OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 7 do SIWZ 1. Przedmiot zamówienia...2 1.1 Portal internetowy wraz z przeglądarkową grą komputerową MMORPG i wirtualną mapą szlaków...4 1.2 Pakiet powitalny na Suwalszczyźnie...12 1.3 Książka...14 1.4 Konkurs plastyczny w szkołach (szkoły podstawowe i gimnazja)...15 1.5 Lekcje w szkołach o Suwalszczyźnie (szkoły podstawowe i gimnazja)...17 1.6 Loty balonem/eventy...18 1.7 Emeryci i renciści ulotkowanie komunikacji miejskiej, ośrodków zdrowia i rehabilitacji oraz innych miejsc związanych ze zdrowiemi i przebywaniem osób starszych, Uniwersytetów Trzeciego Wieku (minimum 30 największych uniwersytetów w całej Polsce liczących powyżej 150 studentów), klubów seniora, centrów handlowych itp...20 1.8 Uniwersytety Trzeciego Wieku akcje komunikacji marketingowej...21 1.9 Infolinia...22 1.10 Media...23 2. Cele oraz kluczowe założenia Kampanii promocyjnej Suwalszczyzny jako jednej z marek turystycznych Województwa Podlaskiego...24 3. Grupa docelowa...26 4. Główne założenia kampanii, które Wykonawca uwzględni podczas realizacji przedmiotu zamówienia...27 Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 oraz z budŝetu Samorządu Województwa Podlaskiego

1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, produkcja i wdrożenie Kampanii Promocyjnej Suwalszczyzny (obszar powiatów: suwalskich, augustowskiego i sejneńskiego) prowadzonej pod hasłem promocyjnym Suwalszczyzna Kraina jak Baśń. Kampania promocyjna ma na celu głównie wydłużenie sezonu turystycznego i zwiększenie liczby przyjazdów turystycznych na Suwalszczyznę w okresie jesieni-zimy i wiosny. Skierowana jest szczególnie do rodzin z dziećmi (oddziaływanie poprzez dzieci) i osób starszych dysponujących wolnym czasem w okresie posezonowym. Kampania promocyjna będzie realizowana w ramach projektu pn. Kampania Promocyjna Suwalszczyzny jako jednej z marek turystycznych Województwa Podlaskiego, dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz z Budżetu Państwa przez Województwo Podlaskie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013, Osi priorytetowej III. Rozwój Turystyki i Kultury, Działania 3.1 Rozwój atrakcyjności turystycznej regionu. Wykonawca na wszystkich projektach materiałów promocyjnych i informacyjnych, artykułów i innych narzędzi marketingowych wytworzonych w ramach realizacji zamówienia oraz w trakcie trwania spotkań, imprez i innych wydarzeń zamieści informacje i oznaczenia zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji oraz Strategią Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce na lata 2007-2013, określającymi podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby Narodowej Strategii Spójności oraz wszystkich programów operacyjnych w jej ramach, Wykonawca na wszystkich projektach materiałów promocyjnych i informacyjnych, artykułów i innych narzędzi marketingowych wytworzonych w ramach realizacji zamówienia oraz w trakcie trwania spotkań, imprez i innych wydarzeń, zamieści informacje i oznaczenia zgodnie z Zasadami promocji projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego 2007 2013, Wszystkie materiały promocyjne i informacyjne oraz inne narzędzia marketingowe wytworzone w ramach zamówienia powinny mieć wspólną szatę graficzną, tak aby tworzyły spójną linię wizerunkową i być ściśle powiązane z marką Suwalszczyzna Kraina jak Baśń, zgodnie z Księgą marki dostępną u Zamawiającego (zgodnie z Programem rozwoju produktu turystycznego Pojezierza Suwalsko-Augustowskiego i Ziemi Sejneńskiej ). Wszystkie materiały i narzędzia marketingowe winny zawierać dopisek Województwo Podlaskie wraz z umieszczonym logo Województwa. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wszystkie materiały promocyjne i informacyjne, wytworzone w ramach realizacji zamówienia, w plikach źródłowych, 2

w rozdzielczości umożliwiającej zamieszczenie plików na stronie internetowej Zamawiającego i partnerów projektu, tj. miast: Suwałk, Augustowa i Sejn oraz Suwalskiej Organizacji Turystycznej, Augustowskiej Organizacji Turystycznej, Powiatu Suwalskiego oraz Stowarzyszenia Samorządów Ziemi Sejneńskiej oraz umieści na stworzonym w ramach zamówienia portalu internetowym. Wszelkie projekty materiałów promocyjnych i informacyjnych, artykułów i innych narzędzi marketingowych wytworzone w ramach realizacji zamówienia, przesłane przez Wykonawcę do akceptacji Zamawiającemu oraz wskazanemu przez Zamawiającego podmiotowi sprawującemu nadzór autorski kampanii, zostaną zaakceptowane w terminie do 7 dni roboczych. W powyższym terminie Zamawiający zawiadomi pisemnie Wykonawcę, który projekt przyjmuje lub o konieczności wniesienia poprawek do projektu. Termin ten może być przedłużony w uzgodnieniu z Wykonawcą w uzasadnionych przypadkach. Wszelkie poprawki lub sugestie Zamawiającego i podmiot sprawujący nadzór autorski do projektów materiałów promocyjnych i informacyjnych, artykułów i innych narzędzi marketingowych wytworzonych w ramach realizacji zamówienia, Wykonawca wykona w terminie do 5 dni roboczych. Termin ten może być przedłużony przez Zamawiającego na pisemną prośbę Wykonawcy w uzasadnionych przypadkach. Wykonawca przedstawi w ofercie szczegółowy harmonogram realizacji zamówienia uwzględniając terminy realizacji poszczególnych usług oraz terminy odbioru tych usług i terminy zatwierdzenia u Zamawiającego, uwzględniając wskazane terminy płatności. 3

Zamówienie obejmuje przygotowanie, produkcję i wdrożenie kampanii składającej się z następujących elementów składowych: 1.1 Portal internetowy wraz z przeglądarkową grą komputerową MMORPG i wirtualną mapą szlaków PORTAL INTERNETOWY BĘDZIE OPIERAŁ SIĘ NA FUNKCJONALNYM SYSTEMIE CMS (CONTENT MANAGEMENT SYSTEM = SYSTEM ZARZĄDZANIA TREŚCIĄ), TJ. ZESTAWU APLIKACJI INTERNETOWYCH, WYPOSAŻONEGO W POLSKI INTERFEJS. NA PORTAL IMNTERNETOWY SKŁADAĆ SIĘ BĘDĄ 3 ZASADNICZE, ZINTEGROWANE ZE SOBĄ CZĘŚCI, SPÓJNE GRAFICZNIE: a) serwis internetowy (wykonany najpóźniej do końca trzeciego miesiąca realizacji kampanii). b) gra komputerowa, przeglądarkowa MMORPG (Massively Multiplayer Online Role Playing Game) stanowiąca integralną część portalu. c) moduł wirtualnej mapy z minimum 15 wirtualnymi szlakami turystycznymi Suwalszczyzny: wodnymi, rowerowymi, pieszymi i samochodowymi (szlaki produktowe podobnie jak w grze o zabarwieniu historyczno-przygodowym - questy do opracowania i wdrożenia przez Wykonawcę) Serwis internetowy będzie składał się z dwóch części: dla dorosłych i dla dzieci. Dla dorosłych serwis będzie zawierał: Podstawowe informacje o Suwalszczyźnie Atrakcje regionu, (w tym lista specjalnych miejsc do odwiedzenia) Szlaki turystyczne istniejące pokazane na mapie i opisane (krótki opis i materiał zdjęciowy). Podkład mapowy do wykorzystania oraz podstawowe dane do opisu szlaków będą dostarczone przez Zamawiającego. Imprezy w regionie, produkty turystyczne. Muzea, galerie Miejsca święte i historyczne Ośrodki zdrowotne, SPA 4

Mapę interaktywną z obiektami noclegowymi i atrakcjami połączoną z modułem wolnych miejsc (uaktualnianych bezpośrednio przez gestorów bazy i atrakcji), opcją rezerwacji miejsc online i ewentualnej płatności ( na wzór sklepu internetowego). Opinie i recenzje obiektów i atrakcji. Rekomendowanie i ocenianie. Dodatek do stron poszczególnych ośrodków. Dołączona opcja powiadamiania znajomych. Powinna być zawarta możliwość monitoringu opinii, a regulamin użytkowników powinien określać, że wulgaryzmy, opinie naruszające godność osobistą, będąc poza tematem lub reklamujące inne obszary nie będą zamieszczane. Dla dzieci serwis społecznościowy Klub (np. Łowców Baśni/Przygód) Dziecko tworzy swój profil (wprowadzony wybór kraju, województwa, miejscowości, nr karty członkowskiej na potrzeby statystyk), w którym umieszcza swoje rysunki i informacje o sobie, szkołę, klasę, zainteresowania itd. Będzie możliwość wstawiania plików do galerii. Przede wszystkim baśnie pisane i rysunki oraz zdjęcia z Suwalszczyzny W klubie będą istniały dwie kategorie członków osoby, które były na Suwalszczyźnie i otrzymały kartę członkowską oraz osoby, które tylko się zalogowały z ograniczonymi/czasowymi uprawnieniami W ramach serwisu będzie istniała możliwość wysyłania wiadomości e-mail (usługa nieodpłatana) Powstanie lista znajomych Różne rodzaje rankingów, ostatnio dodane prace, najlepiej oceniane, zakwalifikowane do druku i najczęściej oglądane ale też rankingi największych podróżników i najczęściej odwiedzanych miejsc. Zaproszenia do klubu. Opcja zaproś znajomego. Znacznik dostępności z wykorzystywanymi komunikatorami. Baśnie w formacie Mp3 do słuchania i pobrania z serwisu. Czyta lektor (moduł uzupełniany sukcesywnie w trakcie kampanii). Gra przeglądarkowa. Na stronie głównej informacje dotyczące aktywności znajomych, nowych członków oraz nowych baśni i największych osiągnięć w grze Istotne jest zachowanie połączenia pomiędzy rzeczywistością Suwalszczyzny, a klubem 5

Dzieci będą mogły wpisywać miejsca, w których były, wstawiać zdjęcia, opisywać przygody i dzielić się wrażeniami (monitoring podobnie jak wyżej). W profilu będzie mógł zaznaczać na mapie gdzie przebywał. WYMAGANIA TECHNICZNE I OGÓLNE INFORMACJE O PORTALU I FUNKCJACH SYSTEMU CMS: a) tworzenie treści strony za pomocą wygodnego edytora (podstawowe funkcje edytora tekstów, np. WYSIWYG), b) kontrola nad poziomem dostępu do treści oraz prezentacji artykułów (w oparciu o system zdefiniowanych uprawnień użytkowników) proponowanych jest 5 poziomów, SuperAdministrator, Administrator-recenzent treści, Redaktor, Gość możliwość z kartą członkowską, gość zwyczajny, c) możliwość tworzenia i pełnego zarządzania kontami oraz ich uprawnieniami administratorów, redaktorów, recenzentów, d) administrowanie artykułami, komentarzami, wpisami, e) administrowanie zasobami graficznymi (np. fotografiami, filmami) moduł galerii, f) system rejestracji użytkownika (potwierdzenie i rejestracja przez email z podaniem danych jw. do statystyk), g) moduł: sond (ankiet) i głosowań (graficzna prezentacja wyników), h) moduł: baza dobrych pomysłów na ofertę turystyczną Suwalszczyzny i) moduł rotator banerów i form reklamowych (możliwość umieszczania form reklamowych w dowolnym miejscu portalu, z uwzględnieniem również jednego głównego, stałego miejsca na baner reklamowy) j) e-biuletyn (newsletter) wraz z systemem zarządzania bazą e-mailową oraz łącznością z systemem aktualności i kalendarium, k) narzędzie: wyszukiwarka wewnętrzna (słowa kluczowe i tagi) i zewnętrzna google, l) narzędzie: struktura/mapa serwisu, m) moduł kalendarium baza danych wydarzeń powiązanych z systemem aktualności, n) narzędzia funkcje każdej podstrony: poleć stronę znajomemu, drukuj stronę, o) formularz kontaktowy (e-mailing przez www), p) regulamin korzystania z portalu internetowego, 6

q) baza danych linków (struktura: kategoria, nazwa wyświetlana, adres url, baner lub grafika), r) obsługa kanałów RSS (aktualności), s) w stopce portalu umieszczenie danych sponsorów zgodnie z ich księgami tożsamości i informacji o realizowanym projekcie t) automatyczne udostępnianie portalu w wersji angielskiej, litewskiej i niemieckiej (tłumaczenie treści i baz danych po stronie Wykonawcy), również automatyczna zmiana banerów, zdjęć grafiki, itp. we wszystkich językach. u) Portal oraz baza danych zostanie zainstalowana w ramach zapewnionej przez Wykonawcę usługi serwera. Usługa obejmuje: utrzymanie i udostępnienie portalu na serwerze dostawcy w publicznej sieci internet osobom trzecim od dnia odbioru portalu przez Zamawiającego przez okres trwałości projektu (minimum 5 lat), pod adresem (domeną) wskazaną przez Zamawiającego. Wymagane jest zapewnienie jednakowej czytelności portalu w przeglądarkach: IE, Firefox, Opera, Safari, Netscape, Mozilla i wyższe. Wybór serwera powinien zagwarantować sprawność wyświetlania, stabilną i nieprzerwaną możliwość korzystania z serwisu i gry przeglądarkowej, oczekujemy umowy SLA z podaną dostępnością portalu łącznie z oknem serwisowym, tworzeniem kopii zapasowej oraz czasem ponownego uruchomienia w przypadku awarii. v) dostarczenie instrukcji obsługi CMS, w) dostarczenie instrukcji konfiguracji CMS, x) świadczenie usług serwisu CMS: udzielanie porad telefonicznych osobom wskazanym przez Zamawiającego w zakresie obsługi CMS (porady udzielane będą w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00 16.00) w okresie gwarancji. usuwanie usterek i błędów ujawnionych w toku eksploatacji systemu CMS nieprawidłowości w działaniu jednej lub wielu funkcji CMS, od dnia odbioru portalu i sytemu CMS przez Zamawiającego przez okres gwarancji podstawowej (1 rok), w terminie nie późniejszym niż następnego dnia roboczego od momentu zgłoszenia błędu i przez okres wsparcia technicznego, w terminie nie późniejszym niż 2 dni robocze od momentu zgłoszenia błędu. y) Wykonawca zgłosi stronę do popularnych wyszukiwarek i zapewni pozycjonowanie portalu w okresie realizacji projektu (Google, 3-5 fraz kluczowych pozycje 1-5). 7

GRA KOMPUTEROWA, PRZEGLĄDARKOWA MMORPG. a) Cel gry. Promocja turystyczna obszaru i marki Suwalszczyzny Krainy jak Baśń. Gra powinna stwarzać możliwość dostępu częściowego (np. tylko możliwości poruszania się po szlakach i przeżywania przygód bez pełnego zdobywania szlaków) i czasowego (do 6 miesięcy) dla użytkowników, którzy mają ograniczone, bądź tymczasowe uprawnienia (Ci, co jeszcze nie byli na Suwalszczyźnie) oraz dostępu pełnego dla pełnoprawnych użytkowników (Ci, którzy przyjechali na Suwalszczyznę i zdobyli kartę członkowską oraz Glejt do przeszłości ). Wśród postaci pozytywnych i pomocnych powinny przewijać się postacie krasnoludków o wyglądzie zbliżonym do obrazków Jana Marcina Szancera z książki Marii Konopnickiej O krasnoludkach i o sierotce Marysi. Wykorzystane powinny również zostać wszystkie istniejące lokalne legendy i postacie związane z historią i kulturą Suwalszczyzny oraz powinny zostać powiązane z konkretnymi miejscami na szlakach (wskazana jest współpraca ze znawcą Suwalszczyzny, w celu trafnego nawiązania do faktów historycznych i geografii regionu). Gra winna mieć charakter przygodowy i opierać się o rzeczywistą mapę Suwalszczyzny, aby zapewnić promocję lokalizacji konkretnych atrakcji i obiektów turystycznych zachęcenie do przyjazdu i skonfrontowania świata wirtualnego z rzeczywistym, zdobycia szlaku w realnej rzeczywistości, przeżycia przygody, odkrycia skarbu (np. w danym miejscu znajduje się obecnie ośrodek leczniczy, a w świecie gry była to siedziba znachora, obecna kwatera agroturystyczna to dawna oberża, itp.). Wskazany system artefaktów za zdobycie na realnym szlaku pojedynczych skarbów, (unikatowych postaci krasnoludków) pieczęci ze specjalnych miejsc do odwiedzenia w regionie oraz specjalnych premii za zdobycie np. całej szkatułki skarbów. Realia gry nawiązują do przeszłości, np. do Rzeczpospolitej Szlacheckiej z okresu Złotego Wieku (XVI wiek), wskazany wątek ukrywających się potomków wyniszczonego, dawnego plemienia Jaćwingów Gra ma charakter przygodowy, nacisk położony zostanie na zwiedzanie świata przedstawionego w grze (w oparciu o mapę Suwalszczyzny), rozwiązywanie zagadek, interakcję w postaciami. Ma polegać zarówno na zdobywaniu poszczególnych szlaków (nawiązanie do modułu wirtualnej mapy szlaków), ale powinna posiadać również mocny aspekt ekonomiczny, np. rozwijaniu osad/wiosek, rzemiosła, handlu: o Przygody na szlakach, zdobywanie ich i poszukiwanie skarbów, rozwiązywanie zagadek, interakcje z postaciami 8

o Budowanie np. karczm, młynów, wyznaczanie pól uprawnych, handel zbożem i rybołówstwo itd. o Możliwe będzie atakowanie przeciwników i rabowanie ich dóbr. Gra powinna posiadać zabezpieczenia w postaci reguł, które uniemożliwiają kompletne zniszczenie przeciwnika, itd. Gra po napisaniu będzie wymagała okresu testowego. b) Specyfikacja ogólna. ma to być graficzna gra MMORPG w przeglądarce internetowej, postacie jak i świat gry jest w pełni przedstawiony w formie animowanej grafiki, gra działa bez konieczności ściągania programów i ich instalacji, co ułatwi dostęp i uczyni ją przyjazną dla potencjalnego użytkownika, c) Lista założeń gry. gra ma oferować graczom doświadczenie, do którego będą chętnie i często wracać, gra musi posiadać wysokiej jakości oprawę graficzną i muzyczną, silnik gry ma posiadać moc by obsłużyć do kilku tysięcy graczy, a przy tym nie obciążać zbędnie serwera, główny wątek ma dotyczyć Suwalszczyzny Krainy jak Baśń gra musi być zorientowana na przeżywanie przygód, kooperacje graczy przeciwko komputerowo wygenerowanym przeciwnikom, gra musi nawiązywać do wydarzeń historycznych oraz do historycznych postaci, krain i miast, gra musi być dostępna w dwóch wersjach językowych: polskiej, angielskiej gra powinna posiadać możliwość rozwoju w przyszłości o sąsiedzkie terytoria (mapy) oraz o możliwość dodawania nowych typów obiektów w grze z pozycji Administratora (np. oberże, karczmy, stanice, itp.) d) Obsługa gry. założenie konta gracza, o unikalny login i hasło (dane do statystyk jw.), o adres: e-mail używany w przypadku kontaktu z graczem (newsletter, ogłoszenia, ostrzeżenia), stworzenie nowej postaci, o imię postaci, 9

logowanie, o tworzenie unikalnego avatara, popiersia postaci (które, będą mogły zobaczyć inni gracze) z określonej ilości rodzajów włosów, rodzajów oczu, rodzajów nosów, ust itp., o wybór kolorów ubrań, jakie będzie miała postać w grze co w każdym momencie można zmienić, o użytkownik podczas pierwszego logowania podaje nazwę konta oraz hasło. Informacje te zapamiętane są np. w plikach ciasteczek cookies wiec kolejne logowania z tego samego komputera nie wymagają podawania tych informacji (następują automatycznie), oddzielnie istnieje możliwość logowania dla użytkowników tymczasowych i z ograniczonymi uprawnieniami oraz dla użytkowników pełnoprawnych (z kartą członkowską) sterowanie ruchem postaci, e) Panel gracza. menu gry, o sterowanie ruchem postaci za pomocą myszy, wskazując miejsce, w które ma udać się postać, o przy pomocy myszy wskazujemy także obiekty, przedmioty do podniesienia/obsługi i postaci, z którymi chcemy walczyć/handlować/ rozmawiać. o spis rozpoczętych zadań i questów, o ustawienia gry, o mapa świata gry, o sygnalizacja braku połączenia z serwerem. f) Podstrony. strona pomocy, o gra musi zawierać łatwo dostępną stronę pomocy, na której szczegółowo opisane jest jak grać, ranking graczy, o lista graczy którzy zdobyli największe doświadczenie, strona forum, o zakładanie nowych wątków: TAK, zalogowani, 10

o dodawanie nowych postów: TAK, zalogowani, o usuwanie postów. Tylko Administrator, o usuwanie wątków. Tylko Administrator, o wątki są sortowane i wyświetlane z podziałem na kategorie. strona regulamin, o najważniejsze założenia, które musi zaakceptować każdy użytkownik gry podczas rejestracji konta, obsługa konta użytkownika, o zakładanie i usuwanie konta użytkownika o użytkownik otrzymuje powiadomienia e-mail, o konto użytkownika jest usuwane przez serwer po 5 miesiącach braku aktywności gracza. o Wykonawca przedstawi koncepcję scenariusza gry oraz opis funkcji i możliwości panelu administracyjnego gry. MODUŁ WIRTUALNEJ MAPY - moduł wirtualnej mapy z minimum 15 wirtualnymi szlakami turystycznymi Suwalszczyzny: wodnymi, rowerowymi i samochodowymi (szlaki produktowe podobnie jak w grze o zabarwieniu historyczno- przygodowym - questy do opracowania i wdrożenia przez Wykonawcę). Na mapie będą zaznaczone i opisane: dokładny przebieg i kilometraż szlaków (wskazany przybliżony czas przemierzania szlaku), ciekawe miejsca, atrakcje, usługi, baza noclegowa oraz opis questu (zadania do wykonania administrator musi mieć możliwość zmiany treści questu co jakiś czas) Na mapie możliwe będzie otwarcie/wyświetlenie każdego ze szlaków produktowych z osobna, automatyczny dobór skali mapy do wybranego szlaku. Funkcje wirtualnej mapy: przesuwanie, powiększanie /pomniejszanie, oznaczone obiekty (ok. 15 kategorii) wraz z linkami, możliwość edycji szlaków i obiektów. 11

1.2 Pakiet powitalny na Suwalszczyźnie Dla dzieci o Opracowanie i wydanie 30 000 egz. listu glejtu z tamtych czasów (część /ok.1/4/ w języku angielskim, litewskim i niemieckim) z paszportem/przepustką na zdobywanie okolicznościowych pieczęci z przeszłości w specjalnych miejscach w regionie (stylizowanego na starodruk, charakterem i grafiką nawiązującego do portalu internetowego i świata gry, z pieczęcią lakową), o Opracowanie i wydanie 30 000 sztuk plastikowej elitarnej karty członkowskiej /na wzór karty bankomatowej/ opatrzonej logotypami, numerem, grafiką /zbliżoną do glejtu i świata gry/, miejscem na podpis. o Opracowanie i wykonanie okolicznościowych pieczęci z przeszłości w liczbie i o charakterze adekwatnym do ustalonej listy specjalnych miejsc do odwiedzenia w regionie. o Opracowanie i wydruk ulotki/listy (z krótkim opisem i grafiką) specjalnych miejsc do odwiedzenia /dla zdobycia okolicznościowych pieczęci z przeszłości/ - 30 000 egz. format A4 lub większy składany, część w j. angielskim, litewskim i niemieckim oraz 1500 egz. plakatu z mapą z zaznaczonymi specjalnymi miejscami (Format B2, pełen kolor, mapa stylizowana) o Opracowanie i wdrożenie 15 questów dla 15 szlaków (wodnych, rowerowych, pieszych i samochodowych) zgodnie z wirtualną mapą szlaków portalu internetowego i grą. Każdy z questów powinien zawierać zadania do rozwiązania na szlaku, minimum 5 tajemniczych miejsc ze skarbami do odkrycia. Na każdy z 15 szlaków (questów) powinna być wydana specjalna, stylizowana na starodruk mapka questu (format A4 lub większy, składany) w minimalnej ilości po 10 000 egz. (15x 10 000egz., część w j. angielskim, litewskim i niemieckim). Dodatkowo ma być wydana w ilości 30 000 egz. zbiorcza ulotka informacyjna o szlakach/questach (format A4 lub większy, składany, część w j. angielskim, litewskim i niemieckim) oraz 1500 egz. plakatu z mapą z zaznaczonymi questami (Format B2, pełen kolor, mapa stylizowana). o Opracowanie i wykonanie 10 000 zestawów skarbów zdobywanych na szlakach. Każdy zestaw składa się z 10 małych (10-15cm) specjalnych unikatowych postaci krasnoludków (kauczukowych lub z innego materiału zatwierdzonego przez Zamawiającego) umieszczonych w szkatułce skarbów. Krasnoludki powinny być zbliżone do postaci z obrazków Jana Marcina Szancera z książki Marii Konopnickiej O krasnoludkach i o sierotce Marysi. o Po przyjeździe na Suwalszczyznę dziecko otrzymuje zapieczętowany list glejt z tamtych czasów z paszportem/przepustką (charakterem i grafiką nawiązujący 12

do świata gry), który wyjaśnia mu, że właśnie stał się pełnoprawnym członkiem klubu internetowego i otrzymuje elitarną kartę członkowską. Otrzymuje również ulotkę z questami i wybiera odpowiedni szlak/szlaki do zdobycia, a także ulotkę/listę ze specjalnymi miejscami do odwiedzenia w celu zebrania pieczęci z przeszłości. W pokoju ma dostęp do książki z baśniami (po jej wydaniu). Dla rodziców o Opracowanie i wydanie broszury przewodnika (część I) po atrakcjach turystycznych i krajoznawczych Suwalszczyzny (przedstawionych z nutką romantyzmu ), z propozycjami aktywnego wypoczynku, polecanej bazy noclegowej oraz informacjami o 15 szlakach produktowych (questach) ze szczególnymi atrakcjami dla dzieci (zdobywanie szlaku i poszukiwanie skarbów), a także z listą miejsc specjalnych do odwiedzenia w regionie i informacjami o portalu internetowym. o Dostępne są również ulotki i plakaty o szlakach/questach i specjalnych miejscach do odwiedzenia w regionie Dla osób starszych (50+, emerytów) o Opracowanie i wydanie broszury przewodnika (część II - zabarwienie sentymentalno-historyczne) z informacjami o miejscach historycznych i świętych, informacjami o zakładach leczniczych, sanatoriach, możliwościach wycieczek sentymentalnych śladami polskimi po Litwie i Białorusi. o W kontaktach z osobami starszymi opieramy się na historycznych i religijnych walorach regionu. Broszury dla dorosłych są wydane razem, aby uchronić się przed generalizacją i segregowaniem klientów. Objętość każdej broszury ok. 40 stron, oprawa miękka. Broszury spójne pod względem formatu (np. 12x24 cm) i szaty graficznej (spójne także z innymi materiałami promocyjnymi), druk w pełnym kolorze (teksty, zdjęcia, grafika, mapki do wykonania lub zakupienia przez Wykonawcę), okładka lakierowana punktowo. Sugerowana obwoluta/opaska na wszystkie wydawnictwa. Nakład po 30 000 egz. każdej broszury (część w j. angielskim, litewskim i niemieckim ok. ¼ nakładu). 13

1.3 Książka Opracowanie i wydanie książki, która będzie zawierała baśnie i rysunki członków Klubu, o Baśnie będą zredagowane przez Wykonawcę głównie w oparciu o wątki baśni napisane przez dzieci. Nie będą publikowane baśnie napisane literalnie przez członków Klubu. Objętość około 200 stron (minimum 60 baśni), format A4, pełen kolor, okładka lakierowana punktowo (również wersja językowa angielska). Oprawa twarda. Nakład 3000 egzemplarzy (dwie wersje językowe). 14

1.4 Konkurs plastyczny w szkołach (szkoły podstawowe i gimnazja) Konkurs ma być prowadzony w ramach lekcji plastyki. Udział w nim biorą wybrane szkoły w rejonie zamieszkania grupy docelowej (sypialnie miejskie w minimum 3 miastach: Warszawa, Łódź, Aglomeracja Śląska). Konkurs winien być zrealizowany w porozumieniu z dyrekcją szkół i Kuratorium Oświaty i Wychowania (zawarcie porozumień i uzyskanie niezbędnych pozwoleń leży po stronie Wykonawcy). Konkurs skierowany jest do wszystkich klas w szkole. Na konkurs dzieciom należy przygotować materiały promocyjne o Suwalszczyźnie (pokazujące m.in. lokalizację Suwalszczyzny na mapie Polski, plakaty zapowiadające akcję w szkołach, ulotka o: Suwalszczyźnie, portalu internetowym, grze i szlakach do zdobycia /questach/ w realnej rzeczywistości /format A4 lub większy, złożony, w kolorze/ Dzieci są zapoznawane krótko z Suwalszczyzną, czytana jest im baśń na podstawie której mają wykonać rysunek. Po 3 wybrane rysunki z klasy biorą udział w konkursie. Rysunki są odbierane ze szkół i wstawiane do profilu w klubie. Nagradzany jest jeden rysunek z każdej klasy. Nagrodą jest określona liczba punktów i krasnoludek ze szkatułki skarbów dający specjalne uprawnienia w grze. Wszystkie dzieci biorące udział w konkursie zapraszane są do Klubu Łowców Baśni/Przygód w Internecie i otrzymują czasowy (3 miesiące) dostęp do gry z ograniczonymi uprawnieniami. Wszystkie dzieci biorące udział w konkursie otrzymują status członka tymczasowego. Zwycięzcy otrzymują pełne uprawnienia do gry, na pewien okres czasu /np. 3 miesiące/. Każde dziecko otrzymuje ponadto materiały przygotowane przez Wykonawcę: - opracowaną i wydaną ulotkę o: Suwalszczyźnie, portalu internetowym, grze i szlakach do zdobycia /questach/ w realnej rzeczywistości /format A4 złożony, w kolorze/, - wydany brandowany długopis i znaczek do przypięcia na ubraniu. Materiały mają być wydane w ilości egzemplarzy adekwatnej do liczby dzieci objętych akcją. 15

Szkoły uczestniczące w Kampanii otrzymają opracowaną i wydrukowaną przez Wykonawcę ofertę tzw. zielonych szkół i innych propozycji pobytów szkolnych na Suwalszczyźnie (minimum 50 egzemplarzy oferty dla każdej ze szkół). Edycje: Test jedna klasa w jednej szkole ok. 30 dzieci 3 edycje w wybranych szkołach w czasie trwania projektu (łącznie minimum 30 szkół z Warszawy, Łodzi i Śląska) 16

1.5 Lekcje w szkołach o Suwalszczyźnie (szkoły podstawowe i gimnazja) Edycje: W czasie trwania kampanii w każdej wybranej szkole prowadzona jest przez nauczyciela lekcja o Suwalszczyźnie. Udział w niej biorą wybrane szkoły w rejonie zamieszkania grupy docelowej (sypialnie miejskie w 3 miastach: Warszawa, Łódź, Aglomeracja Śląska lekcją objęte są inne szkoły niż konkursem plastycznym). Lekcja winna być zrealizowany w porozumieniu z dyrekcją szkół i Kuratorium Oświaty i Wychowania (zawarcie porozumień i uzyskanie niezbędnych pozwoleń leży po stronie Wykonawcy). Szkoły otrzymują przygotowane przez Wykonawcę materiały dydaktyczne do prowadzenia lekcji: 3 typy dla każdej grupy wiekowej inne - dla dzieci klas I-III, IV-VI i gimnazjum (mapy, plansze, prezentacje mulimedialne, itp.). Każde dziecko otrzymuje ponadto materiały przygotowane przez Wykonawcę: - opracowaną i wydaną ulotkę o: Suwalszczyźnie, portalu internetowym, grze i szlakach do zdobycia /questach/ w realnej rzeczywistości /format A4 lub większy, złożony, w kolorze/, - wydany brandowany długopis i znaczek do przypięcia na ubraniu. Materiały mają być wydane w ilości egzemplarzy adekwatnej do liczby dzieci objętych akcją. Wszystkie dzieci biorące udział w konkursie zapraszane są do Klubu Łowców Baśni/Przygód w Internecie i otrzymują czasowy (3 miesiące) dostęp do gry z ograniczonymi uprawnieniami. Szkoły uczestniczące w Kampanii otrzymają opracowaną i wydrukowaną przez Wykonawcę ofertę tzw. zielonych szkół i innych propozycji pobytów szkolnych na Suwalszczyźnie (minimum 50 egzemplarzy oferty dla każdej ze szkół). Test jedna klasa w jednej szkole ok. 30 dzieci 1 edycja w wybranych szkołach w czasie trwania projektu (łącznie 30 szkół z Warszawy, Łodzi i Śląska szkoły inne niż biorąc udział w konkursie plastycznym) 17

1.6 Loty balonem/eventy Loty balonem odbywają się trzy razy (po jednym Warszawa, Łódź, miasta Śląskie) w czasie trwania kampanii w ramach eventów/imprez pikników rodzinnych. Wskazane jest, aby eventy/imprezy te odbywały się w częściach/dzielnicach miast, gdzie będą prowadzone akcje w szkołach. Eventy nie muszą stanowić samodzielnych imprez mogą towarzyszyć jako dodatkowa atrakcja innym, organizowanym na tym obszarze imprezom. Wykonawca zapewni darmowe loty balonem i uwzględni w propozycji scenariusza uroczyste uruchomienie portalu internetowego Suwalszczyzny. Wszystkie imprezy lotu balonem muszą zostać poprzedzone akcją informacyjnopromocyjną w szkołach (plakaty, ulotki - opracowane i wydane przez Wykonawcę, lekcje. Wskazany jest PR i informacje w mediach lokalnych i regionalnych, właściwych dla miejsca lotu. Podczas imprez dzieci otrzymują ulotkę informującą o klubie i zapraszającą na Suwalszczyznę (opracowanie i wydanie ulotek w liczbie egzemplarzy adekwatnej do planowanej liczby uczestników imprez, format A4 lub większy, pełen kolor). Dorośli otrzymują ulotkę informacyjną, zawierającą informacje zarówno dla aktywnych zawodowo jak i emerytów i osób starszych (opracowanie i wydanie ulotek w liczbie egzemplarzy adekwatnej do planowanej liczby uczestników imprez, format A4 lub większy, pełen kolor). Eventy przewidziane są także na Litwie (2) i w Niemczech (1). Wskazane jest, aby towarzyszyły one targom turystycznym w 2010r. w Berlinie i w Wilnie jako imprezy uatrakcyjniające i szczególnie wyróżniające Suwalszczyznę Krainę jak Baśń jako jedną z marek turystycznych województwa podlaskiego promującego się na targach. Dla realizacji tego działania niezbędny jest kontakt i uzgodnienia z Podlaską Regionalną Organizacja Turystyczną w Białymstoku, Polską Organizacją Turystyczną w Warszawie, Polskim Ośrodkiem Informacji Turystycznej (POIT) w Berlinie. Wykonawca opracuje i wyda ulotki w języku niemieckim i litewskim, w liczbie egzemplarzy adekwatnej do planowanej liczby uczestników imprez (format A4 lub większy, pełen kolor). Podczas organizacji wszystkich eventów/imprez, zostaną przeprowadzone konkursy o tematyce związanej z Suwalszczyzną, adresowane do odbiorców należących do różnych grup wiekowych. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia drobnych nagród laureatom konkursów. Wykonawca zapewni materiały promujące Suwalszczyznę opatrzone jej logotypem oraz nowym logotypem województwa podlaskiego w ilości zapewniającej ich niezakłócone rozdawnictwo oraz przeprowadzi ich kolportaż wśród uczestników imprezy plenerowej. Przykładowe materiały oczekiwane 18

przez Zamawiającego to ulotki, a na nagrody w konkursach: kubki, koszulki, czapeczki, itp. Przed przystąpieniem do produkcji wybranych gadżetów/upominków Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego wizualizacje projektów materiałów promocyjnych opatrzonych logotypami. Przygotowując projekty graficzne gadżetów/upominków Wykonawca opierać się będzie na wytycznych zawartych w Folderze Systemu Identyfikacji Wizualnej Marki Województwo Podlaskie i Księdze marki Suwalszczyzny krainy jak baśń. W zakresie organizacji i przeprowadzenia lotów balonem, eventów/imprez Wykonawca proponuje wybór miejsca (w tym przedstawia informacje o imprezie głównej, której towarzyszy event), datę i scenariusz eventu (do zaakceptowania przez Zamawiającego). Dokonuje wszystkich uzgodnień z organizatorem imprezy głównej i niezbędnych opłat (jeżeli takie wystąpią), opracowuje scenariusz eventu, zapewnia jego obsługę technicznorealizatorską oraz drobne nagrody i gadżety/materiały dla uczestników, a także odpowiada za bezpieczeństwo podczas eventu. 19

1.7 Emeryci i renciści ulotkowanie komunikacji miejskiej, ośrodków zdrowia i rehabilitacji oraz innych miejsc związanych ze zdrowiemi i przebywaniem osób starszych, Uniwersytetów Trzeciego Wieku (minimum 30 największych uniwersytetów w całej Polsce liczących powyżej 150 studentów), klubów seniora. Oferta skierowana do tej grupy docelowej powinna komunikować: Edycje: Aspekty zdrowotne i lecznicze pobytu Historyczno patriotyczne zalety pobytu na Suwalszczyźnie Niską cenę w porównaniu do innych ofert (sanatoria i wycieczki zagraniczne) Komplementarność usług wyjazdy lecznicze (samodzielne), kulturowe (historia i religia), rodzinne (wyjazdy z wnuczkami) Aspekt estetyczny niepowtarzalne krajobrazy Kupon uprawniający do bezpłatnego zabiegu leczniczego, bezpłatnego wstępu do miejsc z obszaru zainteresowań, itd. Zasięg w Warszawie, Łodzi, na Śląsku, a w przypadków Uniwersytetów Trzeciego Wieku również w innych wyselekcjonowanych ośrodkach miejskich (w tym Białymstoku, Warszawie, Łodzi, na Śląsku, w Lublinie, Trójmieście, Poznaniu, Wrocławiu, Bydgoszczy) Ulotkowane linie tramwajowe i autobusowe w rejonie zamieszkania grupy docelowej Edycja testowa jeden dzień ulotkowania Ulotkowanie będzie prowadzone cyklicznie w ciągu 9 miesięcy trwania projektu z uwzględnieniem przewagi tych miejsc, które okażą się najbardziej efektywne w edycji testowej. Ulotka opracowana i wydana przez Wykonawcę w liczbie egzemplarzy zapewniającej swobodne rozdawnictwo (nie mniej niż 150 000 egz.). 20

1.8 Uniwersytety Trzeciego Wieku akcje komunikacji marketingowej W porozumieniu z Ogólnopolskim Porozumieniem Uniwersytetów Trzeciego Wieku organizowane będą 3 spotkania ze znaną osobistością ze świata nauki zajmującym się historią i kulturą regionu (Suwalszczyzny), kultury lub filmu (interesujące byłoby uwzględnienie faktu, że część znanych osobistości mieszka lub ma drugi dom na Suwalszczyźnie). Spotkania odbędą się po jednym w Warszawie, Łodzi i na Śląsku. Spotkania powinny zostać zapowiedziane przez media lokalne i ogólnopolskie, plakatami informacyjnymi na uczelniach. Uczestnicy otrzymują ulotki informujące o specjalnej ofercie z Suwalszczyzny dla słuchaczy Uniwersytetu Trzeciego Wieku (ulotka opracowana i wydana przez Wykonawcę w liczbie egzemplarzy zapewniającej swobodne rozdawnictwo). Przy okazji zalecane jest przeprowadzenie konkursów i promocji oferty, np. przy wyjeździe tygodniowym na Suwalszczyznę bezpłatna wycieczka do Wilna, w tym na Uniwersytet Wileński (nagrody i oferty promocyjne zapewnia Zamawiający). Do opracowania materiały informacyjne, akcja informacyjno-promocyjna (w tym komunikacja PR według dobrych praktyk Wykonawcy) i obsługa wykładu. 21

1.9 Infolinia Aby umożliwić kontakt bezpośredni osobom starszym i nie posiadającym dostępu do Internetu zostanie uruchomiona infolinia. Na infolinii będą udzielane wszystkie informacje o Suwalszczyźnie. Osoby starsze będą miały możliwość kontaktu z marką (żywą osobą) i uzyskania wszystkich informacji o Suwalszczyźnie i atrakcjach dla nich przygotowanych. Na infolinii będą też udzielane szczegółowe informacje o promocjach (np. wycieczka do Wilna na Uniwersytet Trzeciego Wieku). Osoby dorosłe otrzymają również informacje o atrakcjach i terminach imprez organizowanych na Suwalszczyźnie. Dostęp do infolinii będzie w godzinach aktywności grupy docelowej np. 9:00 17:00 siedem dni w tygodniu. Nie będzie możliwa rezerwacja, aby zarezerwować miejsce będzie podawany numer telefonu do wybranej, polecanej kwatery/obiektu. Infolinia będzie uruchomiona na numerze telefonu płatnym, w celu minimalizacji kosztów. Infolinia będzie funkcjonowała przez 9 miesięcy okresu trwania kampanii. 22

1.10 Media Opracowanie i wykupienie reklamy i reportaży w pismach o zasięgu ogólnopolskim (Kropka TV, najbardziej poczytne pisma kobiece, w tym Claudia) pisma skierowane do pań i osób starszych, standardowa reklama pół strony Reportaż z wybranego miejsca na Suwalszczyźnie (9 cudów Suwalszczyzny) - 9 edycji (reklama+reportaż) jedna w każdym miesiącu trwania kampanii w 3 z powyższych pism (9 miesięcy x 3 pisma). Prowadzenie działań z zakresu PR, prezentujących ideę Suwalszczyzny Krainy jak Baśń w tym: - Pozyskanie patronów medialnych (o zasięgu regionalnym na obszarach objętych Kampanią) akcji, którzy: - Informować będą o celu i Kampanii Suwalszczyzny Krainy jak Baśń - Zamieszczą relacje z przebiegu działań kampanii i będą zapowiadać kolejne wydarzenia kampanii, bądź informować będą o atrakcjach i cudach Suwalszczyzny - Wskazane jest zaangażowanie w akcję innych mediów o zasięgu ogólnopolskim oraz autorytetów wspierających jej przebieg. 23

2. Cele oraz kluczowe założenia Kampanii promocyjnej Suwalszczyzny jako jednej z marek turystycznych Województwa Podlaskiego Przedmiotem Projektu jest kampania promocyjna Suwalszczyzny jako jednej z marek turystycznych województwa podlaskiego pod hasłem promocyjnym Suwalszczyzna Kraina jak Baśń Podstawowym i nadrzędnym celem kampanii jest wydłużenie sezonu turystycznego (o okres jesienn-zimowo-wiosenny) i wzrost liczby turystów przyjeżdżających na Suwalszczyznę, w tym turystów zagranicznych. Celem pośrednim będzie wzrost świadomości marki Suwalszczyzna (jako integralnej części województwa podlaskiego) w grupach docelowych, co pozwoli na częstszy i świadomy wybór Suwalszczyzny jako miejsca wypoczynku, a tym samym do wzrostu liczby przyjazdów turystycznych (krajowych i zagranicznych) do województwa podlaskiego Kampania będzie skierowana do klientów krajowych, ze szczególnym skupieniem uwagi na rynku Warszawy, Łodzi i Śląska oraz klientów zagranicznych (rynki Litwy i Niemiec). W zakresie strategii wizerunkowej kampania będzie opierała się na haśle Suwalszczyzna Kraina jak Baśń, które doskonale oddaje istotę wartości jakie daje spędzanie urlopu w tym regionie. W kampanii wskazane jest również zastosowanie mechanizmu CRM, który jest spójny ze strategią marki i pozwoli na jeszcze efektywniejsze pozycjonowanie poprzez społeczne zaangażowanie odwiedzających Suwalszczyznę ( nie tylko spędzam czas w baśniowej krainie, ale odwiedzając również pomagam, więc staję się lepszym człowiekiem ). Potrzeba realizacji projektu wynikła z badań i analiz, przeprowadzonych przez Suwalską Izbę Rolniczo-Turystyczną oraz firmę MCA, dotyczących rynku turystycznego regionu, w szczególności potrzeb i oczekiwań osób odwiedzających województwo podlaskie. Suwalszczyzna jako region województwa podlaskiego posiada ogromne walory turystyczne, przyrodnicze oraz kulturowe. Jako jeden z nielicznych obszarów Polski posiada bardzo czyste środowisko naturalne, nienaruszone przez szybki rozwój przemysłu tzw. "Zielone Płuca Polski", dużą ilość obiektów upamiętniających historię ojczyzny (np. klasztory i kościoły, miejsca walk i pamięci narodowej, itp.) oraz skupia mieszkańców pochodzących z różnych grup etnicznych i kulturowych (np. Litwini, staroobrzędowcy, Żydzi, Tatarzy). Jak wskazują badania ankietowe przeprowadzone przez Suwalską Izbę Rolniczo-Turystyczną w latach 2002-2009, turyści wybierają Suwalszczyznę ze względu na środowisko naturalne, jeziora i rzeki oraz rekreację zdrowotną. Problemem jest zbyt niska liczba turystów, w tym zagranicznych, przyjeżdżających na Suwalszczyznę, zbyt krótki sezon turystyczny a tym samym niewykorzystanie potencjału turystycznego regionu. Oferta, jaką proponuje Suwalszczyzna, dostępna jest przez cały rok i dla kilku grup docelowych. Jak wskazują na to badania przeprowadzone przez SIRT w 2009, obłożenie obiektów noclegowych w regionie jest jednak bardzo niskie. Hotele mają przeciętnie 45% 24

zajętych miejsc w sezonie oraz ok. 25% poza sezonem. Na kwaterach agroturystycznych (które według badań SIRT są najczęściej wybierane przez Turystów) w sezonie zajętych jest ok. 60% miejsc noclegowych a poza sezonem tylko ok. 3%. Jak potwierdzają badania własne SIRT, największym zainteresowaniem turystów cieszą się aktywne formy spędzania czasu (wybiera je 80% przyjeżdżających). Na Suwalszczyźnie, amatorzy czynnego wypoczynku mogą wybrać latem sporty wodne (np. pływanie, żeglarstwo, windsurfing, kajakarstwo), zimą rekreację na śniegu (np. narciarstwo zajazdowe, biegowe, snowboard, łyżwiarstwo) oraz dyscypliny, które można uprawiać o każdej porze roku (np. turystyka piesza, Nordic Walking, gry zespołowe, terenowe). Dla osób poszukujących ciszy i spokoju Kraina jak Baśń oferuje mnóstwo małych obiektów turystycznych, położonych na terenach wiejskich, daleko od miejskiego zgiełku. Wszystkie te walory Suwalszczyzny są w dalszym ciągu mało znane i nie wypromowane zarówno wśród mieszkańców Polski jak i zagranicy. Nawet Polacy nie wiedzą gdzie jest Suwalszczyzna, nie utożsamiają jej z województwem podlaskim, nie wiedzą co w tym regionie można robić, zaś nieliczni, którzy coś o polskim biegunie zimna słyszeli, kojarzą go często z zacofanym Wschodem, oddalonym od świata i cywilizacji. Stąd też, powyższa zintegrowana Kampania Promocyjna, kładąca duży nacisk na upowszechnienie marki Suwalszczyzna Kraina jak Baśń oraz jej atrakcji turystycznych i oferty na każdą porę roku głównie w grupie docelowej rodzin z dziećmi i osób starszych może w dużym stopniu zmienić istniejący stan zbyt rzadkich przyjazdów turystycznych. Wszystkie działania przewidziane w ramach Kampanii mają doprowadzić do wzrostu liczby turystów odwiedzających Suwalszczyznę (zwłaszcza tych przyjeżdżających na wczasy i turystów zagranicznych) oraz wydłużenia sezonu turystycznego. Bogata oferta Suwalszczyzny z zakresu turystyki aktywnej i rekreacji ruchowej, zarówno tej letniej jak i zimowej, oraz innych alternatywnych form spędzania wolnego czasu, gdy pogoda nie dopisuje (np. atrakcyjne questy, odwiedzanie specjalnych miejsc w regionie), ma za zadanie zachęcić odwiedzających do dłuższych pobytów zarówno w sezonie jak i poza nim. Trzeba tylko dotrzeć z tą ofertą do odbiorców i uświadomić im, że wszystko, o czym marzą na długo wyczekiwanym urlopie, znajdą właśnie na Suwalszczyźnie. 25

3. Grupa docelowa Kampania będzie skierowana do klientów krajowych, ze szczególnym skupieniem uwagi na rynku dużych miast: Warszawy, Łodzi i Śląska oraz klientów zagranicznych (rynki Litwy i Niemiec). Grupą docelową mają być rodziny z dziećmi (oddziaływanie szczególnie poprzez dzieci) oraz osoby starsze (głownie emeryci i renciści). 26

4. Główne założenia kampanii, które Wykonawca uwzględni podczas realizacji przedmiotu zamówienia Obszar i zasięg realizacji kampanii: Polska (największe ośrodki miejskie) i kraje sąsiadujące (Niemcy Berlin i okolice, Litwa z uwzględnieniem Wilna) Termin realizacji: październik 2010 r. listopad 2011 r. Rozliczanie: Kampania będzie rozliczana po wykonaniu zamkniętego etapu usługi w następujących cyklach: o Marzec 2011 (maksymalnie do ¼ wartości zamówienia) o Czerwiec 2011 o Wrzesień 2011 o Grudzień 2011 (rozliczenie końcowe stanowiące nie mniej niż ¼ całej wartości zamówienia) Wykonawca w terminie 14 dni po zakończeniu każdego etapu kampanii promocyjnej przedłoży Zamawiającemu i Sprawującemu nadzór autorski dokumentację przebiegu kampanii w formie raportu z realizacji kampanii. Raport (część opisowa, graficzna, zdjęcia) zostanie przedstawiony w formie papierowej i elektronicznej (na nośniku CD/DVD). Część opisowa raportu z realizacji kampanii powinna w szczególności przedstawiać zakres wykonanych prac w odniesieniu do zapisów Opisu przedmiotu zamówienia. W raporcie z przebiegu poszczególnych działań kampanii promocyjnej Wykonawca zobowiązuje się do wskazania podstawowych danych dotyczących zrealizowanego działania, obrazujących jego wykonalność pod względem organizacyjnym, finansowym, jak też określających stopień realizacji wskaźnika dotyczącego liczby osób uczestników przedsięwzięcia. Wymagane jest monitorowanie i podawanie dokładnego wskaźnika liczby osób uczestniczących w działaniu tam gdzie to będzie możliwe (np. zajęcia w szkołach, uczestnicy Uniwersytetów Trzeciego Wieku, liczba odwiedzin portalu internetowego, liczba osób którym wręczono ulotki, itd.) lub szacowanej liczby osób uczestniczących w działaniach promocyjnych, gdzie trudno jest określić liczbę dokładną (np. imprezy plenerowe-loty balonem). Wymagalnym załącznikiem są zdjęcia dokumentujące poszczególne działania i wydarzenia (z widocznymi elementami oznakowania i promocji projektu) oraz komplety lub egzemplarze używanych w danych działaniach materiałów i dokumentacji. 27