Zarządzenie nr 62 / 2011 z dnia 28 lipca 2011 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji Projektu pt.: Nowoczesne komputerowe metody kształcenia dla regionalnych kadr innowacyjnej gospodarki: icse w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie Projektu nr UDA-POKL.08.02.01-24-071/10-00, zawartą pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Nowoczesne komputerowe metody kształcenia dla regionalnych kadr innowacyjnej gospodarki: icse, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu nr UDA- POKL.08.02.01-24-071/10-00 zawarta pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego -,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach - Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu.
4. Projekt realizowany jest w partnerstwie z University of Oslo, na mocy umowy partnerskiej z dnia 10 czerwca 2011 r. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, 2) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 maja 2011 r. do dnia 30 kwietnia 2014 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju, 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką, 3) Pełnomocnik Rektora ds. Zastosowania Nowoczesnych Komputerowych Metod Kształcenia dla Regionalnych Kadr Innowacyjnej Gospodarki, 4) Kanclerz, 5) Kwestor, 6) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii, 7) Dyrektor Instytutu Fizyki. 2
2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, w zakresie realizacji Projektu, 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu, 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu wyłoniony zostanie, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu, 2) Asystent Kierownika Projektu, 3) Koordynator ds. promocji, upowszechniania i włączania do polityki kształcenia i edukacji, 4) Koordynator finansowy. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami, b) kontrola budżetu Projektu; nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), d) nadzorowanie i koordynowanie pracy Zespołu Wykonawczego Projektu, e) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, o zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, przyznanie premii za zadania dodatkowe lub dodatku uczelnianego, f) opracowywanie/zatwierdzanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu), g) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, 3
h) koordynacja współpracy ponadnarodowej z norweskim partnerem w Projekcie, i) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, j) wnioskowanie do Instytucji Pośredniczącej o zgodę na zmiany w dokumentacji aplikacyjnej, k) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu, l) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, m) aktualizacja narzędzia monitoringowego, określanego przez Dział Projektów za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel, n) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu), o) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi, p) opracowanie wspólnie z Koordynatorem ds. promocji, upowszechniania i włączania do polityki kształcenia i edukacji, strategii wdrażania w ramach I etapu realizacji Projektu, q) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2011 r.); 2) Asystent Kierownika Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, b) organizacja poszczególnych zadań w Projekcie, w tym organizacja i kontrola nad usługami zlecanymi, c) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Kierownika Projektu, d) nadzór nad rekrutacją beneficjentów, e) przygotowywanie kompletu dokumentacji związanej z zatrudnianiem osób i wypłatą wynagrodzeń w Projekcie, w tym również sprawdzanie poprawności wystawianych kart czasu pracy, f) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, g) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu dotyczącej beneficjentów ostatecznych (m.in. deklaracje uczestnictwa, dane osobowe i zgoda na przetwarzanie danych w Projekcie), h) sporządzanie bazy PEFS (podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego), 4
i) przygotowywanie wniosków o płatność w części opisowej, j) opracowywanie korespondencji dotyczącej Projektu i prowadzenie jej ewidencji, k) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu, l) prowadzenie archiwizacji dokumentów; 3) Koordynator ds. promocji, upowszechniania i włączania do polityki kształcenia i edukacji - do jego obowiązków należy w szczególności: a) upowszechnianie wstępnej wersji produktu finalnego w I etapie Projektu: - rozpowszechnianie wiedzy na temat przygotowywanego produktu, b) współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie opracowania strategii wdrażania w ramach I etapu realizacji Projektu, c) upowszechnianie zwalidowanego produktu finalnego w II etapie Projektu: - zintensyfikowane upowszechnianie wiedzy o finalnej wersji produktu, d) włączanie (mainstreaming) produktu finalnego do głównego nurtu polityki kształcenia, e) tworzenie, administracja, aktualizowanie strony internetowej Projektu, f) tworzenie materiałów popularyzacyjnych, dostosowanych do poziomu szkół, w oparciu o materiały opracowane w Projekcie, g) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych o Projekcie: - organizacja spotkań z instytucjami szkolnictwa wyższego, placówkami edukacyjnymi i dydaktycznymi, - promocja Projektu wśród studentów i pracowników Uniwersytetu, - kontakt z mediami: prasą, radiem i telewizją, przygotowanie materiałów prasowych, spotów radiowych i telewizyjnych, - monitoring obecności medialnej Projektu; 4) Koordynator finansowy - do jego obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, b) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych i wprowadzenia ich do generatora wniosków płatniczych, c) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, d) aktualizowanie harmonogramu płatności. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 5
8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii, którego władze są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu, przygotowuje Kierownik Projektu, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Kierownika Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. W Projekcie przewiduje się zatrudnianie personelu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego, uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu, aktualnie obowiązującymi dokumentami programowymi do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 251, poz. 1852, z późn. zm.), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi dokumentami programowymi do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 3. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. 6
VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi w ramach Projektu realizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego, uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu, aktualnie obowiązującymi dokumentami programowymi do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 1. Koszty pośrednie wariant ryczałtowy, naliczane są w wysokości 5,8 % od poniesionych w danym okresie wydatków kwalifikowanych (pomniejszonych o zakupy w ramach cross financingu) i rozliczane zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm., każdorazowo po akceptacji wniosku o płatność przez Instytucję Pośredniczącą. 2. Podział środków z kosztów pośrednich pozostających do dyspozycji Dziekana Wydziału biorącego udział w Projekcie oraz Kierownika Projektu zostanie ustalony przez Rektora w drodze odrębnej decyzji. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 7
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 93 Rektora UŚ z dnia 18 października 2010 r.). 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja. IX. Nabycie środków trwałych w ramach Projektu 14 1. Środki trwałe nabywane są w ramach Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego, uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu oraz dokumentami programowymi do Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2. Sprzęt zakupiony w ramach Projektu będzie opatrzony logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego. 3. Sposób inwentaryzacji i zasady udostępniania środków trwałych beneficjentom ostatecznym zostaną określone w odrębnym regulaminie. X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. 8
XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2011 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 9