Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/20/2014 Warszawa, dn. 10.07.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2015 rok. III. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2015 rok. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3. Termin realizacji zamówienia: do 30 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, jednak nie później niż do dnia 1 października 2014 r. 4. Wymagania Zamawiającego: 1) kalendarz na 2015 rok, szyty, 2) liczba sztuk: 400, 3) format ok. 204x254 mm dopuszczalne odstępstwo do 10 mm, 4) tydzień na dwóch stronach, 5) papier chamois o gramaturze 80-100 g, kremowy, bezchlorowy, wygładzony w kolorze kremowym, 6) kolorystyka wnętrza: granatowo-szara, 7) zawartość: min. 140 max. 190 stron (z mapami), 8) kalendarium w co najmniej w 3 językach (w tym język polski i 2 języki obce), 9) część informacyjna (co najmniej 10 stron), 10) registry: panoramiczne 90, 11) oprawa piankowa, 12) notes - zintegrowany z blokiem, 13) narożniki bloku zaokrąglone, 14) narożniki perforowane, 15) kalendarzyki skrócone co najmniej rok przyszły i bieżący, 16) mapy: (co najmniej 8 stron) - w tym (co najmniej): Europy, Polski, Polski w ujęciu administracyjnym, Niemiec, Czech i Słowacji), 17) nadruk na okładce daty (roku): 2015 (wzór roku do ustalenia, błyszczący),
18) 8 stron <gramatura papieru co najmniej 120 g> promocyjnych, dotyczących CEZAMAT, umiejscowionych na początku i w środku kalendarza (wsad graficzny do stron promocyjnych przygotowuje Wykonawca), 19) zadruk stron promocyjnych: <druk (4+4) full kolor CMYK> - kreda błysk lub mat (do ustalenia z Zamawiającym), 20) wewnątrz kalendarza tasiemka z nadrukiem w kolorze: (do ustalenia) / <nadruk o treści: www.cezamat.eu>), koperta wewnętrzna lub trójkąt na dokumenty, 21) grafika na okładce: dedykowany projekt autorski, 22) oprawa/ okładka: folia aksamitna lub inna zaproponowana przez Wykonawcę, 23) przygotowanie wzoru okładki oraz projekt graficzny/nadruk stron promocyjnych przygotowuje w całości Wykonawca, opierając się częściowo na materiałach dostarczonych (np.: logotypach, treściach promocyjnych, czcionkach itp.) przez Zamawiającego. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie i dostawa kalendarzy książkowych na 2015 rok. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 3. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać zamówienie w terminie nie dłuższym niż 30 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, jednak nie później niż do dnia 1 października 2014 r. 2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby CEZAMAT PW Sp. z o.o., tj. na adres:,, pokój 503 (5. piętro).
3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy oraz gwarancja 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem o planowanym terminie dostawy. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przedmiot umowy do chwili przekazania Zamawiającemu przedmiotu umowy na podstawie protokołu odbioru. 4. Po realizacji dostawy Strony podpiszą protokół odbioru przedmiotu umowy. 5. W każdym przypadku Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za tę część zamówienia, którą powierza Podwykonawcom. 6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków określonych niniejszą umową, w tym również za szkody wyrządzone przez osoby przez niego upoważnione, osoby działające w jego imieniu lub/i na rzecz Wykonawcy. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę netto... zł (słownie:... złotych). 2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT w kwocie... zł (słownie złotych:...). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi zł (słownie:.... złotych). 4. Po podpisaniu przez Strony protokołu odbioru bez zastrzeżeń Wykonawca wystawi fakturę VAT. 5. Wynagrodzenie za wykonanie i dostarczenie przedmiotu umowy zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu umowy, o którym mowa w 1 ust. 1. 6. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie podpisany bez zastrzeżeń przez Zamawiającego protokół odbioru. Przedmiot umowy musi być zgodny z charakterystyką zawartą w opisie przedmiotu zamówienia, nie może zostać dostarczony w stanie uszkodzonym. 7. Faktura VAT za zakup i dostarczenie przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres: CEZAMAT PW Sp. z o.o.,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 8. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 9. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 6 i 7.
10. W przypadku zgłoszenia podczas odbioru przez Zamawiającego wad dostarczonego przez Wykonawcę przedmiotu umowy, płatność będzie odroczona, aż do dnia usunięcia wad przez Wykonawcę i / lub wymiany wadliwego produktu na nowy. 11. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 9. 12. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 13. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie.... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie.. numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie. 6 Wypowiedzenie i odstąpienie od umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) zajęcia majątku Wykonawcy w stopniu uniemożliwiającym mu wykonanie umowy; 2) trzykrotnego istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę; 3) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania niniejszej umowy, o ile bezczynność Wykonawcy trwa powyżej 10 dni; 4) zwłoki Wykonawcy w realizacji postanowień niniejszej umowy przekraczającej 10 dni. 2. Wykonawca ma obowiązek zawiadomić Zamawiającego o zaistnieniu zdarzenia opisanego w ust. 1 pkt 1 w terminie nie dłuższym niż 48 godzin od chwili zaistnienia zdarzenia.
7 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 15% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 2% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki w stosunku do terminów określonych w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 1% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za dostawę kalendarzy niezgodnych z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonych w niewłaściwym rozmiarze, w niewłaściwej liczbie, lub w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 5 niniejszej umowy, bądź w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych.
8 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w części dotyczącej sposobów realizacji poszczególnych czynności opisanych w umowie w przypadku konieczności dostosowania tych zapisów do aktualnych standardów rynkowych lub regulacyjnych wymaganych dla prawidłowego i akceptowalnego poziomu świadczonej dostawy; 2) w zakresie aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę w szczególności: nazwy przedsiębiorstwa, adresu siedziby, formy prawnej Wykonawcy; 3) w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa odnoszących się do niniejszego zamówienia; 4) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja dostawy na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 5) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, gdy dalsza realizacja dostawy na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VI. VII. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 14.07.2014 r. do godziny 12 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego.
VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej