TECHNIKI ZAKUPU, wyd. 2, styczeń 2006, BL Info Polska Sp. z o.o.

Transkrypt

1

2

3 Techniki zakupu

4 BL Info Polska Sp. z o.o. specjalizuje się w wydawaniu poradników z zakresu podatków, ekonomii, psychologii biznesu, spraw kadrowych i prawa. Nasze książki napisane są prostym i zrozumiałym językiem, a jednocześnie zawierają kompletne i fachowe informacje. Przepisy podatkowe w Polsce zmieniają się bardzo często. W tej sytuacji ważne jest, aby poradniki były zawsze aktualne. Dlatego też często ponawiamy te same tytuły w nowych wydaniach i aktualizujemy zawarte w nich treści. Poza tym na bieżąco zamieszczamy informacje o zmianach w przepisach na naszej stronie internetowej Znajdziesz na niej linki do każdej z książek. Dotychczas nakładem BL Info Polska Sp. z o.o. ukazały się następujące książki: jednoosobowa firma pracownicy praktyczny poradnik dla pracodawcy rekrutacja pracowników rozwiązywanie konfliktów sim speed intuition management techniki negocjacji techniki prezentacji techniki sprzedaży techniki zakupu marketing dla małych i średnich przedsiębiorstw poradnik vat Aby zamówić książkę, zadzwoń, prześlij faks lub . tel.: (58) , faks: (58) bl@blinfo.pl

5 Techniki zakupu Jak zwiększyć efektywność zakupów w firmie Lennart Rosell Przetłumaczyła i opracowała Patrycja Marconi-Mikołajczyk

6 Niniejszy e-book jest własnością prywatną. Niniejsza publikacja nie może być kopiowana, reprodukowana ani powielana w inny sposób, tak w całości, jak i w części. Zabronione jest również jej odczytywanie w środkach publicznego przekazu bez pisemnej zgody wydawcy. Ponadto zabronione jest wykonywanie kopii tej publikacji metodą kserograficzną, fotograficzną, jak również jej kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym. Każde wykorzystanie niniejszej publikacji w powyższy sposób będzie stanowić naruszenie praw autorskich. BL Info Polska Sp. z o.o. ul. Na Wzgórzu 15, Gdańsk. tel.: (58) , faks: (58) bl@blinfo.pl, Tytuł oryginału: Inköpsteknik Copyright autor oraz Björn Lundén Information AB, 2001 Copyright for the Polish edition by BL Info Polska Sp. z o.o., 2004 Projekt okładki: Anki Wallner, Björn Lundén Information AB Skład tekstu: Danuta Młodzikowska, BL Info Polska Sp. z o.o. Czcionka: Excelsior oraz Neue Helvetica. Wielkość czcionki 10 pkt, odstęp między wierszami 12 pkt. Wydanie 2, styczeń 2006, e-book 2011 ISBN

7 Spis treści Przedmowa...6 Techniki zakupu co to takiego?...7 Rozwijaj techniki zakupu Wybór dostawcy...36 Proces zakupu Techniki negocjacji...66 Logistyka...90 Jakość Ochrona środowiska i odpowiedzialność społeczna Import Co mówi prawo? Skorowidz

8 Przedmowa Ktoś kiedyś powiedział, że dobre pomysły są jak grzyby. Jak już gdzieś jednego znajdziesz, często okazuje się, że jest ich tam więcej. Mam nadzieję, że słowa te można także odnieść do tej książki. Starałem się umieścić w niej możliwie najwięcej dobrych rad i pomysłów, które mogą być przydatne w pracy kupca. Wymienione poniżej osoby bardzo pomogły mi w odnalezieniu niektórych grzybów. Podzieliły się one ze mną swoją wiedzą i doświadczeniem, i za to chciałbym im jak najserdeczniej podziękować: Bo Pettersson, odpowiedzialny za logistykę i zakupy w firmie Träspecialen Möbel w Smålandsstenar w Szwecji. Firma produkuje meble, a jej roczna sprzedaż wynosi około 250 milionów koron szwedzkich (27 milionów EUR). 90% mebli produkowanych jest na eksport, głównie do Francji i Niemiec. Pär Axelstjerna, szef ds. zakupów w dziale produktów metalowych w firmie Saab Automobile (producent samochodów) w Trollhättan w Szwecji. Marianne Willén, dyrektor generalny firmy Tyger och Tyger i Sverige AB. Firma ma w Szwecji sieć 17 sklepów firmowych, w których sprzedaje tkaniny oraz akcesoria pościelowe i kąpielowe. Jej roczne obroty sięgają 60 milionów koron szwedzkich (ok. 6,5 miliona euro). Kjell G. Gustafsson, firma Pen-Con Kvalitetssäkring w Mölnlycke w Szwecji. Kjell Klähm, firma QaMi Konsult w Göteborgu - konsultant ds. jakości i ochrony środowiska. Ola Lindqvist, ekonomista ds. transportu i szef działu importu w firmie ASG Air & Sea, w Landvetter w Szwecji. Jeśli chcesz podzielić się z nami uwagami na temat tej książki lub samych technik zakupu, napisz do nas na adres mailowy bl@blinfo.pl lub prześlij swoje komentarze i spostrzeżenia pocztą adres znajdziesz na czwartej stronie tej książki. Lennart Rosell Gdańsk, styczeń

9 Techniki zakupu co to takiego? Obowiązki kupca można w skrócie określić jako zakup towarów odpowiedniej jakości we właściwym czasie i w odpowiedniej ilości z właściwego źródła i za odpowiednią cenę. Trzeba przyznać, że jest to nie lada zadanie! A w dodatku duża odpowiedzialność. Wszystkie prowadzone przez firmę działania są ważne, ale dokonywanie zakupów ma chyba najszybszy i najbardziej znaczący bezpośredni wpływ na wyniki firmy. Zmniejszenie kosztów zakupów o 100 złotych oznacza, ni mniej, ni więcej, o 100 złotych większy zysk. Natomiast zwiększenie sprzedaży o 100 złotych oznacza tylko o 5, 10, albo może o 15 złotych większy zysk. Okazuje się jednak, że kiedy przychodzi do analizy wyników firmy, to praca działu zakupów najmniej brana jest pod uwagę. Dlatego trzeba pamiętać o tym, aby pracownikom działu zakupów także poświęcić tyle uwagi, na ile zasługują. Przemyślana strategia O znaczącej roli działu zakupów świadczy także fakt, że ilość zakupów dokonywana przez polskie firmy w stosunku do ich obrotów już od kilku lat systematycznie wzrasta. Jednak mimo że stosunkowo łatwo jest zauważyć rosnącą rolę zakupów, w wielu firmach wciąż brakuje dobrze przemyślanej strategii dokonywania zakupów oraz dobrze rozwiniętej organizacji, która mogłaby się tym zajmować. Zamieszanie i frustracja Niedokładnie przemyślana strategia dokonywania zakupów powoduje zamieszanie i frustrację. Jako kupiec musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz, i mieć swój dobrze przemyślany plan działania. Jeśli nie przemyślisz swojej strategii, może to mieć pewne konsekwencje. Dobrze ilustruje to fragment książki Alicja w Krainie Czarów. Alicja spotyka na skrzyżowaniu dróg kota: Którą drogę powinnam wybrać? Zależy, dokąd chcesz dojść. odpowiada kot. To bez znaczenia. mówi Alicja. W takim razie to bez znaczenia, którą drogę wybierzesz. odpowiada kot. 7

10 Techniki zakupu co to takiego? Zainwestuj w zakupy W wielu firmach duże środki najczęściej inwestuje się w rozwój sprzedaży. Wysyła się handlowców na rozmaite szkolenia, inwestuje się w nowych pracowników, a także w różnego rodzaju narzędzia, które mają za zadanie zwiększyć sprzedaż. Z jakiegoś powodu podobne inwestycje w rozwój działu zakupów nie są równie powszechne. Jeśli dzieje się tak również w twojej firmie, spróbuj to zmienić. Ludzie zajmujący się zakupami to siła napędowa każdej firmy i jako taka powinni być traktowani. Bez skutecznego działu zakupów cała działalność firmy może spełznąć na niczym. Pośrednik Kupcy odpowiedzialni są za to, aby produkty zostały zakupione w najlepszy możliwy sposób, jak najbardziej efektywnie, za najlepszą możliwą cenę, i aby były one jak najwyższej jakości. Ciąży więc na nich duża odpowiedzialność. Poza tym kupiec pełni często funkcję pośrednika pomiędzy pierwszym i ostatnim ogniwem łańcucha produkcyjnego między dostawcą z jednej strony, a handlowcem i klientem z drugiej. Taką pracę często określa się jako frustrującą, a czasami nawet beznadziejną. Na samym szczycie tego wszystkiego stoi zarząd firmy, który stale domaga się skuteczniejszych działań działu zakupów, czyli niższych cen i kosztów zakupu, krótszych terminów dostaw i większej rotacji towarów w magazynie. Zachęta i motywacja Zatem żywot kupca nie zawsze jest usłany różami. Z drugiej jednak strony wygrana z takimi zmaganiami, czyli dobre rezultaty wykonywanej pracy, może być bardzo stymulująca. I tu pojawia się mały problem związany właśnie ze stymulacją. Odpowiednia stymulacja i motywacja to siły napędowe, które pchają ludzi i firmy do przodu. Każda praca jeśli ma przynosić dobre rezultaty wymaga stymulacji i motywacji. Handlowcy na przykład widzą efekty swojej pracy analizując wyniki sprzedaży. Ich wynagrodzenie jest często od tych wyników uzależnione. Analiza jest trudna Efekty pracy kupców nie są równie łatwo namacalne. Analiza pracy kupców i jej wpływu na wyniki firmy może być nieco skomplikowana. Jednak właśnie z tego powodu tym bardziej trzeba ją przeprowadzić. Analiza taka po pierwsze pozwoli kupcom poznać efekty swojej pracy, 8

11 Techniki zakupu co to takiego? a po drugie wskaże, jak można usprawnić działania związane z zakupami, tak by były one bardziej efektywne. Dlatego dopilnuj, aby w twojej firmie działał system, za pomocą którego będziesz mógł sprawdzić, jak ty sam oraz pozostali kupcy radzicie sobie w swojej pracy. Analiza jest potrzebna Jeśli chodzi o marketing i sprzedaż, bardzo często przeprowadza się różnego rodzaju badania rynkowe, analizy opinii klientów, kampanie reklamowe czy inne działania marketingowe na dużą skalę. Jednak czy równie powszechne jest analizowanie zakupów, opinii i nastawienia dostawców oraz podejmowanie innych szeroko zakrojonych działań związanych z zakupami? Nie, tak oczywiście nie jest, choć sprawy zdają się powoli zmierzać we właściwym kierunku. Jeśli jako kupiec chcesz mieć wpływ na rozwój twojej firmy i brać w nim czynny udział, powinieneś powoli, ale zdecydowanie zacząć pracować nad tym, aby w twojej firmie przeprowadzano właśnie analizy zakupów, analizy opinii dostawców oraz sporządzano plan zakupów, aby w rezultacie stały się one bardziej efektywne. Coraz większa konkurencja Jakiś czas temu można było zdobyć złoty medal na Mistrzostwach Świata w lekkiej atletyce w biegu mężczyzn na 100 metrów osiągając czas sporo powyżej 10 sekund. Dziś jest to niemożliwe. W dzisiejszych czasach trzeba zejść poniżej 10 sekund. Wymagania wobec tych, którzy pragną stanąć na najwyższym stopniu podium, stają się nieubłaganie coraz większe i większe. Tak samo dzieje się w świecie biznesu. Wymagania związane z konkurencyjnością są coraz większe, a te firmy, które nie nadążają z rozwojem, są coraz bardziej przypierane do muru. Cały czas pojawia się wymóg zmniejszenia kosztów zakupu i zwiększania zysków. Będąc kupcem, nie możesz po prostu siedzieć w swoim fotelu w przekonaniu, że wszystko dobrze się ułoży, jeśli tylko będziesz nadal pracował tak, jak robiłeś to do tej pory. Musisz się rozwijać i dokładać wszelkich starań, abyście ty i twoja firma mogli stale doskonalić działania związane z zakupami i tym samym stawać na coraz wyższym stopniu podium. Musisz działać dynamicznie i mieć odwagę iść do przodu. Jeśli zbyt długo będziesz się zastanawiał nad swoim kolejnym krokiem, resztę życia spędzisz stojąc na jednej nodze. 9

12 Techniki zakupu co to takiego? Analiza zakupów Pracę tę możesz zacząć od prześledzenia wszystkich działań związanych z zakupami w twojej firmie, czyli od tak zwanej analizy zakupów. Oczywiście nie da się tego zrobić w mgnieniu oka i na dodatek za darmo. Zacznij więc od spotkania z kierownictwem firmy i spróbuj zainteresować ich swoimi pomysłami. Przede wszystkim musisz mieć pewność, że zarząd firmy skłonny jest zainwestować pewne środki w dokonanie takiej analizy. Możesz posłużyć się tymi z argumentów opisanych w tym rozdziale, które według ciebie mogą być skuteczne w przypadku twojej firmy. Korzystając z okazji możesz przedstawić zarządowi sposób, w jaki twoim zdaniem należy przeprowadzić analizę zakupów i jak powinna ona wyglądać. Oto propozycja zagadnień, które powinny wchodzić w skład analizy. Analiza produktów Jakie produkty należy kupować? Czy są takie, z których można zrezygnować? Czy wymagania jakościowe powinno się podnieść, obniżyć, czy pozostawić na dotychczasowym poziomie? Analiza dostawców Którzy dostawcy są dla firmy najbardziej opłacalni? Może trzeba z części z nich zrezygnować na rzecz innych? Czy firma nie jest zanadto uzależniona od jednego bądź kilku dostawców? Czy dostawcy mają wystarczające środki i możliwości produkcyjne? Czy rynki zakupów powinny zostać poszerzone? Czy firma powinna w większym stopniu nadzorować zakup produktów? Analiza opłacalności Oblicz wskaźniki kluczowe związane z zakupami. Czy są one zadowalające? Analiza logistyczna Jaki system dokonywania zakupów obowiązuje w twojej firmie? Czy należy położyć większy nacisk na komputeryzację? W jaki sposób odbywa się transport? Zanalizuj bezpieczeństwo dostaw zarówno od strony dostawców, jak i twojej firmy. 10

13 Niedostępne w wersji demonstracyjnej. Zapraszamy do zakupu pełnej wersji książki w serwisie