w odniesieniu do osób trzecich SPONSORING TAJEMNICA HANDLOWA WŁASNOŚĆ 1.6 Dostawcy i klienci nie mogą pełnić roli sponsorów prywatnych wydarzeń i uroczystości, takich jak urodziny, impreza z okazji przejścia pracownika na emeryturę itp. Pracownik nie może żądać ani przyjmować wsparcia ze strony dostawców w zakresie imprez charytatywnych itp., bez względu na to, czy wsparcie to jest udzielane w imieniu jego czy firmy, chyba że uzyskał on zgodę odpowiedniego lokalnego kierownictwa. W przeciwnym razie zachodzi podejrzenie, że w wyborze dostawców rolę odegrały nie tylko kryteria ceny, jakości, bezpieczeństwa i solidności. 1.7 KAEFER szanuje prawa i własność osób trzecich. Informacje o rynkach zbytu, dostawcach, klientach i partnerach biznesowych można zdobywać wyłącznie w sposób legalny i etyczny, np. z prasy, internetu, publicznie dostępnych baz danych, czasopism branżowych lub innych jawnych źródeł. Żądanie i przyjmowanie informacji o rynkach zbytu, dostawcach, klientach i partnerach biznesowych jest dopuszczalne, pod warunkiem że ich przyjęcie i wykorzystanie jest zgodne z prawem. Nie wolno podejmować prób niedozwolonego lub nieetycznego np. poprzez kradzież, łapówkarstwo, szpiegostwo lub naruszenie umów o zachowaniu poufności - zdobycia tajemnic handlowych ani innych poufnych lub chronionych informacji należących do podwykonawcy, klienta lub partnera biznesowego. Gromadząc informacje o rynkach zbytu, dostawcach, klientach i partnerach biznesowych, pracownicy muszą zawsze podawać się za osoby zatrudnione w KAEFER. KAEFER szanuje prawa i własność osób trzecich. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 8
IV. Zachowanie w odniesieniu do osób trzecich NARUSZENIA PRZCIWDZIAŁANIE KORUPCJI PRAWO 2. Relacje z władzami publicznymi oraz współpraca z rządami i klientami 2.1 Przekazywanie przez pracowników KAEFER lub jej spółek zależnych płatności, pożyczek i innych przedmiotów wartościowych na rzecz urzędników bądź pracowników służb cywilnych w celu zdobycia zamówień lub korzyści dla KAEFER, jej spółek zależnych lub innych osób jest niedozwolone. 2.2 KAEFER sprzeciwia się wszelkim formom korupcji i przestrzega przepisów antykorupcyjnych obowiązujących w poszczególnych krajach i regionach oraz wynikających z międzynarodowych konwencji. KAEFER zabrania dokonywania płatności na rzecz przedstawicieli rządu, służb cywilnych i organów politycznych w zamian za uzyskanie przez KAEFER lub jej pracowników zamówień bądź innych korzyści. KAEFER nie upoważnia żadnego pracownika do tego, aby osobiście lub w imieniu firmy podejmował jakiekolwiek działania naruszające przepisy antykorupcyjne. 2.3 Naruszenie przepisów antykorupcyjnych może mieć bardzo poważne skutki dla KAEFER i zaangażowanych osób, łącznie z nałożeniem kar finansowych i pozbawieniem wolności. W przypadku pytań dotyczących stosowania odpowiednich przepisów prawa w odniesieniu do zakresu obowiązków danego pracownika należy skontaktować się z Działem ds. Prawa i Ubezpieczeń (Corporate Legal & Insurance) bądź wysłać e-mail na adres: codeofconduct@kaefer.com. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 9
IV. Zachowanie w odniesieniu do osób trzecich INTERESY REPREZENTACJA INICJATYWY 3. Praca dodatkowa Bez wyraźnej zgody kierownictwa KAEFER pracownicy nie mogą być członkami zarządów, rad nadzorczych ani rad doradczych innych przedsiębiorstw. Pracownicy nie mogą wykonywać regularnej pracy dodatkowej, która jest sprzeczna z uzasadnionymi interesami firmy lub może zmniejszać wydajność ich pracy na rzecz KAEFER. Ponadto pracownikom nie wolno podejmować pracy w imieniu kontrahentów lub konkurentów bez uprzedniej, wyraźnej zgody lokalnego kierownictwa. Udział pracowników KAEFER w organizacjach typu non-profit (np. stowarzyszeniach i inicjatywach obywatelskich) jest dopuszczalny i mile widziany. Nie może on jednak być sprzeczny z uzasadnionymi interesami KAEFER. Działalność ta jest objęta ograniczeniami, jeśli pracownik występuje lub jest postrzegany jako przedstawiciel KAEFER. Ograniczenia te są większe w odniesieniu do członków kierownictwa z racji ich pozycji i zakresu odpowiedzialności w firmie. 4. Konflikt interesów Pracownicy KAEFER mają obowiązek unikać podejmowania działań w sferze prywatnej lub zawodowej, które mogą prowadzić do konfliktu interesów (ma to miejsce wtedy, gdy osobisty interes pracownika ma jakikolwiek wpływ na obowiązki pełnione przez niego w KAEFER). Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 10
V. Kontrola wewnętrzna OCHRONA DANYCH OPIEKA ZGODNOŚĆ 1. Ochrona własności i tajemnic firmy Pracownicy są zobowiązani chronić własność firmy przed stratami, kradzieżą lub niewłaściwym użyciem. Pracownicy winni zachować pełną dyskrecję w odniesieniu do wszelkich tajemnic handlowych i biznesowych zarówno w czasie pracy, jak i po ustaniu stosunku pracy. Należy przestrzegać wszelkich przepisów dotyczących ochrony danych, w tym regulaminów firmowych. 2. Systemy i dokumenty kontroli wewnętrznej KAEFER stosuje systemy kontroli wewnętrznej, aby zapewnić przestrzeganie prawa i regulaminów firmowych, chronić własność firmy i zapobiegać jej niewłaściwemu użyciu, a także dopilnować, żeby sprzedaż i inne transakcje były realizowane wyłącznie w imieniu firmy przez upoważnione osoby. Pracownicy muszą dbać o to, aby wszelkie transakcje biznesowe były starannie i w pełni udokumentowane. Wydatki ponoszone w ramach działalności firmy muszą być rzetelnie i terminowo zaksięgowane. Dokumenty biznesowe stanowią wyłączną własność KAEFER i należy je przygotowywać oraz przechowywać zgodnie z firmowym regulaminem. Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 11
VI. Przestrzeganie Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER przez pracowników i dostawców codeofconduct@kaefer.com SWIADOMOŚĆ RELACJE 1. Zgodność. Naruszenie Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER bądź innych firmowych regulaminów lub wytycznych grozi postępowaniem dyscyplinarnym, zakończeniem stosunku pracy i dalszymi krokami prawnymi. Każdy członek kierownictwa KAEFER odpowiada za to, aby wszyscy pracownicy byli świadomi treści tych regulaminów i przestrzegali ich postanowień. Pracownicy niewypełniający tych zobowiązań muszą liczyć się z możliwością postępowania dyscyplinarnego i podjęciem kroków prawnych. 2. Dostawcy. KAEFER wspiera swoich dostawców i zachęca ich do wdrażania podobnych zasad w ich własnych przedsiębiorstwach. KAEFER oczekuje od dostawców, że będą stosować te zasady we wzajemnych relacjach. Stoimy na stanowisku, że są one doskonałą podstawą długotrwałej współpracy biznesowej. 3. Pytania dotyczące Kodeksu postępowania w biznesie KAEFER. W razie wątpliwości lub pytań dotyczących właściwego zachowania i przestrzegania niniejszych wytycznych pracownicy powinni omówić te kwestie z przełożonymi lub Działem Kadr. W przypadku dodatkowych pytań zainteresowani pracownicy mogą skorzystać z kontaktu e-mailowego: codeofconduct@kaefer.com (na życzenie korespondencja będzie traktowana poufnie). Kodeks postępowania w biznesie KAEFER 12