POROZUMIENIE o utworzeniu Konsorcjum nr... W dniu 24.03.2016 r. w Moszczenicy pomiędzy: 1. Gminą Moszczenica z siedzibą w Moszczenicy, ul. Kosowska 1, 97-310 Moszczenica, NIP 771-16-61-550, REGON 590647948, reprezentowaną przez Pana Marcelego Piekarka Wójta Gminy Moszczenica, zwaną dalej Liderem; 2. Gminą Będków z siedziba w Będkowie, ul. Parkowa 3, 97-319 Będków, NUP 773-22-23-401, REGON 590647894, reprezentowaną przez Pana Lesława Kołodziejczyka Wójta Gminy Będków, zwaną dalej Partnerem, zwanymi dalej łącznie Partnerami, na podstawie art. 10 ust. 1 oraz art. 74 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1515 z późn. zm.), Uchwały Nr XXI/170/16 Rady Gminy Moszczenica z dnia 18 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin, Uchwały Nr XIV/89/16 Rady Gminy Będków z dnia 21.03.2016r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin zostało zawarte porozumienie o następującej treści: 1. OKRES OBOWIĄZYWANIA POROZUMIENIA 1. Konsorcjum zawiązane jest na czas oznaczony tj. do dnia 31.12.2023r. 2. Rozwiązanie porozumienia przed upływem terminu, o jakim mowa w ust. 1, będzie możliwe wyłącznie w razie nie uzyskania akceptacji dla wniosku na realizację Projektu. 2. CEL PARTNERSTWA 1. Partnerzy niniejszego Porozumienia o utworzeniu Konsorcjum, zwanego dalej porozumieniem, zawiązują Konsorcjum, nie posiadające osobowości prawnej, dla wspólnej realizacji celu określonego porozumieniem, tj. uzyskania dofinansowania oraz realizacji Projektu pn. Gmina Bliżej Mieszkańców w ramach budowy innowacyjnej platformy e-usług publicznych dla mieszkańców gmin Będków i Moszczenica zwanego dalej Projektem, który jest przedmiotem wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Technologie informacyjno-komunikacyjne działanie 1.2 osi priorytetowej VII Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020. Celem Projektu jest: 1) budowa systemów teleinformatycznych wraz z niezbędną infrastrukturą dla potrzeb elektronicznego obiegu dokumentów wraz z obiegiem spraw i pracy (workflow), modelowania i optymalizacji procesów w administracji publicznej; 2) budowa szeroko dostępnych dla obywateli regionalnych platform umożliwiających dostęp przez Internet do usług publicznych; 3) budowa teleinformatycznych systemów komunikacji (podpis elektroniczny, elektroniczna pieczątka oraz inne sposoby uwierzytelniania form elektronicznych); 4) tworzenie, rozwijanie publicznych rejestrów referencyjnych, w tym systemów informacji przestrzennej; 5) rozwój infrastruktury informatycznej zapewniającej skuteczne mechanizmy zarządzania prawami dostępu do informacji i monitorowanie tego dostępu; Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 1
6) upowszechnienie systemów teleinformatycznych, pozwalających na szybką i sprawną wymianę danych pomiędzy różnymi podmiotami, umożliwiających poszerzenie zakresu spraw, które można zrealizować drogą elektroniczną; 7) budowa, przebudowa lub zakup systemów zapewniających bezpieczeństwo przechowywania danych cyfrowych. 2. Przedmiot wspólnego działania Partnerów dla realizacji celu, o jakim mowa w ust. 1, obejmuje w szczególności następujące czynności: 1) realizację Projektu; 2) monitoring Projektu; 3) rozliczenie i sprawozdawczość Projektu; 4) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji projektowej oraz jej archiwizację do końca 2023r.; 5) prowadzenie obsługi administracyjnej Projektu. 3. ZADANIA, OBOWIĄZKI, PODZIAŁ ODPOWIEDZIALNOŚCI PARTNERÓW W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ PROJEKTU 1. Partnerzy odpowiadają za zobowiązania Konsorcjum proporcjonalnie do wysokości wkładu własnego związanego z realizacją Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji Projektu stanowiącym załącznik do niniejszego porozumienia. W przypadku szkody wyrządzonej umyślnie Partner odpowiada do pełnej wysokości wyrządzonej szkody. 2. Partnerzy oświadczają, że zobowiązują się w pierwszej kolejności do zabezpieczenia zobowiązań wynikających z realizacji Projektu, przez przyjęcie zobowiązań wynikających ze złożenia wniosku o udzielenie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, a w razie jego akceptacji z umowy dofinansowania zawartej z Urzędem Marszałkowskim, na realizację Projektu, dla osiągnięcia zamierzonego celu, o jakim mowa w 2. 3. Partnerzy oświadczają, że przyjmują bez zastrzeżeń warunki określone w umowie dofinansowania na realizację Projektu oraz oświadczają, że są w stanie wykonać wspólnie Projekt w całości. 4. Partnerzy ponoszą odpowiedzialność wobec Lidera za przyjęte przez siebie zobowiązania. 5. Partnerzy zgodnie postanawiają, że Konsorcjum reprezentował będzie tylko jeden Partner, zwany w dalszej części porozumienia Liderem, który uprawniony będzie do składania oświadczeń woli oraz zaciągania zobowiązań. 6. Oświadczenie woli złożone przez Lidera wobec osób trzecich, w zakresie wspólnego działania w ramach Konsorcjum wiąże Partnerów, którzy ponoszą odpowiedzialność proporcjonalnie, w proporcjach określonych w 4 ust. 3. 7. Lider Konsorcjum upoważniony jest do dokonywania w szczególności następujących czynności: 1) podpisania i złożenia w imieniu Konsorcjum formularza aplikacyjnego do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi; 2) podpisania umowy z Województwem Łódzkim; 3) wszelkiego kontaktu z uczestniczącymi we wdrażaniu Projektu instytucjami; 4) prowadzenia kompleksowej obsługi projektu, w tym zwłaszcza obsługi finansowo księgowej, w tym otwarcia rachunku bankowego; 5) prowadzenia sprawozdawczości oraz monitoringu, opracowywania i przekazywania raportów kwartalnych, rocznych i końcowych Urzędowi Marszałkowskiemu; Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 2
6) dysponowania środkami finansowymi dla zapewnienia płynności finansowej przedsięwzięcia; 7) kontroli wydatkowania środków finansowych. 9. Lider udostępnia Partnerowi wszelkie informacje dotyczące realizacji Projektu. 10. Każdy z Partnerów, który zostanie właścicielem infrastruktury, powstałej w wyniku realizacji Projektu, będzie zobowiązany przez okres, co najmniej pięciu lat od daty zakończenia realizacji Projektu, do zarządzania i utrzymania infrastruktury. W okresie tym nie może oddawać tej infrastruktury innym podmiotom do zarządzania albo używania, chyba, że taka możliwość została zastrzeżona w umowie dofinansowania. 11. Partnerzy są zobowiązani do dołożenia maksymalnej staranności dla osiągnięcia zamierzonego celu, w tym do zgodnego współdziałania oraz wzajemnej konsultacji podejmowanych przez siebie działań, w ramach zadań wyznaczonych dla poszczególnych Partnerów przez Konsorcjum. 12. Podstawą wdrożenia Projektu będą postanowienia umowy dofinansowania wraz z wszystkimi załącznikami oraz wszelkie inne dokumenty będące obowiązującymi w związku z zawarciem przez Lidera przedmiotowej umowy dofinansowania, oraz zapisy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 dla Działania VII.1.2. 13. Lider udostępnia Partnerowi obowiązujące logotypy do oznaczania Projektu. 14. Partnerzy zobowiązują się do umieszczania obowiązujących logotypów na dokumentach dotyczących Projektu, w tym: materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących zadań realizowanych w ramach Projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach Projektu zgodnie z obowiązującymi wytycznymi. 15. Partnerzy zobowiązują się podczas realizacji działań w ramach Projektu przestrzegać reguł informowania o Projekcie i oznaczenia Projektu, tj.: 1) oznaczenia pomieszczeń, w których prowadzone są zadania w ramach Projektu, 2) informowania uczestników projektu o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 3) informowania instytucji współpracujących i społeczeństwa o fakcie współfinansowania Projektu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i osiągniętych rezultatach Projektu. 4. PLAN FINANSOWY W PODZIALE NA PARTNERÓW ORAZ ZASADY ZARZĄDZANIA FINANSAMI 1. Partnerzy zobowiązani są do przekazywania udziału własnego na rachunek bankowy utworzony przez Lidera na pokrycie wydatków poniesionych na potrzeby realizacji Projektu, obejmującym zakres udziału danego Partnera, na podstawie noty księgowej z załączoną kserokopią rachunku /faktury, listy płac itp./, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Lidera. 2. Partnerzy zobowiązani są do pokrycia wkładu własnego w łącznej kwocie nie większej niż 237 000 PLN i stanowiącej 15% wydatków kwalifikowalnych Projektu na realizację działań, oraz 100% wydatków niekwalifikowalnych, w tym podatku VAT. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację Projektu w ramach wkładu: 1) Gminę Będków w łącznej kwocie 55 000,00 PLN (30%); 2) Gminę Moszczenica w łącznej kwocie 138 000,00 PLN (70%); 3) Wspólny wkład niepieniężny wynoszący 44 000,00 PLN. 3. Partnerzy ponoszą wszelkie koszty związane z Projektem (w szczególności koszty uznane za niekwalifikowalne,...) proporcjonalnie, na podstawie not księgowych wystawionych przez Lidera, w następujących proporcjach: Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 3
1) Gmina Będków 30%; 2) Gmina Moszczenica 70%. 4. Łączna kwota wnioskowanego dofinansowania wynosi 447 114,40 PLN brutto. Całkowita wartość projektu wynosi 683 138,80 zł. 5. ZASADY KOMUNIKACJI I PRZEPŁYWU INFORMACJI W PARTNERSTWIE Partnerzy przyjmują następujący system przepływu informacji i komunikacji w ramach Partnerstwa: 1) Komunikacja i przepływ informacji w projekcie oparte będą na systemie informacyjnym, w ramach którego informacje o procesach przebiegających wewnątrz Projektu będą gromadzone, przechowywane, analizowane oraz dystrybuowane; 2) Przepływ informacji będzie uwzględniał relacje pomiędzy Liderem a Partnerami oraz strukturę organizacyjną Projektu. Na niższe szczeble struktury będą przekazywane informacje o zadaniach do zrealizowania, a na szczeble wyższe raportowanie i zgłaszanie problemów w realizacji zadań; 3) Dopuszczalnymi środkami komunikacji w Projekcie są dostępne urządzenia i rozwiązania techniczne, w tym telefon, faks i Internet oraz forma papierowa dokumentów przesyłana osobiście, kurierem lub pocztą; 4) W przypadku komunikacji za pomocą poczty elektronicznej wymagane jest przesyłanie informacji na skrzynki poczty elektronicznej w ramach systemu informatycznego Partnera i Lidera. 6. ZASADY WSPÓLNEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTEM, W TYM W SZCZEGÓLNOŚCI PODEJMOWANIA DECYZJI W PARTNERSTWIE 1. W celu prawidłowego zarządzania Partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji wskazanego wyżej Projektu, strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej Partnerstwa. W skład struktury organizacyjnej projektu wchodzą dwie instytucje: Grupa Sterująca oraz Zespół Projektowy: 1) W skład Grupy Sterującej wchodzą 2 osoby: po 1 przedstawicielu każdego z sygnatariuszy niniejszego porozumienia, oraz konsultant do spraw technicznych z ramienia lidera konsorcjum. 2) Grupa Sterująca posiada charakter konsultacyjno-doradczy w stosunku do prac Zespołu Projektowego. Do jej zadań należy zatwierdzanie kwartalnych raportów podsumowujących realizację projektu. W ramach jej obowiązków jest także akceptacja wszystkich poważnych zmian wprowadzonych przez Zespół Projektowy w toku realizacji projektu. Decyzje podejmowane będą poprzez głosowanie. Do podjęcia decyzji wymagana jest większość głosów. 3) Spotkania Grupy Sterującej odbywać się będą raz na kwartał. W szczególnych wypadkach spotkania mogą się odbywać częściej. 4) Lider powoła Zespół projektowy w formie zarządzenia. 5) Zespół Projektowy odpowiada za realizację wszystkich zadań wskazanych we wniosku o dofinansowanie Projektu, za koordynację oraz bieżące zarządzanie projektem. 2. W celu usprawnienia zarządzania Partnerstwem, strony ustalają następujące sposoby odnośnie rozwiązywania kwestii dotyczących podejmowania decyzji: 1) W przypadku pojawienia się ryzyka skutkującego niebezpieczeństwem braku realizacji celów oraz rezultatów określonych we wniosku o dofinansowanie Projektu Zespół projektowy przygotowuje stosowną notatkę służbową, przedstawiając w niej opis problemu wraz z propozycjami rozwiązań. Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 4
Jeśli proponowane modyfikacje nie powodują poważnych zmian w Projekcie decyzję o ich wprowadzeniu podejmuje Lider. Jeśli zmiany są poważne muszą one uzyskać akceptację Grupy Sterującej. 2) Partnerzy zobowiązani są do polubownego rozwiązywania konfliktów w ramach partnerstwa. 7. SPOSÓB MONITOROWANIA, ORAZ KONTROLI PROJEKTU 1. Partnerzy zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa prawidłowego wykorzystania środków UE. W tym celu realizację projektu podzielili na okresy rozliczeniowe, które pozwolą na bieżące monitorowanie postępów realizacji projektu. 2. Stałą kontrolę wydatków i ich monitoring zapewni kontrola wewnętrzna lidera konsorcjum posiadająca odpowiednie doświadczenie w prowadzeniu kontroli różnych procedur w urzędzie gminy. 3. Partnerzy przyjmują następujący sposób oceny realizacji Projektu: 1) Ocena realizacji Projektu zostanie przeprowadzona przez Lidera; 2) Zadania do realizacji w ramach oceny Projektu obejmują: a) monitoring realizacji celów projektu, b) monitoring osiągania rezultatów projektu, c) monitoring bieżącej realizacji projektu. 4. Strony przyjmują następujący system wewnętrznej kontroli finansowej w ramach Partnerstwa - za bieżącą kontrolę wydatków w ramach projektu odpowiedzialny jest Skarbnik Gminy Moszczenica jako Lidera Konsorcjum. 8. OBOWIĄZKI W ZAKRESIE PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZACJI DOKUMENTÓW 1. Lider oraz Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2023r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz do informowania Urzędu Marszałkowskiego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. 2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent zobowiązuje się pisemnie poinformować Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą) o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. 9. ZMIANY POROZUMIENIA Wszelkie zmiany porozumienia, mogą nastąpić wyłącznie na piśmie, podpisane przez wszystkich Partnerów, pod rygorem nieważności. 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Umowa zostaje sporządzona w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdego z Partnerów. Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 5
3. Porozumienie podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego. Załączniki: 1. uchwała nr XXI/170/16 Rady Gminy Moszczenica z dnia 18 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin; 2. uchwała nr XIV/89/16 Rady Gminy Będków z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin 3. Dokumenty potwierdzające uprawnienia do reprezentacji dla osób reprezentujących Partnerów. Wójt Gminy Moszczenica Wójt Gminy Będków Marceli Piekarek Lesław Kołodziejczyk Id: 35A185EA-AF7F-42B1-AF9E-274EE2B2D1D1. Podpisany Strona 6