WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI.431.1.66.2013 Kraków, 14 stycznia 2014 roku Pani Stanisława Łabno Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Żabnie Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w dniach od 3 do 9 października 2013 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Panią Ośrodku Pomocy Społecznej w Żabnie. Zakres kontroli obejmował: organizację Ośrodka oraz kwalifikacje kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej oraz realizację programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania i wykorzystanie dotacji na ten cel oraz pracę socjalną z klientami Ośrodka w roku 2012. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Panią Kierownik i pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym przez Panią 10 grudnia 2013 roku. W trakcie kontroli oceniano pracę jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji, przyznając ogólnie ocenę pozytywną z uchybieniami. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), proszę Panią Kierownik o podjęcie działań zmierzających do usunięcia uchybień opisanych poniżej: 1. W Ośrodku na dzień kontroli zatrudnionych było 8 pracowników socjalnych w wymiarze 8 etatów. W stosunku do liczby mieszkańców Gminy (18 973 mieszkańców), OPS nie ma pełnej obsady kadrowej i nie spełnia normy określonej w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej Ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2 tys. mieszkańców, nie mniej niż trzech pracowników. Wobec powyższego Ośrodek winien zatrudniać co najmniej 10pracowników socjalnych w wymiarze 9 i ½ etatu. Z uwagi na pewną sztywność zapisu art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej, ustawodawca przewiduje (od 1 stycznia 2015 roku) możliwość zastosowania innego kryterium dotyczącego ilości pracowników socjalnych w gminie. Przy jego zastosowaniu ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu proporcjonalnie do liczby rodzin i osób samotnie gospodarujących, objętych pracą socjalną w stosunku jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na nie więcej niż 50 rodzin i osób samotnie gospodarujących. Na podstawie analizy sprawozdania resortowego MPIPS-03 można stwierdzić, iż
również przy zastosowaniu tego kryterium Gmina Żabno zatrudnia zbyt małą liczbę pracowników socjalnych. W dziale 3 wiersz 6 określono, iż pomoc w postaci pracy socjalnej jest udzielana 350 rodzinom, w tym 13 wyłącznie w tej formie, natomiast z wiersza 1 tego działu wynika, że pomocą w formie świadczeń pieniężnych objętych jest 918 osób/rodzin. Oznacza to, że 61 % osób pobierających świadczenia nie zostało objętych pomocą w formie pracy socjalnej, czyli 568 osób uzyskało pomoc wyłącznie w formie świadczenia pieniężnego. Ograniczenie się w przypadku większości klientów do udzielania jedynie pomocy w formie pieniężnej i nie realizowanie pracy socjalnej ogranicza efektywność udzielanej pomocy. Niski poziom zatrudnienia wpływa na jakość pracy socjalnej oraz brak jej odpowiedniego udokumentowania w wywiadach środowiskowych. Z zapisów prowadzonych w kwestionariuszach wywiadów środowiskowych, praca socjalna prowadzona z klientami, nie jest właściwie dokumentowana. Natomiast w odniesieniu do pracy z osobami bezrobotnymi stwierdzono, iż w skontrolowanych aktach brak dokumentacji, dotyczącej zobowiązywania stron do poszukiwania pracy oraz do okazywania osiągniętych efektów w tym zakresie. Z uwagi na powyższe, proszę o podjęcie działań w celu zintensyfikowania pracy socjalnej i podniesienia jej jakości oraz wykorzystywania w działaniu Ośrodka innych form pomocy niż podstawowe świadczenia pieniężne poprzez zatrudnienie pracowników socjalnych w liczbie wynikającej z normy przewidzianej ustawą o pomocy społecznej. 2. W treści Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Żabno na lata 2005-2014 nie uwzględniono wszystkich elementów, o których mowa w art. 16b ust. 2 pkt 3 ustawy o pomocy społecznej. Stwierdzono brak określenia w Strategii wskaźników realizacji poszczególnych działań, jak również kwestii związanych z monitoringiem i oceną stopnia jej wdrożenia, a także nie dokonywano oceny stopnia jej realizacji. Uzupełnienie Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych w Gminie Żabno na lata 2005-2014 o elementy wskazane w art. 16b ust. 2, pkt 3 tj. wskaźników realizacji poszczególnych działań, które są niezbędne do prowadzenia monitoringu i ewaluacji realizacji strategii, tak by możliwa była okresowa i końcowa ocena osiąganych efektów. 3. Zgodnie z ustawą o pomocy społecznej, do zadań własnych Gminy o charakterze obowiązkowym należy m.in. prowadzenie i zapewnienie miejsc w mieszkaniach chronionych. Jak wynika z przygotowanej informacji, Miasto Żabno dysponuje mieszkaniem chronionym. Jednakże Rada Miasta nie podejmowała uchwały w trybie art. 97 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej, zgodnie z którym Rada powiatu lub rada gminy w drodze uchwały ustala, w zakresie zadań własnych, szczegółowe zasady ponoszenia odpłatności za pobyt w ośrodkach wsparcia i mieszkaniach chronionych. Przygotowanie projektu uchwały o zasadach ponoszenia odpłatności w mieszkaniu chronionym, o której mowa w art. 97 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej. 4. Pomoc w formie posiłków dla dzieci i młodzieży, w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, nie była udzielana w okresie wakacyjnym. Zgodnie z ustawą z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego "Pomoc państwa w zakresie dożywiania", pomoc ta ma być w pierwszej kolejności udzielana w formie posiłku gorącego, w celu zapewnienia zdrowego żywienia. Należy zwrócić uwagę, iż przewidziana w art. 48 ustawy o pomocy społecznej pomoc w formie
jednego gorącego posiłku nie powinna być ograniczona w przypadku większości dzieci jedynie do trwania okresu roku szkolnego. Podjęcie działań mających na celu realizację programu w okresie wolnym od nauki. 5. Z publicznymi placówkami oświatowymi, finansowanymi bezpośrednio z budżetu Gminy poprzez Zakład Obsługi Szkół i Przedszkoli, Ośrodek Pomocy Społecznej zawarł porozumienia w sprawie ustalenia sposobu organizowania i zasad przekazywania informacji o realizacji programu Posiłek dla potrzebujących. Zaznaczyć jednak należy, iż nazwa Posiłek dla potrzebujących odnosi się do programu realizowanego w okresie wcześniejszym niż program wieloletni Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Stosowanie prawidłowej i aktualnej nazwy realizowanego programu wieloletniego, tj. Pomoc państwa w zakresie dożywiania. 6. Według zapisów 3 porozumień zawartych z placówkami niepublicznymi OPS jest uprawniony do kontroli jakości i ilości posiłków wydawanych przez szkołę w ramach realizacji programu. Jadłospisy tygodniowe/dekadowe są przekazywane wraz z rozliczeniem miesięcznym tj. notą, rachunkiem do Zakładu Obsługi Samorządowych Szkół i Przedszkoli w Żabnie. Przedstawione w trakcie kontroli przykładowe jadłospisy z wybranych szkół określały jedynie nazwy dań proponowanych w ramach posiłków, natomiast nie zawierały produktów wchodzących w ich skład, tj. wielkości porcji w gramach/mililitrach oraz wartości kalorycznej. Zawarta w jadłospisie informacja o gramaturze potraw oraz ich kaloryczności pozwala na ocenę, czy żywienie jest zgodne z zalecanymi przez Instytut Żywności i Żywienia w Warszawie normami. Wzmożenie nadzoru nad podmiotami realizującymi dożywianie dzieci i młodzieży poprzez bieżący monitoring jadłospisów. 7. Stwierdzono, iż pomoc w formie posiłków w szkołach przyznawana była za okres poprzedzający wydanie decyzji. W związku z powyższym, można stwierdzić, iż najpierw zawiadamiano realizatora dożywiania o przyznaniu posiłku, a następnie przeprowadzano formalne postępowanie administracyjne. Przykładowo w decyzjach nr: III-5023-91/12 z 27 stycznia 2012 roku przyznano posiłki od stycznia do czerwca, III-5023-32/12 z dnia 11 stycznia 2012 roku przyznano posiłki od stycznia do czerwca 2012 roku, III-5023-100/12 z 10 lutego 2012 roku przyznano posiłek w szkole od lutego do czerwca. Podobna sytuacja miała miejsce w aktach przyznających pomoc w formie usług opiekuńczych na mocy decyzji nr: III 5025-5/12 z 12 stycznia 2012 roku przyznano usługi od stycznia do marca, III-5025-2/12 z 9 stycznia 2012 roku - od stycznia do marca, III-5025-23/12 z 5 kwietnia 2012 roku od 1 kwietnia do 31 grudnia, III-5025-4/12 z 9 stycznia 2012 roku - od stycznia do marca 2012 roku, III-5025-10/12 z 4 stycznia 2012 roku - od stycznia do marca. Zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Żaden z obowiązujących przepisów nie przewiduje wykonywania decyzji z terminem wcześniejszym niż natychmiastowy, tj. z chwilą jej wydania.
Zgodnie z art. 110 kodeksu postępowania administracyjnego uruchamianie świadczeń (wydawanie posiłków w szkole) nie wcześniej niż w dniu wydania decyzji przyznającej to świadczenie. 8. Dokonywano odręcznych poprawek w decyzjach nr: III-5023-92/12, III-5023-159/12 i III-5023-158/12, III-5023-32/12, III-5026-5/12, III-5026-5/12. Zgodnie z art. 113 1 Kodeksu postępowania administracyjnego: Organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. W przypadku wystąpienia oczywistego błędu pisarskiego w decyzjach, dokonywanie poprawek w formie przewidzianej prawem, tj. poprzez wydanie postanowienia o sprostowaniu błędu na podstawie z art. 113 1 kodeksu postępowania administracyjnego, a nie w formie odręcznych zmian na dokumencie. 9. W sentencji decyzji nr OPS 8210.2.2007 z 9 października 2012 roku przyznającej stronie zasiłek stały, zamieszczano informację o opłacaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne. W decyzjach przyznających zasiłek stały wraz z opłacaniem składki zdrowotnej, nie umieszczanie w sentencjach zapisów o przyznaniu ww. składki, gdyż nie jest ona częścią rozstrzygnięcia decyzji przyznającej zasiłek stały i ma wyłącznie charakter informacyjny. 10. W podstawie prawnej decyzji nr III-5012-482/12 zapisano art. 108 kpa, natomiast w sentencji nie wspomniano o nadaniu rygoru natychmiastowej wykonalności. W przypadku wypłaty świadczeń przed upływem terminu wniesienia odwołania od decyzji, nadawanie decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, poprzez zamieszczenie art. 108 Kodeksu postępowania administracyjnego w podstawie prawnej, zawarcie rygoru natychmiastowej wykonalności w sentencji oraz podanie przyczyny tego faktu w uzasadnieniu. 11. W odniesieniu do decyzji nr III-5012-694/12 przyznającej zasiłek celowy specjalny, stwierdzono brak uzasadnienia faktycznego, określającego szczególnie uzasadniający powód do udzielenia pomocy. Formułowanie uzasadnień do decyzji, zgodnych z normą art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego. W sytuacji przyznania zasiłku celowego specjalnego wskazywanie szczególnie uzasadnionego powodu do udzielenia pomocy, zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. 12. Na podstawie skontrolowanej dokumentacji do decyzji nr III-5011-81/12, III-5011-55/12 stwierdzono, iż nie przeprowadzono wywiadów alimentacyjnych u osób do niej zobowiązanych. Ustalanie sytuacji dochodowej i możliwości udzielenia pomocy, na rzecz osoby ubiegającej się o świadczenie przez osoby, o których mowa w art. 103 ustawy o pomocy społecznej, zobowiązanych do alimentacji na mocy art. 128 i art. 129 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2012 r. poz. 788 z późn. zm.).
13. W odniesieniu do osoby pobierającej zasiłek stały na mocy decyzji nr OPS 8210.11.2011 z 15 października 2012 roku oraz skierowanej do domu pomocy społecznej na mocy decyzji nr III-5026-5/12 stwierdzono, iż nie przeprowadzano wywiadów aktualizacyjnych w terminie ustalonym w art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej "W przypadku osób korzystających ze stałych form pomocy aktualizację sporządza się nie rzadziej niż co 6 miesięcy, mimo braku zmiany danych." Zgodnie z normą zawartą w art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej, w przypadku korzystania ze świadczeń o charakterze stałym, sporządzanie kontrolnych wywiadów środowiskowych nie rzadziej niż co 6 miesięcy. 14. Pracownicy socjalni Ośrodka podejmowali działania zmierzające do pomocy klientom w celu poprawy ich sytuacji. Z analizy danych dotyczących świadczeniobiorców wynika, iż są to często wieloletni klienci pomocy społecznej, którzy sami nie potrafią zmienić własnej sytuacji życiowej i jakości funkcjonowania w środowisku. Jak wynika z zapisów prowadzonych w kwestionariuszach wywiadów środowiskowych, praca socjalna prowadzona z klientami, nie jest właściwie dokumentowana. W większości skontrolowanej dokumentacji pracownicy socjalni nie odnotowywali w kwestionariuszu rodzinnego wywiadu środowiskowego podjętej pracy socjalnej na rzecz osób/rodzin. Należy zaznaczyć, iż w odniesieniu do pracy z osobami bezrobotnymi stwierdzono, iż w skontrolowanych aktach brak jest dokumentacji, dotyczącej zobowiązywania stron do poszukiwania pracy oraz do okazywania efektów w poszukiwaniu pracy. W kilku skontrolowanych przypadkach stwierdzono, że pracownicy socjalni w formularzu wywiadu nie określali źródła finansowania proponowanej III-5012-711/12, III-5012-191/12, III-5012-767/12. Ponadto, w wywiadzie do decyzji nr OPS 8226.23.2013 w części V nie zatwierdzono planu pomocy pozostawiona pustą rubrykę. Nieuzupełnione rubryki w wywiadach pozostawiono również w aktach do decyzji nr: OPS 8226.16.2011 z 12 kwietnia 2012 roku, OPS 8226.9.2011 z 9 marca 2012 roku, OPS.8226.27.2011 z 9 marca 2012 roku, OPS 8226.27.2011 z 16 kwietnia 2012 roku. Ponadto, w kilku skontrolowanych kontraktach socjalnych stwierdzono brak określenia daty sporządzenia jego oceny. Prawidłowe wypełnianie wszystkich rubryk kwestionariusza rodzinnego wywiadu środowiskowego oraz planu pomocy i działań na rzecz osoby lub rodziny jak i dokładne dokumentowanie pracy socjalnej w sposób odzwierciedlający faktyczną pracę wykonaną na rzecz danej osoby lub rodziny w kwestionariuszu rodzinnego wywiadu środowiskowego. Ponadto, wskazywanie w zawieranych kontraktach socjalnych dat sporządzenia oceny realizacji kontraktu. 15. Przeanalizowano karty pracy opiekunki świadczącej usługi opiekuńcze. Stwierdzono, iż godziny pracy opiekunki nie pokrywały się z wymiarem czasu pracy przyznanym na mocy decyzji, przykładowo decyzją nr III-5025-6/12 z 4 stycznia 2012 roku przyznano usługi opiekuńcze od stycznia do marca 5 godzin tygodniowo. Z kart pracy opiekunki wynika, iż opiekunka sprawowała usługi w styczniu 7 godzin, w lutym 13 godzin, w marcu 12 godzin. Ponownie na mocy decyzji nr III-5025-19/12 z 2 kwietnia 2012 roku ponownie przyznano usługi od 1 kwietnia do 31 grudnia. Z kart pracy opiekunki wynika, iż opiekunka sprawowała usługi w kwietniu 11 godzin, w maju 5 godzin, w czerwcu 12 godzin, w lipcu 3 godziny, w sierpniu brak. Podobna sytuacja dotycząca rozbieżności w kartach pracy opiekunki i w wydanych decyzjach miała także miejsce w innych przypadkach: III-5025-2/12
z 9 stycznia 2012 roku, III-5025-23/12 z 5 kwietnia 2012 roku, III-5025-10/12 z 4 stycznia 2012 roku. ZALECENIE Określanie, w decyzjach przyznających świadczenia w formie usług opiekuńczych, dokładnego czasokresu trwania udzielanej pomocy poprzez wskazanie ilość przydzielonych godzin faktycznie wykonanych. Przeprowadzanie wywiadu kontrolnego, w celu weryfikacji dokonanych ustaleń i ewentualnej korekty decyzji, w przypadku stwierdzenia powtarzających się rozbieżności pomiędzy ilością godzin usług przyznanych decyzją, a ilością godzin faktycznie wykonanych na rzecz klienta. 16. W skontrolowanych aktach rodziny stwierdzono, że osoba z zaburzeniami psychicznymi otrzymuje na mocy w decyzji nr III-5025-15/12 z 19 kwietnia 2012 roku świadczenie w postaci specjalistycznych usług opiekuńczych. W decyzji tej nie dodano określenia z zaburzeniami psychicznymi, tymczasem ustawodawca w art. 17 ust 1 pkt 11 oraz art. 18 ust. 1 pkt 3 ustawy o pomocy społecznej, rozróżnia dwie formy usług specjalistycznych: tj. specjalistyczne usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze dla osób z zaburzeniami psychicznymi. Określanie w sentencji decyzji właściwej nazwy dla formy przyznanych usług specjalistycznych, tj. specjalistyczne usługi opiekuńcze dla osób z zaburzeniami psychicznymi. 17. Wymagane sprawozdania Ośrodek Pomocy Społecznej w Żabnie przekazywał terminowo, z wyjątkiem sprawozdania MPiPS-03 za 2012 r., które przekazano po wyznaczonym terminie. Otrzymano następujące wyjaśnienie: Termin wysłania sprawozdania MPiPS przypadał na dzień 20.01.2013 (niedziela) sprawozdanie zostało przygotowane w wymaganym terminie tj. 18.01.2013r. jednak w wyniku braku dostępu do Internetu, nie zostało wysłane bezpośrednio po sporządzeniu ale niezwłocznie po uzyskaniu dostępu do sieci.. Przekazywanie sprawozdań statystycznych zgodnie z terminami wynikającymi z zapisów Programu badań statystycznych statystyki publicznej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia uchybień, koniecznym jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Jako osoba kierująca jednostką organizacyjną pomocy społecznej ośrodkiem pomocy społecznej, który zgodnie z art. 110 ustawy o pomocy społecznej jest powołany do realizacji zadań pomocy społecznej, jest Pani osobą odpowiedzialną za ewentualne uchybienia w jego działaniu. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Panią Kierownik, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pani zobowiązana: 1. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków;
2. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych zastrzeżeń. z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Katarzyna Nowaczyńska Kierownik Oddziału w Wydziale Polityki Społecznej Do wiadomości: Burmistrz Żabna