Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/32/2014 Warszawa, dn. 1.10.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. III. IV. Nazwa przedmiotu zamówienia: Świadczenie usługi wynajęcia sali na konferencję organizowaną przez Opis przedmiotu zamówienia: 1. Wykonawca wynajmie salę konferencyjną w lokalizacji w centrum Warszawy, zapewniającą przestrzeń (miejsce) dla zorganizowania recepcji, stanowisk sponsorskich (max. 4 stanowiska 1-stolikowe), szatni, usługi cateringowej z zapleczem (przez podmiot zewnętrzny), na potrzeby organizacji konferencji pn. Nauka. Infrastruktura. Biznes. 2. Konferencja odbywać się będzie w dniach 13 14 października 2014 r. 3. Wykonawca zapewni salę konferencyjną według poniższej charakterystyki: 1) sala swobodnie mieszcząca grupę do 250 osób, ustawienie krzeseł w dniu 13 października 2014 r. do zasiadanej kolacji przy okrągłych stołach, w dniu 14 października 2014 r. ustawienie krzeseł rzędowe; 2) dostęp do sali w dniu 13 października 2014 r. godz.: od 15:00 do 22:00, w dniu 14 października 2014 r. godz.: od 6:30 do 18:00, 3) w sali musi być dostęp do światła dziennego, 4) w sali musi być możliwość zainstalowania sprzętu nagłośnieniowego, ekranów telewizyjnych, podwyższenia dla prowadzącego debaty i uczestników (podmiot zewnętrzny), 5) zapewnienie przestrzeni (miejsca) dla stolika do rejestracji uczestników konferencji oraz szatni poza obrębem sali konferencyjnej, umożliwiającego wyłożenie materiałów promocyjnych, 6) zapewnienie przestrzeni (miejsca) dla stanowisk sponsorskich poza obrębem sali konferencyjnej, umożliwiającego wyłożenie materiałów promocyjnych, 7) zapewnienie przestrzeni (miejsca) dla zorganizowania usługi cateringowej poza obrębem sali konferencyjnej kolacja (1 dzień), przerwy kawowe (2 dzień), lunch (2 dzień) (podmiot zewnętrzny). 4. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie:
Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest najem sali konferencyjnej zlokalizowanej w miejscu wskazanym w ofercie, tj.:..., w związku z organizacją przez Zamawiającego Konferencji pod nazwą Nauka. Infrastruktura. Biznes (zwanej dalej Konferencją ). 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami zawartymi w opisie przedmiotu zamówienia, niezbędnymi do wykonania umowy bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów oraz że spełnia te warunki. 2 Termin i miejsce realizacji umowy Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy w terminie 13-14 października 2014 r. 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu zagospodarowanie i zabudowę pomieszczeń oraz rozmieszczenie i montaż dekoracji w zakresie, formie i miejscach uzgodnionych z Zamawiającym, w sposób umożliwiający zorganizowanie Konferencji, z zastrzeżeniem doprowadzenia po zakończeniu Konferencji wynajmowanych pomieszczeń do stanu istniejącego w chwili protokolarnego przekazania Zamawiającemu pomieszczeń będących przedmiotem najmu. 3. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się do: 1) dostarczenia mediów techniczno-eksploatacyjnych (w szczególności energia) niezbędnych do zorganizowania Konferencji, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych opłat z tego tytułu; 2) Utrzymania w czystości wynajmowanych pomieszczeń przez czas trwania najmu; 3) Zapewnienia niezbędnej obsługi technicznej, administracyjnej oraz zabezpieczenia wynajmowanych pomieszczeń w czasie trwania najmu 4) zapewnienia kompleksowej ochrony przeciwpożarowej i właściwych warunków ewakuacji 4. Przekazanie wynajmowanych pomieszczeń nastąpi na podstawie Protokołu przekazania. Po realizacji przedmiotu umowy Strony podpiszą protokół odbioru pomieszczeń.
5. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie Zamawiającego niezwłocznie udostępnić mu wszelkie informacje i dokumenty mające związek z realizacją umowy. 6. Powierzenie wykonania części przedmiotu umowy Podwykonawcy nie wpływa na zmianę treści zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu wykonania tej części umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania Podwykonawcy i jego pracowników, tak jakby to były działania, zaniechania, uchybienia i zaniedbania jego własne lub jego własnych pracowników lub przedstawicieli. 7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego oddelegowane i osoby działające w imieniu lub na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto zł (słownie: złotych). 2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT) w kwocie. zł (słownie:. złotych). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi. zł (słownie:..złotych). 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 4, bez zastrzeżeń, Wykonawca wystawi fakturę VAT. 5. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy, zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1 oraz podpisaniu protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust. 4 bez zastrzeżeń. 6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6. 9. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy,
5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8, 6) kod CPV: 70220000-9. 10. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 11. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części przedmiotu umowy, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie.. numer telefonu:., adres e-mail:..; 2) ze strony Zamawiającego będzie numer telefonu, adres e-mail: 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności pisemnie, za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie. 6 Wypowiedzenie umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) nienależytego wykonywania umowy przez Wykonawcę (w szczególności opóźnienia w udostępnieniu wynajętych pomieszczeń), lub w przypadku niezrealizowania innych zobowiązań określonych w opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy; 2) zajęcia majątku Wykonawcy lub zaistnienia po stronie Wykonawcy innych zdarzeń uniemożliwiających mu wykonanie umowy; 3) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania postanowień umowy; 2. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 1 pkt b. niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 24 godzin od momentu zaistnienia tego zdarzenia. 7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (w szczególności wskazanych w 6 ust. 1 niniejszej umowy), Wykonawca
zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu opóźnienia w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy (w szczególności w udostępnieniu pomieszczeń będących przedmiotem najmu), Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień opóźnienia; 3) w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy niż określone w pkt. 1) i 2). 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie i sumowane. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych. 9 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub przepisów powszechnie obowiązującego prawa wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej usługi;
2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. VII. VIII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 2 października 2014 r. do godziny 12 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej