ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 36/16 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG z dnia 6 maja 2016 r. w sprawie wprowadzenia procedury samooceny systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Kołobrzeg Na podstawie 7 ust. 2 pkt 18 oraz 52 ust. 3 i 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta stanowiącego załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 115/15 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Kołobrzeg zarządzam: 1. Przeprowadzenie samooceny funkcjonującego w Urzędzie Miasta Kołobrzeg systemu kontroli zarządczej. 2. 1. Samoocena, o której mowa w 1 przeprowadzona zostanie z wykorzystaniem ankiet (kwestionariuszy) samooceny kontroli zarządczej, które stanowią załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Podstawą dokonania samooceny będą również wyniki audytów wewnętrznych, kontroli (wewnętrznych i zewnętrznych), jakie były przeprowadzone w Urzędzie w roku 2015. 3. Ankiety opracowane są odrębnie dla kierowników komórek organizacyjnych (załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia) oraz pozostałych pracowników Urzędu (załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia) i wypełniane są anonimowo. 3. Wyniki samooceny podlegają udokumentowaniu w formie pisemnego raportu zawierającego w szczególności: 1) cel przeprowadzanej samooceny, 2) zakres samooceny (zarówno przedmiotowy, jak i podmiotowy), 3) wyniki samooceny, w tym między innymi: a) ogólną ocenę stanu kontroli zarządczej, dokonaną w oparciu o uzyskane informacje z ankiet jak również w oparciu o analizę dokumentacji pokontrolnej. b) zidentyfikowane w oparciu o uzyskane informacje ryzyka, słabości kontroli zarządczej (jeżeli takie zostaną zidentyfikowane), c) propozycje działań naprawczych (w przypadku zidentyfikowania ryzyk lub słabości w funkcjonowaniu kontroli zarządczej). 4. 1. Odpowiedzialnym za koordynację procesu samooceny wyznaczam Biuro Audytu i Kontroli. 2. Biuro Audytu i Kontroli ustali zasady i tryb dystrybuowania ankiet oraz zapewni wszelką pomoc merytoryczną niezbędną do rzetelnego i sprawnego przeprowadzenia samooceny. Biuro po zebraniu wyników ankiet sporządzi pisemny raport uwzględniając wymogi określone w 3 ust. 1, który zostanie przedstawiony do zapoznania Prezydentowi, celem podjęcia decyzji o wdrożeniu zaproponowanych działań naprawczych. 5. Samoocena, o której mowa w niniejszym zarządzeniu przeprowadzona zostanie najpóźniej do 31 lipca 2016 roku. 6. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura Audytu i Kontroli. Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 1
7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Prezydent Miasta Janusz Gromek Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 2
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 36/16 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 6 maja 2016 r. Ankieta - kierownicy komórek organizacyjnych Lp. PYTANIE TAK NIE 1 Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? 2 Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? 3 Jak ocenia Pani/Pan atmosferę pracy (poziom zintegrowania zespołu, wzajemne zaufanie, jakość stosunków międzyludzkich, itp.) w Pani/Pana komórce organizacyjnej SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską ocenę, a 5 oznacza wysoką ocenę panującej w komórce organizacyjnej atmosfery pracy) 4 Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 5 Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? 6 Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej Trudno to ocenić UWAGI (w przypadku udzielenia odpowiedzi NIE wskazane jest krótkie odniesienie się (uzasadnienie) tej odpowiedzi. Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 1
posiadają wiedzę i umiejętności niezbędne do skutecznego realizowania przez nich zadań? 7 Jak ocenia Pan/Pani przydatność, efektywność szkoleń w których brali, w roku 2015 udział podlegli Pani/Panu pracownicy, w odniesieniu do wykonywanych obowiązków służbowych? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską przydatność, a 5 oznacza bardzo dużą przydatność szkoleń) 8 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? 9 Jak ocenia Pani/Pan poziom motywacji do pracy pracowników w Pani/Pana komórce organizacyjnej SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że pracownicy nie są zupełnie zmotywowani do pracy, a 5 oznacza bardzo wysokie zmotywowanie pracowników do pracy. 10 Jak ocenia Pani/Pan funkcjonujący w Urzędzie system motywacji do pracy pracowników? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że w Urzędzie nie ma żadnych narzędzi mogących wpływać na zmotywowanie pracowników do lepszej i bardziej efektywnej pracy, a 5 oznacza, że stosowane techniki (narzędzia) motywacyjne są w zupełności wystarczające do tego aby czuć się w pełni zmotywowanym do lepszej i bardziej efektywnej pracy. 11 Jeżeli w pytaniu 10 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby system motywacyjny w Urzędzie był bardziej efektywny i skuteczny? 12 Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 2
pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? 13 Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? 14 Czy istniejące w Urzędzie procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? 15 Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? 16 Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? 17 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? 18 Jak ocenia Pan/Pani podział zadań i obowiązków pomiędzy poszczególnych pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że przydzielone pracownikom zadania i obowiązki nie są adekwatne do posiadanych przez nich kompetencji (wiedzy merytorycznej), pracownicy są zbytnio obciążeni zadaniami i obowiązkami (nie są w stanie terminowo i sprawnie realizować powierzonych im zadań i obowiązków), a 5 oznacza, że pracownicy posiadają niezbędne kompetencje i wiedze merytoryczną do wykonywania zadań i obowiązków, oraz że ilość zadań i obowiązków przydzielanych poszczególnym pracownikom pozwala na ich terminowe i sprawne realizowanie. 19 Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 3
niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? 20 Czy Pani/Pana zdaniem pracownicy komórki organizacyjnej są świadomi misji Urzędu? Czy podczas wykonywania bieżących zadań i obowiązków pracownicy kierują się Pana/Pani zdaniem misją Urzędu? 21 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w 2015 roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 22 Czy pracownicy komórki organizacyjnej zostali zapoznani z celami i zadaniami, które były do osiągnięcia w 2015 roku? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 21 brzmi TAK 23 Czy do poszczególnych zadań określonych w planie pracy na 2015 rok byli wyznaczani konkretni pracownicy, bezpośrednio odpowiedzialni za te zadania? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 21 brzmi TAK 24 Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? 25 Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań (np. sprawozdania z realizacji planów pracy)? 26 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? 27 Czy w przypadku pojawienia się zagrożeń w Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 4
terminowym, sprawnym zrealizowaniu zadań i obowiązków podejmowane są działania zmierzające do usunięcia tych zagrożeń lub ich zminimalizowania? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 29) 28 Czy o istotnych zagrożeniach w realizacji zadań i obowiązków informowane jest Kierownictwo Urzędu? 29 Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do aktualnych procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie? 30 Czy znane są Pani/Panu obowiązujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) mające za zadanie utrzymywać ciągłość działalności Urzędu na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 32). 31 Jak Pan/Pani ocenia funkcjonujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) mające za zadanie utrzymywać ciągłość działalności Urzędu na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, funkcjonujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) w żadne sposób nie zabezpieczają Urzędu przed utratą ciągłości działalności (np. dokumenty, zasoby informatyczne nie są właściwie zabezpieczone na wypadek awarii), a 5 oznacza, że funkcjonujące mechanizmy (procedury) w pełni gwarantują zachowanie ciągłości działalności na wypadek awarii. 32 Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? 33 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 5
komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? 34 Czy w Pana/Pani komórce organizacyjnej są osoby niezastąpione, których nieobecność może utrudnić lub uniemożliwić realizację bieżących zadań i obowiązków? 35 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 36 Czy Pani/Pana zdaniem istniejący w Urzędzie przepływ informacji oraz komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania i obowiązki (w szczególności dotyczy to tych zadań, w które zaangażowanych jest więcej niż jedna komórka organizacyjna)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że zarówno przepływ i informacji jak i komunikacja funkcjonuje na bardzo niskim poziomie i stanowi utrudnienia w sprawnym i terminowym realizowaniu zadań, a 5 oznacza, że system komunikacji i przepływu informacji, jaki funkcjonuje w Urzędzie jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania). 37 Jeżeli w pytaniu 36 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby usprawnić przepływ informacji i komunikację pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. 38 Czy w Urzędzie funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, jednostkami organizacyjnymi Gminy, spółkami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 6
realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 39 Jak Pani/Pan ocenia funkcjonujący w Urzędzie system obiegu dokumentacji i korespondencji (czy system ten gwarantuje sprawne, rzetelne i terminowe realizowanie zadań przez nadzorowaną przez Panią/Pana komórkę organizacyjną)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że funkcjonujący system jest nieefektywny i wymaga natychmiastowego usprawnienia, ponieważ bardzo utrudnia terminowe, sprawne i rzetelne realizowanie zadań, a 5 oznacza, że system ten jest efektywny i nie wymaga podejmowania jakichkolwiek działań usprawniających). 40 Jeżeli w pytaniu 39 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby usprawnić system obiegu dokumentacji i korespondencji 41 Czy Pani/Pana zdaniem pracownicy kierowanej przez Panią/Pana komórki organizacyjnej posiadają odpowiednie zabezpieczenie organizacyjne (organizacja miejsca pracy, narzędzia pracy, systemy informatyczne) do sprawnego i terminowego realizowania swoich obowiązków? 42 Jeżeli w pytaniu 41 padła odpowiedź NIE, to proszę podać występujące w komórce organizacyjnej utrudnienia organizacyjne. 43 Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Urzędu? 44 Jakie kluczowe problemy Pani/pana zdaniem utrudniają realizację zadań przez Urząd? 45 Proszę podać w kilku zdaniach, jakie działania należałoby lub można byłoby podjąć jako jedne z pierwszych, aby poprawić, usprawnić funkcjonowanie Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 7
Urzędu? Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 8
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia wewnętrznego Nr 36/16 Prezydenta Miasta Kołobrzeg z dnia 6 maja 2016 r. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej (rok 2015) pracownicy Urzędu Miasta Kołobrzeg Lp. PYTANIE TAK NIE 1 Czy Pani/Pan wie, jakie zachowania pracowników uznawane są w Urzędzie za nieetyczne? 2 Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie? 3 Czy Pani/Pana zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych Urzędu przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie? 4 Jak ocenia Pani/Pan atmosferę pracy (poziom zintegrowania zespołu, wzajemne zaufanie, jakość stosunków międzyludzkich, itp.) w komórce organizacyjnej, w której Pani/Pan pracuje? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską ocenę, a 5 oznacza wysoką ocenę panującej w komórce organizacyjnej atmosfery pracy) 5 Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? 6 Jak ocenia Pan/Pani przydatność, efektywność szkoleń, w których brał/a Pan/Pani udział w 2015 roku, Trudno to ocenić UWAGI (w przypadku udzielenia odpowiedzi NIE wskazane jest krótkie odniesienie się (uzasadnienie) tej odpowiedzi. Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 1
w odniesieniu do wykonywanych obowiązków służbowych SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza niską przydatność, a 5 oznacza bardzo dużą przydatność szkoleń) 7 Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? 8 Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)? 9 Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? 10 Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? 11 Jak ocenia Pani/Pan funkcjonujący w Urzędzie system motywacji do pracy pracowników? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że w Urzędzie nie ma żadnych narzędzi mogących wpływać na zmotywowanie pracowników do lepszej i bardziej efektywnej pracy, a 5 oznacza, że stosowane techniki (narzędzia) motywacyjne są w zupełności wystarczające do tego aby czuć się w pełni zmotywowanym do lepszej i bardziej efektywnej pracy. 12 Jeżeli w pytaniu 11 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby system motywacyjny w Urzędzie był bardziej efektywny i skuteczny? 13 Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych Pani/Panu zadań? 14 Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Urzędu? Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 2
15 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w 2015 roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? 16 Czy bezpośredni przełożony zapoznał Panią/Pana z obowiązującym planem pracy Wydziału? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 15 brzmi TAK 17 Czy bezpośredni przełożony wyznaczył Panią/ Pana do realizacji konkretnych zadań ujętych w planie pracy na 2015 rok należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 15 brzmi TAK 18 Czy cele i zadania Pani/Pana komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 15 brzmi TAK 19 Czy w przypadku pojawienia się zagrożeń w terminowym, sprawnym zrealizowaniu zadań i obowiązków podejmowane są działania zmierzające do usunięcia tych zagrożeń lub ich zminimalizowania? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 22) 20 Czy o istotnych zagrożeniach w realizacji zadań i obowiązków informuje Pan/Pani bezpośredniego przełożonego? 21 Jeżeli w pytaniu 20 padła odpowiedź TAK, to czy bezpośredni przełożony podejmuje (lub wspomaga Panią/Pana) działania zmierzające do wyeliminowania pojawiających się zagrożeń? 22 Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do aktualnych procedur/instrukcji obowiązujących w Urzędzie? 23 Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/Pana? Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 3
24 Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)? 25 Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań? 26 Czy znane są Pani/Panu obowiązujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) mające za zadanie utrzymywać ciągłość działalności Urzędu na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? (jeśli TAK proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28). 27 Jak Pan/Pani ocenia funkcjonujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) mające za zadanie utrzymywać ciągłość działalności Urzędu na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii systemu informatycznego)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że funkcjonujące w Urzędzie mechanizmy (procedury) w żaden sposób nie zabezpieczają Urzędu przed utratą ciągłości działalności (np. dokumenty, zasoby informatyczne nie są właściwie zabezpieczone na wypadek awarii, pożaru, powodzi, zalania, itp.), a 5 oznacza, że funkcjonujące mechanizmy (procedury) w pełni gwarantują zachowanie ciągłości działalności na wypadek awarii, pożaru, powodzi, zalania, itp.). 28 Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw na Pani/Pana stanowisku pracy? 29 Jak Pan/Pani ocenia funkcjonujący w Wydziale system zastępstw? SKALA od 1 do 5, gdzie 1 oznacza, że system zastępstw jest nieefektywny (np. w razie nieobecności w pracy żaden z pozostałych (wyznaczonych) pracowników nie przejmuje Pani/Pana obowiązków, co Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 4
skutkuje spiętrzeniem się dokumentów, spraw do realizacji), a 5 oznacza, że funkcjonujący system zastępstw jest w pełni efektywny (np. w razie nieobecności w pracy, pozostali (wyznaczeni) pracownicy przejmują Pana/Pani obowiązki, co eliminuje spiętrzanie się spraw, dokumentów do realizacji). 30 Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? 31 Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań? 32 Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? 33 Czy Pani/Pana zdaniem istniejący w Urzędzie przepływ informacji oraz komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania i obowiązki (w szczególności dotyczy to tych zadań, w które zaangażowanych jest więcej niż jedna komórka organizacyjna)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że zarówno przepływ i informacji jak i komunikacja funkcjonuje na bardzo niskim poziomie i stanowi utrudnienia w sprawnym i terminowym realizowaniu zadań, a 5 oznacza, że system komunikacji i przepływu informacji, jaki funkcjonuje w Urzędzie jest wystarczający do tego aby sprawnie i terminowo realizować zadania). 34 Jeżeli w pytaniu 33 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby usprawnić przepływ informacji i Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 5
komunikację pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu. 35 Czy w Urzędzie funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, jednostkami organizacyjnymi Gminy, spółkami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? 36 Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Urzędzie zasad, procedur, instrukcji itp.? 37 Jak Pani/Pan ocenia funkcjonujący w Urzędzie system obiegu dokumentacji i korespondencji (czy system ten gwarantuje sprawne, rzetelne i terminowe realizowanie przez Pana/Panią zadań i obowiązków)? SKALA od 1 do 5 (gdzie 1 oznacza, że funkcjonujący system jest nieefektywny i wymaga natychmiastowego usprawnienia, ponieważ bardzo utrudnia terminowe, sprawne i rzetelne realizowanie zadań, a 5 oznacza, że system ten jest efektywny i nie wymaga podejmowania jakichkolwiek działań usprawniających). 38 Jeżeli w pytaniu 37 udzielono odpowiedzi w skali od 1 do 3, to proszę w kilku zdaniach podać, jakie Pana/Pani zdaniem działania należałoby lub można byłoby podjąć aby usprawnić system obiegu dokumentacji i korespondencji 39 Czy posiada Pani/Pan odpowiednie zabezpieczenie organizacyjne (organizacja miejsca pracy, w tym między innymi systemy informatyczne) do sprawnego i terminowego realizowania swoich obowiązków? 40 Jeżeli w pytaniu 39 padła odpowiedź NIE, to proszę podać występujące utrudnienia organizacyjne. Id: 9B1B3150-9A05-447A-9467-64A6E7C298EC. Podpisany Strona 6