Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego z dnia 19.05.2014r. Nazwa zamówienia: Usługa obsługi Public Relations w ramach realizacji projektu PUNKT EKLEKTIK SESSION Przedmiotem zamówienia jest opracowanie planu Public Relations projektu (z podziałem na zadania) oraz realizacja ww. planu w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 30.04.2015 r. związana z realizacją projektu PUNKT EKLEKTIK SESSION współfinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009 2014 i Gminy Wrocław. Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego w terminie do 30.05.2014, a następnie zrealizuje plan Public Relations, w którym określi rodzaj działań, daty realizacji oraz kwoty przeznaczone na poszczególne działania realizacji planu. Zamawiający w terminie do 5 dni roboczych od daty dostarczenia do siedziby Zamawiającego planu Public Relations, zatwierdzi go lub zgłosi do niego uwagi. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia uwag Zamawiającego i ponownego przekazania planu - w ciągu 3 dni roboczych od daty przekazania uwag przez Zamawiającego. Niezbędne wymagania, które należy ująć uwzględnić w planie Public Relations to: 1) cel działań Public Relations: a) promocja projektu: Punkt Eklektik Session współfinansowanego ze środków Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 budżetu państwa oraz Gminy Wrocław, głównie promocja wydarzeń artystycznych realizowanych w ramach projektu oraz wszystkich pozostałych działań przewidzianych w projekcie: 1. stworzenie, umocnienie i promocja wizerunku festiwalu Punkt Eklektik Session (3 dni koncertowe oraz seminarium producenckie), który odbędzie się we Wrocławiu w dniach od 4 do 6 listopada 2014, 2. kontynuacją jesiennej odsłony Festiwalu będzie trasa koncertowa planowana w dniach od 9 do15 listopada 2014 i obejmująca następujące miasta: Rzeszów, Kraków, Warszawę, Łódź i Gdynię. b) promocja różnorodności kulturowej, c) wzrost świadomego udziału publiczności w koncertach poprzez wzrost zainteresowania innowacyjnymi procesami i metodami twórczymi, w szczególności dotarcie z promocją Festiwalu i wydarzeń artystycznych do właściwego grona odbiorców (publiczności, biorącej udział w festiwalu we Wrocławiu oraz publiczności koncertowej w wybranych 5 miastach Polski), d) promocja i integracja szeroko pojętych środowisk twórczych skupionych wokół instytucji kultury Gminy Wrocław, e) promowanie Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Gminy Wrocław jako współfinansujących realizację festiwali, 2) Grupa docelowa: ze względu na fuzję różnych gatunków muzycznych oraz przenikanie form sztuki Punkt Eklektik Session skierowany jest do szerokiej grupy odbiorców, złożonej z miłośników, obserwatorów i uczestników życia artystycznego; grupy o różnych preferencjach muzycznych jak i w różnym przedziale wiekowym; instytucje i organizacje kultury, instytucje państwowe, media, uczniowie i studenci szkół artystycznych
Wykonawca w planie Public Relations zrealizuje w ramach wynagrodzenia umownego następujący obowiązkowy minimalny zakres działań w zakresie obsługi medialnej o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim: 1) w zakresie działania 1. wydawnictwo płytowe Punkt Eklektik Session, a) Zamawiający ustala realizację działania w okresie od 01.06.2014 30.06.2014, b) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zobowiązany jest do dystrybucji 1. wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session (płyty CD) w nakładzie 100 szt. Wykonawca stworzy listę wysyłkową na podstawie badania rynku z uwzględnieniem celu działań Public Relations określonego w pkt. 1 i profilu artystycznego projektu. Grupa docelowa wskazana do tego działania to: dziennikarze muzyczni, rozgłośnie radiowe, artyści, organizatorzy znaczących festiwali muzycznych w kraju i zagranicą. Lista wysyłkowa zostanie przedstawiona Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej w ciągu 7 dni roboczych od daty podpisania umowy, następnie Zamawiający w ciągu 1. dnia roboczego zaakceptuje listę wysyłkową lub zgłosi do niej uwagi. Wykonawca w ciągu 1. dnia roboczego uwzględni uwagi Zamawiającego i przedstawi ponownie listę wysyłkową do akceptacji. c) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zrealizuje promocję i dystrybucję informacji o wydawnictwie płytowym oraz przekazanych przez Zamawiającego linków internetowych do albumu Punkt Eklektik Session, d) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje promocję idei, artystów i działań Punkt Eklektik Session poprzez promocję i dystrybucję dostarczonych przez Zamawiającego materiałów video i audio dokumentujących wiosenną odsłonę festiwalu, Zamawiający określa, że odbiorcą wskazanych materiałów powinni być przede wszystkim dziennikarze, stacje telewizyjne, rozgłośnie radiowe, portale muzyczne, kulturalne i społecznościowe zgodne z profilem artystycznym projektu, e) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje sponsorowaną kampanię reklamową 1. wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session poprzez portal społecznościowy Facebook, f) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem jest zobowiązany do prowadzenie i aktualizacji dwujęzycznej (język polski i angielski) strony internetowej projektu (www.eklektiksession.com) we współpracy z Zamawiającym. Treści (notatki, zdjęcia) zamieszczane na stronie internetowej wymagają akceptacji Zamawiającego, chyba,że Zamawiający w trakcie realizacji usługi odstąpi od tego warunku. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić właściwy poziom merytoryczny w zakresie treści i formy przygotowywanych przez siebie notatek (czyli adekwatny do celu działań public relations oraz grupy docelowej) wykorzystywanych w na stronie internetowej projektu oraz wszystkich pozostałych działaniach public relations. Terminy szczególnie intensywnej aktualizacji strony internetowej zostaną ustalone podczas negocjacji i ujęte w planie Public Relations. g) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i organizuje promocję wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session poprzez portale społecznościowe: Facebook i Instagram oraz współpracę z blogerami, 2) w zakresie działania jesiennej odsłony festiwalu Punkt Eklektik Session (04-06.11 Wrocław), a) Zamawiający ustala realizację działania w okresie od 01.09.2014 30.11.2014, b) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem wyprodukuje spot reklamowy festiwalu a następnie zaplanuje i zrealizuje jego dystrybucję w mediach, Wykonawca ma obowiązek uzyskania uprzedniej akceptacji Zamawiającego w zakresie treści i formy spotu,
c) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem pozyska ogólnopolskich oraz lokalnych patronów medialnych, listę patronatów medialnych wraz z propozycją świadczeń patronackich przedstawi do akceptacji Zamawiającego do dnia 15.09.2014 r. a następnie do dnia 30.09.2014 przedstawi raport z planowanych świadczeń patronackich a do dnia 30.11.2014 raport ze zrealizowanych świadczeń patronackich. Zamawiającemu przysługuje prawo rezygnacji z wybranych patronatów, jeśli uzna iż nie są oni właściwy dla osiągniecia celów PR, w tej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest zaproponować innych patronów medialnych spełniających założenia projektowe i oczekiwania Zamawiającego, d) Wykonawca na etapie negocjacji przedstawi propozycję materiałów promocyjno informacyjnych, ich ilość oraz miejsca ich lokowania, które zostaną przez niego wykorzystane do realizacji planu Public Relations,. Zamawiający ustala minimalny zakres wykorzystanych materiałów promocyjno informacyjnych: 1. citylighty, 2. banery, 3. plakaty w różnych formatach, 4. ulotki, 5. stickery, 6. książka programowa (Wykonawca zaproponuje formę podczas negocjacji), Wykonawca na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci produkcję ustalonych podczas negocjacji materiałów informacyjno - promocyjnych, następnie własnym staraniem zorganizuje i opłaci dystrybucję materiałów w ilości i w miejscach ustalonych podczas negocjacji. e) Wykonawca na etapie negocjacji przedstawi propozycję gadżetów reklamowych ich ilość oraz grupę odbiorców, w tym welcompack dla gości festiwalu i dziennikarzy, które zostaną przez niego wykorzystane do realizacji planu Public Relations. Wykonawca na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci produkcję ustalonych podczas negocjacji gadżetów reklamowych, następnie własnym staraniem zorganizuje i opłaci dystrybucję gadżetów w ilości i w sposób ustalony podczas negocjacji, f) Wykonawca na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci produkcję oraz dostarczy do siedziby Zamawiającego identyfikatory i zaproszenia w ilości ustalonej przez Zamawiającego: 1. zaproszenia w formacie DL druk wielobarwny 250 szt. na jesienną odsłonę festiwalu, 2. identyfikatory druk wielobarwny 150 szt. na jesienną odsłonę festiwalu (w tym ARTIST 70 szt., MEDIA 40 szt., CREW 40 szt.); g) Wykonawca zorganizuje w ramach wynagrodzenia umownego i na własny koszt 1 konferencję prasową związaną z jesienną odsłoną festiwalu PUNKT EKLEKTIK SESSION według poniższych założeń: 1. termin konferencji: nie wcześniej niż na trzy tygodnie przed festiwalem i nie później niż na dwa tygodnie przed festiwalem, 2. konferencja odbędzie w miejscu realizacji festiwalu, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany miejsca konferencji prasowej za jego zgodą,
3. konferencja będzie jednocześnie konferencją promującą oprócz jesiennej odsłony festiwalu również późniejszą trasę koncertową oraz wydawnictwa płytowe; W zakres zadań Wykonawcy odnośnie organizacji konferencji wchodzi stworzenie listy zaproszonych gości w tym dziennikarzy i przedstawicieli mediów opracowanie materiałów promocyjnych przeznaczonych do oznaczenia miejsca konferencji i dystrybucji dla gości konferencji, przygotowanie i uzgodnienie z Zamawiającym treści komunikatów i wystąpień przedstawicieli Zamawiającego związanych z konferencją oraz utrwalenie przebiegu konferencji; h) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zorganizuje press tour - spotkania przedstawicieli Rady Artystycznej Projektu z dziennikarzami znaczących mediów publicznych oraz niezależnych. Press tour obejmie minimum dwa miasta tj. Wrocław i Warszawę. i) Wykonawca będzie prowadził biuro prasowe festiwalu PUNKT EKLEKTIK SESSION, w tym zapewni obsługę procesu akredytacyjnego, aranżowanie wywiadów, monitoring mediów; j) Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu recenzji prasowych festiwalu oraz dokumentacji fotograficznej od akredytowanych przy festiwalu fotoreporterów, k) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zobowiązany jest do dystrybucji 1. wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session (płyty VINYL) w nakładzie 100 szt. na podstawie listy wysyłkowej stworzonej w ramach działania opisanego w pkt. 1)b) OPZ. Lista wysyłkowa może zostać zmodyfikowane przez Wykonawcę za zgodą Zamawiającego. l) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i organizuje promocję jesiennej odsłony festiwalu Punkt Eklektik Session poprzez portale społecznościowe: Facebook i Instagram oraz współpracę z blogerami, m) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje sponsorowaną kampanię reklamową jesiennej odsłony festiwalu Punkt Eklektik Session poprzez portal społecznościowy Facebook, n) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem jest zobowiązany do prowadzenie i aktualizacji dwujęzycznej strony internetowej projektu (www.eklektiksession.com) we współpracy z Zamawiającym oraz stworzenia na niej galerii wysokiej jakości zdjęć z festiwalu.. Treści (notatki, zdjęcia) zamieszczane na stronie internetowej wymagają akceptacji Zamawiającego, chyba,że Zamawiający w trakcie realizacji usługi odstąpi od tego warunku. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić właściwy poziom merytoryczny w zakresie treści i formy przygotowywanych przez siebie notatek (czyli adekwatny do celu działań public relations oraz grupy docelowej) wykorzystywanych w na stronie internetowej projektu oraz wszystkich pozostałych działaniach public relations. Terminy szczególnie intensywnej aktualizacji strony internetowej zostaną ustalone podczas negocjacji i ujęte w planie Public Relations.
3) w zakresie działania trasa koncertowa Punkt Eklektik Session, która odbędzie się w terminie 09.11-15.11.2014 i będzie obejmowała następujące miejscowości: Rzeszów, Kraków, Warszawa, Łódź, Gdynia a) Zamawiający ustala realizację działania w okresie od 01.09.2014 30.11.2014, b) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem wyprodukuje spot reklamowy trasy koncertowej i przekaże go Zamawiającemu, Wykonawca ma obowiązek uzyskania uprzedniej akceptacji Zamawiającego treści i formy spotu, c) Wykonawca na etapie negocjacji przedstawi propozycję materiałów promocyjno informacyjnych oraz ich ilość, które zostaną wykorzystane do promocji trasy koncertowej. Zamawiający ustala minimalny zakres wykorzystanych materiałów promocyjno informacyjnych: 1. banery, 2. plakaty w różnych formatach, 3. ulotki, 4. stickery, 5. książka programowa (Wykonawca zaproponuje formę podczas negocjacji), Wykonawca na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci produkcję ustalonych podczas negocjacji materiałów informacyjno - promocyjnych, następnie własnym staraniem zorganizuje i opłaci wysyłkę materiałów do miejsc realizacji koncertów wskazanych przez Zamawiającego. d) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem pozyska ogólnopolskich oraz lokalnych patronów medialnych trasy koncertowej, listę patronatów medialnych wraz z propozycją świadczeń patronackich przedstawi do akceptacji Zamawiającego do dnia 15.09.2014 r. a następnie do dnia 30.09.2014 przedstawi raport z planowanych świadczeń patronackich a do dnia 30.11.2014 raport ze zrealizowanych świadczeń patronackich,. Zamawiającemu przysługuje prawo rezygnacji z wybranych patronatów, jeśli uzna iż nie są oni właściwy dla osiągniecia celów PR, w tej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest zaproponować innych patronów medialnych spełniających założenia projektowe i oczekiwania Zamawiającego e) Wykonawca na podstawie projektów dostarczonych przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci produkcję oraz dostarczy do siedziby Zamawiającego zaproszenia na koncerty trasy koncertowej w ilości ustalonej przez Zamawiającego: 1. zaproszenia w formacie DL druk wielobarwny 50 szt. na każdy koncert (łącznie 250 szt.),
f) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i organizuje promocję trasy koncertowej Punkt Eklektik Session poprzez portale społecznościowe: Facebook i Instagram oraz współpracę z blogerami, g) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje sponsorowaną kampanię reklamową trasy koncertowej Punkt Eklektik Session poprzez portal społecznościowy Facebook, h) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem jest zobowiązany do prowadzenie i aktualizacji dwujęzycznej strony internetowej projektu (www.eklektiksession.com) we współpracy z Zamawiającym oraz stworzenia na niej galerii wysokiej jakości zdjęć z trasy koncertowej. Treści (notatki, zdjęcia) zamieszczane na stronie internetowej wymagają akceptacji Zamawiającego, chyba,że Zamawiający w trakcie realizacji usługi odstąpi od tego warunku. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić właściwy poziom merytoryczny w zakresie treści i formy przygotowywanych przez siebie notatek (czyli adekwatny do celu działań public relations oraz grupy docelowej) wykorzystywanych w na stronie internetowej projektu oraz wszystkich pozostałych działaniach public relations. Terminy szczególnie intensywnej aktualizacji strony internetowej zostaną ustalone podczas negocjacji i ujęte w planie Public Relations. 4) w zakresie działania 2. wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session, a) Zamawiający ustala realizację działania w okresie od 01.01.2015 31.03.2015, b) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zobowiązany jest do dystrybucji 2. wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session (płyty CD+VINYL) w nakładzie 100 szt. Wykonawca stworzy listę wysyłkową na podstawie badania rynku z uwzględnieniem celu działań Public Relations określonego w pkt. 1a i profilu artystycznego projektu. Grupa docelowa wskazana do tego działania to: dziennikarze muzyczni, rozgłośnie radiowe, artyści, organizatorzy znaczących festiwali muzycznych w kraju i zagranicą. Lista wysyłkowa zostanie przedstawiona Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej do dnia 15.01.2015, następnie Zamawiający w ciągu 1. dnia roboczego zaakceptuje listę wysyłkową lub zgłosi do niej uwagi. Wykonawca w ciągu 1. dnia roboczego uwzględni uwagi Zamawiającego i przedstawi ponownie listę wysyłkową do akceptacji. c) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zrealizuje promocję i dystrybucję informacji oraz przekazanych przez Zamawiającego linków internetowych do albumu Punkt Eklektik Session, d) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje promocję idei, artystów i działań Punkt Eklektik Session poprzez promocję i dystrybucję dostarczonych przez Zamawiającego materiałów video i audio dokumentujących jesienną odsłonę festiwalu, Wykonawca określa, że odbiorcą wskazanych materiałów powinni być przede wszystkim dziennikarze, stacje telewizyjne, rozgłośnie radiowe, portale muzyczne, kulturalne i społecznościowe zgodne z profilem artystycznym projektu,
e) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i zorganizuje sponsorowaną kampanię reklamową wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session poprzez portal społecznościowy Facebook, f) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem jest zobowiązany do prowadzenie i aktualizacji dwujęzycznej strony internetowej projektu (www.eklektiksession.com) we współpracy z Zamawiającym, g) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego i własnym staraniem zaplanuje i organizuje promocję wydawnictwa płytowego Punkt Eklektik Session poprzez portale społecznościowe: Facebook i Instagram oraz współpracę z blogerami, 5) w zakresie działania konferencja podsumowująca projekt Punkt Eklektik Session a) Wykonawca na etapie negocjacji zaproponuje formę konferencji oraz formę materiałów informacyjno-promocyjnych podsumowujących realizację projektu, b) Wykonawca zorganizuje w ramach wynagrodzenia umownego i na własny koszt konferencję w formie ustalonej podczas negocjacji, c) Zamawiający ustala, że konferencja powinna się odbyć w marcu 2015 r., d) konferencja odbędzie w miejscu uzgodnionym z Zamawiający, e) W zakres zadań Wykonawcy odnośnie organizacji konferencji wchodzi rezerwacja oraz opłacenia miejsca konferencji, stworzenie listy zaproszonych gości w tym dziennikarzy i przedstawicieli środowisk artystycznych, produkcję oraz wysyłkę zaproszeń według stworzonej i zaakceptowanej przez Zamawiającego listy gości, opracowanie materiałów promocyjnych przeznaczonych do oznaczenia miejsca konferencji i oraz dystrybucja materiałów promocyjno - informacyjnych wśród gości konferencji, przygotowanie i uzgodnienie z Zamawiającym treści komunikatów i wystąpień przedstawicieli Zamawiającego związanych z konferencją oraz utrwalenie przebiegu konferencji; 6) Wykonawca pozyska łącznie dla wszystkich działań co najmniej 8 patronów medialnych, w tym np.: Empik, Gazeta Wrocławska, Radio Czwórka, Radio Ram, Radio Wrocław, www.mmmojemiasto.pl, www.tuwroclaw.pl. Wykonawca w ramach wykonania tego obowiązku zapewni patronów medialnych, i zawrze z nimi stosowne porozumienia. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wymienionych patronów medialnych zgodnie z propozycją Wykonawcy zawartą w planie Public Relations. 7) Wykonawca w ramach wynagrodzenia umownego, na podstawie projektów dostarczonych Wykonawcy przez Zamawiającego, własnym staraniem zorganizuje i opłaci druk 10 egzemplarzy plakatów informacyjno promocyjnych projektu w formacie A1 z czego: a) 5 sztuk Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego, b) 5 sztuk do siedziby Partnera Projektu Stiftelsen Punkt Norwegia.
8) Wykonawca jest zobowiązany do realizacji usługi zgodnie z Podręcznikiem komunikacji i identyfikacji wizualnej oraz wymogi dotyczące informacji i promocji Funduszy EOG i Funduszy Norweskich. 9) Wykonawca ma obowiązek uzyskania akceptacji Zamawiającego i w zakresie treści stosowanych narzędzi Public Relations (np. treść rozsyłanej notatka prasowej). 10) Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia do siedziby Zamawiającego po 1 egzemplarzu każdego materiału promocyjnego do celów archiwizacyjnych oraz dokumentacji fotograficznej na płycie CD pozostałych działań z zakresu PR (zdjęcia, artykuły prasowe, screenshot ze stron mediów elektronicznych). 11) Wymagania w odniesieniu do Wykonawcy: a) realizacja obsługi PR co najmniej 3 imprez kulturalno artystycznych o budżecie nie mniejszym niż kwota wskazana przez Zamawiającego, b) Wykonawca do oferty dołączy dokumenty potwierdzające spełnienie wymogu doświadczenia w postaci np.: listów referencyjnych, raportów efektywności itp. Wskazany powyżej zakres planu Public Relations, jest zakresem minimalnym; dodatkowym atutem będzie przedstawienie przez Wykonawcę innych działań z zakresu PR adekwatnych do wskazanej wyżej Grupy docelowej oraz adekwatnej do rodzaju wydarzeń artystycznych podejmowanych w projekcie. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA UMOWNE: 1) Płatność za realizację zamówienia następować będzie w transzach comiesięcznych, na podstawie informacji o zrealizowanych przez Wykonawcę w danym miesiącu działaniach (w formie pisemnej podpisanej przez Zamawiającego). Informacja ta zostanie przekazana do siedziby Zamawiającego w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia rozliczanego miesiąca; ciągu 3 dni roboczych zostanie zatwierdzona przez Zamawiającego bądź Zamawiający wniesie uwagi. Wykonawca może wystawić i dostarczyć do siedziby Zamawiająco fakturę za zrealizowane działania wyłącznie po zatwierdzenie przez Zamawiającego ww. informacji. Kwoty należne za każde z działań zrealizowanych przez Wykonawcę ujęte będą w Planie Public Relations. 2) Wykonawca oświadcza i zapewnia, co następuje: a) Będzie wyłącznym właścicielem majątkowych praw autorskich do wszelkich dzieł i wchodzących w ich skład materiałów dostarczonych Zamawiającemu w ramach wykonania niniejszej umowy, nie wymienionych szczegółowo, niezbędnych do zawarcia i wykonania niniejszej umowy, którymi to prawami może swobodnie rozporządzać i korzystać, b) przysługujące mu autorskie prawa majątkowe nie zagrażają i nie naruszają praw osób trzecich, w szczególności nie naruszają ich majątkowych i osobistych praw autorskich oraz zapewnia, iż zaspokoił, lub zaspokoi do dnia wydania konkretnego dzieła, związane z nim wszelkie prawa osób trzecich w związku z zawartością dzieła i nie istnieją przeszkody do zawarcia niniejszej umowy. W przypadku wystąpienia przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z tytułu naruszenia praw określonych powyżej zrekompensuje Zamawiającemu, jako wyłącznie odpowiedzialny, koszty poniesione w związku ze skierowaniem przeciwko niemu roszczeń odszkodowawczych, zwalniając Zamawiającego od wszelkich zobowiązań jakie powstaną z tego tytułu. c) W przypadku wykorzystywania w dziełach tworzonych przez wykonawcę nie pochodzących od Zamawiającego materiałów i utworów cudzych, Wykonawca nabędzie we własnym imieniu ale na rzecz Zamawiającego, nie będące jego
własnością, autorskie prawa majątkowe do dzieł składających się na przedmiot niniejszej umowy oraz prawo do wykonywania i zezwalania na wykonywanie autorskich praw zależnych, w raz z upoważnieniem do wykonywania w imieniu autorów autorskich praw osobistych. d) W ramach wykonania przedmiotu umowy, w przypadku, gdy w wyniku wykonania umowy powstanie utwór w rozumieniu ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, z chwilą przyjęcia dzieła, objętego ochroną na gruncie w/w ustawy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego nieograniczone pod względem czasowym i terytorialnym autorskie prawa majątkowe do dzieła w zakresie jego wykorzystania w całości i we fragmentach na wszelkich znanych stronom w chwili podpisania niniejszej umowy polach eksploatacji, w szczególności w zakresie: 1. utrwalania na jakimkolwiek nośniku; 2. zwielokrotniania jakąkolwiek techniką w tym: techniką magnetyczną na kasetach video, dyskach audiowizualnych, techniką światłoczułą i cyfrową w tym DVD, VCD, CD-ROM, techniką zapisu komputerowego na wszystkich rodzajach nośników dostosowanych do tej formy zapisu, wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; 3. publicznego wykonania, wystawienia, wyświetlania, odtworzenia włącznie z miejscami dostępnymi za opłatą wstępu 4. prawa obrotu w kraju i za granicą; 5. użyczenia, najmu lub wymiany nośników, na których dzieło utrwalono; 6. wystawiania, wyświetlania, nadawania w całości lub w dowolnie wybranych fragmentach za pomocą wizji i/lub fonii przewodowej, bezprzewodowej jakąkolwiek techniką niezależnie od systemu, standardu i formatu przez stację naziemną, nadawanie kablowe, 7. nadawania w całości lub w dowolnie wybranych fragmentach za pośrednictwem satelity; 8. reemisji integralnej i równoczesnej przez inną organizacje telewizyjna; 9. sporządzenia wersji obcojęzycznych; 10. wprowadzania do pamięci komputera i do sieci multimedialnej w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów; 11. wykorzystania na stronach internetowych.; 12. wykorzystania w utworach multimedialnych; 13. wprowadzania do obrotu przy użyciu Internetu i innych technik przekazu danych wykorzystujących sieci telekomunikacyjne, informatyczne i bezprzewodowe; 14. wykorzystywania dowolnych fragmentów do celów promocyjnych i reklamy; 15. wykorzystania w całości lub dowolnie wybranych fragmentów w serwisach interaktywnych, udostępnianych za pośrednictwem Internetu i innych technik przekazu danych, w tym sieci telekomunikacyjnych, informatycznych i bezprzewodowych; 16. wprowadzania zmian, skrótów; 17. retransmisji i publicznego udostępniania w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym - w nieograniczonej ilości nadań i wielkości nakładów 18. nabycia wobec dzieła praw własności przemysłowej. e) Jednocześnie Wykonawca, działając na podstawie upoważnienia autorów dzieła, wyraża zgodę na wykonywanie i zezwalanie przez Zamawiającego na wykonywanie autorskich praw zależnych do dzieła oraz upoważnia Zamawiającego do wykonywania w jego imieniu autorskich praw osobistych do dzieła, w tym decydowania o sposobie jego oznaczenia, lub udostepnienia go anonimowo, upublicznienia dzieła czy sprawowania z wyłączeniem Wykonawcy, nadzoru autorskiego nad sposobem korzystania z dzieła, przy czym Wykonawca zobowiązuje się na wezwanie
Zamawiającego, w ramach wynagrodzenia umownego do zapewnienia osobistego sprawowania nadzoru autorskiego przez autorów Dzieła. f) W zakresie powstałych na podstawie dzieła dzieł zależnych Wykonawca udziela niniejszym nieodwołalnej zgody na ich wykorzystanie w pełnym zakresie tożsamym z zakresem wykorzystania dzieła podstawowego. 3) Po zakończeniu umowy Wykonawca zobowiązany jest oddać wszystkie otrzymane od Zamawiającego materiały i dokumenty oraz trwale wykasować dane uzyskane w trakcie wykonywania umowy. 4) Przewiduje się możliwość dokonania zmian umowy w stosunku do treści oferty, w szczególności: a) w przypadku wystąpienia siły wyższej, czyli zdarzenia, którego nie można było przewidzieć, okres przesunięcia terminu zakończenia umowy będzie zależny od okresu przerwy w świadczeniu usługi. Siła wyższa, to zdarzenie zewnętrzne o obiektywnie małym stopniu prawdopodobieństwa pojawienia się zdarzenia w określonej sytuacji, a którego szkodliwe następstwo przy zastosowaniu współczesnej techniki uniemożliwia wykonawcy wykonywanie w części lub całości jego zobowiązań; b) w wyniku zaistnienia okoliczności, których Zamawiający nie mógł przewidzieć w chwili podpisania umowy np.: 1. dokonanie zmian ilości oraz dat koncertów i innych wydarzeń artystycznych - zmiany uzasadnione ujawnionymi w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia potrzebami, 2. zmiana formy oraz ilości lokowania produktu lub patronów medialnych po przedstawieniu uzasadnienia wynikającego z monitoringu mediów lub ilość wejść lub uzasadnienia lokalizacji produktu; 3. dokonanie zmian i zakresu obsługi medialnej ujawnione w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, a wynikające ze zdiagnozowanych potrzeb artystów/celów projektu, 4. wprowadzenie zmian będących następstwem konieczności zawieszenia wykonywania usługi, 5. zmiany Umowy finansowej zawartej pomiędzy Gminą Wrocław a Operatorem Programu w zakresie mającym wpływ na przedmiot zamówienia. 5) Projekt jest dofinansowany ze źródeł zewnętrznych. Wykonawca pokryje wszystkie koszty związane z realizacją projektu, a wynikające z własnych działań, które przyczynią się do powstania korekty finansowej. 6) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: a) w wysokości 10% umownego wynagrodzenia Wykonawcy - w przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, b) w wysokości 10% umownego wynagrodzenia Wykonawcy - w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, c) w wysokości 5% umownego wynagrodzenia Wykonawcy - za każdorazowe niewykonanie lub nieterminowe wykonanie działań wskazanych w planie Public Relations z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. d) Zamawiający może dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych. Kary umowne mogą być kumulowane. e) Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. f) W przypadku gdy Zamawiający poniesie szkodę przekraczającą wysokość naliczonych kar umownych, uprawniony będzie do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 7) Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie przez Zamawiającego od umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia.