TECHNIKUM ENERGETYCZNE REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ w Technikum Energetycznym w Jaworznie POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Na podstawie ustawy o systemie oświaty z 7 września 1991 r. oraz ustawy o samorządzie terytorialnym z 8 marca 1990 roku (Dz. U. z 1996 nr 13, poz. 74), art. 69 ust.1 pkt 3 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009, Nr 157, poz.1240 z późn. zmianami) i Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MFNr15 poz. 84) oraz Zarządzenia Nr KA.120.77.2011 Prezydenta Miasta Jaworzna z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Miasta Jaworzna zostaje wprowadzony niniejszy Regulamin. 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania, c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów, e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f) efektywności i skuteczności przepływu informacji, g) zarządzania ryzykiem. 2. Obszary Kontroli Zarządczej: a) środowisko wewnętrzne; b) cele i zarządzanie ryzykiem; c) mechanizmy kontroli; d) informacja i komunikacja; e) monitorowanie i ocena 3. Funkcjonowanie kontroli zarządczej: gdy mowa o Ustawie o systemie oświaty rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2010 r nr 54/320 z póź. zm.) Gdy mowa o Karcie nauczyciela rozumieć należy przez to USTAWĘ z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2009 roku nr 219/1706 z póź. zm.). 1
STANDARDY KONTROLI ZARZĄDCZEJ 3 I. Przestrzeganie wartości etycznych 1. Osoby zarządzające i pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. 2. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 3. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla nauczycieli określa Karta nauczyciela i Ustawa o systemie oświaty. 4. Zasady etyczne i wymagania formalno prawne dla innych pracowników szkoły określa Kodeks Pracy. 4 II. Kompetencje zawodowe 1. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji zawiera Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 z późn. zm.) 2. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w szkole pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.). 3. W przypadku pracowników na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień wynikających z ustaw, przepisów resortowych i innych (jak np. dyrektora, głównego księgowego), wymagania te są weryfikowane na etapie rekrutacji przez jednostkę nadrzędną. 4. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 5. Rekrutację nowych nauczycieli lub pracowników szkoły przeprowadza Dyrektor Technikum Energetycznego. 6. Pracownicy uczestniczą w systematycznych szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych poszerzających wiedzę, umiejętności organizowanych i nadzorowanych przez dyrektora szkoły. 7. Nauczyciele podlegają także okresowej ocenie, zgodnie z Kartą nauczyciela i Ustawą o systemie oświaty 8. Ocenie podlega praca pracownika samorządowego zatrudnionego w szkole zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy. 5 III. Struktura organizacyjna 1. Zasady organizacyjne i wewnętrzną strukturę szkoły reguluje Ustawa o systemie oświaty. 2.Struktura organizacyjna placówki dostosowana jest do jej celów i zadań. Jest jasna i zrozumiała. Określa zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla każdego pracownika oraz zakres podległości poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki. Wynika ze Statutu i Regulaminu Pracy Technikum Energetycznego. 2
6 IV. Delegowanie uprawnień 1. Zasady obiegu dokumentów oraz zakresy kompetencyjne do ich tworzenia, sprawdzania, akceptacji i realizacji zostały określone dla poszczególnych rodzajów dokumentów w zależności od ich rodzaju i ważności w procedurach ISO wprowadzonych Zarządzeniem Dyrektora Szkoły. 2. W placówce stosuje się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji o charakterze bieżącym, a przyjęcie ich potwierdzane jest podpisem osoby przyjmującej. Niektóre obowiązki przekazuje się na podstawie odrębnych upoważnień pracownikom administracji. Zostało również zawarte porozumienie z MZOPOW w Jaworznie w zakresie obsługi finansowo-księgowej i kadrowej. CELE I ZARZADZANIE RYZYKIEM 7 I Misja szkoły 1. Misję Szkoły określa wstęp do Ustawy o systemie oświaty Oświata w Rzeczypospolitej Polskiej stanowi wspólne dobro całego społeczeństwa; kieruje się zasadami zawartymi w Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, a także wskazaniami zawartymi w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Międzynarodowym Pakcie Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Konwencji o Prawach Dziecka. Nauczanie i wychowanie - respektując chrześcijański system wartości - za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u młodzieży poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Szkoła winna zapewnić każdemu uczniowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotowań go do wypełniania obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności. 2. Cele i zadania szkoły określa Ustawa o systemie oświaty. 3. Cele i zadania szkoły precyzuje Statut Technikum Energetycznego, zgodnie z przepisami ustawy. 4.Cele i zadania szkoły precyzują dokumenty Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001/2008 wypracowane w Technikum Energetycznym. 8 II Cele i zadania, monitorowanie i ocena ich realizacji 1. Cele i zadania naszej placówki określane są jasno w rocznej perspektywie poprzez między innymi: - opracowanie planu pracy Technikum Energetycznego, - opracowanie programu profilaktyki, - organizację roku szkolnego, -opracowanie planu finansowego, - monitorowanie ich realizacji, - bieżące działania mające na celu pozyskiwanie dofinansowania i dodatkowych środków. 9 III Identyfikacja ryzyka 1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyka w odniesieniu do celów ustalonych wyżej. 2. Oceny ryzyka dokonuje zespół w składzie: a) Dyrektor, b) Wicedyrektor, 3
c) Kierownik gospodarczy w odniesieniu do działalności finansowo księgowej, d) Pełnomocnik Systemu Zarządzania Jakością.. 3. Identyfikacja ryzyka dotyczy głównie badania osiągnięcia celów edukacyjnych i jest regulowana wg zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.) 4. Kontrolę finansową reguluje Zarządzenie Dyrektora Technikum Energetycznego w sprawie sprawowania kontroli finansowej, zawierające listę zadań wrażliwych podlegających szczególnej kontroli. 5. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki ocen i kontroli. 6. Ponowna identyfikacja ryzyka jest przeprowadzana również w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje szkoła. 7. Ryzyka związane z finansami nadzoruje i prowadzi jednostka nadrzędna. 10 IV Analiza i reakcja na ryzyko 1. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie, mającej na celu określenie możliwych skutków wystąpienia danego ryzyka. 2. Dyrektor szkoły i pozostali członkowie zespołu określonego w 9 pkt. III.2 niniejszego regulaminu na postawie wyników analizy ryzyka i przewidywanych skutków wystąpienia danego ryzyka określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). 3. Członkowie zespołu określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu 4. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi dyrektor szkoły oraz kierownik gospodarczy. 11 V Mechanizmy kontroli 1. Kontrolę finansową sprawuje dyrektor lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art. 53 ust. 2 Ustawy o finansach publicznych, 2. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej, obejmuje: a) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, c) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są: a) dyrektor szkoły, który przez kontrolę na etapie wstępnym i bieżącym, realizuje bieżącą kontrolę zarządczą gospodarki finansowej, b) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne realizowanie zadań oraz inne upoważnione osoby. 4
4. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez dyrektora szkoły już na etapie przygotowywania projektu finansowego. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązania, a co za tym idzie dokonania wydatku, stanowi przesłankę odstąpienia od zamiaru realizacji zadania. 5. W ramach kontroli wstępnej umów należy zwrócić uwagę, czy ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów są korzystne dla szkoły i mają pokrycie w planie finansowym szkoły. 6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: a) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty dyrektorowi szkoły z wnioskiem o wprowadzenie odpowiednich zmian lub uzupełnień; b) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 7. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, instrukcją kancelaryjną, regulaminem kontroli. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa Instrukcja obiegu dokumentów oraz Instrukcja kancelaryjna. 9. Dokumentacja Systemu Kontroli Zarządczej (tj. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne) wprowadzane są Zarządzeniami Dyrektora Technikum. Pracownicy zapoznają się z powyższą dokumentacją potwierdzając ten fakt podpisem. 10. Źródłowe dokumenty rejestrowane i przechowywane są w Sekretariacie Szkoły. 12 VI Nadzór 1. Nadzór pedagogiczny sprawowany według zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz. U. Nr 168, poz. 1324) wydanym na podstawie art. 35 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.). 2. Nadzór pedagogiczny i finansowy nad Szkołą sprawuje jednostka nadrzędna, odpowiednio Kuratorium Oświaty w Katowicach i Urząd Miejski w Jaworznie. 3. Bezpośredni nadzór pedagogiczny i dydaktyczny w Szkole sprawuje Dyrektor i Wicedyrektor Technikum. 13 VII Ciągłość działalności 1. Ciągłość działalności gwarantuje: a) Odpowiedni dobór kadr do zajmowanych stanowisk i osób zastępujących, b) Ochrona zasobów, w tym stosowanie Instrukcji w sprawie określenia instrukcji zarządzania systemem informatycznym oraz zasad ochrony i warunków przetwarzania danych, c) Stosowanie procedur i instrukcji dotyczących rachunkowości i finansów, d) Bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej (sprawowany w zakresie finansowym i pedagogicznym). 5
14 VIII Monitorowanie i ocena 1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. 2. Dyrektor szkoły w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także: wicedyrektor, główny księgowy, auditorzy wewnętrzni Systemu Zarządzania Jakością ISO oraz inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze lub wyznaczeni do nadzoru. 4. Monitorowanie osiągania celów (działania kontroli zarządczej) dokonują raz w roku powołane zespoły kontrolne złożone z nauczycieli i pracowników administracyjnych Technikum w ramach Przeglądu Systemu Zarządzania Jakością PWNK. 5. Osiąganie celów i wykonanie zadań Technikum podlega (monitorowaniu) ocenie dwa razy w ciągu roku szkolnego na posiedzeniach Rady Pedagogicznej. 6. Wszyscy pracownicy przekazują dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 7. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej oraz ma prawo do proponowania zmian w celu jego poprawy. 8. Dyrektor szkoły podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w szkole procedur i regulaminów. 15 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez dyrektora szkoły przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej w formie Przeglądu Systemu Zarządzania Jakością. 2. Samooceny dokonuje dyrektor szkoły na posiedzeniu Rady Pedagogicznej: 3. Dyrektor Szkoły, na podstawie sprawozdań (samooceny) nauczycieli, przestawia ocenę osiągnięcia celów pedagogicznych Szkoły. 4. Kierownik gospodarczy przestawia ocenę osiągnięcia celów zakresu budżetowo finansowego. 5. Dyrektor w oparciu o kryteria Kontroli Zarządczej, biorąc pod uwagę opinie pracowników mających kluczowe znaczenia w sprawowaniu kontroli (wicedyrektor, kierownik gospodarczy), przedstawia Radzie Pedagogicznej na zakończenie roku szkolnego ocenę sprawowania kontroli zarządczej. 16 IX Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych. 1. Kontrolę finansowa reguluje Zarządzenie Dyrektora Szkoły w sprawie sprawowania kontroli finansowej, określające w formie pisemnej następujące procedury: a) Instrukcja gospodarowania środkami finansowymi, b) Instrukcje kasowa, c) Zasady gospodarowania składnikami majątku ruchomego, d) Regulamin dokonywania zamówień publicznych, e) Instrukcja w sprawie zasad, czynności i trybu udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro, f) Instrukcja inwentaryzacyjna. 2. Zasady prowadzenia rachunkowości reguluje Polityka Rachunkowości wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Szkoły w sprawie polityki rachunkowości. 6
17 X Informacja i komunikacja 1. Bieżąca informacja realizowana jest poprzez: a) właściwą oraz rzetelną informację potrzebną do realizacji zadań. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna, b) instrukcję kancelaryjną. 2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez: a) Właściwą oraz rzetelną komunikację. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna, b) Książkę zarządzeń i Książkę poleceń, c) Tablice ogłoszeń, d) Pocztę elektroniczną, e) Rady pedagogiczne, f) Spotkania komisji wewnątrzszkolnych, g) Zebrania z pracownikami administracji i obsługi. 3. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor Szkoły zgodnie Ustawą o systemie oświaty. 18 XI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 1. W jednostce dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne i dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne. 2. Działalność naszej jednostki regulują ; - w zakresie gospodarki finansowej: przyjęte zasady polityki rachunkowości, instrukcja obiegu dokumentacji, instrukcja inwentaryzacyjna, - w zakresie organizacji i zarządzania; statut jednostki, arkusz organizacyjny, przydział czynności pracowników, - zarządzania nieruchomością : książka obiektu budowlanego, dokumentacja z przeglądów i kontroli obiektów, instrukcja przeciwpożarowa z planami ewakuacyjnymi, - zatrudniania i wynagradzania pracowników: regulamin pracy, regulaminy wynagradzania pracowników, regulamin przyznawania nagród nauczycielom, procedury obsadzania wolnych stanowisk administracyjnych, procedury postępowania przy ubieganiu się o kolejne stopnie awansu zawodowego nauczycieli, zasady przyznawania nauczycielom pomocy zdrowotnej, teczki osobowe, - bezpieczeństwa i higieny pracy: ocena ryzyka zawodowego, 7
wykaz środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego na poszczególnych stanowiskach, dokumentacja szkoleń BHP, instrukcje BHP, procedury postępowania w razie wypadków przy pracy. Szkolenia i instruktarze realizowane zgodnie z procedurami ISO 19 XII Ochrona zasobów 1. Ochrona zasobów w naszej placówce obejmuje zasoby ludzkie i materialne. Jest zorganizowana poprzez zobowiązanie pracowników do określonego zachowania. Dotyczy systemu danych osobowych, informatycznych. Placówka korzysta wyłącznie z legalnych programów. 2.W jednostce wyznaczony jest administrator ochrony danych osobowych (Ustawa o systemie danych osobowych). 3.W szkole funkcjonuje procedura ochrony danych elektronicznych zgodna z normami ISO 9001:2008. 20 XIII Szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych 1. Mechanizmy kontroli finansowej funkcjonują na podstawie porozumień zawartych pomiędzy Dyrektorem MZOPOW, a Dyrektorem Technikum Energetycznego. 2. Mechanizmy kontroli gospodarczej ujęte są w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych oraz spisie inwentarza placówki. 21 XIV Mechanizmy kontroli systemów informatycznych 1. W ramach mechanizmu kontroli systemów informatycznych funkcjonuje opracowana instrukcja bezpieczeństwa informacji a także powołano administratora bezpieczeństwa informacji. 22 XV Informacja bieżąca oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna 1. System komunikacji funkcjonujący na terenie naszej placówki umożliwia przepływ informacji w kierunku poziomym i pionowym w obrębie struktury organizacyjnej i samorządu terytorialnego dbając o właściwe zrozumienie przekazywanych informacji. System ten obejmuje: -rejestr wpływu dokumentów, - rejestr wniosków i skarg, - korespondencja prowadzona zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego. 2. Komunikacja zewnętrzna zapewnia wymianę ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi, mającymi wpływ na osiąganie celów i realizacje zadań. 8
23 XVI Monitorowanie i ocena systemu kontroli zarządczej Samoocena 1. Samoocena to formalny proces, który umożliwia Dyrektorowi Technikum Energetycznego dokonanie przeglądu istniejących mechanizmów kontroli pod względem adekwatności oraz przekazywanie zaleceń a także uzgadnianie i wdrażanie ulepszeń. 2. Dwa razy w roku, w terminie do końca każdego półrocza dyrektor, gromadzi informacje na temat stopnia realizacji celów i zadań (planu pracy), potencjalnych zagrożeń wraz z propozycjami działań zaradczych czy też korekcyjnych. Uzyskiwanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 1. Potwierdzeniem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli jest protokół z Przeglądu Systemu Zarządzania Jakością zawierający słabe i mocne strony pracy szkoły i wnioski do realizacji w kolejnym roku. 24 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 02 stycznia 2012 r. Dyrektor Technikum Energetycznego 9