W dniu 16 grudnia 2014 roku wpłynęły do zamawiającego zapytania odnośnie drugiego przetargu nieograniczonego prowadzony na podstawie art. 39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), którego przedmiotem jest: Świadczenie usług pocztowych w zakresie przesyłek listowych o wadze do 2 000 g w obrocie krajowym i zagranicznym dla Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w 2015 roku. Nr sprawy: OKE/PN/07/2014 PYTANIE NR 1 Czy Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego? PYTANIE NR 2: Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to: 1) czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego? 2) ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego? PYTANIE NR 3: Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, to czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób?
PYTANIE NR 4: Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych? PYTANIE NR 5: Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury? PYTANIE NR 6: Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o usunięcie następującego fragmentu zapisu z czego co najmniej 2 usługi podobnego rodzaju dla państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę na terenie województwa pomorskiego, tak by nadać tym zapisom następujący kształt: Zamawiający wymaga aby wykonawca przedstawił wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 2 lat usług o zakresie takim samym lub podobnym do przedmiotu zamówienia, a jeżeli okres prowadzonej działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości i odbiorców oraz z dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały wykonane należycie (co najmniej 3 usługi o wartości podobnej lub większej). W ramach każdego zamówienia, Wykonawca wykonał usługę doręczenia co najmniej 300 przesyłek poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym. PYTANIE NR 7: Wykonawca zwraca się o usunięcie z SIWZ wszelkich nawiązań do powszechnych usług pocztowych. PYTANIE NR 8: Zamawiający w treści SIWZ wymaga od Wykonawców stosowania przepisów m.in.: - Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z dnia 09.05.2013 r. poz. 545), Wykonawca zwraca uwagę, że nie są to przepisy powszechnie Wykonawca wskazuje, że może zobowiązać się do stosowania pewnych zasad zawartych we wskazanych powyżej rozporządzeniach, prosi jednak o wskazanie konkretnych
wymogów, np. zasad dot. doręczania przesyłek itp. W przeciwnym wypadku zwraca się z wnioskiem o eliminację cytowanego zapisu z treści SIWZ. PYTANIE NR 9: Czy Zamawiający wyrazi zgodę na wykreślenie ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zapisu wskazanego w Rozdziale II.1, Pkt 15 dotyczącego konieczności udostępnienia placówki nadawczej znajdującej się w odległości 1,2 km od siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49? Czy Zamawiający równocześnie zgodzi się na zastosowanie alternatywnej formy nadania korespondencji poprzez zapewnienie odbiorów korespondencji z siedziby Zamawiającego? PYTANIE NR 10: Czy Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie z SIWZ pkt 23 dotyczącego posiadania placówek pocztowych w miejscowościach, które należy dopasować do załącznika nr 3 do SIWZ.? Odpowiedzi Zamawiającego: PYTANIE NR 1 Tak, Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 5 pkt. 2 KPA, art. 12 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 2 Kodeksu postępowania cywilnego. PYTANIE NR 2: 1.Zamawiający nie dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Po zapoznaniu się z proponowanym sposobem postępowania Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego pod warunkiem nadania ich w tym samym dniu u operatora wyznaczonego. PYTANIE NR 3: Prowadzona przez Zamawiającego działalność nie pozwala na wskazanie nawet szacunkowe ilości przesyłek nadawanych w takiej formie.
PYTANIE NR 4: Tak, Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych. PYTANIE NR 5: Zamawiający nie wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury ze względu na terminy przekazywanych przez ministerstwo środków. PYTANIE NR 6: Zamawiający wskazuje, że zgodnie z 1 ust. 4 z dnia 19 lutego 2013 r. rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane zamawiający może, w sposób obiektywny i niedyskryminacyjny, określić roboty budowlane, dostawy lub usługi, których dotyczy obowiązek wskazania przez wykonawcę w wykazie lub złożenia poświadczeń, lub żądać wskazania w wykazie informacji o robotach budowlanych, dostawach lub usługach niewykonanych lub wykonanych nienależycie, w celu zweryfikowania rzetelności, kwalifikacji, efektywności i doświadczenia wykonawcy. Z uwagi na powyższe Zamawiający nie wyraża zgody na usunięcie następującego fragmentu zapisu z czego co najmniej 2 usługi podobnego rodzaju dla państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę na terenie województwa pomorskiego, PYTANIE NR 7: Zamawiający wyraża zgodę na usunięcie z SIWZ wszelkich nawiązań do powszechnych usług pocztowych poprzez zastąpienie usługą pocztową w szczególności w art.iv.7 pkt. 23 PYTANIE NR 8: Zamawiający wyraża zgodę na eliminację cytowanego zapisu z treści SIWZ. PYTANIE NR 9: Zamawiający nie zgodzi się na wykreślenie ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zapisu wskazanego w Rozdziale II.1, Punkcie 15, a dotyczącego konieczności udostępnienia placówki nadawczej znajdującej się w odległości 1,2 km od siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49. Alternatywnie Zamawiający zgodzi się na zastosowanie formy nadania korespondencji poprzez zapewnienie ciągłego, stałego odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49 w godzinach 14.30 do 15.30 tzn, że przygotowane przesyłki listowe odebrane o 14.30 mogą być uzupełniane o przesyłki o godz,. 15.00 jak i o godz. 15.30 i muszą być tego dnia nadane. Nie ma możliwości odbioru przesyłek o jednej godzinie ze względu na charakter prac związanych z egzaminami.
PYTANIE NR 10: Zamawiający pozostawia bez zmian punkt 22 ze względu na charakter przesyłanych przesyłek listowych. 22. W załączniku 3 zestawiono przykładowe miejscowości woj. pomorskiego, do których muszą dotrzeć przesyłki adresowane do szkół podstawowych. W wymienionych miejscowościach musi znajdować się punkt odbioru przesyłek awizowanych. Odległość punktu odbioru od szkoły nie może być większa niż 20 km czynny od poniedziałku do piątku minimum 4 godziny dziennie