Projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 Ostróda 10.12.2014r. Nazwa projektu:. Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu Nr wniosku: WND-RPWM.04.01.02-28-002/10 Nr umowy: UDA-RPWM. 04.01.02-28-002/10-00 Oś priorytetowa 4: Rozwój, restrukturyzacja i rewitalizacja miast Działanie 4.1: Humanizacja blokowisk Poddziałanie 4.1.2: Wzmocnienie funkcji społecznych ZAPYTANIE OFERTOWE Zapraszamy do złożenia oferty cenowej dotyczącej przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pn. Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 1. Zamawiający: ul. Jagiełły 37 14-100 Ostróda tel. (89) 642 32 02 NIP 741-000-39-41 2. Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów, umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie Zamawiającego www.jednosc-ostroda.pl 3. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu Numer projektu: WND-RPWM.04.01.02-28-002/10
Całkowita wartość projektu: 1.112.076,22 zł Kwota wydatków kwalifikowanych: 1.112.076,22 zł Kwota dofinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego: 945.264,78 zł Okres realizacji projektu: 02-08-2010 r. 13-01-2012 r. Zakres planowanego audytu zewnętrznego obejmować ma prawidłowość realizacji projektu w zakresie wydatkowania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania oraz przygotowania i wdrożenia projektu Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu zgodnie z wytycznymi i założeniami oferty złożonej przez Wykonawcę zadania. Audyt powinien obejmować następujące obszary: 1) Gotowość organizacyjna Beneficjenta 2) Audyt zgodności projektu w zakresie finansowym 3) Audyt zgodności realizacji projektu 4) Wizyta na miejscu realizacji projektu 5) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji 6) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi 7) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmii i Mazur na lata 2007-2013, wydanymi przez Instytucję Zarządzającą, w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Osi Priorytetowej 4, Działania 4.1, Poddziałanie 4.1.2. Szczegółowe wytyczne do przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu dostępne są pod adresem: http://www.rpo.warmia.mazury.pl/?page=dzial&dzial_id=376 Ponadto audyt powinien być zgodny z następującymi zapisami umowy o dofinansowanie: 1) Audyt powinien obejmować m.in. analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdania z realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień Umowy o dofinansowanie.
2) Beneficjent zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zewnętrznego w sytuacji uznania podatku VAT za koszt kwalifikowalny, niezależnie od całkowitej wartości projektu Beneficjent przeprowadza audyt zewnętrzny po poniesieniu 50% wydatków całkowitej wartości projektu. Beneficjent ma obowiązek złożenia sprawozdania z przeprowadzenia ww. audytu przed zakończeniem realizacji projektu (tj. przed złożeniem wniosku o płatność końcową). Ponadto Beneficjent ma obowiązek przeprowadzenia dodatkowego audytu przed zakończeniem okresu trwałości projektu. 3) Wyniki audytu zewnętrznego Beneficjent przekazuje do Instytucji Zarządzającej RPO WiM w terminie do 7 dni, po jego zakończeniu. 4) Audyt zewnętrzny projektu prowadzony będzie u Beneficjenta przez podmiot uprawniony do dokonywania tego rodzaju działań. Struktura raportu: Na podstawie przeprowadzonego audytu Wykonawca sporządzi raport udzielający wyczerpującej odpowiedzi na postawione pytania ewaluacyjne. Wykonawca dostarczy raport w wersji elektronicznej (CD ROM) oraz papierowej w 2 egz. Raport powinien być opracowany w języku polskim i zawierać następujący zakres: 1) podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres, NIP Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania, 2) imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym, 3) termin, w którym prowadzono audyt, 4) okres objęty audytem, 5) cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy audytu, 6) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania audytu, 7) informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego, 8) ustalenie stanu faktycznego, 9) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień, 10) miejsce i datę sporządzenia oraz podpisania raportu z audytu. 4. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: do dnia 05 stycznia 2015 r.
5. Oferta Wykonawcy musi zawierać następujące elementy: 1. Wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków UE wraz z terminem ich wykonania min. 2. 3. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, 4. Potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego. 5. Oświadczenie o bezstronności i niezależności Wykonawcy oraz każdej osoby wchodzącej w skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu, stanowiące załącznik Nr 2 do zapytania ofertowego. 6. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, stanowiące załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego. Powyższe dokumenty dotyczą zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia. 6. Miejsce i termin składania oferty: 1) Ofertę należy złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej Jedność, ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, pokój nr 206 lub przesłać do siedziby Zamawiającego, w zamkniętej kopercie oznaczonej danymi dostawcy (pieczęć firmowa) oraz napisem: Audyt projektu Remont i modernizacja świetlicy przy ulicy Chrobrego 4 w Ostródzie z przeznaczeniem na cele społeczne, kulturalne i wychowawcze wraz z zakupem sprzętu. 2) Termin składania ofert upływa dnia 17 grudnia 2014r. o godz. 14.00 7. Sposób rozliczenia Rozliczenie nastąpi po zakończeniu realizacji zamówienia na podstawie faktury, wystawionej na Spółdzielnię Mieszkaniową Jedność, ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda, NIP: 7410003941. Wynagrodzenie wypłacone będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 7 dni od daty złożenia faktury przez Wykonawcę.
8. Kryteria i sposób wyboru oferty: Cena waga 100% Sposób oceny ofert: Cena brutto oferty najtańszej x 100 = ilość punktów Cena brutto oferty badanej 9. Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówienia. Wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z zakresem zamówienia można uzyskać w Spółdzielni Mieszkaniowej Jedność, ul. Jagiełły 37, 14-100 Ostróda. Informacji udziela Pani Anna Szczurowska pod numerem telefonu (89) 642-32-02.