AIP Welcome Handbook Przewodnik dla startupów
Spis treści: 6 7 7 8 9 9 10 10 10 11 12 12 13 13 14
Witamy Cię w świecie AIP: społeczności reprezentującej różnorodne i kreatywne umysły z całej Polski.
Jesteśmy dumni, że wybrałeś nas na swoich asystentów przy rozwoju własnego biznesu. Dzięki narzędziom rozwojowym udostepnionym przez Inkubatory AIP, zamiast zmagać się z urzędami i nadmierną biurokracją, będziesz mógł skupić się na rozwoju własnej firmy.
W tym celu otrzymujesz od nas: Pakiet narzędzi niezbędnych do startu i rozwijania swojego biznesu w AIP. Pamiętaj, że w każdym przypadku Twoim pierwszym kontaktem z AIP jest manager Twojego inkubatora. Od poniedziałku do piątku możesz skontaktować się z centralnym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. 1 Twoi asystenci w obszarze księgowości Księgowi z działu Finanse AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz im przesłać swoje zgłoszenie lub zapytanie na e-mail: księgowosc@inkubatory.pl Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. Od managera Twojego inkubatora otrzymujesz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą zasad prowadzenia księgowości Twojego startupu oraz dostęp (link do ustawienia hasła) do Systemu Informatycznego AIP (SIAIP), dzięki któremu wystawisz faktury za sprzedane przez siebie towary i usługi, wprowadzisz faktury zakupowe, a ponadto będziesz miał dostęp do listy transakcji na przydzielonym Ci subkoncie bankowym. Link do SIAIP: siaip.inkubatory.pl Link do instrukcji SIAIP: dashboard.inkubatory.pl 6 strona
W ramach miesięcznej opłaty Twojemu startupowi przysługuje zaksięgowanie 25 dokumentów finansowych miesięcznie. Jeśli będziesz potrzebować rozliczenia większej ilości faktur, możesz to zrobić dopłacając 5 zł za każdy dokument. W przypadku prowadzenia sprzedaży osobom fizycznym sugerujemy zakup kasy fiskalnej, w czym pomoże Ci manager Twojego inkubatora. Pamiętaj co miesiąc o ważnych terminach w obszarze księgowości: Rozliczenie dokumentów księgowych z danego miesiąca (faktur kosztowych, raportów miesięcznych z kas fiskalnych, raportów gotówkowych) jesteś zobowiązany dostarczyć do managera swojego inkubatora najpóźniej do drugiego dnia następnego miesiąca. Np. faktury za marzec należy dostarczyć do 2 kwietnia. Opłaty za uczestnictwo w programie AIP jesteś zobowiązany dokonać najpóźniej do 5 dnia miesiąca za miesiąc bieżący. Pamiętaj o wysokości opłat wynikających z regulaminu: Podstawowa opłata miesięczna za uczestnictwo w programie AIP wynosi 300 zł netto. Pamiętaj, aby pierwszą opłatę z własnego konta prywatnego powiększyć o podatek VAT, co daje w sumie kwotę 369 zł brutto. Jeżeli Twój startup posiada więcej niż jednego właściciela, dopłata miesięczna za każdego wspólnika wynosi 50 zł netto. Opłata za dodatkowe dokumenty księgowe powyżej 25 wynosi 5 zł netto. Sugerujemy, byś powyższych opłat dokonywał z bieżących obrotów na koncie firmowym Twojego star- 7 strona
2 tupu, aby kwoty rozliczenia stanowiły wartości netto. Jeżeli jednak na koncie nie masz wystarczającej kwoty na pokrycie opłaty, jesteś zobowiązany dokonać wpłaty powiększonej o podatek VAT w wyżej wymienionym terminie, tytułując przelew: Nazwa Twojego startupu, opłata za + nazwa miesiąca. Twoi asystenci w obszarze prawa Pamiętaj, że sprawy kierowane do prawników jesteś zobowiązany zgłaszać poprzez formularz znajdujący się na stronie: http://inkubatory.pl/zgloszenia-prawne/ Prawnicy z działu Legal AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz przesłać im swoje zgłoszenie czy zapytanie prawne za pomocą formularza. Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. Od managera Twojego inkubatora otrzymujesz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą zasad obsługi prawnej Twojego startupu oraz dostęp (login i hasło) do dashboardu, czyli platformy z wzorami regulaminów, umów i innych dokumentów prawnych. Link do dashboardu: dashboard.inkubatory.pl Dla zapewnienia bezpieczeństwa interesów Twojego startupu oraz AIP jesteś zobowiązany do zgłoszenia do akceptacji zawieranych przez Twój startup umów handlowych z kontrahentami. Wyjątek stanowią standardowe wzory udostępnione przez dział Legal AIP na dashboardzie. 8 strona
Oprócz opiniowania umów, prawnicy Legal AIP pomogą Ci w napisaniu regulaminu i odpowiedzą na wszelkie zawiłe pytania prawne. Czas obsługi danej sprawy zgodnie z regulaminem wynosi do 5 dni roboczych. W ramach miesięcznej opłaty Twojemu startupowi przysługuje 2,5 godziny porad prawnych. W przypadku potrzeby zgłoszenia chęci skorzystania z większej liczby godzin doradztwa zostaniesz obciążony dodatkową opłatą. Pamiętaj o wysokości opłat dodatkowych wynikających z regulaminu 3 Opłata za dodatkowe 2 godziny porad prawnych wynosi 100 zł netto. Każda dodatkowo płatna godzina porad prawnych będzie uprzednio komunikowana startupowi. Opłata za obsługę zgłoszenia w trybie przyśpieszonym, tj. w ciągu 1 dnia roboczego wynosi 100 zł netto. Twoi asystenci w obszarze wypłat, umów i zatrudniania osób Nasi specjaliści z działu Kadry AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz im przesłać swoje zgłoszenie lub zapytanie na e-mail: kadry@inkubatory.pl. Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. Od managera Twojego inkubatora otrzymujesz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą sposobów wypłat, typu umów oraz spraw pracowniczych (gdybyś chciał zatrudnić osoby w swoim startupie) oraz dostęp (login i hasło) do dashboardu, czyli platformy z wzorami dokumentów kadrowo-płacowych. 9 strona
Link do dashboardu: dashboard.inkubatory.pl W przypadku dodatkowych pytań lub wątpliwości, nasi specjaliści działu Kadry AIP pomogą Ci je rozwiać. To od nich również otrzymasz PIT. Pamiętaj o wysokości opłat dodatkowych wynikających z regulaminu 4 Opłata za dodatkową umowę powyżej 2 miesięcznie wynosi 5 zł netto. Twoi asystenci w obszarze IT 5 Informatycy z działu IT AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz im przesłać swoje zgłoszenie lub zapytanie na e-mail: helpdesk@inkubatory.pl. Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. Od managera Twojego inkubatora otrzymujesz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą zasad funkcjonowania narzędzi informatycznych AIP. Twoi asystenci w obszarze zniżek biznesowych Konsultanci z działu Partners AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz im przesłać swoje zgłoszenie lub zapytanie na e-mail: partners@inkubatory.pl. Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. Od mangera Twojego inkubatora otrzymasz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą zasad korzystania ze 10 strona
zniżek Partners AIP. W celu obniżenia kosztów funkcjonowania swojego startupu możesz skorzystać z licznych zniżek nawet 65% od ceny standardowej, oferowanych przez wiodące marki. 6 Link do zniżek AIP: http://inkubatory.pl/startup-partners/ Twoi asystenci w obszarze społeczności Konsultanci z działu Communication AIP są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku. W każdej chwili możesz im przesłać swoje zgłoszenie lub zapytanie na e-mail: communication@inkubatory.pl Zawsze też możesz skontaktować się z naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem telefonu: (22) 830 00 30. O mangera Twojego inkubatora otrzymasz pierwszą niezbędną wiedzę dotyczącą możliwości promocji Twojego startupa oraz dostęp do grup i forów internetowych AIP. W celu wypromowania swojego startupa możesz zaprezentować swój produkt lub usługę w newsletterze AIP, który trafia do społeczności startupów AIP oraz wielu dziennikarzy, na fan page u AIP, blogach i profilach AIP, w mediach partnerskich oraz podczas licznych eventów organizowanych przez AIP. Aby poznać członków społeczności z całej Polski, wymieniać się doświadczeniami oraz pozyskiwać nowych partnerów i zlecenia możesz dołączyć do ogólnopolskiej społeczności startupów AIP. 11 strona
7 Link do grupy startupów AIP: https://www.facebook.com/groups/startupyaip/ Twoi lokalni asystenci pierwszego kontaktu Manager Twojego inkubatora, manager regionalnego centrum rozliczeniowego oraz lokalni konsultanci są dostępni dla Ciebie od poniedziałku do piątku pod swoimi e-mailami oraz lokalnym numerem telefonu. W celu ułatwienia bezpośredniego kontaktu i przyspieszenia realizacji usług świadczonych dla Twojego startupu w każdym przypadku w pierwszej kolejności sugerujemy kontakt ze swoimi lokalnymi asystentami. 8 Manager Twojego inkubatora zapewnia Ci ponadto narzędzia do rozwoju Twojego startupu w AIP w postaci: Coworking AIP Informację dotyczącą zasad korzystania z coworku w danym mieście otrzymujesz od managera Twojego inkubatora. Do Twojej dyspozycji oddajemy 56 nowoczesnych biur w całej Polsce o powierzchni od 50 do 300 m2 z miejscami pracy, sprzętem IT, połączeniem internetowym WIFI oraz dostępem do salek konferencyjnych i meeting roomów. W celu wyrobienia karty dostępu do biura inkubatora powinieneś skontaktować się z managerem swojego inkubatora. Mapa teleadresowa lokalizacji AIP: inkubatory.pl/mapa-inkubatorow/ 12 strona
9 Mentoring AIP Informację dotyczącą zasad korzystania z mentoringu w danym mieście otrzymujesz od managera Twojego inkubatora. Do Twojej dyspozycji oddajemy 133 mentorów z całej Polski. Z doświadczonymi osobami ze świata biznesu możesz skonsultować wyzwania stojące przed Twoim startupem. 10 Lista mentorów AIP: inkubatory.pl/mentoring/ Startup Training Informację dotyczącą zasad organizacji i korzystania z treningów w danym mieście otrzymujesz od managera Twojego inkubatora. W celu poszerzenia swojej wiedzy biznesowej możesz wziąć udział w nawet 500 wydarzeniach rocznie, które odbywają się w inkubatorach w całej Polsce. Cykliczne szkolenia dotyczą różnych aspektów prowadzenia biznesu i prowadzone są przez praktyków z różnych branż. Zapowiedzi startup trainingów: https://inkubatory.pl/wydarzenia/ 13 strona
11 Startup Mixer Informację dotyczącą możliwości zaprezentowania swojego startupu podczas wydarzeń networkingowych w danym mieście otrzymujesz od managera Twojego inkubatora. W celu poznania startupów ze społeczności AIP, spotkania guru biznesu możesz wziąć udział w nawet 50 startup mixerach rocznie, które odbywają się w całej Polsce. Cyklicznie organizowane wydarzenia z udziałem guru biznesu stanowią najlepszą okazję do networkingu, budowania relacji, pozyskiwania zleceń i nieformalnej integracji. Zapowiedzi startup mixerów: https://inkubatory.pl/wydarzenia/ Naszym celem jest stać się najlepszymi asystentami startupów na świecie w ich rozwoju i osiąganiu sukcesów, dlatego zatrudniamy osoby czujące ducha przedsiębiorczości oraz poświęcamy tak dużo energii na dopracowanie naszych usług oraz narzędzi. Jeśli widzisz co jeszcze możemy dla Ciebie zrobić lub co wymaga poprawy, prześlij nam swoje sugestie i pomysły na e-mail: moje@inkubatory.pl 14 strona
Pamiętaj, że Twoja energia, pomysłowość i ambicja są naszym paliwem napędowym, więc rób to co kochasz, a my zajmiemy się za Ciebie resztą.