REKRUTACJA PRACOWNIKÓW
BL Info Polska Sp. z o.o. specjalizuje się w wydawaniu poradników z zakresu podatków, ekonomii, psychologii biznesu, spraw kadrowych i prawa. Nasze książki napisane są prostym i zrozumiałym językiem, a jednocześnie zawierają kompletne i fachowe informacje. Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się bardzo często. W tej sytuacji ważne jest, aby poradniki były zawsze aktualne. Dlatego też często ponawiamy te same tytuły w nowych wydaniach i aktualizujemy zawarte w nich treści. Poza tym na bieżąco zamieszczamy informacje o zmianach w przepisach na naszej stronie internetowej www.blinfo.pl. Znajdziesz na niej linki do każdej z książek. Dotychczas nakładem BL Info Polska Sp. z o.o. ukazały się następujące książki: budżet ekonomia przedsiębiorstw jednoosobowa firma kształtowanie cen kształtowanie wynagrodzeń osobista efektywność pracownicy rekrutacja pracowników rozwiązywanie konfliktów sim speed intuition management sprzedaż usług techniki negocjacji techniki prezentacji techniki sprzedaży techniki zakupu marketing dla mśp poradnik vat wzory umów i dokumentów Aby zamówić książkę, zadzwoń, prześlij faks lub e-mail. tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65 bl@blinfo.pl www.blinfo.pl
Rekrutacja pracowników Praktyczny poradnik dla pracodawcy Björn Lundén Przełożyła i opracowała Danuta Młodzikowska
Niniejszy e-book jest własnością prywatną. Niniejsza publikacja nie może być kopiowana, reprodukowana ani powielana w inny sposób, tak w całości, jak i w części. Zabronione jest również jej odczytywanie w środkach publicznego przekazu bez pisemnej zgody wydawcy. Ponadto zabronione jest wykonywanie kopii tej publikacji metodą kserograficzną, fotograficzną, jak również jej kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym. Każde wykorzystanie niniejszej publikacji w powyższy sposób będzie stanowić naruszenie praw autorskich. BL Info Polska Sp. z o.o. ul. Na Wzgórzu 15, 80-296 Gdańsk tel.: (58) 520 80 64, faks: (58) 520 80 65 bl@blinfo.pl, www.blinfo.pl Tytuł oryginału: Rekrytering Copyright by Björn Lundén oraz Björn Lundén Information AB, 2010 Copyright for the Polish edition by BL Info Polska Sp. z o.o., 2012 Projekt okładki: Anki Wallner, Björn Lundén Information AB Skład tekstu: Danuta Młodzikowska, BL Info Polska Sp. z o.o. Czcionka: New Century Schoolbook, Myriad Pro oraz Helvetica. Wydanie to zostało wydrukowane w drukarni: Podlaska Spółdzielnia Produkcyjno-Handlowo-Usługowa, ul. Sielska 2, 15-182 Białystok Wydanie 4, luty 2012, E-book ISBN 978-83-89537-66-9
Spis treści O książce...7 Wprowadzenie...9 Pozytywny wizerunek firmy... 14 Profil wymagań... 16 Gdzie znaleźć pracowników...19 Internet...25 Doradztwo kadrowe...27 Współpraca z urzędem pracy...29 Ogłoszenie prasowe...39 Dyskryminacja...45 Proces wyboru...50 Rozmowa kwalifikacyjna...56 Pytania kwalifikacyjne...62 Testy...78 Świadectwa i opinie...82 Referencje...87 Wynagrodzenie...89 Formy zatrudnienia...94 Umowa o pracę...105 Po podpisaniu umowy... 116 Skorowidz... 119
O książce W książce tej znajdziesz praktyczne informacje i rady, które pomogą Ci w rekrutacji pracowników. Jest ona przeznaczona zarówno dla tych, którzy mają już doświadczenie w zatrudnianiu pracowników, jak i dla tych, którzy przeprowadzają rekrutację po raz pierwszy. Temat jest bardzo szeroki, zatem wybrałem te sprawy, który wydają mi się najważniejsze. Rekrutacja pracowników opowiada przede wszystkim o samym procesie zatrudniania pracowników. Starałem się nie wybiegać poza tematykę ograniczoną tytułem, choć poruszam także kwestie związane z formami zatrudnienia, stosunkiem pracy i ustalaniem wynagrodzeń. Osobom zainteresowanym innymi aspektami spraw kadrowych polecam naszą książkę zatytułowaną Pracownicy praktyczny poradnik dla pracodawcy. Podobnie jak inne nasze poradniki, również i ten napisany jest prostym i zrozumiałym językiem. Nie oznacza to jednak, że porusza on sprawy łatwe i proste. Przeciwnie, w książce mówię o wielu skomplikowanych i z założenia trudnych kwestiach, jednak staram się przekazać je w przystępny sposób. Zdarza się, że używam wyrazów i zwrotów angielskojęzycznych, które są powszechnie używane również w Polsce. Mam tu na myśli takie wyrazy jak headhunting, friendhunting itp. Mam nadzieję, że czytelnikowi nie będzie to przeszkadzało. W książce zwracam się do Ciebie w rodzaju męskim. Nie oznacza to, że wyróżniam w jakikolwiek sposób mężczyzn. Tak się jednak przyjęło, że zwracając się do Czytelnika używa się z reguły rodzaju męskiego. Poświęcam tu wiele uwagi kwestiom równouprawnienia przy zatrudnianiu pracowników. Ważne jest, abyś był świadomy tego, że od samego początku, czyli już od momentu rekrutacji pracowników, należy zwrócić uwagę na to, by nie dyskryminować kandydatów do pracy ze względu na płeć, przynależność etniczną, niepełnosprawność czy orientację seksualną. Dyskryminacji poświęciłem cały jeden rozdział, a ponadto wspominam o niej również w innych częściach książki. 7
O książce Książka ta nie jest wyłącznie moim dziełem. Swój udział w niej mają także inni pracownicy naszego wydawnictwa. Danuta Młodzikowska napisała rozdział dotyczący współpracy z urzędem pracy oraz zredagowała m.in. rozdział Umowa o pracę i Formy zatrudnienia. Rozdziały te oparte są na polskich przepisach prawnych i podatkowych oraz polskim Kodeksie Pracy. Pål Carlsson napisał ustęp o CV, a także ustęp dotyczący kształtowania wynagrodzeń. Będę wdzięczny za wszystkie uwagi i rady dotyczące tej książki. Weźmiemy je pod uwagę przy następnych wydaniach. Gdańsk, luty 2012 Björn Lundén 8
Wprowadzenie Pracownicy są najważniejszym zasobem przedsiębiorstwa. Brzmi to jak utarty slogan, lecz taka jest prawda. Dlatego też powinieneś poświęcić odpowiednio dużo czasu i energii na rekrutację pracowników. Zły proces rekrutacji może przysporzyć wiele problemów tobie, innym pracownikom i samemu przedsiębiorstwu. Jeśli dokona się niewłaściwego zakupu maszyny czy innego urządzenia, stosunkowo łatwo można to naprawić. Szkoda ogranicza się tu z reguły do konsekwencji materialnych. Błąd w rekrutacji naprawić już trudniej, ponieważ w grę wchodzą ludzie. Konieczność zwolnienia pracownika to trudna sytuacja, zwłaszcza jeśli nie podziela on twojego zdania, że nie pasuje do firmy. Dlatego też ważne jest, abyś zaczął we właściwy sposób. Obawa, że zatrudnisz niewłaściwą osobę, nie może jednak paraliżować twoich działań i prowadzić do przeciągania decyzji o zatrudnieniu. Jeśli tylko istnieją ku temu powody, zawsze można się pozbyć niechcianego pracownika. Czas w stosunku do rezultatu Czas poświęcony na rekrutację opłaca się, jednak tylko do pewnego stopnia. Powinieneś zatem starannie przeprowadzić proces rekrutacyjny, począwszy od sformułowania wymagań w stosunku do pracownika, po podpisanie umowy o pracę. Upewnij się, czy masz ku temu odpowiednie środki. Przygotuj się także na to, że napłynie więcej podań, niż zakładałeś, i że będziesz musiał poświęcić więcej czasu na rozmowy kwalifikacyjne. Sama korespondencja z kandydatami również może być czasochłonna. Jednak zbyt skomplikowany proces rekrutacyjny rzadko daje efekty proporcjonalne do nakładów. Czasami najlepsze bywa wrogiem dobrego. Rekrutacja to w rzeczy samej bardzo intuicyjny proces, którego nie da się przełożyć na obiektywne systemy ocen punktowych i temu podobne. Najlepiej zatem zachować umiar. 9
Wprowadzenie Odczucia subiektywne Przed chwilą wspomniałem, że rekrutacja jest procesem intuicyjnym, na który mają wpływ odczucia subiektywne. Ważne jest jednak, abyś nie dał się zbytnio ponieść emocjom. Zdarza się często, że mężczyźni chętniej zatrudniają atrakcyjne kobiety, i odwrotnie. Przychylniej patrzymy również na osoby elokwentne o dużej pewności siebie. Czasami zdarza nam się kierować osobistymi uprzedzeniami, co również nie jest dobre i w najgorszym wypadku może skończyć się posądzeniem o dyskryminację. Ograniczeniu wpływu subiektywnych odczuć na proces rekrutacyjny sprzyja sytuacja, gdy więcej osób ma wpływ na ostateczną decyzję o zatrudnieniu danego kandydata. Powinno istnieć także prawo weta. Jeśli jeden z pracowników kategorycznie sprzeciwia się zatrudnieniu danej osoby, reszta grupy powinna zaakceptować jego zdanie. Weryfikacja Większa efektywność Zadbaj o prowadzenie dokumentacji z całego procesu rekrutacji. Pomoże ci to przy okazji następnych rekrutacji. Po jakimś czasie nauczysz się rozpoznawać detale i sygnały, które znamionują osiągnięcie dobrego rezultatu. Wzrośnie również poziom intuicji zbiorowej w twojej firmie, co sprawi, że następne rekrutacje nie będą pochłaniały tak wiele czasu i energii. Pamiętaj, że zawsze można usunąć, zmienić lub dodać jakieś elementy w samym procesie, tak aby był on dynamicznym instrumentem, a nie powielaniem utartych schematów. Należy zachować: profil kandydata treść ogłoszenia, które zamieściłeś w prasie zakres obowiązków bazę pytań zadawanych podczas rozmowy kwalifikacyjnej protokół z rozmowy kwalifikacyjnej uzasadnienie ostatecznej decyzji inne zapiski (np. subiektywne odczucia itp.). Skargi Jeśli któryś z kandydatów wniesie jakąkolwiek skargę w związku z procesem rekrutacji, należy potraktować ją poważnie i zmienić element procesu, który był przyczyną skargi. Niektóre skargi mogą 10
Wprowadzenie być zupełnie nieuzasadnione, co może wskazywać na to, że kandydat nie został dostatecznie dobrze poinformowany o zasadach rekrutacji. Weź to pod uwagę przy następnych rekrutacjach. Dyskryminacja Bywa, choć rzadko, że kandydat, który nie został wybrany, oskarża firmę o dyskryminację podczas procesu rekrutacyjnego. Wtedy dobrze jest mieć szczegółową dokumentację z przebiegu całego procesu. Przynajmniej raz w roku należy dokonać weryfikacji przeprowadzonych rekrutacji. Sprawdza się wtedy, czy założenia powzięte przy rekrutacji dały oczekiwany efekt. Należy również zwrócić uwagę na to, czy zaoferowano takie same możliwości wszystkim kandydatom niezależnie od płci, przynależności etnicznej, orientacji seksualnej czy ewentualnej niepełnosprawności. Poufne Dopilnuj, aby wszystkie informacje dotyczące kandydatów były przechowywane w bezpiecznym miejscu, szczególnie jeśli zawierają negatywne opinie. Przepisy o ochronie danych osobowych zabraniają tworzenia baz danych zawierających informacje o kandydatach w komputerze, zatem należy je przechowywać na papierze. Nie rób notatek bezpośrednio na dokumentach dostarczonych przez kandydatów. Lepiej notuj swoje uwagi na osobnej kartce, którą potem dołączysz do całej dokumentacji. Przygotuj się na nie Proces zatrudniania pracowników oznacza z reguły spore nakłady pracy i czasu. Sporo rozczarowania może przynieść sytuacja, gdy kandydat, któremu w trakcie rozmów kwalifikacyjnych i testów poświęcono wiele czasu i uwagi, na ofertę pracy mówi nie. Musisz jednak być przygotowany i na taką możliwość. Niektóre osoby przychodzą na rozmowy kwalifikacyjne jedynie po to, aby sprawdzić, czy uda im się zdobyć dane stanowisko. Z góry wiedzą, że nawet jeśli zaoferujesz im pracę, nie przyjmą jej. Będąc tego świadomym zaoszczędzisz sobie rozczarowań. Należy wtedy po prostu przejść do następnej osoby z listy. 11
Wprowadzenie Kilka powodów Istnieje kilka powodów, dla których kandydat, któremu proponujemy pracę, odmawia, mimo że wcześniej sam złożył swoją aplikację. Powodem może być fakt, że kandydat: złożył aplikację wyłącznie z ciekawości nie chce zmieniać miejsca zamieszkania (często przyczyną jest niechęć któregoś z członków rodziny do przeprowadzki) chce zdobyć kartę przetargową, by wywalczyć wyższe wynagrodzenie u obecnego pracodawcy odbył rozmowę kwalifikacyjną w innej firmie i przyjął jej ofertę. Ciekawość Czasami przyczyną odmowy przyjęcia zaoferowanej posady jest fakt, że kandydat złożył swoje podanie wyłącznie z ciekawości chce sprawdzić, czy w ogóle ma szansę znaleźć nową pracę lub czy ma szansę na tę konkretną pracę. Jeśli w czasie rozmów podejrzewasz, że to właśnie ciekawość przywiodła do ciebie daną osobę, możesz spytać wprost, czy twoje podejrzenia są słuszne. Możesz też przepytać ją gruntownie, dlaczego postanowiła rozstać się z dotychczasowym pracodawcą. Dobrym pytaniem w tej sytuacji może być: jeśli zaoferowałbym ci tę pracę, co mogłoby być przeszkodą w jej podjęciu? Niechęć do przeprowadzki Niechęć do przeprowadzki lub trudności z nią związane mogą być kolejną przyczyną tego, że pracownik nie do końca jest zainteresowany pracą w twojej firmie. Więcej na ten temat przeczytasz w rozdziale Pytania kwalifikacyjne. Kandydat, który mieszka w innej miejscowości, może być na przykład związany kredytem mieszkaniowym, stąd jego rozterki. Przyczyną może być również współmałżonek, któremu trudno byłoby znaleźć pracę w innym mieście, lub dzieci, które nie chcą zmieniać szkoły. Windowanie zarobków Fakt znalezienia innej, lepiej płatnej pracy może być niezłym sposobem na uzyskanie wyższych zarobków u obecnego pracodawcy. Oferta takiej pracy może stanowić kartę przetargową podczas rozmowy z obecnym szefem na temat wyższej pensji. Faktem jest, że część pracodawców ugina się pod takim argumentem i podwyższa wynagrodzenie. 12
Wprowadzenie Nasuwa się jednak pytanie, czy takie posunięcie pracodawcy jest właściwe. Jeśli dowiedzą się o tym inni pracownicy, oni również mogą skorzystać z podobnej metody. Z kolei część pracodawców traktuje argument o bardziej konkurencyjnej ofercie jako blef i życzy pracownikowi wszystkiego najlepszego w nowym miejscu pracy. Najczęściej osoba, której nie uda się tą metodą uzyskać lepszych zarobków u dotychczasowego pracodawcy, zwalnia się i jest mniej lub bardziej zmuszona zaakceptować twoją ofertę. Nie można powiedzieć, by była to dobra motywacja do zmiany miejsca pracy. Powinieneś zastanowić się, czy kandydat, któremu nie udało się przeforsować swoich żądań u innego pracodawcy, rzeczywiście jest tym, kogo szukasz. Warto się wtedy skontaktować z tym pracodawcą i sprawdzić, jak się sprawy mają. Kilka ofert Kandydaci często odbywają wiele rozmów kwalifikacyjnych równolegle w różnych firmach, zwłaszcza kiedy stoi przed nimi widmo utraty pracy. Z tym również musisz się liczyć. Może się więc zdarzyć tak, że kandydat, któremu właśnie oferujesz pracę, wcześniej powiedział tak innemu pracodawcy. Albo też po dogłębnych rozważaniach postanowił wybrać inną firmę, ponieważ tam zaproponowano mu lepsze warunki. 13