Zarządzenie Nr 21 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska z dnia 7 maja 2008 r. w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska Na podstawie art. 21 ust. 6 w związku z art. 21 ust. 4 pkt 1 lit. d ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o państwowym zasobie kadrowym (Dz. U. Nr 170, poz. 1217, z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Ustala się regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska.
Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Generalnego Nr 21 z dnia 7 maja 2008 r. REGULAMIN PRZYZNAWANIA I KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH ORAZ ROZLICZANIA DOKONANYCH PRZY ICH UŻYCIU OPERACJI FINANSOWYCH W MINISTERSTWIE ŚRODOWISKA 1 W Ministerstwie Środowiska stosuje się służbowe karty płatnicze VISA Business wydawane przez Bank PEKAO S.A. 1. 2 1. Służbowa karta płatnicza może być przyznana przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska na umotywowany charakterem obowiązków służbowych wniosek: 1) członkom kierownictwa Ministerstwa, 2) pracownikom Gabinetu Politycznego Ministra, 3) kierującym Departamentem lub komórką równorzędną Ministerstwa, 4) członkom korpusu służby cywilnej. 2. Służbowa karta płatnicza może być przyznana tylko osobie będącej pracownikiem Ministerstwa Środowiska lub osobie oddelegowanej do Ministerstwa Środowiska zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170, poz. 1218 z późn. zm.), nie pozostającej w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, zwanej dalej Użytkownikiem. 3. Służbowa karta płatnicza może być wykorzystywana tylko przez Użytkownika. 3 1. Służbowa karta płatnicza jest przyznawana na podstawie umowy zawartej między Dyrektorem Generalnym Ministerstwa Środowiska a Użytkownikiem, zwanej dalej umową, która określa prawa i obowiązki Użytkownika. 2. Przed zawarciem umowy przyszły Użytkownik wypełnia formularz wymagany przez bank do wydania karty płatniczej, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do regulaminu. 3. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do regulaminu. 4. Przy zawarciu umowy Użytkownik składa oświadczenia: 1) o wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej, stanowiące załącznik nr 1 do umowy, 2) o zapoznaniu się z regulaminem przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska oraz z ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych, stanowiące załącznik nr 2 do umowy. 4 1. Za pomocą służbowej karty płatniczej można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. 2. Służbowe karty płatnicze są przeznaczone wyłącznie do regulowania należności: 1) za noclegi oraz inne wydatki w tym m.in.: catering, lunche, kolacje służbowe, podczas służbowych wyjazdów zagranicznych, po uprzednim zatwierdzeniu tego rodzaju płatności we wniosku wyjazdowym,
2) za noclegi oraz inne wydatki związane z odbywaniem służbowych wyjazdów krajowych, po uprzednim zatwierdzeniu tego rodzaju płatności w poleceniu wyjazdu służbowego, 3) za zakupy towarów i usług, stanowiące zaopatrzenie Ministerstwa, dokonywane przez pracownika Biura Dyrektora Generalnego po uprzednim pisemnym zatwierdzeniu tego rodzaju płatności przez Dyrektora Biura. 5 1. Służbową kartę płatniczą przyznaje się na czas oznaczony. 2. Użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu karty w przypadku odwołania z pełnionej funkcji, wypowiedzenia stosunku pracy lub przeniesienia na stanowisko, na którym charakter wykonywanych obowiązków nie uprawnia do korzystania ze służbowej karty płatniczej. 6 1. Dopuszcza się wypłatę gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej wyłącznie w uzasadnionych okolicznościach, przy czym obowiązek udokumentowania tych okoliczności spoczywa na Użytkowniku. 2. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega bezzwłocznie zwrotowi na rachunek bankowy Ministerstwa Środowiska lub do kasy Ministerstwa Środowiska. 7 1. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej Użytkownik dokumentuje fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym. 2. Wydatki zrealizowane gotówką wypłaconą przy użyciu służbowej karty płatniczej Użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1. 3. Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem Internetu należy udokumentować wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu. 4. Dokumenty, o których mowa w ust. 1-3, Użytkownik jest obowiązany przedłożyć niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od dnia dokonania operacji finansowej, w przypadku rozliczenia krajowych podróży służbowych w ciągu 7 dni od daty powrotu, a w przypadku rozliczenia zagranicznych podróży służbowych w ciągu 14 dni od daty powrotu do kraju. 5. Użytkownik jest obowiązany opisać każdy dokument potwierdzający operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 6. Wydatki nieudokumentowane w sposób określony w ust. 1-3 i 5, w tym potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika, podlegają z zastrzeżeniem 10, zwrotowi w trybie określonym w 9. 8 Operacje finansowe dotyczące wydatków z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych są dokumentowane i rozliczane na zasadach wynikających z odrębnych przepisów. 9 1. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie Środowiska przepisami regulaminu lub umową powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z opłatami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją.
2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia za pracę. 3. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej w sposób niezgodny z obowiązującym w Ministerstwie Środowiska regulaminem lub umową powoduje odpowiedzialność służbową, pracowniczą, dyscyplinarną lub karną na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 10 1. Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, główny księgowy Ministerstwa Środowiska niezwłocznie informuje o tym na piśmie Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska, który podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od Użytkownika zwrotu należności. 2. W przypadku wydania przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska pisemnego polecenia uznania operacji finansowej za operację związaną z wykonywaniem obowiązków służbowych, Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska przekazuje do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów jego kopię. 3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w sytuacji, gdy dokonanie operacji finansowej nie zostało potwierdzone wymaganymi dokumentami. 11 W przypadkach nieopisanych w regulaminie zastosowanie mają przepisy Procedur Kontroli Finansowej obowiązujące w Ministerstwie Środowiska.
Załącznik nr 1 do regulaminu Dane użytkownika karty płatniczej
Załącznik nr 2 do regulaminu Umowa nr... /... na korzystanie ze służbowej karty płatniczej w Ministerstwie Środowiska. zawarta w dniu... w Warszawie, pomiędzy Skarbem Państwa Ministerstwem Środowiska, zwanym dalej Ministerstwem, w imieniu i na rzecz którego działa Dyrektor Generalny Ministerstwa Środowiska -... a Panią/Panem... Miejsce zamieszkania... Imię Ojca... PESEL... Seria i nr dowodu osobistego... Nazwisko rodowe matki... Zwaną/zwanym dalej Użytkownikiem 1 1. Służbowa karta płatnicza Visa Business przyznana zostaje na okres od dnia... do dnia... 2. Użytkownik zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu karty w przypadku odwołania z pełnionej funkcji, wypowiedzenia stosunku pracy lub przeniesienia na stanowisko nie uprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej. 2 Miesięczny limit wydatków wynosi:...pln. 3 Użytkownik upoważniony jest do dokonywania płatności służbową kartą płatniczą wynikających z wykonywanych obowiązków służbowych, w szczególności do regulowania należności: a) 1 za noclegi oraz inne wydatki w tym: catering, lunche, kolacje służbowe podczas służbowych wyjazdów zagranicznych i krajowych, b) za zakup towarów i usług, stanowiących zaopatrzenie Ministerstwa Środowiska, do wysokości przyznanego limitu określonego w 2. 4 Użytkownik zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska oraz regulaminu korzystania z kart płatniczych ustalonego przez bank. 5 W przypadku naruszenia zasad korzystania ze służbowej karty płatniczej zastosowanie mają przepisy 9 regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska. 1 Niewłaściwe skreślić.
Załącznik nr 1 do umowy Oświadczenie o obciążeniu wynagrodzenia. Warszawa, dnia...... imię i nazwisko użytkownika karty Oświadczam, że wyrażam zgodę na potrącenie z wynagrodzenia należności z tytułu nieprawidłowego wykorzystania służbowej karty płatniczej. podpis: Załącznik nr 2 do umowy Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminów. Warszawa, dnia...... imię i nazwisko użytkownika karty Oświadczam, iż otrzymałem i zapoznałem się z treścią regulaminu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych w Ministerstwie Środowiska oraz regulaminu użytkowania kart Visa Business ustalonym przez bank. podpis: