Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka: Działanie 8.3 - droga projektu do dofinansowania Droga projektu do dofinansowania Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion Dotacje na innowacje Inwestujemy w Waszą przyszłość I. Przygotowanie wniosku o dofinansowanie W celu prawidłowego wypełnienia wniosku o dofinansowanie niezbędna jest znajomość Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 zawierającego wykaz priorytetów i działań uzgodnionych z Komisją Europejską i stanowiących przedmiot interwencji funduszy strukturalnych, jak również Szczegółowego opisu priorytetów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, zawierającego wiele wskazówek odnośnie realizacji projektów. Zasadne jest zapoznanie się z odpowiednimi Wytycznymi wydanymi przez Ministra Rozwoju Regionalnego. Pomocny będzie także Przewodnik po kryteriach wyboru finansowanych operacji w ramach PO IG. Dokumenty te są dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Władzy Wdrażającej Programy Europejskie. Formularz wniosku dostępny jest na stronie www.wwpe.gov.pl wniosek wypełniany jest w języku polskim zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku, wniosek wypełniany jest maszynowo lub komputerowo odręczne wypełnienie formularza nie jest akceptowane, konieczne jest dokładne przestrzeganie zapisów formularza wniosku, należy pamiętać o właściwej numeracji stron samego wniosku, jak również dołączonych do niego załączników, wniosek powinien zawierać opis szczegółów dotyczących realizacji i osiągnięcia zakładanych celów projektu, korzyści wynikających z realizacji projektu oraz jak proponowany projekt wpisuje się w cele PO IG. Strona 1/9
II. Wymagania formalne dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie Wniosek zawiera informacje pozwalające na dokonanie pełnej oceny i udzielenie wsparcia. Należy zastosować właściwy dla działania 8.3 formularz wniosku udostępniony na stronie instytucji przyjmującej wnioski (dotyczy również załączników, jeżeli przewidziano specjalne formularze dla załączników). Nie wolno dokonywać żadnych zmian w formularzu wniosku, za wyjątkiem powielania określonych rubryk wskazanych w instrukcji. Wniosek powinien być kompletny, zawierać wszystkie ponumerowane strony i wymagane załączniki. Wniosek musi zawierać poprawne wyliczenia arytmetyczne. Wszystkie wymagane pola wniosku muszą być wypełnione zgodnie z instrukcją, w tym podane wszystkie wymagane dane oraz informacje lub adnotację nie dotyczy. Wniosek powinien zostać złożony we właściwej formie (1 egzemplarz w wersji papierowej oraz wersja elektroniczna). Wniosek należy wypełnić elektronicznie, zapisać na nośniku danych (dyskietka, CD), a następnie wydrukować (wersja papierowa i elektroniczna wniosku muszą być tożsame). Załączniki w formie kopii zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę uprawnioną do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji (tj. podpisane przez osobę/osoby wskazane do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważnionego pełnomocnika w załączonym do wniosku pełnomocnictwie lub potwierdzonej przez Wnioskodawcę kopii). Wniosek powinien zostać podpisany przez Wnioskodawcę lub osobę uprawnioną do reprezentowania Wnioskodawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji (tj. podpisany przez osobę/osoby wskazane do reprezentacji w dokumencie rejestrowym lub upoważnionego pełnomocnika w załączonym do wniosku pełnomocnictwie lub potwierdzonej przez Wnioskodawcę kopii). Wniosek powinien być trwale spięty, tzn. w taki sposób by uniemożliwić jego niekontrolowaną dekompletację a jednocześnie umożliwić dodawanie lub wymianę pojedynczych stron. Pierwsza rubryka zatytułowana data wpłynięcia wniosku o dofinansowanie, a także pole zawierające numer wniosku są wypełniane przez instytucję przyjmującą wniosek. III. Wykaz załączników niezbędnych do złożenia wniosku o dofinansowanie Dokumenty weryfikujące kwalifikowalność wnioskodawcy: KRS/EDG (ewidencja działalności gospodarczej), w przypadku członków konsorcjum nie będących JST, w przypadku JST - dokument o podobnym charakterze, który potwierdza formę prawną i zakres działania Wnioskodawcy. Dokumenty uwierzytelniające oświadczenie wnioskodawcy o zapewnieniu środków zabezpieczających wymagane współfinansowanie projektu: promesa kredytowa uzyskana z banku, zapewniająca, iż w przypadku uzyskania dofinansowania projekt otrzyma środki na finansowanie - w sytuacji, gdy kredyt jest jednym z planowanych źródeł finansowania projektu lub zapewnienia płynności finansowej; inny dokument potwierdzający dysponowanie środkami na finansowanie projektu. Ne dzień składania wniosku może to być uchwała intencyjna, przewidująca w budżecie Wnioskodawcy wymagane środki. W chwili podpisania umowy o dofinansowanie Beneficjent powinien przedstawić dokument potwierdzający zapewnienie środków przez cały czas trwania projektu, np.: Wieloletni Plan Inwestycyjny. Pełnomocnictwo/ upoważnienie dla osoby reprezentującej wnioskodawcę do podpisania wniosku. Umowa partnerska/ konsorcjantów lub inna forma potwierdzenia współpracy. Analiza finansowa projektu (w celu prawidłowego wyliczenia właściwego poziomu dofinansowania). IV. Składanie wniosku Formularz wniosku wraz z załącznikami w formie papierowej w oryginale oraz elektronicznej (na płycie CD w formacie edytowalnym Word lub RTF oraz nieedytowalnym PDF). Wniosek musi być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wnioskodawcy. Formularz wniosku wraz z załącznikami i płytą CD powinny być trwale spięte. Strona 2/9
Koperta, w której dostarczone będą dokumenty, powinna zawierać: pełną nazwę Władzy Wdrażajacej Programy Europejskie oraz jej adres, sformułowanie: Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach działania 8.3 PO IG, pełną nazwę i adres Wnioskodawcy, tytuł projektu. Wniosek musi być złożony w zamkniętej kopercie, dostarczony drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście do biura WWPE w dni robocze, w godzinach 8.15-16.15, na adres: Władza Wdrażająca Programy Europejskie ul. Wspólna 2/4 IV piętro, pokój 4117 00-926 Warszawa. UWAGA! Wnioski dostarczone w inny sposób lub na inny adres nie będą rozpatrywane! Składając wniosek należy uwzględnić, iż podpisanie umowy o dofinansowanie musi nastąpić do dnia 31 grudnia 2013 r. V. Droga projektu do dofinansowania po złożeniu wniosku Etap pierwszy ocena formalna Pracownicy WWPE dokonują oceny formalnej złożonych dokumentów w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący POIG, według kolejności wpłynięcia wniosku do WWPE. Sprawdzana jest kompletność złożonej przez wnioskodawcę dokumentacji. Ocena dokonywana jest w oparciu o karty oceny formalnej. Ocena prowadzona jest w systemie 0-1, co oznacza, że niespełnienie nawet jednego z warunków formalnych powoduje odrzucenie wniosku o dofinansowanie z dalszej procedury. Tylko te projekty, które spełniły wszystkie kryteria formalne, przejdą do następnego etapu oceny merytorycznej. Strona 3/9
Ocena formalna wniosku - schemat Etap drugi ocena merytoryczna Ocena dokonywana jest przez Komisję Oceniającą (KO): Komisja Oceniająca składa się z pracowników WWPE, przedstawicieli Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego MSWiA (Instytucji Pośredniczącej) oraz niezależnych asesorów. Ocena dokonywana jest w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący POIG. Sprawdzana jest kompletność złożonej przez wnioskodawcę dokumentacji. Ocena dokonywana jest w oparciu o karty oceny merytorycznej, niezależnie przez 2 członków Komisji Oceniającej. Do dofinansowania mogą być rekomendowane tylko te wnioski, które otrzymały: minimum 60% maksymalnej liczby punktów, przy jednoczesnym uzyskaniu 50% punktów z każdej grupy. Kryteria oceny merytorycznej dostępne są na stronie internetowej www.mrr.gov.pl i www.wwpe.gov.pl Strona 4/9
NUMER KATEGORIA GRUPY Grupa 1: Wnioskodawca - odpowiedni potencjał techniczny i kadrowy pozwalający na realizację projektu, - doświadczenie w zakresie realizacji i zarządzania projektami z dziedzin objętych konkursem. Grupa 2: Grupy docelowe - grupy docelowe spełniające warunki działania, - bariery wykorzystania Internetu na obszarze objętym projektem, - korzyści wynikające z udostępnienia Internetu grupie docelowej, - techniczne problemy dotarcia do grup docelowych, - uwarunkowania społeczne i organizacyjne mogące negatywnie wpływać na efektywność projektu, - właściwe zidentyfikowana skala problemu wykluczenia cyfrowego na obszarze objętym projektem. Grupa 3: Projekt - zgodność z celami PO IG oraz działania 8.3 PO IG, - techniczna możliwość przyłączenia Internetu na obszarze objętym projektem, - przejrzystość i wykonalność harmonogramu, - uwzględnienie procedury przetargowej i wpływu czynników zewnętrznych, - trwałość rezultatów projektu w okresie wymaganej trwałości projektu, - obiektywność weryfikowalność/ mierzalność/ racjonalność, wskaźników produktu i rezultatu, - odzwierciedlenie założonych celów projektu we wskaźnikach produktu i rezultatu, - wpływ na polityki horyzontalne UE wymienione w art. 16 i 17 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. - efektywność dystrybucji powierzanych grupie/ grupom docelowym produktów, ich wykorzystanie zgodne z przeznaczeniem oraz odzyskiwanie w razie nieprawidłowego użytkowania, - dostosowane rozwiązań technicznych do warunków organizacyjnych i technicznych obszaru, na którym prowadzony będzie projekt. Grupa 4: Budżet - efektywne i zgodne z założeniami działania 8.3. wykorzystanie środków w ramach projektu, - właściwe proporcje pomiędzy ponoszonymi kosztami a oczekiwanymi rezultatami projektu, - kwalifikowalność wydatków w ramach działania. Ocena merytoryczna wniosku - schemat Strona 5/9
Etap trzeci Procedura odwoławcza Wnioskodawca ma możliwość wniesienia protestu od niekorzystnej dla siebie decyzji. Protest musi być złożony w formie pisemnej w terminie do 14 dni od dnia otrzymania informacji o odrzuceniu wniosku, bezpośrednio do WWPE. Możliwość wniesienia protestu istnieje zarówno po ocenie formalnej, jak i merytorycznej. Po negatywnym rozstrzygnięciu protestu wnioskodawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji w tym zakresie może złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, bezpośrednio do Instytucji Zarządzającej Ministerstwa Rozwoju Regionalnego. Etap czwarty wynik oceny Wnioski, które uzyskały co najmiej minimalną liczbę punktów, z wyszczególnieniem rekomendowanych zostają umieszczone na liście rankingowej. Wnioski, które nie przeszły pozytywnie oceny merytorycznej, zostaną umieszczone na osobnej liście. Obie listy są zatwierdzane przez Dyrektora WWPE i przekazywane do zatwierdzenia do Instytucji Pośredniczącej, a następnie do Instytucji Zarządzającej. Instytucja Zarządzająca podejmuje ostateczną decyzję o przyznaniu dofinansowania. Etap piąty decyzja o przyznaniu dofinansowania Każdy z wnioskodawców zostaje indywidualnie poinformowany na piśmie przez WWPE o wynikach rozpatrzenia swojego wniosku: wniosek może zostać zakwalifikowany, wniosek może zostać nie zakwalifikowany, i umieszczony na liście rezerwowej, wniosek może zostać odrzucony. Lista projektów, które uzyskają dofinansowanie, łącznie z ewentualną listą projektów rezerwowych, publikowana jest na stronie internetowej www.wwpe.gov.pl. Odrzucenie lub nie przyznanie środków może być spowodowane następującymi czynnikami: wniosek jest niekompletny lub nie spełnia innych kryteriów formalnych, wniosek nie został należycie uzupełniony na wezwanie, wnioskodawca nie kwalifikuje się do przyznania dotacji, wniosek nie kwalifikuje się do dofinansowania, wniosek nie jest wystarczająco dobry lub możliwości finansowe / techniczne wnioskodawcy nie były wystarczające lub inne wnioski zostały ocenione wyżej. Etap szósty - Podpisanie Umowy o dofinansowanie Umowa jest zawierana z WWPE zgodnie z zatwierdzonym wzorem umowy, dostępnym na stronie www.wwpe.gov.pl. Jeśli wnioskodawca dostarczył wszystkie wymagane dokumenty, zostaje poinformowany o terminie podpisania umowy wraz z informacją o przyznaniu dofinansowania. Strona 6/9
Załączniki niezbędne do umowy: dokument potwierdzający prawo do reprezentacji Beneficjenta, wniosek o dofinansowanie wraz z wszystkimi załącznikami, wniosek o płatność, harmonogram rzeczowo-finansowy Projektu. Umowa określa szczegółowe zasady, tryb i terminy przekazywania środków Beneficjentom oraz rozliczania środków przez Beneficjentów. Środki finansowe przekazywane są beneficjentowi w formie: zaliczki na podstawie umowy o dofinansowanie oraz prawidłowo złożonego i poświadczonego wniosku o płatność, lub / i refundacji poniesionych wydatków na podstawie prawidłowo złożonego i poświadczonego wniosku o płatność. Rozwiązanie Umowy o dofinansowanie. WWPE może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w przypadku, gdy Beneficjent nie realizuje Projektu na warunkach określonych w umowie. Beneficjent może dokonać wypowiedzenia umowy w drodze pisemnego i zawierającego uzasadnienie wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia wynosi 30 dni. Rozwiązanie umowy nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku złożenia części sprawozdawczej wniosku o płatność w terminie 25 dni od dnia rozwiązania umowy. VI. Inne istotne informacje Obowiązki Beneficjenta w zakresie sprawozdawczości Szczegółowe obowiązki określone są w Umowie o dofinansowanie. Funkcję sprawozdawczą spełnia część wniosku o płatność: Przebieg realizacji projektu. Część sprawozdawcza wniosku o płatność jest wypełniana i przedkładana do WWPE co najmniej raz na kwartał, począwszy od daty podpisania umowy o dofinansowanie. Brak wydatków nie zwalnia beneficjenta z obowiązku terminowego przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą. Koniecznym warunkiem zrefundowania wydatków / zrealizowania płatności na rzecz Beneficjenta jest pozytywnie i w całości zweryfikowana część sprawozdawcza wniosku o płatność, wskazująca na właściwą realizację projektu. Obowiązki Beneficjenta w zakresie informacji i promocji: - Promowanie realizowanego projektu w ramach PO IG i w sposób wyraźny informowanie o tym fakcie. - Szczegółowe obowiązki określone są w Umowie o dofinansowanie. - Monitorowanie działań informacyjnych i promocyjnych realizowane jest przez WWPE w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu. Strona 7/9
Instrumenty informacji i promocji: plakaty, materiały informacyjno-promocyjne, oznaczanie sprzętu, tablice informacyjne, tablice upamiętniające, strony internetowe, informowanie mediów, inne. Instrumenty te muszą zawierać logo UE, logo PO IG, logo EFRR i / lub EFS, opis wkładu UE w realizację przedsięwzięcia oraz hasło podkreślające wartość dodaną. Hasło podkreślające wartość dodaną pomocy Wspólnoty: Dotacje na innowacje wraz z wyrażeniem: Inwestujemy w Waszą przyszłość lub z wyrażeniem: Fundusze Europejskie dla rozwoju Innowacyjnej Gospodarki Niedopełnienie obowiązków w zakresie informacji i promocji może skutkować wstrzymaniem wypłaty środków lub koniecznością zwrotu dotacji. Kontrola na miejscu realizacji projektu. Każdy projekt będzie skontrolowany przynajmniej raz na miejscu jego realizacji: w każdym momencie realizacji projektu, a także po jego zakończeniu. Projekt może zostać skontrolowany poprzez dokonanie: kontroli planowanych, kontroli doraźnych (ad-hoc) w szczególności, gdy istnieje podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu. Jeżeli nie stwierdzono nieprawidłowości w realizacji projektu, a Beneficjent wywiązywał się ze wszystkich obowiązków określonych w umowie, to kontrola na miejscu może zostać dokonana dopiero przed dokonaniem płatności końcowej. Kontrola na miejscu realizacji projektu. Beneficjent zostaje pisemnie poinformowany o planowanej kontroli, nie później niż 5 dni przed planowanym terminem kontroli. W przypadku kontroli doraźnych Beneficjent nie musi być wcześniej uprzedzany o terminie kontroli. Kontrola projektów polega na sprawdzeniu: dokumentacji finansowej i rzeczowej, umów, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów i usług, dokonania oględzin przedmiotu projektu, przeprowadzenia rozmów z odpowiednimi osobami, złożenia wyjaśnień. Strona 8/9
Przechowywanie dokumentów Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami, zawieraniem umów z wykonawcami, przez co najmniej 3 lata od daty zamknięcia PO IG. WWPE lub IP poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia programu. Kontakt: Władza Wdrażająca Programy Europejskie Zespół ds. Informatyzacji tel. (0-22) 461 87 39, 461 86 58 fax. (0-22) 461 93 42 poig@wwpe.gov.pl poig-pytania@wwpe.gov.pl www.wwpe.gov.pl Strona 9/9