Załącznik do Zarządzenia Nr 17/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybniku z dnia 19 czerwca 2009r REGULAMIN ORGANIZACYJNY OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W RYBNIKU CZERWIEC 2009 -------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------
2 ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1. 1. Regulamin Organizacyjny zwany dalej regulaminem określa organizację, zadania i zasady funkcjonowania Ośrodka Pomocy Społecznej w Rybniku. 2. Postanowienia regulaminu odnoszą się do wszystkich komórek organizacyjnych Ośrodka. 3. Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzany jest zarządzeniem Dyrektora. Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 2. 1/ Ośrodku - należy przez to rozumieć Ośrodek Pomocy Społecznej w Rybniku, 2/ Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej, 3/ Zastępcy - należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej, 4/ Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej, 5/ Kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika działu, sekcji Ośrodka Pomocy Społecznej, 6/ Dziale - należy przez to rozumieć wydzielone komórki organizacyjne w strukturze wewnętrznej Ośrodka, 7/ Prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Rybnika, 8/ Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Rybnika, 9/ Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Rybnika. 3. 1. Ośrodek Pomocy Społecznej w Rybniku zwany dalej Ośrodkiem" jest samodzielną jednostką organizacyjną, działającą jako wyodrębniona jednostka budżetowa Miasta Rybnika. 2. Ośrodek wykonuje zadania własne i zlecone gminy oraz zadania powiatu, a także z zakresu administracji rządowej realizowane przez powiat określone ustawą z dnia 12 marca 2004r o pomocy społecznej /Dz. U. z 2004r nr 64,poz 593 z póź. zm./, oraz zadania wynikające z innych ustaw. 3. Ośrodek prowadzi obsługę Rodzinnych Domów Dziecka Nr 1 i Nr 2. 4. Ośrodek działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Statutu Ośrodka, niniejszego Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę Miasta Rybnika i Prezydenta. 5. Ośrodek Pomocy Społecznej w Rybniku zobowiązany jest do następujących zadań obronnych : a/ przygotowanie Ośrodka do działania podczas podwyższania gotowości obronnej państwa i w czasie wojny, b/ wykonywanie zadań na rzecz Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej i wojsk sojuszniczych zgodnie z zadaniami i procedurami określonymi przez Prezydenta Miasta Rybnika, c/ współdziałanie z jednostkami organizacji wewnętrznej Urzędu Miasta Rybnika w realizacji zadań wynikających z Planu operacyjnego funkcjonowania Miasta Rybnika. ROZDZIAŁ II Organizacja Ośrodka Pomocy Społecznej 4. 1. Organizacja pracy Ośrodka opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań.
3 2. Ośrodkiem kieruje Dyrektor, zatrudniany i zwalniany przez Prezydenta Miasta Rybnika. 3. Kierownictwo Ośrodka stanowią : Dyrektor, Zastępca Dyrektora i Główny Księgowy. 5. 1. Podstawową strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą : 1/ Pion Dyrektora /D/, 2/ Pion Zastępcy Dyrektora /ZD/ 3/ Pion Głównego Księgowego /GK/ 2. Do pionu Dyrektora należy : 1/ Dział Organizacyjny i Spraw Pracowniczych /OiSP/, a/ Sekcja kadr /K/ b/ Sekcja Informatyczna, c/ Sekretariat, d/ Specjalista ds. projektów, e/ Archiwum. 2/ Dział Pomocy Osobom Niepełnosprawnym /PN/, a/ Zespół ds. Rehabilitacji Społecznej, b/ Baza Danych Osób Niepełnosprawnych. 3/ Dział Świadczeń Rodzinnych /SR/, 4/ Dział Administracyjno-Gospodarczy /AG/, a/ Zamówienia Publiczne, b/ Zaopatrzenie, c/ Nadzór budowlany. 5/ Radca Prawny /RP/, 6/ Samodzielne Stanowisko ds. BHP /IBHP/. 3. Do pionu Zastępcy Dyrektora należy : 1/ Dział Pomocy Środowiskowej /PŚ/ a/ Terenowe Punkty Pomocy Środowiskowej, b/ Zespół ds. Przemocy, c/ Zespół ds. Bezdomności. 2/ Dział Usług /DU/, a/ Sekcja Świadczeń, b/ Sekcja Usług Opiekuńczych, c/ Sekcja Dodatków Mieszkaniowych, 3/ Dział Pomocy Dziecku i Rodzinie /PDiR/ a/ Zespół ds. Rodzin Zastępczych, b/ Zespół ds. kierowania do placówek opiekuńczo wychowawczych. c/ Stanowisko ds. usamodzielnień 4. Do pionu Głównego Księgowego należy : Dział Finansowo Księgowy /FK/ a/ Księgowość, b/ Sekcja Materiałowo-Inwentarzowa. 6. 1. Komórkami organizacyjnymi kierują kierownicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i odpowiedzialności za realizację powierzonych zadań.
4 2. W czasie nieobecności kierownika jego obowiązki pełni zastępca kierownika, a w komórkach organizacyjnych, w których nie utworzono stanowiska zastępcy kierownika - wyznaczony przez niego pracownik komórki organizacyjnej. 3. Do realizacji zadań mogą być powoływane doraźne lub stałe zespoły zadaniowe/projektowe. 4. W sprawach powierzonych zespołom zadaniowym/projektowym, pracę organizują i za jej wyniki odpowiadają kierownicy/koordynatorzy zespołu zadaniowego /projektowego. 5. Pracownicy wyznaczeni do pracy w zespołach doraźnych oraz członkowie zespołów stałych, wyznaczeni do realizacji powierzonych zespołowi zadań bezpośrednio podlegają kierownikowi/koordynatorowi zespołu, Dyrektorowi Ośrodka lub jego Zastępcy zgodnie ze strukturą organizacyjną określoną w 5. 7. 1. Komórki organizacyjne składają się z jedno lub wieloosobowych stanowisk pracy. 2. Szczegółowy zakres czynności, odpowiedzialności i uprawnień pracownika na określonym stanowisku pracy ustala bezpośredni przełożony pracownika, kierownik komórki organizacyjnej i zatwierdza dyrektor. 3. Przyjęcie powierzonego zakresu czynności, pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem, który włącza się do akt osobowych pracownika. 8. Szczegółowe uregulowania dotyczące zagadnień związanych ze świadczeniem pracy, obowiązkami pracodawcy i pracownika oraz porządkiem wewnętrznym określa Regulamin Pracy OPS 9. Uszeregowanie i podporządkowanie komórek organizacyjnych przedstawia schemat struktury organizacyjnej Ośrodka stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. ROZDZIAŁ III Zakres działania i kompetencji kierownictwa oraz pracowników Ośrodka. 10. 1. Dyrektor kieruje wykonaniem zadań Ośrodka oraz zapewnia prawidłową gospodarkę przyznanymi środkami. Uprawnienia i odpowiedzialność Dyrektora wynikają z przepisów prawa, oraz z upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta. 2. Dyrektor Ośrodka w ramach udzielonych mu pełnomocnictw realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej, przejętych przez samorząd powiatowy kompetencji dotyczących rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych. 3. Do zakresu czynności i kompetencji Dyrektora należy: 1/ kierowanie i tworzenie warunków organizacyjnych pracy Ośrodka, 2/ reprezentowanie Ośrodka wobec organów administracji, instytucji i osób trzecich, 3/ wykonywanie uprawnień pracodawcy wobec pracowników, 4/ składanie w imieniu OPS oświadczeń woli w zakresie praw i zobowiązań majątkowych, 5/ podejmowanie innych czynności prawnych w granicach zwykłego zarządu związanych z prowadzeniem Ośrodka, w zakresie jego zadań statutowych, 6/ nadzór nad prowadzoną gospodarką finansową w OPS, zatwierdzanie sprawozdań z realizacji zadań statutowych OPS oraz wykonania jego budżetu, 7/ decydowanie o wydatkowaniu środków finansowych, zgodnie z Uchwałą budżetową przyjętą przez Radę Miasta, 8/ wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu działania OPS, należących do właściwości gminy i powiatu, w ramach posiadanego pełnomocnictwa,
5 9/ wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego zgodnie z upoważnieniem Prezydenta Miasta, oraz skierowań do placówek opiekuńczo-wychowawczych, 10/zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników Ośrodka, 11/ocena pracy, przeszeregowania, nagradzanie lub karanie pracowników Ośrodka, 12/ organizowanie służby przygotowawczej, 13/ współpraca z działającymi w OPS związkami zawodowymi, gospodarowanie środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 14/ ustalanie w formie zarządzeń wewnętrznych struktury organizacyjnej Ośrodka i zasad organizacji pracy, regulaminu wynagradzania, regulaminu pracy, 16/ rozpatrywanie skarg i wniosków oraz czuwanie nad ich prawidłowym załatwianiem, 17/ koordynowanie i nadzorowanie działalności jednostek organizacyjnych systemu pomocy społecznej w zakresie ustalonym przez Prezydenta Miasta, 18/ opiniowanie kandydatów na stanowiska dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych systemu pomocy społecznej, zgodnie z art. 112 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej. przyjmowanie i 19/planowanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej i przedstawianie Prezydentowi i Radzie Miasta oraz składanie okresowych sprawozdań z realizacji zadań Ośrodka. 4. Dyrektor zapewnia wykonanie zadań Ośrodka oraz prawidłową gospodarkę przyznanymi środkami działając przy pomocy Zastępy Dyrektora, Głównego Księgowego i Kierowników Działów. 5. W czasie nieobecności Dyrektora jego zadania i kompetencje przejmuje Zastępca Dyrektora, na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta. 11. 1. Zastępca Dyrektora podlega Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej. 2. Do zadań Zastępcy Dyrektora należy: 1/ nadzór nad działalnością podległych komórek organizacyjnych, 2/ ustalanie strategii wykonywania zadań powierzonych podległym komórkom organizacyjnym, 3/ zatwierdzanie projektów programów i planów pracy podległych komórek organizacyjnych, 4/ ocena stopnia i prawidłowości realizacji zadań przez podległe komórki organizacyjne, 5/ dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników oraz kontrola wykonywania zaleceń z nich wynikających; 6/ wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu działania OPS, należących do właściwości gminy i powiatu, w ramach posiadanego pełnomocnictwa, 7/ wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu dodatków mieszkaniowych, świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego zgodnie z upoważnieniem Prezydenta Miasta, 8/ koordynacja działań z zakresu pomocy społecznej dotyczących opieki nad dzieckiem i rodziną, 9/ wydawanie skierowań do placówek opiekuńczo-wychowawczych, 10/ nadzór nad rodzinami zastępczymi, 11/ przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków oraz czuwanie nad ich prawidłowym załatwianiem. 3. Szczegółowy zakres zadań powierzonych Zastępcy określa Dyrektor powołując się na rodzaj stanowiska pracy oraz udzielone pełnomocnictwa. 12. 1. Główny księgowy sprawuje - na podstawie powierzonego odrębnym dokumentem zakresu obowiązków - nadzór nad sprawami finansowymi Ośrodka i prowadzi gospodarkę finansową oraz księgowość OPS zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 2. Do zadań Głównego Księgowego należy: 1/ prowadzenie rachunkowości OPS zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegającymi zwłaszcza na: a/ organizowaniu i doskonaleniu sporządzania, przyjmowania, obiegu i kontroli dokumentów, w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia społecznego, b/ organizowaniu i doskonaleniu prowadzenia księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej w celu zapewnienia ich rzetelności i prawidłowości, z zastosowaniem racjonalnej organizacji pracy i techniki przetwarzania danych,
6 c/ prawidłowym przechowywaniu i zabezpieczeniu dokumentów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych, d/ nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne Ośrodka, 2/ prowadzenie gospodarki finansowej Ośrodka zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegającymi zwłaszcza na: a/ przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnieniu należytej ochrony wartości pieniężnych, b/ zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez OPS, c/ zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań, d/ prawidłowym dysponowaniu środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunkach bankowych zgodnie z zatwierdzonymi planami finansowymi, 3/ sporządzanie analiz z wykonania budżetu, 4/ dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: a/ wstępnej, bieżącej i następczej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków, b/ następczej kontroli operacji gospodarczych OPS stanowiących przedmiot księgowań, c/ kierowanie pracą podległych pracowników, ich instruowanie i szkolenie oraz aktualizowanie ich zakresów czynności, 5/ nadzór nad zabezpieczeniem mienia i egzekwowanie należności z tytułu niedoborów i szkód, 6/ składanie wniosków do dyrektora o przeszeregowanie, nagradzanie albo karanie podległych pracowników Działu Finansowo - Księgowego, 7/ dokonywanie okresowych ocen pracowników oraz kontrola wykonania zaleceń z nich wynikających. 3. W celu realizacji swych zadań Główny Księgowy: 1/ określa zasady, według których mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne OPS prace niezbędne dla zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz księgowości, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej - przez przygotowanie projektów zarządzeń i instrukcji, 2/ żąda od komórek organizacyjnych OPS niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień. Do zadań Kierowników działów należy: 13. 1. wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta na wniosek Dyrektora, 2. zapewnienie prawidłowej organizacji pracy w kierowanym dziale, 3. zapewnienie merytorycznej i formalnej prawidłowości, legalności i celowości przygotowywanych przez siebie oraz podległych pracowników dokumentów, wniosków, opinii, 4. nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa w kierowanym dziale, 5. nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjno-biurowych zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego, 6. nadzór nad terminowym i prawidłowym załatwieniem spraw objętych zakresem działania działu, 7. przeprowadzanie służby przygotowawczej, 8. opracowywanie zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności dla podległych pracowników, 9. organizowanie okresowych narad pracowników działu na tematy związane z realizacją zadań Ośrodka, 10. planowanie szkoleń podległych pracowników w celu podnoszenia ich kwalifikacji, 11. nadzór nad przestrzeganiem przez podległych pracowników dyscypliny pracy, postanowień regulaminów obowiązujących w Ośrodku, bhp, tajemnicy służbowej, ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji publicznej w podległym dziale, 12. nadzorowanie eksploatacji funkcjonujących systemów informatycznych w dziale, 13. rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków obejmujących zakres zadań i obowiązków podległych pracowników, 14. dokonywanie okresowych ocen pracowników oraz kontrola wykonywania zaleceń z nich wynikających, 15. ocena pracy i składanie wniosków do dyrektora o przeszeregowanie, nagradzanie lub karanie podległych pracowników oraz opiniowanie w/w wniosków składanych przez bezpośrednich przełożonych w podległych komórkach organizacyjnych. 16. zapewnienie sprawnego przepływu informacji wewnątrz kierowanej komórki, 17. nadzorowanie i czuwanie nad prawidłowością przygotowywanych analiz i sprawozdań z zadań merytorycznych realizowanych przez Dział,
7 18. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi OPS i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 14. 1. Pracownicy są odpowiedzialni za wykonywanie zadań określonych dla ich stanowisk pracy, ujętych w zakresach czynności a przede wszystkim za : 1/ zgodność merytoryczną, formalno-prawną opracowywanych w ramach swoich kompetencji dokumentów, wniosków, opinii i projektów decyzji, 2/ znajomość i stosowanie przepisów prawnych, 3/ przestrzeganie terminów załatwiania spraw, 4/ właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów, 5/ przechowywanie i ewidencjonowanie akt, zarządzeń, rejestrów i innych dokumentów bezpośrednio związanych z działalnością komórki organizacyjnej, 2. Pracownicy Ośrodka ponoszą odpowiedzialność służbową przed Dyrektorem OPS. ROZDZIAŁ IV Zakres zadań i działania komórek organizacyjnych Ośrodka. I. Pion Dyrektora Ośrodka /D/: 15. Do zakresu zadań Działu Organizacyjnego i Spraw Pracowniczych obejmują sprawy związane z organizacją i funkcjonowaniem OPS, sprawy pracownicze, szkolenia pracowników oraz obsługa i funkcjonowanie infrastruktury informatycznej Ośrodka, w szczególności do zakresu działania należy : 1. opracowywanie projektów statutu, zarządzeń wewnętrznych, regulaminów i instrukcji, regulujących funkcjonowanie OPS oraz inicjowanie rozwiązań organizacyjnych w tym zakresie, 2. przechowywanie i aktualizacja wewnętrznych aktów normatywnych związanych z organizacją Ośrodka, 3. opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta związanych z zakresem działania Ośrodka, 4. prowadzenie rejestrów uchwał Rady Miasta, upoważnień i zarządzeń Prezydenta Miasta dotyczących działalności OPS, 5. prowadzenie rejestrów zarządzeń, tytułów wykonawczych, upoważnień wydanych przez Prezydenta, instrukcji, zarządzeń i upoważnień wydanych przez Dyrektora Ośrodka, 6. prowadzenie sekretariatu i obsługa biurowa Dyrektora OPS i jego zastępcy, 7. przygotowywanie projektów zasad zatrudniania, awansowania i oceny pracowników, 8. nadzór prowadzonej strony internetowej Ośrodka i BIP, 9. prowadzenie archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami, 10. przygotowywanie zbiorczych opracowań statystycznych w postaci raportów, planów i analiz porównawczych, na podstawie informacji uzyskanych z poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka, 11. analizowanie struktury zatrudnienia z uwzględnieniem potrzeb Ośrodka oraz kompetencji i predyspozycji pracowników, 12. prowadzenie spraw związanych z organizowaniem naboru na wolne stanowiska pracy w Ośrodku, 13. prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników Ośrodka i Rodzinnych Domów Dziecka, 14. organizowanie spraw związanych z działalnością socjalną Ośrodka, 15. nadzór nad sprawozdawczością GUS w dziale i innych komórkach organizacyjnych Ośrodka sprawozdań statystycznych zleconych przez GUS. 16. administrowanie sieciami komputerowymi, administrowanie serwerami NOVELL i LINUX oraz systemami baz danych - kopie zapasowe, bezpieczeństwo sieci, definiowanie użytkowników i uprawnień, konfigurowanie zasobów systemowych oraz konfigurowanie i strojenie baz danych, 17. wdrażanie i eksploatacja systemu informatycznego POMOST oraz innych informatycznych systemów autonomicznych realizowanych dla potrzeb poszczególnych działów, 18. ustalanie potrzeb i możliwości Ośrodka w zakresie aplikowania o środki z funduszy strukturalnych przy ścisłej współpracy z kierownikami działów i innych jednostek systemu pomocy społecznej. 19. kierowanie pracowników Ośrodka na szkolenia w formach szkolnych i poza szkolnych, przy współpracy z działami i na podstawie zgłoszeń kierowników komórek organizacyjnych, 20. wykonywanie innych zadań na zlecenie Dyrektora dotyczących organizacji i funkcjonowania Ośrodka.
8 16. Do zakresu zadań Działu Pomocy Osobom Niepełnosprawnym należy: 1. gromadzenie danych osób niepełnosprawnych w Bazie Danych Osób Niepełnosprawnych z terenu miasta Rybnika, tworzenie na jej podstawie sprawozdań i analiz, 2. przygotowywanie sprawozdań kwartalnych i rocznych do Funduszu PFRON z wykorzystania środków oraz wnioskowanie o środki, 3. realizacja zadań z zakresu rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych, w tym gromadzenie i opiniowanie wniosków dotyczących : 1/ dofinansowania : a) uczestnictwa w turnusach rehabilitacyjnych b) likwidacji barier architektonicznych, technicznych i w komunikowaniu się c) zakupu przedmiotów ortopedycznych i środków pomocniczych, d) zakupu sprzętu rehabilitacyjnego, e) sportu, kultury i rekreacji osób niepełnosprawnych, 2/ zlecania fundacjom oraz organizacjom pozarządowym zadań z zakresu rehabilitacji społecznej, 4. opiniowanie wniosków dotyczących : 1/ tworzenia nowych i rozbudowy istniejących Warsztatów Terapii Zajęciowej, 2/ zwiększania liczby uczestników WTZ, 5. przyjmowanie sprawozdań kwartalnych i rocznych z wykorzystania środków PFRON przez WTZ, 6. przekazywanie środków na działalność WTZ, 7. nadzór i kontrola działalności merytorycznej WTZ, 8. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 10. dokonywanie okresowych analiz skarg i wniosków, 11. wykonywanie innych zadań określonych w ustawie i statucie Ośrodka Pomocy Społecznej, oraz na zlecenie Dyrektora. 17. Do zakresu zadań Działu Świadczeń Rodzinnych należy: 1. planowanie budżetu w zakresie świadczeń rodzinnych, pielęgnacyjnych i alimentacyjnych, 2. prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących świadczeń rodzinnych, 3. przyznawanie zasiłków rodzinnych wraz z dodatkami, 4. przyznawanie jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka, 5. współpraca z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Katowicach w zakresie koordynacji świadczeń rodzinnych, 6. przeprowadzanie wywiadów związanych z świadczeniami rodzinnymi, 7. ustalanie uprawnień i wypłata świadczeń opiekuńczych, 8. prowadzenie spraw dotyczących nienależnie pobranych świadczeń, 9. prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących funduszu alimentacyjnego i wobec dłużników alimentacyjnych, 10. przyznawanie świadczeń z funduszu alimentacyjnego, 11. współpraca z komornikami i Sądami Okręgowymi w zakresie prowadzonych postępowań dotyczących zaliczki alimentacyjnej i świadczeń z funduszu alimentacyjnego, 12. współpraca z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Katowicach w zakresie koordynacji świadczeń z funduszu alimentacyjnego, 13. przeprowadzanie wywiadów i odbieranie oświadczeń majątkowych od dłużników alimentacyjnych, 14. współpraca z innymi organami w zakresie postępowań wobec dłużników alimentacyjnych, 15. sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu w zakresie planowanych zadań, 16. wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora Ośrodka związanych z zadaniami działu. 18. Do zakresu zadań Działu Administracyjno - Gospodarczego należy : 1. planowanie i organizacja spraw administracyjno-gospodarczych Ośrodka, 2. planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowo-technicznego w środki trwałe, rzeczowe składniki majątku obrotowego oraz konserwacja i naprawy sprzętu biurowego w Ośrodku, 3. administrowanie budynkami powierzonymi Ośrodkowi, dbanie o stan techniczny obiektów, zlecanie i nadzorowania prac związanych z remontami bieżącymi, 4. prowadzenie obsługi pocztowej, 5. utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach biurowych Ośrodka, lokalach stanowiących siedziby pracowników socjalnych i innych działów rozmieszczonych na terenie miasta oraz zabezpieczenie ich mienia,
9 6. sporządzanie planów i harmonogramów prac remontowych i modernizacyjnych Ośrodka, a także zakupów, 7. opracowywanie i kompletowanie dokumentacji dotyczącej postępowania w sprawach o udzielanie zamówień publicznych, oraz zapewnienie obsługi biurowej Komisji Przetargowej, 8. przygotowywanie wszelkiej niezbędnej dokumentacji w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, 9. przygotowywanie i prowadzenie rejestru umów zawieranych z innymi podmiotami, 10. gospodarowanie taborem samochodowym, zapewnianie transportu zgodnie z potrzebami Ośrodka, 11. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 12 przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności Działu oraz na zlecenie Dyrektora, 13. wykonywanie innych zadań określonych w ustawie i statucie Ośrodka. 19. Do zakresu zadań Radcy Prawnego należy : 1. prowadzenie obsługi prawnej Ośrodka Pomocy Społecznej i jego poszczególnych komórek organizacyjnych, 2. opracowywanie projektów aktów normatywnych, okólników, zarządzeń i instrukcji, 3. opiniowanie umów zawieranych z innymi podmiotami, 4. interpretowanie prawa, wyjaśnianie przepisów prawnych oraz sporządzanie opinii prawnych, 5. opiniowanie projektów aktów normatywnych opracowanych przez komórki organizacyjne Ośrodka, 6. nadzór prawny nad egzekucją należności, 7. informowanie kierownictwa poszczególnych komórek organizacyjnych OPS o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności Ośrodka, uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybień, 8. występowanie w charakterze pełnomocnika OPS w postępowaniu sądowym, administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi, 9. udzielanie porad prawnych i informacji o przepisach prawnych zainteresowanym pracownikom działów, komórek organizacyjnych i klientom OPS. 20. Do zakresu zadań Inspektora d / s BHP należy : 1. opracowywanie rocznych planów dotyczących warunków pracy oraz ich poprawy zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie BHP, 2. przedkładanie Dyrektorowi informacji o stanie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz o źródłach zagrożeń zawodowych wraz z wnioskami o sposobie ich usunięcia, 3. dokonywanie okresowych analiz i ocen w zakresie stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 4. prowadzenie systematycznej kontroli warunków pracy i stanowisk pracy oraz przestrzegania przez pracowników zasad i przepisów BHP, 5. występowanie do kierowników komórek organizacyjnych OPS o uwzględnianie w planach pracy tych komórek zadań związanych z poprawą bezpieczeństwa i higieny pracy, 6. planowanie i prowadzenie szkoleń wstępnych dla pracowników obejmujących zagadnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, 7. nadzór i kontrola nad realizacją profilaktycznych badań okresowych pracowników, 8. prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi, 9. opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań przyczyn i okoliczności występujących wypadków przy pracy i chorób zawodowych. II. Pion Zastępcy Dyrektora Ośrodka /ZD/ : 21. Do zakresu działania Działu Pomocy Środowiskowej należy : 1. diagnozowanie i monitorowanie problemów społecznych w środowiskach rodzinnych i lokalnych, 2. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych, planowanie pomocy pieniężnej i niepienięźnej, 3. pomoc rodzinom i osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej, zagrożonym wykluczeniem społecznym i doświadczającym przemocy, 4. praca socjalna,
10 5. pomoc osobom bezdomnym z wykorzystaniem indywidualnego programu wychodzenia z bezdomności, 6. przeciwdziałanie przemocy w rodzinie, wsparcie z wykorzystaniem procedury Niebieskiej Karty, 7. podejmowanie interwencji na wniosek osób i instytucji zewnętrznych, 8. przeprowadzanie wywiadów środowiskowych z mocy innych ustaw dotyczących : a/ dodatków mieszkaniowych, b/ kosztów świadczeń opieki zdrowotnej nieubezpieczonych, 9. budowanie sieci wsparcia z wykorzystaniem zasobów rodziny i środowiska lokalnego, 10. inicjowanie działań związanych z jakością i efektywnością świadczonej pomocy, 11. wprowadzanie wywiadów środowiskowych do komputerowej bazy danych POMOST, 12. dokonywanie okresowych analiz skarg i wniosków wnoszonych przez klientów pomocy społ. 13. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 14. przygotowywanie rocznych sprawozdań z działalności Działu oraz na zlecenie Dyrektora, 15. wykonywanie innych zadań określonych w ustawie i statucie Ośrodka. Do zakresu działania Działu Usług należy : 22. 1. planowanie budżetu w zakresie świadczeń przewidzianych ustawą o pomocy społecznej oraz w zakresie dodatków mieszkaniowych, 2. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania pomocy finansowej, usługowej i rzeczowej oraz innych świadczeń przewidzianych ustawą w tym dożywianie, sprawienie pogrzebu, 3. prowadzenie komputerowej bazy danych dotyczących przyznawanych zasiłków oraz innych form pomocy, 4. rozpatrywanie wniosków o pomoc, przygotowywanie decyzji pod względem formalnym i merytorycznym o przyznaniu lub odmowie przyznania świadczenia, 5. organizowanie i zapewnienie usług opiekuńczych, w tym specjalistycznych, specjalistycznych dla osób chorych psychicznie w miejscu zamieszkania, 6. analizowanie zapotrzebowania społecznego na usługi w zakresie opieki stacjonarnej w placówkach pomocy społecznej, 7. przyjmowanie, analiza, przechowywanie wniosków i dokumentacji o pobyt w domach pomocy społecznej, środowiskowych domach samopomocy dla osób chorych psychicznie i z upośledzeniem umysłowym, 8. organizowanie i zapewnienie obsługi administracyjno-merytorycznej komisji kwalifikującej osoby do opieki instytucjonalnej, 9. przygotowywanie decyzji kierujących do domów pomocy społecznej i środowiskowych domów samopomocy oraz o odpłatności za pobyt w tych placówkach, 10. monitorowanie płatności gminy za pobyt jej mieszkańców w domach pomocy społecznej w innych powiatach, 11. zawieranie umów z osobami zobowiązanymi do partycypowania w kosztach pobytu w domach pomocy społecznej, 12. rozpatrywanie wniosków, prowadzenie postępowań wyjaśniających i wydawanie decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych, 13. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji stanowiącej podstawę przyznania dodatku mieszkaniowego, prowadzenie komputerowej bazy danych w tym zakresie, 14. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 15. przygotowywanie sprawozdań MPiPS-03 i rocznych z działalności Działu oraz na zlecenie Dyrektora, 16. wykonywanie innych zadań określonych w ustawach i statucie Ośrodka. 23. Do zakresu działania Działu Pomocy Dziecku i Rodzinie należy : 1. umieszczanie dzieci w placówkach opiekuńczo-wychowawczych na terenie miasta i pozyskiwanie miejsc w placówkach opiekuńczo-wychowawczych prowadzonych przez inne powiaty, 2 współpraca z placówkami opiekuńczo-wychowawczymi w Rybniku i poza miastem Rybnikiem, w których przebywają dzieci z terenu Rybnika, 3. współpraca z zawodowymi rodzinami zastępczymi, nadzór nad nimi, 4. sprawozdanie sądowi opiekuńczemu o sytuacji dziecka umieszczonego poza rodziną naturalną, współpraca z sądem, 5. praca socjalna z rodzinami naturalnymi dzieci umieszczonych w placówkach opiekuńczo-wychowawczych i rodzinach zastępczych, 6. praca socjalna i pomoc pedagogiczna wspierająca rodziny zastępcze,
11 7. opiniowanie kandydatów na rodziny zastępcze dla potrzeb sądów opiekuńczych, 8. udzielanie pomocy pieniężnej na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dzieci w rodzinach zastępczych, 9. wypłacanie wynagrodzeń z tytułu gotowości przyjęcia dziecka oraz świadczenia opieki i wychowania, zawodowym rodzinom zastępczym nie spokrewnionych z dzieckiem, 10. pomoc osobom usamodzielnianym w celu ich życiowego usamodzielnienia i integracji ze środowiskiem poprzez pracę socjalną oraz 1/ wypłacanie pomocy pieniężnej na usamodzielnienie, 2/ wypłacanie pomocy pieniężnej na kontynuowanie nauki, 3/ pomoc w uzyskaniu odpowiednich warunków mieszkaniowych, w tym w mieszkaniu chronionym; 4/ pomoc w uzyskaniu zatrudnienia, 5/ pomoc na zagospodarowanie - w formie rzeczowej, 11. prowadzenie procesu usamodzielnienia na podstawie indywidualnego programu usamodzielnienia wychowanka, 12. prowadzenie mieszkań chronionych dla usamodzielnianych wychowanków placówek i rodzin zastępczych, 13. zawieranie porozumień z powiatami w sprawie pokrywania kosztów pobytu umieszczonych dzieci w placówkach opiekuńczo-wychowawczych i rodzinach zastępczych na ich terenie oraz dzieci umieszczonych w placówkach i rodzinach zastępczych w Rybniku, 14. prowadzenie postępowania w sprawie odpłatności rodziców naturalnych za pobyt dziecka w placówce opiekuńczo-wychowawczej i rodzinie zastępczej, 15. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 16. przygotowywanie sprawozdań GUS i rocznych z działalności Działu oraz na zlecenie Dyrektora, 17. wykonywanie innych zadań określonych w ustawie i statucie Ośrodka. III. Pion Głównego Księgowego /GK/ : 24. Do zadań Działu Finansowo-Księgowego należy : 1. organizowanie działalności finansowej i gospodarczej stosownie do potrzeb komórek organizacyjnych Ośrodka, 2. opracowywanie projektów i planów finansowych Ośrodka oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji, 3. bieżące monitorowanie sytuacji finansowej Ośrodka i obsługiwanych jednostek, analizowanie i ocenianie kondycji finansowej, dbałość o zachowanie płynności finansowej i przedstawianie Dyrektorowi informacji o realizacji planu finansowego, 4. analizowanie opracowań z zakresu księgowości, kosztów, wynagrodzeń i bilansów, ustalanie wniosków oraz inicjowanie działań mających na celu polepszenie sytuacji finansowej zakładu, 5. prowadzenie działań mających na celu zapewnienie Dyrektorowi Ośrodka obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania Ośrodka w zakresie gospodarki finansowej, pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności, 7. planowanie i opracowywanie budżetu ogólnego Ośrodka oraz weryfikacja pod względem finansowym przedstawianych planów budżetowych przez obsługiwane jednostki, planowanie etatów i wynagrodzeń w Ośrodku, 8. prowadzenie kontroli finansowej w zakresie prawidłowości wykorzystania środków finansowych przez obsługiwane jednostki w zakresie określonym odrębnymi przepisami, 9. przedkładanie Dyrektorowi sprawozdań i informacji o realizacji zadań i wynikach przeprowadzonych kontroli, 10. opracowywanie zbiorczych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz, 11. planowanie i nadzorowanie zaopatrzenia, wyposażenia i gospodarki materiałowej, ewidencji składników materialnych, inwentaryzacji i kasacji, 12. nadzorowanie wprowadzania zmian wynikających z nowelizacji ustaw o rachunkowości, ordynacji podatkowej, finansach publicznych i innych aktów normatywnych, 13. opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Ośrodka, dotyczących prowadzenia rachunkowości oraz kontroli wewnętrznej, 14. bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka i instytucjami zewnętrznymi w zakresie realizowanych zadań. 15. przygotowywanie okresowych, rocznych sprawozdań z działalności działu oraz na zlecenie Dyrektora, 16. wykonywanie innych zadań określonych w ustawach i statucie Ośrodka Pomocy Społecznej.
12 ROZDZIAŁ V POSTANOWIENIA KOŃCOWE 25. 1. Działy i komórki organizacyjne Ośrodka zobowiązane są do wzajemnej współpracy w celu terminowego i prawidłowego wykonania swoich zadań. 2. Współdziałanie to obejmuje w szczególności : - wykonywanie zarządzeń i poleceń Dyrektora, - opiniowanie i rozpatrywanie spraw, wniosków i propozycji poszczególnych działów i komórek organizacyjnych w ramach ich kompetencji. 26. Przestrzeganie zasad i przepisów p / poż., jak również porządku i dyscypliny pracy oraz obowiązków i uprawnień pracowników w tym zakresie, określa regulamin pracy. 27. Obieg dokumentów oraz zakres uprawnień do podpisywania korespondencji określają wewnętrzne zarządzenia Dyrektora. 28. Czynności kancelaryjne w Ośrodku określa Instrukcja Kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem Dyrektora. 29. 1. Sposób realizacji szczegółowych zadań wynikających z postanowień niniejszego regulaminu określa Dyrektor OPS. 2. Wszelkie zmiany regulaminu, wynikające ze zmiany przepisów prawnych lub zmian organizacyjnych winny być podejmowane w trybie właściwym dla jego nadania. 30. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania. Rybnik dnia 19 czerwca 2009r Jerzy Kajzerek Dyrektor OPS (pieczątka i podpis Dyrektora)