Audyt wewnętrzny jako źródło oceny kontroli zarządczej w jednostce Monika Kos radca ministra Departament Polityki Wydatkowej Ministerstwo Finansów 1
Plan prezentacji Dlaczego naleŝy systematycznie oceniać kontrolę zarządczą? Jaka jest rola audytu wewnętrznego w ocenie kontroli zarządczej? Jak efektywnie wykorzystywać dostępne źródła zapewnienia?
Kontrola zarządcza - cel i załoŝenia Kontrola zarządcza próba profesjonalizacji zarządzania w sektorze publicznym. Ramy kontroli zarządczej określa definicja i cele w uofp oraz standardy kontroli zarządczej (minimalne wymogi). Cele kontroli zarządczej: bardziej świadome i uporządkowane zarządzanie jednostką sektora publicznego. Rezultaty - poprawa funkcjonowania jednostki i zapewnienie, Ŝe osiąga cele i działała terminowo, zgodnie z prawem, w sposób bardziej oszczędny i efektywny. Oddziaływanie - poprawa jakości świadczonych usług, zaspokojenie potrzeb i wzrost satysfakcji klientów jsfp. 3
Model kontroli zarządczej Poziom strategiczny misja, wizja, cele Działalność operacyjna Sprawozda wczość Zgodność Środowisko wewnętrzne Ocena ryzyka Czynności kontrolne Informacja i komunikacja Monitoring Stanowisko Komórka operacyjna Komórka organizacyjna Poziom jednostki Na podstawie Zintegrowanych Ram Kontroli Wewnętrznej (Internal Control Integrated Framework) 4 - COSO
Kontrola zarządcza a cykl PDCA (przykładowe relacje) Poziom strategiczny misja, wizja, cele UWAGA: Powiązanie/integracja komponentów KZ z elementami cyklu PDCA potwierdza konieczność cyklicznej oceny w odniesieniu do obu. 5
Ocena kontroli zarządczej Ocena stanu kontroli zarządczej powinna umoŝliwić ustalenie, czy: jednostka działała zgodnie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; jednostka działała skutecznie (cele) i efektywnie (relacja rezultatów do nakładów); sporządzone były wiarygodne sprawozdania; zasoby jednostki były chronione (zasoby materialne, pracownicy, informacje); w jednostce przestrzegano i promowano zasady etycznego postępowania; funkcjonował efektywny i skuteczny przepływ informacji; funkcjonował system zarządzania ryzykiem. 6
5 linii obrony przed ryzykiem Kierownik jednostki Kierownicy komórek organizacyjnych 1 linia 2 linia 3 linia obrony obrony obrony Ogólne zasady zarządzania jednostką Mechanizmy kontroli Zarządzanie ryzykiem Zarządzanie zgodnością Zarządzanie jakością Audyt wewnętrzny Audyt zewn nętrzny Regula ator 7
Role i zadania audytu wewnętrznego Systematyczna i uporządkowana ocena systemu kontroli zarządczej Czynności doradcze Zadania zapewniające Pozostałe działania Wsparcie kierownika w osiąganiu celów jednostki 8
Zadania zapewniające (1) Zadaniem audytu jest badanie podatności organizacji na ryzyko oraz ograniczanie zagroŝeń realizacji celów. Zadanie audytu obejmuje przegląd systemów kontroli wewnętrznej, w celu wydania zapewnienia (lub nie), Ŝe: istniejące narzędzia i mechanizmy kontroli stanowią odpowiednią reakcję na zidentyfikowane ryzyka (w odniesieniu do typu i poziomu zidentyfikowanego ryzyka), kontrole działają skutecznie. 9
Zadania zapewniające (2) audyt efektywnościowy nakłady działania efekty 3 x E (economy, efficiency, effectiveness) Economy oszczędność do oceny nakładów Efficiency wydajność do oceny relacji pomiędzy efektami a nakładami Effectiveness skuteczność do badania relacji nakładów do efektów 10
Podstawowe produkty audytu Sprawozdanie z zadania zapewniającego Informacje z czynności doradczych Inne opinie (np. ogólne wydane na podstawie Standardu 2450) Informacje stanowiące wsparcie kierownika w procesie decyzyjnym 11
Zakres zapewnienia audytu Systematyczna ocena kontroli zarządczej, to podstawowe zadanie audytora wewnętrznego. Opinia audytu wewnętrznego na temat KZ jest waŝnym źródłem zapewnienia nt. stanu jej funkcjonowania. Nie jest ani moŝliwe ani celowe objęcie badaniami wszystkich obszarów działania jednostki w kaŝdym roku, więc ocena ta będzie dotyczyć obszarów objętych badaniem. WaŜne jest, aby zadania audytowe obejmowały obszary kluczowe dla działalności jednostki z punktu widzenia mogących wystąpić ryzyk. Dla uzyskania pełnej wiedzy o stanie kontroli zarządczej naleŝy korzystać z dodatkowych źródeł zapewnienia. 12
Mapa zapewnienia Funkcja Samoocena Zarz. ryzyk. Audyt ISO ADO Komórka PR Audyt wewn. Audyt zewn. Obszar Sprawozdawczość finansowa Zgodność z prawem Bezpieczeństwo informacji Orzecznictwo 13
Efektywne wykorzystanie audytu wewnętrznego rola kierownika Budowanie odpowiedniego środowiska wewnętrznego (jasny podział zadań/ zapewnienie dostępu do informacji etc.). Przekazywanie audytowi swoich priorytetów do rocznego planu audytu. Zapewnienie wystarczających zasobów i niezaleŝności operacyjnej audytu. Zachowanie odpowiednich proporcji pomiędzy zadaniami zapewniającymi i czynnościami doradczymi. 14
Podsumowanie Kontrola zarządcza (KZ) odnosi się do wszystkich obszarów działania i poziomów funkcjonowania jednostki. Rozwiązania przyjęte w ramach KZ powinny zapewniać realizację celów jednostki. KZ jest zintegrowana z cyklem PDCA dlatego cykliczność oceny i ciągłego rozwoju powinna odnosić się na równi do KZ, jak i działań w ramach tego cyklu. Systematyczna ocena KZ przeprowadzana przez AW jest waŝnym źródłem zapewnienia. Ocena ta powinna obejmować kluczowe obszary (ryzyka) i uwzględniać priorytety kierownika jednostki. Audytor powinien dostarczać zapewnienia w obszarach, które badał. Dla pełnej opinii nt. KZ naleŝy korzystać z dodatkowych źródeł. Kierownik jednostki, wykorzystując dostępne narzędzia, powinien stworzyć system, który pozwoli na uzyskanie zapewnienia we wszystkich obszarach. 15
16